TÌM HIỂU SHAREPOINT SERVER 2007 và xây DỰNG ỨNG DỤNG MINH họa

¾ Thách thức Æ Portal o Theo dõi và văn bản hóa các quy trình nghiệp vụ o Hiểu biết về công việc của từng nhóm o Tìm kiếm thông tin liên lạc o Quá tải trong việc sử dụng thư điện tử và g

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN -

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU SHAREPOINT SERVER 2007

VÀ XÂY DỰNG ỨNG DỤNG MINH HỌA

Giáo viên hướng dẫn : ThS NINH XUÂN HƯƠNG Sinh viên thực hiện : NGUYỄN ĐỨC THẮNG

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2009

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình hoàn thành đề tài, từ khâu khảo sát, tìm hiểu nội dung và yêu cầu của đề tài cho đến khi đề tài được hoàn tất; ngoài những cố gắng của bản thân, em

đã nhận được sự hổ trợ về mặt chuyên môn rất nhiều từ Thầy Ninh Xuân Hương

Thầy đã cung cấp và hướng dẫn một số tài liệu quý giá để em có thể tìm hiểu và thực

hiện đề tài một cách tốt nhất Em xin được phép gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy Ninh Xuân Hương Chính nhờ sự hướng dẫn tận tình của thầy đã giúp em hoàn thành

TP.HCM, ngày tháng năm 2009 Sinh Viên Thực Hiện

NGUYỄN ĐỨC THẮNG

LỜI MỞ ĐẦU

Trong sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin hiện nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý là điều cần thiết để bắt kịp với xu thế phát triển chung Ngày nay các công cụ quản lý đòi hỏi có giao diện thân thiện, dễ sử dụng, chỉnh sửa, dễ thống kê, báo cáo, chia sẽ thông tin, dữ liệu…Do đó cùng với sự phát triển của Microsoft, Microsoft Office SharePoint Server 2007(MOSS 2007) ra đời để đáp ứng các nhu cầu trên MOSS là một luồng công việc làm đơn giản hóa khả năng người dùng để tạo, theo dõi, thường xuyên khôi phục sử dụng dữ liệu làm cho những chức năng thông tin kinh doanh cơ bản được phổ biến,…

Ngày nay MOSS 2007 được gọi là cổng thông tin điện tử, được sử dụng phổ biến cho các doanh nghiệp Người dùng có thể thực hiện dễ dàng một số thao tác của tài liệu cơ bản dựa trên các hoạt động, bao gồm cả xem xét, theo dõi, phê duyệt và thậm chí là theo dõi chữ ký Các chức năng này có thể được triển khai mà không cần tạo mới chức năng macro hay lập trình

Trong phạm vi đề tài khóa luận tốt nghiệp, em xin trình bày cơ bản về kiến trúc MOSS 2007 và các thành phần liên quan, hướng phát triển và xây dựng ứng dụng MOSS 2007 vào việc quản lý phòng máy thực hành, lịch thực hành và wiki

Các tài liệu nghiên cứu rất phong phú nhưng do thời gian và khả năng có hạn nên chắc chắn đề tài sẽ có rất nhiều thiếu sót và chưa hoàn thiện như ý muốn Kính mong quý Thầy Cô và các bạn thông cảm Em xin trân trọng những lời đóng góp, phê bình của quý Thầy Cô và các bạn cho đề tài

Xin được bày tỏ lòng cảm ơn Thầy Ninh Xuân Hương đã giúp đỡ em trong

quá trình hoàn thành khóa luận tốt nghiệp

Tp.HCM, ngày … tháng … năm 2009

MỤC LỤC

Lời cảm ơn -Trang 1 Nhận xét của giáo viên hướng dẫn -Trang 2 Nhận xét của giáo viên phản biện -Trang 3 Lời mở đầu -Trang 4 Mục lục - Trang 5-6 Danh mục các thuật ngữ -Trang 7 Danh mục hình ảnh -Trang 8-10 Chương I: Tổng quan về MOSS 2007

1 Moss 2007 là gì? - Trang 11

2 Sản phẩm và công nghệ trong SharePoint 2007 - Trang 11-12

a Windows SharePoint Services 3.0(WSS 3.0) - Trang 11

b Microsoft Office SharePoint Server 2007 - Trang 12

Chương II: Các thành phần của MOSS 2007

I Shared Services - Trang 13

II Server Applications - Trang 13-14

1 Portal - Trang 14

a Portal site template - Trang 15

b Site manager - Trang15

c My site personal sites - Trang 15-17

d Thư mục site - Trang 17

e Xuất hiện và giao tiếp trong thời gian thực - Trang 17

f Dịch vụ và thông báo - Trang 17-18

g LDAP - Trang 18

h Bản ghi người dùng - Trang 18-19

i Hướng người dùng - Trang 19

j Hỗ trợ thiết bị di động - Trang 19

2 Search - Trang 19

a Tìm kiếm đơn giản - Trang 19-20

b Tìm kiếm mở rộng - Trang 20

3 Content Management - Trang 21

a Quản lý văn bản, tài liệu - Trang 22-34

b Quản lý hồ sơ - Trang 35-37

c Quản lý nội dung web - Trang 37-40

4 Business Process - Trang 40-41

5 Business Intelligence - Trang 42-44

6 Các thành phần khac -Trang 45

a WSS - Trang 45-46

b Collaboration - Trang 47

Chương III: Hướng phát triển

I Tổng quan về Web Parts - Trang 50

1 Web Part là gì? - Trang 50

2 Lịch sử Web Part - Trang 50

II Web Part trong WSS version 3 - Trang 51

1 Kiểu Web Part trong WSS version 3 - Trang 51

2 Kiến trúc Web Part trong WSS version 3 - Trang 51

III Ví dụ đơn giản - Trang 52

1 Ví dụ Web Part - Trang 52

2 Phát triển một Web Part trên WSS 3.0 - Trang 52

3 Các bước Deployment - Trang 53

4 Web Part as a Safe Control - Trang 53

5 Manifest File - Trang 54

Chương IV: Cài đặt

I Yêu cầu chung - Trang 55

1 Các yêu cầu về phần mềm - Trang 55

2 Các yêu cầu về phần cứng - Trang 55

II Cài đặt và cấu hình - Trang 55

1 Cài đặt và cấu hình IIS - Trang 55-61

2 Cài đặt và cấu hình Microsoft.Net 3.5 Framework - Trang 62-65

3 Cài đặt MOSS 2007 - Trang 65-72

4 Giới thiệu SharePoint 3.0 Central Administrator - Trang 72-75

Chương V: Xây dựng ứng dụng MOSS 2007

I Trang quản lý phòng máy - Trang 76

1 Giới thiệu về trang quản lý phòng máy - Trang 76

2 Yêu cầu quản lý - Trang 76

3 Kết quả thực nghiệm - Trang 76-83

II Trang lịch thực hành - Trang 84

1 Giới thiệu về trang lịch thực hành - Trang 84

2 Yêu cầu quản lý - Trang 84

3 Kết quả thực nghiệm - Trang84-86

III Trang wiki - Trang 87

1 Giới thiệu về trang wiki - Trang 87

2 Yêu cầu quản lý - Trang 87

3 Kết quả thực nghiệm - Trang 87-91

IV Đánh giá và hướng hoàn thiện, phát triển ứng dụng - Trang 92

1 Đánh giá - Trang 92

a Ưu điểm - Trang 92

b Khuyết điểm - Trang 92

2 Hướng hoàn thiện và phát triển ứng dụng - Trang 92

Tài liệu tham khảo Trang 93

DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ

1 MOSS 2007 -Microsoft Office SharePoint Server 2007

2 WSS 3.0 - Windows SharePoint Services 3.0

3 KPIs - Key Performance Indicators

4 LOB -Lines of Business

5 RSS - Really Simple Syndication

6 LDAP - Lightweight Directory Access Protocol

7 HR - Human Resources

8 PSA - Professional Services Automation

9 RMS - Rights Management Services

10 ERP - Enterprise Resource Planning

11 CRM - Customer Relationship Management

12 SQL -Structured Query Language

13 XML -Extensible Markup Language

14 IIS -Internet Information Services

15 CPU - Central Processing Unit

16 RAM -Random Access Memory

17 DVD - Digital Versatile Disc

18 CD - Compact Disk

- Hình 7 - Vòng đời nội dung

- Hình 8 -Quản lý văn bản, tài liệu

- Hình 9 - Workflow đơn giản

- Hình 10 - Workflow đơn giản

- Hình 11 - Workflow đơn giản

- Hình 12 - Workflow đơn giản

- Hình 13 - Workflow đơn giản

- Hình 14 - Tùy biến workflow

- Hình 15 - Tùy biến workflow

- Hình 16 - Tùy biến workflow

- Hình 17 - Tùy biến workflow

- Hình 18 - Tùy biến workflow

- Hình 19 - Tùy biến workflow

- Hình 20 - Tùy biến workflow

- Hình 21 - Tùy biến workflow

- Hình 22 - Tùy biến workflow

- Hình 23 - Tùy biến workflow

- Hình 24 - Tùy biến workflow

- Hình 25 - Tùy biến workflow

- Hình 26 - Tùy biến workflow

- Hình 27 - Tích hợp với outlook

- Hình 28 Tính năng quản lý hồ sơ

- Hình 29 - Tình năng quản lý web

- Hình 30 - Qui trình nghiệp vụ

- Hình 31 - Qui trình nghiệp vụ

- Hình 32 Để trở thành một công ty lớn

- Hình 33 Truy cập Excel bằng giao diện web

- Hình 34 - Business data catalog

- Hình 43Kiến trúc part trong WSS3

- Hình 44 - Image Web Part

- Hình 45 - Safe control

- Hình 46 - Configure Your Server Wizard

- Hình 47 - Welcome to Configure Your Server Wizard

- Hình 48 Các bước cài đặt và cấu

- Hình 77 -Màn hình chính

- Hình 78 - Mở SharePoint 3.0 Central Administrator

- Hình 79 -Màn hình chính SharePoint 3.0 Central

Administrator

- Hình 80 -Operations

- Hình 81Application Management

- Hình 82Trang chủ quản lý phòng máy

- Hình 92 -Quản lý theo Mã máy

giao diện đồ họa

- Hình 103Giao diện chỉnh sửa đơn giản

- Hình 104 - Edit, History

- Hình 105 - Lưu vết sữa chữa

- Hình 106 -Lưu vết thay đổi gần nhất

- Hình 107 - Wiki Pages

- Hình 108 -Create New Wiki

- Hình 109 - Nội dung trình bày

Chương I: TỔNG QUAN VỀ MOSS 2007

của Server, nâng

cao tính hiệu quả

trong công việc

thông qua việc cung

cấp các công cụ

quản lý nội dung dễ

hiểu, gia tăng việc

chia sẽ thông tin

trong doanh nghiệp,

thuận tiện cho việc

chia sẽ thông tin ra bên ngoài tốt hơn Hình 1

- MOSS 2007 hỗ trợ cho mô hình mạng Intranet, Extranet và các ứng dụng web cho các doanh nghiệp với nền tảng thống nhất thay vì các hệ thống tách rời riêng biệt Thêm vào đó máy chủ quản lý nội dung cung cấp cho các Chuyên gia Công Nghệ Thông Tin và cộng đồng những người Phát triển với một nền tảng và các công cụ quản lý họ cần tới để quản trị máy chủ, mở rộng ứng dụng,

và tương tác với các khả năng có thể khác

2 Sản phẩm và công nghệ trong SharePoint 2007

a) Windows SharePoint Services 3.0(WSS 3.0):

- Nền tảng công nghệ SharePoint

- Dễ dàng trong việc chia sẽ thông tin và tài liệu

- Cung cấp giải pháp làm việc nhóm hiệu quả

b) Microsoft Office SharePoint Server 2007:

- Dựa trên WSS 3.0 và mở rộng thêm các giải pháp nhằm đáp ứng các nhu cầu cơ bản của tổ chức lớn như: quản trị nội dung, quy trình nghiệp vụ, đơn giản hóa việc tìm kiếm cũng như chia sẽ thông tin từ nhiều nguồn khác

Chương II: CÁC THÀNH PHẦN CỦA MOSS 2007

Về kiến trúc MOSS 2007 chứa đựng một tập hợp chung các dịch vụ Shared

Services, hổ trợ 5 thành phần ứng dụng phía server, do đó được chia ra 2 phần:

- Full-text and property indexing and search services

- Business Data Catalog

- Notification service for generating alerts

- User profile store

- Audiences

- Usage reporting

- Single sign-on services

II Server Applications:

Hình 2

1 Portal:

Thành phần Portal của MOSS bao hàm các đặc tính đặc biệt hữu ích cho việc

thiết kế, triển khai và quản lý Portal nội bộ của doanh nghiệp, kết hợp các

website sẵn có trên Internet và các Portal riêng lẻ khác Hơn nữa, nó hỗ trợ liên

kết giữa nhiều người trong cùng tổ chức có thể chia sẽ kinh nghiệm, trí thức,

nâng cao nâng suất làm việc nhóm

¾ Thách thức Æ Portal

o Theo dõi và văn bản hóa các quy trình nghiệp vụ

o Hiểu biết về công việc của từng nhóm

o Tìm kiếm thông tin liên lạc

o Quá tải trong việc sử dụng thư điện tử và giấy tờ

o Không có cơ chế để quản lý thông tin

o Các quy trình nghiệp vụ được xử lý một cách thủ công

¾ Portal Æ Lợi ích

Tích hợp các tài liệu, công việc, lịch làm việc, blogs, wiki, email… trên một môi trường

Giải pháp đăng nhập duy

nhất.Điện tử hóa các form

và quy trình

Tính toán, phân tích dữ liệu, Lập

báo cáo và thể hiện, KPIs,

Dashboards, thông qua web

Tích hợp quản lý tài liệu, hồ sơ, nội

dung web với các quy tắc và quy trình

nhất định

Business Processe

Nền tảng ASP.NET 2.0 cho khả năng dễ mở rộng và phát triển

Quản trị,bảo mật,lưu trữ,cấu trúc…

o Giải quyết các thách thức trên

o Tìm kiếm thông tin toàn site; tạo, cập nhật tài liệu, kiểm soát dự án; quản

lý sổ địa chỉ, thu thập dữ liệu nghiệp vụ, tự động hóa các quy trình, lưu trữ và chia sẽ thông tin với đồng nghiệp; kiểm soát thông tin theo từng vai trò; bảo vệ thông tin mật; dễ dàng tùy biến và cập nhật thông tin

Tính năng:

a) Portal site templates:

Các mẫu site dựng sẵn được cung cấp nhằm tăng tốc việc tạo, tùy biến, triển khai và quản lý các portal riêng lẻ, các portal lớn trong nội bộ tổ chức,

và liên kết với các website có sẵn trên Internet

b) Site Manager:

o Site Manager thay thế cho trang quản trị Portal Site Map, nó là công cụ nền web hỗ trợ kéo thả phục vụ cho việc duyệt các trang SharePoint, kiểm soát bảo mật truy cập và các chuẩn cảm quan(look and feel) thông thường

o Site Manager hợp nhất các tác vụ quản trị site cho các portal và website, chứa đựng việc quản lý các phạm vi, các trang, việc lên danh sách, danh sách các trang SharePoint và các thành phần của nó

o Site Manager hổ trợ việc tạo, edit, tổ chức lại và xóa bỏ các phạm vi dưới gốc nhìn quan hệ giữa các trang

c) My Site Personal Sites:

Các trang My Site Personal có một vài điểm đã được cải tiến:

o Social Networking (Mạng xã hội):

- Hơn nữa, mạng xã hội giúp thiết lập các liên kết cá nhân bằng cách tìm những người cùng nghề nghiệp, chuyên ngành, cùng nhóm làm việc, cùng là thành viên của một trang SharePoint hoặc có cùng vai trò quản lý

- Mạng xã hội cung cấp tùy chọn thông tin cá nhân thông qua MS Active Directory, các ứng dụng LOB(Lines of Business), email hoặc các dạng giao tiếp điện tử khác

o Privacy Controls:

Privacy Control (Các thành phần điều khiển riêng tư) được sử dụng

để điều khiển các thông tin hiện hữu trong trang My Site được public

Sự cho phép hay không cho phép hiển thị các nội dung public trên một trang cá nhân My Site có ở “My Manager”, “My Workgroup”, “My Colleagues” và “Everyone”

Hình 3

o Các trang SharePoint và các webpart chứa document cuộn được:

- Webpart chứa các trang SharePoint cuộn được liệt kê tất cả các trang SharePoint mà người sử dụng tham gia với tư cách thành viên

- Webpart chứa các document cuộn được liệt kê các văn bản ta đã xuất bản trên một tập hợp các trang SharePoint

- Webpart này đồng thời hổ trợ thêm những khả năng truy vấn và lọc văn bản chứa đựng trong một tập các trang SharePoint

o Các Web part cho cộng sự và thành viên:

- Các Web part mới cho cộng sự và thành viên liệt kê những người bạn biết, hoặc những người có chung mối quan tâm với bạn và những người thuộc về các danh sách và nhóm phân phối chung

e) Xuất hiện và giao tiếp trong thời gian thực:

Biểu tượng thẻ thông minh “xuất hiện trong thời gian thực” hiển thị hầu hết mọi nơi mà tên một người xuất hiện trong Office SharePoint Server, thể hiện rằng trong thời gian thực một người đang online, có thể gọi điện thảo luận, trao đổi thông điệp tức thì, hoặc đàm thoại video hai chiều

f) Dịch vụ thông báo

MOSS 2007 nâng cấp một vài chức năng của dịch vụ thông báo:

o Các điều kiện lọc có thể phát đi nhiều thông báo phù hợp hơn cho người dùng

o Một nền tảng có thể mở rộng gửi các email tùy biến được cho người dùng

o Người dùng tham gia vào một workflow tự động nhận thông báo bằng email mà không cần đăng ký thêm các thông báo trong workflow

o Người dùng có thể gửi nội dung một đối tượng đã được sửa đổi trong một SharePoint list hoặc Document library dựa vào những chi tiết đã được thay đổi

g) LDAP(Lightweight Directory Access Protocol) Pluggable

Authentication Provider

MOSS 2007 bao hàm một công cụ linh động (pluggable) cung cấp giao thức thư mục đơn giản (lightweight) cho những người dùng được cấp quyền trong MOSS Nó bổ sung cho Active Directory chứa trong MS SharePoint Services

h) Bản ghi người dùng(user profile)

o Bản ghi người dùng được nâng cấp đáng kể với những tính năng sau:

- Kho bản ghi cá nhân (Profile Store):

Profile Store đã được nâng cấp ở chổ:

¾ Các thuộc tính đa trị dựa trên một nguyên tắc phân loại hoặc một danh sách các giá trị của MOSS

¾ Các điều khiển anh ninh cấp thuộc tính (Property-level security)

sử dụng bởi người dùng và nhóm

¾ Các bảng liệt kê mở hoặc đóng

¾ Các phần mở rộng của thuộc tính tùy trang – per-site property extensions (kho thuộc tính đã được tổ chức, tập hợp lại)

- Đồng bộ hóa bản ghi cá nhân (Profile Synchronization) Profile Synchronization hổ trợ cho các tính năng mở rộng của Profile Store với khả năng mở rộng và hiệu năng được nâng cao

- Import thư mục bản ghi cá nhân(Profile Directory Import) Import bản ghi thư mục cá nhân hổ trợ cho các tính năng mở rộng của Profile Store với khả năng mở rộng và hiệu năng được nâng cao

o Hơn nữa, ngoài việc định nghĩa người dùng sử dụng các thuộc tính trong Active Directory, ta có thể sử dụng thêm các thuộc tính đã được import

từ các ứng dụng LOB như quản lý nhân lực (human resources-HR) hay

giải pháp tự động hóa dịch vụ chuyên nghiệp (professional services automation solution-PSA)

o Thông tin trong bản ghi người dùng cũng có thể được sử dụng bởi dịch

vụ thông báo (Notification services) để đạt được thông báo mong muốn, hoặc bởi mạng xã hội để suy ra những mối quan tâm chung và các thuộc tính khác, hoặc bởi Web part cho thành viên và đồng sự để biểu diễn danh sách phân loại và thông tin thành viên nhóm

i) Hướng người dùng:

o Các trang Web part, các Web part và những nội dung có thể được đặt vào các danh sách phân bổ hay các nhóm bổ sung cho người sử dụng SharePoint

o Người sử dụng MOSS được hổ trợ bởi một tập hợp lớn hơn các thuộc tính có sẵn trong Profile Store

j) Hỗ trợ thiết bị di động:

Theo mặc định, mọi Office SharePoint portal, trang nhóm (team site) và các trang danh sách (list pages) được hiển thị trên các thiết bị di động của quốc tế lẫn Bắc Mỹ (bao gồm cả điện thoại di động có thể lướt web) nhờ sử dụng định dạng văn bản đã được đơn giản hóa

2 Search(Tìm kiếm):

a Tìm kiếm đơn giản:

o Phân trang kết quả tìm kiếm

o Hightlight từ khóa

o “did you mean” gợi ý từ khóa

o Alert

o …

Hình 5

b Tìm kiếm mở rộng:

Giao diện riêng biệt với nhiều tiêu chí

Hình 6

3 Content Management (Quản trị nội dung):

MOSS cung cấp các chức năng quản lý văn bản quan trọng như: xác định phiên bản chính và phiên bản phụ, khóa vào/ra văn bản, diễn tả phong phú các diêu dữ liệu, workflow, các cơ chế dựa trên kiểu nội dung, việc kiểm tra sổ sách

và các điều khiển dựa trên quyền truy cập trong thư viện văn bản, thư mục và

các mức độ văn bản riêng biệt

MOSS xây dựng những khả năng này để soạn thảo, xử lý văn bản nghiệp

vụ, quản lý nội dung web và xuất bản, quản lý bản ghi, quản lý cơ chế và hổ trợ xuất bản đa ngữ

Hình 7

Các tính năng quản trị nội dung mới và nổi bật trong MOSS có thể chia

thành 3 nhóm chính:

a Quản lý văn bản, tài liệu:

o Với thành phần quản trị văn bản mới của MOSS 2007, các sản phẩm

công nghệ của SharePoint không chỉ còn là một nền tảng để phối hợp văn bản mà trở thành một giải pháp toàn diện để quản lý các văn bản nghiệp vụ

o Các thư viện tài liệu đã được nâng cấp trong Windows SharePoint

Services cung cấp cơ sở cho những tính năng quản trị văn bản

Hình 8

o Các chức năng chính:

- Workflow của tài liệu nghiệp vụ Việc xử lý văn bản nghiệp vụ là tập hợp của các ứng dụng workflow bao hàm trong MOSS 2007:

¾ Kiểm duyệt văn bản

¾ Phê chuẩn văn bản

¾ Tập hợp chữ ký

¾ Phê chuẩn văn bản tiêng Đông Á

¾ Theo dõi phát hành

¾ Tùy chọn lộ trình kiểm duyệt và phê chuẩn

- Các mẫu trang quản lý văn bản MOSS chứa các mẫu trang đã được nâng cấp có thể sử dụng ngay

mà không cần chỉnh sửa gì:

¾ Mẫu Managed Document Library

Managed Document Library là các trang quản lý văn bản cở lớn có khả năng lưu trữ các văn bản cho toàn tổ chức Với thư viện document đã được quản lý, mọi đơn vị nghiệp vụ có thể tổ chức và phân loại thông tin một cách hợp lý

¾ Mẫu Divisional Library

Các tính năng chính của trang này bao gồm:

ƒ Managed document libraries

ƒ Dashboards, KPIs, và các báo cáo khác

¾ Mẫu Translation Library

ƒ Mẫu trang Translation Library rất có giá trị cho các tổ chức đa quốc gia và đa khu vực có nhu cầu biên dịch văn bản thành nhiều ngôn ngữ

ƒ Translation Library tích hợp các tiến trình workflow tùy biến được với tính năng quản lý văn bản của MOSS nhằm giúp đở các dịch giả quản lý nhiều bản dịch của một văn bản

- Tích hợp với các ứng dụng thuộc Microsoft Office 2007 System Office SharePoint Server 2007 đã nâng cấp đáng kể việc quản lý văn bản và các chức năng workflow có liên quan, bao gồm:

¾ Document Information Bar Document Information Panel giúp việc chỉnh sửa các thuộc tính văn bản thành một phần quan trọng của việc soạn thảo trong

hệ thống Microsoft Office InfoPanel hỗ trợ người dùng nhập liệu

và cập nhật các thuộc tính gắn với mổi dạng của văn bản nghiệp

vụ

¾ Document Action Bar

Document Action Bar trong các ứng dụng thuộc hệ thống Office 2007 cho người sử dụng biết văn bản hiện tại bị kiểm soát bởi cơ chế nghiệp vụ hay workflow nào và hoạt động nào là hoạt động cần phải thực hiện Ví dụ: “Không được phát tán ra ngoài công ty” hoặc “Bạn có một nhiệm vụ được giao”

o Workflow đơn giản

Hình 9

Hình 10

Hình 11

Hình 12

Hình 13

o Tùy biến Workflow (sử dụng SharePoint Designer)

Hình 14

Hình 15

Hình 16

Hình 17

Hình 18

Hình 19

Hình 20

Hình 21

Hình 22

Hình 23

Hình 24

Hình 25

Hình 26

o Tích hợp với Outlook

Hình 27

Kích hoạt Workflow từ outlook

Xử ý tuần tự hoặc song song

Thông báo và kiểm soát công việc

b Quản lý hồ sơ

MOSS đưa ra một tập hợp các tính năng mới để thiết lập và hỗ trợ những khả năng quản lý hồ sơ chuẩn:

o Policy and Auditing (Chính sách và kiểm soát)

- Kế hoạch duy trì và hoàn tất văn bản dựa theo kiểu nội dung và chính sách-cơ chế

- Kiểm soát và báo cáo về các hoạt động theo cơ chế

- Hổ trợ gán nhã và đánh mã vạch văn bản mà không cần thay đổi văn bản về mặt vật lý

- Windows Rights Management Services (RMS – Dịch vụ quản lý bản quyền Windows) tích hợp sẵn

o Records Repository (Kho hồ sơ)

- Cốt lõi của việc triển khai quản lý hồ sơ trong MOSS là một kho chứa an toàn, hiệu quả, có khả năng mở rộng và được xây dựng dựa trên WSS

- Records Repository trong Office SharePoint Server 2007 chứa đựng một vài tính năng chủ yếu sau:

¾ Mẫu trang Records Repository chuyên dụng

¾ Khả năng lưu trữ hồ sơ giúp đãm bảo tính nguyên vẹn của các tệp lưu trữ trong kho

¾ Các cơ chế quản lý thông tin bắt buộc việc gán nhãn, kiểm duyệt

và hoàn tất hồ sơ phải hợp lý và đồng bộ

¾ Các khả năng lưu trữ giúp các lập trình viên, luật sư hay người quản lý hồ sơ áp dụng nhiều khoang lưu trữ để vô hiệu các chính sách lưu trữ trên các đối tượng nhằm đảm bảo chúng không bị thay đổi trước mọi điều tra, truy vấn, rà soát

¾ Giao diện tập hợp hồ sơ giúp con người hay hệ thống tự động dễ dàng đưa một nội dung vào kho hồ sơ – hỗ trợ truy cập write-only

mà không đòi hỏi truy cập trực tiếp vào các hồ sơ trong kho

¾ Định hướng hồ sơ giúp tự động định hướng các nội dung vào những vị trí thích hợp trong hệ thống quản lý hồ sơ dựa vào kiểu nội dung của nó

¾ Khả năng mở rộng cho các giải pháp đòi hỏi những tính năng bổ sung có sẵn trong MOSS 2007

o E-mail Content as Records (Nội dung email xem như hồ sơ)

Chức năng quản lý hồ sơ trong Office SharePoint Server 2007 cung cấp khả năng quản lý nội dung email qua MSOutLook 2007, MS Exchange Server và MOSS 2007 một cách hiệu quả, tập trung vào 2 điểm:

- Managed Mail Folders (Các thư mục email được quản lý) Cùng với Exchange Server 2007, thư mục email được quản lý giúp người quản lý hồ sơ quản lý email trong nhiều mailbox hiệu quả hơn bằng cách định nghĩa một tập hợp các thư mục với mục đích nghiệp vụ rõ ràng, người dùng có thể đọc email trong các thư mục được phân Các thư mục này có thể được triển khai cho từng người tùy theo vai trò của họ trong tổ chức, do đó với những người có cùng chức phận trong tổ chức có cùng cấu trúc mailbox

- Mail management Policies (Cơ chế quản lý)

¾ Đằng sau mỗi thư mục mail được quản lý là một tập hợp các quy tắc và cơ chế quản lý mail Các cơ chế có thể được áp dụng cho mọi thư mục mail như Inbox, Drafts hay Sent và một cơ chế mặc định có thể được áp dụng cho các thư mục khác không được đặt tên riêng

¾ Phát biểu về cơ chế xuất hiện ở trên mỗi khung nhìn thư mục trong Outlook 2007 và MS Outlook Web Access Những phát biểu cung cấp cho người quản lý hồ sơ, nhân viên và lập trình viên các cơ chế phù hợp, dễ hiểu đối với họ

Hình 28

c Quản lý nội dung web

Mục tiêu chính của MOSS là tích hợp đầy đủ với chức năng của Microsoft Content Management Server 2002 Ngoài ra còn là sự nâng cấp

chức năng quản lý nội dung web về cả portal, search, document, cộng tác và quản lý hồ sơ Các chức năng chính:

o Site Modeling Enhanced

Xây dựng trên dịch vụ nền tảng Site Model trong WSS, MOSS có hổ trợ thêm nột vài template mới cho trang doanh nghiệp:

- Enterprise Portal Site Template

¾ Các portal của doanh nghiệp cung cấp phương tiện cho một đơn

vị nghiệp vụ tạo ra các nội dung chia sẻ có liên quan đến hoạt động đang diễn ra

- Lưu trữ, bảo vệ các tài liệu mật

- Các cơ chế để thẩm định

- Dễ dàng cho việc tìm kiếm

¾ Tính năng chính của các mẩu portal cho doanh nghiệp hoặc chi nhánh gồm có:

ƒ Managed document libraries

ƒ Dashboards, KPIs, and reports

ƒ Team and project collaboration sites

- Corporate Internet Presence Site Template

Một vài tính năng chính của kiểu trang cộng tác qua Internet là các công cụ và workflow phục vụ cho việc tạo và quản lý nội dung web cho:

¾ Products and services descriptions

¾ Company news

¾ Annual reports and public filings

¾ Career information

- Application Portal Site Template

¾ Các portal ứng dụng là các trang SharePoint cùng nhau tạo thành

bộ công cụ và thông tin liên quan đến một LOB riêng biệt như

HR, enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), professional services automation (PSA)

¾ Mẫu portal ứng dụng chứa đựng các tính năng cho:

ƒ Tìm kiếm thông tin trong các ứng dụng LOB

ƒ Bảo mật các truy cập đã phân quyền tới mọi dữ liệu và nội dung của hệ thống

ƒ Khả năng dễ dàng và nhanh chóng phân tích, báo cáo và tổng kết dữ liệu từ một ứng dụng LOB

- Roll-up portal

¾ Các mẫu roll-up portal được sử dụng để hợp nhất dữ liệu và nội dung từ một vài ứng dụng hay địa chỉ khác nhau để diễn tả chúng trong một định dạng tích hợp dễ hiểu

¾ Mẫu roll-up portal site chứa đựng một tính năng hợp nhất thông tin từ:

ƒ Search

ƒ Global site directory

ƒ Personalization and My Site personal sites

ƒ Knowledge and expertise found anywhere in the organization

o Authoring and Approval

Web content management chứa các công cụ, workflow, và các dịch

vụ quản lý thông tin đầu cuối trong tiến trình kiểm soát và phê duyệt tài liệu, bao gồm:

- Check-in/checkout

- Content moderation

- Content routing, review, and approval workflows

- Publishing schedules

o Web Publishing and Deployment

Mục tiêu của các tính năng triển khai và xuất bản nội dung web (Web content publishing and deployment features) của MOSS 2007 chính là

hỗ trợ các môi trường có sự tách biệt việc khởi soạn tài liệu, lập kế hoạch Các production workflow là một phần của quy trình xuất bản web chuẩn mực

o Web Content Editor

Việc soạn thảo trên nền web đã được mở rộng về giao diện người dùng với nhiều lệnh và chỉ thị trạng thái hơn Chẳng những có thể soạn thảo nội dung vào một form, người sọan còn có thể bổ sung nhiều nội dung phong phú khác nhờ những tính năng có sẵn trên nền web Hệ soạn thảo hỗ trợ CSS với các định dạng, bảng, các chuẩn ngữ pháp tùy chọn, ngoài ra còn tích hợp với những công cụ chọn ảnh và link đã dựng sẵn

Hình 29

4 Business Process (Các quy trình nghiệp vụ):

o Thuận tiện hơn vơi các form điện tử InfoPath

- Hổ trợ form trên trình duyệt

- Hổ trợ thiết kế đơn giản, thuận tiện

- Triển khai mọi nơi (Intranet, Extranet, Internet)

o Tự động hóa việc xử lý bằng giải pháp form

- Forms trong Outlook

- Tích hợp workflow và các công việc liên quan đến workflow

o Dễ dàng phát triển và triển khai các giải pháp form điện tử

- Object Model

- ActiveX, Windows Form and ASPX control

- Visual Studio Tools for Office, Tools for Applications

- Dễ dàng và nhanh chóng trong việc tạo vào ban hành thông tin

- Duy trì một sự thông nhất về giao diện và cách thể hiện trên toàn site

- Giảm thiểu tối đa chi phí cho việc triển khai và quản trị

Hình 30

Hình 31