Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng

Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng là một giải pháp phần mềm giúp quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi, lưu trữ và tìm kiếm văn bản.. Tìm kiếm tổng hợp văn bản một cách nhanh chón

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình thực tập và hoàn thiện đồ án tốt nghiệp, em đã nhận được rất nhiều sự giúp đỡ nhiệt tình của gia đình, thầy cô, và bạn bè

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – Ths Trần Xuân

Trường, người đã hướng dẫn, giúp đỡ em hết sức tận tình trong quá trình thực hiện

đồ án

Nhân dịp này em cũng xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo trong trường ĐH Vinh nói chung, khoa công nghệ thông tin, bộ môn kỹ thuật máy tính nói riêng, những người đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em những kiến thức quý báu trong 5 năm học vừa qua

Cuối cùng em xin cảm ơn gia đình, bạn bè, những người luôn ở bên em và cho em sự động viên lớn lao trng thời gian thực hiện đồ án này

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 4

1.1 Tổng quan về hệ thống 4

1.1.1.Nhu cầu thực tế 4

1.1.2.Giới thiệu tổng quan về đề tài 5

1.1 Yêu cầu về nghiệp vụ 6

1.2.1.Giải thích một số từ ngữ 6

1.2.2.Tìm hiểu một số tác vụ văn phòng 6

CHƯƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ CHỨC NĂNG 8

2.1.Các tác nhân 8

2.1.1 Lãnh đạo 9

2.1.2 Văn thư 9

2.1.3 Nhân viên 9

2.1.4 Người quản trị (Admintrator) 9

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát 9

2.2.1 Quản lý văn bản đi 10

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản đi 11

2.2.1.2 Luân chuyển dự thảo văn bản đi 11

2.2.1.3.Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi 11

2.2.1.4 Phát hành văn bản đi 12

2.2.1.5 Tìm kiếm văn bản đi 12

2.2.2 Quản lý văn bản đến 12

2.2.2.1 Số hóa văn bản đến 12

2.2.2.2 Phát hành văn bản đến 13

2.2.2.3 Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến 13

2.2.2.4 Tìm kiếm văn bản đến 13

2.2.3 Nhắc việc 13

2.2.3.1 Lên lịch làm việc cá nhân 13

2.2.3.2 Tìm kiếm công viêc, thời gian để xử lý 13

2.2.4 Quản lý tin nhắn cá nhân 14

2.2.4.1 Tạo lâp tin nhắn đến 14

2.2.4.2 Tạo lâp các tin nhắn đi 14

2.2.4.3 Tìm kiếm tin nhắn 14

2.2.5 Quản trị hệ thống 14

2.2.5.1 Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng 15

2.2.6.1 Tạo lập thông tin cá nhân 15

2.2.6.2 Tìm kiếm thông tin 15

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu 16

2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 16

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 19

2.3.3.1 Quản lý văn bản đi 19

2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu văn bản đến 20

2.3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản trị hệ thống 21

2.3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý tin nhắn 22

2.3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý nhắc việc 23

2.3.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý sổ địa chỉ 23

2.5 Văn bản đến (tbl_vanbanden) 25

2.6 Nhắc việc 26

2.7 Sổ địa chỉ (tbl_contact) 27

2.8 Tin nhắn cá nhân (tbl_msg) 28

2.9 Người dùng (tbl_login) 28

CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG 29

3.1 Giới thiệu về công nghệ và công cụ cài đặt 29

3.1.1 Cơ sở dữ liệu SQLServer 29

3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng 30

3.1.3 Sử dụng kiến trúc ứng dụng trong 3 lớp 32

3.2 Giao diện chương trình 34

CHƯƠNG 4 :ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG PHÁT TRIỂN 39

4.1 Đánh giá 39

4.2 Hướng phát triển 40

KẾT LUẬN 41

Ở Việt Nam cũng đã có một số phần mềm ứng dụng cho công tác văn phòng gắn với những tên tuổi như: Trung tâm an ninh mạng BKIS Đại Học Bách Khoa Hà Nội, công ty Giải Pháp CNTT DASIS hay công ty Giải pháp phần mềm Việt(VSS- Việt Software Solution).

Sản phẩm của trung tâm an ninh mạng BKIS Đại học Bách Khoa Hà Nội với tên gọi eoffice được nghiên cứu, thiết kế và xây dựng trong vòng 4 năm với hệ thống chức năng khá đồ sộ, gồm 16 chức năng chính như:

- Quản lý lịch làm việc, nhắc việc, giao việc qua mạng

- Quản lý các thông báo chung

- Duyệt các bài viết cho các tòa báo, đài truyền hình, đài tiếng nói

- Quản lý gửi nhận mail, chia sẻ file

- Video conference, chatting

- Trưng cầu ý kiến

- Quản lý tin nhắn di động

- Quản lý, trình duyệt văn bản đi.

- Quản lý hồ sơ công việc

- Công cụ định nghĩa luồng công việc

- Khai thác thông tin

- Quản lý hệ thống

Với phần mềm S-Office của công ty Giải Pháp Phần Mềm Việt(VSS) cũng đã được đưa vào sử dụng ở một số công ty lớn như: Công ty Cổ Phần Công Nghệ Viễn Thông VITECO (VNTP), công ty Xổ Số Bình Dương…

Tuy nhiên, các sản phẩm trên chỉ phù hợp với các công ty, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp thường xuyên phải xử lý, phê duyệt khối lượng văn bản, giấy

tờ lớn Với các công ty, đơn vị có các quy mô vừa và nhỏ việc áp dụng cả một hệ thống như vậy là rất lãng phí và tốn kém, thêm vào đó là chi phí mua bản quyền của các sản phầm này là không hề nhỏ

1.1.2.Giới thiệu tổng quan về đề tài

Trước nhu cầu thực tế như vậy cần phải xây dựng một hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng cho các đơn vị, tổ chức có quy mô vừa và nhỏ như các văn phòng

ủy ban nhân dân xã, huyện… Vì vậy, em hi vọng với đề tài: “Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng” sẽ giảm thiểu được các thao tác thủ công, tăng hiểu quả công việc và với chi phí lắp đặt thấp

Hệ thống hỗ trợ các tác vụ văn phòng là một giải pháp phần mềm giúp quản

lý văn bản đến và quản lý văn bản đi, lưu trữ và tìm kiếm văn bản Hệ thống thay đổi cách phân phối văn bản và cách giao việc truyền thống bằng một giải pháp hiện đại: Từ máy tính của mình, văn thư cập nhật và phân phối văn bản đến các bộ phận Tìm kiếm tổng hợp văn bản một cách nhanh chóng theo loại, theo nhóm…

Hệ thống được thiết kế thân thiện với người sử dụng, giao diện hoàn toàn là

mạng máy tính nhưng với một cách tiếp cận tự nhiên nhất, giúp mọi người dần có một tác phong làm việc hiện đại, hiểu quả, dễ dàng tiếp cận với các ứng dụng công nghệ thông tin hơn Hệ thống hy vọng mang đến cho mọi người nhận thức mới mẻ

và tích cực hơn về các thủ tục hành chính vốn đang là một vấn đề bức xúc tồn tại từ trước đến nay

1.1 Yêu cầu về nghiệp vụ

1.2.1.Giải thích một số từ ngữ

- Văn thư là người thực hiện các công việc như: soạn thảo, quản lý văn bản

và tài lệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức

- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy,hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức

- “ Bản chính văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung về thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm nhiều bản có giá trị khác nhau

- Lưu ý kiến: lưu ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan đơn vị

1.2.2.Tìm hiểu một số tác vụ văn phòng

- Soạn thảo băn bản: Văn thư có nhiệm vụ soạn thảo văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo Tùy thuộc vào yêu cầu của lãnh đạo văn thư chọn mẫu văn bản đúng theo mẫu do pháp luật quy định hoặc những mẫu văn bản riêng như thông báo, giấy mời

- Xin ý kiến: Sau khi soạn “ bản thảo văn bản” văn thư phải đưa cho lãnh đạo phê duyệt Nếu văn bản đảm bảo tính chính xác thì lãnh đạo phê duyệt, ngược lại văn thư phải dựa vào ý kiến của lãnh đạo để sửa lại Các “bản thảo văn bản” văn thư đều phải lưu lại

- Phát hành văn bản: Sau khi văn bản đã được phê duyệt văn thư có nhiệm vụ phát hành các “ bản chính văn bản” đến các bộ phận phòng ban, nhân viên trong đơn vị.

Văn bản đến Văn thư ghi

vào sổ lưu trữ Lãnh đạo, phòng ban, nhân viên

+ Bước 2: Sau khi soạn thảo “ bản thảo văn bản” xong, Văn thư chuyển lên cho lãnh đạo phê duyệt.

+ Bước 3: Lãnh đạo phản hổi lại cho văn thư biết “bản thảo văn bản”

+ Bước 4: Văn thư thực hiện phát hành văn bản đến các phòng ban, đơn vị, nhân viên

CHƯƠNG 2: PHÂN TICH THIẾT KẾ HỆ THỐNG VỀ

CHỨC NĂNG

Để tiện cho việc hiểu rõ hơn về hệ thống,ta sẽ phân tích về các tác nhân và nhiệm vụ của họ trong hệ thống Hệ thống sẽ có các tác nhân cơ bản sau: lãnh đạo, văn thư và nhân viên.

2.1.1 Lãnh đạo

Lãnh đạo là người nhận các phiên bản chưa chính thức của văn bản được văn thư soạn thảo và gửi lên Sau đó, nếu phê duyệt thì có ý kiến đồng ý và gửi lại văn thư để phát hành văn bản, nếu không, lãnh đạo sẽ cho ý kiến chỉ đạo và gửi lại văn thư Tóm lại, lãnh đạo sẽ là người đưa ra quyết định cuối cùng cho việc phát hành văn bản nào

2.1.2 Văn thư

Văn thư là một tác nhân quan trọng trong hệ thống Văn thư là người có các tác vụ trực tiếp lên văn bản như soạn văn bản, phát hành văn bản,gửi văn bản cho lãnh đạo phê duyệt v.v… Văn thư là mắt xích đầu tiên và cũng là mắt xích cuối cùng trước khi văn bản đến với những người xem

2.1.3 Nhân viên

Nhân viên thông thường chỉ là người xem nội dung văn bản Nhân viên cũng

có quyền đưa ra ý kiến đóng góp Nhân viên không có quyền can thiệp vào nội dung văn bản

2.1.4 Người quản trị (Admintrator)

Admintrator là người có quyền cao nhất trong hệ thống Có quyền tạo mới, sửa hay xóa tài khoản đăng nhập của người dùng và phân quyền đối với các tài khoản đó, tức là cho phép hay không cho phép tài khoản được truy nhập vào các chức năng nào của hệ thống

2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng tổng quát

Từ các thông tin thu nhập được, ta lập được biểu đồ phân cấp chức năng như sau:

Trong đó:

- Quản trị hệ thống: Tạo lập danh sách người sử dụng, nhóm người sử dụng

và tạo lập các danh mục chức danh người sử dụng

- Quản lý văn bản đến:Cho phép thao tác, xử lý trên đối tượng văn bản đến

- Quản lý văn bản đi: Cho phép thao tác,xử lý trên đối tượng văn bản đi

- Nhắc việc: nhắc nhở khi đến thời điểm diễn ra công việc cần làm của mỗi

Quản lý nhắc việc

Quản lý

sổ địa chỉ

Quản lý tin nhắn

cá nhân

Quản trị hệ thống

2.2.1.1 Soạn thảo văn bản đi

- Soạn thảo văn bản đi: Văn thư có thể soạn thảo văn bản theo 2 cách:

+ Soạn thảo “bản thảo văn bản” trên trình soạn thảo thông dụng như (MS Word,Excel…) sau đó gắn kèm file này vào văn bản Đây là cách sử dụng thông thường nhất

+ Văn thư có thể soạn thảo trên trình soạn thảo của hệ thống OTSS

- Gắn kèm các file tài liệu quan trọng : ngoài văn bản đi thì văn thư có thể gửi các tài liệu quan trọng liên quan đến văn bản

2.2.1.2 Luân chuyển dự thảo văn bản đi

- Sau khi soạn thảo “Bản thảo văn bản” văn thư chuyển đến để xin ý kiến

lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan,lãnh đạo phê duyệt hoặc cho ý kiến chỉnh sửa

- Các văn bản được chuyển cho văn thư để đưa vào sổ, phát hành văn bản đi, các văn bản chưa được lãnh đạo chấp nhận thì văn thư phải chỉnh sửa lại theo ý kiến lãnh đạo

2.2.1.3.Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi

Quản lý văn bản đi

Soạn

thảo

văn bản

Luận chuyển

dự thảo văn bản đi

Cập nhật thông tin xử

lý văn bản đi

Phát hành văn bản

Tìm kiếm văn bản

- Lãnh đạo và bộ phận liên quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản.

- Lưu các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo

2.2.1.4 Phát hành văn bản đi

Phát hành văn bản đến các phòng ban, nhân viên sử dụng hệ thống sau khi đã hoàn thiện văn bản theo đúng chỉ đạo của cấp trên

2.2.1.5 Tìm kiếm văn bản đi

Cho phép tìm kiếm căn bản đi theo các tiêu chí khác nhau như mã văn bản, nội dung văn bản…

Cập nhật thông tin

xử lý văn bản đến

Tìm kiếm văn bản đến

- Nhập văn bản đến qua máy scanner: văn thư có thể dùng scanner để lưu văn bản đến dưới dạng hình ảnh.

2.2.2.2 Phát hành văn bản đến

Phát hành văn bản đến các phòng ban, nhân viên sử dụng hệ thống

2.2.2.3 Cập nhật thông tin xử lý văn bản đến

Lưu trữ các phiên bản sửa đổi, cập nhật thông tin hoàn thiện văn bản đến

2.2.2.4 Tìm kiếm văn bản đến

Cho phép thực hiện tìm kiếm văn bản theo các tiêu chí như: mã văn bản, nội dung văn bản…

2.2.3 Nhắc việc

2.2.3.1 Lên lịch làm việc cá nhân

Cho phép lên lịch làm việc cá nhân, ghi lại những công việc, những ghi chú cần làm

2.2.3.2 Tìm kiếm công viêc, thời gian để xử lý

Quản lý nhắc việc

Lên lịch làm việc cá nhân

Tìm kiếm thông tin

2.2.4 Quản lý tin nhắn cá nhân

2.2.4.1 Tạo lâp tin nhắn đến

Tạo lâp các tin nhắn gửi đến, hệ thống sẽ phân chia thành các tin nhắn đến đã đọc và các tin nhắn đến chưa đọc

2.2.4.2 Tạo lâp các tin nhắn đi

Tạo lập các tin nhắn đã được gửi đi để tiện cho việc kiểm tra nội dung của tin nhắn đã gửi

2.2.4.3 Tìm kiếm tin nhắn

Tìm kiếm tin nhắn theo nội dung, ngày giờ, hoặc tiêu đề tin nhắn

Quản lý tin nhắn

Tạo lập tin nhắn đến

Tạo lập tin nhắn đi

Tìm kiếm tin nhắn

2.2.5.1 Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng

Tạo lập danh sách nhóm người sử dụng hệ thống trong cơ quan : văn thư, nhân viên, lãnh đạo…

2.2.5.2 Tạo lập danh sách chức danh người sử dụng

Tạo lập danh mục chứa chức danh người sử dụng trong đơn vi, tổ chức

2.2.6 Quản lý sổ địa chỉ

2.2.6.1 Tạo lập thông tin cá nhân

Hệ thống tích hợp chức năng sổ địa chỉ giúp cho cá nhân có thể lưu trữ địa chỉ của người than, bạn bè, đồng nghiệp

2.2.6.2 Tìm kiếm thông tin

Cho phép tìm kiếm những thông tin cá nhân đã được lưu trong sổ địa chỉ

2.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

2.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Quản lý tin nhắn

2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2.3.3.1 Quản lý văn bản đi

Lãnh đạo Nhân viên

Cập nhật

Luân chuyển

2.3.3.2 Biểu đồ luồng dữ liệu văn bản đến

Nhân viên Lãnh đạo

Tìm kiếm

Luận chuyển

Cập nhật thông tin

Văn thư

Số hóa văn bản

2.3.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu quản trị hệ thống

Người quản trị

Tạo lập danh sách nhóm người dùng

Tạo lập danh sách danh mục chức năng người dùng

2.3.3.4 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý tin nhắn

Tạo lập tin nhắn đi

Tạo lập tin nhắn đến

Tìm kiếm tin nhắn

2.3.3.5 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý nhắc việc

2.3.3.6 Biểu đồ luồng dữ liệu quản lý sổ địa chỉ

Nhân viên

Lên lịch

làm việc

Tìm kiếm nội dung

Nội dung công việc

Nội dung công việc

Thông tin tìm kiếm

Phần cơ sở dữ liệu

2.4 Văn bản đi (tbl_vanbandi)

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc NULL Miêu tả

bản

Nhân viên

Tạo lập

danh bạ

Tìm kiếm nội dung

Thông tin cá nhân

Thông tin cá nhân

Thông tin tìm kiếm

ngayphanphoi date Ngày phân

phối văn bản

của giám đốc

ngaysoan smalldate Ngày soạn văn

bản

phối văn bản

của giám đốc

2.6 Nhắc việc

Mỗi người dùng được cấp phép sẽ được tạo một bộ ba bảng trong CSDL bao gồm bảng nhắc việc, bảng tin nhắn, và bảng sổ địa chỉ Tên bảng có cấu trúc như sau: tbl_msg + tên người dùng, tbl_contact + tên người dùng, và tbl_reminder + tên người dùng

Tbl_reminder

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc NULL Miêu tả

noidung ntext Nội dung

công việc

tiến hành nhắc nhở

nhở

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc NULL Miêu tả

liên lạc

quan

di động

homephone nvarchar(20) Số điện thoại

thị

Tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc NULL Miêu tả

tên thuộc tính Kiểu dữ liệu Ràng buộc NULL Miêu tả

người dùng

người dùng

CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT HỆ THỐNG

Hệ thống được cài đặt bằng các công cụ sau:

- Hệ quản trị CSDL: hệ thống dùng hệ quản trị CSDL Microsoft SQL Server

do kích thước cơ sở dữ liệu không quá lớn Hệ thống sử dụng điều khiển SQlClient

để giao tiếp với DBMS

- File CSDL là OTSS.mdf

- Ngôn ngữ lập trình :.Net (VB)

- Môi trường thực thi : Hệ thống có thể hoạt động tốt trên các hệ điều hành, Windown XP/2003/Vista

- Hệ thống hoạt động trên nền NET Framework

Về phần mềm CSDL và công cụ đã được sử dụng, em đã lựa chọn CSDL là SQL Server phiên bản 2005, bộ công cụ Visual Studio.Net 2005 để phát triển ứng dụng

Về mô hình kiến trúc ứng dụng, em đã lựa chọn mô hình 3 lớp để phát triển ứng dụng

Theo phần phân tích hệ thống về CSDL chúng ta thấy cần có một phần mềm quản trị CSDL mạnh, đảm bảo tính an toàn CSDL cao, để có thể lưu trữ dữ liệu với lượng dữ liệu lớn và đảm bảo thông tin quản lý văn bản trong quá trình làm việc được an toàn Em đã lựa chọn sử dụng phần mềm quản trị CSDL SQL Server phiên bản 2005.

SQL Server 2005 hỗ trợ hoàn toàn việc xử lý văn bản tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909

Đối với các máy trạm có cấu hình yếu, Microsoft có đưa ra phiên bản MSDE( Microft Data Engine) miễn phí, hoàn toàn tương thích SQL Server 2005, chạy được trên các máy Window 98, rất phù hợp với cơ sở hạ tầng ở tuyến huyện xã

3.1.2 Công nghệ NET để phát triển ứng dụng

Công cụ để phát triển ứng dụng CSDL đã được lựa chọn hỗ trợ tiếng việt theo chuẩn Unicode TCVN 6909

Visual Studio.NET 2005 là bộ công cụ phát triển phầm mềm mạnh có thể xây dựng trọn vẹn giải pháp tổng thể cho cả ngành Đây cũng là một trong số ít bộ công cụ sẵn có hiện nay hỗ trợ hoàn toàn bộ mã Unicode

Visual studio.NET 2005 dựa trên nền tảng NET framework với mục tiêu mọi ứng dụng viết bằng NET chạy được mọi nơi độc lập với platform như phần cứng, hệ điều hành Các máy tính về thiết bị chỉ cần có NET framework là chạy được ứng dụng mà không phải dịch lại Ứng dụng bằng NET có thể viết bằng bất

cứ ngôn ngữ nào như VB.NET,VC hay C# một cách dễ dàng ngay cả trong cũng một ứng dụng Hạt nhân của NET framework là Common Language Runtime (CLR) có các đặc điểm sau: