KHẢO SÁT THỰC TẾ NGHIỆP VỤ HỆ THỐNG

Khi công ty có yêu cầu nhập thiết bị, phòng kinh doanh sẽ phân tích và chọn nhà cung cấp sau đó tiến hành giao dịch để mua hàng từ nhà cung cấp đã chọn

Trang 1

đó phòng tài chính kế toán sẽ tiến hành lập phiếu chi để xuất tiền để thanhtoán cho nhà cung cấp Việc thanh toán cho nhà cung cấp có thể chia làmnhiều lần Thông tin nhập hàng và thanh toán hàng cho nhà cung cấp sẽ được

bộ phận kinh doanh lưu vào sổ kinh doanh tổng hợp

- Quá trình bán hàng:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng của công ty, nhân viên bán hàng

sẽ dựa trên yêu cầu của khách hàng và căn cứ vào kết quả thống kê kho hàng

để trả lời yêu cầu khách hàng

Nếu hàng trong kho đáp ứng được yêu cầu của khách hàng thì nhân viênbán hàng sẽ lập hóa đơn bán hàng và căn cứ vào hóa đơn này để tiến hànhxuất kho và lập phiếu xuất kho Nếu sản phẩm mà khách hàng mua cần phải

Trang 2

Báo cáo đồ án tốt nghiệp

lắp ráp thì nhân viên phòng tin học sẽ lắp ráp cho khách trước khi giao chokhách Cuối cùng nhân viên bán hàng sẽ thực hiện giao hàng cho khách vàthu tiền hàng Thông tin hóa đơn bán hàng sẽ được nhân viên kinh doanh lưuvào trong sổ kinh doanh tổng hợp

Nếu hàng hóa trong kho không đáp ứng ngay được nhu cầu của kháchthì nhân viên của công ty sẽ thương lượng với khách để thay đổi chủng loạihàng, hoặc sắp xếp lại thời gian giao hàng để công ty có thời gian nhập hàng

về đáp ứng cho khách

Có hai thành phần khách hàng chủ yếu: Đó là khách hàng mua lẻ vàkhách hàng mua với số lượng lớn Đối với khách hàng mua lẻ thì họ sẽ thanhtoán toàn bộ tiền hàng ngay khi nhận được hàng cho công ty theo hóa đơnbán hàng Còn với khách hàng mua hàng với số lượng lớn thì họ sẽ trả trướcmột phần tiền hàng, phần còn lại họ thanh toán dần dần cho công ty theo từngđợt Riêng đối với một số khách hàng mua hàng với số lượng lớn mà việc bàngiao sẽ thực hiện sau đó một thời gian thì có thể tiến hành ký hợp đồng vớicông ty, và đương nhiên khách hàng phải trả trước một phần tiền hàng Saukhi thu tiền của khách, nhân viên bán hàng sẽ chuyển tiền cho phòng kế toán

và phòng kế toán sẽ tiến hành lập phiếu thu

Cứ đến kỳ, bộ phận kinh doanh lại thống kê thông tin bán hàng và quátrình thanh toán tiền hàng của khách hàng để thống kê công nợ của kháchhàng từ đó xuất hóa đơn đòi nợ gửi đến cho khách hàng Đồng thời cũngthống kê quá trình nhập hàng và thông tin thanh toán nhập hàng để thống kêcông nợ của công ty đối với với nhà cung cấp để thanh toán nợ cho các nhàcung cấp

Hàng tháng, để nắm tình hình kinh doanh của công ty, ban lãnh đạo củacông ty yêu cầu nhân viên phòng kế toán và phòng kinh tế tổng hợp gửi báobáo cáo về tình hình nhập xuất hàng hóa, kho hàng, doanh thu bán hàng,thống kê tổng hợp hàng hóa, thống kê thu chi định kì, công nợ…

1.2 Phần kinh doanh phần mềm

Trang 3

Khách hàng có nhu cầu về phần mềm của công ty thì họ có thể chọn mộttrong hai cách: Mua phần mềm đã có sẵn của công ty hoặc đề nghị thiết kếphần mềm mới hoặc sửa phần mềm có sẵn theo yêu cầu

Với cả hai cách này, thì khách hàng đều sẽ thỏa thuận giá với công tysau đó ký hợp đồng với công ty theo giá đã thỏa thuận Khi ký hợp đồngkhách hàng sẽ phải trả trước một phần số tiền, số tiền còn lại sẽ được thanhtoán sau khi việc cài đặt và chạy thử phần mềm được hoàn tất Tuy nhiên cómột số khách hàng vẫn không trả hết tiền mà họ sẽ giữ lại một phần số tiềncho đến khi hết thời hạn bảo hành phần mềm

* Lưu đồ quá trình bán hàng

Trang 4

H 1.1 Lưu đồ quá trình bán hàng

Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1 Khách hàng

Tiếp nhận đơn hàng

6 Tiến hành giao

hàng

7 Theo dõi và báo cáo

8 Điều chỉnh HĐ thay đổi ĐK

9 Lưu hồ sơ

Trang 5

2.1 Sơ phân rã chức năng

H 2.1 Sơ đồ phân rã chức năng mức

2.1.1 Phần Cập nhật Danh Mục Hệ Thống

Quản Lý Kinh Doanh

Cập Nhật

Danh Mục

Hệ Thống

Cập Nhật Thông Tin Thông Tin Tìm Kiếm Thống kê Báo Cáo

Trang 6

H 2.2 Sơ đồ phân rã chức năng phần cập nhật danh mục hệ thống

TT Giá Bán, Bảo Hành

Trang 7

H 2.3 Sơ đồ phân rã chức năng phần cập nhật thông tin

2.1.3 Phần Tìm Kiếm Thông Tin

TT Mất Hỏng hàng

Trang 8

H 2.4 Sơ đồ phân rã chức năng phần tìm kiếm thông tin

2.1.4 Phần Thống Kê Báo Cáo

Cập Nhật

TT Mất Hỏng hàng Cập Nhật

TT Xuất Kho Cập Nhật

TT Nhập Kho

Cập Nhật

TT Hợp Đồng Cập Nhật

TT Bán Hàng Cập Nhật

TT Nhập Hàng

Cập Nhật Thông Tin

Tìm Kiếm TT

TT Nhập KHo

Tìm Kiếm TTXuất KhoTìm Kiếm TT

TT Mất Hỏng Hàng

Trang 9

H 2.5 Sơ đồ phân rã chức năng phần thống kê báo cáo

2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Thống Kê Báo Cáo

Thống Kê

TT Nhập Xuất Kho

Thống Kê

TT Công NợThống Kê TT Doanh Thu Bán Hàng

Trang 10

H 2.7 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Chú thích:

1 Yêu cầu, thông tin cập nhật

2 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm, thống kê

3 Đáp ứng / từ chối yêu cầu

4 Kết quả tìm kiếm, thống kê

2.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

3 4

1 2

3 4

Trang 11

H 2.8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Chú thích :

1 Thông tin danh mục hệ thống

2 Dữ liệu danh mục hệ thống

3 Thông tin kinh doanh

4 Dữ liệu danh mục hệ thống để cập nhật thông tin kinh doanh

5 Dữ liệu kinh doanh

6 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm

7 Kết quả tìm kiếm

8 Dữ liệu kinh doanh tìm kiếm được

9 Dữ liệu danh mục hệ thống tìm kiếm được

10 Yêu cầu, thông tin tìm kiếm, thống kê

11 Kết quả thống kê

12 Dữ liệu danh mục hệ thống thống kê được

DL Danh Mục

Hệ Thống

Cập Nhật Danh Mục Hệ Thống

1

Cập Nhật Thông Tin

Thống Kê Báo Cáo Tìm Kiếm

Quản Lý Người Dùng

DL Người Dùng

2

4

6 7

15

Trang 12

13 Dữ liệu kinh doanh thống kê được

14 Thông tin người dùng

15 Dữ liệu người dùng

2.4 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

2.4.1 Phần danh mục hệ thống

Trang 13

H 2.9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phần danh mục hệ thống

Cập Nhật

TT Khách Hàng

Cập Nhật TT Loại Hàng

Cập Nhật Giá bán, BH

Cập Nhật

TT Phòng Ban

Trang 14

1 Thông tin nhà cung cấp

7 Thông tin nhân sự

8 Dữ liệu chức vụ cho cập nhật thông tin nhân sự

9 Dữ liệu nhân sự

10 Thông tin phòng ban

11 Dữ liệu phòng ban

12 Dữ liệu phòng ban cho cập nhật thông tin nhân sự

13 Thông tin loại hàng

14 Dữ liệu loại hàng

15 Thông tin mặt hàng

16 Dữ liệu loại hàng cho cập nhật mặt hàng

17 Dữ liệu mặt hàng

18 Thông tin giá bán, bảo hành

19 Dữ liệu ía bán bảo hành

Trang 15

2.4.2 Phần cập nhật thông tin

H 2.10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phần cập nhật thông tin

Cập Nhật TT Bán Hàng

Cập Nhật TT Hợp Đồng

Cập Nhật TT Nhập Kho

Cập Nhật TT Xuất Kho

15

DL Mặt Hàng

4 2

DL Mất, Hỏng Hàng

DL Mặt Hàng

5 2

6

4 7

Cập Nhật Kho Hàng DL Kho Hàng

Trang 16

13 Thông tin xuất kho

14 Dữ liệu xuất kho

15 Thông tin khai báo mất, hỏng hàng

16 Dữ liệu mất hỏng hàng

17 Thông tin hàng trong kho

18 Dữ liệu hàng trong kho

2.4.3 Phần tìm kiếm thông tin

Trang 17

H 2.11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phần tìm kiếm thông tin

Chú thích :

1 Thông tin / kết quả tìm kiếm hồ sơ nhân sự

Tìm Kiếm TT Khách Hàng

Tìm Kiếm

TT Mặt Hàng

Tìm Kiếm

TT Nhập

Tìm Kiếm

TT Bán

Tìm Kiếm

TT Hợp Đồng

Tìm Kiếm TT Xuất Kho

8

Trang 18

9 Thông tin / kết quả tìm kiếm hóa đơn nhập

10 Dữ liệu hóa đơn nhập

11 Thông tin / kết quả tìm kiếm hóa đơn bán

12 Dữ liệu hóa đơn bán

13 Thông tin / kết quả tìm kiếm hợp đồng

14 Dữ liệu hợp đồng

15 Thông tin / kết quả tìm kiếm xnhập kho

16 Dữ liệu nhập kho

17 Thông tin / kết quả tìm kiếm xuất kho

18 Dữ liệu xuất kho

Trang 19

2.4.4 Phần thống kê, báo cáo

H 2.12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh phần thống kê báo cáo

TK TT Nhà Cung Cấp

TK TT Nhập Hàng

TK TT Bán Hàng

TK TT Hợp Đồng

DL Mặt Hàng

DL Khách Hàng

2

6 7 8

TK Nhập Xuât Kho,Tồn Kho

DL Nhập Kho

DL Xuất Kho

DL Mặt Hàng 7

15 16

8 14

DL Bán Hàng

TK Công Nợ

Trang 20

5 Thông tin / kết quả thông kê hóa đơn nhập

6 Dữ liệu hóa đơn nhập

7 Dữ liệu mặt hàng

8 Dữ liệu nhân sự

9 Thông tin / kết quả thông kê hóa đơn bán

10 Dữ liệu hóa đơn bán

11 Thông tin / kết quả thống kê hợp đồng

12 Dữ liệu hợp đồng

13 Thông tin / kết quả thống kê doanh thu

14 Thông tin / kết quả thống kê xuất nhập kho

Mô tả : lưu thông tin của các nhà cung cấp hàng cho công ty

1 MaNhaCC <pk> varchar 5 Mã nhà cung cấp

B2 Bảng khách hàng ( KhachHang )

Mô tả : lưu thông tin của các khách hàng mua hàng của công ty

1 MaKH <pk> varchar 8 Mã khách hàng

Trang 21

B3 Bảng chức vụ ( ChucVu )

Mô tả : Lưu thông tin các chức vụ trong công ty

1 MaCV <pk> varchar 4 Mã chức vụ

B4 Bảng phòng ban ( PhongBan )

Mô tả : Lưu thông tin các phòng ban trong công ty

1 MaPB <pk> varchar 4 Mã phòng ban

B5 Bảng nhân viên ( NhanVien )

Mô tả : Lưu thông tin các nhân viên trong công ty

1 MaNV <pk> varchar 6 Mã nhân viên

B6 Bảng loại hàng ( LoaiHang )

Mô tả : Lưu thông tin các loại hàng để phân loại các mặt hàng

1 MaLH <pk> varchar 5 Mã loại hàng

Trang 22

B7 Bảng mặt hàng ( MatHang )

Mô tả : Lưu thông tin các mặt hàng mà công ty kinh doanh

1 MaMH <pk> varchar 6 Mã mặt hàng

B8 Bảng hóa đơn nhập hàng ( HoaDonNhap )

Mô tả : Lưu thông tin các hóa đơn nhập hàng của công ty

liệu

B9 Bảng hóa đơn nhập hàng chi tiết ( HDNhapCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn nhập hàng của công ty

1 MaHDCT <pk> varchar 12 Mã hóa đơn chi tiết

Trang 23

B10 Bảng thanh toán hóa đơn nhập ( TTHDNhap )

Mô tả : Lưu thông tin quá trình thanh toán các hóa đơn nhập hàng

B11 Bảng hóa đơn bán hàng ( HoaDonBan )

Mô tả : Lưu thông tin các hóa đơn bán hàng của công ty

B12 Bảng hóa đơn bán hàng chi tiết ( HDBanCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết các hóa đơn bán hàng của công ty

1 MaHDCT <pk> varchar 12 Mã hóa đơn chi tiết

Trang 24

B13 Bảng thanh toán hóa đơn bán ( TTHDBan )

Mô tả : Lưu thông tin quá trình thanh toán hóa đơn bán hàng của công ty

B14 Bảng hợp đồng bán hàng ( HopDongBan )

Mô tả : Lưu thông tin các hóa hợp đồng bán hàng của công ty

B15 Bảng hợp đồng bán hàng chi tiết ( HopDongCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết các hợp dồng bán hàng của công ty

1 MaHDBCT <pk> varchar 10 Mã hợp đồng chi tiết

Trang 25

B16 Bảng phiếu nhập kho ( PhieuNhapKho )

Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu nhập kho hàng

1 SoPhieu <pk> varchar 10 Số phiếu nhập

B17 Bảng phiếu nhập kho chi tiết ( PhieuNhapKhoCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết của các phiếu nhập kho hàng

1 SoPhieuCT <pk> varchar 12 Số phiếu chi tiết

B18 Bảng phiếu xuất kho ( PhieuXuatKho )

Mô tả : Lưu thông tin về các phiếu xuất kho hàng

1 SoPhieu <pk> varchar 10 Số phiếu xuất

B21 Bảng phiếu xuất kho chi tiết ( PhieuXuatKhoCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết của các phiếu xuất kho hàng

1 SoPhieuCT <pk> varchar 12 Mã phiếu chi tiết

Trang 26

B19 Bảng kho hàng ( KhoHang )

Mô tả : Lưu thông tin về các mặt hàng hiện tại có trong kho

B20 Bảng mất, hỏng hàng ( MatHongHang )

Mô tả : Lưu thông tin các mặt hàng bị mất hỏng

B24 Bảng chi tiết mất, hỏng hàng ( MatHongCT )

Mô tả : Lưu thông tin chi tiết hàng hóa bị mất hỏng

1 MaKBCT <pk> varchar 10 Mã khai báo chi tiết

2.5.2 Liên kết giữa các bảng dữ liệu

Trang 27

H 2.15 Sơ đồ liên kết giữa các thực thể

H 2.16 Sơ đồ liên kết giữa các thực thể ( tiếp )

Trang 28

PHỤ LỤC

CÁC KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

- Giao diện chính của chương trình

Trang 29

H4.1 Giao diện chính của chương trình

- Giao diện phần mặt hàng

H4.2 Giao diện phần cập nhật mặt hàng

- Giao diện phần hóa đơn bán hàng

H4.3 Giao diện phần hóa đơn bán hàng

- Giao diện phần thống kê nợ của khách hàng

Trang 30

H4.4 Giao diện phần thống kê nợ khách hàng

KẾT LUẬN

Trong thời gian qua với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của thầy hướngdẫn Ths Đặng Quang Thanh, em đã cố gắng khảo sát hệ thống thực tế,đồng thời nghiên cứu ngôn ngữ cần thiết để hoàn thành đề tài của mình.Những phần em đã làm được bao gồm việc quản lý thông tin kinh doanhnhập xuất hàng và các thông tin liên quan đến nhập xuất hàng, cụ thể là:

- Quản lý các thông tin liên quan đến hàng hóa: Thông tin mặt hàng,giá bán, bảo hành, thông tin tồn kho, thông tin lượng hàng nhập xuất

- Quản lý các thông tin liên quan trực tiếp đến mua bán hàng hóa: Hóađơn bán hàng, hóa đơn nhập hàng, thông tin hợp đồng bán hàng, thông tinxuất kho, thông tin nhập kho

Trang 31

- Quản lý các thông tin liên quan đến công ty: Thông tin phòng ban,chức vụ, thông tin nhân sự

- Quản lý thông tin các đối tác của công ty: Thông tin khách hàng, nhàcung cấp, thông tin bán hàng và mua hàng của nhà cung cấp và khách hàng

- Quản lý các thông tin liên quan đến doanh thu từ bán hàng: Thông tin

nợ của khách hàng, thông tin nợ nhà cung cấp, thông tin chi từ nhập hàng,thông tin thu từ bán hàng, thông tin doanh thu tổng hợp

Tuy nhiên do còn thiếu kinh nghiệm và có một số khó khăn về thờigian và phương tiện làm việc nên đề tài của em vẫn còn nhiều thiếu xót vàquy mô, lĩnh vực quản lý còn bó hẹp, cụ thể là:

- Chưa quản lý được các thông tin yêu cầu của khách, các thông tinkhuyến mại, các thông tin bảo hàng hàng hóa

- Chưa quản lý được thông tin tài chính: Thông tin thu chi, nợ ngânhàng, các khoản đầu tư…

- Chưa quản lý được thông tin tiền lương: Tiền lương, phụ cấp, thưởngphạt, bảo hiểm…

- Ngoài ra, những phần đã làm được còn nhiều chỗ chưa chặt chẽ, chưatối ưu về mặt dữ liệu và quá trình xử lý…

Trong thời gian tới, nếu có thời gian em dự định sẽ khắc phục nhữngsái xót và bổ xung những chức năng còn thiếu thiếu để chương trình trở nênhoàn thiện hơn, đáp ứng được yêu cầu của thực tế

Em rất mong nhận được sự giúp đỡ chỉ bảo của các thầy, sự tham giagóp ý của các bạn để em có những định hướng đúng đắn để hoàn thành tốtđịnh hướng của mình Em xin chân thành cảm ơn !

Trang 32

LỜI CẢM ƠN

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Ths Đặng Quang Thanh, ngườithầy đã tận tình chỉ bảo, uốn nắn cho em trong suốt thời gian làm đề tài tốtnghiệp Thầy đã giúp em xác định được định hướng và nắm được nhữngthông tin cần thiết để có thể thực hiện đề tài của mình Ngoài ra em xin cảm

ơn các thầy giáo trong Khoa Công nghệ thông tin trong suốt thời gian em họctại trường đã chỉ bảo giúp em có một nền kiến thức cơ bản để có thể tự pháttriển kiến thức của bản thân Em cũng xin cảm ơn anh Nguyễn Ngọc Sơn đãgiúp đỡ tạo điều kiện tốt cho em hoàn thành quá trình thực tập

Trang 33

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Nguyễn Văn Ba - Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Nhàxuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, 2000

2. Phạm Hữu Khang, Hoàn Đức Hải, Đoàn Thiện Nhân - C# 2005 tập

2, Lập trình Windows Foms - Nhà xuất bản Lao động xã hội, 2006

3 Phạm Hữu Khang, Hoàn Đức Hải, Trần Tiến Dũng - C# 2005 tập 4phần 1, Lập trình cơ sở dữ liệu - Nhà xuất bản Lao động xã hỗi, 2006

4 Phạm Hữu Khang, Hoàn Đức Hải, Trần Tiến Dũng - C# 2005 tập 4phần 2, Lập trình cơ sở dữ liệu, thiết kế Report - Nhà xuất bản Lao động xãhội, 2006

Trang 34

Tiêu đề	Khảo Sát Thực Tế Nghiệp Vụ Hệ Thống
Tác giả	Vũ Văn Phú
Trường học	Trường Đại Học Công Nghệ
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Báo cáo đồ án tốt nghiệp

Định dạng
Số trang	34
Dung lượng	0,99 MB