luận văn tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – khảo sát thực tế tại công ty tnhh stm

Phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán

Luận văn

Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại

Công ty TNHH STM

Lời nói đầu

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn nhân loại, dân tộc ta dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh

tế đất nước, nhằm nhanh chóng phát triển kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng kinh tế các quốc gia trong khu vực

Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi tó lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao

Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn có ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: thuế, các khoản nộp ngân sách khác…

Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệ về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định thích hợp Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh , là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá

và xử lý các hiện tượng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kinh tế được tổ chức khoa học và hợp lý

Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới Trong thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty TNHH STM, qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng

của công tác bán hàng, em chọn đề tài “ Tổ chức kế toán bán hàng và xác

định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công

ty TNHH STM”

Đề tài này được chia làm 3 phần:

Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết qr

Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM

Phần i

Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và

xác định kết quả

I bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý

1 Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp:

- Hiện vật được cụ thể bởi khối lượng hay số lượng và chất lượng

- Giá trị chính là giá thành của hàng hoá nhập kho hay giá vốn của hàng hoá đem bán

b Bán hàng

Là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả

Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó

nó còn nhiều chức năng khác nhau như: mua hàng, dự trự hàng…Bất kỳ một doanh nghiệp thương mại cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp

lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng Như vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp

về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường

Chỉ có thông qua việc bán hàng – giá trị sản phẩm dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng được mở rộng Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được các chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng

sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Bán hàng tự thân bó không phải là một quá trình sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng và cơ cấu chất lượng hàng hoá , việc tiêu thu hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng

Kết quả cuối cùng của thương mại tính bằng mức lưu chuyển hàng hoá mà việc mức lưu chuyển hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên Như vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất

Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền kinh tế quốc dân nói chung

và với doanh nghiệp nói riêng

Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền – hàng trong lưu thông Đặc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế Các đơn vị trong nền kinh tế thị trường không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khítt với nhau Quá trình bán sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp tới quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cùng cầu trên thị trường

Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển ,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất

Trong doanh nghiệp kế toán sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất của SXKD của một đơn vị Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp thương mại

Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này

2 Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý

Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ…có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hoá Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau:

- Phân loại từng chủng loại hàng hoá , sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập – xuất tồn kho được dễ dàng

- Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân, đong, đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh nghiệp

- Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn doanh nghiệp

Kế toán nói chugn và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực

để quản lý tài chính và quản lý hàng hoá Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trự và sử dụng hàng hoá

3 Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý

Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá , tức là chuyển hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ ( tiền)

Hàng được đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật tư hay lao

vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng Việc bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của cá nhân đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài Cũng

có thể được cung cấp giữa các cá nhân đơn vị cùng Công ty , một tập đoàn

…gọi là bán hàng nội bộ

Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện:

- Gửi hàng cho người mua

- Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền

Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận tiền được tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của người mua Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trước, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trước giao hàng sau Từ đó dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời

Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng

Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ

Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua đã trả cho doanh nghiệp

Phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp

Doanh thu bán hàng cuả doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhận trả tiền tuỳ theo phương thức thanh toán

+ Trường hợp thu ngay được tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được

+ Trường hợp nhận được thanh toán gồm:

- Hàng hoá xuất cho người mua được chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng Doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ này nhưng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ

- Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hóa cho người mua, số tiền bán hàng gửi bán được chấp nhận là doanh thu bán hàng

Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiện tốt công tác bán hàng thu doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõ chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng

và từng loại hàng hoá bán ra Đôn đốc thanh toán, thu hồi kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp

Để tăng cường công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh , kế toán thực

sự là công cụ quản lý sắc bén , có hiệu lực , thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình có và sự biến động ( nhập – xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị

- Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng , ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí , thu nhập bán hàng , xác định kết qủa kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác

- Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ có tiến hành phát triển kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả

II nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả

A Kế toán hàng hoá

Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá trong nước phải giám sát thị trường, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo có chế tự hạch toán kinh doanh Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thường xuyên tìm hiểu thị trường, nắm bắt nhu cầu

và thị hiếu của dân cư để có tác động tới phát triển sản xuất , nâng cao chất lượng hàng hoá

Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là:

- Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá

- Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế

độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán

- Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá Tham gia kiểm kê

và đánh giá lại vật tư, hàng hoá

1.1 Đánh giá theo giá thực tế

Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm:

- Đốivới doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào + chi phí thu mua thực tế

- Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí thu mua thực tế

- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhưng cần phải qua sơ chế phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công sơ chế

Đối với hàng hoá xuất kho cũng được tính theo giá vốn thực tê Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau:

* Giá thực tế bình quân gia quyền:

Công thức tính:

Đơn giá bình quân

đơn vị hàng hoá =

Trị giá của hàg hoá tồn đầu kỳ +

Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kỳ

Số lượng hàng hoá Tồn đầu kỳ +

Số lượng hàng hoá Nhập trong kỳ

Từ đó trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ là:

Theo phương pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ:

* Phương pháp nhập trước, xuất trước:

Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau:

x

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lượng, đơn giá, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho

*Phương pháp nhập sau, xuất trước:

Theo cách giả thiết này những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính:

x

Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho

Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lưọng, đơn gia, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho hàng hoá

*Phương pháp tính giá thực tế đích danh

Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo tưng flần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh

*Phương pháp giá thực tế tồn đầu kỳ:

Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ để tính giá thực tế bình quân, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân đầu

kỳ để tính ra giá thực tế xuất kho

Giá thực tế

Hàng hoá xuất kho =

Đơn giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ x

Số lượng hàng hoá sản xuất trong kỳ

Giá thực tế

Hàng hoá tồn đầu

kỳ

=

Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ

Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ

1.2 Đánh giá theo giá hạch toán:

Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho,

hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ

Công thức tính:

Giá thực tế hàng hóa

xuất trong kỳ =

Giá hạch toán hàng hóa xuất trong kỳ x

Hệ số giá (H)

Hệ số giá =

Giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ +

Giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ Giá hạch toán hàng

hóa tồn kho đầu kỳ

+ Giá hạch toán hàng hóa nhập kho trong kỳ

Hệ số giá được tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp

2 Kế toán nhập xuất kho hàng hóa:

2.1 Kế toán chi tiết hàng hóa:

* Chứng từ kế toán:

Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hóa đều phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định

Các chứng từ chủ yếu gồm:

- Phiếu nhập kho - Mẫu số 01VT/BB

- Phiếu xuất kho - Mẫu số 02VT/BB

- Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho

- Hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê

Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hóa để phân loại tổng hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp

* Hạch toán chi tiết hàng hóa là công việc phá phức tạp, đòi hỏi phải tiến hành ghi chép hàng ngày cả về số lượng và giá trị theo từng hóa hàng hóa ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị

- Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện ở kho và phòng

kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp

Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa:

- Phương pháp ghi sổ song song:

Sơ đồ 1:

Thẻ kho

Sổ chi

Chứng từ xuất

- Phương pháp ghi sổ số dư:

(1)

(2

)

(4)

(2) (6

)

(3

)

(5)

(3)

Thẻ kho

Sổ đối chiếu luân

Phiếu xuất Phiếu nhập

Sổ kế toán tổng

hợp

Ghi hàng ngày Ghi cuối

tháng Đối chiếu

Bảng kê

nhập

Đặc điểm chung của ba phương pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là giống nhau, được thực hiện trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lượng)

- Theo phương pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hóa cho từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập bảng kê

- Phương pháp ghi sổ số dư theo từng kho dùng cho cả căn để ghi số tồn kho của từng loại, nhóm hàng hóa vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho dùng cho cả năm Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

- Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng Với phương pháp ghi sổ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Nên phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp

ít chủng loại hàng hóa, khối lượng nghiệp vụ ít không thường xuyên

- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là khối lượng ghi chép ít vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng của kế toán Vì vậy phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng, chủng loại hàng hóa nhập xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày

Còn phương pháp ghi sổ số dư lại có ưu điểm là khối lượng công việc giảm bớt và được tiến hành đều đặn trong tháng Nhưng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng hóa mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn Phương pháp này áp dụng thích hợp trong doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa nhiều, việc xuất kho hàng hóa diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế toán tương đối cao

2.2 Kế toán tổng hợp hàng hóa:

Hàng hóa là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chếp sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hóa xuất kho, tồn kho tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp keekhai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ

- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh ghi chép thường xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình biến động của hàng hóa

Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKTX

- Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ

và cuối kỳ Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hóa để ghi vào tài khoản hàng tồn kho

Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKĐK

(1) Kết chuyển trị giá vốn (giá gốc) thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ hoặc đang gửi đi bán

(2) Giá thành sản xuất thực tế của hàng hóa nhập kho

(3) Căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa tồn kho

(4) Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa xuất kho đã bán để tính KQKD

Hai phương pháp tổng hợp hàng hóa nêu trên đều có những ưu điểm

và hạn chế, cho nên tùy vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phương pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán

B Kế toán bán hàng và xác định kết quả:

a) Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp:

Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các PX không qua kho) của doanh nghiệp Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hóa đã được thực hiện Vì vậy qua bán đã bán hoàn thành

Để phản ánh tình hình bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 632 (giá vốn hàng bán)

Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX:

1 Căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán

Có TK 156 : Hàng hóa Trường hợp doanh nghiệp thương mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi:

Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán

Có TK 131 : Phải trả cho người bán

Trường hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhưng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi:

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

3 Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh:

3.1 Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng được hưởng (nếu có):

Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại

Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán

Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra (nếu có)

Có TK 111, 112 : Trả lại tiền cho KH

Có TK 111, 112, 131, 3388 (tổng giá thanh toán)

- Phản ánh giá gốc của hàng bán trả lại:

Nợ TK 156 : Hàng hóa (nhập kho)

Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán (gửi tại kho người mua)

Nợ TK 911 : Xác định KQKD (nếu hàng bị trả lại không thể bán được hoặc sửa chữa được)

Có TK 632 : Giá vốn hàng bán

4 Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu

để xác định doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ:

Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng theo phương thức trực tiếp

b Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách:

Phương thức gửi hàng đi cho khách là phương thức bên bán gửi hàng

đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết Số

hàng gửi đi vẫn thuộc quyền kiểm soát của bên bán, khi KH thanh toán

hoặc chấp nhận thanh toán thì lợi ích và rủi ro được chuyển giao toàn bộ

cho bên mua, giá trị hàng hóa đã được thực hiện và là thời điểm bên bán

được ghi nhận doanh thu bán hàng

TK 521, 531,

Sơ đồ 7: Sơ đồ kế toán tổng hợp theo phương thức gửi hàng đi bán

(1) Phản ánh trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán

(2.1) Doanh thu của hàng gửi bán đã thu được tiền hoặc khách hàng chấp nhận thanh toán

(2.2) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đã bán

(3) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định KQKD

(4) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán để xác định KQKD

* Đối với các đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm

Cơ sở nhận làmđại lý khi bán hàng hóa dưới các hình thức phải lập hóa đơn theo quy định đồng thời lập bảng kê hàng hóa bán ra gửi về cơ sở

có hàng hóa gửi bán đại lý để các cơ sở này lập hóa đơn GTGT cho hàng hóa thực tế tiêu thụ

Cơ sở đại lý bán hàng theo các hình thức phải kê khai, tính nộp thuế GTGT đối với hàng hóa bán đại lý và tiền hoa hồng thu được từ hoạt động đại lý

Cơ sở bán đại lý đúng giá theo quy định của bên chủ hàng, hưởng hoa hồng nếu bán giá thấp hơn giá quy định của bên chủ hàng thì phải kê khai, nộp thuế theo giá bán do chủ hàng quy định

* Đối với bên giao địa lý (chủ hàng)

Sơ đồ 8 : Sơ đồ kế toán tổng hợp ở bên giao đại lý

(1) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý ký gửi

(2.1) Ghi nhận doanh thu của hàng gửi bán đại lý ký gửi

(2.2) Trị giá vốn thực tế của hàng gửi bán đại lý ký gửi

(3) Hoa hồng trả cho đơn vị nhận đại lý ký gửi

(4) Cuối kỳ kết chuyển giá gốc hàng bán để xác định KQKD

2

1

(5) Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần để xác định KQKD

* Đối với bên nhận đại lý, ký gửi:

Sơ đồ 9: Sơ đồ kế toán tổng hợp ở bên nhận đại lý

TK 003 Giá trị hàng nhận bán

đại lý ký gửi (1)

Giá trị hàng xuất bán hoặc trả lại cho bên giao đại lý ký gửi (2)

d Kế toán bán hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:

Đây là phương thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại người mua chấp nhận trả trả ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định Xét về bản chất hàng bán trả chậm, trả góp vẫn thuộc quyền sở hữu của đơn vị bán, nhưng quyền kiểm soát tài sản và lợi ích kinh tế sẽ thu được của tài sản đã được chuyển giao cho người mua Vì vậy doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng theo giá bán trả ngay và ghi nhận vào doanh thu hạch toán tài chính phần lãi trả chậm tính trên khoản phải trả nhưng trả chậm phù hợp với thời điểm ghi nhận doanh thu được xác nhận

Sơ đồ 10: Sơ đồ kế toán tổng hợp phương thức trả chậm, góp

(1) Giá trị thực tế của hàng xuất bán

(2.1) Phản ánh số tiền trả lần đầu, số tiền còn phải thu DTBH và lãi trả chậm

(2.2) Ghi nhận doanh thu tiền lãi bán hàng trả chậm, trả góp từng kỳ

2 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

2.1 Nội dung doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

- Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng ở các doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT, còn ở các doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp thì doanh thu bán hàng là trị giá thanh toán của số hàng đã bán Ngoài ra doanh thu bán hàng còn bao gồm cả các khoản phụ thu

- Nừu khách hàng mua với khối lượng hàng hóa lớn sẽ được doanh nghiệp giảm giá, nếu khách hàng thanh toán sớm tiền hàng sẽ được doanh nghiệp chiết khấu, còn nếu hàng hóa của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu doanh nghiệp giảm giá Các khoản trên sẽ phải ghi vào chi phí hoạt động tài chính hoặc giảm trừ trong doanh thu bán hàng ghi trên hóa đơn

2.2 Chứng từ, các tài khoản kế tóan và nghiệp vụ chủ yếu:

* Khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại phát sinh trong kỳ, kế toán ghi:

- Ghi nghiệp vụ hàng nhập kho:

Nợ TK 156 : Hàng hóa

Có TK 632 : Giá vốn hàng bán

- Ghi số tiền thuế GTGT đầu ra giảm tương ứng với số hàng trả lại:

Nợ TK 3331 : Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng

Có TK 111 : Tiền mặt

Có TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

* Trường hợp hàng bán bị trả lại phát sinh vào kỳ hạch toán sau trong năm, ký trước đã ghi doanh thu bán hàng và xác định KQKD, kế toán phản ánh:

* Cuối kỳ kinh doanh, toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán và hàng bị trả lại được kết chuyển sang bên nợ TK 511 hoặc TK 512 để giảm doanh thu bán hàng đã ghi theo hóa đơn ở bên có của TK này

Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng

(hoặc TK 512)

Có TK 531 : Hàng bán bị trả lại

Có TK 531 : Giảm giá hàng bán

* Trường hợp bán hàng đại lý, doanh nghiệp được hưởng hoa hồng

và không phải kê khai tính thuế GTGT Doanh thu bán hàng là số tiền hoa hồng được hưởng Khi nhận hàng của đơn vị giao đại lý, kế toán ghi vào bên nợ TK 003 - hàng hóa vật tư nhận bán hộ - ký gửi khi bán hàng thu được tiền hoặc khách hàng đã chấp nhận thanh toán, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng (số tiền hoa hồng)

Có TK 331 : Phải trả cho người bán (số tiền bán hàng trừ hoa hồng)

Đồng thời ghi có TK 003 - Hàng hóa nhận bán hộ, ký gửi

* Bán hàng trả góp, kế toán ghi doanh số bán hàng thông thường ở

TK 511, số tiền khách hàng phải trả cao hơn doanh số bán thông thường, khoản chênh lệch đó được ghi vào thu nhập hoạt động tài chính

Nợ TK 111, 112 (số tiền thu ngay)

Nợ TK 131 (số tiền phải thu)

Có TK 511 (ghi giá bán thông thường theo giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 333 (thuế GTGT tính trên giá bán thông thường)

Có TK 711 (ghi phần chênh lệch cao hơn giá thông thường)

* Bán hàng theo phương thức đổi hàng, khi doanh nghiệp xuất hàng trao đổi với khách hàng, kế toán phải ghi doanh thu bán hàng và thuế

GTGT đầu ra Khi nhận hàng của khách hàng, kế toán ghi hàng nhập kho

và tính thuế GTGT đầu vào

- Khi xuất hàng trao dổi, ghi nhận doanh thu

Nợ TK 131 : Phải thu của kinh doanh

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng

Có TK 333 (3331) Thuế và các khoản phải nộp NN Khi nhận hàng của khách, ghi :

Nợ TK 152, 156

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng (Hoặc TK 331 : Phải trả cho người bán) Nếu ghi vào TK 331, cuối kỳ phải đối chiếu để bù trừ và ghi:

Nợ TK 331 : Phải trả cho người bán

Có TK 131 : Phải thu của khách hàng Trường hợp doanh nghiệp hàng hóa sử dụng nội bộ cho sản xuất kinh doanh thuộc diện chịu thuế GTGT, kế toán xác định doanh thu của số hàng này tương ứng với chi phí sản xuất hoặc giá vốn hàng hóa để ghi vào chi phí sản xuất kinh doanh

Nợ TK 621, 627, 641, 642

Có TK 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ Đồng thời ghi thuế GTGT:

Nợ TK 133 : Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp NN

* Hàng hóa dùng để biếu tặng được trang trải bằng quỹ khen thưởng phúc lợi kế toán ghi:

Nợ TK 431 : Quỹ khen thưởng phúc lợi

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng

Có TK 333 : Thuế và các khoản phải nộp NN (3331)

* Đối với hàng hóa có tính chất đặc thù dùng các chứng từ đặc thù như tem bưu chính, vé cước vận tải, vé xổ số, trong giá thanh toán đã có thuế GTGT, kế toán phải tính doanh thu chưa có thuế theo công thức:

Giá chưa có thuế GTGT = Trị giá thanh toán

1 + Thuế suất thuế GTGT Thuế GTGT được tính bằng cách lấy giá trị thanh toán trừ đi trị giá chưa có thuế GTGT

* Hàng hóa bán ra thuộc diện tính thuế xuất nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt, kế toán xác định số thuế XNK và thuế tiêu thụ đặc biệt phải nộp ghi:

Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng

Có TK 333 (3332 & 3333) : Thuế và các khoản phải nộp NN

* Trong quá trình bán hàng ở các doanh nghiệp bán lẻ so sánh giữa doanh thu bán hàng với số tiền thực nộp, nếu số tiền thực nộp nhỏ hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111 : Tiền mặt (số tiền thực nộp)

Nợ TK 138 : Phải thu khác (số tiền thiếu)

Có TK 511 : Doanh thu bán hàng Nừu số tiền thực nộp lớn hơn doanh thu bán hàng, kế toán ghi:

* Cuối kỳ xác định doanh thu bán thuần bằng cách lấy doanh thu theo hóa đơn trừ đi thuế xuất khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt (nếu có) và các khoản giảm giá, hàng bị trả lại kế toán ghi:

- Chi phí dụng cụ đồ dùng cho quá trình tiêu thụ hàng hóa

- Chi phí khấu hao tài sản cố định ở bộ phận bảo quản, bán hàng như: nhà kho, cửa hàng, bến bãi

- Chi phí bằng tiền khác: Chi phí tiếp khách ở bộ phận bán hàng, quảng cáo, hội nghị khách hàng

Các chi phí phát sinh trong khâu bán hàng cần thiết được phân loại

và tổng hợp theo đúng nội dung quy định Cuối kỳ, kế toán kết chuyển chi phí bán hàng để xác định kết quả kinh doanh

3.2 Tài khoản sử dụng:

TK 641 : Chi phí bán hàng

TK 641 có 7 TK cấp 2

TK 6411 : Chi phí nhân viên

TK 6412 : Chi phí vật liệu bao bì

* Kết cấu và nội dung của TK 641 - Chi phí bán hàng

TK 641 - Chi phí bán hàng Tập hợp chi phí phát sinh liên quan

đến quá trình tiêu thụ sản phẩm,

hàng hóa, dịch vụ

Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng Kết chuyển chi phí bán hàng vào TK 911 - Xác định kết quả kinh doanh để tính KQKD trong kỳ

TK 641 - Chi phí bán hàng : Cuối kỳ không có số dư

6) Phân bổ hoặc trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ

7) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng

8) a - Khi chưa có doanh thu kết chuyển sang TK 142

)

(8b)

b - Ký báo cáo sau kết chuyển khi có hàng hóa tiêu thụ

4 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp

4.1 Nội dung:

Chi phí quản lý doanh nghiệp là những chi phí cho việc quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và phục vụ chung khác liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: Tiền lương, các khoản phụ cấp, BHXH, BHYT, KPCĐ của cán bộ, nhân viên quản lý của doanh nghiệp

- Chi phí vật liệu: Giá trị vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý của doanh nghiệp

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý

- Chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như:

Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng phương tiện truyền dẫn máy móc thiết bị

- Thuế, phí và lệ phí như: Thuế môn bài, thu trên vốn, thuế nhà đất

- Chi phí dự phòng: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho, dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí kinh doanh của doanh nghiệp

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Tiền điện, nước, thuê nhà

- Chi phí bằng tiền khác: Hội nghị tiếp khách, công tác phí, lãi vay vốn dùng cho SXKD phải trả

- Chi phí quản lý doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp, do vậy cuối kỳ được kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả SXKD của doanh nghiệp

4.2 Tài khoản sử dụng: TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp

TK 642 có 8 TK cấp 2

TK 6421 : Chi phí nhân viên quản lý

TK 6422 : Chi phí vật liệu quản lý