Bài giảng quản lý dự án chương 4

GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN Là một trong những chức năng quản lý chính  Là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng của các sự kiện có thể xảy ra  Quá trình quyết định trướ

CHƯƠNG 4 HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

1 Hoạch định dự án

2 Công cụ hoạch định và lập tiến độ

GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Là một trong những chức năng quản lý chính

 Là một quá trình dự báo các vấn đề, những ảnh hưởng

của các sự kiện có thể xảy ra

 Quá trình quyết định trước các hành động thực hiện trong

môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 Không thể kiểm soát

 Khó đối phó với thay đổi của môi trường

 Tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực sẵn có

 Phối hợp và kiểm soát

 Cơ sở hợp tác giữa các đối tác dựa trên ước tính & kiểm soát thời gian/ chi phí

 Cung cấp dữ liệu

TẠI SAO CẦN HOẠCH ĐỊNH?

 Đảm bảo trình tự công việc

 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

 Tăng cường giao tiếp/ phối hợp

 Huy động vốn

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với nhà thầu

hàng đúng hạn, đúng nơi, đúng số lượng

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với khách hàng

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với kiến trúc sư/ kỹ sư

thông tin nhà thầu cung cấp

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với các đối tác liên quan

gia, nhà cung cấp, cơ quan địa phương

Ngành công nghiệp hóa dầu

Những dự án thường xuyên thay

đổi thiết kế, đòi hỏi nhà hoạch

định làm việc toàn phần trên

AI LẬP KẾ HOẠCH?

Kế hoạch được thiết lập Mục đích Phạm vi kế

hoạch Phạm vi c.trình Phạm vi t.gian Đơn vị t.gian Mức độ chi tiết

Đại cương

và chi tiết chung

Thiết kế

dự án và xây dựng

Tuần Thấp –

Trung bình

Nhà thầu NV

nhà thầu

Kế hoạch mời thầu

Kế hoạch công việc

Các hoạt động chi tiết

Đánh giá kế hoạch mời thầu

Chương trình xây dựng

Giai đoạn xây dựng Tuần Trung bình

Kỹ thuật NV

nhà thầu

Kế hoạch hợp đồng

Kế hoạch công việc

Nhà thầu

Nhà thầu phụ

Đại diện KT

NV nhà thầu

Kế hoạch nguồn lực

Công việc, hạng mục chính c.trình, NVL…

Chương trình ngắn hạn

6 – 10 tuần Ngày Trung bình – Cao

CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Xác định

mục tiêu

Xác định công việc

Tổ chức

Kế hoạch nguồnlực và tài chính

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

1.2.0 Công tác B

1.2.1 B11.2.2 B 2

 Cho phép ước tính nguồn lực, thời gian, chi phí và các

yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống

 Phân chia trách nhiệm thực hiện cụ thể, hợp lý

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CấU TRÚC PHÂN VIệC (WBS)

 Mô tả công việc, kết quả, mức độ hoàn thành

 Xác định người/ trách nhiệm về mỗi gói công việc

 Ước tính thời gian, nguồn lực để hoàn thành mỗi gói công

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CấU TRÚC PHÂN VIệC (WBS)

 Chất lượng, mức độ hoàn thành có thể đo dễ dàng

 Có sự kiện bắt đầu và kết thúc

 Quen thuộc với nhóm dự án

 Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được;

độc lập với các công việc của hoạt động khác

 Gồm một chuỗi các công việc liên tục từ khi bắt đầu đến

KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ NGUỒN LỰC

 Dự kiến nguồn lực dự kiến; lồng ghép vào ngân sách

 Lập hệ thống kiểm soát tài chính

LẬP TIẾN ĐỘ

 Dự kiến thời gian hoàn thành mỗi hoạt động

 Xác định thời gian bắt đầu/ kết thúc cho mỗi hoạt động

 Xác định trình tự các hoạt động

 Xác định hoạt động quan trọng, dự kiến rủi ro

 Cân đối giữa thời gian – chi phí

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

 Xác định cách đo tiến độ theo giai đoạn

 Xác định cơ chế kiểm soát

 Xác định tiêu chuẩn chất lượng

 Thực hiện quản lý rủi ro

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

 Chấp nhận

 Ngăn ngừa mối nguy

 Giảm thiểu khả năng/ hậu quả xảy ra

 Tránh rủi ro

 Chuyển giao rủi ro

 Đối phó với tình huống xảy ra

 Thay đổi giải pháp, công nghệ

HOẠCH ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

 Rõ ràng, không mơ hồ

 Mục tiêu công việc và thực hiện nó như thế nào

VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)

 Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sông Hồng trong một

khoảng thời gian và ngân sách cho phép

 Cho phép xe tải trọng tối đa 15 tấn

 Trọng lượng cây cầu nhẹ hơn 20% so với các cây cầu

hiện nay có cùng chiều dài

VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)

 Xây một cây cầu hiện đại bắc qua sông Hồng trong một

khoảng thời gian và ngân sách cho phép

 Tuổi thọ trên 50 năm

 4 làn xe ô tô, 2 làn xe máy, 2 làn người đi bộ

 Kinh phí tối đa 50 triệu USD

 Cầu phải xây xong trước 2/9/2010

VD: Dự ÁN XÂY BệNH VIệN TỉNH (1/2)

 Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho

việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong

tỉnh

 Bệnh viên có khuôn viên 20.000 m2

 20 phòng nội trú với 300 giường bệnh

VD: Dự ÁN XÂY BệNH VIệN TỉNH (1/2)

 Xây dựng một bệnh viện đa khoa hiện đại phục vụ cho

việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong

 Kinh phí dự kiến 4 triệu USD

 Xây dựng trong vòng 2 năm

Phiên bản 4:

Hoạch định

Phiên bản 5:

Kế hoạch cuối cùng

Tạo dòng

ngân sách

Dự án được chấp nhận

Bắt đầu thực hiện

Dự án sắp hoàn thành

Dự án hoàn thành

TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?

 Mục tiêu công ty không rõ ràng ở cấp thấp hơn

 Hoạch định quá nhiều công việc trong thời gian quá

ngắn

 Ước tính tài chính không đủ

 Dữ liệu không đầy đủ

 Tiến trình không hệ thống

 Hoạch định được thực hiện bởi những nhóm hoạch

định

 Không ai biết mục tiêu cuối cùng

 Không ai biết yêu cầu về nhân sự

 Không ai biết những mốc thời gian quan trọng

TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?

năng cần thiết

tâm đến tiến độ chung

CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH & LẬP TIẾN ĐỘ

Công việc đơn giản & dễ hiểu?

Sử dụng phân tích sơ đồ mạng cho kế hoạch tổng thể

Sử dụng kỹ thuật đường cân bằng

Sử dụng sơ đồ thanh ngang

Có

Có

Có Không

Không

CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ

 Sự thành thạo/ tinh thông của nhóm quản lý

 Sự phức tạp của công việc

 Mức độ kinh nghiệm trong quản lý những việc lặp lại

 Quy mô công ty

THÔNG TIN ĐẦU VÀO/ ĐẦU RA

SƠ ĐỒ THANH NGANG

TT Ctác Mô tả Ctác trước Tgian (tuần)

1 A Xây dựng bộ phận bên trong - 2

2 B Sửa chữa mái và sàn - 3

4 D Đổ bêtông và xây khung B 4

5 E Xây cửa lò chịu nhiệt C 4

6 F Lắp đặt hệ thống kiểm soát C 3

7 G Lắp đặt thiết bị lọc khí D, E 5

SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI SỚM

TT Công tác Thời gian (tuần)

SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI CHẬM

TT Công tác Thời gian (tuần)

SƠ ĐỒ GANTT LIÊN KẾT

TT Công tác Thời gian (tuần)

SƠ ĐỒ GANTT DÙNG CHO KIỂM SOÁT

SƠ ĐỒ GANTT

 Dễ xây dựng

 Dễ nhận biết công tác, thời gian thực hiện công tác

 Thấy tổng thời gian thực hiện các công tác

 Không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác

 Không thể hiện quy trình công nghệ

 Chỉ phù hợp với dự án quy mô nhỏ, đơn giản

VD: SƠ Đồ GANTT TRONG MS

PHƯƠNG PHÁP CPM

B

D

2

B A

CÁC DẠNG CÔNG TÁC TRONG SƠ ĐỒ AOA

NGUYÊN TẮC LẬP SƠ ĐỒ AOA

kiện kết thúc chỉ có công tác đến

phát và sự kiện kết thúc

tác và quan hệ kỹ thuật giữa chúng

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

 Theo chiều xuôi

 Theo chiều ngược

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

Thời gian dự trữ an toàn

Thời gian dự trữ tự do

EOi LOi EOj LOj

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

i j

ij ij

ij LS ES LO EO t TF

S ( 1 )      

ij i

j

ij LO LO t

S ( 2 )   

ij i

j

ij EO EO t

S ( 3 )   

t LO

EO

S ( 4 )   

ij ij

TF  

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ AON

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

PHƯƠNG PHÁP PERT

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện tốt nhất

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện xấu nhất

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện bình

PHÂN PHỐI BETA

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

 Vẽ sơ đồ mạng

 Tính tij và σij2 của mỗi công tác

 Dùng phương pháp CPM với tij = te để xác định công tác

găng và đường găng

 Xác định khả năng hoàn thành dự án trong thời gian mong

muốn

 S – thời gian tối thiểu để hoàn thành dự án trong điều kiện trung bình

 D – thời gian hoàn thành dự án mong muốn

 σ 2 – phương sai của tất cả công tác găng

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

 Thời gian hoàn thành dự án

 Xác suất hoàn thành dự án trong thời gian cho sẵn

 Đường găng và các công tác găng Nếu bất kỳ công tác

găng nào bị kéo dài, thì tổng thời gian hoàn thành dự án

cũng bị kéo dài

 Các công tác không găng và thời gian dự trữ tương ứng

Nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên

của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án

 Biết được tiến độ thực hiện chi tiết về thời gian bắt đầu và

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

 Bố trí thực hiện các công tác song song thay vì nối tiếp

 Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng giờ lao

động, tăng công suất máy…

 Thay đổi biện pháp kỹ thuật

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

(TT)

1. Tìm đường găng chuẩn và các công tác găng

2. Tính chi phí rút ngắn trong một đơn vị thời gian cho tất cả

các công tác trên sơ đồ mạng

CP rút ngắn – CP chuẩn

CP rút ngắn đơn vị = Tgian chuẩn – Tgian rút ngắn

3. Lựa chọn các công tác trên đường găng mà chi phí rút

ngắn trong một đơn vị thời gian là nhỏ nhất Cắt giảm thời gian thực hiện công tác này theo yêu cầu và trong phạm

vi tối đa cho phép

4. Kiểm tra lại đường găng:

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

(TT)

1. Xác định đường găng và các công tác găng

2. Tính chi phí kéo dài trong một thời đoạn của tất cả các

công tác

3. Trước tiên kéo dài thời gian của các công tác không nằm

trên đường găng với chi phí kéo dài lớn nhất

4. Kiểm tra lại đường găng

1 Nếu đường găng cũ còn tồn tại: lặp lại bước 3

2 Nếu xuất hiện đường găng mới thì kéo dài các công tác trên

đường găng nào có chi phí lớn nhất và lặp lại bước 3

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

 Khối lượng nguồn lực

lực của các công tác trong dự án ở mỗi thời đoạn thực

hiện dự án

sử dụng nguồn lực của công ty

dựa trên những định mức sẵn có hoặc dựa trên kinh

ĐIỀU HÒA KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC

RÀNG BUỘC LIÊN QUAN ĐẾN NGUỒN LỰC

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)

 Cân bằng nguồn lực

sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau suốt

quá trình thực hiện dự án

 Việc cân bằng được thực hiện bằng cách dịch chuyển các

công tác trong thời gian dự trữ cho phép của chúng

 Giảm độ dao động trong việc huy động các nguồn lực

 Việc sử dụng nguồn lực đều đặn có thể dẫn đến CP thấp hơn

 Việc triển khai dự án ổn định hơn

 Giảm bớt công sức/ nỗ lực quản lý

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)

 Các bước thực hiện

 Từ sơ đồ mạng chuyển sang sơ đồ thanh ngang theo

phương thức triển khai sớm

 Vẽ sơ đồ khối lượng mỗi nguồn lực

 Chọn nguồn lực dao động nhiều nhất Dịch chuyển các

công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ

của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt

dự án

 Vẽ lại sơ đồ khối lượng cho tất cả các nguồn lực Chọn

nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên