Bài giảng quản lý dự án chương 4 ths trần linh đăng

Đo lường và phân tích kết quả Là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực hiện các công việc dự án theo lịch trình đãđịnh sẵn về các mặt thời gian, chất lượng,chi phí..  Nội dung: phân tí

Trang 1

KIỂM SOÁT &

QUẢN TRỊ RỦI RO

Trang 2

NỘI DUNG

1 Tổng quan về kiểm soát dự án

2 Quy trình kiểm soát dự án

3 Nội dung kiểm soát dự án

4 Rủi ro & quản trị rủi ro dự án

5 Hợp đồng & quản trị hợp đồng dự án

Trang 3

a Khái niệm

 Là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh

việc thực hiện nhằm đảm bảo cho mục tiêu,

kế hoạch của dự án được hoàn thành cóhiệu quả

 Việc kiểm soát không chỉ phát hiện những

sai sót, ách tắc mà còn tìm kiếm những cơhội để đẩy nhanh dự án

Trang 4

b Hệ thống kiểm soát dự án

Trang 5

c Quá trình kiểm soát dự án

 Bao gồm 3 giai đoạn:

– Theo dõi: Thu thập và ghi chép các dữ

liệu thực tế để so sánh quá trình thựchiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch

– Phân tích: đánh giá tình trạng của các

công việc và so sánh các kết quả đạtđược với kế hoạch, xác định cácnguyên nhân và hướng tác động

Trang 6

– Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện

các hoạt động, công việc phù hợp với

kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sailệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ cácsai lệch tích cực

Trang 7

Trang 8

d Nội dung kiểm soát dự án

Trang 9

 Kiểm soát những thay đổi trong dự án

 Kiểm soát các báo cáo tiến trình gồm các

báo cáo về công việc đã thực hiện, dự báokết quả hiện có

Trang 10

những thay đổi về qui mô, phạm vi dự án

và nội dung các công việc dự án

 Kiểm soát tiến độ

 Kiểm soát rủi ro

Trang 11

 Kiểm soát chi phí, theo dõi những thay đổi

ngân sách dự án

 Kiểm soát chất lượng bằng cách theo dõi

các kết quả cụ thể của dự án để xác địnhxem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt rahay không qua đó có các biện pháp khắcphục hoặc ngăn ngừa, giảm thiểu vấn đềkhông đạt chất lượng

Trang 12

a Theo dõi các công việc dự án

 Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập

thông tin, thống kê, phân tích và lập báocáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực

tế so sánh với kế hoạch

 Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám

sát dự án

Trang 13

i Phương pháp theo dõi đơn giản 0 – 100

vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thànhcác công việc Phương pháp này chỉ có

2 mức là 0% và 100%

ii Phương pháp theo dõi chi tiết: đánh giáchính xác hơn bằng các mức độ tỷ lệ %như 50% hoặc 70%

Trang 14

iii Phương pháp mốc thời gian được sửdụng trong công việc có thời gian thựchiện dài Công việc được chia thành cáckhoảng thời gian nhất định, mỗi mốcthời gian hoàn thành công việc nhấtđịnh như 20%, 40%, 70%

Trang 15

b Đo lường và phân tích kết quả

 Là việc xem xét và ghi nhận kết quả thực

hiện các công việc dự án theo lịch trình đãđịnh sẵn về các mặt thời gian, chất lượng,chi phí

Trang 16

 Cần phân biệt 2 loại công việc:

– Các công việc có thể đo lường được là

các công việc có thể xác định mức độhoàn thành ở các mức khác nhau tươngứng với kết quả vật chất cụ thể, phù hợpvới biểu đồ thực hiện công việc

– Các công việc không thể đo lường là các

công việc không thể phân chia thành cácmức hoàn thành hoặc mốc thời gian

Trang 17

 Lập báo cáo tiến độ: là việc thu thập và

trình bày bằng văn bản các dữ liệu thực tế

về tình hình thực hiện dự án

 Báo cáo cần được cập nhật thường xuyên

bởi những nhà quản trị cấp dưới để báocáo nhà quản trị cấp cao hơn

Trang 18

 Phân tích kết quả: Là so sánh kết quả đạt

được so với kế hoạch nhằm phát hiện cácsai lệch, phân tích xu hướng các sai lệch

để có phản ứng kịp thời nhằm ngăn ngừa

và giảm thiểu tác hại của chúng

 Nội dung: phân tích về tiến độ thời gian, chi

phí, chất lượng và các thay đổi trong thiếtkế… làm căn cứ đưa ra các điều chỉnhtrong quá trình giám sát dự án

Trang 19

c Điều chỉnh trong quá trình thực hiện

 Sau khi xác định các sai biệt, nhà quản trị

dự án cần phải đưa ra các giải pháp điềuchỉnh tương ứng, kịp thời

Trang 20

Các phương án hành động nhằm điều chỉnh dự án khi có sai biệt:

 Tìm cơ hội giải quyết bằng cách xem xét

khả năng liên quan đến việc nâng cao hiệuquả công việc nhờ công nghệ mới hoặc cácquyết định mang tính tổ chức

Trang 21

 Xem xét lại chi phí: đây là phương pháp

được thực hiện khi cần phải tăng khốilượng công việc và điều phối thêm nguồnlực để đảm bảo tiến độ về thời gian

 Xem xét lại thời hạn: là phương pháp đồng

nghĩa với việc thời hạn hoàn thành côngviệc bị đẩy lùi trong trường hợp có nhữnghạn chế về chi phí

Trang 22

 Xem xét lại quy mô/nội dung các công việc

dự án: được thực hiện khi quy mô dự án cóthể thay đổi theo hướng thu nhỏ và chỉ mộtphần trong các kết quả đã hoạch định sẽđược hoàn thành Vấn đề này không liênquan tới chất lượng của dự án

Trang 23

 Dừng dự án: là quyết định khó khăn nhưng

cũng phải đưa ra trong những hoàn cảnhchi phí vượt quá giới hạn hoặc không đạtđược các tiêu chí về kỹ thuật và mục tiêuban đầu

Trang 24

a Kiểm soát tiến độ thời gian

 Để kiểm soát tiến độ thời gian, cần cập

nhật các thông tin thực tế để lập nhữngbiểu đồ thể hiện tiến độ dự án qua đó cóthể đánh giá được tình hình thực hiện côngviệc gồm thời điểm khởi công, thời điểmhoàn thành, thời gian thực hiện, thời giancòn lại…

Trang 25

 Đó là cơ sở để điều chỉnh, xáo trộn kế

hoạch để dẫn đến sự thay đổi trong ngàytháng của công việc theo kế hoạch lúc bắtđầu với mục tiêu sao cho đạt kết quả tốtnhất trong điều kiện thực tế (kế hoạch lúcđầu đặt ra trong điều kiện giả định)

 Người ta xây dựng biểu đồ để theo dõi kế

hoạch và tiến độ thực hiện của công việc

Trang 26

Nét nhỏ thể hiện kế hoạch ban đầu

Nét đậm là thực tế thực hiện

Nét đậm đứt là công việc đang thực hiện.

Số liệu trong ngoặc ()

là cho biết thời gia n bắt đầu/kết thúc sớm hay trễ so với dự kiến

Trang 27

b Kiểm soát chi phí

Là phương pháp để theo dõi những chi phítrong quá trình thực hiện dự án bao gồm:

– Kiểm soát chi phí tích lũy

– Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

Trang 28

 Kiểm soát chi phí tích lũy: là so sánh chi phí

thực tế với ngân sách kế hoạch Khi pháthiện chi phí đã vượt quá kế hoạch thì tìmbiện pháp khắc phục

Khi lập dự án người ta thường cho mộtbiên độ để theo dõi và ngăn ngừa cáckhoản vượt ngân sách hoặc chậm tiến độ

Trang 29

 Kiểm soát chi phí tích lũy

Trang 30

 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ: là ngân sách

được vẽ cho hoạt động dự án ở thời điểmxác định

Trang 31

 Kiểm soát chi phí theo thời kỳ

Trang 32

c Kiểm soát chất lượng và các thay đổi

Trang 33

thiết kế

 Kiểm soát chất lượng đồng bộ là chìa khóa

quyết định thành công của dự án, đượcthực hiện trong mối liên hệ chặt chẽ vớikiểm soát thiết kế

Trang 34

thiết kế

 Kiểm soát thiết kế:

– Hỗ trợ cho nhà quản trị dự án trong việcđánh giá và kiểm soát những thay đổi vềcông nghệ, kỹ thuật được đề xuất

– Đảm bảo sự toàn vẹn của bản thiết kế vàcác công tác lập tài liệu kỹ thuật, hỗ trợsản xuất, hoạt động và bảo dưỡng cho

hệ thống/sản phẩm của dự án

Trang 35

d Tích hợp việc kiểm soát (thời gian, chi

phí, chất lượng, thay đổi)

 Hệ thống kiểm soát có hiệu quả phải đảm

bảo việc kiểm soát về thời gian, chi phí,chất lượng và các thay đổi trong suốt vòngđời của dự án

Trang 36

 Kết hợp kiểm soát thời gian và chi phí là

khối lượng hoàn thành, chi phí kế hoạch sẽđược so sánh với chi phí thực tế để từ đóxác định chi phí chênh lệch

Trang 37

 Kết hợp giữa kiểm soát thời gian/chi phí và

chất lượng đảm bảo rằng chỉ có các côngviệc đã đảm bảo chất lượng mới đượccông nhận là khối lượng hoàn thành và làmcăn cứ để thanh toán

Trang 38

 Kết hợp giữa kiểm soát chất lượng và kiểm

soát thay đổi đảm bảo hoạt động kiểm soátchất lượng được dựa trên thiết kế mới nhấtbao gồm thiết kế cơ sở và thiết kế thay đổi

đã được phê duyệt

Trang 39

 Kết hợp tất cả các khía cạnh trên cho nhà

quản trị dự án một bức tranh toàn cảnh về

hệ thống/sản phẩm dự án có chỉ rõ các yêucầu thay đổi kỹ thuật được đánh giá dựatrên những ảnh hưởng của chúng đến chiphí, tiến độ thời gian và kết quả thực hiệncuối cùng

Trang 40

 Các hệ thống kiểm soát này hoạt động suốt

trong vòng đời của dự án nhằm phát hiệnnhững sai sót để kịp thời điều chỉnh

Trang 41

4 Rủi ro và quản trị rủi ro dự án

a Khái niệm rủi ro

 Là những sự kiện bất ngờ, điều không chắc

chắn xảy ra ngoài dự kiến và có thể manglại những cơ hội hoặc những thiệt hại

Rủi ro = Xác suất xuất hiện x Mức độ tácđộng

 Trong phần này chúng ta xem xét những rủi

ro có thể mang lại những ảnh hưởng xấutới mục tiêu của dự án

Trang 42

b Phân loại rủi ro

 Theo môi trường tác động

Môi trường bên trong:

– Môi trường hoạt động dự án

– Nhận thức của con người

Trang 43

 Theo môi trường tác động

Môi trường bên ngoài:

– Môi trường thiên nhiên

– Môi trường văn hóa, xã hội

– Môi trường chính trị, luật pháp

– Môi trường kinh tế

– Môi trường công nghệ thông tin

Trang 44

 Phân loại theo đối tượng rủi ro

– Rủi ro về tài sản: tài sản hư hao, haomòn vô hình, hữu hình

– Rủi ro về nhân lực

– Rủi ro về trách nhiệm pháp lý

Trang 45

 Phân loại rủi ro theo lĩnh vực hoạt động

như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đờisống Rủi ro bao gồm rủi ro trong côngnghiệp, nông nghiệp, kinh doanh thươngmại, rủi ro trong hoạt động ngoại thương,kinh doanh ngân hàng, du lịch, rủi ro tronggiao thông vận tải…

Trang 46

 Phân loại theo bản chất rủi ro

– Rủi ro thuần túy: như hỏa hoạn, mất cắp,

tai nạn lao động…

– Rủi ro suy tính: là rủi ro đầu cơ và khi nó

xảy ra có thể dẫn tới kết quả được mất,

do ảnh hưởng của những nguyên nhânrất khó dự đoán

Trang 47

 Phân loại theo khả năng lượng hóa

– Rủi ro có thể tính toán được: là rủi ro cóthể tính được xác suất xảy ra và mức độtác động nhất định

– Rủi ro không thể tính toán được: là rủi ro

mà xác suất và mức độ tác động quá bấtthường và rất khó dự đoán

Trang 48

 Phân loại theo khả năng bảo hiểm

– Rủi ro có thể bảo hiểm: là loại rủi ro mà

người ta có thể giảm nhẹ bằng cách muabảo hiểm trước

– Rủi ro không thể bảo hiểm: là những rủi

ro về đầu cơ như những phương án đầu

tư vào thị trường chứng khoán hoặc bấtđộng sản

Trang 49

 Rủi ro hệ thống và rủi ro không hệ thống

– Rủi ro hệ thống: như khủng hoảng thị

trường, suy thoái kinh tế trong khu vựcxuất hiện gây ảnh hưởng đến mọi dự ántrong xã hội

– Rủi ro không hệ thống: các rủi ro chỉ xảy

ra đối với mỗi dự án cụ thể, mang tínhcạnh tranh hoặc quản lý không hiệu quả

Trang 50

 Ngoài ra chúng ta có thể phân theo:

– Các bên liên quan của dự án: chủ đầu

tư, người thực hiện dự án,…

– Các giai đoạn dự án: giai đoạn chuẩn bị,thực hiện, kết thúc dự án

– Đối tượng tác động: thời gian, chi phí,chất lượng dự án…

Trang 51

c Quản trị rủi ro dự án

 Là việc xác định, phân tích, đề ra các biện

pháp kiểm soát và khống chế các sự kiện,tình huống ảnh hưởng đến các mục tiêu đặtra

 Mục tiêu xuyên suốt trong các giai đoạn dự

án chính là hiệu quả dự án, gồm hiệu quảtài chính và kinh tế xã hội

Trang 52

d Quá trình quản trị rủi ro dự án

Lập kế hoạch

quản trị rủi ro

Kiểm soát, điều chỉnh rủi ro

Lập kế hoạch đối phó rủi ro

Phân tích định lượng rủi ro

Xác định rủi ro

Phân tích định tính rủi ro

Trang 53

 Bước 1: Lập kế hoạch quản trị rủi ro dự án

– Là một bước đặc biệt quan trọng, quyếtđịnh sự thành công của những bước cònlại trong quá trình quản trị rủi ro

– Kế hoạch quản trị rủi ro đưa ra nguyêntắc đánh giá rủi ro trong suốt dự án

– Đề ra các ngưỡng chấp nhận rủi ro củacác bên liên quan, kinh phí và thời gian

Trang 54

Trang 55

 Bước 3: Phân tích định tính rủi ro

– Từ danh mục các rủi ro (bước 2) có thểxảy ra, chúng ta cần tiến hành phân tíchđịnh tính để đánh giá khả năng xuất hiệnrủi ro cũng như mức độ tác động đếnmục tiêu của dự án

– Việc đánh giá này mang tính mô tả, căn

cứ vào kinh nghiệm, khả năng của các

Trang 56

 Bước 4: Phân tích định lượng rủi ro

– Nhằm tính toán xác suất xuất hiện rủi ro

và mức độ tác động của nó tới mục tiêu

dự án bằng các con số cụ thể

phương pháp phân tích độ nhạy, xácsuất, cây quyết định, mô hình MonteCarlo

Trang 57

 Bước 5: Lập kế hoạch đối phó

– Đây là quá trình lựa chọn và đề xuất cáchoạt động nhằm tận dụng cơ hội và giảmbớt hiểm họa của rủi ro đối với dự án

– Căn cứ vào danh mục rủi ro (bước 2) vàmức độ nghiêm trọng của rủi ro (bước 3

& 4), kế hoạch đối phó với rủi ro sẽ đềxuất chiến lược né tránh, giảm thiểu và

Trang 58

 Bước 6: Kiểm soát và điều chỉnh rủi ro

– Đây là quá trình duy trì việc kiểm soát rủi

ro đã được xác định, phân tích lại các rủi

ro đã xảy ra, điều tiết các hành độngtrong kế hoạch dự phòng

– Trong trường hợp rủi ro xảy ra mà thực

tế không nằm trong danh mục rủi ro đãđược xác định từ trước hoặc khác biệt

so với phân tích ban đầu thì cần đánhgiá lại các rủi ro đó để đưa ra các biện

Trang 59

 Tất cả các bước trong quá trình quản trị rủi

ro đều được thực hiện trong suốt vòng đời

dự án.

 Đây là quá trình lặp và khép kín Chúng ta

phải cập nhật danh mục rủi ro, phải liên tục phân tích, đề ra kế hoạch đối phó và kiểm soát rủi ro.

Định dạng
Số trang	68
Dung lượng	319,11 KB