Bài giảng Quản lý dự án Chương 4

 Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí  Ba loại ước tính chi phí cơ bản:  Độ lớn thô –ước lượng t

Quản lý chi phí

Chương IV

Nội dung

1 Các khái niệm Quản lý chi phí

2 Ước lượng chi phí (Cost estimating)

3 Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)

4 Kiểm soát chi phí (Cost control)

1 Các khái niệm Quản lý Chi phí

 Chi phí là tài nguyên được tiêu tốn hay được dự trù

trước để đạt được một mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi cái gì đó Chi phí thường được đo bằng đơn vị

tiền tệ

 Quản lý chi phí dự án bao gồm những quy

trìnhnhằm đảm bảo cho dự án được hoàn tất trong

sự cho phép của ngân sách

Qui trình quản lý chi phí

về các nguồn tài nguyên để hoàn tất một dự án

toàn bộ chi phí ước tính vào từng hạng mục công

việc để thiết lập một cơ sở cho việc đo lường việc

thực hiện

đổi chi phí cho dự án

 Phân tích luồng tiền mặt (Cash flow analysis): xác

định chi phí và thu nhập hằng năm

 Các loại chi phí: Chi phí có thể là hữu hình hoặc vô

hình, trực tiếp hay gián tiếp

 Chi phí đã dùng (Sunk cost) không phải là tiêu

chuẩn cho lưa chọn dự án

Phân tích luồng tiền mặt

 Cash flow analysis

 Là phương pháp để xác định chi phí và thu nhập

ước tính hàng năm của 1 dự án và cho kết quả là

bảng luồng tiền mặt hàng năm (Annual cash flow)

Chi phí/lợi nhuận hữu hình

 Tangible cost /benefit (chi phí /lợi nhuận hữu hình):

là các chi phí /lợi nhuận mà 1 công ty có thể dễ dàng tính được bằng đô la

 Ví dụ: nếu 1 công ty để nghiên cứu tính khả thi của dự

án nào đó mất 100.000 usd Nếu chính phủ ước tính là phải mất 150.000 usd để tự thực hiện nghiên cứu này Nếu nghiên cứu này được giao cho công ty thì chính

phủ sẽ lợi được 50.000 usd.

Chi phí /lợi nhuận vô hình

 Intangible cost /benefit

 Là các chi phí /lợi nhuận khó có thể tính được bằng

tiền

 Ví dụ: 1 vài người trong công ty sử dụng máy tính

của công ty trong giờ nghỉ để nghiên cứu 1 vài vấn

đề có liên quan đến dự án chỉ có thể xem là chi phí

vô hình Thiện chí, uy tín, các tuyên bố chung để cảithiện hiệu quả làm việc không thể tính cụ thể được

đó là lợi nhuận vô hình

Chi phí trực tiếp

 Direct cost

 Là các chi phí có thể liên quan trực tiếp đến việc tạo

ra các sản phẩm và dịch vụ của dự án Kiểm soát

được Các chi phí này dễ kiểm soát

 Ví dụ: lương của người tham gia dự án, chi phí phần

cứng và phần mềm được đặt mua dành cho dự án là

các chi phí trực tiếp.

Chi phí gián tiếp

 Indirect cost (chi phí gián tiếp): là chi phí không

liên quan trực tiếp đến sản phẩm hay dịch vụ của dự

án nhưng có liên quan gián tiếp đến việc thực thi dự

án Chi phí này khó kiểm soát

 Ví dụ: chi phí điện, khăn giấy cho cả tòa nhà lớn có

hàng ngàn nhân viên làm việc cho nhiều dự án khác nhau là chi phí gián tiếp

Chi phí đã dùng

 Sunk cost

 Là chi phí đã được chi dùng trong quá khứ (giống

như con tàu bị chìm không bao giờ có thể quay về

được)

 Ví dụ: công ty đã tiêu tốn 1 triệu USD vào dự án hệ

thống thông tin toàn cầu trong 3 năm qua nhưng chưa

bao giờ tạo ra được 1 kết quả nào Hiện tại công ty

đang xem xét dự án gì nên đầu tư vào năm kế tiếp, nếu

có 1 ai đó đề nghị nên tiếp tục đầu tư vào dự án này vì

đã tốn cho dự án này $1 triệu Người này đã sai lầm vì

đã dùng sunk cost như thừa số chính để chọn lựa dự

án

Quỹ dự trữ

 Reserve

 Quỹ dự trữ là số tiền được tính gộp vào ước tính chi

phí để giảm bớt rủi ro chi phí khi gặp khó khăn trong tương lai mà không dự đoán chắc chắn trước được

 Quỹ dự trữ bất trắc (contingency reserve): được đưa

vào chi phí cơ bản

 Dành 20% doanh thu dành chi phí tuyển dụng và đào

tạo nhân viên IT nhằm đáp ứng yêu cầu mới.

 Quỹ dự trữ quản lý (management reserve)

 PM ốm trong 2 tuần, hay nhà cung cấp quan trọng

không làm ăn với tổ chức nữa.

2 Ước lượng chi phí (Cost estimating)

 Liên quan đến việc tính xấp xỉ hay ước tính chi phí

tài nguyên cần thiết để hoàn tất dự án

 Output của quy trình là các ước tính chi phí hoạt

động, các thay đổi yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý chi phí

 Ba loại ước tính chi phí cơ bản:

 Độ lớn thô –ước lượng thô (ROM - rough order of

magnitude)

 Ước lượng ngân sách (Budgetary estimate)

 Ước lượng xác định (Definitive estimate)

Ba loại ước tính

Độ lớn thô

 Dùng để ước tính cho những gì mà dự án sẽ phải chi

phí cho nó

 Loại ước tính này được thực hiện ngay từ đầu dự

án, thậm chí ngay trước khi dự án được bắt đầu

chính thức

 PM và các lãnh đạo cấp cao dùng ước tính này để

chọn lựa dự án

 Khung thời gian cho loại ước tính này thường là từ

ba hay nhiều năm hơn trước khi hoàn tất dự án

 Độ chính xác là từ -25% đến +75%  chi phí thực

của dự án có thể là thấp hơn 25% hay cao hơn 75% ROM

Ước tính ngân sách

 Được dùng để phân phối tiền theo ngân sách của tổ

chức

 Nhiều tổ chức dự kiến ngân sách ít nhất là 2 năm

trong tương lai

 Ước tính này được làm 1 hay 2 năm trước khi hoàn

tất dự án

 Độ chính xác là từ -10% đến +25%

Ước tính cuối

 Cung cấp một ước tính chính xác chi phí của dự án

 Loại ước tính này được dùng để ra các quyết định

đặt mua hàng

 Dự án liên quan đến việc mua 1000 máy tính từ nhà

cung cấp bên ngoài trong 3 tháng tới, cần phải có 1

ước tính xác định giúp đánh giá bảng kế hoạch của các nhà cung cấp và cách trả tiền cho nhà cung cấp được

Hỗ trợ ước tính

 Các quy luật và giả thiết cơ bản được dùng để tạo

ước tính

 Mô tả dự án (Phát biểu phạm vi, WBS, )

 Các công cụ và kỹ thuật được dùng để ước tính

Công cụ và kỹ thuật ước tính

 Ước tính tương tự (Analogous estimate )

 Ước tính từ trên xuống dưới (Top-down estimate)

 Ước tính từ dưới lên trên (Bottom up estimate)

 Mô hình hóa tham số (Parametric modeling)

 Mô hình chi phí xây dựng (Cocomo – Constructive

cost model)

Ước tính tương tự

 Sử dụng con số chi phí thực sự của một dự án đã thực

hiện trước đây mà tương tự như dự án cần ước lượng,

và coi con số đó như lời góp ý của chuyên gia.

 Phương pháp này thì kết quả ước lượng thường thấp

hơn những phương pháp khác và độ chính xác cũng kém hơn.

 Tuy nhiên, nó có độ tin tưởng và thuyết phục hơn khi ta

chia dự án ra từng phần và so sánh những phần đó với

dự án tương tự, sau đó tăng thêm hay giảm đi.

 Phương pháp này không hiệu quả, nếu phải ước lượng

những phần mềm, công nghệ, thiết bị mới.

Ước tính từ trên xuống dưới

 Sử dụng các chi phí thực của một dự án tương tự

trước đó để ước tính cho chi phí của dự án hiện tại

 Kỹ thuật này đòi hỏi việc đánh giá của chuyên gia và

ít tốn kém hơn nhưng cũng ít chính xác hơn các kỹ

thuật khác

Ước tính từ dưới lên trên

 Liên quan đến việc ước tính các nhiệm vụ hay hoạt

động riêng lẻ, rồi tính tổng lại để có chi phí toàn bộ

 Nhờ tính từng nhiệm vụ riêng lẻ và kinh nghiệm của

các người đánh giá sẽ dẫn đến việc ước tính chính

xác hơn

 Nếu có sẵn WBS, PM có thể phân công cho mỗi

người phụ trách ước tính chi phí cho công việc được theo dõi của họ PM sẽ cộng các chi phí này lại để

tạo ra ước tính chi phí ở mức cao hơn trong WBS và cuối cùng cho cả dự án

 Nhược điểm: thường tốn nhiều thời gian

Mô hình hóa tham số…

 Sử dụng các đặc tính của dự án trong mô hình toán

học để ước tính chi phí cho dự án

 Mô hình này có thể ước tính chi phí đối với các dự

án phát triển phần mềm dựa vào các yếu tố như:

ngôn ngữ lập trình dùng trong dự án, trình độ chuyên nghiệp của người lập trình, kích cỡ và độ phức tạp

của dữ liệu có liên quan,…

 Mô hình tham số có thể có độ tin cậy cao nhất khi

thông tin được dùng để tạo mô hình là chính xác,

các tham số có thể định lượng dễ dàng, và mô hình

dễ thích ứng với các kích cỡ khác nhau của dự án

…Mô hình hóa tham số

 Ví dụ: năm 1980, các kỹ sư của liên doanh McDonnell

Douglas đã xây dựng mô hình để ước tính chi phí cho

1 máy bay bằng cách dựa vào số liệu cũ trong CSDL

của họ Mô hình bao gồm các thông số sau: loại máy

bay, nó bay nhanh thế nào, số lượng máy bay được

chế tạo, thời lượng để chế tạo, … Trái ngược với mô

hình phức tạp này, một số mô hình tham số khác liên

quan đến kinh nghiệm.

 Các mô hình tham số phức tạp thường được máy

tính hóa

 Mô hình tham số thông dụng là mô hình COCOMO

Mô hình chi phí xây dựng

 Constructive Cost model (COCOMO)

 Được dùng để ước tính chi phí cho các dự án phát

triển phần mềm dựa vào các thông số như các dòng

mã nguồn (Source Line Of Code - SLOC) hay điểm

chức năng (function point)

 SLOC là số dòng mã do con người viết

Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí

1 Nhiều ước tính quá vội và quá sớm khi chưa hiểu rõ

hệ thống, nhất là với những hệ thống quá lớn

 Nên tạo ước tính ROM và ngân sách trước, và tạo các

ước tính tiếp theo trong mỗi giai đoạn, ước tính sau sẽ chính xác hơn.

2 Những người thực hiện ước tính chi phí không có

nhiều kinh nghiệm Do đó ước tính không chính xác

và đủ tin cậy

 Tổ chức nên lưu trữ lại thông tin của các dự án đáng

tin trước,kèm theo cả các ước tính Cho phép các

nhân viên IT học tập về việc ước tính chi phí

Bốn vấn đề lớn với việc ước tính chi phí

3 Con người thường có thành kiến dẫn đến việc ước

tính không chính xác

 Nên xem lại kiểm tra bảng ước tính và đặt 1 số câu hỏi

để chắc chắn là việc ước tính không bị chủ quan thành kiến

4 Người lãnh đạo có thể đòi hỏi bảng ước tính nhưng

thực chất họ mong muốn 1 con số thấp hơn để giúp

họ thắng thầu hay nhận được ngân quỹ nội bộ

 PM nên xây dựng các ước tính chi phí và thời gian

chính xác và sử dụng kỹ năng lãnh đạo và thương

thuyết để bảo vệ các ước tính này

3 Lập ngân sách chi phí (Cost budgeting)

 Liên quan đến việc phân phối ước tính chi phí tổng

thể cho các nhiệm vụ riêng lẻ để thiết lập dự trù

(baseline) giúp đo lường việc thực thi

 Output của quy trình này là dự trù chi phí (cost

baseline), các yêu cầu tài chính cho dự án, các thay

đổi theo yêu cầu, các sửa đổi vào bảng kế hoạch

quản lý chi phí

Lập kế hoạch ngân sách

 Lập kế hoạch cho ngân sách phụ thuộc vào bản chất

của dự án và tổ chức

 Một số câu hỏi cần cân nhắc:

 Các khó khăn nào sẽ gặp khi thực hiện các công việc

Dự trù Chi phí

Ước tính ngân sách

4 Kiểm soát chi phí (Cost control)

 Liên quan đến việc kiểm soát những thay đổi vào

ngân sách dự án

 Output chính của quy trình này là các đo lường thực

thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các

thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được

đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự

án, ước tính chi phí, dự trù chi phí, kho tư liệu của tổ chức

Kiểm soát - Điều chỉnh Chi phí

 Giám sát hoạt động chi phí

 Bảo đảm các thay đổi là hợp lý và đều được ghi

nhận

 Thông báo những thay đổi đến những người có thẩm

quyền

 Output chính của quy trình này là các đo lường thực

thi, thông tin hoàn thành được dự đoán trước, các

thay đổi được yêu cầu, các hành động sửa sai được

đề nghị, các sửa đổi vào bảng kế hoạch quản lý dự

án, ước tính chi phí, chi phí cơ sở, kho tư liệu của tổ chức

Quản lý giá trị thu được

 EMV (Earned value management)

 EVM là một kỹ thuật đo lường sự thực hiện dự án

thông qua tích hợp các dữ liệu về phạm vi, thời gian,

và chi phí

 Đưa ra mốc chi phí (Cost Base line) (dự tính ban đầu

cộng với sự thay đổi cho phép), người quản lý cần

phải xác định cách tốt nhất mà dự án đạt được mục

tiêu

 Cần phải có thông tin định kỳ để sử dụng EVM

Thuật ngữ trong EMV…

 Giá trị trù tính (PV=Planned Value), còn gọi là chi phí

ngân sách cho công việc đã định (BCWS=Bugedted Cost

of Work Scheduled), cũng là ngân sách dự trù cho tổng

chi phí sẽ chi tiêu cho một công việc trong suốt một giai

đoạn định trước.

 Chi phí thực sự (AC=Actual Cost), còn gọi là chi phí

thực sự của công việc được thực hiện (ACWP= Actual

Cost of Work Performed), là tổng cộng các chi phí trực

tiếp hay gián tiếp trong việc hoàn tất công việc trong một giai đoạn định trước.

 Giá trị thu được (EV= Earned Value), còn gọi là chi phí

ngân sách cho công việc (BCWP= Budgeted Cost of

Work), là dự trù giá trị của công việc thật sự hoàn thành.

…Thuật ngữ trong EMV

 Giá trị kế hoạch (PV - Planned value): Nó là 1

phần của tổng chi phí ước tính đã phê duyệt theo kế hoạch được dùng cho 1 hoạt động trong khoảng thời gian nào đó

 Ví dụ: giả sử có hoạt động chính là đặt mua và cài đặt

1 web server mới, theo kế hoạch phải mất 1 tuần và

tổng chi phí là 10,000 usd

 Giá trị thực (AC - Actual cost): là tổng chi phí trực

tiếp và gián tiếp để hoàn thành công việc của 1 hoạt động trong khoảng thời gian nào đó

 Ví dụ: thực tế phải mất 2 tuần và chi phí $20,000 để đặt

EV

Ví dụ

 CPI là tỷ số giữa giá trị thu được và chi phí thật sự.

Nếu bằng 1 thì phù hợp, <1 vượt ngân sách

 SPI là tỷ số thực hiện theo lịch Nếu bằng >1 thì

hoàn thành trước lịch và <1 ngược lại

Câu hỏi