Bài giảng Quản lý dự án: Chương 4 - Nguyễn Thị Trang

Bài giảng Quản lý dự án - Chương 4: Hoạch định và lập tiến độ dự án cung cấp đến người học các kiến thức hoạch định dự án; công cụ hoạch định và lập tiến độ; điều chỉnh tiến độ dự án; điều hòa nguồn lực.

CHƯƠNG 4 HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

1 Hoạch định dự án

Công cụ hoạch định và lập tiến độ

GIỚI THIỆU VỀ HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 HOẠCH ĐỊNH

của các sự kiện có thể xảy ra

 nỗ lực kiểm soát bản chất/ xu hướng của sự thay đổi

 quyết định hành động để đạt kết quả/mục tiêu mong muốn

 HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

môi trường đã được dự báo để hoàn thành mục tiêu dự án

HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

 NẾU KHÔNG HOẠCH ĐỊNH?

 NỘI DUNG HOẠCH ĐỊNH:

 Phối hợp và kiểm soát

thời gian/ chi phí

TẠI SAO CẦN HOẠCH ĐỊNH?

 Đảm bảo đạt được mục tiêu

 Đảm bảo trình tự công việc

 Xác định thời gian, chi phí, yêu cầu chất lượng

 Nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực

 Giúp việc kiểm soát và theo dõi

 Tăng cường giao tiếp/ phối hợp

 Khuyến khích, động viên

 Huy động vốn

 Cung cấp dữ liệu

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với nhà thầu

 Biết rõ công việc, tránh thực hiện bừa bãi

 Ngăn ngừa tổn thất về tiền bạc

 Dự báo cung cấp lao động

 Đảm bảo những thông báo đúng được công bố, giao

hàng đúng hạn, đúng nơi, đúng số lượng

 Hỗ trợ việc điều phối thầu phụ

 Xác định rõ các giai đoạn khác nhau trong dự án

 Cung cấp tiêu chuẩn đo lường công việc

Cung cấp thông tin cho việc kiểm soát các hợp đồng

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với khách hàng

 Biết thời gian cần thiết để xây dựng

 Xem xét sự hiệu quả của vốn đầu tư theo tiến triển

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với kiến trúc sư/ kỹ sư

 Dự báo tốc độ tiến triển các hoạt động chính dựa trên

thông tin nhà thầu cung cấp

LỢI ÍCH CỦA VIỆC HOẠCH ĐỊNH

Lợi ích đối với các đối tác liên quan

 Đối tác liên quan: nhà tư vấn, nhà thầu phụ, chuyên

gia, nhà cung cấp, cơ quan địa phương

 Biết những giai đoạn của dự án, khi nào công việc

Ngành công nghiệp hóa dầu

Những dự án thường xuyên thay

đổi thiết kế, đòi hỏi nhà hoạch

định làm việc toàn phần trên

AI LẬP KẾ HOẠCH?

Kế hoạch được thiết lập Mục đích Phạm vi kế

hoạch Phạm vi c.trình Phạm vi t.gian Đơn vị t.gian Mức độ chi tiết

Đại cương

và chi tiết chung

Thiết kế

dự án và xây dựng

Tuần Thấp –

Trung bình

Nhà thầu NV

nhà thầu

Kế hoạch mời thầu

Kế hoạch công việc

Các hoạt động chi tiết

Đánh giá kế hoạch mời thầu

Chương trình xây dựng

Giai đoạn xây dựng Tuần Trung bình

Kỹ thuật NV

nhà thầu

Kế hoạch hợp đồng

Kế hoạch công việc

Nhà thầu

Nhà thầu phụ

NV nhà Kế hoạch nguồn lực

Công việc, hạng mục chính c.trình, NVL…

Chương trình ngắn hạn

6 – 10 tuần Ngày Trung bình – Cao

CÁC BƯỚC HOẠCH ĐỊNH DỰ ÁN

Xác định

mục tiêu

Xác định công việc

Tổ chức

Kế hoạch nguồnlực và tài chính

XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU

 Cụ thể ( S pecific)

 Đo được ( M easurable)

 Phân công được ( A ssignable)

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

 Xác định phạm vi dự án

 Xác định và mô tả mọi hoạt động chính của dự án

 Mô tả kết quả của dự án

 Dự tính thời gian, ngân sách và nguồn lực cần thiết

1.2.0 Công tác B

1.2.1 B11.2.2 B21.2.3 …

yêu cầu kỹ thuật khác một cách hệ thống

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CấU TRÚC PHÂN VIệC (WBS)

 Lợi ích

XÁC ĐỊNH CÔNG VIỆC

CấU TRÚC PHÂN VIệC (WBS)

 Đặc điểm của gói công việc được xác định rõ ràng:

 Có sự kiện bắt đầu và kết thúc

 Bao gồm các công việc có thể quản lý, có thể đo được;

độc lập với các công việc của hoạt động khác

KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH VÀ NGUỒN LỰC

 Các bước thực hiện

LẬP TIẾN ĐỘ

 Các bước thực hiện

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

 Các bước thực hiện

KẾ HOẠCH KIỂM SOÁT

 Một số đối sách cho việc kiểm soát

HOẠCH ĐỊNH NHƯ THẾ NÀO?

 Nội dung

 Có thể hiểu được

 Có thể thay đổi được

VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)

 MỤC ĐÍCH:

khoảng thời gian và ngân sách cho phép

 MỤC TIÊU:

hiện nay có cùng chiều dài

VD: DỰ ÁN XÂY CẦU (1/2)

 MỤC ĐÍCH:

khoảng thời gian và ngân sách cho phép

 MỤC TIÊU:

VD: Dự ÁN XÂY BệNH VIệN TỉNH (1/2)

 MỤC ĐÍCH:

việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong

tỉnh

 MỤC TIÊU:

VD: Dự ÁN XÂY BệNH VIệN TỉNH (1/2)

 MỤC ĐÍCH:

việc chữa bệnh và chăm sóc sức khỏe cho nhân dân trong

D  án  ự hoàn  thành

TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?

 Mục tiêu công ty không rõ ràng ở cấp thấp hơn

 Hoạch định quá nhiều công việc trong thời gian quá

ngắn

 Ước tính tài chính không đủ

 Dữ liệu không đầy đủ

 Tiến trình không hệ thống

 Hoạch định được thực hiện bởi những nhóm hoạch

định

 Không ai biết mục tiêu cuối cùng

 Không ai biết yêu cầu về nhân sự

TẠI SAO HOẠCH ĐỊNH THẤT BẠI?

 Không đủ thời gian cho những đánh giá thích hợp

 Không quan tâm đến nguồn lực sẵn có với những kỹ

năng cần thiết

 Làm việc không hướng tới cùng 1 đặc tính kỹ thuật

 Thay đổi thời gian thực hiện công tác, không quan

tâm đến tiến độ chung

CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH & LẬP TIẾN ĐỘ

Không

CÔNG CỤ HOẠCH ĐỊNH VÀ LẬP TIẾN ĐỘ

 Việc lựa chọn công cụ hoạch định ảnh hưởng bởi:

THÔNG TIN ĐẦU VÀO/ ĐẦU RA

SƠ ĐỒ THANH NGANG

 Được xây dựng bởi Henry L Gantt (1915)

 Công tác được biểu diễn trên trục tung

 Thời gian được biểu diễn trên trục hoành

SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI SỚM

SƠ ĐỒ GANTT – TRIỂN KHAI CHẬM

SƠ ĐỒ GANTT LIÊN KẾT

SƠ ĐỒ GANTT DÙNG CHO KIỂM SOÁT

SƠ ĐỒ GANTT

 Ưu điểm

 Nhược điểm

VD: SƠ Đồ GANTT TRONG MS

PHƯƠNG PHÁP CPM

 Được phát triển bởi công ty DuPont (1957)

 Thời gian thực hiện các công tác khá chắc chắn

B

D

2

A

CÁC DẠNG CÔNG TÁC TRONG SƠ ĐỒ AOA

 Công tác/ công việc (Activity)

 Công tác ảo/ giả (Dummy Activity)

NGUYÊN TẮC LẬP SƠ ĐỒ AOA

 Mỗi công tác được biểu diễn chỉ bằng 1 mũi tên

 Các mũi tên chỉ thể hiện mối quan hệ trước sau

 Chỉ có sự kiện bắt đầu chỉ có công tác đi; chỉ có sự

kiện kết thúc chỉ có công tác đến

 Hai công tác riêng biệt không được cùng sự kiện xuất

phát và sự kiện kết thúc

 Các công tác không lập thành vòng kín

 Không nên có quá nhiều công tác giao cắt nhau

 Sơ đồ phải phản ánh được trình độ kỹ thuật của công

tác và quan hệ kỹ thuật giữa chúng

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

 Thời điểm sớm nhất để sự kiện xảy ra (EO)

 Thời điểm sớm nhất để công tác bắt đầu (ES)

 Thời điểm muộn nhất để sự kiện xảy ra (LO)

 Thời điểm muộn nhất để công tác bắt đầu (LS)

 Các loại thời gian dự trữ

 Xác định các thông số

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

Thời gian dự trữ an toàn

Thời gian dự trữ tự do

EOi LOi EOj LOj

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ MẠNG AOA

 Thời gian dự trữ của công tác

 Các loại thời gian dự trữ

i j

ij ij

ij LS ES LO EO t TF

S ) ( 1

ij i

j

ij LO LO t

S ( 2 )

ij i

j

ij EO EO t

S ( 3 )

ij ij

TF

CÁC THÔNG SỐ TRÊN SƠ ĐỒ AON

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

 Quan hệ FS (Finish – to – Start) C

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

 Quan hệ SS (Start – to – Start) C

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

 Quan hệ FF (Finish – to – Finish) C

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG TÁC

 Quan hệ SF (Start – to – Finish) C

PHƯƠNG PHÁP PERT

 Thời gian lạc quan a

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện tốt nhất

 Thời gian bi quan b

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện xấu nhất

 Thời gian thực hiện m

 thời gian hoàn thành công tác trong điều kiện bình

PHÂN PHỐI BETA

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

 Thời gian kỳ vọng te

 Nếu không thể xác định m

 Phương sai của thời gian thực hiện công tác tij

 Phương sai của toàn bộ công tác

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

 Các bước thực hiện phương pháp PERT

 Tính tij và σij2 của mỗi công tác

găng và đường găng

muốn

bình

PHƯƠNG PHÁP PERT (TT)

 Các thông tin mà phương pháp PERT cung cấp:

găng nào bị kéo dài, thì tổng thời gian hoàn thành dự án

cũng bị kéo dài

Nhà quản lý dự án có thể sử dụng tạm nguồn tài nguyên

của chúng để xúc tiến toàn bộ dự án

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

 Khi thời gian mong muốn D nhỏ hơn S????

 Các biện pháp rút ngắn thời gian đường găng S:

động, tăng công suất máy…

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

(TT)

 Các bước thực hiện rút ngắn thời gian S:

các công tác trên sơ đồ mạng

CP rút ngắn – CP chuẩn

CP rút ngắn đơn vị = Tgian chuẩn – Tgian rút ngắn

ngắn trong một đơn vị thời gian là nhỏ nhất Cắt giảm thời gian thực hiện công tác này theo yêu cầu và trong phạm

vi tối đa cho phép

ĐIỀU CHỈNH SƠ ĐỒ MẠNG THEO THỜI GIAN

(TT)

 Quy trình kéo dài thời gian hoàn thành dự án:

công tác

trên đường găng với chi phí kéo dài lớn nhất

đường găng nào có chi phí lớn nhất và lặp lại bước 3

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC

 Khối lượng nguồn lực

lực của các công tác trong dự án ở mỗi thời đoạn thực

hiện dự án

sử dụng nguồn lực của công ty

dựa trên những định mức sẵn có hoặc dựa trên kinh

ĐIỀU HÒA KHỐI LƯỢNG NGUỒN LỰC

RÀNG BUỘC LIÊN QUAN ĐẾN NGUỒN LỰC

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)

 Cân bằng nguồn lực

sao cho việc sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau suốt

quá trình thực hiện dự án

công tác trong thời gian dự trữ cho phép của chúng

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (TT)

 Các bước thực hiện

phương thức triển khai sớm

công tác có sử dụng nguồn lực này trong thời gian dự trữ

của chúng để cân bằng việc sử dụng nguồn lực này suốt

dự án

nguồn lực kế tiếp và lặp lại bước trên