Bài giảng MS access 2010

Cơ sở dữ liệu Access CSDL là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó ví dụ dữ liệu Sinh Viên được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mô hình dữ liệ

KHOA CÔNG NGH THÔNG TIN Ệ

MS ACCESS 2010

TR ƯỜ NG Đ I H C KINH DOANH CÔNG NGH HÀ N I Ạ Ọ Ệ Ộ

1

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

Chương 1

NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH:

Thiết kế và cài đặt Cơ Sở Dữ Liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

2 Giới thiệu Access 2010

1 Giới thiệu về Hệ quản trị CSDL

7 Quản lý CSDL

8 Giao diện người dùng

5 Các đối tượng chính trong Access

3

1.1 Giới thiệu Hệ Quản Trị Cơ Sở Dữ Liệu Access

Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ (RDMS -

Relational Database Management System) và là phần mềm quản lý cơ sở

dữ liệu quan hệ do hãng Microsoft giữ bản quyền

Tổng quan về hệ quản trị CSDL Access 2010

Chương 1

1.1.1 Access là gì:

Databas e (C S ơ ơ

D Li u) ữ ệ Access là gì?

Acc ess l àm

 Access cung cấp hệ thống công cụ rất mạnh, giúp người dùng nhanh chóng và dễ dàng xây dựng chương trình ứng dụng.

1.1.2 Access làm những gì:

 Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính, tạo ra các ứng dụng mà không cần lập trình

1.1.3 Những ứng dụng của Access:

 Dùng để xây dựng hệ cơ sở dữ liệu

 Có thể dùng để xây dựng trọn gói những phần mềm quản lý qui

mô vừa và nhỏ

 Dùng để quản lý dữ liệu cho phép người dùng đăng nhập vào rồi xem, tìm kiếm, sửa, xóa, chia sẻ Tạo các ứng dụng về quản lý mà không cần phải là một nhà phát triển

VD: Quản lý Sinh Viên, Quản Lý Bán Hàng, Quản Lý Nhân Viên

5

1.1.3 Những ứng dụng của

Access:

QUẢN LÝ THƯ VIỆN

QUẢN LÝ NHÀ HÀNG 6

Cơ sở dữ liệu Access( CSDL) là 1 tập hợp các dữ liệu về 1 “tổ chức” nào đó

(ví dụ dữ liệu Sinh Viên) được lưu giữ trong máy tính, được nhiều người sử dụng và được tổ chức theo mô hình dữ liệu

4 Cơ sở dữ liệu(Database) là gì?

Tìm hiểu?

1.1.4 Cơ sở dữ liệu (CSDL):

Các tiêu chuẩn của 1 Cơ sở dữ liệu:

 Không có sự dư thừa thông tin

 Phản ánh đúng đắn hoạt động của tổ chức

 Đảm bảo an toàn dữ liệu (vì được nhiều người sử dụng)

 Có sự độc lập giữa CSDL và các chương trình để đảm bảo cho việc bảo trì

 Hiệu quả sử dụng tốt: khai thác trên các máy khác nhau cho kếtquả như nhau

7

 Có rất nhiều loại hệ quản trị CSDL khác nhau, ngoài Access còn có: MySQL, Oracle, PostgreSQL, SQL Server, DB2, Infomix

-DBMS), là phần mềm hay hệ thống được thiết kế để quản trị

1.2 Giới thiệu Microsoft Access 2010

1.2.1 Lịch sử phát triển:

9

 Các lệnh được bố trí trên các tab ở phía bên trái của màn hình, và mỗi tab chứa một nhóm các lệnh có liên quan Các thao tác sử dụng

ít đi, đơn giản hơn so với phiên bản trước

 Giao diện của Access 2010 cũng đã thay đổi khá là thân thiện với

người sử dụng Cửa sổ Danh mục chính thay thế và mở rộng các chức năng của cửa sổ Database

 Backstage View cho phép bạn truy cập vào tất cả các lệnh áp dụng

cho toàn bộ cơ sở dữ liệu, như là thu gọn và sửa chữa, hoặc các lệnh

từ menu File

1.2.2 Access 2010 có gì mới?

10

1.3 Khởi động Access 2010

Cửa sổ chương trình MS Access 2010

Khởi động chương trình MS Access bằng một trong hai cách sau:

1 Start -> (All) Programs -> Microsoft Office -> Microsoft Office Access 2010

2 Click đúp chuột trái vào biểu tượng MS Access 2010 trên Desktop

11

1.4 Các thành phần trong cửa sổ khởi động

Chú ý: Thanh Quick Access chỉ hiển thị khi bạn đang mở một Cơ

sở dữ liệu (CSDL) bất kỳ

 Thanh Quick Access: hiển thị bên trái của thanh tiêu đề, mặc

định thanh Quick Access gồm các nút công cụ Save, Undo, …

1.4.1 Thanh Quick Access

12

 Bên phải của Quick Access chứa nút Customize , giúp bạn chỉ định các nút lệnh hiển thị trên thanh Quick Access,

 Nhấp vào Show Below the Ribbon :

Để hiển thị Thanh Quick Access

dưới Ribbon.( Hình 3)

1.4.1 Thanh Quick Access

13

 Muốn thêm, xóa, nút lệnh vào Quick Access : File/option/ Quick

14

Là một cửa sổ được chia thành 3 khung:

1 Khung bên trái gồm các lệnh trong tab File

2 Khung giữa chứa các loại tập tin cơ sở dữ liệu mà bạn có thể tạo mới.

3 Khung bên phải: để nhập tên và chọn vị trí lưu tập tin mới tạo và thực thi lệnh tạo mới cơ sơ dữ liệu.

.

1

2

3 1.4.2 Vùng làm việc:

15

Dưới thanh tiêu đề, Thanh dài hiển thị các nút lệnh Home, Create

được gọi là Ribbon

 Ribbon được chia thành từng nhóm khác nhau

 Mỗi nhóm hiển thị tiêu đề con bên dưới mỗi nhóm

 Để thiết lập thuộc tính mỗi nhóm nhấp vào

Thu nhỏ kích thước của Ribbon bằngcách click nút Minimize The Ribbon

1.4.3 Thanh Ribbon:

16

Cửa sổ Properties giúp bạn có thể hiệu chỉnh thuộc tính của đối tượng, tùy theo đối tượng đang được chọn mà cửa sổ thuộc tính sẽ chứa những thuộc tính tương ứng của đối tượng đó.

Cửa sổ Properties được chia thành năm nhóm:

dạng đối tượng

 Data: Gồm các thuộc tính truy suất

dữ liệu của đối tượng

 Event: Gồm các sự kiện (event) của đối tượng

 Other: Gồm các thuộc tính giúp bạn tạo hệ thống menu, toolbars,

1 • Ẩn hiện khung cửa sổ Nagvigation Pane

2 • Ẩn hiện đối tượng

3 • Hiển thị đối tượng

4 • Danh sách các đối tượng

 Navigation Pane là khung chứa nội dung chính của cơ sở dữ liệu

 Từ khung Navigation Pane, bạn có thể mở bất kỳ Table, Query, Form, Report, Macro, hoặc Module trong cơ sở dữ liệu bằng cách double click vào tên của đối tượng

Thanh Navigation Pane khi bị ẩn:

1.4.5 Thanh Navigation Pane

18

1.5 Các đối tượng chính trong Access 2010

Table

(Bảng)

Module (Lập trình)

Table: Là đối tượng dùng để lưu dữ liệu Một bảng bao gồm cột và

hàng

- Cột hay còn gọi là trường (Field)

- Hàng hay còn gọi là bản ghi (Record)

VD: Quan sát bảng Khách Hàng dưới đây:

Bảng có 5 trường: Mã KH, Tên công ty, Địa Chỉ, Thành phố, SĐT

t

1.5.1 Table (Bảng)

20

Query: là công cụ được sử dụng để trích rút dữ liệu theo những điều kiện được

xác định, tập dữ liệu trích rút cũng có dạng bảng biểu

VD: Quan sát truy vấn dưới đây:

Truy vấn trên trích rút ra thông tin các sản phẩm theo Mã KH

t

1.5.2 Query (Truy vấn)

21

Form: Là đối tượng thiết kế để nhập hoặc hiển thị dữ liệu giúp xây dựng các thành phần giao tiếp giữa người sử dụng với chương trình.

VD: Quan sát Form dưới đây:

t

1.5.3 Form ( Biểu mẫu)

22

Report: Là công cụ được sử dụng để tạo báo cáo dữ liệu được lấy từ

các bảng (Table) hoặc từ truy vấn (Queries).

VD: Quan sát Report dưới đây:

t

1.5.4 Report ( Báo cáo)

23

Marco: Là đối tượng định nghĩa một hoặc nhiều hành động (thao tác)

mà Access sẽ thực hiện một lần khi chạy

VD: Quan sát Macro dưới đây:

t

1.5.5 Macro ( Tập lệnh)

24

Module: Là ngôn ngữ lập trình hoạt động theo các sự kiện, trên nguyên

tắc của lập trình cấu trúc, nhằm xây dựng các ứng dụng một cách linh hoạt trên nền các đối tượng của Access

VD: Quan sát Module dưới đây:

t

1.5.6 Lập trình Module

25

1.6 Cách tạo cơ sở dữ liệu trong Access 2010

Thực hiện:

Menu File -> New - > Blank Database -> Create

1.6.1 Tạo một cơ sở dữ liệu rỗng (Blank Database)

 File name: nhập tên cho Cơ Sở

 Để chỉ định thư mục lưu ta chọn Brows và nhấp vào Create để tạo CSDL

26

Thực hiện:

Tại cửa sổ khởi động/ New/Sample Template/CSDL có sẵn/Create

1.6.2 Tạo một cơ sở dữ liệu theo mẫu (Template)

 Trong khung File name nhập tên CSDL

 Click vào nút Brows để chỉ định vị trí lưu tệp tin

 Click vào Create để tạo CSDL

27

1.7 Quản lý Cơ Sở Dữ Liệu Access 2010

Recent: hiển thị danh sách các tập tin cơ sở dữ liệu được mở

gần nhất Số tập tin hiển thị trong danh sách này mặc định là 9

Có thể thay đổi bằng các cách sau:

 Nhập số bản ghi muốn hiển thị

28

Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Tại cửa sổ khởi động chọn File/Open /chọn tệp tin cở sở cần

mở/Open

Cách 2: nhấp double click vào tệp CSDL cần mở

1.7.2 Mở một cơ sở dữ liệu (Open)

bình thường

ở chế độ chỉ đọc, không chỉnh sửa

Để đóng một cơ sở dữ liệu đang chạy ta thực hiện cách sau:

Tại cửa sổ khởi động , File -> Close Database

Để đóng chương trình Access ta thực hiện cách sau:

Tại cửa sổ khởi động, File -> Exit (Alt+F4) hoặc ấn nút (X)

1.7.3 Thoát khỏi cơ sở dữ liệu (Exit)

30

Khi tạo thêm đối tượng trong cơ sở dữ liệu thì dung lượng của tập tin cơ

sở dữ liệu sẽ tăng lên, khi xóa một đối tượng thì vùng nhớ của nó sẽ rỗng, nhưng không sử dụng được

1.7.4 Thu gọn và chỉnh sửa CSDL (Compact & Repair)

Chức năng Compact & Repair Database giúp thu hồi lại phần bộ nhớ

bị rỗng, làm cho tập tin cơ sở dữ liệu gọn lại

Có thể xuất dữ liệu sang cơ sở dữ liệu Access khác, hoặc Excel, Word, Pdf…

1.7.5 Xuất dữ liệu từ Access sang ứng dụng khác (Export)

Cách thực hiện:

 Chọn đối tượng muốn xuất sang ứng dụng khác

 Chọn tab External Data

 Trong nhóm công cụ Export, chọn loại ứng dụng mà bạn muốn xuất

dữ liệu: Excel, Text file, XML file, Word, Access…

 Click nút Browse… chỉ định vị trí xuất dữ liệu

 Click OK hoàn tất việc export dữ liệu

32

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

Cách thực hiện:

 Chọn tab External Data

 Trong nhóm lệnh Import & Link, chọn ứng dụng mà bạn muốn

chép dữ liệu

 Lần lượt làm theo các bước hướng dẫn của Access:

33

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút

Chọn tập tin Excel cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Excel)-> Open-> OK, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn của Access:

+ Chọn sheet chứa dữ liệu cần chép -> Next

+ Chọn dòng làm tiêu đề cho bảng -> Next

+ Chỉ định thuộc tính cho các field -> Next

+ Chọn cách tạo khóa cho bảng:

 Let Access add primary key: Access tự tạo khóa.

 Chose my own primary key: Bạn chỉ định khóa.

 No primary key: Không tạo khóa

+ Nhập tên cho bảng -> Finish

+ Access hiển thị thông báo cho biết hoàn tất quá trình import một

file Excel thành một bảng trong Access

a Nhập dữ liệu từ Excel vào Access (Import)

34

Có thể chép dữ liệu từ ứng dụng khác như Excel, ODBC Database, Access, …vào cơ sở dữ liệu hiện hành.

1.7.6 Nhập dữ liệu từ ứng dụng khác vào Access (Import)

 Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab External Data, click nút Access trong nhóm lệnh Import & Link

 Chọn tập tin Access chứa dữ liệu cần chép (Click nút Browse… để tìm tập tin Access)- >Open

 Chọn tùy chọn “Import table, query, form, report, macro and modules

into the current database”để chỉ định vị trí lưu trữ dữ liệu trong cơ sở

dữ liệu hiện hành->OK

 Trong cửa sổ Import object, chọn đối tượng cần chép Có thể chọn

nhiều đồng thời đối tượng hoặc chọn tất cả bằng cách click nút Select All->OK

b Nhập dữ liệu từ Access vào CSDL hiện hành:

35

Cách thực hiện:

+ Mở cơ sở dữ liệu ở chế độ Exclusive bằng cách: File-Open- Open Exclusive

+ Chọn tab File, Chọn lệnh Info Click nút set Database Password

1.7.7 Bảo Mật trong Access 2010 (Password)

+ Nhập Password 2 lần , OK

a Tạo mật khẩu bảo mật CSDL:

36

1.8 Giao diện người dùng trong Access 2010

 Click tab Create trên thanh Ribbon

 Trong nhóm công cụ của từng đối tượng,chọn cách tạo tương ứng

1.8.1 Tạo mới một đối tượng:

1.8.2 Thiết kế lại một đối tượng:

 Nếu đối tượng đang đóng:

+ Click phải trên đối tượng cần thiết kế lại

+ Chọn Design view

 Nếu đối tượng đang mở + Click nút Design View

1.8.3 Xem nội dung trình bày của một đối tượng:

 Nếu đối tượng đang mở ở chế độ Design View

+ Click nút View

 Nếu đối tượng đang đóng:

+ Click phải trên tên đối tượng cần xem

+ Chọn Open

38

 Click phải chuột trên đối tượng cần xóa,

 Chọn mục delete trên Menu Popup

 Hoặc chọn rồi nhấn phím Delete Hoặc nút trên thanh công cụ

1.8.4 Xóa một đối tượng

1.8.5 Đổi tên đối tượng:

 Click phải chuột trên đối tượng, chọn rename,

 Hoặc nhấn F2

 Nhập tên mới

1.8.6 Sao chép một đối tượng:

 Click phải chuột lên thành viên cần chép

 Chọn mục copy để chép đối tượng vào Clipboard

 Click nút Paste trên thanh Menu để chép vào cửa sổ database

 Nhập tên cho đối tượng sao chép

 Đối với kiểu đối tượng Table, ta có thể lựa chọn 1 trong 3 kiểu sao chép

+ Structure only: Sao chép cấu trúc+ Structure and data: Sao chép cấu trúc và dữ liệu

39

Chức năng Link trong Acces để duy trì mối liên kết với dữ liệu nguồn Nếu dữ liệu nguồn thay đổi thì dữ liệu trong bảng liên kết sẽ thay đổi theo và ngược lại.

Cách thực hiện:

Tương tự như chức năng Import, nhưng trong cửa sổ Get External Data,

ta chọn tùy chọn “Link to data source by creating a link table”- Chọn bảng muốn link- OK

1.8.7 Chức năng Link

1.8.8 Chọn giao diện người dùng trong Access 2010:

Access 2010, bạn có sự lựa chọn của việc sử dụng các giao diện truyền thống hoặc loại giao diện mới có dạng các tab

40

Tabbed Documents là giao diện lý tưởng cho người dùng làm việc với

nhiều hơn một đối tượng tại một thời điểm

 Trong giao diện này form và report không thể nằm trên đầu trang của một khác và người dùng có thể xem tất cả các điều khiển trên một đối tượng giao diện người dùng mà không cần phải di chuyển một đối tượng trong đường đi

1.8.9 Tabbed Documents

41

 Overlapping Windows có lợi thế hơn Do sự đa dạng của việc thiết lập thuộc tính BorderStyle và khả năng loại bỏ các nút Min, Max, và Close.

 Với giao diện Overlapping Windows, bạn có thể dễ dàng buộc người dùng tương tác với một form tại một thời điểm

1.8.10 Overlapping Windows

42

Chuyển sang dạng Overlapping Windows ta thực hiện như sau:

1.8.11 Chuyển từ giao diện Tabbed Documents sang Overlapping Windows

 Trong cửa sổ làm việc của Access, chọn tab File- chọn lệnh Options

 Trong cửa sổ Access options, chọn Current Database

 Trong mục Document- Window Options - Chọn Overlapping Windows-OK

 Thoát khỏi Access và khởi động lại

43

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Thiết kế và cài đặt Cơ sở dữ liệu

Chương 2

1

Thiết kế các Bảng và xác định các mối quan hệ

2 Cài đặt các Bảng lên đĩa thông qua Access

2

3

3 Thiết lập các mối quan hệ giữa các Bảng

44

2.1 Phân tích CSDL 2.1.1 Đặt vấn đề

Trong một xí nghiệp, hàng ngày người ta xuất vật tư theo phiếu xuất kho:

 Cùng một người nhận vật tư, nhưng ở phiếu khác thì ta phải ghi lặp lại tên và địa chỉ của họ

 Nếu có thêm vật tư M3, M4, v.v thì cấu trúc trên bị thiếu cột, nghĩa

là cấu trúc trên không phù hợp nữa, mặt khác rất lãng phí để ghi tên trường mã vật tư

 Bởi vậy phải biết phân tích CSDL để đưa ra được bảng hợp lý

Ta thấy cấu trúc bảng trên có những điều không hợp lý như sau:

45

Để phân tích tốt phải hiểu được CSDL là gì ?

Đó là một môn học riêng (dành cho chuyên ngành) Ở đây ta chỉ dùng trực giác để xây dựng một cách tương đối, đáp ứng nhu cầu ứng dụng ngay của Access mà thôi

2.1.1 Đặt vấn đề

46

 Giả sử bạn cần quản lý một cửa hàng bán hàng hóa trong thành phố Bạn hãy phân tích và thiết kế một CSDL nhằm thực hiện các yêu cầu quản lý thực tế Đó là quản lý các nhân viên trong cửa hàng, các sản phẩm, các khách hàng, các hoá đơn

 Theo trực giác chúng ta cần gì?

2.1.1 Giải quyết vấn đề

47