tiểu luận quản trị nhóm

tiểu luận quản trị nhóm

Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh

SỬ DỤNG NHÓM MỘT CÁCH HIỆU QUẢ 24 Kết luận 30

Lời nói đầu



Hiện nay, làm việc theo nhóm là một xu hướng tất yếu trong mọi ngành nghề của xã hội Sự phổ biến của hình thức lao động này là do tính hiệu quả mà nó mang lại cho một tập thể cũng như cho riêng từng cá nhân Tuy nhiên, không phải nhóm làm việc nào cũng đạt được thành công như mong muốn Làm việc nhóm giống như ghép từng miếng ghép trong trò chơi xếp hình Trong đó, mỗi thành viên là một miếng ghép Nếu các thành viên làm việc có trách nhiệm và hiệu quả thì miếng ghép sẽ vừa khít, tạo thành một bức tranh đẹp Ngược lại, bức tranh sẽ trở nên “xấu xí” hơn Vậy thì điều gì làm cho hoạt động nhóm có thể đạt được hiệu quả như vậy và làm thế nào có thể phát huy được hết hiệu quả mà hoạt động nhóm mang lại? Đó là vấn

đề hiện này được rất nhiều người quan tâm.

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ NHÓM



I Khái niệm

Hầu hết mọi người đều là thành viên của những nhóm nào đó, chẳng hạnnhư các nhóm tại nơi làm việc, tại nơi cư trú, hay các nhóm chính thức hoặc khôngchính thức Tuy nhiên nhóm không đơn giản chỉ là một tập hợp nhiều người làmviệc cùng nhau hoặc làm việc dưới sự chỉ đạo của một nhà quản lý Nhóm là mộttập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịutrách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung Các thành viên trong nhóm tương tácvới nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung Các thành viên trongnhóm phụ thuộc vào thông tin của nhau để thực hiện phần việc của mình Họ kếthợp với nhau để hoàn thành nhiệm vụ và phụ thuộc vào trưởng nhóm để được cungcấp nguồn lực, được huấn luyện khi cần thiết cũng như khi cần sự phối hợp hayliên kết với những phòng ban khác trong tổ chức Trái với tổ làm việc, nơi nhàquản lý có toàn quyền ra quyết định, quyết định của nhóm phản ánh bí quyết vàkinh nghiệm của nhiều người, điều này có thể dẫn đến những quyết định phù hợp,chính xác và khách quan hơn

Nói ngắn gọn nhóm là sự liên kết giữa hai hay nhiều cá nhân nhằm thỏa mãnnhững nhu cầu nào đó của các thành viên.Sự liên kết này hình thành từ sự tiếp xúc

cá nhân mang tính liên tục nhằm đạt những mục tiêu nào đó

Đội là nhóm bao gồm một số người cộng tác với nhau ở một mực độ nào đónhằm thực hiện những mục tiêu chung và những mục tiêu này gắn liền với các mụctiêu của bộ phận hay tổ chức.Hay nói cách khác, đội là một nhóm được ủy quyềntham dự vào tiến trình ra quyết định và góp phần vào quá trình thiết lập, thực hiệncác mục tiêu chung của tổ chức

Như vậy, tất cả các đội đều là nhóm, tuy nhiên không phải các đội đều lànhóm.

Các nhóm chính thức là những nhóm có tổ chức Chúng thường cố định,thực hiện công việc có tính thi đua, và có phân công rõ ràng Họ có cùng chung taynghề chuyên môn để giải quyết các vấn đề và điều hành các đề án Các nhóm ởmọi cấp độ được tổ chức theo chuyên môn và mang tính chất lâu dài đề đảm đươngcác mục tiêu chuyên biệt Các nhóm chức năng chính thức thường đưa ra những ýkiến chuyêm môn theo các lĩnh vực riêng của họ

Các nhóm chính thức thường được sử dụng để truyền đạt và chia sẻ thôngtin, huấn luyện nhân viên, thúc đẩy tinh thần hợp tác, long trung thành và tham giavào quá trình ra quyết định Nhóm chính thức là một bộ phận thuộc cơ cấu tổ chứchình thành của doanh nghiệp

Có 3 loại nhóm chính thức:

+Đội giải quyết vấn đề: Gồm từ 5 đến 20 người là những người tình nguyện,

là thành viên của doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực Nhiệm vụ của họ là thảo luận

về phương pháp cải tiến chất lượng, năng suất hay môi trường làm việc.Quyền hạncủa đội để thực hiện những ý tưởng rất hạn chế

+Đội hoạt động vì những mục tiêu đặc biệt: Gồm từ 5 đến 30 người thuộcnhiều bộ phận khác nhau nhiệm vụ là thiết kế công nghệ mới và những sáng kiếncải tiến công việc, gặp gỡ khách hàng và các nhà cung cấp, liên kết hoạt động củacác bộ phận chức năng.Các đội này thường được sự ủy quyền nhiều hơn so với độigiải quyết vấn đề

+Nhóm tự quản: gồm từ 5 đến 15 người cùng làm việc với nhau hằng ngày

đề sản xuất ra sản phẩm hay dịch vụ nào đó.Những nhóm này tự đảm nhiệm côngviệc quản lý, luân phiên làm việc và phân công dịch vụ giữa các thành viên Nhómthường được ủy quyền kiểm soát toàn bộ quá trình thực hiện nhiệm vụ của bộphận

Nhóm tự quản được thành lập nhằm làm thay đổi cung cách làm việc trongdoanh nghiệp qua đó góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ

Điều kiện tiên quyết để các nhóm tự quản phát huy tác dụng là các thànhviên của nhóm phải được trải qua những chương trình huấn luyện cần thiết

2.Nhóm không chính thức

Nhóm không chính thức hình thành dựa trên cơ sở tự nguyện, nhằm liên kếtmọi người trong công việc hằng ngày, giúp đỡ lẫn nhau để hoàn thành công việcmột cách tốt nhất Trên cơ sở đó hỗ trợ thúc đẩy hướng tới mục tiêu của tổ chức.Các nhóm xã hội trong và ngoài doanh nghiệp là 1 trong những nhóm không chínhthức phổ biến nhất

Những nhóm người nhóm lại với nhau thất thường để làm việc theo vụ việc

có tính chất đặc biệt nhằm giải quyết nhiều nhu cầu, như:

• Các nhóm thực hiện theo dự án theo thời vụ,

• Các nhóm linh động bàn thảo chiến lược hay cần dàn xếp từng vụ việc,

• Các nhóm nóng cần vận dụng trí tuệ cho những đề án cần nhiều sáng tạo,

• Lực lượng đặc nhiệm tạm thời giải quyết gấp rút những vấn đề đặc biệttrong thời gian ngắn

Những mối quan hệ giữa các thành viên trong các nhóm không chính thứcthường không được thể hiện trên sơ đồ tổ chức chính thức của doanh nghiệp Xuấtphát từ những mối liên hệ tình cảm, sự tương tác qua lại, do sự “đồng thanh tươngứng, đồng khi tương cấu” giữa các thành viên mà hình thành nên nhóm khôngchính thức một cách rất tự nhiên

So sánh các nhóm chính thức và không chính thức:

Nhóm càng chính thức càng cần được huấn luyện về khả năng lãnh đạo của

nó về các mặt như: các quy tắc của công ty và các quy trình phải tuân theo, thựchiện các báo cáo, ghi chép tiến độ, và các kết quả đạt được trên cơ sở thông lệ

Cũng thế, các nhóm không chính thức tuân theo những quy trình thấtthường Những ý kiến và những giải pháp có thể được phát sinh trên cơ sở tùy thời

và các quy trình quản lý nghiêm ngặt hơn

Trong các nhóm chính thức, quyền hạn, quyền lực, địa vị và nguyên tắcđược áp dụng nhằm duy trì hoạt động của nhóm Tuy nhiên trong các nhóm khôngchính thức thì các hoạt động của nhóm còn chịu sự chi phối của uy tín, phẩm giá,đạo đức… của các thành viên

Tuy nhiên, cần nhớ là, dù chính thức hay không chính thức, việc lãnh đạonhóm luôn phải hướng về các thành quả và có sự phối hợp giữa các nhóm vớinhau

III Tầm quan trọng và lợi ích của việc xây dựng nhóm

Có khả năng làm việc nhóm tốt, đơn giản là bạn và mọi người có khả năngcùng nhau làm tốt công việc, đạt được mục tiêu đã đề ra bằng cách hiểu mình, hiểunhau, làm tốt phần việc của mình và giúp người khác làm tốt việc của họ Sự tươngtác đa chiều trong một nhóm làm việc giúp cho mọi người có thể hoàn thành nhiệm

vụ của mình xuất sắc hơn nhờ giúp đỡ các thành viên khác Để đạt được sự tươngtác đa chiều này, ngoài việc nhóm cần có một trưởng nhóm giỏi, biết cách sắp xếpcông việc, tổ chức môi trường làm việc sao cho các thành viên có thể dễ dàng traođổi với nhau mà còn đòi hỏi một phần rất lớn ở bản thân mỗi người trong nhómphải có kỹ năng tương tác, hợp tác để hiểu rõ mình và cộng sự của mình Và nhómlàm tốt có nghĩa là bạn làm tốt, có nghĩa bạn là nhân viên có năng lực cao Hiệuquả của một kỹ năng không nằm ở cách ta thực hiện kỹ năng đó, mà ở kết quả khi

ta sử dụng kỹ năng đó Một người có khả năng trình bày thuyết phục vấn đề củamình chưa chắc là con người có khả năng phối hợp với mọi người, và có khi, ít nóichưa phải là nguyên nhân mà người ta không giao tiếp được với nhau Do đó, đừngvội cho rằng mình không thể cộng tác với mọi người hay mình là người giỏi nhất.Bạn cần mọi người, và mọi người cần bạn

Có lẽ ai trong chúng ta cũng biết đến câu ca dao "Một cây làm chẳng nênnon, ba cây chụm lại nên hòn núi cao" Câu ca dao cũng đã phần nào cho ta thấy rõđược sức mạnh và hiệu quả của làm việc nhóm Mỗi người chỉ có thể giỏi trongmột vài lĩnh vực nào đó nhưng không thể nào giỏi hay biết tất cả, nhưng nhóm thìhoàn toàn ngược lại, nhóm là nơi có thể hội tụ được tất cả những yếu tố cần thiếtcho mục tiêu của nhóm mà mỗi cá nhân không thể có đầy đủ Bạn có thể thấy rõ 5lợi ích chính khi tham gia một nhóm là:

- Bạn sẽ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống và bản thân của mình tốt hơn

và không cảm thấy sự lạm dụng quyền lực của bất cứ người nào trong nhóm cũngkhông có sức ép của bất kỳ ai lên bạn

- Khi tham gia nhóm bạn sẽ học hỏi được rất nhiều từ những thành viên vàngười lãnh đạo trong nhóm và cách xử lý tình huống từ đơn giản cho đến phức tạp

Từ đó tạo nên sự thống nhất trong mục tiêu và sự hoạt động của nhóm

- Sẽ không còn cái "tôi" trong nhóm nữa, cái "tôi" đã bị phá vỡ, sự than thiện

và cởi mở sẽ được tạo ra giữa các thành viên

- Phát huy được tính sáng tạo cao từ sự phối hợp các bộ óc sáng tạo củanhóm

- Thỏa mãn được nhu cầu thể hiện và khẳng định mình của các thành viêntrong nhóm, cái mà khi họ đứng một mình khó mà thể hiện được

IV Các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm

Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hìnhthành, Xung đột, Bình thường hóa và Vận hành

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại Mọi người đều rất giữ gìn vàrụt rè Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp, chủ yếu là mangtính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bịhạn chế bởi những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín

Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và lo âu quá.Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên như một người lãnhđạo

Xung đột là giai đoạn tiếp theo Khi đó, các bè phái được hình thành, cáctính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi một bước trước khi giơ nanh múa vuốt.Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp vì không có ai lắng nghe và một số ngườivẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở Sự thật là, sự xung đột này dường như làmột thái cực đối với nhóm làm việc của bạn nhưng nếu bạn nhìn xuyên qua cái bềngoài tử tế và thấy được những lời mỉa mai, công kích, ám chỉ, có thể bức tranh sẽ

Và cuối cùng là giai đoạn hoạt động trôi chảy Đây là điểm cao trào, khinhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm

tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên vàvới các quyết định của nhóm

Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơnmức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấpnhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độhoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu Chính mức độ hoạt động đượcnâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc không phảiđơn thuần là những tập hợp các nhân viên

V Thái độ của người xây dựng nhóm hiệu quả

Thái độ của người quản lý sẽ tạo nên sự khác biệt lớn trong việc phát triểnnhóm Sau đây là những thái độ hỗ trợ cho việc xây dựng nhóm:

Khi tuyển thành viên, nên chọn những người có thể đáp ứng các yêu cầucông việc và hợp tác tốt với người khác

Tạo cho thành viên ý thức làm chủ bằng cách để họ tham gia vào việc lậpmục tiêu, giải quyết vấn đề và các hoạt động cải thiện năng suất.

Cố gắng xây dựng tinh thần làm việc theo nhóm bằng cách khuyến khích cácthành viên hợp tác và hỗ trợ nhau trong các hoạt động liên quan

Trao đổi cởi mở, thẳng thắn, rõ ràng với các thành viên và khuyến khíchcách giao tiếp tương tự ở họ

Không phá vỡ những gì đã nhất trí với các thành viên bởi sự tin tưởng của

họ cần thiết cho việc lãnh đạo của tôi

Tạo cơ hội để các thành viên trong nhóm hiểu thêm về đồng nghiệp củamình và ý thức được năng lực của nhau

Đảm bảo các thành viên có được sự đào tạo cần thiết để làm việc và biếtcách áp dụng kiến thức đó

Mâu thuẫn là điều bình thường, nhưng nó phải được giải quyết nhanh chóng

và công bằng trước khi trở nên tệ hại

Tin tưởng mọi người sẽ hoạt động theo nhóm khi biết được những kỳ vọng

và phần thưởng dành cho họ

Sẵn sàng thay thế những thành viên nào không thể đáp ứng các tiêu chuẩnlàm việc dù đã được huấn luyện thỏa đáng

VI Kĩ năng làm việc nhóm

Nhóm làm việc là một loạt những thay đổi diễn ra khi một nhóm những cánhân tập hợp lại và hình thành một đơn vị hoạt động gắn kết và hiệu quả Nếu hiểu

rõ quá trình này, có thể đẩy mạnh sự hoạt động của nhóm

Có hai tập hợp kỹ năng mà một nhóm cần phải có:

- Kỹ năng quản trị

- Kỹ năng giao tiếp giữa các cá nhân

Và việc tăng cường hoạt động của một nhóm đơn giản chỉ là việc tăngcường nắm bắt những kỹ năng này.

Là một đơn vị tự quản, một nhóm phải đảm nhiệm một cách tập thể phần lớnnhững chức năng của một người lãnh đạo nhóm Ví dụ như tổ chức các cuộc họp,quyết định ngân quỹ, vạch kế hoạch chiến lược, thiết lập mục tiêu, giám sát hoạtđộng Người ta ngày càng nhận ra rằng thật là một điều sai lầm khi trông đợi một

cá nhân bất chợt phải đảm nhiệm vai trò quản lý mà không có sự trợ giúp; trongmột nhóm làm việc thì điều này càng trở nên đúng hơn Ngay cả khi có những nhàquản lý thực sự trong nhóm, đầu tiên họ cũng phải đồng ý với một phương thức vàsau đó là thuyết phục và đào tạo những người còn lại trong nhóm

Là một tập hợp nhiều người, một nhóm cần phải ôn lại một số cung cách và

kỹ năng quản lý cơ bản Và để tránh tình trạng không tuân lệnh và xung đột, người

đó cần nắm được những cách thức quản lý tốt và cả nhóm cần phải biết cách thựchiện những cách thức này mà không gây ra tình trạng đối đầu thiếu tính xây dựng

VII Mô hình hệ thống về nhóm của Homans

Mô hình hệ thống của Homans mô tả và phân tích về nhóm một cách kháhữu hiệu Mô hình này vạch ra những nguyên nhân thúc đẩy người ta hành độngtrong các nhóm Đồng thời, xem xét sự tác động của các yếu tố ngẫu nhiên đối vớihoạt động và kết quả của nhóm, dự kiến khuynh hướng phát triển và thay đổi củanhóm Mô hình hệ thống của Homans bao gồm hai phần chủ yếu, tác động qua lạivới nhau Đó là Hệ thống bân trong và hệ thống bân ngoài

tác động qua lại lẫn nhau giữa các thành viên có ảnh hưởng mạnh mẽ đối với hiệuquả của nhóm.

Sự tự do phát triển các hệ thống bên trong của nhóm trực tiếp đáp ứng nhucầu của các thành viên, nhằm đạt đến sự thỏa mãn và chính họ tự cam kết đối vớinhiệm vụ Đồng thời nó cũng tạo ra và duy trì long trung thành với nhóm và đó làmột trong những nguyên nhân đem lại sự thành công của các nhóm tự quản

Các hoạt động : Các hoạt động bao gồm nhiều loại công việc cụ thể khácnhau như phân tích vấn đề, đánh giá giải pháp khác nhau, ra quyết định, vận hànhthiết bị, viết nhật ký công tác… trong những nhóm tổ chức, những hoạt động liênquan đến nhiệm vụ chiếm phần lớn thời gian của các thành viên Còn đối với các

Các hoạt động

Các hoạt động tác qua lại Sự tương

Sự tương tác qua lại

Các chuẩn mực giá trị

Các chuẩn mực giá

Động lực bên trong

Sơ đồ hệ thống bên trong của nhóm

chuyên gia và các nhà quản trị thì những hoạt động lien quan đến công việc thườngđược chú trọng hơn.

Sự tương tác qua lại :

Sự tương tác qua lại là sự trao đổi thong tin giữa 2 hay nhiều người Có thểnhận diện hình thức và khối lương trao đổi qua lại thong qua việc trả lời những câuhỏi sau :

+Các thành viên trao đổi thong tin với ai?

+Họ thường trao đổi thong tin bằng cách nào?

+Họ trao đổi thong tin trong bao lâu?

+Ai là người bắt đầu truyền thông?

Sự trao đổi thông tin xảy ra đối với cả những hoạt động lien qua đến nhiệm

vụ cũng như hoạt động thuộc mối quan hệ giữa các thành viên

Ban lãnh đạo công ty thường có ảnh hưởng mạnh mẽ đối với cách thứctruyền thông của các nhóm nhưng điều này không xảy ra với các nhóm khôngchính thức

Tình cảm : Ba gồm những xác cảm hang ngày như sự giận dữ, sự vui mừng

và những nỗi buồn, hay những tình cảm sâu kín như lòng tin, sự không tin tưởng,

sự cởi mở và thân mật Tình cảm phản ánh bầu không khí tình cảm của nhóm Có 4loại tình cảm có ảnh hưởng lớn đối với tính hiệu quả và năng suất của nhóm là sựtin tưởng, sự cởi mở, quyền tự do và sự hợp tác Khi những tình cảm này hiện diệntrong nhóm càng cao thì hiệu quả và năng suất cùa nhóm càng cao

Các chuẩn mực giá trị:

Là những nguyên tắc hành động không chính thức được các thành viên củanhóm chấp nhận và tôn trọng.Các chuẩn mực giá trị của nhóm xác định mức độhoạt động của các thành viên,cách trang phục,nơi ăn,loại trò đùa có thể chấp nhậnđược,tình cảm đối với tổ chức và mối quan hệ với các nhà quản trị

Ba tiêu chuẩn hình thành nên các chuẩn mực giá trị:

• Thứ nhất:có 1 chuẩn mực hành động thích hợp cho các thành viên củanhóm.

• Thứ hai:các thành viên của nhóm phải nhất trí với cái tiêu chuẩn chung,tuynhiên mức độ có thể khác nhau

• Thứ ba:có những phần thưởng và hình phạt đối với việc thực hiện các tiêuchuẩn

Cácchuẩn mựcgiá trị của nhóm

ự

kiện quan trọng

Cấp trên hay đồng nghiệp có thể đưa ra những nguyên tắc chung liên quantới những nguyên tắc do nhóm đưa ra nhằm đạt tới các mục tiêu của nó.Nếu cácthành viên của nhóm chấp nhận quy định này thì nó trở thành chuẩn mực giá trịcủa nhóm và quy định chính thức của công ty.

Những sự kiện quan trọng trong quá khứ của nhóm có thể được phát triểnthành những chuẩn mực giá trị.Đồng thời các thành viên cũng có thể cho phéphoặc không cho phép phổ biến những sự kiện này ra bên ngoài nhóm

Những hoạt động ban đầu khi nhóm mới thành lập cũng có thể trở thànhnhững chuẩn mực giá trị,hình thành những tiêu chuẩn và sự kỳ vọng cho tương lai

Những kinh nghiệm từ quá khứ cũng ảnh hưởng đến sự hình thành nhữngchuẩn mực giá trị cho những tình huống mới

Mức độ tôn trọng các chuẩn mực giá trị của 1 nhóm tùy thuộc vào tầm quantrọng của các phần thưởng và hình phạt đối với các thành viên của nhóm.Tuynhiên,các thành viên vẫn có thể vi phạm các chuẩn mực giá trị nếu họ tin rằng cóthể tránh được hình phạt

Cơ cấu xã hội của nhóm:

Là mô hình về sự tác động qua lại và các mối quan hệ trong một nhóm cụthể,nó xác định những đóng góp của các thành viên đối với việc hoàn thành mụctiêu của nhóm và sự chấp nhận những chuẩn mực giá trị chung,những đặc điểmriêng của các thành viên.Để phân tích cơ cấu xã hội của nhóm cần phải xác định ai

là người lãnh đạo,mô hình truyền thông của nhóm và địa vị của các thành viên

Nhận định về động thái của nhóm hỗ trợ cho việc phân tích cơ cấu xã hộicủa nó:

đầu tiên với 1 cá nhân có địa vị thấp hơn trong nhóm