Con người không thể tồn tại riêng rẻ mà luôn luôn có những mối quan hệ với những người xung quanh tạo nên một nhóm, một tập thể, một cộng đồng. Đó có thể là tập thể con người trong lớp học, trong một công ty, một tổ chức đoàn thể…. Vì vậy, kỹ năng hoạt động và quản lý nhóm là một trong những kỹ năng cần thiết đối với mỗi con người. Đối với nhà quản trị, một trong những bí quyết giúp bạn trở thành nhà quản trị giỏi là học cách quản lý nhóm.
Trang 1QUẢN LÝ NHÓM HIỆU QUẢ
Lời nói đầu
Con người không thể tồn tại riêng rẻ mà luôn luôn có những mối quan hệ với những người xung quanh tạo nên một nhóm, một tập thể, một cộng đồng Đó có thể là tập thể con người trong lớp học, trong một công ty, một tổ chức đoàn thể… Vì vậy, kỹ năng hoạt động
và quản lý nhóm là một trong những kỹ năng cần thiết đối với mỗi con người Đối với nhà quản trị, một trong những bí quyết giúp bạn trở thành nhà quản trị giỏi là học cách quản lý nhóm Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản Vậy, làm thế nào để có thể quản lý nhóm hiệu quả? Đó chính là vấn đề mà trong bài tiểu luận cá nhân này tôi muôn đề cập đến.
I Tầm quan trọng của nhóm làm việc
1 Nhóm là gì?
“Một nhóm được xem là một tập hợp gồm hai hay nhiều cá nhân có liên hệ phụ thuộc
ảnh hưởng đến nhau để đạt được mục đích chung.
Trước hết, các thành viên của nhóm có mối quan hệ phụ thuộc nhóm Họ phụ thuộc vào người khác để hoàn thành công việc của nhóm.
Trang 2Thứ hai, sự phụ thuộc lẫn nhau này chỉ ra rằng các thành viên cảu nhóm phải tác động qua lại thông qua đối thoại hoặc hoạt động.
Thứ ba, một nhóm được đặc trưng bởi điều kiện về sự ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm hơn là tình huống mà quyền lực được nắm giữ bởi số ít người trong nhóm.
Thứ tư, nhóm có mục đích chung, chẳng hạn như việc hoàn thành mục tiêu hay chuẩn
bị một báo cáo.”
-Theo GT Quản trị học-khoa QTKD trường ĐH Kinh tế
ĐN-2 Vai trò của nhóm
Hoạt động nhóm hiệu quả đem lại cho tổ chức những lợi ích nhất định:Thứ nhất, mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng Thứ hai, là thành viên của một nhóm, họ có cảm giác kiểm soát được cuộc sống của mình tốt hơn
và không phải chịu đựng sự chuyên quyền của bất cứ người lãnh đạo nào.Hơn những thế, khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên.Ngoài
ra, hoạt động theo nhóm mang lại cơ hội cho các thành viên thoả mãn những nhu cầu về bản ngã, được đón nhận và thể hiện mọi tiềm năng.Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo.Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức.Cuối cùng, hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn
Trong quản trị, những lý do mà nhà quản trị sử dụng làm việc nhóm nhìn chung là tương tự giữa các tổ chức khác nhau Đó là để phục vụ khách hàng tốt hơn thông qua đổi mới, tăng tốc độ, giảm chi phí và cải tiến chất lượng
Tư duy sáng tạo tạo dựng nền tảng cho những ý tưởng về sản phẩm mới Những người có kinh nghiệm và chuyên môn khác nhau cùng làm việc hay giải quyết vấn đề sẽ hình thành và phát triển tư duy sáng tạo Điều này làm một yếu tố góp phần đổi mới sản phẩm.Bên cạnh việc giới thiệu nhiều ý tưởng, nhóm có thể giảm thời gian cần thiêt để phát triển sản phẩm Do sự phát triển tuần tự được thay thế bởi sự phát triển song song Với sự phát triển song song, nhiều công việc được làm đồng thời và có sự liên kết chặt chẽ giữa các chức năng với nhau Như vậy, nhóm làm việc làm giảm thời gian phát triển, hay làm giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường Điều này đồng thời cũng sẽ làm giảm thiểu chi phí và
Trang 3nâng cao chất lượng sản phẩm Bởi lẽ chất lượng tuyệt vời đó chính là mục tiêu của nhóm làm việc
II Làm thế nào để quản lý nhóm tốt?
1 Tiêu chuẩn và nhân tố ảnh hưởng đến quản lí nhóm hiệu quả:
a Tiêu chuẩn về hiệu quả
Để có thể đánh giá hiệu quả làm việc nhóm một cách chính xác, cụ thể, ta đều cần xác định được thế nào là hiệu quả tùy theo từng mục đích và tính chất làm việc của nhóm đó Tiêu chuẩn về hiệu quả đo lường mức đầu ra được thực hiện bởi những cá nhân trong nhóm
đó và bởi nhóm như là một tập thế Nhóm được xem xét có hiệu quả hay không dựa vào tầm quan trọng của mối quan hệ giữa các chỉ tiêu hiệu quả khác nhau được sử dụng Vì vậy trước khi làm việc nhóm, cần xác định cụ thể mục đích của nhóm cũng như những tiêu chí cụ thể
để có thể đánh giá kết quả một cách khách quan nhất.Một nhóm làm việc hiệu quả là nhóm đạt được cả mức độ thực hiện công việc cao và bảo vệ được nguồn lực lâu dài
Ví dụ: Nhóm học tập
Mục tiêu : Hoàn thành tốt nhất, đúng hạn bài tập nhóm được giao
Chỉ tiêu : Mỗi cá nhân có khối lượng công việc như nhau
Cá nhân hoàn thành đầy đủ phần được giao đúng hạn mà trưởng nhóm giao
Có những ý kiến sáng tạo đóng góp trong nội dung, cách trình bày của bài tập nhóm
Các thành viên trong nhóm có sự giao lưu, chia sẻ, đóng góp ý kiến lẫn nhau
b Những nhân tố ảnh hưởng đến cách cư xử và hiệu quả của hoạt động nhóm
Có nhiều khía cạnh ảnh hương đến cách hoạt động nhóm có hiệu quả, song có 5 nhân
tố chính mà các nhà quản trị cần xem xét : Quy mô nhóm, Sự cấu thành nhóm, Vai trò của các thành viên, Chuẩn mực của nhóm, Mối quan hệ địa vị trong nhóm Đối với mỗi nhóm,
cần nghiên cứu cụ thể năm khía cạnh này để có thể đưa ra những biện pháp quản lý nhóm hiệu quả
2 Làm thế nào để quản lý nhóm hiệu quả?
Một trong những bí quyết giúp bạn trở thành người quản lý giỏi là học cách quản lý nhóm Xây dựng, quản lý và truyền cảm hứng cho nhóm làm việc hiệu quả và thành công sẽ góp phần rất lớn cho thành công của chính bạn và của cả công ty Tuy nhiên, để trở thành một quản lý giỏi thật sự không hề đơn giản Một tập hợp những người làm việc chung với nhau khác một nhóm Các đội thường có sự cam kết ràng buộc với mục tiêu chung và cùng vượt qua các thách thức và trở ngại để đạt được mục tiêu đó Họ có tiềm năng đưa ra những
Trang 4giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn là một tập hợp các cá nhân riêng lẻ làm việc chỉ nhắm đến những mục tiêu riêng
Dưới đây là một số cách để quản lý nhóm hiệu quả:
a Mọi người vì công việc
Trình bày rõ ràng những kế hoạch mà nhóm đang phụ trách Là người quản lý,chúng
ta cần phải thường xuyên củng cố tinh thần và nhắc nhở mọi thành viên cùng hướng đến mục tiêu này Khi có thành viên còn khúc mắc, đang đi chệch hướng thì những thành viên còn lại phải giải thích rõ ràng mục tiêu và hướng họ quay trở lại mục tiêu chính của nhóm
b Xác định rõ vai trò của từng thành viên.
Xác định rõ vai trò của từng thành viên là vấn đề cốt yếu ảnh hưởng đến sự thành bại của nhóm Ngoài nhóm trưởng sẽ là người dẫn dắt nhóm, thì các thành viên cũng có những vai trò nhất định.Biết rõ giới hạn, quyền hành, nhiệm vụ của mình giúp các thành viên trong nhóm dễ làm việc với nhau hơn.Khuyến khích tinh thần đồng đội bằng cách phân chia công việc cụ thể Cách này giúp mỗi thành viên hiểu rõ nhiệm vụ của mình đồng thời phát huy hết khả năng của mình vào công việc
c Xây dựng niềm tin
Luôn đáng tin cậy, và biết giữ lời hứa là hai đức tính cần thiết cho người lãnh đạo nhóm Cần khen thưởng, đưa ra phê bình hoặc kỷ luật một cách công bằng với tất cả thành viên trong nhóm của bạn
d Đề cao tinh thần đồng đội
Luôn đề cao sức mạnh đồng đội, gắn kết các thành viên trong nhóm, đánh giá kết quả
mà toàn nhóm đã đạt được một cách công bằng Loại bỏ tính vị kỷ cá nhân trong công việc Tinh thần đồng đội sẽ là sức mạnh và là chìa khóa thành công của nhóm
e Nuôi dưỡng sự hăng say, nhiệt tình
Sư hăng say của người này ảnh hướng đến người kia Nuôi dưỡng sự hăng say nhiệt tình trong chính người quản lý sẽ làm lay động đến các thành viên còn lại Tạo một môi trường luôn năng động, nhiệt tình, hăng hái sẽ giúp ích rất nhiều trong việc quản lý nhóm hiệu quả
f.Tạo không khí vui vẻ
Bầu không khí cứng nhắc và quá nhiều các quy tắc luật lệ có thể làm các thành viên trong nhóm bạn trở nên mệt mỏi Một bầu không khí vui vẻ, thoải mái giúp các thành viên hưng phấn và làm việc hiệu quả hơn
g.Biết lắng nghe
Lắng nghe luôn là một kỹ năng quan trọng trong cuộc sống Biết lắng nghe những đóng góp từ phía mọi người và tiếp thu chúng một cách hiệu quả sẽ gop phần nâng cao hiệu
Trang 5quả của nhóm Trong các cuộc họp nhóm, nên yêu cầu mọi thành viên phải đưa ra ý kiến, tranh luận và lắng nghe một cách tiếp thu để làm việc nhóm thật hiệu quả
h Biết kiên nhẫn
Có thể trong quá trình hoạt động, nhóm chưa đạt được mục tiêu đề ra, là người quản
lý nhóm, bạn cần kiên nhẫn và xem xét lại công việc Đồng thời cho các thành viên trong nhóm nhìn lại quá trình công việc đã qua, mỗi cá nhân sẽ tự nhìn lại những thiếu sót, những sai lầm còn mắc phải trước khi bắt đầu một vòng quay công việc mới
III Những vấn đề tồn tại trong việc quản lý nhóm học tập
1 Tồn tại trong việc quản lý nhóm của sinh viên
Hầu hết, mọi sinh viên đều có những nhóm học tập của riêng mình Nhóm học tập có thể từ 4 đến 7 sinh viên cùng nhau làm bài tập trong từng môn học Mỗi sinh viên có nhiều nhóm học tập khác nhau Điều này gây sự khó khăn trong việc quản lý nhóm khi với mỗi môn học là một nhóm riêng, rất khó trong việc xây dựng tình cảm, sự tin tưởng cảu các thành viên trong nhóm.Bên cạnh đó, vai trò của người trưởng nhóm chưa được đề đao và chưa thực sự có sức ảnh hưởng đối với các thành viên Mặc dù được phân công công việc rõ ràng, thời gian để nộp phần bài cá nhân về cho nhóm trưởng song một số bạn vẫn chưa hoàn thành đúng hạn Bên cạnh đó, việc họp nhóm, thảo luận nhóm gặp nhiều khó khăn về giờ giấc
2 Trưởng nhóm cần phải làm gì?
Phải làm gì để nhóm học tập có hiệu quả? Phải làm gì để được điểm cao? Phải làm gì
để mọi công việc của nhóm được thực hiên một cách suôn sẻ? Đó là đề tài mà mỗi trưởng nhóm luôn quan tâm Từ khía cạnh cá nhân, đúc kết từ những thực tiễn trong hoạt động nhóm trong trường học, tôi nhận thấy rằng, để quản lý nhóm hiệu quả cần làm những công việc sau:
- Bầu ra một người đáng tin cậy, uy tín, có sức ảnh hưởng làm trưởng nhóm
- Nên đặt ra mục tiêu của nhóm,đặt ra những quy tắc để mọi người cùng tuân theo
- Lên thời gian biểu từ lần họp nhóm đầu tiên, và đó sẽ là thời gian cụ thể cho các tuần họp tiếp theo
- Trao đổi thẳng thắn vê vấn đề trọng số điểm của các thành viên, đánh giá dựa trên thái độ, chất lượng, thời gian hoàn thành công việc được giao
- Luôn có tinh thần nghiêm túc khi họp nhóm, không đùa giỡn sa đà, nhóm trưởng cần nhắc nhở các thành viên quay trở lại nội dung chính khi thấy có dấu hiệu chệch hướng
- Biết lắng nghe, chia sẻ thông tin, giúp đỡ các thành viên trong nhóm khi gặp khó khăn trong quá trình làm bài