giáo trình nhập môn tin học

Giới thiệu về Tab Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lềtrái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm., haygọi là định

MỤC LỤC

PHẦN I MICROSOFT WORD 3

Chương 1 Tổng quan về môi trường làm việc 3

1 Cách khởi động 3

2 Môi trường làm việc 3

3 Tạo một tài liệu mới 4

4 Ghi tài liệu lên đĩa 4

5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa 5

6 Thoát khỏi môi trường làm việc 5

Chương II: Kỹ năng trình bày văn bản 6

1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản 6

2 Các kỹ năng định dạng văn bản 9

3 Thiết lập Tab, Bullets và numbering 11

4 Chia văn bản thành nhiều cột 12

5 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản 13

6 Tìm kiếm và thay thế văn bản 14

7 Chèn ký tự đặc biệt 15

Chương III: Bảng biểu 16

1 Phương pháp tạo bảng biểu 16

2 Một số thao tác với bảng biểu 16

3 Định dạng nền, viền cho bảng biểu 18

4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng 18

Chương IV: Đồ hoạ 19

1 Vẽ khối hình đơn giản 19

2 Tạo chữ nghệ thuật 21

3 Chèn ảnh lên tài liệu 21

4 Định dạng hình ảnh 23

Chương V: In ấn 24

1 Định dạng trang in 24

2 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (Header & Footer ) 25

3 Chèn số trang tự động (Page Number) 25

4 Xem tài liệu trước khi in (Preview) 26

5 In ấn tài liệu 27

PHẦN II MIROSOFT EXCEL 29

Chương I : Tổng quan về Microsoft Excel 29

1 Khởi động Excel 30

2 Môi trường làm việc 31

3 Cách di chuyển con trỏ bảng tính 31

4 Thao tác trên tài liệu 32

Chương II : Định dạng bảng tính và kiểu dữ liệu 35

1 Kiểu dữ liệu 35

2 Thao tác trên bảng tính 38

3 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp 45

4 Định dạng dữ liệu bảng tính 46

Chương III : Tìm hiểu về công thức và hàm trong Excel 51

1 Công thức 51

2 Hàm 52

Chương IV Biểu đồ 59

1 Tạo biểu đồ 59

2 Công cụ biểu đồ Chart Tools 59

3 Hiệu chỉnh biểu đồ 60

Chương V Hoàn thiện và in bảng tính 61

1 Đặt kích thước lề 61

2 Thêm tiêu đề vào trang in 62

3 Duyệt bảng tính trước khi in 62

4 In bảng tính 62

PHẦN I MICROSOFT WORD

Chương 1 Tổng quan về môi trường làm việc

Chương trình soạn thảo Microsoft Word là một phần mền thuộc bộ chươngtrình

Microsoft Office nổi tiếng của hãng Microsoft Đây là chương trình soạn thảo trực quan, có giao diện đẹp, thân thiện và dễ sử dụng Với nhiều tính năng mạnh mẽ,

Microsoft Word2007 thực sự là một công cụ soạn thảo chuyên nghiệp không thể thiếu trong các ứng dụng văn phòng

1 Cách khởi động

- Cách 1: Click chuột vào nút: Start / Program / Microsoft Office / Microsoft

Word

2007

- Cách 2: Click Double trái chuột vào biểu tượng trên Desktop

2 Môi trường làm việc

2.1 Cửa sổ làm việc

2.2 Chức năng thanh thực đơn

- Home: Gồm các công cụ định dạng trong văn bản như: Font, paragraph, copy,

paste, Bullets and numbering…

- Insert: Cho phép chèn các đối tượng vào trong văn bản như:chèn Picture,

WordArt, Equation, Symbol, Chart, Table, Header and footer, Page number

- Page Layout: Các thiết lập cài đặt, định dạng cho trang giấy như: Page setup, Page

Borders, Page Color, Paragraph,……

- Reference: Các công cụ liên quan định dạng văn bản như : Chèn chú thích, đánh

mục lục tự động, …

- Maillings: Thanh công cụ trộn thư

- Review: Các chức năng kiểm tra lại như ngữ pháp, chính tả…

- View: Làm việc với hiển thị màn hình

- Developer: Thiết kế và mở rộng

- Add-ins: Các ứng dụng bổ trợ

3 Tạo một tài liệu mới

- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc Click chuột vào biểu tượng trênthanh công cụ Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn New / chọn Blank document / chọn Create

4 Ghi tài liệu lên đĩa

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng

trên thanh Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn Save hoặc Save as…

Save in : Chọn ổ đĩa > Chọn thư mục lưu giữ văn bản

File name : Đặt tên cho văn bản lưu

Save as type : Kiểu định dạng tài liệu

Save : Lưu lại nội dung văn bản

5 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O, hoặc Click chuột vào biểu tượng

trên thanh Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn Open

6 Thoát khỏi môi trường làm việc

- Cách 1: Click chuột Office Button / Close

- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng (close) phía trên và ở góc phải cửa

Chương II: Kỹ năng trình bày văn bản

1 Một số thao tác soạn thảo cơ bản

1.1 Cách gõ dấu Tiếng Việt

- Để có thể gõ được tiếng việt có dấu người ta phải sử dụng các phần mềm gõtiếng việt, phần mềm gõ tiếng việt thông dụng hiện nay đó là:Vietkey hoặc Unikey

- Bảng gõ dấu và chữ cái tiếng việt kiểu Telex

1.2 Một số nguyên tắc soạn thảo văn bản

1.2.1 Khái niệm về ký tự, từ, câu, dòng, đoạn trong văn bản

Khi làm việc với văn bản, đối tượng chủ yếu ta thường xuyên phải tiếp xúc làcác ký tự Các ký tự phần lớn trực tiếp gõ từ bàn phím Nhiều ký tự khác trắng ghép lạivới nhau thành 1 từ (word) Tập hợp các từ kết thúc bởi dấu chấm câu gọi là câu.Nhiều câu có liên quan với nhau, hoàn chỉnh về mặt ngữ nghĩa nào đó gọi là đoạn văn(paragraph)

Trong phần mềm soạn thảo word, đoạn văn bản được kết thúc bởi dấu Enter.Đoạn là thành phần quan trọng trong văn bản Nhiều định dạng sẽ được áp đặt chođoạn như căn lề, kiểu dáng… Nếu trong văn bản, cần ngắt xuống dòng ta dùng phímShift+Enter

Dòng là tập hợp các ký tự nằm trên cùng 1 đường từ bên trái sang bên phải mànhình soạn thảo

1.2.2 Một số quy tắc gõ văn bản cơ bản

- Khi gõ văn bản, không dùng ký tự Enter để điều khiển xuống dòng Phím

- Giữa các từ chỉ được dùng 1 ký tự khoảng trắng để phân cách Không sử dụngdấu trắng đầu dòng để điều chỉnh căn lề.

- Các dấu ngắt câu như chấm (.), phẩy (,), hai chấm (:), chấm phẩy (;), chấmthan (!), hỏi chấm (?) phải được gõ sát vào từ đứng trước nó, tiếp sau đó là 1 dấukhoảng trắng nếu vẫn còn nội dung

Ví dụ:

Viết sai: Soạn thảo văn bản dễ hay khó ?

Viết đúng: Soạn thảo văn bản dễ hay khó?

- Các dấu mở ngoặc, mở nháy đều phải được hiểu là ký tự đầu từ, do đó các ký

tự tiếp théo phải được viết sát với bên phải của ký tự này Tương tự, các dấu đóngngoặc và dấy đóng nháy phải được hiểu là ký tự cuối từ, và được viết sát vào bên phảicủa ký tự cuối cùng của từ bên trái

Như vậy, làm sao để đánh chữ được nhanh? Câu trả lời là để đánh chữ đượcnhanh, bạn phải tận dụng hết 10 ngón tay của mình để phối hợp với nhau trên mặt bànphím Chính vì thế không cách nào khác hơn là luyện tập để các ngón tay hiểu nhau vàkhông tranh giành vị trí với nhau

Phương pháp chung để luyện tập là qui định vị trí (các phím) cho các ngón taycủa bạn Cách qui định như sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn phải ghi nhớ các vị trí phím của cấu trúc keyboard tổng quát

Bước 2: Ghi nhớ 5 vị trí tay quan trọng (quan trọng nhất)

Khi thực hiện, 2 ngón Trỏ trái - Út trái và Trỏ phải - Út phải không được phép

đồng thời rời vị trí nhằm để định vị bàn phím cho các ngón khác Nên nhớ rằng vị trí

của Ngón tay Út rất ít di chuyển nên ngón Út là điểm để định vị bàn phím dễ nhất Cứ

vị trí đó, hãy để các ngón linh hoạt vươn lên trên hay xuống dưới, qua trái hay quaphải để chọn cho mình 1 vị trí thích hợp nhất với kích cỡ bàn tay

1.3 Thao tác trên khối văn bản

Font Style: Lựa chọn kiểu chữ: chữ đậm

(Bold), chữ nghiêng (Italic), chữ vừa đậm và

nghiêng ( Bole Italic)

Size: Chọn kích cỡ chữ Sau khi chọn xong

nhấn (OK ) để xác nhận lựa chọn, (Default )

để mặc định , (Cancel ) để hủy bỏ thao tác.

Font Color: Chọn màu của chữ

- Nhấn chọn định dạng Font chữ trên thẻ Home

2.1.2 Căn chỉnh dữ liệu

Chữ gạch chân

2.2 Định dạng đoạn văn bản

- Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Home/ chọn Paragraph, hộp thoại Paragraphxuất hiện

- Trong mục Spacing bao gồm:

Before: Khoảng cách giữa đoạn định dạng với đoạn trên nó

After: Khoảng cách giữa đoạn định dạng với đoạn sau nó

Line Spacing: Khoảng cách giãn giữa các dòng

- Trong mục Indentation:

Left: Điều chỉnh khoảng cách của lề trái đến văn bản

Right: Điều chỉnh khoảng cách của lề phải đến văn bản

Special:

+ First line: Thụt chữ cái dòng đầu đoạn văn một khoảng trong (By) + Hanging: giữ nguyên dòng đầu, áp dụng cho toàn đoạn văn sau nó Alignment: Định dạng vị trí con trỏ trong văn bản

Outline Level: Vị trí, cấp của đường được chọn một khoảng (By)

3 Thiết lập Tab, Bullets và numbering

3.1 Thiết lập Tab

3.1.1 Giới thiệu về Tab

Dấu tab là một ký tự đặc biệt được đặt lên thanh kích thước cho phép căn lềtrái, lề phải một đoạn văn bản hoặc tạo các dòng kẻ gồm các ký hiệu dấu chấm(.), haygọi là định vị bước nhảy của con trỏ trên dòng văn bản

3.1.2 Cách hiển thị công cụ Tab

Chọn Office Button/ chọn Word Oftions/ chọn thẻ Customize Trong mụcChoose commands from/ chọn All command/ chọn Tabs…/ chọn Add / OK Công cụTab đã xuất hiện trên thanh Ribbon với biểu tượng hình tròn, màu xanh lá cây

Left: Căn thẳng theo mép trái

Center: Căn thẳng từ giữa ra hai bên

Right: Căn thẳng theo mép phải

- Tại mục Leader:

None: Đường dẫn trắng

………: Tab có đường nét chấm đính kèm

-: Tab có đường nét gạch đính kèm

: Tab có đường nét liền đính kèm

- Tại mục Set: Định vị bước nhảy của con trỏ

- Tại mục Clear: Bỏ từng vị trí Tab đã thiết đặt

- Tại mục Clear all: xóa toàn bộ các vị trí Tab hoặc tổ hợp phím: Ctrl + Q

3.2 Thiết lập Bullets

3.2.1 Giới thiệu về Bullets

Tạo ra các số thứ tự, ký hiệu tự động đánh dấu ở đầu mỗi đoạn văn bản

3.2.2 Cách thực hiện lệnh định dạng Bullets and Numbering.

Bôi đen vùng văn bản cần tạo Trên thanh Ribbon/ chọn thẻ Home > chọnkiểu số hoặc ký tự sử dụng

4 Chia văn bản th à nh nhiều cột

Bước 1: Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Page Layout / chọn Columns:

Bước 2: Chọn số cột cần chèn, nếu số cột cần chèn lớn hơn thì chọn trong mục More Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:

Bước3: Trong ô Number of Columns: gõ số cột cần chia

Bước 4:Muốn có đường kẻ ở giữa cột ta đánh dấu vào Line between.

Bước 5: Chọn OK

5 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản

5.1 Hiển thị công cụ Drop Cap

Chọn Office Button / chọn Word Oftions / chọn thẻ Customize Trong mục Choose commands from / chọn All command / chọn Drop Cap…/ chọn Add / OK

5.2 Sử dụng công cụ Drop Cap

- Cách 1: bôi đen chữ cần làm to đầu đoạn Trên thanh Ribbon / Chọn Drop cap

- Cách 2: Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / Chọn Drop Cap

Font: Chọn Font chữ

Lines to Drop: Điều chỉnh số dòng đổ xuống

Distance from Text: Khoảng cách từ chữ Drop Cap đến đầu đoạn văn

6 Tìm kiếm và thay thế văn bản

+ Replace: Thay thế từng từ

+ Replace All: Thay thế toàn bộ

6.3 Truy cập nhanh tới 1 trang văn bản

Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Home  Chọn:

Trong mục Enter page Number: Nhập số trang cần di chuyển tới  sau đó chọn Next

Bước 2: Chọn Insert  Symbol  Chọn biểu tượng cần chèn  chọn Insert 

Close

Chương III: Bảng biểu

1 Phương pháp tạo bảng biểu

Bước 1: Nhấp chuột vào vị trí cần đặt bảng biểu

Bước 2: Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn Table  Hộp thoại: Insert

Table xuất hiện

Chèn cột: Đặt con trỏ vào vị trí cột cần chèn Click phải chuột chọn  Insert

Columns to the Left: Chèn một cột trắng về phía bên trái vị trí con trỏ

Columns to the Right: Chèn một cột trắng về phía bên phải vị trí con trỏ

Rows Above: Chèn dòng trắng về phía trên dòng đặt con trỏ

Row Below: Chèn dòng trắng về phía dưới dòng đặt con trỏ

Chèn ô: Nhấp phải chuột vào bảng Chọn Insert  Insert Cell xuất hiện hộp thoại

Shift cell Right: Chèn một ô về phía phải vị trí con trỏ

Shift cell Down: Chèn thêm một ô về phía dưới vị trí con trỏ

Insert entire row: Chèn thêm một dòng về phía trên vị trí con trỏ

Insert entire Column: Chèn thêm một cột về phía trái vị trí con trỏ

2.2 Xoá dòng, cột,

Nháy phải chuột vào vị trí cần xóa Chọn Delete Cell: Xuất hiện hộp thoại:

Shift cells Left: Xóa một ô và dịch chuyển các ô bên phải sang ô vừa xóa Shift cell up: Xóa một ô và dịch chuyển các ô phía dưới lên ô vừa xóa Delete entire Row: Xóa dòng lựa chọn

Delete entire Column: Xóa cột lựa chọn

2.3 Trộn ô và tách ô

Trộn ô: Bôi đen các ô cần gộp Click phải chuột chọn Merge cell

Tách ô: Chọn ô cần tách Click phải chuột chọn Split Cell hoặc Vào Table Tools 

Layout  Chọn Split Cell Xuất hiện hộp thoại :

Number of Columns: Nhập số cột muốn tách ra

Number of Rows: Gõ số dòng cần tạo

Chú ý: Nếu tách bảng vào Table Tools  Layout  chọn Split Table

3 Định dạng nền, viền cho bảng biểu

Tạo đường viền cho bảng:

Bước 1: Tô khối cả bảng và chọn Table Tools

Bước 2: Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Border chọn loại viền bảng phù hợp.

Tạo nền cho bảng

Bước 1: Tô khối cả bảng và chọn Table Tools

Bước 2: Chọn tiếp Design, nhấn vào nút Shading, chọn loại màu nền bạn cần

4 Sắp xếp dữ liệu trên bảng

Bôi đen bảng cần sắp xếp Vào Table Tools chọn Layout > chọn Sort xuấthiện hộp thoại:

Sort By: Chọn cột cần sắp xếp

Type: Kiểu dữ liệu cần sắp xếp (tự động chọn phù hợp với nội dung)Text (kiểu

văn bản), Number (kiểu số), Date (kiểu ngày)

Ascending: Sắp xếp theo chiều tăng dần

Descending: Sắp xếp theo chiều giảm dần

Chọn tiếp các cột khoá phụ tuỳ theo yêu cầu, lặp lại các bước đối với Then By

Chương IV: Đồ hoạ

1 Vẽ khối hình đơn giản

Ngoài chức năng chính là soạn thảo văn bản, MS-Word cũng hỗ trợ chức năng

vẽ hình tương đối tốt Một số hình vẽ đơn giản, hình khối… có thể vẽ trực tiếp trongMS-Word mà không cần vẽ từ các phần mềm khác rồi phải chèn vào vừa mất thời

gian, lại làm tăng dung lượng của tập tin.

1.1 Sử dụng các khối hình AutoShape

Thực hiện vẽ các đối tượng hình vẽ trong môi trường Word 2007

Bước 1: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn hình minh họa hay hình ảnh

Bước 2: Chọn tab Insert, trong mục Illustration, chọn Shape

Bước 3: Hộp thoại xuất hiện và bạn có thể tìm hình mẫu và chọn hình muốn chèn

1.2 Định dạng hình vẽ

Khi bạn chọn vào đối tượng vẽ (Shapes), nhómlệnh Format hiển thị:

Insert Shapes: lựa chọn để chèn thêm các đối tượng hình vẽ Bạn nhấn vào biểu

tượng More để hiển thị các nhóm đối tượng vẽ

Shape Styles: cung cấp các mẫu hiệu ứng viền và nền cho đối tượng hình vẽ

khi bạn nhấn chọn biểu tượng More, một danh sách các mẫu hiệu ứng cho đối tượnghình vẽ hiển thị Bạn chọn một mẫu thích hợp, khi bạn di chuyển chuột lên mẫu nàothì đối tượng hình vẽ sẽ thể hiện cho bạn xem trước mẫu đó trên trang văn bản.một sốmẫu áp dụng cho đối tượng vẽ

Shape Fill: màu nền cho đối tượng hình vẽ

Shape Outline: màu viền cho đối tượng hình vẽ

Change Shape: thay đổi đối tượng vẽ hiện hành thành đối tượng vẽ khác.

Shadow Effects: hiệu ứng này giúp tạo các bóng đổ quanh đối tượng hình vẽ

1.4 Làm việc tập hợp các hình vẽ

Trong khi làm việc với các hình vẽ, các hình có thể gộp lại với nhau thành 1khối để thể hiện nội dung cần thiết Sau khi đã hiệu chỉnh các hình đơn lẻ xong, ta cầnnhóm các hình cần thiết thành 1 khối để tiện cho việc di chuyển, định dạng, copy, quản

lý khổi vẽ trên tài liệu…hoặc tách các nhóm thành các hình đơn lẻ để tiện chỉnh sửatừng hình

Bước 1: Click chuột vào hình cần gỡ nhóm

Bước 2: Click chuột phải vào vùng những hình đã chọn, chọn GroupingUnGroup 1.4.3 Nhóm lại (Regroup)

Khi gỡ nhóm và chỉnh sửa xong, muốn nhóm lại thành khối hình như ban đầu,

ta không cần phải thực hiện lại tính năng nhóm, mà chỉ cần gọi tính năng Regroup

Bước 1: Click chuột vào bất kỳ hình nào trong nhóm cần nhóm lại

Bước 2: Click chuột phải vào vùng những hình đã chọn, chọn GroupingReGroup

2 Tạo chữ nghệ thuật

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert chọn xuất hiện hộp thoại:

- Chọn kiểu mẫu chữ  Nhập nội dung chữ cần chèn trong mục Edit Word ArtText  Chọn OK

- Định dạng Word Art: Click phải chuột chọn Format Word Art

Colors and lines: Chọn màu nền cho chữ

Layout: Chọn định dạng hiển thị cho Word Art

3 Chèn ảnh lên tài liệu

3.1 Chèn ảnh từ một tệp tin

- Trên thanh Ribbon / chọn thẻ Insert / chọn Picture

- Xuất hiện hộp thoại Insert Picture

- Look in: Chọn nơi chứa hình ảnh

- File name: Tên File ảnh cần chèn

- File of Type: Kiểu định dạng File ảnh

- Insert: Chèn đối tượng tranh vào văn bản

3.2 Chèn ảnh từ thư viện ảnh Clip Gallery

Bước 1: Trên thanh Ribbon / Chọn thẻ Insert  chọn Clip Art Hộp thoại Clip Art xuất hiện bên phải cửa sổ làm việc

Bước 2: Xuất hiện hộp thoại Insert Picture

Search for: Nhập chủ đề ClipArt cần tìm và nhấn lệnh Go

Danh sách các hình ClipArt ứng với chủ đề đã chọn sẽ được hiển thị DoubleClick chuột vào ClipArt mà bạn cần để thực hiện chèn vào văn bản

Organize clips: Nhấn để xem tất cả chủ đề Clip Art.

Bước 3: Kéo ảnh cần tìm vào vị trí đã chọn trong văn bản

4 Định dạng hình ảnh

- Nhấp chuột phải vào bức tranh chọn Format picture  hộp thoại Format picturexuất hiện

Fill: Định dạng màu nền cho picture

Line Color: Định dạng màu cho đường viền

Line Style: Chọn kiểu đường viền

Shadow: Định dạng độ bóng

3D_Format: Định dạng 3D

3D_Rotation: Chọn góc quay cho Picture

Picture: Định dạng cho picture

Text Box: Định dạng hộp thoại text box

Chương V: In ấn

In ấn là công đoạn rất quan trọng và là khâu cuối cùng trong qui trình soạnthảo văn bản, tài liệu Để làm tốt việc in ấn cho tài liệu của mình, thực hiện theo quitrình sau:

- Định dạng trang in: Đây là bước bạn phải làm đầu tiên khi soạn thảo một tàiliệu trên Word

- Soạn thảo tài liệu: Bao gồm tất cả các kỹ năng mà bạn đã được tìm hiểu

- Thiết lập tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (nếu cần thiết)

- Xem lại toàn cục của tài liệu đây là khâu rất quan trọng Cho phép bạn có thểxem nội dung, bố cục các trang trước khi in (preview)

- Thực hiện lệnh để đưa dữ liệu ra máy in để in lên giấy (Máy in đã được cài đặt

và sẵn sang thực hiện công việc in tài liệu)

1 Định dạng trang in

Tính năng này giúp thiết lập cấu trúc trang in: Đặt lề trang in, chọn khổ giấy in,chọn hướng in, đặt lề cho tiêu đề đầu, tiêu đề cuối Thực hiện như sau:

Bước 1: Đặt con trỏ vào văn bản đang soạn thảo.

Bước 2: Vào Ribbon, chọn Tab “Page Layout”, chọn tiếp mục “Page Setup”

- Landscape : Đặt giấy ngang

2 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang (Header & Footer )

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer Tools, bạn nhấn chuột vào nút Header hayFooter

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫucho bạn chọn Kế đến bạn nhập nội dung choHeader hay Footer đó Nhập xong nhấn đúp chuộtvào vùng nội dung của trang, lập tức Header /Footer sẽ được áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu

3 Chèn số trang tự động (Page Number)

- Trên thanh Ribbon / Chọn thẻ Insert / chọn Page Number

- Định dạng kiểu số trang trong mục Format Page Number  Cửa sổ Page Number Format xuất hiện:

Number Format: Định dạng kiểu số trang

Start at: Số của trang đầu tiên

Chọn vị trí số trang

4 Xem tài liệu trước khi in (Preview)

Xem trước khi in (hay còn gọi là Print Preview) là việc rất quan trọng, đặc biệt

đối với những người mới học Word, chưa có nhiều các kỹ năng về in ấn Qua mànhình Print Preview, bạn có thể quan sát được cấu trúc trang in, nội dung chi tiết trêntrang in Qua đó sẽ có những điều chỉnh hợp lí, kịp thời đối với tài liệu của mình đểkhi in ra sẽ thu được kết quả cao như ý muốn

Để mở chế độ Print Preview, bạn click vào nút Office  Print  Print

Preview

Cửa sổ Print Preview xuất hiện cung cấp một thanh công cụ để hiệu chỉnh và cho xem

trước cấu trúc các trang in để bạn hiệu chỉnh trước khi in

Print: nhấn để in tài liệu Word.

Margins: lựa chọn canh lề khổ giấy cho trang in.

Orientation: lựa chọn chế độ hiển thị khổ giấy (Portrait: khổ giấy đứng Landscape: khổ giấy ngang)

Size: lựa chọn kích thước khổ giấy.

Zoom: lựa chọn chế độ hiển thị xem tài liệu trong Print Preview: hiển thị một

trang, hiển thị hai trang, hiển thị một trang rộng toàn màn hình Print Preview,xem nội dung trang kế tiếp, lui lại nội dung trang trước trang đang hiện hành

Close Print Preview: thoát khỏi của sổ Print Preview

Click nút Properties để thay đổi các thuộc tính của máy in được chọn.

Đánh dấu chọn vào hộp Print to File để thực hiện in văn bản vào một

tập tin khác

- Khung Page range có các tuỳ chọn

All: In tất cả trang dữ liệu hiện thời

Current Page: Chỉ in trang hiện thời

Page: In trang theo chỉ định của người dùng in (dấu trừ (-) chỉ định một dải trang, các trang riêng rẽ các nhau bởi dấu phẩy (,)) Ví dụ: 1,3,5-8 (in trang

1, trang 3 và các trang bắt đầu từ 5 đến 8)

- Khung Copies

Number of Copies: Số trang muốn sao chép

Đánh dấu chọn vào hộp Collate để thực hiện in văn bản có thứ tự.

- Print What: Chọn nội dung

- Document: In tài liệu

- All pages in range: In toàn bộ các trang trong phạm vi lựa chọn

- Odd pages: Chỉ in các trang lẻ

- Even pages: chỉ in các trang chẵn

PHẦN II MIROSOFT EXCEL

Chương I : Tổng quan về Microsoft Excel

Microsoft Excel là một phần mềm hay là một chương trình ứng dụng, mà khichạy chương trình ứng dụng này sẽ tạo ra một bảng tính và bảng tính này giúp ta

dễ dàng hơn trong việc thực hiện:

- Tính toán đại số, phân tích dữ liệu

- Lập bảng biểu báo cáo, tổ chức danh sách

- Truy cập các nguồn dữ liệu khác nhau

- Vẽ đồ thị và các sơ đồ

- Tự động hóa các công việc bằng các macro

- Và nhiều ứng dụng khác để giúp chúng ta có thể phân tích nhiều loạihình bài toán khác nhau

Workbook: Trong Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó bạn làm việc

(tính toán, vẽ đồ thị, …) và lưu trữ dữ liệu Vì mỗi workbook có thể chứa nhiều sheet(bảng tính), do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan vớinhau chỉ trong một tập tin (file) Một workbook chứa rất nhiều worksheet hay chartsheet tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính của bạn

Worksheet: Còn gọi tắt là sheet, là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu, nó

còn được gọi là bảng tính Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chứcthành các cột và các dòng Worksheet được chứa trong workbook MộtWorksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (phiên bản cũ chỉ chứa được 256cột và 65,536 dòng)

Chart sheet: Cũng là một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị.

Một chart sheet rất hữu ích khi bạn muốn xem riêng lẻ từng đồ thị

Sheet tabs: Tên của các sheet sẽ thể hiện trên các ngăn (tab) đặt tại góc trái

dưới của cửa sổ workbook Để di chuyển từ sheet này sang sheet khác ta chỉ việcnhấp chuột

vào tên sheet cần đến trong thanh sheet tab

Excel 2007 dùng định dạng tập tin mặc định là “.xlsx” (dựa trên chuẩn XML giúp việctrao đổi dữ liệu giữa các ứng dụng được dễ dàng hơn) thay cho định dạng chuẩn trướcđây là “.xls”

2 Môi trường làm việc

3 Cách di chuyển con trỏ bảng tính

Bạn có thể dùng chuột, các phím , , , , , thanh cuốn dọc, thanh cuốnngang, sheet tab, các tổ hợp phím tắt đề di chuyển qua lại giữa các sheet hay đi đếncác nơi bất kỳ trong bảng tính

3.1 Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang

Thanh cuốn dọc và thanh cuốn ngang được gọi chung là các thanh cuốn (scrollbars) Bởi vì màn hình Excel chỉ có thể hiển thị (cho xem) một phần của bảng tínhđang thao tác, nên ta phải dùng thanh cuốn dọc để xem phần bên trên hay bên dướibảng tính và dùng thanh cuốn ngang để xem phần bên trái hay bên phải của bảngtính

Thanh cuốn dọc là thanh dài nhất, nằm dọc ở bên lề phải; hai đầu có hai mũi

tên lên và mũi tên xuống; ở giữa có thanh trượt để cuốn màn hình lên xuống

Thanh cuốn ngang là thanh nằm ngang, thứ hai từ dưới màn hình đếm lên Có

hình dạng giống thanh cuốn dọc, chỉ khác là nằm ngang

 Nhấp chuột vào mũi tên sang trái để cuốn màn hình đi sang trái

 Nhấp chuột vào mũi tên sang phải để cuốn màn hình sang phải

3.2 Thanh Sheet tab

Để di chuyển qua lại giữa các sheet ta nhấp chuột lên tên của sheet trên thanhsheet tab Ngoài ra chúng ta có thể dùng <Ctrl + Page Up> để di chuyển đến sheetliền trước sheet hiện hành và <Ctrl+Page Down> để di chuyển đến sheet liền sausheet hiện

hành Để trở về sheet đầu tiên bạn nhấp chuột và nút trên thanh sheet tab và đểđến sheet cuối cùng thì bạn nhấp chuột vào nút trên thanh sheet tab Nếu muốnđến một sheet nào đó trong trường hợp có quá nhiều sheet thì bạn hãy nhấp phảichuột vào thanh và chọn tên sheet cần đến

4 Thao tác trên tài liệu

4.1 Tạo một tài liệu mới

- Cách 1: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N hoặc Click chuột vào biểu tượng

trên thanh công cụ Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn New / chọn Blank document / chọn Create

4.2 Ghi tài liệu lên đĩa

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + S, hoặc Click chuột vào biểu tượng

trên thanh Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn Save hoặc Save as…

Save in : Chọn ổ đĩa -> Chọn thư mục lưu giữ văn bản

File name : Đặt tên cho văn bản lưu

Save as type : Kiểu định dạng tài liệu

Save : Lưu lại nội dung văn bản

4.3 Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa

- Cách 1: Sử dụng tổ hợp phím Ctrl + O, hoặc Click chuột vào biểu tượng

trên thanh Ribbon

- Cách 2: Vào Office Button / chọn Open

4.4 Đóng tài liệu

- Cách 1: Click chuột Office Button / Close

- Cách 2: Click chuột vào biểu tượng (close) phía trên và ở góc phải cửa

sổ

- Cách 3: Sử dụng tổ hợp phím Alt + F4

Chương II : Định dạng bảng tính và kiểu dữ liệu

Nếu gõ toàn số mà muốn máy hiểu là ký tự thì phải gõ bắt đầu bởi dấu (‘) Ví

dụ muốn gõ xâu 123 thì phải gõ là ‘123

1.1.2 Kiểu number

Ký tự nhập vào là số, ở chế độ mặc định dữ liệu dạng số sẽ hiển thị ở phíabên phải của ô Nếu số âm có thể nhập dấu "-" phía trước hoặc để trong dấu ngoặcđơn Number bao gồm:

- Kiểu số thông thường: ví dụ 2345, 56.89,

- Kiểu ngày tháng: Nhập ngày tháng bình thường với dấu phân cách là gạch

ngang (-) hay gạch đứng (/) Phần tháng Excel có thể hiển thị số hoặc chữ bằng tiấngAnh, quy định cách hiển thị trong hộp thoại Format Cell Một cách ngầm định, Excellưu trữ các số ngày tháng theo các số nguyên từ 1 đến 2958525, tính từ ngày 1/1/1900đến 31/12/9999

- Kiểu thời gian: Excel lưu trữ số thời gian theo các số thập phân từ 0

đến0.99999999 bắt đầu từ 0:00:00 (12:00:00 A.M.) đến 23:59:59 (11:59:59 P.M.)

1.1.3 Kiểu công thức

Công thức là một biểu thức chứa các hằng, các địa chỉ ô, các hàm và các toán

tử Công thức phải bắt đầu bởi dấu bằng (=)

Dạng tổng quát của công thức: = <biểu thức>

Giá trị hiển thị trong ô chứa công thức sẽ là kết quả của công thức đó.Ví dụ:Kích chuột vào ô B2 và gõ = 10+20+30, sau đó ấn phím Enter Khi đó, kết quả hiệntrong ô B2 sẽ là 60

1.1.4 Kiểu lỗi và giá trị logic

Các giá trị logic như TRUE, FALSE hoặc các lỗi như #VALUE!, không tự

gõ vào bảng được mà chỉ xuất hiện khi trả lại giá trị của hàm hoặc biểu thức logic hoặckhi xuất hiện lỗi

1.2 Cách nhập dữ liệu

1.2.1 Nhập số, chuỗi, thời gian, ngày tháng năm

Bước 1: Trên worksheet, chọn ô cần nhập liệu

Bước 2: Nhập vào con số, chuỗi văn bản, ngày tháng hay thời gian,… mà bạn

cần

Bước 3: Nhập xong nhấn Enter (ô hiện hành chuyển xuống dưới) hoặc Tab (ô

hiện hành chuyển qua phải) để kết thúc

1.2.2 Nhập các ký tự đặc biệt

Bước 1: Muốn nhập ký tự đặc biệt vào, trước tiên chọn ô và đến nơi cần chèn

trong ô

Bước 2: Chọn Insert  nhóm Text  chọn Symbol

Bước 3: Trong hộp thoại Symbol hãy chọn ký tự cần, có thể đổi kiểu Font tại

Bạn muốn điền các số lẻ trong khoảng từ 1 đến 25 vào cột A bạn làm như sau:

Bước 1: Chọn ô đầu tiên A1 và nhập vào số 1

Bước 2: Chọn ô tiếp theo A2 nhập vào số 3 (bước nhảy bằng 3-1 = 2, Excel sẽ

cộng số 2 vào ô chứa số lẻ trước đó để có được số lẻ kế tiếp)

Bước 3: Chọn hai ô A1:A2, di chuyển chuột xuống dấu vuông nhỏ màu đen

(Fill handle) ở góc dưới bên phải vùng chọn cho chuột biến thành dấu cộngmàu đen

Bước 4: Giữ trái chuột kéo xuống phía dưới cho đến khi hiện số 25 thì dừng lại.

1.4 Tự tạo danh sách AutoFill

Bước 1: Nhấp nút Office  Excel Options  Popular Trong phần Top options

for working with Excel  chọn Edit Custom Lists  hộp thoại Custom Lists hiện ra

Bước 2: Nhập vào danh sách trong khung List entries, sau khi nhập xong nhấn

nút Add để thêm vào Custom lists và kể từ lúc này bạn có thể sử dụng chức năngAutoFill với danh sách tự tạo của bạn

- Muốn xóa một danh sách thì bạn chỉ cần chọn danh sách đó và nhấn nútDelete

- Nếu muốn hiệu chỉnh danh sách thì chọn danh sách đó và hiệu chỉnhtrong ô List entries, au khi hiệu chỉnh xong nhấn nút Add

2 Thao tác trên bảng tính

2.1 Thao tác trên vùng

Địa chỉ 1 ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và số thứ tự dòng Một vùngtrong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô ở góc bên trái của vùng và địachỉ ô góc dưới bên phải của vùng ( có dấu : phân cách) Đặc biệt, địa chỉ của cảmột cột hoặc dòng được xác định là <tên cột>:<tên cột> ( ví dụ cột A thì được xácđịnh ngắn gọn là A:A và <số dòng>:<số dòng> (ví dụ địa chỉ của cả dòng 3 là3:3)

2.1.1 Chọn vùng

Cách 1: Dùng chuột di chuyển đến ô hiện hành, đến góc trên bên trái của vùng

cần chọn Sau đó, giữ trái chuột kéo xuống dưới qua bên phải đến vị trí ô cuốicùng của vùng và thả chuột

Cách 2: Dùng bàn phím Sau khi chọn ô đầu tiên, bạn giữ phím Shift trong khi

nhấn phím  và để đến ô cuối của vùng và thả các phím

Chú ý:

- Để chọn cả dòng: dùng chuột nhấp lên số thứ tự của các dònghoặc<Shift+Space>

- Để chọn cả cột: dùng chuột nhấp l tiêu đề của các cột hoặc <Ctrl+Spacebar>

- Muốn chọn vùng cách khoảng hãy giữ phím Ctrl khi chọn