Vậy làm sao để tỷ lệ được giữ vững và ngày càng được nâng cao hơn thì đòi hỏi giáo viên chuyên trách phải biết dùng quỹ thời gian sao cho hợp lý, tranh thủ thời gian thống kê sao cho nha
Trang 1MỘT SỐ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HỒ SƠ CỦA
CHUYÊN TRÁCH PHỔ CẬP
I PHẦN MỞ ĐẦU.
1 Lý do chọn đề tài:
Hiện nay, trong xu thế hội nhập toàn cầu, đất nước ta ta trước nhiều cơ hội để phát triển kinh tế, song song với nhiều cơ hội thì cũng có nhiều thách thức, con người phải nhạy bén, tháo vát hơn, phải đầu tư nhiều thời gian hơn Phụ huynh phải đầu tư nhiều thời gian vào công việc làm ăn kinh tế nên ít quan tâm đến việc học tập của con em mình, học sinh thì bị cám dỗ bởi nhiều thú vui tiêu khiển mới, sao lãng việc học hành, thầy cô thì chưa quen với phương pháp dạy học mới nên còn nhiều bỡ ngỡ hoặc do cơ sở vật chất chưa đủ để đáp ứng cho việc áp dụng các phương pháp dạy học mới Ngoài ra, về tâm sinh lý lứa tuổi, cách nhận thức về xã hội của học sinh đã khác trước nên đòi hỏi giáo viên cũng phải có cách ứng xử sao cho hợp lý, cần tăng thêm sự động viên, khuyến khích, tránh tình trạng chán học bỏ học
Từ những lý do trên, các học sinh yếu kém có nguy cơ bỏ học ngày càng cao Làm một giáo viên được giao nhiệm vụ làm chuyên trách phổ cập, có nhiệm vụ thống kê báo cáo số liệu hàng năm, số liệu chính xác không thì chưa
đủ mà còn phải đạt đúng tỷ lệ Vậy làm sao để tỷ lệ được giữ vững và ngày càng được nâng cao hơn thì đòi hỏi giáo viên chuyên trách phải biết dùng quỹ thời gian sao cho hợp lý, tranh thủ thời gian thống kê sao cho nhanh nhất để dành thời gian còn lại cho việc vận động học sinh ra lớp, dành thời gian cho các hoạt động ngoại khóa như tham gia tổ chức các hoạt động thể thao, trò chơi dân gian,
đố vui để học tạo nhiểu sân chơi bổ ích thu hút được nhiều đối tượng học sinh tham gia, đặc biệt là các học sinh có nguy cơ bỏ học cao Từ đó tôi có đưa ra một cách làm mà trước nay đang áp dụng, trong đó có sử dụng hàm đếm excel, xin đưa ra để quý đồng nghiệp tham khảo và góp ý thêm
2 Mục đích nghiên cứu:
- Tìm hiểu thực trạng đề tài nhằm đưa ra giải pháp quản lý hồ sơ phổ cập THCS
3 Đối tượng nghiên cứu:
- Hồ sơ phổ cập THCS
4 Khách thể nghiên cứu
Trang 2- Cơng tác quản lý hồ sơ phổ cập THCS xã Hưng Phú
5 Phạm vi nghiên cứu
- Hồ sơ phổ cập THCS xã Hưng Phú
6 Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp vấn đáp
- Phương pháp thống kê tốn học
II NỘI DUNG ĐỀ TÀI
1 Cơ sở lý luận:
Cơng tác phổ cập giáo dục là nhiệm vụ của tồn Đảng, tồn quân, tồn dân ta Đặc biệt, đối với một giáo viên, nhiệm vụ này càng quan trọng hơn Nếu làm tốt cơng việc này thì mặt bằng dân trí sẽ ngày được nâng lên, đáp ứng nhu cầu cơng nghiệp hĩa, hiện đại hĩa đất nước Nhất là hiện nay, nhờ ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thời gian được tiết kiệm rất nhiều, giáo viên chuyên trách
cĩ thêm quỹ thời gian để làm cơng tác vận đơng học sinh ra lớp, hỗ trợ các hoạt động giáo dục khác của nhà trường Vì vậy, các chuyên trách nên ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác phổ cập giáo dục một cách triệt để nhằm giúp cơng việc ngày càng tốt hơn
2 Thực trạng trước khi thực hiện các giải pháp:
- Trường THCS Hưng Phú đĩng trên địa bàn xã Hưng Phú, là một xã thuộc vùng nông thôn sâu của huyện Mỹ Tú trải dài trên tuyến sông Phụng Hiệp - Cà Mau , phía Đông giáp xã Long Hưng, phía Tây giáp xã Long Tân Huyện Thạnh Trị, phía Nam giáp xã Mỹ Phước Và Mỹ Tú, phía Bắc giáp Tỉnh Hậu Giang Tổng diện tích đất tự nhiên 3.822ha, trong đó đất nông nghiệp chiếm 3.022 ha, còn lại là đất đất thổ cư và kênh rạch, đường sá đi lại khĩ khăn, do đĩ tỷ lệ học sinh bỏ học rất cao
- Là một giáo viên chuyên trách phổ cập ngồi việc thống kê các số liệu chính xác người chuyên trách cịn làm cơng tác vận động học sinh ra các lớp học phổ thơng và phổ cập Vì vậy người chuyên trách phải tiết kiệm quỹ thời gian của mình trong việc thống kê các số liệu, dành nhiều thời gian cho việc xuống địa bàn vận động học sinh ra lớp
- Việc thống kê các số liệu khơng phải là một việc làm dễ đối với giáo viên chuyên trách, nếu khơng khéo dễ bị sai lệch và số liệu sẽ khơng khớp với
Trang 3tiểu học dẫn đến lệch số liệu với phòng giáo dục, làm cho người giáo viên
chuyên trách phải mất rất nhiều thời gian cho việc thống kê số liệu, không còn
thời gian xuống địa bàn vận động các đối tượng ra lớp học dẫn đến tỉ lệ bỏ học
khá cao, không mở được các lớp phổ cập làm cho tỉ lệ tốt nghiệp trong độ tuổi
giảm
3 Nội dung, biện pháp thực hiện:
3.1 Nội dung.
- Dựa vào một số hàm tính toán thông thường trong excel để thống kê sổ
phổ cập giáo dục, từ đó đưa ra các biểu bảng sao cho chính xác nhất đảm bảo
tính lũy tiến và giải trình hợp lý
- Vào dịp đầu năm học, ngoài việc tuyển sinh vào khối 6, việc thống kê sĩ
số để báo cáo đầu năm cũng rất quan trọng Công việc này thu lại nhiều số liệu
như: Số học sinh bỏ học trong hè, số học sinh chuyển đi, số học sinh chuyển
đến, chết, khuyết tật, chế độ chính sách, hoàn cảnh gia đình, địa chỉ liên hệ, số
diện thoại Từ đó, nhà trường lên kế hoạch vận động học sinh ra lớp cũng như
hỗ trợ các học sinh có hoàn cảnh khó khăn tạo điều kiện cho các đối tượng này
được tiếp tục đến trường giảm thiểu số học sinh bỏ học
3.2 Biện pháp thực hiện.
3.2.1Bước 1 : Vào ngày nhận lớp chủ nhiệm, giáo viên chủ nhiệm sẽ nhận được
bản lý lịch học sinh (bằng excel) có sẵn danh sách theo mẫu sau:
LÝ LỊCH HỌC SINH
Lớp:
Số
TT
Họ và
tên học
sinh
Ngày tháng năm sinh
Nơi sinh
Dân tộc
khuyết tật (tay, chân )
Con thương binh (loại)
HS mới tuyể n
Lớp cũ
Bỏ học đi học lại
Bỏ học
Chuyển
đi, chết
Họ tên cha
Họ tên mẹ
Địa chỉ (Ấp)
1 A
2 B
3 C
… …
Dựa vào bảng này ta có thể thống kê được các số liệu đầu năm học như:
Tổng số học sinh dân tộc, số học sinh nữ dân tộc, số học sinh khuyết tật, số học
Trang 4sinh thuộc diện chế độ chính sách, số học sinh chuyển đến, chuyển đi, chết, khuyết tật, số học sinh bỏ học đi học lại…
3.2.2Bước 2: Hoàn chỉnh sổ phổ cập trung học cơ sở
Từ các số liệu trên, chuyên trách phổ cập tìm ra được các đối tượng tốt nghiệp tiểu học năm vừa qua chưa ra lớp, các đối tượng bỏ học trong hè lên kế hoạch đi vận động học sinh ra lớp đợt 1 Như vậy, chỉ trong tuần học đầu tiên tình hình về
sĩ số, về các số liệu phục vụ cho công tác phổ cập đã có thể được cập nhật vào
sổ phổ cập tương đối đầy đủ, giáo viên chuyên trách chỉ việc đi đến các trường lân cận nhận thêm danh sách học sinh của địa phương mình đang học trường khác sau đó cập nhật vào sổ
3.2.3Bước 3: Thống kê số liệu từ sổ phổ cập sang Biểu M1 THCS
Sử dụng các hàm trong excel là ta có thể tổng hợp được các biểu M1 và M2:
- Trước tiên phải đặc tên ấp đúng font với tên ấp trong sổ phổ cập
- Tạo công thức trên mỗi trang của năm sinh
Trang 5Công thức tính như (bảng 1)
Có công thức trên ta copy cho các năm sinh khác
- Tổng hợp mẫu M1 cho từng năm sinh và theo từng ấp
Trang 6Hàm COUNTIF: Đếm ô số có dữ liệu theo mã sử dụng
+ Ví dụ: để tổng hợp tổng số đối tượng của “ Phương Hòa 1” ta dùng công thức
(Đặt con trỏ ở ô C10)=COUNTIF(CT!$F$5:$F$340,"=A")-COUNTIF(CT!
$G$5:$G$340,"=a")
Trong đó “cột F” là tổng số đối tượng trong SPC của ấp Phương Hòa 1; “Cột G” là số chuyển đi, chết, khuyết tật các năm trước
+ Ví dụ: Để đếm ô số dữ liệu nữ cho ấp Phương Hòa 1 ta đặt câu lệnh
=COUNTIF(CT!$D$5:$D$340,"=A")
Tương tự như thế ta sử dụng hàm COUNTIF cho các ấp còn lại “ Chỉ đổi mã
sử dụng
Như vậy, ban đầu khi sử dụng hàm này ta đã có số liệu: Tổng số, số phải phổ cập, số nữ, số dân tộc, số TNTH, số TNTHCS, … Theo từng ấp cho từng năm sinh
3.2.4 Bước 4: Tạo mẫu M1 cho toàn xã
Trang 7Khi tạo được mẫu M1 tổng hợp toàn xã ta thực hiện các thao tác đơn giản
+ Ví dụ: Nhập tổng số đối tượng của năm sinh 1992 ta đặt trỏ vào ô D19 và
đánh = rổi nhấn trỏ vào ô cộng của tổng số đối tượng năm sinh 1992
='D:\[NS1992.xls]M1'!C21( Tùy theo vị trí lưu NS1992 mà đường dẫn khác nhau)
Tương tự như thế ta có được các dữ liệu Nữ, số khuyết tật chuyển đi chết,
số đối tượng phải phổ cập,… cho năm sinh 1992
Cũng làm như thế cho các năm sinh khác Cách làm như thế ta có được mẫu M1 rất chính xác
3.2.5 Bước 5: Tạo mẫu tổng hợp M2 toàn xã từ các công thức trên
Trang 8Ở mẫu này hai cột “TS trẻ 6t” và “TS trẻ 6t vào học lớp 1” Nhập số liệu từ bàn phím vào, các cột còn lại ta áp dụng công thức tính trong excel
• Tính “ Số học sinh TNTH năm vừa qua” của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô F12 và dùng công thức
=[NS1999.xls]M1'!H$10+[NS1998.xls]M1'!H$10+[NS1997.xls]M1'!
H$10+[NS1996.xls]M1'!H$10+[NS1995.xls]M1'!H$10+[NS1994.xls]M1'!
H$10+[NS1993.xls]M1'!H$10+[NS1992.xls]M1'!H$10
• Tính “ Số học sinh TNTH năm vừa qua vào học lớp 6 năm học mới hệ phổ thông” của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô G12 và dùng công thức
=[NS1999.xls]M1'!J$10+[NS1998.xls]M1'!J$10+[NS1997.xls]M1'!J$10+ [NS1996.xls]M1'!J$10+[NS1995.xls]M1'!J$10+[NS1994.xls]M1'!J$10+
[NS1993.xls]M1'!J$10+[NS1992.xls]M1'!J$10
• Tính “ Số học sinh TNTH năm vừa qua vào học lớp 6 năm học mới hệ
Bổ túc” của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô H12 và dùng công thức
Trang 9Q$10+[NS1996.xls]M1'!Q$10+[NS1995.xls]M1'!Q$10+[NS1994.xls]M1'!
Q$10+[NS1993.xls]M1'!Q$10+[NS1992.xls]M1'!Q$10
• Tính “ Tổng số trẻ 11-14 tuổi của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô K12
và dùng công thức
=[NS1999.xls]M1'!G$10+[NS1998.xls]M1'!G$10+[NS1997.xls]M1'!
Q$10+[NS1996.xls]M1'!G$10
• Tính “ Tổng số trẻ 11-14 tuổi có bằng tiểu học của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô L12 và dùng công thức
=[NS1999.xls]M1!$H$10+[NS1999.xls]M1!$I$10+[NS1998.xls]M1!
$H$10+[NS1998.xls]M1!$I$10+[NS1997.xls]M1!$H$10+[NS1997.xls]M1!
$I$10+[NS1996.xls]M1!$H$10+[NS1996.xls]M1!$I$10
• Tính “ Tổng số trẻ 15-18 tuổi của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô O12
và dùng công thức
=[NS1995.xls]M1'!G$10+[NS1995.xls]M1'!G$10+[NS1994.xls]M1'!
Q$10+[NS1993.xls]M1'!G$10
• Tính “ Số học sinh 15-18 tuổi TN THCS hệ phổ thông” của ấp Phương Hòa 1 ta đặt trỏ vào ô P12 và dùng công thức
=[NS1995.xls]M1!$O$10+[NS1995.xls]M1!$P$10+[NS1994.xls]M1!
$O$10+[NS1994.xls]M1!$P$10+[NS1993.xls]M1!$O$10+[NS1993.xls]M1!
$P$10+[NS1992.xls]M1!$O$10+[NS1992.xls]M1!$P$10
• Tính “ Số học sinh 15-18 tuổi TN THCS hệ bổ túc” của ấp Phương Hòa
1 ta đặt trỏ vào ô Q12 và dùng công thức
=[NS1995.xls]M1!$V$10+[NS1995.xls]M1!$W$10+[NS1994.xls]M1!
$V$10+[NS1994.xls]M1!$W$10+[NS1993.xls]M1!$V$10+[NS1993.xls]M1!
$W$10+[NS1992.xls]M1!$V$10+[NS1992.xls]M1!$W$10
Các ấp còn lại ta đặt công thức tương tự như thế và cho ra kết quả khá chính xác
4 Kết quả:
Như vậy, chỉ với các hàm trong excel, một người không cần thiết phải giỏi về tin học cũng có thể thống kê một cách bình thường, số liệu có được một cách chính xác nếu như công tác cập nhật số chính xác
So với trước đây, ví dụ như năm 2005 khi bắt đầu tiếp nhận công tác này,
Trang 10phổ cập THCS trong một ngày Khi áp dụng quản lý hồ sơ bằng công nghệ thông tin, tôi và Thầy Nguyễn Văn Tri cập nhật và thống kê phải đếm từng số liệu, từng năm sinh công tác thống kê rất lâu có khi phải làm đến 9 giờ đêm mới hoàn thành bảng thống kê và các loại hồ sơ chuẩn, không có thời gian nhiều để xuống ấp vận động đối tượng ra lớp
Từ khi viết được chương trình này công tác phổ cập THCS xã Hưng Phú ngày đạt tỉ lệ cao hơn Đó là do áp dụng chương trình trên tôi còn khá nhiều thời gian để xuống ấp vận động các đối tượng bỏ học, đối tượng không có khả năng theo học các lớp phổ thông ra học các lớp phổ cập THCS
Nay tôi giới thiệu chương trình này để những người làm công tác phổ cập THCS có thể sử dụng để quản lý hồ sơ phổ cập THCS xã mình
Thống kê mẫu M1 năm 2010
Áp dụng các hàm thống kê trên tôi còn khá nhiều thời gian cho việc xuống địa bàn vận động các đối tượng ra học các lớp phổ thông vá phổ cập
5.Bài học kinh nghiệm:
Trang 11Qua ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho công tác phổ cập, thời gian được rút ngắn rất nhiều, số liệu chính xác
III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ:
1.Kết luận:
Tóm lại, công tác phổ cập không chỉ đơn thuần là thống kê số liệu mà người chuyên trách còn phải tham gia tích cực vào các hoạt động giáo dục, hỗ trợ Ban giáo hiệu hoàn thành các báo cáo, tham mưu cho lãnh đạo nhà trường thúc đẩy mọi hoạt động giáo dục nhằm nâng cao mặt bàng dân trí ở địa phương
Vì vậy, để công việc đạt kết quả cao, người giáo viên chuyên trách cần phải tiết kiệm quỹ thời gian, ứng dụng công nghệ thông tin hỗ trợ sao cho thời gian thống kê ngắn nhất, thời gian còn lại hướng đến các việc như vận động học sinh ra lớp, hỗ trợ và tham gia các hoạt động của nhà trường, phụ đạo học sinh yếu kém, bồi dưỡng học sinh giỏi…
2 Kiến nghị:
* Đối với ban giám hiệu:
- Quan tâm hơn nữa trong việc phân công vận động và dạy các lớp phổ cập
* Đối với chính quyền địa phương:
- Có những chính sách hỗ trợ những học sinh có hoàn cảnh khó khăn đủ điều kiện đến trường học các lớp phổ thông và phồ cập
- Có chính sách hỗ trợ thêm cho giáo viên trong công tác vận động
và dạy các lớp phổ cập
* Đối với ngành Giáo dục:
- Tổ chức xét tốt nghiệp Phổ cập THCS nhiều lần trong năm
- Các lớp dưới 15 học sinh cũng được công nhận 1 lớp.
- Xây các phòng chức năng ,phòng học bộ môn,xây mới các phòng học, tráng sân trường, hỗ trợ máy chiếu qua đầu phục vụ cho công tác giảng dạy, sinh hoạt và học tập
IV TÀI LIỆU THAM KHẢO.
Một số sách tin học về excel
Tài liệu hướng dẫn công tác phổ cập giáo dục
Trang 12Các số liệu, biểu bảng báo cáo đầu năm học.