Tiểu luận đào tạo và phát triển tổ CHỨC PHÒNG học

Do đó, để thực hiện việc đào tạo một cách tốt nhất và hiệu quả nhất, chúng ta không những phải xác định rõ nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, thiết kế chương trình đào tạo, lựa chọn phươ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

1. Đào Thủy Tâm 0954012425

Ngày nay, việc đào tạo nhân viên đã được các doanh nghiệp chú trọng nhiều hơn, sâu hơn Vì tầm quan trọng của nó là để sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện

có và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu

rõ hơn về công việc, thực hiện các nhiệm vụ một cách tự giác và nâng cao khả năng thích ứng của học với công việc trong tương lai Ngoài ra, việc đào tạo còn giúp nhân viên luôn hướng công việc của họ theo những mục tiêu của tổ chức và đem lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên.

Do đó, để thực hiện việc đào tạo một cách tốt nhất và hiệu quả nhất, chúng

ta không những phải xác định rõ nhu cầu đào tạo, mục tiêu đào tạo, thiết kế chương trình đào tạo, lựa chọn phương pháp đào tạo mà chúng ta còn phải tổ chức lớp học sao cho thật phù hợp với những nhu cầu, mục tiêu, chương trình và phương pháp đào tạo Việc tổ chức lớp học cần một thời gian nghiên cứu, xem xét khá kỹ lưỡng trước khi buổi đào tạo diễn ra vì tính đa dạng của nó

3) Các yếu tố ảnh hưởng:

- Chi phí tổ chức lớp học : khi bắt đầu việc tổ chức lớp học, chi phí có thể được xem là mộtyếu tố đầu tiên quyết định đến việc cung cấp một lớp học rộng hay nhỏ, đủ hay thiếu bànghế, đủ hay thiếu ánh sáng Nếu tổ chức lớp học với chi phí thấp mà số lượng học viênlớn, thì có thể dẫn đến khó khăn trong việc trao đổi thông tin và đào tạo các kỹ năng Nếu

tổ chức ở chi phí cao mà so với số lượng người học ít thì dẫn đến việc lãng phí, saonhãng trong việc tiếp thu kiến thức

- Mục tiêu buổi học do tổ chức đặt ra: nghĩa là tổ chức mong muốn người học sẽ có đượcnhững kiến thức lý thuyết nhiều hay được thực hành các kỹ năng ở các buổi học

- Phạm vi và số lượng của thiết bị kỹ thuật, dụng cụ hỗ trợ: người tổ chức lớp học còn cầnphải ước lượng được diện tích cho các dụng cụ, thiết bị hỗ trợ khác phù hợp với lớp học

để khi hoàn chỉnh lớp học, sẽ còn chổ để lắp, sử dụng những dụng cụ, thiết bị đó mộtcách thuận lới và hiệu quả

- Đối tượng học : tùy thuộc vào cấp quản lý và nhân viên,… mà ta có thể lựa chọn các dạng sắpxếp hợp lí để hiệu quả chất lượng đào tạo tốt hơn

- Số lượng người học : dựa vào yếu tố này sẽ hỗ trợ tổ chức phòng học trong việc thiết kếkích thước phòng học, số lượng bàn ghế, ánh sáng, âm thanh Ví dụ : số lượng lớn có thể

tổ chức theo dạng phổ thông (xếp bàn theo dãy dài) hay hội trường (qui mô hơn), sốlượng ít có thể bố trí từng bàn riêng lẻ

II TỔ CHỨC LỚP HỌC:

Có rất nhiều khía cạnh vật lý tạo nên một môi trường đào tạo thành công, bao gồmviệc thiết kế phòng học với ánh sáng và âm thanh sao cho phù hợp, việc bố trí chỗ ngồi,sắp xếp bàn ghế, các thiết bị, công cụ hỗ trợ cho việc giảng dạy là hết sức cần thiết Việcthiết kế phòng học có thể tạo nên một không gian và môi trường tốt cho học viên, giúphọc viên có thể tiếp thu một cách hiệu quả nhất

- Phòng đào tạo phải đủ cho không gian hoạt động của của các học viên

b Bàn:

- Tính linh hoạt và sức chứa: bàn được sắp xếp động phù hợp cho việc di chuyển hay sắpxếp cố định

- Các thiết bị điện: Nếu có sử dụng máy vi tính thì bàn nên có ổ cắm điện

- Kích thước và hình dạng: 30 x 60 và 24 x 60 là kích thước bàn được sử dụng phổ biếnnhất

- Thiết kế: phù hợp với các thiết bị khác trong phòng để tạo nên một không gian làm việc,học tập thoải mái

c Ghế

- Ghế xếp: ít tốn kém, có thể điều chỉnh, thích hợp cho các học viên hiếu động hay bị mấttập trung sau một khoảng thời gian học, thường sử dụng cho những buổi học kéo dàikhoảng 2 giờ

- Ghế dựa (Ergonomic chairs): Được sử dụng học viên ngồi trong một khoảng thời gian dài Chiều co ghế được điều chỉnh khoảng 15cm, ghế có bánh xe sẽ thuận tiện trong việc sắp xếp lại phòng

2) Địa điểm:

Địa điểm tổ chức lớp học có thể là tại một phòng hay hội trường của công ty, phòng họchay hội trường thuê mướn từ các trung tâm đào tạo khác, một khuôn viên rộng ở ngoài trời

Khi chọn địa điểm tổ chức lớp học cần lưu ý đến

- Môi trường xung quanh ảnh hưởng đến đến lớp học như thế nào: tiếng ồn từ các nhân tố bênngoài

- Mức thuận lợi cho người học đi đến : lớp học nên được tổ chức ở các địa điểm thuận lợi chongười học tham gia

3) Thời gian:

Sau khi thiết kế chương trình đào tạo và phương pháp đào tạo phù hợp, ta tiến hành tổ

chức phòng học (sắp xếp bàn học, bố trí chỗ ngồi, ) Việc bố trí, tổ chức lớp học không chỉ cần tiến hành trước khi buổi học diễn ra, mà còn tiếp tục thực hiện sau buổi học kết thúc

để áp dụng cho những lớp học thực hành

Chọn thời gian phù hợp, thuận tiện với người học để sắp xếp tham gia buổi học và lưu ýnhững giờ cao điểm khi tổ chức các lớp học ở trung tâm thành phố : dễ có hiện tượng kẹt xe

III CÁC MÔ HÌNH TỔ CHỨC LỚP HỌC:

Cách sắp xếp phòng học có thể khuyến khích việc thảo luận nhóm hay tạo điềukiện thuận lợi cho việc xây dựng nhóm Tùy thuộc vào mục tiêu đào tạo, số học viêntham gia, nội dung chương trình và cách thức truyền đạt kiến thức để có thể lựa chọncách sắp xếp phòng học tốt nhất

1) Dạng dãy truyền thống ( Classroom):

 Hình thức :

+ Bàn dài đủ cho 2 đến 4 học viên, ghế là dạng ghế dài vừa với chiều dài của bànhay từng ghế riêng lẻ Các bàn được đặt phía dưới sân khấu và mở rộng dần về phía cuốikhán phòng, hướng tầm nhìn về phía người nói Khoảng trống giữa các bàn là khoảng 50-60 cm cho mỗi người trên một bàn, tùy thuộc vào không gian và các vật dụng hay tàiliệu cần sử dụng trong hội nghị Không gian tối thiểu giữa các bàn là 0,9 - 1m giữa mỗibàn để lấy lối đi, con số này có thể lớn hơn nếu diện tích cho phép Số lượng học viênhiệu quả có thể là 200 người

 Cần chú ý về: khoảng không gian và vị trí đặt máy chiếu, các màn hình để học viên ngồi

xa vẫn có thể theo dõi được; bố trí âm thanh để bảo đảm rằng những học viên càng về ởphía sau có thể nghe rõ được

 Áp dụng cho phương pháp đào tạo: hội thảo/hội nghị, giảng nhờ vi tính hỗ trợ, giảng dạytheo thứ tự chương trình, bài thuyết trình trong lớp, đào tạo học nghề, đào tạo xa nơi làmviệc Dạng này hầu như là được áp dụng rộng rãi trong các chương trình đào tạo đào tạomang tính lý thuyết cao Kiểu sắp xếp thường này lý tưởng cho các sự kiện, hội thảo cóghi chép hoặc có phát tài liệu để người tham dự tham khảo hoặc dùng máy tính xách tay.Đây là giải pháp sắp xếp giúp thoải mái nhất cho những buổi đào tạo có thời lượng dài và

có không gian cho khách mời để vật dụng hoặc gác tay

 Ưu điểm:

- Người trình bày có thể nhìn thấy tất cả những người học viên

- Thuận tiện nhất cho người tham dự ghi chép (cần bố trí bàn) và theo dõi nội dung

- Người trình bày có thể tương tác dễ dàng với học viên

- Tận dụng không gian tốt nhất cho số lượng lớn người tham dự

- Tất cả có thể tập trung vào người trình bày

- Thuận lợn hơn cho làm việc cá nhân hay theo cặp

 Nhược điểm:

- Tương tác giữa các học viên ít, khó làm việc nhóm lớn

- Nếu không khéo sắp xếp, đôi khi những người tham gia chỉ nhìn thấy lưng của nhau

- Mức độ tương tác giữa người học và người học : hạn chế

- Mức độ phù hợp của phòng học với người học : cao với việc đào tạo về lý thuyết, hộithảo)

- Mức độ tiếp thu của người học : có thể bị giảm dần về phía cuối lớp

• Dạng hai hàng song song và đối điện nhau (Perpendicular): người dạy sẽ đứng ở giữa

một đầu của hai dãy Khoảng cách của hai dãy có thể là 1m-1,5m Số lượng học viên cóthể tối đa là 20 người

 Ưu điểm :

- Thích hợp làm việc nhóm 2 người

- Tạo không gian rộng rãi ở giữa cho người học trình bày ý kiến, thể hiện kĩ năng

 Nhược điểm: - chiếm nhiều diện tích

- Cần một phòng học dạng hình chữ nhật có chiều dài tương đối

- Người ngồi cuối có thể bị khuất tầm nhìn đến người dạy

 Đánh giá

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người dạy với người học : tốt

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người học với người dạy : tốt

- Mức độ tương tác giữa người học và người học : tốt

- Mức độ phù hợp của phòng học với người học : cao về mặt lý thuyết và thực hành theotình huống

- Mức độ tiếp thu của người học : đồng đều

• Dạng bố trí máy tính (Computer Based Training): các máy tính để bàn sẽ được bố trí

theo dãy và hướng về người dạy

 Ưu điểm : Dễ dàng và an toàn cho việc lắp và cung cấp điện các máy tính

 Nhược điểm : Cần lưu ý về khoảng không gian để người học và người dạy di chuyển khicần thiết

 Đánh giá

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người dạy với người học : tốt

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người học với người dạy : tốt Nếu sắp xếp theo dạng haidãy máy tính đối diện nhau, học viên ngồi xoay lưng với nhau, có khoảng trống ở giữa sẽcàng làm tăng mức độ này

- Mức độ tương tác giữa người học và người học : khá tốt với những học viên ngồi gầnnhau

- Mức độ phù hợp của phòng học với người học : cao về thực hành trên máy

- Mức độ tiếp thu của người học : cao, đồng đều

2) Dạng rạp hát (Theater) :

 Hình thức : Chỗ ngồi đối diện với sân khấu hay người dạy và không có bàn Các hàngghế có thể sắp xếp theo bán nguyệt, thẳng hay sắp xếp dạng chữ V (góc 30 độ hướng vềngười dạy) Có thể sếp so le các hàng ghế hay cao dần lên để người sau không bị vướngtầm nhìn bởi đầu của người ngồi trước Nếu bạn có không gian, có thể chừa lối đi khoảng1m ở giữa 2 khu vực sắp xếp ghế để người tham dự có thể di chuyển trong trường hợpcần thiết Khoảng 2 - 3 lối đi như vậy là lý tưởng

 Cần chú ý về: khoảng không gian và vị trí đặt máy chiếu, các màn hình để học viên ngồi

xa vẫn có thể theo dõi được; bố trí âm thanh để bảo đảm rằng những học viên càng về ởphía sau có thể nghe rõ được Thích hợp cho các buổi đào tạo diễn thuyết bằng video,

mang tính chất thông tin, trình diễn hay thuyết trình

 Áp dụng cho phương pháp đào tạo: hội thảo/hội nghị, bài thuyết trình trong lớp

 Ưu điểm:

- Tốt cho các sự kiện đông người mà không cần ghi chép

- Phục vụ các cuộc họp quy mô lớn, trang trọng với số lượng đông

- Người diễn thuyết dễ tạo ấn tượng và truyền tải thông tin

 Nhược điểm:

- Cần phải có sự thay đổi độ cao để phía sau có thể nhìn thấy sân khấu mà không bị chắntầm nhìn khi số lượng người quá đông.

- Không có mặt bằng để ghi chép

- Không thích hợp cho việc thảo luận

- Đối với dạng xếp theo hình bán nguyệt không thích hợp cho số lương học viên lớn vì sẽlàm phí diện tích hơn

- Khó tương tác giữa người tham dự với nhau, diễn giả thường tương tác một chiều

- Mức độ tương tác giữa người học và người học : thấp

- Mức độ phù hợp của phòng học với người học : cao với việc đào tạo về lý thuyết, hộithảo

- Mức độ tiếp thu của người học : có thể bị giảm dần về phía cuối lớp

3) Dạng chữ U: (U-shape)

Ở dạng chữ “U”, tùy vào từng mục đích và điều kiện không gian lớp học mà ngườidiễn giả được xếp đứng ở đầu chữ “U”, đứng ở giữa cạnh thứ hai của chữ “U”, cũng cóthể đứng ở trước chữ “U’

Tránh sắp xếp kiểu chữ “U” cho những buổi hội thảo hay buổi training lớn hơn 25người, vì khi đó các phần của chữ “U” trở nên quá dài và không thể thúc đẩy sự tham giacủa các học viên.

 Áp dụng:

Phong cách bố trí này thường được sử dụng cho các cuộc họp hay các buổitraining: Hội đồng quản trị, các cuộc họp ủy ban, các nhóm thảo luận, nơi có một ngườinói, âm thanh, hình ảnh trình bày hoặc tiêu điểm khác Nhưng đặc biệt thường dùng chocác buổi training các nhân viên hay quản lý cấp cao

Phù hợp với những phương pháp đào tạo: hội thảo/hội nghị cho các quản trị viên,phương pháp giảng nhờ vi tính hỗ trợ (áp dụng cho cả quản trị viên và nhân viên)

Đây là mô hình tốt nhất để các học viên có thể theo dõi hình ảnh và trình bày đaphương tiện, đồng thời có thể thấy được diễn giả Chính vì vậy nên nó thích hợp cho cácbuổi training có sử dụng hình ảnh, âm thanh trực tiếp và các buổi học có sử dụng trò chơi

và các hoạt động thể chất khác

- Không gian làm việc tốt

- Điều khiển sự chú ý của nhóm

- Tạo sự thống nhất giữa các dãy bàn với nhau

- Tạo cho học viên một cảm giấc thoải mái tự do và khuyến khích sự tham gia

- Dễ dàng để xem và nghe tất cả mọi người trong nhóm, đồng thời có thể giúp tương tácgiữa các cá nhân với nhau tốt hơn

- Đây là cách sắp xếp tốt nhất để theo dõi các bài thuyết trình/ bài giảng của các diễn giả

 Nhược điểm:

- Như đã nói ở trên, sắp xếp hình chữ U không lý tưởng khi số lượng học viên lớn hơn 25người

- Yêu cầu không gian nhiều hơn các mô hình khác

 Đánh giá:

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người dạy với người học : khá tốt ( nếu phòng lớn, chữ Usau sẽ thấp hơn )

- Mức độ tiếp nhận thông tin của người học với người dạy : tốt

- Mức độ tương tác giữa người học và người học : tốt

- Mức độ phù hợp của phòng học với người học : cao với việc đào tạo về lý thuyết, hộithảo, kể cả thực hành

- Mức độ tiếp thu của người học : có thể bị giảm dần về phía cuối lớp

Dạng chữ “U” là một trong những dạng phổ biến nhất sắp xếp chỗ ngồi chonhóm lên đến 25 người tham gia Và nó không thích hợp với những buổi training

có số lượng học viên vừa phải Thông thường dạng chữ “U” được áp dụng đối vớinhững phòng học có không gian lớp học vừa phải, không quá rộng Với khônggian rộng mà sắp xếp bàn ghế theo kiểu này có thể tạo độ rỗng của chữ “U” quásâu, nó sẽ ảnh hưởng đến chất lượng tiếp thu bài học và sự tương tác giữa diễn giả

và học viên sẽ khó khăn hơn, vì vậy dạng chữ “U” chỉ áp dụng với không gianphòng vừa phải, không quá rộng

Cách sắp xếp như vậy cho phép tất cả những người tham gia có thể nhìnthấy người tình bày và tiếp thu bài học tốt Bố trí phòng học này là tuyệt vời khigiảng viên trình bày bài giảng hay tiếp xúc với học viên một cách dễ dàng Hơnnữa, có thể dễ dàng phân phát tài liệu học tập, chia nhóm 2 người để dễ dàng thảoluận với nhau và tạo cảm giác bình đẳng giữa các thành viên trong lớp học, từ đó

sẽ làm tăng tinh thần học tập của các học viên Cách xếp này để khuyến khích, tạođiều kiện thuận lợi cho việc thảo luận giữa các học viên vì nó cho phép mọi ngườighi chép và khích lệ sự tham gia nhiều hơn Các vị trí chỗ ngồi theo dạng nàykhông có sự ưu tiên, mỗi vị trí ghế đều như nhau về góc nhìn và nghe được chấtlượng âm thanh như nhau

Khi mô hình chữ “U” ở trên cần có một nhóm đặc biệt cho các học viên đặc biệthay cũng có thể là nhóm những người làm mẫu cho các hoạt động cần thiết trong buổihọc, như vậy mô hình chữ “U” sẽ được cách điệu, xếp thêm một nhóm nhỏ nằm ngaytrong lòng chữ “U” Với nhóm nhỏ này có thể là nhóm người tiêu biểu hay trọng tâm chobuổi học đó

• Tăng gấp đôi chữ “U” :

Bao bọc chữ “U” bên trong là một chữ “U” bên ngoài Kiểu xếp này có thể giànhchứa nhiều người hơn

 Ưu điểm:

- Có thể tổ chức lớp học với số lượng lớn hơn 25

- Sử dụng tốt nhất khi nhóm bên ngoài quan sát các cuộc thảo luận hoặc cáchoạt động của nhóm bên trong

 Nhược điểm:

- Giới hạn các cuộc thảo luận giữa các nhóm

• Dạng chữ “U” máy tính:

Kiểu sắp xếp này giành cho các lớp học cần máy tính cho các học viên Mô hìnhnày cho phép các bàn kết băng với nhau, cho phép dây điện chạy dưới bàn một cách dễdàng

 Cách sắp xếp :

+ Trong dạng hội nghị này, thường sử dụng những bàn có kích thước 30 x 60hoặc 24 x 60 đặt cạnh nhau tạo thành hình chữ nhật, các ghế được sắp xếp dọc theo haidãy bàn và một bàn có 2 học viên, khoảng cách giữa mỗi người khoảng 70cm Cách sắpxếp này cho phép số học viên nhiều nhất là 32 người, nhưng để làm việc hiệu quả hơnnên sắp xếp với qui mô dưới 20 người

 Cần chú ý về: khoảng không gian và vị trí đặt máy chiếu để các học viên có thể theo dõibài giảng một cách dễ dàng nhất

 Áp dụng cho phương pháp đào tạo nhân viên, nhà quản trị bằng phương pháp hộithảo/hội nghị, phương pháp đào tạo nhờ vi tính hỗ trợ

 Ưu điểm:

- Không gian và bầu không khí làm việc tốt

- Thuận tiện cho học viên ghi chép hoặc sử dụng laptop

- Tương tác cao giữa các học viên và người giảng dạy vì họ có thể nghe và nhìn thấy nhaumột cách dễ dàng

- Rèn luyện kỹ năng làm việc nhóm khi các nhóm có thể ngồi đối diện với nhau để trìnhbày và thảo luận các ý kiến khác nhau

 Nhược điểm: