Bài thuyết trình: External Confirmation

External Confirmation gồm các nội dung: Lên kế hoạch và thiết kế, tăng tỷ lệ hồi đáp, đánh giá hồi đáp. Tham khảo nội dung tài liệu để nắm bắt nội dung chi tiết. External Confirmation gồm các nội dung: Lên kế hoạch và thiết kế, tăng tỷ lệ hồi đáp, đánh giá hồi đáp. Tham khảo nội dung tài liệu để nắm bắt nội dung chi tiết.

EXTERNAL

CONFIRMATION

GVHD: ThS ĐÀO VŨ HOÀI GIANG

I • Lên kế hoạch và thiết kế

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Xác nhận bên ngoài đại diện cho bằng chứng kiểm toán mà chúng ta thu thập được như 1 văn bản hồi đáp trực tiếp từ bên thứ 3 (bên xác nhận) dưới

dạng giấy, điện tử hoặc phương tiện khác Thủ tục xác nhận bên ngoài thường thích hợp khi giải

quyết những khẳng định liên quan đến những số

dư tài khoản và các yếu tố khác của chúng.Ngoài

ra thủ tục này còn được dùng để xác nhận các

điều khoản của thoả thuận, hợp đồng, hoặc các

giao dịch khác giữa doanh nghiệp với những bên khác,

1 LÊN KẾ HOẠCH

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Ngay từ đầu chúng ta phải xác định rằng có dùng thủ tục xác nhận bên ngoài hay không để phục

vụ cho mục đích đảm bảo đạt được bằng chứng kiểm toán thích hợp và đầy đủ

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Khi sử dụng thủ tục xác nhận bên ngoài, chúng ta phải duy trì kiểm soát các yêu cầu xác nhận, bao gồm:

- Xác định thông tin cần được xác nhận

- Lựa chọn các bên xác nhận phù hợp Những hồi đáp cung cấp bằng chứng kiểm toán thích hợp và đáng tin cậy khi yêu cầu xác nhận được gửi đến nơi mà chúng

ta tin rằng họ có đủ hiểu biết về thông tin cần được xác nhận

- Thiết kế các yêu cầu xác nhận, bao gồm việc xác

định rằng những yêu cầu đó được giải quyết thoả đáng

và chứa thông tin hồi đáp để gửi trực tiếp đến chúng ta

- Gửi yêu cầu trực tiếp đến bên xác nhận

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Trước khi gửi thư xác nhận, chúng ta cần có được sự đồng ý của khách hàng, vi chỉ có họ mới có thể uỷ quyền cho bên thứ

ba tiết lộ cho chúng ta thông tin về những vấn đề của khách hàng

Nếu khách hàng từ chối cho phép chúng ta gửi yêu cầu xác nhận, chúng ta phải:

-Tìm hiểu lý do cho sự từ chối đó và tìm bằng chứng kiểm toán chứng minh tính hiệu lực và hợp lý của họ

- Đánh giá tác động của sự từ chối trong việc đánh giác rủi ro

có sai sót trọng yếu liên quan của chúng ta (bao gồm cả rủi ro gian lận) cảvề bản chất, thời gian và mức độ của các thủ tục kiếm toán khác

- Thực hiện các thủ tục kiểm toán thay thế được thiết kế để đạt được những bằng chứng kiểm toán thích hợp và đáng tin cậy

2 SỰ ĐỒNG Ý CỦA KHÁCH HÀNG

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Nếu khách hàng từ chối trả lời câu hỏi, chúng ta phải tìm

được bằng chứng kiểm toán cho sự hiệu lực và hợp lý của các lý do của họ vì những rủi ro quản lý có thể bị cố tình tạo

ra nhằm từ chối cho chúng ta tiếp cận những bằng chứng

kiểm toán mà có thể chúng sẽ tiết lộ những sai sót hoặc gian lận

Có thể kết luận từ đánh giá của việc khách hàng từ chối

những câu hỏi của chúng ta rằng đó là 1 điều kiện thích hợp

để chúng ta xem xét lại những đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu ở mức độ khẳng định và chỉnh sửa những thủ tục kiểm toán đã được lên kế hoạch trước đó Nếu lời từ chối của

khách hàng là vô lý, điều đó biểu thị một yếu tố rủi ro gian

lận

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

Những yếu tố cần cân nhắc khi thiết kế yêu cầu

xác nhận bao gồm:

1 Những khẳng định trong phạm vi báo cáo tài

chính được giải quyết bằng cách gửi yêu cầu xác nhận

2 Bất kỳ rủi ro có sai sót trọng yếu nào được nhận diện kể cả những rủi ro gian lận trong phạm vi

báo cáo tài chính đều phải được giải quyết

3 Bố cục và cách trình bày yêu cầu xác nhận

3 THIẾT KẾ YÊU CẦU

I LÊN KẾ HOẠCH VÀ THIẾT KẾ

4 Kinh nghiệm trước đây về kiểm toán hoặc cam kết tương tự

5 Phương thức chuyển tải (bằng giấy, điện tử

hoặc phương tiện khác)

6 Uỷ quyền hoặc khuyến khích của khách hàng gửi đến bên xác nhận để hồi đáp cho kiểm toán viên

7 Khả năng của bên xác nhận nhằm xác nhận

hoặc cung cấp thông tin theo yêu cầu

II TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP

Bảo đảm những yêu cầu là có

thể giải quyết được

• Thử nghiệm tính hiệu lực của vài hoặc tất

cả các vấn đề trong yêu cầu xác nhận trước khi gửi đi

• Đảm bảo rằng yêu cầu xác nhận được gửi đến nơi cụ thể có khả năng và trách nhiệm trong phạm vi cần xác nhận

Sử dụng thông báo sơ bộ • Thông báo sơ bộ giúp cho bên xác nhận

nắm được mục đích chính của yêu cầu, biết được công ty cũng như kiểm toán viên, và

nó có thể yêu cầu bên xác nhận hợp tác đúng hạn

• Thông báo này có thể được gửi đi trước khi yêu cầu được gửi đi từ 4-5 ngày

II TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP

Giải pháp Chi tiết

Sử dụng bìa thư của công ty

mình khi gửi thư xác nhận

• Sử dụng bìa thư của công ty mình để gửi thư xác nhận có thể nâng cao tỷ lệ phản hồi mặc

dù chưa có một cuộc nghiên cứu chính thống nào được tiến hành để khẳng định nó

Đặt thời hạn cho ngày trả lời • Thời hạn, nếu được đặt, thường được in

đậm và ghi là: “TRẢ LỜI YÊU CẦU TRONG VÒNG X NGÀY LÀM VIỆC”,

Gửi những nhắc nhở mang tính

theo dõi

• Có thể gửi thêm một yêu cầu xác nhận trong trường hợp phản hồi cho yêu cầu đã gửi trước đó vẫn chưa nhận được trong một khoảng thời gian hợp lý

• Những nhắc nhở mang tính theo dõi có hiểu quả cao nhất nếu được gửi ba hoặc bốn ngày sau khi xác nhận ban đầu được gửi

• Bên cạnh việc gửi thư xác nhận lần hai có thể gửi bưu thiếp hoặc email nhắc nhở Cách này thường kinh tế hơn

II TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP

Giải pháp Chi tiết

Trả tiền cước bưu chính cho

việc phản hồi và tự giải quyết bì

thư

• Để tạo điều kiện cho việc phản hồi, ta thường gửi kèm phong thư tự gửi lại đã được đóng tem cho bên xác nhận

• Những phong thư trả lời được đính kèm có in lớn địa chỉ của chúng ta thì thường thu hút và khuyến khích người nhận trả lời

• Ngoài ra, trên phong thư trả lời được đính kèm có thể in to hàng chữ: “THÔNG TIN QUAN TRỌNG” điều này cũng khuyến khích việc phản hồi

II TĂNG TỶ LỆ HỒI ĐÁP

Yêu cầu thông tin mà người

nhận có thể xác nhận được

• Yêu cầu xác nhận phải liên quan đến những thông tin chi tiết và thích hợp với bên xác nhận

• Trong vài trường hợp, nên kèm theo những điều sau để tăng hiệu quả:

- Danh sách các mục cấu thành nên số dư tài khoản

- Danh sách những nghiệp vụ trong khoảng thời gian gần ngày xác nhận

- Hoặc bản copy của các hoá đơn

Chúng ta sẽ đánh giá mức độ thích hợp và đáng tin cậy

của những bằng chứng kiểm toán là kết quả của thủ tục

xác nhận bên ngoài cũng như quyết định xem có cần thêm các thủ tục kiểm toán khác không Ta phân loại kết quả

như sau:

 Phản hồi từ cho thấy sự đồng ý với các thông tin được cung cấp từ bên trong thư yêu cầu xác nhận, hay cung cấp những thông tin được yêu cầu mà không có ngoại lệ nào

 Phản hồi được xem là không đáng tin cậy

 Không có phản hồi

 Phản hồi chỉ ra những ngoại lệ

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

1 Độ tin cậy của phản hồi

Các yếu tố có thể chỉ ra những nghi ngờ về độ

đáng tin cậy của những phản hồi bao gồm:

 Nó không được nhận trực tiếp bởi KTV

 Nó không phải là phản hồi đến từ bên xác nhận được nhắm đến ban đầu

Những phản hồi điện tử như fax hay email có thể chứa đựng những rủi ro Vì bằng chứng về nguồn gốc và quyền hạn của người trả lời khó thể được thiết lập và cũng như rất khó để phát hiện ra

những thay đổi nếu có

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

1 Độ tin cậy của phản hồi

Nếu như có bên thứ ba phối hợp với bên xác nhận

để cung cấp câu trả lời cho các yêu cầu xác nhận, chúng ta có thể thực hiện các thủ tục để kiểm tra rằng:

 Xác nhận đến từ một nguồn thích hợp

 Người trả lời có thẩm quyền để phản hồi

 Tính toàn vẹn của việc truyền tải thông tin không

bị xâm phạm

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

1 Độ tin cậy của phản hồi

Trong trường hợp chúng ta nghi ngờ về những

thông tin được dùng làm bằng chứng kiểm toán ta

có thể xác định nguồn gốc và nội dung của phản hồi bằng cách liện hệ với bên xác nhận:

 Khi bên xác nhận gửi phản hồi bằng email ta có thể gọi điện thoại để xác minh xem bên xác

nhận trên thực tế đã gửi phản hồi hay chưa?

 Khi gián tiếp nhận phản hồi (có thể vì địa chỉ

bên mình bị ghi sai) có thể yêu cầu bên xác

nhận trả lời bằng văn bản trực tiếp cho chúng ta

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

2 Phản hồi được xem là không đáng tin cậy

Trong trường hợp ta xác định rằng phản hồi của các yêu cầu xác nhận là không đáng tin cậy, nên xem xét những tác động lên việc đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu có liên quan, bao gồm cả gian lận, cũng như những tác động lên thời gian và mức độ của các thủ tục kiểm toán khác Ta làm điều này ở mức độ khẳng định, theo đó mà sửa đổi các thủ tục kiểm toán đã được lên kế hoạch cho phù hợp

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

3 Không nhận được phản hồi

Việc không nhận được phản hồi có thể cho thấy

một rủi ro sai sót trọng yếu không được xác định trước, ví dụ như chúng ta có thể đặt câu hỏi là:

liệu có phải việc không nhận được phản hồi có liên quan đến một khách hàng hư cấu? Trong trường hợp này, xem xét lại mức độ đánh giá rủi ro sai sót trọng yếu, theo đó mà sửa đổi các thủ tục kiểm

toán đã được lên kế hoạch cho phù hợp

Việc nhận được ít phản hồi hơn dự đoán có thể

chỉ ra một nguy cơ gian lận chưa được phát hiện trước đó cần phải được xem xét

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

4 Các thủ tục kiểm toán thay thế

Các thủ tục kiểm toán thay thế thường không cung

cấp những bằng chứng kiểm toán mà chúng ta cần

trong trường hợp ta xác định rằng phản hồi cho một yêu cầu xác nhận là cần thiết để có được một bằng chứng kiểm toán phù hợp Có thể gồm các trường

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI

4 Các thủ tục kiểm toán thay thế

Nếu như chúng ta không thể thu thập được những xác nhận minh bạch, ta sẽ xác định các tác động đối với việc kiểm toán và ý

kiến kiểm toán của chúng ta Có thể phải

sửa đổi báo cáo bởi vì hạn chế trong phạm

vi công việc của chúng ta

III ĐÁNH GIÁ PHẢN HỒI