Báo cáo công cụ case Quản lý công văn Power designer

Báo cáo Công cụ case Quản lý công văn Power Designer Cần demo liên hệ facebook nhé. •Lưu trữ toàn bộ các công văn trong cơ quan •Tạo và quản lý quá trình xử lý công văn trong cơ quan.•Theo dõi quá trình xử lý công văn của các chuyên viên. •Tạo mới các dự thảo công văn phát hành do các vụ, chuyên viên chức năng soạn.•Theo dõi quá trình xử lý để tạo ra công văn phát hành.•Phát hành công văn ra cơ quan bên ngoài theo đường mạng nếu cơ quan đó có nối mạng với mạng thông tin diện rộng•Thống kê, báo cáo số lượng, nội dung, tình hình xử lý các công văn trong cơ quan…

độ nghiên cứu khoa học nghiêm túc của cô

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến gia đình, và bè bạn vì đã luôn là nguồn độngviên to lớn, giúp đỡ em vượt qua những khó khăn trong suốt quá trình học tập

Mặc dù đã cố gắng hoàn thiện báo cáo môn học với tất cả sự nỗ lực của bảnthân, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý Thầy Côtận tình chỉ bảo

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn và luôn mong nhận được sự đóng gópquý báu của tất cả mọi người

Hà Nội, tháng 06 năm 2015Sinh viên thực hiệnPhạm Thị Hoa

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC HÌNH

DANH MỤC CÁC BẢNG

LIỆT KÊ CHỮ VIẾT TẮT

BẢNG CÁC KÝ PHÁP

Điểm bắt đầu tiến trình

kiện

Gui Cong Van Den Công việc cần thực hiện Hồ sơ dữ liệu

LỜI NÓI ĐẦU

Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổbiến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi vàđạt hiệu suất cao nhất Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thuđược không thể phủ nhận Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có

sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnhvực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tácquản lý là một phần trong chương trình học tập

Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Công Cụ Case đã

tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnhvực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụngkiến thức tin học của mình

Do kinh nghiệm, kiến thức và thời gian hạn chế nên chắc chắn bài tập này còn cónhiều thiếu sót, mong được sự góp ý của các bạn Và đặc biệt em rất mong được nghe

ý kiến đánh giá và chỉ bảo của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Khánh, người nhiệt tìnhgiảng dạy và trực tiếp hướng dẫn nhóm làm bài tập Xin chân thành cảm ơn cô!

Nội dung bản báo cáo về đề tài: Quản lý công văn gồm các chương sau:

Chương 1: Phát biểu bài toán

Chương 2: Công cụ Power Designer.

Người thực hiện: Phạm Thị Hoa

Chương 3: Áp dụng công cụ Power Designer để phân tích thiết kế hệ thống.Người thực hiện: Phạm Thị Hoa

CHƯƠNG 1: PHÁT BIỂU BÀI TOÁN1.1 Khái niệm quản lý công văn

Quản lý công văn là việc áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cholãnh đạo Văn Phòng nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếpnhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày củaVăn Phòng

Mục đích:

chu kỳ 1 năm, 2 năm hoặc 5 năm theo đúng yêu cầu của quy trình lưu trữ

viên hoặc lãnh đạo trong cơ quan có thể đưa ra các ý kiến giải quyết và các ýkiến này được gắn liền với công văn tạo thành một hồ sơ giải quyết côngviệc

phản ánh qua tình trạng xử lý công văn

soạn

có nối mạng với mạng thông tin diện rộng

quan…

1.2 Mô tả bằng lời

1.2.1 Quản lý công văn đến

Công văn từ các nguồn gửi tới Văn Phòng Thành Ủy Hải Phòng sẽ được bộ phậnVăn Thư tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đóng dấu “Đến” và ghi vào sổ công văn đến rồichuyển cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng được ủy quyền xem xét

Chánh Văn Phòng (hoặc Phó Văn Phòng phụ trách nếu Chánh Văn Phòng đivắng) là người trực tiếp bút phê công văn để phân phối công văn đến cho các phòng,đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý) để giải quyết đồng thời đưa ra chỉđạo xử lý Văn Thư sẽ nhận công văn đến từ Chánh Văn Phòng (Phó Văn Phòng phụtrách được ủy quyền) để photo nhân bản hoặc scan theo yêu cầu Khi photo xong Văn

Thu sẽ chuyển công văn và phiếu chỉ đạo xử lý cho các phòng, cá nhân phối hợp xử lý(chuyên viên xử lý) theo chỉ đạo của lãnh đạo.

Hàng ngày, nhóm chuyên viên sẽ kiểm tra xem có công văn nào được chuyểnđến yêu cầu mình xử lý hay không Nếu có thì chuyên viên xử lý đọc công văn đến vàcăn cứ vào chỉ thị xử lý để đề xuất ý kiến xử lý Lập phiếu đề xuất xử lý Chuyên viênchủ trì xử lý và ban lãnh đạo sẽ là người duyệt các ý kiến xử lý của các chuyên viênkhác

Nếu ý kiến xử lý trên là đúng sẽ cho phép tiến hành xử lý

Nếu ý kiến xử lý trên là sai sẽ lập phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho cácchuyên viên khác Phiếu yêu cầu xử lý bao gồm các thông tin: Số ký hiệu công văn,chủ trì xử lý, phối hợp xử lý, thời hạn giải quyết, hạn thu hồi, nội dung yêu cầu xử lý.Chủ trì xử lý dự thảo công văn phát hành và chuyển bản sao dự thảo công vănphát hành cho lãnh đạo văn phòng ký duyệt Khi đó công văn đến được đóng lại coinhư đã kết thúc vào sổ lưu trữ để đưa vào kho lưu trữ

Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đến:

Hình 1.1 Quy trình xử lý công văn đến

1.2.2 Quản lý công văn đi

Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng phòng và tương đương Lãnh đạo Vănphòng sẽ giao cho soạn thảo văn bản dự thảo công văn phát hành Phó Văn Phòng vàcác Trưởng Phòng có trách nhiệm thi hành sẽ phân công cho chuyên viên dự thảo côngvăn và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung, hình thức pháp lý của công văn.Bản dự thảo công văn đi sẽ được Lãnh đạo Văn Phòng cho ý kiến chỉ đạo xử lý vàchuyển xử lý cho chuyên viên xử lý

Chuyên viên sau khi tiếp nhận bản dự thảo công văn đi sẽ đưa ra ý kiến xử lý vàlập phiếu ý kiến giải quyết rồi chuyển cho các chuyên viên khác để phối hợp xử lý.Sau khi xử lý bản dự thảo sẽ được gửi tới Lãnh đạo ký duyệt, Lãnh đạo ký duyệt sẽduyệt bản dự thảo

Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo ký duyệt sẽ ký duyệt cho phép pháthành công văn.

Nếu bản dự thảo chưa đạt yêu cầu, không đúng với quy định phát hành thì sẽđược trả lại cho người dự thảo để bổ sung, sửa đổi và hoàn thiện

Bản dự thảo công văn đi sau khi đã được ký duyệt sẽ được chuyển đến bộ phậnVăn thư Bộ phận Văn thư sẽ kiểm tra lại lần cuối thể thức công văn theo các quy địnhpháp luật, cấp số phát hành rồi vào sổ công văn đi với các thông tin sau: số phát hành,ngày phát hành, ngày vào sổ, người ký, ngày ký, loại văn bản, tác giả văn bản, nơinhận văn bản, trích yếu Sau đó ghi ngày tháng năm của công văn và đóng dấu cơ quanvào công văn phát hành Văn thư sẽ làm thủ tục ban hành và phát hành công văn tớinhững đơn vị nhận ghi trên công văn Văn thư sẽ lưu 1 bản gốc, ghi sổ lưu trữ để đưavào kho lưu trữ Kết thwucs quy trình quản lý công văn đi

Mô hình hóa quy trình xử lý công văn đi:

Hình 1.2 Quy trình xử lý công văn đi

1.2.3 Báo cáo thống kê

Khi lãnh đạo cần báo cáo về thống kê tình hình quản lý công văn đi và công vănđến tại VPTU thì bộ phận Văn thư sẽ tổng hợp và lập báo cáo về tình hình quản lý vàlưu trữ công văn đi và đến hàng ngày và hàng tuần rồi gửi báo cáo đến lãnh đạo Vănphòng

1.3 Bảng nội dung công việc

1.3.1 Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đến

Bảng 1.1 Quy trình xử lý công văn đến

đóng dấu công văn đến

công văn đến

xử lý

phiếu chỉ đạo xửlý

đạo, chuyên viên

cho chuyên viên xử lý

Văn thư

lý

Chuyên viên xử lý Công văn đến,

phiếu chỉ đạo xửlý

lý

Chuyển dự thảo công văn phát

hành(bản sao)cho lãnh đạo duyệt và

ký

Lãnh đạo

Bản dự thảo côngvăn phát hành

1.3.2 Bảng nội dung quy trình xử lý công văn đi

Bảng 1.2 Quy trình xử lý công văn đi

đi cần duyệt

đi, phiếu phê duyệt

đi đã duyệt

dấu cơ quan

CHƯƠNG 2: CÔNG CỤ POWER DESIGNER1.4 Thông tin về công cụ

Power Designer là 1 công cụ thiết kế Cơ sở dữ liệu, Với các Chức năng sau:

chọn

chúng được hỗ trợ bởi CSDL đích

1.5 Vai trò của công cụ

1.6 Trong trường hợp nào thì sử dụng công cụ?

PowerDesigner là một công cụ hỗ trợ với nhiều tính năng Nó hỗ trợ đắc lựctrong việc thiết kế mô hình quan hệ, mô hình CDM, PDM, ERD, ER….trong việcphân tích thiết kế hệ thống thông tin ở các trường đại học, cao đẳng

1.7 Sử dụng công cụ như thế nào?

Start/All Programes/SyBase/ Power Designer Trial 11/ Power Designer Trial

Hình 2.3 Giao diện khởi động Power Designer

• Object Browser Window: hiện nội dung của vùng làm việc (workspace)

trong tree view Bạn có thể dùng Object Browser để tổ chức các đối tượngtrong mỗi mô hình của bạn

• Workspace là tên của PowerDesigner session hiện hành CDM mới sẽ được

mở và lưu trong workspace

• Output Window: hiển thị progression của các process mà bạn chạy từ

PowerDesigner, Ví dụ tiến trình tạo PDM từ CDM sẽ được hiển thị trongwindow này

1.8 Ví dụ

2.1.1 Tạo thực thể (Entity)

SINHVIEN

để kết thúc

(2) Khai báo thông tin của thực thể:

Double-click vào thực thể, một cửa sổ mới mở ra cho phép chúng tachỉnh sửa thông tin của thực thể như: tên của thực thể, thuộc tính củathực thể, các rule

Thẻ General:

lý

Generate table Được chọn nếu entity sẽ được chuyển thành table trong PDM

Thẻ trang Attributes: Khai báo thuộc tính của thực thể

•

• D (Displayed): Hiển thị thuộc tính trong sơ đồ hay không?

2.1.2 Tạo mối kết hợp giữa các thực thể:

Giả sử ta có mối kểt hợp giữa hai thực thể sau:

kết thúc

(2) Khai báo thông tin của mối kết hợp: giống như khai báo thông tin của thực thể

kéo thả từ thực thể đến mối kết hợp Click phải để kết thúc

(4) Khai báo bản số (Cardinality) mỗi nhánh của mối kết hợp: Double click vào đường

Link Chọn hay nhập bản số trong mục Cardinality

vai trò của link

nếu thực thể được kết nối

là thực thể phụ thuộc bởimột thực thể khác

mỗi nhánh của mối kết hợp

2.1.3 Khai báo mối kết hợp đệ qui:

Ví dụ: Khai báo MKH thể hiện quy tắc mỗi môn học có thể có một hay nhiềumôn học tiên quyết cần học trước:

Kết quả của mô hình trên khi chuyển qua mô hình PDM

2.1.4 Khai báo thực thể phụ thuộc:

Ví dụ: Thực thể KQHTMOINAM (kết quả học tập mỗi năm) là thực thể phụthuộc của thực thể SINHVIEN có khóa là {MASV, NAM}

(1) Tạo mô hình sau:

(2) Double click đường Link bên nhánh của thực thể KQHTMOINAM và chọn mụcIdentifier

Bản số của nhánh được bao trong ngoặc

Khi chuyển sang PDM ta có kết quả sau:

1.9 Đánh giá về công cụ

Power Designer cung cấp một môi trường mô hình duy nhất, tập hợp các kỹ thuật

và ký hiệu của quá trình kinh doanh và các yêu cầu mô hình hóa, mô hình hóa dữ liệu,

mô hình kiến trúc doanh nghiệp, và các mô hình ứng dụng UML Do đó, phạm vi củacác siêu dữ liệu được hỗ trợ bởi Power Designer là rộng hơn nhiều so với các dữ liệucần thiết để mô tả và quản lý dữ liệu của bạn

CHƯƠNG 3: ÁP DỤNG CÔNG CỤ POWER DESIGNER ĐỂ PHÂN

TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG1.10 Mô hình nghiệp vụ

1.10.1 Biểu đồ ngữ cảnh

Bảng 3.3 Danh sách các tác nhân của hệ thống

Tác nhân trong

chuyên viên và lãnh đạo giải quyết

Tác nhân trong

1.10.1.1Biểu đồ

Hình 3.4 Biểu đồ ngữ cảnh quản lý công văn đến và đi

1.10.1.2Mô tả hoạt động

loại và xử lý công văn theo chỉ thị xử lý của ban lãnh đạo Các công văn đi saukhi đã xử lý và được lãnh đạo ký duyệt sẽ đưuọc Văn thư phát hành tới nhữngđơn vị nhận ghi trên công văn

cần thiết có bản báo cáo thống kê công văn đến, công văn đi, tình trạng xử lýcông văn sẽ được đáp ứng

1.10.2 Sơ đồ phân rã chức năng

1.10.2.1Sơ đồ

Hình 3.5 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý công văn

1.10.2.2Các chức năng

Cập nhật công văn đến

văn thư sẽ tiếp nhận và phân loại công văn: nơi chuyển, lĩnh vực, loại côngvăn là thông báo hay chỉ thị…

cho Chánh Văn Phòng hoặc Phó Văn Phòng được ủy quyền xem xét

chuyển nhượng công văn vào lưu trữ tại kho

Giải quyết công văn đến

chuyển đến cho chuyên viên xử lý

nếu Chánh Văn Phòng đi vắng) là người trực tiếp bút phê công văn để phâncông văn đến các phòng, đơn vị cá nhân có trách nhiệm chính (Chủ trì xử lý)

để giải quyết đồng thời đưa ra văn bản chỉ thị xử lý

kiến xử lý của các chuyên viên

phiếu yêu cầu xử lý và chuyển xử lý cho các chuyên viên khác

Tạo bản dự thảo công văn đi

vụ của từng phòng và tương đương để giao cho chuyên viên soạn bản dựthảo công văn phát hành

yêu cầu của lãnh đạo văn phòng

lý cho chuyên viên xử lý để duyệt dự thảo lần 1

Xử lý công văn đi

tiếp nhận bản dự thảo công văn đi

phiếu ý kiến giải quyết

cùng bản dự thảo công văn đi tới lãnh đạo phê duyệt

Nếu bản dự thảo đạt yêu cầu thì lãnh đạo ký duyệt sẽ ký duyệt cho phép pháthành công văn rồi chuyển cho văn thư phát hành

phiếu phê duyệt

quy định phát hành thì sẽ được trả lại cho người dự thảo để bổ sung, sửa đổi

và hoàn thiện

Phát hành công văn

lãnh đạo ký duyệt để thực hiện phát hành

tiếp nhận và cấp số phát hành công văn

sổ công văn đi

công văn tới những đơn vị nhận ghi trên công văn

trữ để đưa vào kho lưu trữ

Báo cáo

văn thư sẽ lập báo cáo và gửi cho lãnh đạo

và gửi cho lãnh đạo

1.10.3 Sơ đồ nghiệp vụ xử lý công văn đến

Co_Quan_Ben_Ngoai Bo_Phan_Van_Thu Ho_So_Du_Lieu

Gui Cong Van Den

Tiep Nhan, Phan Loai, Dong Dau Cong Van Den

Vao So Cong Van Den

Chuyen Xu Ly

Cong Van Den

So Cong Van Den

Hình 3.6 Sơ đồ tiến trình cập nhật công văn đến

- Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Xử lý công văn đến

Hình 3.7 Sơ đồ tiến trình xử lý công văn đến

- Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Lưu trữ công văn đến

Hình 3.8 Sơ đồ tiến trình lưu trữ công văn đến

Hình 3.9 Sơ đồ tiến trình báo cáo công văn đến

1.10.4 Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ xử lý công văn đi

Hình 3.10 Sơ đồ tiến trình tạo bản dự thảo công văn đi

- Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Xử lý công văn đi

Hình 3.11 Sơ đồ tiến trình xử lý công văn đi

Hình 3.12 Sơ đồ tiến trình lưu trữ công văn đi

- Sơ đồ tiến trình nghiệp vụ: Phát hành công văn đi

Hình 3.13 Sơ đồ tiến trình phát hành công văn đi

Hình 3.14 Sơ đồ tiến trình lưu trữ công văn đi

1.11 Mô hình dữ liệu khái niệm

LDVP_LDYEUCAUXULYCVDI

LDVP_LDYEUCAUGIAIQUYETCVDEN LDVP_LD,NVGIAIQUYETCVDEN

SoCVDen NgayVB LoaiVB NoiNhan NguoiKy LoaiBan TuKHoa TacGiaVB ChuyenDe TrichYeu

Integer Date Text Text Text Text Text Text Text Text

LanhDaoVP

# o o o o o

MaLD HoTenLD NgaySinh DiaChi ChucDanh ChucVu

Integer Text Date Text Text Text

NhanVien

# o o o o o

MaNV HoTenNV NgaySinh DiaChi ChucDanh ChucVu

Integer Text Date Text Text Text

TheLoaiVB

# o

KyHieu TenTL

Text Text

CoQuanNgoai

# o o

MaCQ TenCQ DiaChi

Integer Text Text

NhanVien_PhatHanh_CVDi

# o o

SoPhatHanh NgayPhatHanh NoiNhan

Integer Date Text

LanhDao,NhanVien_GiaiQuuyet_CVDen

# o o o

SoPhieuGQ NguoiLapPhieu NgayLapPhieu YKienGQ

Integer Text Date Text

SoPhieuYC HanGQ HanThuHoi NoiDungYCXuLy ChuTriXuLy PhoiHopXuLy

Integer Date Date Text Text Text

LanhDao,NhanVien_XuLy_CVDi

# o o o

SoPhieuXuLy NguoiLapPhieu NgayLapPhieu YKienXuLy

Integer Text Date Text

NhanVien_TiepNhan_CVDen o

o o

NguoiNhan NgayNhan KyNhan

Text Date Text

Hình 3.15 Mô hình dữ liệu khái niệm

NV_PhatHanh_CVDi MaPhatHanh NgayPhatHanh NoiNhan MaNV MaCVDi MaCoQuan

int date text int int int

<pk>

LanhDao,NV_XuLY_CVDi MaPhieuXuLy NguoiLapPhieu NgayLapPhieu YKienXuLy MaLanhDao MaNV MaCVDen

int text date text int int int

<pk>

TheLoai_VB KiHieu MaCVDi MaCVDen TenTheLoai

int int int text

<pk>

<fk1>

<fk2>

NhanVien MaNV MaPhatHanh MaPhieuYC MaPhieuXuLy Lan_MaPhieuYC HoTenNV NgaySinh DiaChi ChucDanh

int int int int int text date text text

int int int int int text text text

int int text text

<pk>

<fk1>

NV_TiepNhan_CVDen NguoiNhan NgayNhan MaNV MaCVDen MaCQ

int date int int int

LanhDao,NV_GiaiQuyet_CVDen MaPhieuGQ NguoiLapPhieu NgayLapPhieu YKienGQ MaLD MaNV MaCVDen

int text date text int int int

<pk>

CVDen MaCVDen MaPhieuYC MaPhieuGQ LoaiVB NgayVB NoiNhan NguoiKy LoaiBan TuKhoa TacGiaVB ChuyenDe TrichYeu KyHieu

int int int text date text text text text text text text text

<pk>

<fk2>

<fk3>

LanhDao_YeuCau_GiaiQuyet_CVDen MaPhieuYC

HanGQ HanThuHoi NoiDungYCGQ ChuTriXuLy PhoiHopXuLY MaLanhDao MaNV MaCVDen

int date date text text text int int int

SuaCVDen

Hình 3.16 Mô hình dữ liệu vật lý