nghiên cứu và xây dựng Phần mềm quản lý khách sạn

nghiên cứu và xây dựng Phần mềm quản lý khách sạn

PHẦN MỞ ĐẦU

Tin học ra đời không sớm nhưng sự phát triển nhanh như vũ bão của nó đãgóp phần không nhỏ trong việc cải thiện cuộc sống con người Các ứng dụng tinhọc ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó là sản phẩm không thểthiếu của thế giới văn minh Các ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống trởnên cần thiết và việc nắm bắt thông tin mới nhanh và chính xác là điều vô cùngquan trọng trong thời kỳ hiện nay Người ta đã tin học hóa mọi lĩnh vực của đờisống xã hội, rõ nhất là trong việc quản lý thì ứng dụng tin học lại càng vô cùngquan trọng Nhờ tin học ứng dụng, các thí sinh có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin vềđiểm thi của mình một cách nhanh nhất, hiệu quả và chính xác nhất Đặc biệt đốivới những người quản lý thì việc sử dụng phần mềm quản lý khiến cho công việccủa họ dễ dàng và hiệu quả hơn Với những đói hỏi thực tế như vậy thì người ta đãđưa tin học ứng dụng vào công việc quản lý giúp tiết kiệm thời gian và sức lực củacon người

Xã hội càng phát triển thì yêu cầu chất lượng cuộc sống ngày càng cao,đòihỏi các dịch vụ với chất lượng tốt Khách sạn là đỉnh cao của ngành công nghiệpdịch vụ, để đón đầu xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các khách sạn mọclên ngày càng nhiều Muốn tồn tại và phát triển thì mỗi khách sạn không ngừngtrang bị nội thất và nâng cao chất lượng dịch vụ

Nhưng khách sạn càng hiện đại thì công việc quản lý càng phức tạp vì ngườiquản lý phải bao quoát toàn bộ các hoạt động của khách sạn từ việc đặt phòng, trảphòng đến việc quản lý việc sử dụng các dịch vụ của khách…

Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lý còn phải báo cáochi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và đáp ứng các dịch vụ chokhách hàng…

Vì thế việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như những thông tin khác phứctạp mà tốn thời gian Nhà lãnh đạo khó có thể giữ những thông tin nhạy cảm.

Việc tổng hợp thông tin phục vụ cho báo cáo thống kê tốn nhiều thời gian vàrất phức tạp

Để giải quyết các vấn đề nêu trên thì những người quản lý cần phải có mộtcông cụ hỗ trợ đắc lực, giúp cho người quản lý giải quyết được những khó khăn màphương pháp quản lý thông thường gặp phải:

 Dễ dàng bảo mật được những thông tin nhạy cảm và giúp chonhững người quản lý làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình

lý, tăng doanh thu cho khách sạn

Từ yêu cầu thực tế đó chúng em đã nghiên cứu và xây dựng “Phần mềm

quản lý khách sạn” giúp các nhà quản lý giải quyết được những khó khăn nêu trên

Để trở thành khách sạn hàng đầu, thì điều mấu chốt ở đây, ngoài chất lượngdịch vụ, khách sạn còn cần có một công cụ quản lý

Những người quản lý giỏi nhất, cần trang bị những công cụ quản lý mạnhnhất và hiệu quả nhất

Đề tài này mang đến cho các “thủ lĩnh” những vũ khí mạnh nhất và hiệu quảnhất, đó chính là:

khách sạn

trung

vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và chính xác

CHƯƠNG I KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ

KHÁCH SẠN

1.1 MÔ TẢ THỰC TRẠNG THỰC TẾ CỦA VIỆC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Trong quá trình khảo sát thực tế tại Khách sạn mỏ Việt Bắc-Cty Than NúiHồng – Thái Nguyên đã thu thập được những thông tin sau:

Khách sạn Mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi Hồng – Thái Nguyên gồm có 31 phòngnghỉ, được chia làm 3 loại

CT THAN NÚI HỒNG PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRỐNG

KS-Mỏ Việt Bắc REGISTRATION CARD

Số(No):…………

Họ tên (Fullname)

Ngày sinh (Date of birth)

Nam/Male Nữ/Female Quốc tịch (Nationality)

Hộ chiếu số (Pass port No)

Thị thực Việt Nam số (Vietnamvisa No)

Giá trị đến ngày(Valid until)

Nhập cảnh ngày

Qua cửa khẩu (Port of arrival)

Số phiếu nhập xuất cảnh (Arrival-departure card No )

Được phép tạm trú đến ngày (Permitted to stay until)

Cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Việt Nam mời, tiếp nhận(tên, địa chỉ)

(Sponsor office, warranter in Vietnam) Tạm trú tại khách sạn đến ngày (Proprssed ò stay until at this Hotel

Ngày Người khai ký tên

Date on Sigbature

Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, khi khách hàng sử dụng các dịch vụ: ănuống, giặt là, khách có thể trả tiền ngay hoặc thanh toán cùng với tiền phòng:

Công ty than Núi HồngChi nhánh Khách sạn Mỏ Việt Bắc -*** -

DỊCH VỤ GIẶT ỦI

Tên khách:

Phòng số:

Trả lại vào: giờ ngày / / 200 …………

Chữ ký của khách Chữ ký của lễ tân Chữ ký của NV giặt ủi

Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, nếu khách hàng không hài lòng về phòngnghỉ có thể yêu cầu đổi phòng Hết thời gian nghỉ tại khách sạn,khách hàng cần báovới lễ tân để lễ tân bố trí người nhận lại phòng,đồng thời kiểm tra các thiết bị cótrong phòng, các đồ dùng mà khách hàng đã sử dụng để phục vụ chi việc thanhtoán Bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toán chi tiết với khách hàng về tiền thuêphòng, tiền sử dụng các loại dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời giannghỉ tại khách sạn

Cuối mỗi ngày nhân viên bộ phận lễ tân phải xem lại các thông tin về kháchhàng đã đặt phòng trước :

1 Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trongtrường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày

2 Hủy bỏ các đơn đặt phòng đã quá hạn hai ngày của khách

3 Lập bảng kê xác định doanh thu dịch vụ theo mẫu:

4 Lập Bảng kê xác định doanh thu phòng theo mẫu:

Ti ền thu ế

thuế

Ti ền thu ế

Tổng số

Doanh thu: đồng

Bằng chữ:

CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

-*** -BẢNG KÊ

XÁC ĐỊNH DOANH THU PHÒNG NGHỈNgày tháng năm 200

Nghỉ giờ

đêm

Nghỉ giờ

Tổng số

Doanh thu: đồngBằng chữ:

Cuối mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm cũng phải báo cáo về tình hình doanhthu và các hoạt động của khách sạn cho ban quản lý khách sạn để ban lãnh đạo cóphương hướng chỉ đạo.

thuế

Tiền thuế

Tổng cộng

DT chưa thuế

Tiền thuế

Tổng cộng

CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

KS-Mỏ VIệT Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC

-*** -B ÁO C ÁO

DOANH THU PHÒNG NGHỈNgày tháng năm 200

DT chưa thuế

cộng

DT chưa thuế

Tiền thuế

Tổng cộng

1.2 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG

1.2.1 Đặc điểm ( các chức năng) chính của nghiệp vụ quản lý khách sạn:

Qua việc phân tích các hoạt động của khách sạn diễn ra hàng ngày ta thấycông việc quá phức tạp vì trong một ngày có thể có rất nhiều khách đặt phòng,nhiều khách trả phòng Ngoài ra khách sạn còn có nhiều dịch vụ khác: ăn uống, giặt

ủi, phòng Karaoke…Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lýcòn phải báo cáo chi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và đáp ứng cácdịch vụ cho khách hàng…

1.2.2 Hạn chế:

tạp

gian và rất phức tạp

1.2.3 Phương pháp giải quyết vấn đề:

Xây dựng thành công hệ thống phần mềm quản lý khách sạn sẽ giải quyêtđược những khó khăn mà phương pháp quản lý thông thường gặp phải với những

ưu điểm vượt trội như:

người quản lý làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình

lý, tăng doanh thu cho khách sạn

d Mô tả quy trình hoạt động của hệ thống:

Khi có yêu cầu đặt phòng của khách nhân viên lễ tân sẽ:

trả…) để bố trí phòng phù hợp cho khách

- Kiểm tra xem khách hàng đã từng ở khách sạn chưa? Nếu có rồi thìcập nhật thông tin khách còn nếu chưa thì tạo hồ sơ khách.

Khi khách đến khách sạn thuê phòng, nhân viên Lễ tân sẽ:

- Cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng

Khi có yêu cầu dịch vụ của khách, nhân viên lễ tân sẽ:

dịch vụ của khách hay không?

- Cập nhật thông tin về tình hình sử dụng dịch vụ của khách (nếu có).Khi có yêu cầu thanh toán của khách, nhân viên lễ tân phải:

- Cập nhật lại thông tin về tình trạng phòng

- Lập phiếu thanh toán chi tiết với khách hàng về tiền thuê phòng, tiền

sử dụng các loại dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian nghỉ tại kháchsạn

Cuối mỗi ngày nhân viên bộ phận lễ tân phải cập nhật thông tin về khách hàng đã đặt phòng trước :

trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày

Khi ban quản lý khách sạn yêu cầu hệ thống đưa ra báo cáo về tình hìnhdoanh thu và các hoạt động của khách sạn thì hệ thống nhanh chóng đáp ứng

CHƯƠNG II : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG

2 1 MÔ TẢ CÁC TƯƠNG TÁC:

 NHÂN VIÊN LỄ TÂN:

các thông tin cần thiết với nhân viên lễ tân, lễ tân kiểm tra tình trạng phòng, nếucòn phòng phù hợp đối với yêu cầu của khách hàng thì lễ tân sẽ nhập thông tin vềkhách

nào thì phải đăng ký với nhân viên lễ tân, nhân viên lễ tân sẽ kiểm tra hệ thống vànhanh chóng đưa ra những thông tin cụ thể về các dịch vụ xem có thể đáp ứng nhucầu của khách không, nếu dịch vụ có thể đáp ứng nhu cầu của khách thì nhân viên

lễ tân sẽ cập nhật tình hình sử dụng dịch vụ của khách

khách phải gửi yêu cầu thanh toán với lễ tân, lễ tân sẽ tương tác với hệ thống, hệthống sẽ tính toán tất cả các khoản tiền mà khách hàng phải trả(tiền phòng,tiền sửdụng các dịch vụ, tiền điện thoại,…) đưa ra được phiếu thanh toán chi tiết

1 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG

a Các chức năng của hệ thống quản lý khách sạn có thể mô tả bằng

sơ đồ sau:

b Mô tả chức năng

 Quản trị thông tin hệ thống: chức năng này sẽ thực hiện việc cập

nhật thông tin người dùng, quản lý người dùng

 Chức năng tác nghiệp: đây là chức năng quan trọng nhất của hệ

thống, giúp nhân viên dễ dàng quản lý việc thuê phòng, đặt phòng của khách cũng như giúp cho việc tính toán chi phí khác của khách được dễ dàng và nhanh chóng

 Hệ thống báo cáo: Chức năng này giúp cho các nhà quản lý dễ dàng

kiểm soát được tình hình cho thuê phòng của khách sạn, doanh thu chi tiết từ các dịch vụ cũng như từ việc cho thuê phòng

 Quản lý hệ thống danh mục: Chức năng này sẽ thực hiện cập nhật

các thông tin về các danh mục như: bảng dịch vụ, thông tin về khách, thông tin vềphòng nghỉ.v.v

2 SƠ ĐỒ PHÂN RÃ CHỨC NĂNG LÁ

Quản trị thông tin hệ thống

 Mô tả:

 Quản lý người sử dụng

 Phân quyền cho người dùng

(account) – người dùng - khi truy cập hệ thống, ví dụ:

 Reception: dành cho bộ phận tiếp tân của khách sạn

 Administrator: dành cho bộ phận quản trị hệ thống Đây là loại

tài khoản có quyền hạn cao nhất trong hệ thống

 Thay đổi mật khẩu:

mật

QUẢN TRỊ THÔNG TIN HỆ THỐNG

1 Quản lý người sử dụng

2 Phân quyền cho người dùng

3 Thay đổi mật khẩu

Chức năng tác nghiệp

 Sơ đồ:

 Mô tả:

 Check In: Khi khách đến đăng kí phòng với lễ tân khách sạn, nhân viên

Lễ tân sẽ tiến hành Checkin cho khách

 Cập nhật thông tin chi tiết về khách

về khách trong trường hợp khách đã từng ở khách sạn trước đó

đang ở,…) để dễ dàng đáp ứng các thay đổi thông tin đặt phòng trướccủa khách

 Lưu trữ các thông tin phục vụ cho thanh toán và quản lý khách

 Tra cứu, xem thông tin về khách:

chính xác

 Check-out: Số tiền phòng, tiền dịch vụ mà khách phải trả để in và gửihóa dơn cho khách

 Night Audit: Đây là tác nghiệp sẽ được hệ thống thực hiện cuối mỗi

ngày NighAudit thực hiện các chức năng cơ bản như :

trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày

ngày mai, báo cáo doanh thu ngày,phiếu ghi nợ hằng ngày …

2 Báo cáo doanh thu dịch vụ

3 Báo cáo tình hình nợ của khách

 Mô tả: Cuối mỗi tháng hay bất cứ lúc nào người quản lý muốn

biết chi tiết tình hình hoạt động của khách sạn đều có thể đễ dàng có đượcnhững thông tin cần thiết nhờ vào hệ thống báo cáo này:

 Mô tả: Hệ thống cung cấp chức năng quản lý rất nhiều danh mục

dữ liệu đầu vào cho hệ thống

các phòng trong khách sạn

1. THỰC THỂ CHỨC NĂNG:

a Các thực thể và chức năng:

 Các thực thể dữ liệu:

 Các chức năng hệ thống:

2.5 Tra cứu thông tin khách

2. MÔ HÌNH CHỨC NĂNG (MÔ HÌNH DỮ LIỆU LOGIC)

DỊCH VỤ

TenDV

MaDV

Donvitinh

GiatienDV

2.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC THỰC THỂ

2.3CHUẨN HÓA CÁC QUAN HỆ NHẬN ĐƯỢC

a Chuẩn 1

KHACH( Makhach, HotenK, Ngaysinh, SoCMT, Diachi, Quoctich,

Sohochieu , Visa, SophieuXNC, Ghichu)

Khóa chính K={ Makhach }

Ta thấy quan hệ KHACH không chứa thuộc tính đa trị hoặc các quan hệ lặp ,

do đó nó thuộc dạng chuẩn 1

Xét các quan hệ còn lại:

Ghichu)

Các quan hệ trên đều ở dạng chuẩn 1

b Chuẩn 2:

THUEPHONG(Makhach, Maphong, Ngayden, Gioden, Ngaydi, Giodi, Ghichu)

Khóa chính K= { Makhach, Sophong }

Ta thấy quan hệ trên không có thuộc tính phụ thuộc vào bộ phận của khóa chính nên quan hệ trên thuộc dạng chuẩn 2

Xét tương tự với các quan hệ còn lại thấy đều thuộc dạng chuẩn 2

c Chuẩn 3:

Xét các quan hệ ta thấy : không có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa

2.4 MÔ HÌNH E-R

2.5CHUYỂN MÔ HÌNH E - R THÀNH MÔ HÌNH QUAN HỆ

THUÊ

Ngayden

GiodiGioden

NgaydiNgaysinh

Donvitin

SỬ DỤNGNgaySD

THUỘC

LOẠI PHÒNG

Giathuegio

Maloai

Tenloai

Giathuengay

Visa

SophieuXN

C

Sohochieu

 KHACH ( Makhach, HotenK, Ngaysinh, SoCMT, Diachi, Quoctich,

Sohochieu , Visa, SophieuXNC, Ghichu)

Ghichu)

DonVtien)

b Mô hình quan hệ:

#MaDVTenDVDonvitinhGiatienDV

PHONG

#SophongMaloaiTelVitriphongTinhtrangMaNV

NHANVIEN

#MaNVHotenNVNgaysinhChucvuCongviec

BẢNG NGƯỜI DÙNG

quản lý khách sạn,trong đó mô tả người đó là người quản lý hay nhânviên hay Admin

BẢNG NHÂN VIÊN

BẢNG KHÁCH

 Tác dụng: Lưu trữ thông tin về những người sử dụng chương trìnhquản lý khách sạn,trong đó mô tả người đó là người quản lý hay nhânviên hay Admin.

BẢNG PHÒNG

liệu

BẢNG LOẠI PHÒNG

 Tác dụng: Trong khách sạn, mỗi phòng đều thuộc một loại phòng nàođó(phòng thường, phòng VIP) Bảng này lưu trữ thông tin về các loạiphòng có trong khách sạn

liệu

BẢNG DỊCH VỤ

1 Makhach text 8 Mã khách

BẢNG SỬ DỤNG DỊCH VỤ

phòng của khách.

CHƯƠNG III : CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

KHÁCH SẠN

3. CÁC CHỨC NĂNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

3.1QUẢN TRỊ HỆ THỐNG

 Quản lý người sử dụng

 Phân quyền cho người dùng

(account) – người dùng - khi truy cập hệ thống, ví dụ:

 Reception: dành cho bộ phận tiếp tân của khách sạn

 Administrator: dành cho bộ phận quản trị hệ thống Đây là loại

tài khoản có quyền hạn cao nhất trong hệ thống

 Thay đổi mật khẩu:

mậtNhứng chức năng trên được thực hiện qua form sau:

3.2 QUẢN LÝ SƠ ĐỒ PHÒNG:

Sơ đồ phòng giúp quan sát tổng thể tình hình sử dụng phòng hiện tại: sốphòng, loại phòng, giá cả , tình trạng phòng (các trạng thái: phòng trống, khách sắptới, có khách đang ở, có khách chuẩn bị đi) số người đang ở cùng các thông tinkhách trong từng phòng

3.3 CHECK IN

Khi khách đến đăng ký phòng với lễ tân khách sạn, nhân viên Lễ tân sẽ tiếnhành Checkin cho khách

khách trong trường hợp khách đã từng ở khách sạn trước đó

khách đang ở,…) để dễ dàng đáp ứng các thay đổi thông tin đặt phòngtrước của khách

3.4 QUẢN LÝ KHÁCH ĐANG Ở TRONG KHÁCH SẠN

Đổi phòng cho khách: Đối với chức năng này cần quản lý

 Danh sách các phòng còn trống cùng với các thông tin đầy đủ

về phòng trống đó

khách

 Tra cứu, xem thông tin về khách:

chính xác

sạn

3.5 CHECK OUT

Tính số tiền phòng, tiền dịch vụ mà khách phải trả để in và gửi hóa dơn chokhách

3.6 NIGHT AUDIT

Đây là tác nghiệp sẽ được hệ thống thực hiện cuối mỗi ngày NighAudit

thực hiện các chức năng cơ bản như :

Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trong trườnghợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày

khách sẽ đi vào ngày mai, báo cáo doanh thu ngày,phiếu ghi nợ hằngngày …

3.7 QUẢN TRỊ CÁC DANH SÁCH, DANH MỤC

Hệ thống cung cấp chức năng quản lý rất nhiều danh mục dữ liệu đầu vào cho

Quản lý danh Danh sách các phòng trong khách sạn :

3.8 GIAO DIỆN CHÍNH CỦA CHƯƠNG TRÌNH

3.2 PHẦN KẾT LUẬN

3.2.1 TỰ ĐÁNH GIÁ CHƯƠNG TRÌNH

Đây là một chương trình giúp đỡ người quản lý trong ngành kinh doanh dịch

vụ khách sạn có một công việc thuận lợi, nhẹ nhàng, nhanh chóng, chính xác hơn