Nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh

- Danh mục các môn thi cơ bản, môn cơ sở, môn ngoại ngữ, môn chuyên ngành của các chuyên ngành có tổ chức thi tuyển

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

- -Tên đề tài:

QUẢN LÝ TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

Giáo viên hướng dẫn: ThS Trần Văn Cảnh

Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thị Thu Trang

Vinh – 2006

*****

Ngày nay công nghệ thông tin đang phát triển mạnh mẽ và có ảnh hưởng rộngrãi, sâu sắc trong đời sống xã hội Phạm vi ảnh hưởng của nó ngày càng được lanrộng ra khắp mọi lĩnh vực của đời sống và trở thành một nhu cầu cấp thiết đối vớicon người.

Ở nước ta hiện nay việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực kinh

tế, khoa học kỹ thuật, thông tin liên lạc, giáo dục, y tế, an ninh, quốc phòng…không còn là vấn đề xa lạ, đặc biệt là vấn đề tin học hoá trong công tác quản lý đãmang đến những lợi ích thiết thực cho con người, giúp con người làm việc có hiệuquả, nhanh chóng, chính xác

Trường Đại học Vinh là một cơ sở đào tạo cán bộ khoa học kỹ thuật đa lĩnhvực và là một trung tâm nghiên cứu, tiếp thu và chuyển giao tiến bộ khoa học côngnghệ ở khu vực Bắc Trung bộ Hàng năm, trường Đại học Vinh tiến hành tuyểnsinh cao học thạc sỹ và nghiên cứu sinh gọi chung là tuyển sinh sau đại học Đây làmột công việc hết sức phức tạp, đòi hỏi tiêu tốn nhiều thời gian và công sức Việctin học hoá hoạt động này là một hoạt động cấp thiết, đã được đặt ra từ nhiều nămnay

Là một sinh viên, sau 4 năm được học tập dưới mái trường Đại học Vinh, với

sự dạy bảo và giúp đỡ tận tình của các thầy giáo, cô giáo Tôi luôn mong muốn làmđược một cái gì đó cho trường để bày tỏ lòng biết ơn của mình đối với các thầy côgiáo và ban lãnh đạo nhà trường Nhận được sự gợi ý của giáo viên hướng dẫn, saukhi tìm hiểu và nhận được sự hỗ trợ, đóng góp ý kiến của các thầy cô giáo ở khoaSau đại học, tôi đã đặt ra cho mình mục tiêu là phải xây dựng thành công phầnmềm quản lý tuyển sinh sau đại học cho nhà trường làm luận văn tốt nghiệp

Tên gọi của luận văn tốt nghiệp là “Nghiên cứu và xây dựng phần mềm quản lý tuyển sinh sau đại học ở trường Đại học Vinh” Luận văn gồm 3 chương,

được trình bày như sau:

Chương 1: Đặc tả bài toán quản lý tuyển sinh sau đại học

Chương 2: Phân tích và thiết kế hệ thống

Chương 3: Thiết kế các chức năng chính của chương trình

Nhân đây, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Thạc sỹ Trần Văn Cảnh,người đã đặt bài toán, cung cấp tài liệu và trực tiếp chỉ đạo, truyền cho tôi nhữngkinh nghiệm, những kiến thức quý báu để tôi có thể hoàn thành luận văn này Tôicũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo ở Khoa Công nghệ thông tin, cácthầy cô giáo ở Khoa Sau đại học cùng tất cả các bạn đã tạo điều kiện thuận lợi,giúp đỡ và động viên tôi trong suốt quá trình thực hiện Tôi xin chân thành cảm ơn

Vinh, tháng 5 năm 2006

Tác giả

ĐẶC TẢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

I ĐẶC TẢ BÀI TOÁN

Hàng năm các trường Đại học có đào tạo sau đại học tiến hành tuyển sinh caohọc thạc sỹ và nghiên cứu sinh, gọi chung là tuyển sinh sau đại học

Quy trình tuyển sinh sau đại học được mô tả như sau:

Qua tìm hiểu thực tế, quy trình tuyển sinh được chia làm 2 phần: Tổ chức thi

và xử lý kết quả thi

1 Tổ chức thi

a) Cập nhật dữ liệu hệ thống

Công việc này đòi hỏi cán bộ quản lý cần phải tập hợp đầy đủ thông tin về:

- Các ngành và chuyên ngành có tổ chức thi tuyển, bậc đào tạo, chỉ tiêutuyển sinh của các chuyên ngành

- Danh mục các môn thi cơ bản, môn cơ sở, môn ngoại ngữ, mônchuyên ngành của các chuyên ngành có tổ chức thi tuyển

- Danh mục đối tượng dự thi, đối tượng ưu tiên

- Thông tin về các phòng thi như số lượng phòng, địa điểm, sức chứacủa các phòng thi

Sau khi có đầy đủ thông tin về hệ thống, cán bộ quản lý sẽ tiến hành các côngviệc xử lý hồ sơ thí sinh, cụ thể như sau:

- Cập nhật hồ sơ của thí sinh dựa trên phiếu đăng ký dự thi của mỗi thísinh Bao gồm các thông tin: họ và tên lót, tên thí sinh, ngày sinh, giới tính,đối tượng, văn bằng, bậc thi, ngành dự thi, chuyên ngành dự thi, ngoại ngữđăng ký …

- Kiểm tra hồ sơ dự thi của thí sinh

- Báo cáo số liệu tuyển sinh: in ra các báo cáo tổng hợp và chi tiết về sốlượng thí sinh dự thi trước khi tổ chức thi Dựa vào các báo cáo này để lên

kế hoạch bố trí số phòng thi hợp lý

- Đối tượng: có thể là sinh viên, cán bộ do cơ quan cử, hoặc đối tượng

tự do Thông tin này được dùng để làm cơ sở cho việc xét tuyển và học phísau này

- Đối tượng ưu tiên: mỗi thí sinh dự thi nếu thuộc diện ưu tiên (thươngbinh, anh hùng, dân tộc, miền núi) thì sẽ được cộng điểm theo quy định.Thông thường chỉ có môn cơ bản và môn ngoại ngữ sẽ được cộng điểm

- Ngoại ngữ đăng kí dự thi: các thí sinh nói chung được phép lựa chọnngoại ngữ để dự thi Một số thí sinh được miễn thi ngoại ngữ nếu họ chứngminh được khả năng ngoại ngữ thông qua bằng cấp, chứng chỉ (ví dụ:TOEFL, IELTS )

- Một số thí sinh để được dự thi thì phải học bổ túc một số kiến thứcnào đó, số còn lại thì không bắt buộc

- Nói chung thí sinh dự thi cao học thường phải dự thi các môn: cơ bản,

cơ sở và ngoại ngữ Thí sinh dự thi nghiên cứu sinh không thi môn cơ bản, chỉthi môn cơ sở, môn chuyên ngành và môn ngoại ngữ Thí sinh thi nghiên cứusinh từ cử nhân phải thi 4 môn: môn cơ bản, môn cơ sở, môn chuyên ngành vàmôn ngoại ngữ

- Một số chuyên ngành có khung quy định sẵn là thí sinh phải thi môn

cơ bản gì, môn cơ sở gì, môn chuyên ngành gì Tuy nhiênmột số chuyên ngành cho phép thí sinh lựa chọn môn cơ bản, môn cơ sở vàmôn chuyên ngành Đặc biệt đối với môn thi ngoại ngữ thì hầu như thí sinhđược đăng kí để thi

Sau khi đã hoàn tất toàn bộ việc xử lý hồ sơ, cán bộ quản lý sẽ tiến hành đánh

số báo danh, sắp phòng thi và tổ chức thi Tổ chức thi bao gồm các công việc sau:

- Gửi giấy báo dự thi và thẻ dự thi cho thí sinh

- In danh sách tập trung theo phòng

- Tổ chức thi cho tất cả các môn (cơ bản, cơ sở, ngoại ngữ, chuyênngành)

 In danh sách vào phòng thi

 In danh sách thu bài

 In hướng dẫn phát đề thi

 In biên bản bàn giao bài thi

- Tiến hành thi

2 Xử lý kết quả tuyển sinh

Sau khi công việc tổ chức thi đã hoàn thành, cán bộ quản lý sẽ tiến hành xử lýkết quả tuyển sinh Quá trình xử lý bao gồm các công việc sau:

II CÁC MẪU BÁO CÁO

1.Công văn cử đi dự thi của cơ quan quản lý thí sinh dự thi

………

Số: ………

V/v: Cử cán bộ đi dự thi tuyển

sau đại học năm 2006

Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-o0o -Ngày tháng năm 2006

Kính gửi: HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VINH

Cơ quan:……….Đồng ý cử Ông (Bà): ……….Sinh ngày: ……… Tại: ………

Là cán bộ trong biên chế (hoặc hợp đồng) của cơ quan đến Trường Đại học Vinh làm thủ tục dự thi tuyển kỳ thi tuyển sinh Sau đại học năm 2006 Nếu trúng tuyển cơ quan chúng tôi sẽ cử đi học theo đúng chuyên ngành đã đăng ký thuộc cấp đào tạo thạc sỹ (tiến sỹ)

Đề nghị Hội đồng xem xét và tạo điều kiện cho Ông (Bà)

……… ……… đạt kết quả tốt trong kỳ thi tuyển sinh và học tập (nếu trúng tuyển)

Xin trân trọng cảm ơn

THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN

(Ký tên, đóng dấu)

2 Phiếu đăng ký dự thi

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-o0o -PHIẾU ĐĂNG KÝ DỰ THI CAO HỌC KỲ THI TUYỂN SINH SAU ĐẠI HỌC NĂM 2006

-1 Họ và tên thí sinh: ……… 2.Giới tính:………

3 Ngày tháng năm sinh: ………

4 Nơi sinh:………

5 Nghề nghiệp: ……… ……Chức vụ: ………

6 Năm bắt đầu công tác: ……….

7 Đơn vị hiện đang công tác: ……….……….

8 Đối tượng dự thi: Cơ quan cử đi học: Thí sinh tự do: 9 Nơi ở hiện nay:………

10 Văn bằng đại học: Trường TN: ……… ……Ngành TN: ………….

Hệ đào tạo: ……… , Năm TN: ………, Loại TN: ……….

11 Bổ túc kiến thức (nếu có) Đã hoàn thành: 12 Đối tượng ưu tiên: Dân tộc thiểu số: Đang công tác tại miền núi, vùng cao, hải đảo, vùng sâu: 13 Đăng ký dự thi vào Chuyên ngành: ………

Ngoại ngữ: ………

14 Địa chỉ liên hệ với thí sinh: ………

3 Thẻ dự thi

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG

1.Lựa chọn hướng phân tích

Khi phân tích thiết kế hệ thống ta có thể chọn một trong hai hướng là hướngchức năng và hướng dữ liệu Trong bài toán này tôi lựa chọn phân tích theo hướngchức năng Với cách tiếp cận này chức năng được lấy làm trục chính của quá trìnhphân tích và thiết kế, tiến hành phân tích trên xuống có cấu trúc

Các bước thực hiện:

- Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng

- Xây dựng biểu đồ luồng dữ liệu

- Xây dựng mối quan hệ giữa các thực thể

- Xây dựng mô hình dữ liệu

2 Phân tích hệ thống cũ

Với cách quản lý tuyển sinh sau đại học hoàn toàn bằng phương pháp thủcông truyền thống sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc lưu trữ và xử lý thông tin Bởivậy, cần xây dựng một chương trình quản lý bằng máy vi tính để giúp việc quản lýtrở nên chính xác và hiệu quả hơn, làm giảm nhẹ một phần đáng kể nhân lực vàcông sức

Yêu cầu của hệ thống quản lý tuyển sinh bằng máy tính:

- Hệ thống phải đáp ứng tối thiểu:

Cập nhật hồ sơ dự thi linh hoạt

Đánh số báo danh theo một trật tự nào đó

Cho phép sắp phòng thi tự động hoặc chọn phương án sắp thủcông

Đánh phách bài thi theo một thuật toán nào đó

Chương trình dễ sử dụng, có hiệu quả

- Cập nhật chuyên ngành đào tạo

- Cập nhật danh mục các môn thi(cơ bản, cơ sở, chuyên ngành, ngoạingữ)

- Cập nhật môn thi cho chuyên ngành

- Phúc khảo bài thi.

4.Sơ đồ phân cấp chức năng

Sơ đồ phân cấp chức năng được sử dụng để nêu ra chức năng và quá trình chobiểu đồ luồng dữ liệu, thông qua đó để mô tả các chức năng xử lý của hệ thốngtheo các mức Việc phân rã chức năng được thực hiện trong sơ đồ phân cấp chứcnăng, nó còn được dùng để đưa ra mức độ mà từng quá trình hoặc quá trình conphải xuất hiện trong biểu đồ luồng dữ liệu

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống tuyển sinh sau đại học được trình bàytheo các mức cụ thể sau:

Hình 1.1 – Biểu đồ phân cấp chức năng

5 Biểu đồ luồng dữ liệu

Biểu đồ luồng dữ liệu thể hiện hệ thống ở dạng động, nó thể hiện sự trao đổithông tin giữa hệ thống với môi trường bên ngoài và trao đổi thông tin trong nội bộ

hệ thống Biểu đồ luồng dữ liệu bao gồm các tác nhân bên ngoài, bên trong hệthống, các luồng thông tin vào ra hệ thống, các tiến trình xử lý … Nó có quan hệvới biểu đồ phân cấp chức năng ở chỗ: mỗi chức năng trong biểu đồ phân cấp chứcnăng tương ứng với mỗi tiến trình của biểu đồ luồng dữ liệu, mỗi mức của biểu đồphân cấp chức năng được mô tả bởi một biểu đồ luồng dữ liệu tương ứng

a) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0 tương ứng với mức 0 của biểu đồ phân cấp chứcnăng Ta xem cả hệ thống như là một hộp đen mà mọi thông tin từ bên ngoài đivào hệ thống gọi là thông tin đầu vào, còn mọi thông tin từ hệ thống đi ra ngoài gọi

là thông tin đầu ra Nhiệm vụ của hệ thống là phải xử lí, biến đổi thông tin đầu vào

thành kết quả đầu ra Các tác nhân liên quan đến hệ thống bao gồm Cán bộ quản

lý là những người quản lý cần thông tin của hệ thống để phục vụ cho công tác quản

lý, Đối tượng dự thi là những người đăng ký dự thi cao học.

Hình 1.2 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0

b) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1

Dựa vào sơ đồ phân cấp chức năng để tách các chức năng thành các chứcnăng con trên cơ sở tôn trọng 4 nguyên tắc sau:

- Các luồng dữ liệu được bảo toàn

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn

- Có thể xuất hiện các kho dữ liệu

- Có thể bổ sung thêm các luồng dữ liệu nội bộ

Hình 1.3 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 c) Biểu đồ luồng dữ liệu mức 2

Từ 3 chức năng cơ bản được mô tả ở biểu đồ luồng dữ liệu mức 1, ta tiến hànhphân rã thành các chức năng con chi tiết ứng với biểu đồ phân cấp chức năng thấpnhất theo nguyên tắc cơ bản sau:

- Phải phân rã các chức năng ở mức trên xuống mức dưới.

- Các tác nhân ngoài được bảo toàn từ sơ đồ mức 1

- Kho dữ liệu xuất hiện dần theo yêu cầu quản lý nội bộ

- Bảo toàn các luồng dữ liệu vào ra với các tác nhân ngoài và thêm các luồngnội bộ

- Có thể tách biểu đồ thành từng trang ứng với một hoặc vài chức năng ở mứcđỉnh

Cập nhật

môn thi Cập nhật đối tượng dự thi Cập nhật đối tượng ưu tiên phòng thiCập nhật

Kho dữ liệu Cán bộ Quản lí

Cán bộ Quản lí

* Xử lý kết quả thi

Đánh phách

Nhập điểm

In kết quả thi

Sửa điểm Phúc khảo

6 Các bảng CSDL và ý nghĩa của chúng

6.1 Bảng BACTHI.DBF

MABAC để phân biệt với các bậc thi khác Có các bậc thi như sau: Thạc sỹ, Tiến

sỹ trong nước, Tiến sỹ từ cử nhân

có một MACN để phân biệt với các chuyên ngành khác

quyen Nummeric 1 0

6.8 Bảng MDTUT.DBF

Lưu trữ các thông tin về loại đối tượng ưu tiên, gồm có mã đối tượng ưu tiên,tên đối tượng ưu tiên, điểm ưu tiên cho môn cơ bản, điểm ưu tiên cho môn ngoạingữ Mỗi đối tượng có một DTUT để phân biệt Thường có các đối tượng ưu tiênsau: Thương binh, anh hùng, dân tộc, miền núi

mamoncn Numeric 3 0 

tenmon Character 40

6.10 Bảng MONTHI.DBF

Name Type Width Decimal Index NULL

6.13 Bảng NGOAINGU.DBF

Lưu trữ thông tin về các môn thi ngoại ngữ, gồm có mã môn ngoại ngữ, tênmôn ngoại ngữ Mỗi môn thi ngoại ngữ có một MAMONNN để phân biệt với cácmôn ngoại ngữ khác

Lưu trữ thông tin về phòng thi, gồm có tên phòng thi, sức chứa, địa điểm …

sbd Character 6

hodem Character 25

ưu tiên, mã môn phúc khảo, phòng thi, số phách …

sbd Character 6

mnganh Character 5

macn Character 5

mabac Numeric 3 0

Giao diện Menu chương trình được thiết kế như sau:

II THIẾT KẾ CÁC CHỨC NĂNG

1.Cập nhật nhóm ngành

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật danh mục phân loại nhóm

ngành của các ngành đào tạo Có 4 nhóm ngành chính được phân loại trong hệthống đó là:

- Nhóm ngành tự nhiên: TN có mã là 1

- Nhóm ngành xã hội: XH có mã là 2

3 Cập nhật danh mục chuyên ngành

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật danh sách các chuyên ngành

đào tạo có trong các ngành

Giao diện đề nghị:

4 Cập nhật môn thi cho từng chuyên ngành

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép bạn cập nhật chi tiết môn thi cơ bản, môn

thi cơ sở, môn thi chuyên ngành cho từng chuyên ngành cụ thể

Giao diện đề nghị:

5 Cập nhật bậc đào tạo

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép bạn cập nhật bậc đào tạo Do việc bố trí

yêu cầu phòng thi, bố trí đối tượng nào sẽ phải thi môn gì, và sẽ không phải dự thimôn gì Vì vậy mục này người sử dụng có thể sửa đổi tên của các bậc dự thi trên,tuy nhiên phải đảm bảo rằng:

- Đối với bậc thạc sỹ đào tạo trong nước thì bắt buộc bậc mã phải là 1

- Đối với bậc thạc sỹ đào tạo ở nước ngoài thì bắt buộc bậc mã phải là2

- Đối với bậc tiến sỹ đào tạo trong nước thì bắt buộc bậc mã phải là 3

Giao diện đề nghị:

6.Cập nhật danh sách các môn thi

Nhiệm vụ: chức năng này cho phép cập nhật các môn thi Các môn thi được

phân thành 4 loại: môn cơ bản, môn cơ sở, môn chuyên ngành và môn ngoại ngữ.Riêng đối với môn ngoại ngữ, bắt buộc mã môn là -1 đối với thí sinh được miễnthi

Giao diện đề nghị:

- Danh mục môn thi cơ bản:

- Danh mục môn thi cơ sở:

- Danh mục môn thi chuyên ngành:

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật danh sách các đối tượng ưu tiên.

Có 2 cột điểm ưu tiên sẽ được cộng cho các đối tượng nằm trong nhóm ưu tiêntương ứng Đó là điểm cộng cho môn cơ bản và môn ngoại ngữ

Giao diện đề nghị:

8.Cập nhật đối tượng dự thi

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật danh sách các đối tượng dự thi Giao diện đề nghị:

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật thông tin về các phòng thi.

Giao diện đề nghị:

10 Cập nhật người sử dụng

Nhiệm vụ: Chức năng này cho phép cập nhật người sử dụng Có 2 nhóm sử

dụng: nhóm quản lý và nhóm người dùng Chỉ có những người thuộc nhóm quản lýmới có chức năng cập nhật thêm người sử dụng cho hệ thống