Đàm phán thương mại trong kinh doanh quốc tế

Thông qua nội dung từng phần, giúp khái quát các vấn đề cần lưu ý trong quá trình đàm phán thương mại với kinh doanh quốc tế, bao gồm các bước trong quá trình từ :chuẩn bị, thực hiện, kết thúc giai đoạn đàm phán. Các hình thức đàm phán phổ biến trên thế giới và các ví dụ về đàm phán thương mại quốc tế.

MỤC LỤC

1 Khái quát về đàm phán thương mại 4

1.1 Khái niệm 4

1.1.1 Đàm phán là gì? 4

1.1.2 Thương mại là gì ? 5

1.1.3 Đàm phán thương mại là gì? 5

2 Quá trình đàm phán 5

2.1 Giai đoạn chuẩn bị chung 5

2.1.1 Ngôn ngữ: 5

2.1.2 Thông tin: 7

2.1.3 Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng 8

2.2 Giai đoạn chuẩn bị cụ thể 14

2.3 Giai đoạn tiếp xúc 17

2.4 Giai đoạn đàm phán 19

2.4.1 Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày 19

2.4.2 Nhận và đưa ra nhượng bộ 20

2.4.3 Phá vỡ những bế tắc 20

2.4.4 Tiến tới thỏa thuận 21

2.5 Giai đoạn kí hợp đồng 22

2.6 Giai đoạn rút kinh nghiệm 23

3 Các phương thức đàm phán 25

3.1 Đàm phán qua thư 25

3.1.1 Nội dung của hình thức đàm phán bằng thư 25

3.1.2 Các ưu nhược điểm của đàm phán qua thư 25

3.1.3 Những điểm cần lưu ý khi trao đổi qua thư 26

3.2 Đàm phán trực tiếp 26

3.2.1 Nội dung 26

3.2.2 Kỹ thuật đàm phán trực tiếp 27

4 Một số tình huống, bài tập kinh nghiệm 40

Tình huống 1: 40 Tình huống 2: 41

1 Khái quát về đàm phán thương mại

1.1 Khái niệm

1.1.1 Đàm phán là gì?

Theo Joseph Burnes (1993) “ Đàm phán là một cuộc thảo luận giữa hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về hai hay nhiều bên để đi đến một mục đích chung là đạt được thỏa thuận về những vấn đề ngăn cách các bên mà không bên nào có đủ sức mạnh hoặc có sức mạnh nhưng không muốn sử dụng để giải quyết các vấn đề ngăn cách đó.”

Theo hai giáo sư Roger Fisher và William Ury , tác giả của nhiều công trình nghiên

cứu nổi tiếng về đàm phán thì “ Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái ta mong muốn từ người khác Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, đươc thiết kế nhằm đi đến thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng.”

Tóm lại :Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận

và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia

- Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ của một

bên, mà là quá trình đôi bên cuối cùng đều đạt được sự thống nhất thông qua việc không ngừng điều chỉnh nhu cầu của mình

- Đàm phán không phải là sự chọn lựa đơn giản giữa hai khái niệm “hợp tác” hay

“xung đột” mà là sự thống nhất giữa hai mặt mâu thuẫn đó

- Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của một bên một các vô hạn chế, mà

sẽ có giới hạn lợi ích nhất định

1.1.2 Thương mại là gì ?

Thương mại là hoạt động trao đổi của cải, hàng hóa, dịch vụ, kiến thức, tiền tệ v.v giữa hai hay nhiều đối tác, và có thể nhận lại một giá trị nào đó (bằng tiền thông qua giá cả) hay bằng hàng hóa, dịch vụ khác như trong hình thức thương mại hàng đổi hàng

(barter) Trong quá trình này, người bán là người cung cấp của cải, hàng hóa, dịch vụ

cho người mua, đổi lại người mua sẽ phải trả cho người bán một giá trị tương đương nào

đó

1.1.3 Đàm phán thương mại là gì?

Đàm phán trong kinh doanh quốc tế là hành vi và quá trình, mà trong đó các bên, có nền tảng văn hóa khác nhau, tiến hành trao đổi, thảo luận về các mối quan tâm chung và những điểm còn bất đồng để đi đến một thỏa thuận thống nhất

Trong giao dịch ngoại thương, cần thành thạo các ngoại ngữ ( nhất là tiếng anh), ngoài ra cần học các ngoại ngữ thông dụng khác như: Hoa, Nhật, Hàn…

Những kinh nghiệm về sử dụng ngôn ngữ:

- Nói rõ và chậm

- Tránh dùng những từ ngữ ít được biết đến, tiếng lóng, thành ngữ, tiếng địa phương Giải thích ý chính theo 2 - 3 cách khác nhau, vì nếu chỉ nói một cách ý có thể

- Không ngắt lời phiên dịch vì làm như vậy sẽ gây ra nhiều hiểu lầm

- Tránh dùng câu dài, phủ định hai lần khi hình thức khẳng định có thể dùng được

- Cố gắng diễn đạt và dùng dáng điệu để hỗ trợ cho lời nói

- Khi nói nên nhìn thẳng đối tác, chứ không nhìn vào phiên dịch

- Trong khi đàm phán, nên viết ra các điểm chính cần thảo luận Nhờ đó, các bên

có thể kiểm tra các vấn đề hai lần

- Sau khi đàm phán, xác nhận bằng văn bản các điều đã được đồng ý

- Ðừng nghĩ rằng phiên dịch có thể làm việc hơn hai giờ mà không cần phải nghỉ ngơi

- Nếu cuộc đàm phán kéo dài suốt ngày, nên dùng hai phiên dịch thay đổi nhau

- Hãy biết thông cảm nếu phiên dịch mắc sai lầm

- Nghe phiên dịch báo cáo sau mỗi phiên họp, bởi thường họ nghe được những thông tin rất quan trọng từ phía đối tác mà bạn nên biết

2.1.2 Thông tin:

Đàm phán là những hành vi và quá trình, trong đó các bên tham gia sẽ cùng tiến hành trao đổi, thảo luận những điều kiện và các giải pháp để cùng nhau thỏa thuận và thống nhất những vấn đề nào đó trong những tình huống nào đó sao cho chúng càng gần với lợi ích mong muốn của họ càng tốt

Sự đạt được thỏa thuận chính là sự thành công của các bên tham gia Để đạt được thành công trong đàm phán, việc chuẩn bị kỹ các thông tin là rất quan trọng Có hai loại thông tin chính như sau:

Thông tin về đối tác:

Loại thông tin

- Tìm hiểu tiểu sử đối tác

- Điều tra những giao dịch và mức độ đạt mục tiêu của đối tác

- Những cuộc thương lượng đối tác không thành công cùng nguyên nhân của chúng

- Kỹ năng đàm phán của đối tác

- Cá tính, phong cách, quan điểm của đối tác

- Các hồ sơ tranh tụng trong quá khứ của đối tác

Ước định về đối tác

- Bám sát những thông tin, chứng cứ của đối tác

- Nhận dạng mục tiêu của đối tác: ưu tiên hàng đầu, ưu tiên trung bình, ưu tiên thấp

- Ước định điểm mạnh của đối tác Cần biết rằng đối tác có thể có một chương trình hành động được che đậy

- Phân tích những điểm yếu của đối tác

Thông tin về hàng hóa:

- Tên gọi và các khía cạnh thương phẩm học của hàng hóa (giá trị, công dụng, qui

cách, phân loại, bao bì, )

- Tình hình sản xuất các mặt hàng đó (thời vụ, nguồn nguyên vật liệu, tay nghề

công nhân, công nghệ sản xuất, )

- Chu kỳ sống sản phẩm

- Thông tin về thị trường

- Tình hình chung về chính trị, văn hóa, xã hội, con người,

- Những thông tin kinh tế cơ bản: đồng tiền trong nước, tỷ giá hối đoái, cán cân

thanh toán, dự trữ ngoại tệ, GDP, biến động chỉ số giá,

- Cơ sở hạ tầng, chính sách ngọai thương, hệ thống ngân hàng, tín dụng

- Điều kiện vận tải, tình hình cước phí, bảo hiểm

- Điều kiện liên quan đến hàng hóa kinh doanh: giá cả, dung lượng trên thị trường,

thị hiếu, các kênh tiêu thụ

Phân tích và tổng hợp thông tin:

- Nghiên cứu, phân tích thông tin và rút ra những kết luận tiền đề

- Chọn lọc, đánh giá các kết luận tiền đề để sắp xếp thứ tự quan trọng

- Rút ra các thông tin, tư liệu có giá trị

- Tổng hợp tình hình, kết luận

2.1.3 Năng lực và ưu thế trong đàm phán - thương lượng

2.1.3.1 Các loại năng lực và ưu thế

Có mười loại năng lực và ưu thế có thể ảnh hưởng tới kết quả đàm phán - thương lượng Ta cần chú ý ở đây là mọi cái chỉ "có thể", bởi vì nếu như một người có một số năng lực và ưu thế tốt mà không biết sử dụng chúng cũng coi như không

* Ưu thế

Cương vị và chức vụ trong một tổ chức hay công ty mang lại những lợi thế nhất định cho một người Ví dụ ông trưởng phòng kỹ thuật có tiếng nói rất trọng lượng và ảnh hưởng rất lớn tới mọi quyết định trong phạm vi phòng kỹ thuật nhưng lại ít hoặc rất ít trọng lượng cũng như ảnh hưởng tới phòng tài chính - kế toán

* Quyền lực và tính pháp lý

Quyền lực và tính pháp lý tạo cho người đàm phán - thương lượng những ưu thế nhất định Người ta sẽ đánh giá thấp những ai và những gì không hợp pháp Ví dụ như những ai tự phong chức vụ cho mình để đi đàm phán - thương lượng khi bị phát hiện ra, người ta coi anh ta chằng ra gì

* Kiến thức và kinh nghiệm

Những người có kiến thức và kinh nghiệm có những ưu thế rất lớn trong đàm phán

- thương lượng Một người thông minh và khôn ngoan là người biết sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm của mình đúng lúc và đúng chỗ nếu không, những kiến thức và kinh nghiệm của mình sẽ trở nên vô tác dụng, thậm chí lại làm hại cho chính bản thân Ví dụ một người có kiến thức uyên bác mà đi đâu cũng vỗ ngực ta đây thì sẽ bị cho là kiêu căng, tự phụ và bị cô lập, ghét bỏ

* Bản chất con người

Bản chất con người càng trung thực bao nhiêu thì càng có lợi bấy nhiêu, nhất là trong đàm phán - thương lượng Bao giờ người ta cũng quan tâm đến những gì anh đã làm theo lời hứa chứ không ai đánh giá chỉ có lời hứa không Chúng ta thường nói với nhau "Hãy xem những gì anh ta làm, đừng nghe những gì anh ta nói"

* Khen thưởng và khuyến khích

Khen thưởng và khuyến khích là một yếu tố quan trọng để tạo nên ưu thế Nhiều người lãnh đạo chỉ thích dùng khen thưởng để điều hành thay cho cho mệnh lệnh

* Phê bình và phạt

Phê bình và phạt cũng là một cách tạo nên ưu thế trong đàm phán - thương lượng Người công nhân sẽ nhận nhiệm vụ và làm việc tốt mặc dù giám đốc chỉ mới đàm phán - thương lượng với công nhân thôi, bởi vì nếu không thì ông ta sẽ phạt hoặc cúp lương theo quyền hạn mà ông ta có

* Giới tính

Nếu hai bên là cùng giới tính thì là một chuyện, nhưng khác giới nhiều khi là một chuyện khác Chiến thuật "nghiêng nước nghiêng thành" nhiều khi phát huy tác dụng trong đàm phán - thương lượng Ngoài ra, người phụ nữ thường được hưởng cái "quyền

ưu tiên" hơn Người phương Tây thường có câu "Lady first" trong một giao tiếp xã hội

và kinh doanh

* Cách xử lý

Chúng ta có các xử lý sau đây:

a) Có phân tích, định hướng và giải quyết có phương pháp

b) Định hướng nhiệm vụ và mục tiêu, tập trung vào vấn đề cơ bản

c) Giúp đỡ, định hướng các mối quan hệ, tập trung vào tình cảm

d) Kết hợp cả ba cách trên

Tùy vào từng trường hợp và hoàn cảnh cụ thể mà ta có cách xử lý phù hợp

Có người ly dị gia đình vì một lý do nào đó nhưng vẫn giữ được các mối quan hệ tốt với vợ (hoặc chồng) và con cái Cách cư xử ở đây thuộc vào cách (c) nói trên Biết cư

xử đúng, phù hợp với hoàn cảnh và trường hợp cụ thể là tạo ra một sức mạnh hỗ trợ cho người đàm phán đạt được thành công

* Không dùng sức mạnh (vũ lực)

Trong nhiều trường hợp, không dùng sức mạnh có khi lại mang những lợi thế to lớn Một bài học lịch sử mà dân tộc ta đã trải qua là trong cuộc chiến tranh chống Mỹ cứu nước, đế quốc Mỹ đã sử dụng các sức mạnh quân sự dã man nhất hòng làm khuất phục

dân tộc ta Nhưng thực tế cho thấy dân tộc ta hoàn toàn không sợ, "thà hy sinh tất cả chứ không chịu mất nước" Đế quốc Mỹ đã mất uy lực quân sự trước dân tộc Việt Nam Trong đàm phán - thương lượng thái độ chân tình nhiều khi sẽ mang lại sự dễ cảm thông, dễ hiểu biết và dễ dẫn đến có kết quả hơn, thay vì dùng có sức mạnh để đe dọa

* Cách đối xử kỳ dị

Nhiều trường hợp cách đối xử kỳ dị cũng mang lại lợi thế nhất định Cơ quan tôi có một người cán bộ có tính cách đối xử kỳ dị, hay nóng giận thất thường Có những trường hợp cần bảo vệ quyền lợi của cơ quan trước các đối tác hay hiềm khích, thủ tướng tôi thường phân công người đó ra tiếp khách và giải quyết vấn đề Kết quả là hầu hết các đối tác đều phải "ngao ngán" mà "bỏ của chạy lấy người"

Phần lớn chúng ta có nhiều năng lực và ưu thế hơn chúng ta nghĩ Giữa lòng tự trọng

và năng lực đàm phán - thương lượng của mỗi người có một mối liên hệ Người nào có lòng tự trọng cao thì dễ có nhiều khả năng thành công trong đàm phán - thương lượng Ngược lại, người nào có lòng tự trọng thấp thì sẽ khó thành công hơn, cũng giống như những người cho rằng họ không có năng lực trong đàm phán - thương lượng, họ thờ ơ lãnh đạm trước các cơ hội

2.1.3.2 Các nguyên tắc thể hiện năng lực và ưu thế

Khi đàm phán - thương lượng, người đàm phán - thương lượng phải nhớ một số nguyên tắc về năng lực và ưu thế sau đây:

- Rất ít khi một bên nào đó có toàn bộ năng lực và ưu thế Thường thì mỗi bên, dù

là mạnh nhất, cũng có những điểm yếu nhất định Ví dụ như Mỹ chẳng hạn, là nước giàu có và mạnh nhất thế giới bây giờ vẫn có những điểm yếu, đó là tệ nạn

xã hội ngày càng cao, suy thoái kinh tế kéo dài

- Một cán bộ chính quyền tham nhũng hách dịch thì thế mạnh của ông ta sẽ yếu đi

và đó cũng là điểm yếu của ông

- Năng lực và ưu thế có thể biểu hiện thật nhưng cũng có khi chỉ biểu hiện bề ngoài thôi chứ không có thật

o Hẳn chúng ta ai cũng biết vụ "CONGTYLUA" (công ty lừa) mà các báo chí đã đăng tải Khi chúng ta mở cửa nền kinh tế, nhiều tên lừa đảo "có hạng" đã đóng giả bề ngoài là các doanh nhân giàu có và uy tín, chúng đã lừa được cả những cán bộ có học vị tiến sĩ và cương vị lãnh đạo cao của một vài địa phương lớn ở ngoài Bắc

- Nhiều lúc thời thế tạo ra năng lực và ưu thế

o Chúng ta thường có câu nói: "Thời thế tạo anh hùng" Câu này đúng trong một số trường hợp và hoàn cảnh nhất định

o Ví dụ: Trong bàn cờ, quân Xe được coi như quân có nhiều lợi hại nhất, mang lại những ưu thế to lớn cho người đánh cờ, còn con Tốt thì tạo ra ít lợi thế nhất Ấy vậy mà khi gặp thế thuận lợi, con tốt cũng làm đảo lộn tình thế, chiếu tướng giành phần thắng

o Trong đàm phán - thương lượng cũng vậy Nhiều khi sự thắng lợi là ngẫu nhiên khi bên kia bỏ cuộc

- Năng lực và ưu thế cũng thay đổi theo thời gian

o Cùng thời gian, năng lực và ưu thế có thể tăng và cũng có thể giảm Đó là một thực tế Khi bắt đầu cuộc kháng chiến chống Pháp, thì năng lực và thế lực của ta thực sự là yếu như " những bóng ma" mà thực dân Pháp đã gọi Nhưng với thời gian, ý chí của Đảng và dân tộc ta đã đưa chúng ta lên địa

kinh tế thị trường thì điều đó trở nên rất quan trọng Các công ty tư bản phương Tây ở Việt Nam khi tuyển nhân viên, bao giờ họ cũng yêu cầu trình độ tiếng Anh rất cao Bạn có bằng C quốc gia hay chứng nhận Tofel trên 500 điểm thì cũng không bao giờ họ nhận ngay Tất cả đều qua phỏng vấn trực tiếp Họ sẽ trực tiếp kiểm tra khả năng hay năng lực vận dụng những gì đã học của bạn vào một số hoàn cảnh cụ thể

2.1.3.3 Chuẩn bị thời gian và địa điểm

Địa điểm đàm phán

- Đàm phán chủ trường: được tiến hành tại văn phòng của mình

- Đàm phán khách trường: Đàm phán tiến hành tại cơ sở của khách hàng

- Đàm phán ở địa điểm trung lập

Thời gian đàm phán

Lưu ý:

- Cần có thời gian để giải lao

- Thời gian trống cho phép trưởng đòan và chuyên gia có ý kiến tham mưu, hay trưởng đòan hai bên tham khảo ý kiến của nhau

- Chú ý về tập quán về thời gian làm việc ở mỗi nơi ( bắt đầu và kết thúc lúc mấy giờ)

- Hiệu quả làm việc của con người thay đổi theo thời gian và nhiệt độ, thời tiết

Thái độ đàm phán

- Thái độ đơn giản và thẳng thắn: Là thái độ “nói cho nhanh, cho đỡ tốn thì giờ”, trình bày thẳng vào vấn đề Nó có tác dụng tước vũ khí của bên kia và nhanh chóng đi đến thỏa thuận

- Chỉ sử dụng khi:

- Đã quen thuộc bên kia

- Cuộc đàm phán đang bị bế tắc, cần được gỡ ra càng sớm càng tốt

- Sức ép về thời gian không cho phép kéo dài thời gian đàm phán, buộc phải kết thúc đàm phán ngay

- Thái độ gây sức ép và cương quyết: Là thái độ đề cập mạnh, xuyên qua các vấn

đề nhạy cảm, cần thực hiện hết sức tinh tế, vì nếu bên kia biết được họ sẽ rất khó chịu

- Được sử dụng khi:

- Ta ở thế mạnh hơn

- Phía bên kia cần kết thúc sớm

- Ta muốn khoanh vùng giới hạn đàm phán

- Thái độ thờ ơ, xa lánh: Là thái độ tỏ ra không quan tâm đến sức mạnh của đối tác,

sử dụng tâm lý ngược đối với bên kia, tránh cho bên kia nghĩ là họ hớ hênh Thái

độ này làm cho đối tác bối rối không biết được tình hình của mình thế nào Chỉ sử dụng khi:

- Phía bên kia họ mạnh hơn

- Ta đang chịu sức ép thời gian

- Ta đã có giải pháp thay thế

2.2 Giai đoạn chuẩn bị cụ thể

Chuẩn bị là công việc thiết yếu để đàm phán thành công Chuẩn bị giúp cho người đàm phán sự tự tin cần thiết khi đàm phán Ngược lại, nếu không chuẩn bị hoặc chuẩn

bị không chu đáo sẽ khiến người đàm phán bị động, bộc lộ điểm yếu và có thể rơi vào thế bất lợi Chính vì vậy, giai đoạn chuẩn bị có vai trò rất quan trọng đối với mỗi cuộc đàm phán

Trong giai đoạn này, trước tiên các bên đàm phán cần xác định rõ mục tiêu của mình trên cơ sở phân biệt những gì mình muốn và những gì mình thực sự cần Sau đó các bên đàm phán sẽ thu thập thông tin cần thiết để đưa ra đề xuất của mình và tìm hiểu vị thế của đối tác đàm phán Cuối cùng, các bên đàm phán sẽ thành lập đoàn đàm phán, lựa chọn chiến lược và chiến thuật đàm phán phù hợp, xác định địa điểm, thời gian, lịch trình làm việc, chuẩn bị kỹ năng đàm phán, tài liệu đàm phán…Chuẩn bị đàm phán bao gồm các công việc cụ thể sau:

- Xác định các mục tiêu đàm phán: Một trong những nguyên nhân đàm phán thất

bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì Trong giai đoạn này cũng cần xác định rõ nhu cầu đàm phán, xác định các phạm vi đàm phán

- Thu thập thông tin: Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó

mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khi đánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra

o Có nhiều cách thu thập thông tin: Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng; thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới; kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp…

o Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu, lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán, đồng thời xác định được các phương án khác nhau có thể thoả mãn nhu cầu của doanh nghiệp

- Xác định các phương án thay thế tốt nhất: Phương án thay thế tốt nhất cho một

cuộc đàm phán là giải pháp thoả mãn nhu cầu tốt nhất mà một bên đàm phán có thể có được dù không tham gia cuộc đàm phán đó Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất

có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui

- Tìm hiểu về đối tác đàm phán: Sau khi đã chọn được đối tác đàm phán, doanh

nghiệp cần tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán Chưa hẳn có nhiều thông tin thì là tốt mà quan trọng phải có những thông tin cần thiết Thường thì chúng

ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán

- Xác định chiến lược và chiến thuật đàm phán: Phải xác định một chiến lược

cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra Trong giai đoạn này, phải thực hiện một số công việc như thành lập đoàn đàm phán, chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán, đặc biệt là cần xác định những chiến thuật sẽ sử dụng trong đàm phán Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bối cảnh của từng cuộc đàm phán

cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược

o Một số chiến lược thường được sử dụng như: Nếu là người bán, đề nghị cao sau đó giảm từ từ Nếu là người mua, đề nghị thấp sau đó tăng dần; không cường điệu về mình và sản phẩm; khi đạt được thoả thuận về một vấn đề, nhanh chóng chuyển qua vấn đề khác; giữ lời hứa; biết tạm ngưng đúng lúc; không bao giờ nhượng bộ một cách vô điều kiện; nhượng bộ từ

từ và ngày càng ít hơn; để cho đối tác có cảm giác họ đã đạt được 1 thoả thuận tốt; thay đổi giá; sử dụng thời gian làm vũ khí thương lượng; hứa với đối phương một cách chung chung đề giành ưu thế; không gây áp lực;

ghi chép tỉ mỉ; xây dựng các biểu mẫu để văn bản của mình có vẻ chính thống; lấy chính sách của công ty làm công cụ thương lượng; sẵn sàng chấp nhận những rủi ro đã lường trước; chỉ có một sự lựa chọn…

- Ngoài ra chúng ta cũng nên chú ý tới việc chuẩn bị một số các công việc khác

như: địa điểm đàm phán, vị trí trên bàn đàm phán, phong cách đàm phán và các tài liệu cần thiết…

2.3 Giai đoạn tiếp xúc

Trong giai đoạn này, cần làm những công việc sau:

- Tạo không khí tiếp xúc

Cuộc đàm phán sẽ diễn ra thuận lợi khi tạo được những không khí thân mật, hữu nghị, muốn vậy:

o Phải làm cho đối tác tin cậy ở mình

o Phải tìm mọi cách thể hiện những thành ý của mình

o Cần chú ý làm cho đối tác tin cậy ở mình, bằng những hành động chứ không

chỉ bằng lời nói

- Thăm dò đối tác

- Sửa đổi lại kế hoạch (nếu cần)

Để làm được những công việc trên, cần phải:

o Nhập đề tốt

o Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau

Trong giai đoạn tiếp xúc cần đặc biệt chú ý một số vấn đề sau:

a) Nhập đề

Lời mở đầu đóng một vai trò hết sức quan trọng, bởi nó:

- Chuyển tải thông tin, thể hiện ý đồ, mong muốn của người phát biểu đối với vấn

đề đàm phán;

- Tạo không khí tiếp xúc tốt;

- Thăm dò vị thế của đối tác…

- Nội dung của lời mở đầu thông thường có các nội dung sau:

- Giới thiệu bản thân và đồng nghiệp;

- Nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán;

- Trình bày mối quan tâm của mình về vấn đề đàm phán và những gì có liên quan;

- Nêu chương trình nghị sự…

Khi nói lời mở đầu cần lưu ý: lần gặp đầu tiên chỉ nên nói ngắn gọn và gợi mở, tránh

đi sâu vào tranh luận từng vấn đề cụ thể

b) Khai thác thông tin để hiểu biết lẫn nhau

Bao gồm các công việc:

- Khai thác thông tin

- Kiểm tra lại những gì đã chuẩn bị được;

- Điều chỉnh lại kế hoạch (nếu cần)

Trong đó khai thác thông tin đóng vai trò cực kỳ quan trọng, Jean – M.Hiltrop và Sheila Udall cho rằng: “Trong đàm phán, thông tin là sức mạnh Bạn càng có nhiều thông tin từ đối tác càng tốt” Cách khai thác thông tin tốt nhất là đặt câu hỏi George Herbert (1593 – 1633) đã viết: “Nếu không hỏi bạn sẽ mất rất nhiều” (“Many things are lost for want of asking”) Vì vậy trong giai đoạn này bạn phải biết đặt những câu hỏi thích hợp cho đối tác Ngoài ra bạn còn có thể sử dụng các kỹ thuật khác, như “Chất bôi trơn”, so sánh, im lặng… để khai thác thông tin

2.4 Giai đoạn đàm phán

Đây là giai đoạn quan trọng nhất của toàn bộ quá trình đàm phán, trong giai đoạn này các bên tiến hành bàn bạc, thỏa thuận những vấn đề đôi bên cùng quan tâm như: hàng hóa, chất lượng, số lượng, giá cả, giao hàng, thanh toán…nhằm đi đến ý kiến thống nhất: ký được hợp đồng mua – bán hàng hóa Giai đoạn này bao gồm:

- Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày yêu cầu của họ

- Nhận và đưa ra nhượng bộ

- Phá vỡ những bế tắc

- Tiến tới thỏa thuận

2.4.1 Đưa ra yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày

Khi đưa ra yêu cầu, cần lưu ý:

- Đưa ra yêu cầu một cách hợp lý

- Trình bày mạch lạc, rõ ràng, chặt chẽ, có căn cứ khoa học

- Luôn luôn nhớ rõ những lợi ích cơ bản Lên danh sách các lợi ích và đặt chúng trên mặt bàn

- Đảm bảo sự đoàn kết, nhất trí trong nội bộ đoàn đàm phán

- Đừng sử dụng cách nói “mềm yếu” trong đàm phán, ví dụ như “chúng tôi hy vọng rằng…”, “Chúng tôi mong rằng…” hay “Chúng tôi thích cái này hơn…” Mà hãy nói :

“Chúng tôi cần…”, “Chúng tôi yêu cầu…”, “Chúng tôi đòi hỏi…”

- Trong giai đoạn này của cuộc đàm phán, một điều rất quan trọng là bạn phải gợi cho đối tác trình bày hết ý kiến của họ, lắng nghe trước khi trả lời Để làm được việc này cần chú ý:

o Không cắt ngang lời đối tác

o Kết thúc mỗi vấn đề bằng câu hỏi trực tiếp

o Chỉ nói khi cần thiết Nên nhớ rằng các nhà đàm phán chuyên nghiệp dành nhiều thời gian để nghe hơn là để nói

o Thường xuyên tóm lược lại những gì vừa được nói Nên tóm tắt theo ý riêng của bạn chứ không nên bắt chước hay nhai lại những gì đối tác vừa nói

o Tránh bị lạc đề

2.4.2 Nhận và đưa ra nhượng bộ

Nhượng bộ là sự xem xét lại vị thế trước đây của bạn trong đàm phán và thay đổi nó sao cho thích hợp Đàm phán luôn luôn có những nhượng bộ, tuy nhiêu các bên luôn cố gắng nhượng bộ càng ít càng tốt

Mỗi sự nhượng bộ luôn đặt ra trước bạn ba vấn về sau:

- Bạn có nên đưa ra nhượng bộ đó bây giờ không?

- Bạn sẽ cho đi bao nhiêu?

- Và bạn sẽ được những gì?

Có rất nhiều kỹ thuật mà bạn có thể sử dụng để giải quyết vấn đề này Một trong số

đó là đưa ra những nhượng bộ có điều kiện Bằng cách gắn điều kiện vào với nhượng

bộ, bạn sẽ không sợ bị “mất trắng” Do vậy, bất cứ khi nào có thể, hãy cố gắng kiếm được một cái gì đó để đổi lấy nhượng bộ của mình Khi đưa ra nhượng bộ, bạn hãy nêu những điều kiện trước mà không đưa ra những chi tiết của sự nhượng bộ cho đến khi phía bên kia muốn bàn luận đến những điều kiện đó

2.4.3 Phá vỡ những bế tắc

Đàm phán đôi khi có thể rơi vào thế bế tắc – tình huống mà các bên đều cảm thấy rằng không thể nhượng bộ hơn được nữa, cuộc đàm phán dừng lại có nguy cơ tan vỡ

Nếu rơi vào tình trạng này mà bạn vội vã để cuộc đàm phán tan vỡ thì thật đáng tiếc Hãy bình tĩnh tìm cách giải quyết Tùy tình huống cụ thể, bạn có thể chọn một trong hai cách cơ bản sau để phá vỡ những bế tắc:

- Đơn phương phá vỡ bế tắc bằng nhiều kỹ thuật khác nhau (xem chi tiết chương 5)

- Nhờ sự trợ giúp của bên thứ ba, như: trung gian hòa giải, nhờ dàn xếp hay phân

xử

2.4.4 Tiến tới thỏa thuận

Mục đích của đàm phán là tiến tới thỏa thuận Càng tiến gần đến thỏa thuận thì cuộc đàm phán càng trở nên tinh tế, nên bạn càng phải tập trung, cố gắng sử dụng những kỹ thuật thích hợp để tiến tới thỏa thuận một cách tốt nhất

Tóm lại, trong giai đoạn đàm phán cần lưu ý những điểm sau:

1 Cần giữ bầu không khí chan hòa, cởi mở, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực, tránh những cơn xúc động bộc phát, đừng ngắt lời nhau và đổ lỗi cho nhau, đừng bao giờ tỏ ra

là mình quá thông minh

2 Cần chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, đừng cướp lời họ, đừng vội vàng đưa ra nhận xét

3 Nói ít, nghe nhiều và luôn luôn đặt câu hỏi

4 Tóm tắt lại ý kiến của đối tác để xem mình hiểu có đúng ý của họ không

5 Cần diễn đạt chính xác ý kiến của mình, cố gắng làm cho lời nói có sức thuyết phục Nên dùng cách diễn giải chậm rãi, rõ ràng, thân thiện, đôi chỗ có thể pha chút hài hước

để tạo bầu không khí tốt

6 Cần lường trước những câu hỏi mà đối tác có thể đặt ra cho bạn và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó

7 Bình tĩnh tìm cách phá vỡ những bế tắc trong đàm phán (Nếu có)

8 Đừng bao giờ làm cho đối tác mất thể diện