BÁO CÁO CHUYÊN ĐỀ VỀ WORD

Home Đa con trỏ về đầu dòngEnd Đa con trỏ về cuối dòng Page Up Đa con trỏ lên trang trên Page Down Đa con trỏ xuống trang sau Ctrl + Home Đa con trỏ lên đầu tệp Ctrl + End Đa con trỏ về

A Đặt vấn đề:

Thế kỉ 21 là thế kỉ của công nghệ thông tin, tất cả các hoạt động, các thông tin về xã hội đều gắn liền với công nghệ thông tin Tin học là một môn học rất cần thiết đối với tất cả chúng ta trong thời đại hiện nay Nó giúp chúng

ta làm việc có hiệu quả hơn và nhanh chóng hơn trong công việc

Đây là một môn học hết sức mới mẻ với mọi ngời nên tạo ra cho mỗi ngời

có hứng thú học tập và học hỏi những kinh nghiệm và phơng pháp nhằm nâng cao hơn về khả năng làm việc với máy tinh và bớc đầu thâm nhập vào thị trờng của công nghệ thông tin

Biết sử dụng máy tính chúng ta có thể đánh đợc các loại văn bản nhằm phục vụ công việc, biết đợc phơng pháp truy cập và khai thác các thông tin trong máy tính nhằm nâng cao hiểu biết của bản thân

Chính vì điều đó, chúng tôi đa ra báo cáo chuyên đề tin học này nhằm mục đích hớng dẫn cho các đồng chí đồng nghiệp nắm đợc phơng pháp cơ bản

để đánh một văn bản thông thờng trong chơng trình ứng dụng Microsoft Word

Đó là công việc hết sức cần thiết đối với mỗi chúng ta trong thời đại hiện nay

B Giải quyết vấn đề.

I Khởi động chơng trình Microsoft Word

Cách 1: Kích chuột vào nút trên màn hình nền Destop

Cách 2: Kích chuột vào Start / Program / Microsoft Word

II Các thao tác trong văn bản (Sử dụng bằng bàn phím)

1 Cách gõ tiếng việt

Cách gõ Hiển thị màn hình Cách gõ Hiển thị màn hình

đánh

2 Cách di chuyển con trỏ màn hình trong văn bản

Home Đa con trỏ về đầu dòng

End Đa con trỏ về cuối dòng

Page Up Đa con trỏ lên trang trên

Page Down Đa con trỏ xuống trang sau

Ctrl + Home Đa con trỏ lên đầu tệp

Ctrl + End Đa con trỏ về cuối tệp

 Đa con trỏ sang phải một lí tự

 Đa con trỏ sang trái một lí tự

 Đa con trỏ lên trên một dòng

 Đa con trỏ xuống dới một dòng

Enter Đa con trỏ xuống dòng kết thúc một văn bản Shift +  Bôi đen từng kí tự từ vị trí đặt con trỏ về phía

bên phải Shift +  Bôi đen từng kí tự từ vị trí đặt con trỏ về phía

bên trái Ctrl + A Bôi đen toàn bộ văn bản

3 Định dạng văn bản (Điều kiện: đoạn văn bản đã đợc bôi đen)

Ctrl + 1 Khoảng cách dòng đơn

Ctrl + 2 Khoảng cách dòng đôi

Ctrl + 5 Khoảng cách dòng rỡi

Ctrl + E Canh giữa ( center)

Ctrl + J Canh đều 2 bên (Justify)

Ctrl + L Canh trái (align left)

Ctrl + R Canh phải ( Align right)

4 Định dạng kí tự (các kí tự đã đợc bôi đen)

Ctrl + I Chữ Ngiêng

Ctrl + U Chữ gạch chân

Ctrl + Shift + (+) Chỉ số trên a2

Ctrl +Dấu cộng Chỉ số dới H2O

5 Các tổ hợp phím soạn thảo

Ctrl + C Sao chép các kí tự

Ctrl + V Dán các kí tự

Ctrl + X Di chuyển các kí tự

Ctrl + S Lu văn bản

Ctrl + O Mở một tệp văn bản đã lu

Ctrl + N Mở một văn bản mới

Ctrl + F4 Đóng một tệp văn bản

Ctrl +P In văn bản

Ctrl + Z Quay lại thao tác vừa thực hiện (Undo)

Alt + F4 Tho¸t khái ch¬ng tr×nh øng dông

III C¸ch gâ 10 ngãn:

* Tay tr¸i:

Ngãn c¸i: PhÝm c¸ch (Space)

Ngãn trá: V, B, F, G, T, R, 4, 5

Ngãn gi÷a: C, D, E, 3

Ngãn nhÉn: X, S, W, 2

Ngãn ót: Sö dông c¸c phÝm cßn l¹i bªn vïng tr¸i

* Tay ph¶i:

Ngãn c¸i: PhÝm c¸ch (Space)

Ngãn trá: M, N, H, J, U, Y, 6, 7

Ngãn gi÷a: <, K, I, 8

Ngãn nhÉn: >, L, O, 9

Ngãn ót: Sö dông c¸c phÝm cßn l¹i bªn vïng ph¶i

IV Một số thao tác cơ bản trong chơng trình:

1 Một số thao tác cơ bản đối với khối văn bản: (Bôi đen khối chọn)

1.1.Cách chọn khối:

Cách 1: Kích chuột ở đầu khối, giữ và rê chuột đến cuối khối rồi nhả

chuột

Cách 2: Đa con trỏ văn bản đến đầu khối, giữ phím Shift đồng thời dùng

phím mũi tên  để mở rộng vùng chọn

* Cách chọn toàn bộ văn bản: Giữ phím Ctrl + A hoặc Ctrl + 5

1.2 Sao chép khối chọn:

+Bôi đen khối chọn:

Cách 1: + Kích chuột vào nút công cụ: Copy (hoặc giữ phím Ctrl + C)

+ Đa đến vị trí mới

+ Dán lại: Kích nút công cụ Paste hoặc ấn Ctrl + V

Cách 2: + Đa con trỏ chuột vào vùng chọn, giữ phím Ctrl kích giữ và rê

chuột kéo đến vị trí mới sau đó nhả chuột

1.3 Chuyển khối văn bản:

+ Bôi đen khối văn bản cần chuyển

+ Kích chuột vào nút Cut, hoặc ấn phím Ctrl + V

1.4 Phục hồi văn bản

Muốn phục hồi văn bản dạng trớc đó, ta kích chuột vào nút công cụ: Undo

2 Làm việc với các tệp văn bản:

2.1 Ghi tệp lên đĩa

+ Cách 1: Kích chuột vào nút công cụ Save

Cách 2: ấn phím Ctrl + S

Cách 3: Kích chuột vào Menu File/ chọn Save

+ Khi đó hiện ra hộp thoại Save As.+ Ta đặt tên tệp trong ô File Name (đặt tên tuỳ ý) (nếu tệp này đã ghi tên tệp rồi thì ta không cần đánh tên tệp Máy sẽ ghi tiếp nội dụng của tệp vào đĩa)

2.2 Mở tệp cũ đã ghi trên đĩa:

+ Cách 1: Kích chuột vào nút công cụ

Cách 2: ấn phím Ctrl + 0.

+ Chọn tệp cần mở trong danh sách.

ấn phím Enter hoặc kích đúp chuột vào tệp cần mở

2.3 Mở tệp mới ra để soạn thảo:

Cách 1: Kích chuột vào nút công cụ

Cách 2: Vào File / Chọn New.

Cách 3: ấn phím Ctrl + N

2.4 Đóng tệp lại:

Cách 1: File / chọn Close

Cách 2: Kích chuột vào nút góc trên bên phải màn hình.

3 Một số thao tác cơ bản định dạng văn bản

3.1 Thay đổi Font chữ, cỡ chữ, kiểu chữ:

+ Bôi đen đoạn cần thay đổi

* Đổi Font chữ:

Cách 1: Kích chuột vào nút mũi tên trong hộp / chọn tên Font Sau đó ấn phím Enter

Cách 2: Kích chuột vào Menu Format / chọn Font Xuất hiện hộp

thoại Font Chọn Font chữ trong hộp danh sách các Font/ Kích chuột chọn OK

* Đổi cỡ chữ:

Cách 1: Kích vào nút mũi tên bên phải hộp / chọn cỡ chữ cần thiết Sau đó ấn phím Enter

Cách 2 : Kích chuột vào Menu Format / chọn Font Xuất hiện hộp

thoại Font Chọn cỡ chữ trong hộp Size/ Kích chuột chọn OK

* Chọn chữ nghiêng :

Cách 1: Kích chuột vào hộp :

Cách 2: ấn phím Ctrl + I

* Chọn chữ đậm :

Cách 1: Kích chuột vào hộp:

Cách 2: ấn phím Ctrl + B

* Chọn chữ gạch chân:

Cách 1: Kích chuột vào hộp:

Cách 2: ấn phím Ctrl + U

3.2 Căn lề cho đoạn văn bản:

+ Bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh

+ Canh lề thẳng phải: Kích chuột vào nút : + Canh lề thẳng trái : Kích chuột vào nút : + Canh lề vào giữa : Kích chuột vào nút : + Canh thẳng 2 lề : Kích chuột vào nút :

4 Chèn đối tợng vào văn bản

4.1 Chèn các kí tự không có trong bàn phím:

+ Đa con trỏ đến chỗ cần chèn

+ Kích chuột vào Insert / Symbol / Chọn kí tự cần chèn/ Nhấn Insert

để đa kí tự ra văn bản/ Kích nút Close

4.2 Chèn chỉ số trên – chỉ số d chỉ số d ới:

+ Bật tắt chỉ số trên: ấn tổ hợp phím Ctrl +Shift + = VD:X 2 + Y 2.

+ Bật tắt chỉ số dới: ấn tổ hợp phím Ctrl + = VD: H 2 O

4.3 Chèn bức tranh vào văn bản:

+ Đa con trỏ vào chỗ cần chèn bức tranh

+ Kích Insert / Picture/ Clip Art

+ Chọn tranh cần chèn

+ Kích nút Insert / Close

+ Thu nhỏ hoặc phóng to bức tranh bằng cách nháy chuột vào bức tranh

đến khi xuất hiện 8 điểm đen Ta đa chuột vào một trong 8 điểm đen, giữ phím trái chuột và kéo đến kích thớc tuỳ ý

4.4 Tạo chữ nghệ thuật:

+ Đa con trỏ vào vị trí cần tạo chữ

+ Kích chuột vào nút trên thanh công cụ vẽ

+ Chọn kiểu trong hộp/ Chọn OK

+ Gõ vào dòng chữ cần tạo chữ nghệ thuật

Chọn Font chữ, cỡ chữ hợp lý

Chọn OK để kết thúc

Bảng biểu

I Tạo cấu trúc bảng

1 Chèn bảng mới

* Cách 1: Table\ Insert \ Table Hộp thoại Insert table xuất hiện:

- Gõ số cột của bảng vào mục : Number of columns

- Gõ số dòng của bảng vào mục: Number of rows

- Nhấn OK

* Cách 2: Sử dụng thanh công cụ: Nhấn nút Insert Table trên thanh

công cụ Standard để chèn một bảng mới lên tài liệu Bảng chọn xuất hiện cho

phép chọn số dòng, số cột của bảng:

Hình trên chọn bảng mới với 2 dòng, 3 cột nh sau:

2 Sửa cấu trúc bảng

Giả sử ta đã có bảng sau:

STT Họ đệm Ngày sinh

1 Nguyễn Văn Nam 12/3/1983

2 Trần Thị Bình 22/1/1981

a) Muốn chèn thêm một cột vào sau cột Họ đệm:

- Bớc 1: Chọn ( Bôi đen) cột bên cạnh cột cần chèn ( cột Họ đệm hoặc cột

Ngày sinh)

- Bớc 2: vào Table\ Insert\ Chọn: - Columns to the right(chèn thêm cột

vào bên phải cột đang chọn)

-Columns to the left (Chèn thêm cột vào bên trái cột đang chọn)

b)+ Muốn chèn thêm dòng vào bảng:

- Chọn dòng trên hoặc dòng dới của dòng cần chèn

- Vào Table\ Insert\ Chọn: - Row below (Chèn thêm dòng mới vào

phía dới dòng đang chọn)

- Row Above (Chèn thêm dòng mới lên trên dòng

đang chọn)

* Chú ý: Chèn thêm dòng mới vào cuối bảng nhanh:

-Cách 1: Đa con trỏ vào ô cuối cùng của bảng nhấn phím Tab

- Cách 2:Đa con trỏ ra ngoài bảng phia dới và ấn phím Enter.

c) Xoá dòng , cột của bảng:

- B1: Chọn các dòng hoặc các cột muốn xoá

-B2: Table \ Delete Chọn : Delete Columns (Nếu muốn xoá cột)

Delete Rows (Nếu muốn xoá dòng)

d) Trộn ô ( gộp ô):

-Chọn (bôi đen) các ô cần trộn

- Table\ Merge cells

e) Tách ô:

- Chọn ô cần tách

- Table \ Split Cells Hộp thoại xuất hiện :

Có các mục: Number of columns ,Number of rows(Nhập số cột, số dòng cần chia)

f) Thay đổi chiều rộng cột, độ cao của hàng

* cách 1: Dùng chuột

-Di chuyển con trỏ chuột đến biên phải cột (hoặc cạnh dới của hàng)để con trỏ có dạng mũi tên hai chiều thì rê chuột để thay đổi chiều rộng cột (độ cao của hàng)

* Cách 2: Dùng menu: Table \ Table Properties Xuất hiện hộp thoại chọn lớp Column hoặc Row để thay đổi.

II Định dạng bảng biểu

1.Định dạng dữ liệu trong ô

a) Định dạng lề:

- Bớc 1: Chọn (bôi đen) các ô cần định dạng

- Bớc 2: Mở mục chọn Table\ Cell Alignment rồi chọn kiểu lề muốn định

dạng theo bảng

b) Định dạng hớng văn bản

- Bớc 1: Chọn ô cần định dạng hớng

- Bớc 2: Mở mục chọn Format \ Text Direction Hộp thoại xuất hiện

Nhấn vào hớng muốn thiết lập

- Bớc 3: Chọn OK

2 Tô nền , kẻ viền

- Bớc 1: Chọn các ô cần tô nền hay đặt viền

- Bớc 2: Mở mục chọn Borders and Shading ( Bằng cách vào Format \

Borders and Shading , hoặc nháy chuột phải lên vùng đã chọn- chọn Borders and Shading).

Hộp thoại xuất hiện:

Thẻ Border cho phép thiết lập các định dạng về đờng kẻ của vùng lựa

chọn:

- Mục Style: Chọn kiểu đờng định thiết lập;

- Mục Color : Chọn màu cho đờng thẳng;

- Mục Width : Chọn độ dày, mỏng cho đờng;

- Mục Setting: Chọn phạm vi đờng cần thiết lập Ngoài ra có thể chọn phạm vi ở mục Preview.

Thẻ Shading cho phép thiết lập các định dạng về tô nền bảng:

III Tính toán trên bảng

1 Tính tổng

Giả sử có một bảng số liệu nh sau:

Dùng hàm tính tổng Sum để điền giá trị tổng vào các ô có dấu ?

- Bớc 1: Đặt con trỏ lên ô cần chứa giá trị tổng

- Bớc 2 : Mở mục chọn Table \ Formula Hộp thoại xuất hiện:

ở mục Formula, gõ vào công thức cần tính Có 3 loại công thức tính

tổng:

= Sum (Above): Tính tổng các dòng từ trên dòng đặt con trỏ (tính dòng tổng cộng)

= Sum (Left) : Tính tổng các dòng bên trái dòng đặt con trỏ (Tính cột thực lĩnh = Lơng + Phụ cấp)

= Sum (Right) : Tính tổng các dòng bên phải dòng đặt con trỏ

Cuối cùng nhấn OK.

2 Tính trung bình cộng

Làm nh trên với các công thức:

= Average (Above): Tính TBC các dòng từ trên dòng đặt điểm con trỏ

= Average (Left) : Tính TBC cho các dòng bên trái dòng đặt điểm con

trỏ

= Average (Right) : Tính TBC cho các dòng bên phải dòng đặt điểm con

trỏ

IV Sắp xếp dữ liệu trên bảng

Dữ liệu trên bảng có thể đợc sắp xếp theo một thứ tự nào đó

Giả sử có bảng dữ liệu sau:

Sắp xếp bảng theo tên và họ đệm

Đặt điểm con trỏ lên bảng cần sắp xếp rồi mở mục chọn Table \ Sort

Hộp thoại xuất hiện:

-Có 3 kiểu dữ liệu: Text- Kiểu kí tự; Number - Kiểu số học; Date- Kiểu

ngày

- Các mục Then By : Sẽ đợc so sánh khi giá trị sắp xếp trờng đầu tiên

trùng nhau Ví dụ trên, khi Tên trùng nhau thì sắp xếp tiếp theo Họ đệm

Sau khi sắp xếp theo tên và họ đệm thu đợc bảng nh sau:

định dạng trang và in ấn

II Chọn cỡ giấy và đặt lề

Mở mục chọn : File \ Page Setup , Xuất hiện hộp thoại Page Setup:

Cột cần sắp xếp

Sắp xếp theo kiểu dữ liệu

Sắp xếp theo chiều tăng dần Sắp xếp theo chiều giảm dần

Chọn cỡ giấy: Chọn lớp Page Size

Nháy chuột vào mũi tên xuống trong mục Page Size để chọn cỡ giấy

(A4, A5, letter ) Muốn tạo trang in có kích thớc tuỳ ý thì thay đổi các con số

quy định chiều rộng (Width) và chiều cao (Hight)

Chọn hớng in dọc ( Portrait) hoặc ngang (Landscape)

- Đặt lề cho trang in: Chọn lớp Margins

Thay đổi khoảng cách từ mép giấy đến phần văn bản:

+ Bottom : dới + Right : phải

Mục Header : Khoảng cách từ mép trên trang giấy tới phần tiêu đề đầu

trang;

Mục Footer : Khoảng cách mép dới trang giấy tới phần tiêu đề cuối

trang

- In hai trang trên một tờ giấy: trong lớp Margins đánh dấu vào hộp 2

pages per Sheet Nháy OK.

III Đặt tiêu đề đầu trang và cuối trang

Mở mục chọn : View \ Header and Footer, Phần trình bày tiêu đề sẽ

xuất hiện cùng với thanh công cụ:

Gõ nội dung tiêu đề đầu trang vào khung Header, tiêu đề cuối trang ở

khung Footer Cuối cùng nháy nút Close để trở về chế độ soạn thảo Để kích

hoạt chế độ sửa đổi tiêu đề có thể nháy đúp chuột vào phần ghi tiêu đề

IV Đánh số trang tự động

Vào Insert \ Page Number, xuất hiện hộp thoại:

- Hộp Position để chọn vị trí đánh số trang : + Top of page : ở đầu trang

+ Bottom of page: ở cuối trang;

- Hộp Alignment chọn việc đóng số trang: Bên trái , bên phải ,giữa hoặc

bên trong bên ngoài mép giấy

- Nhấn OK để hoàn tất công việc.

V Xem trớc trên màn hình cách bố trí các trang in

Vào File \ Print Priview (Hoặc nháy vào biểu tợng kính lúp trên thanh

công cụ chuẩn)

VI In ấn tài liệu

- Cách 1: Mở mục chọn File \ Print

- Cách 2: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + P

Hộp thoại Print xuất hiện:

Hộp Page range cho phép thiết lập phạm vi các trang in:

+ All : In toàn bộ các trang trên tệp tài liệu;

+ Current page : Chỉ in trang tài liệu đang chọn;

+ Pages : chỉ ra các trang cần in

VD: chỉ in trang số 5 : 5

in từ trang 2 đến trang 10 : 2-10

in từ trang 2 đến trang 10, từ trang 12 đến trang 15: 2-10,12-15

+ Selection : in khối văn bản đang chọn

Hộp Copies: Nhập vào số bản cần in, ngầm định là 1 bản.

Nhấn OK hoặc Enter để thực hiện việc in ấn.

c Kết luận:

Trên đây là một số nội dung cơ bản nhằm giúp các đồng chí đồng nghiệp tham khảo tổ chức việc thực hiện soạn thảo một văn bản đơn giản trong chơng trình Microsoft Word.

Tuy nhiên, tôi là một giáo viên vừa mới ra trờng, kinh nghiệm giảng dạy cha nhiều nên còn nhiều hạn chế Do đó không thể tránh khỏi những thiếu sót Rất mong đợc sự đóng góp ý kiến của các đồng chí, đồng nghiệp để tôi có thể tích lũy thêm đợc nhiều kinh nghiệm nhằm ngày càng nâng cao chất lợng dạy học để bài giảng của tôi ngày càng đợc hoàn thiện hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

Long Hng, ngày20 tháng 3 năm 2006

Ngời viết

Nguyễn Thị Hiền Nguyễn Thị Vân Anh