Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 4

* Các chức năng của quyết định quản lý- Chức năng định hướng: Một QĐQL trước hết phải xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần đạt được trong quá trình thực hiện QĐ.. + QĐQL có tác động mạn

CHƯƠNG 4

QUYẾT ĐỊNH QUẢNLÝ

4.1 Một số vấn đề chung về quyết định QL

- Khỏi niệm: quyết định là quỏ trỡnh xỏc định vấn đề và lựa

chọn một phương ỏn hành động trong số những phương ỏn khỏc nhau.

Q QL Đ QL là hành vi sáng tạo của ng ời lãnh đạo nhằm định ra mục tiêu ch ơng trình, tính chất hoạt động của các bộ phận và cá nhân trong tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu đã định.

Trong nhiều trường hợp, vấn đề lại trở thành vận hội Nếu nhà QL biết nắm lấy để giải quyết thỡ sẽ thỳc đẩy sự phỏt triển, biến đổi của hệ thống

- Đặc điểm của quyết định quản lý:

+ Là sản phẩm trớ tuệ của chủ thể quản lý: Nhà QL là người

luụn phải tư duy tỡm hiểu thực tế, vận dụng cỏc qui luật

khỏch quan, cỏc nguyờn tắc quản lý,… để đưa ra những

quyết định quản lý

+ Là sản phẩm mang tính chủ quan của chủ thể quản lý:

nhà quản lý bao giờ cũng là người ra quyết định cuối

* Các chức năng của quyết định quản lý

- Chức năng định hướng: Một QĐQL trước hết phải xác

định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần đạt được trong quá

trình thực hiện QĐ

- Chức năng đảm bảo các nguồn lực: Khi đưa ra các

QĐ, các nhà QL cần xác định rõ nguồn lực vật chất để thực hiện QĐ

- Chức năng phối hợp: Chức năng này xác định vị trí của

các cá nhân và bộ phận khác nhau, phối hợp hoạt động của các cá nhân và bộ phận đó trong quá trình thực hiện QĐ

- Chức năng cưỡng bức, động viên: Mỗi QĐ QL cần coi

như một mệnh lệnh hành chính, mang tính bắt buộc phải thực hiện nghiêm chỉnh

- Vai trò của quyết định quản lý

+ Chi phối toàn bộ quá trình quản lý: để thực hiện quá trình

quản lý nhà quản lý phải trả lời rất nhiều các câu hỏi và đưa ra các quyết định quản lý

+ QĐQL là thước đo năng lực của chủ thể QL: mỗi QĐ đều chứa đựng kiến thức, tầm hiểu biết, năng lực quản lý

thậm chí cả tư cách phẩm chất của chủ thể quản lý

+ QĐQL có tác động mạnh mẽ tới sự phát triển của tổ

chức: việc thực hiện các quyết định quản lý chính là quá trình đạt được mục tiêu và đó cũng chính là làm cho tổ chức phát triển

- Phân loại quyết định quản lý

• Theo tính chất của quyết định quản lý: QĐ chiến lược, QĐ

sách lược, QĐ tác nghiệp

• Theo cách thức và tốc độ ra quyết định: QĐ theo chuẩn (QĐ

hàng ngày theo lệ thường và có tính chất lặp đi lặp lại), QĐ

cấp thời (QĐ đòi hỏi tác động nhanh và chính xác và cần phải được thực hiện gần như tức thời), QĐ có chiều sâu (đòi hỏi

phải có kế hoạch tập trung, thảo luận và suy xét)

• Theo chủ thể ra quyết định QL: QĐ của cá nhân, QĐ của tập

thể

• Theo phạm vi tác động: QĐ ở phạm vi rộng, QĐ ở phạm vi

hẹp; QĐ toàn cục; QĐ bộ phận

• Theo ngành, lĩnh vực:

• Theo cách phản ứng của người ra QĐ: QĐ trực giác, QĐ lý giải

• Theo thời hạn thực hiện: QĐ dài hạn; trung hạn và ngắn hạn

4.2.2.Cơ sở để ra quyết định quản lý

• Theo yêu cầu của các quy luật khách quan

• Tuân thủ luật pháp và mọi qui định của xã hội

• Tuân thủ các nguyên tắc quản lý

• Thu thập và xử lý thông tin

• Dựa trên cơ sở phân tích thực trạng của tổ chức, bám sát thực tế

• Sự đảm bảo của các nguồn lực cần thiết

• Bám sát mục tiêu chung của đơn vị

• Dựa trên yếu tố thời cơ và thời gian

• Sự thiếu chuẩn xác, thiếu đồng bộ của hệ thống văn bản

• Mẫu thuẫn giữa kỳ vọng và khả năng có hạn

• Các định kiến

• Tính bảo thủ

• Sự biến động của môi trường

Những khó khăn th ờng gặp khi ra quyết định

+ Thiếu những kinh nghiệm phù hợp

+ Không thấy rõ các chọn lựa

+ Liên quan tới nhiều ng ời khác

+ Nhiều khía cạnh phải l u tâm xem xét

+ Thời gian gấp rút

+ Có quá nhiều thứ phụ thuộc vào quyết định này

+ Tình huống bất th ờng … .

4.2.5 Qui trình ra quyết định

1 Xác định vấn đề cần ra quyết định:

* 4 tình huống cảnh báo về sự xuất hiện, nảy sinh vấn đề:

- Những sai lệch so với thành tích cũ đã đạt được

- Sự sai lệch so với kế hoạch đã đề ra

- Những vấn đề do các thành viên của tổ chức hay bên ngoài tổ chức

gây ra

- Sự thành đạt của tổ chức cạnh tranh

* Những câu hỏi người QL phải trả lời khi xác định vấn đề:

- Khoảng cách giữa thực trạng và trạng thái mong muốn thế nào?

- Khoảng cách này ảnh hưởng thế nào đến việc đạt được mục tiêu của

tổ chức? Nếu khoảng cách này trở nên một vấn đề thì cần tốn bao nhiêu công sức để giải quyết vấn đề đó?

- Người chịu trách nhiệm có được huy động vào việc giải quyết sự khác

biệt này không?

- Người chịu trách nhiệm có đủ nguồn lực để giải quyết sự khác biệt này

không?

* Xác định ưu tiên: Người QL phải học cách xác định ưu

tiên và phân cấp cho cấp dưới giải quyết những vấn đề nhỏ

Khi đối diện với một vấn đề, người QL cần tự trả lời các câu hỏi:

- Vấn đề có dễ giải quyết không? Người QL có hiệu quả

chỉ để tâm tới những vấn đề đòi hỏi họ phải đích thân giải quyết, ra QĐ

- Vấn đề có thể tự nó giải quyết được không? Người QL

phải biết phân loại vấn đề theo tầm quan trọng Những vấn đề có tầm quan trọng thấp nhất có thể “tự hóa giải” hoặc do người khác xử lý

- Tôi phải quyết định vấn đề này? Người QL cần xác định

xem họ thực sự có trách nhiệm ra QĐ không; Cần theo qui tắc: người nào gần nhất với vấn đề, người đó ra QĐ

là tốt nhất

• Muốn xác định đúng vấn đề, người QL cần so sánh đối chiếu sự vật với mục tiêu của tổ chức

• Với những vấn đề đơn giản nhà quản lý có thể nhanh

chóng xác định được vấn đề để ra quyết định; Có thể xác định vấn đề, ra QĐ căn cứ vào: kế hoạch chiến lược và

kế hoạch tác nghiệp, phân tích các dữ liệu thống kê có sẵn

• Với những vấn đề mới, phức tạp phụ thuộc vào những yếu tố ngẫu nhiên hoặc những sự kiện không thể đoán trước trong quá trình lập kế hoạch thì người QL phải dựa vào phán đoán, tri thức, kinh nghiệm của mình; qua phân tích của các bộ phận chức năng, chuyên gia; căn cứ vào những thông tin để xác định vấn đề và ra QĐ

2 Xác định các mục tiêu của QĐ, tiêu chuẩn để

• Yêu cầu của các tiêu chuẩn đánh giá phương án:

- Các phương án đưa ra phải bám sát vấn đề và phải góp phần giải quyết vấn đề với hiệu quả cao

- Lượng hoá được

- Phù hợp với thực tế

- Không quá nhiều

3.Đề xuất các phương án để giải quyết vấn đề

- Có nhiều phương án khác nhau để giải quyết một vấn đề; Cần đưa ra mọi phương án có thể có

- Có thể dùng nhiều phương pháp để lựa chọn phương án

4 Đánh giá, rà soát các phương án đã nêu

- Là quá trình xác định giá trị của các phương án theo tiêu chuẩn đã chọn để khi ra quyết định sẽ có hiệu quả nhất

- Việc đo lường hiệu quả của từng phương án cần được thực hiện theo cả hai hướng: phân tích định tính và phân tích định lượng

- Đánh giá các phương án chính là sự chỉ ra ưu điểm và hạn chế của từng phương án

- Khi đánh giá phương án cần phân tích cụ thể từng

phương án trên quan điểm hết sức khách quan và cần thiết có thể áp dụng kỹ thuật công nghệ để tính toán hiệu quả của các phương án

5 Lựa chọn phương án tốt nhất để quyết định

Để đánh giá và lựa chọn phương án tốt nhất người QL thường dựa vào việc trả lời 3 câu hỏi:

- Phương án có tính khả thi không? xem xét nguồn lực của tổ chức, các

ràng buộc pháp lý và đạo đức xã hội; phương án có hợp lý với chiến lược và khía cạnh tâm lý- chính trị của tổ chức hay không

- Phương án có phải là một giải pháp thỏa đáng không? Phương án

này có đáp ứng được mục tiêu của quyết định hay không? Phương

án này có cơ hội chấp nhận được về sự thành công hay không?

trong điều kiện bất định, việc xác định cơ may thành công là vô cùng khó khăn

- Những hậu quả có thể xảy ra đối với phần còn lại của tổ chức là gì?

người QL phải tiên liệu những biến đổi trong một lĩnh vực có thể ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác thế nào - cả hiện tại lẫn tương lai

Những phương án có hậu quả tiêu cực sẽ bị loại bỏ, những phương

án có hậu quả tích cực tất nhiên sẽ có ưu thế hơn

Khi không đủ thông tin và thời gian cần thiết để lựa chọn phương án

6 Ra quyết định

Phần lớn các quyết định được thể hiện dưới dạng văn bản, tuân thủ quy định thể thức văn bản theo đúng pháp luật

4.2.6.Các phương pháp ra quyết định

• 1 Phương pháp độc đoán

• 2 Phương pháp phát biểu cuối cùng

• 3 Phương pháp nhóm tinh hoa

4.2.7 Quá trình tổ chức thực hiện quyết định

- Bước 1 Xây dựng kế hoạch hành động: nhà QL phải lôi

kéo được mọi người cùng tham gia xây dựng kế hoạch thực hiện QĐ; phân tích toàn bộ công việc, xác định

công việc theo mức độ khác nhau, phân công nhiệm vụ

cụ thể ; Mọi công việc khi đưa ra phải được giới hạn về thời gian, với kết quả cụ thể và tiến hành thực hiện ngay sau khi kế hoạch được hoàn thành

- Bước 2 Thông báo nội dung và kế hoạch thực hiện QĐ:

nhà QL phải thông báo kế hoạch đó đến cấp dưới;

Những người thực hiện quyết định phải được lắng nghe, giải đáp về những vấn đề chưa hiểu; Sau đó phân công trách nhiệm cụ thể đối với từng đầu việc, mỗi công việc

lại gắn với kết quả và thời hạn cụ thể

- Bước 3 Giám sát tiến độ thực hiện quyết định: Tiến độ

của một kế hoạch thực hiện QĐ được đánh giá bằng thời gian, chi phí hoặc sự tiến bộ; Cần có sự dự báo, dự toán, theo dõi, ghi chép cẩn thận tiến độ;

Có thể có sự điều chỉnh QĐ hoặc thậm chí hủy bỏ những

QĐ không phù hợp

- Bước 4 Xử lý sự cố khi thực hiện quyết định: khi có vấn

đề nảy sinh do tổ chức không tốt việc thực hiện QĐ, có

sự thay đổi đột ngột các điều kiện thực hiện QĐ do

những yếu tố khách quan,QĐ sai lầm Nhà QL phải là

người chịu trách nhiệm giải quyết mọi sự cố đó

Khi giải quyết các sự cố nhà quản lý cần có sự bình tĩnh tỉnh táo để xử lý công việc Cần lắng nghe cấp dưới và làm rõ những vấn đề cấp dưới thắc mắc, luôn nhận

thông tin phản hồi Cần thuyết phục cấp trên để họ ủng

hộ, tránh sự nhượng bộ quá dễ dàng hay chấp nhận

ngay mọi yêu cầu của cấp trên

- Bước 5 Đánh giá kết quả của quyết định: Sau khi thực

hiện quyết định cần phải tổ chức tổng kết, đánh giá kết quả của quyết định để rút kinh nghiệm

Nội dung tổng kết bao gồm những vấn đề:

+ Đánh giá lại chất lượng của QĐ và quá trình thực hiện QĐ

+ Phân tích rõ những thành công cũng như những sai lầm, thiếu sót

+ Phát hiện những tiềm năng chưa được khai thác, sử dụng trong quá trình thực hiện QĐ

+ Đưa ra những kết luận và kiến nghị để cải tiến, đổi mới

cơ chế QL

- Trên cơ sở đó nhà quản lý tích luỹ kinh nghiệm, thấy

được những điều phải tránh, những điều cần được phát