Bài giảng khoa học quản lý cho cao học

Khái niệm quản lý Đã có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý * Quan niệm truyền thống: Quản lý là quá trình tác động có ý thức của chủ thểvào một bộ máy đối tợng quản lý bằng cách vạch

Bộ giáo dục và đào tạo Trờng đại học s phạm Hà Nội

PGS.TS Trần Quốc Thành

Đề cơng bài giảng Khoa học quản lýDành cho học viên cao học chuyên ngành quản lý giáo dục

Hà Nội - 2007 Giới thiệu chung

Chuyên ngành đào tạo : Cao học quản lý giáo dục

Số đơn vi học trình : 4, trong đó: lý thuyết : 45 tiết, số tiết bài tập, xemine : 15

Ngời phụ trách môn học: PGS.TS Trần Quốc Thành

1 Mô tả môn học

Đây là môn học giới thiệu về những vấn đề cơ bản và chung nhất của khoa họcquản lý, không đi sâu vào lĩnh vực cụ thể nào Môn học giúp cho ngời học có đợcnhững kiến thức cơ sở để có thể lĩnh hội đợc kiến thức của các môn học có liênquan trong chuyên ngành đào tạo

2 Mục tiêu môn học

1 Cung cấp cho học viên hệ thống khái niệm cơ bản của khoa học quản lý.Trên cơ sở đó có thể vận dụng vào việc nâng cao hiệu quả quản lý và lĩnh hội cáckiến thức thuộc các môn học khác có liên quan nh : Tâm lý học quản lý, quản lýnhân sự, dự báo giáo dục

2 Trên cơ sở hệ thống lý luận đã đợc trang bị nhằm giúp học viên có thái độtôn trọng các quy luật khách quan của quá trình quản lý, tôn trọng con ngời Đồngthời hình thành ở họ niềm tin : Nếu vận dụng linh hoạt các kiến thức khoa họcquản lý vào công tác, hiệu quả quản lý sẽ đợc nâng cao

3 Có kỹ năng thực hiện các chức năng quản lý và xử lý có kết quả những tìnhhuống xảy ra trong quản lý Biết vận dụng những kiến thức về hình thức, phơngpháp quản lý để nâng cao hiệu quả quản lý bộ máy mà mình đợc phụ trách

3 Tài liệu tham khảo

1 Harold Koontz Những vấn đề cốt yếu của quản lý-NXB KHXH 1993

2 Phạm Minh Hạc Một số vấn đề giáo dục và KHGD - NXB GD 1986

3 N.Jocket Bí quyết thành công trong công tác quản lý-NXB KHXH 1993

4 Nguyễn Hữu Lam Hành vi tổ chức-NXB GD 1996

5 Nguyễn Văn Lê và Tạ Văn Doanh-Khoa học quản trị-NXB TPHCM 1994

6 Mitokazn Aoki-Nghệ thuật quản lý Nhật Bản-NXB KHXH 1993

7 Nguyễn Ngọc Quang-Những khái niệm cơ bản về quản lý giáo dục-TrờngCBQL Giáo dục TW1-1986

8 Giáo trình khoa học quản lý-Học viện chính trị QG Hồ chí Minh 2004

9 Giáo trình khoa học quản lý - tập I- ĐHKT quốc dân Hà Nội 1999

10 Những vấn đề cơ bản của khoa học quản lý-HV Hành chính Quốc gia 1992

Đề cơng chi tiết môn học

Chơng 1 Những vấn đề chung về khoa học quản lý

I Khái quát chung về quản lý

1 Khái niệm quản lý

Đã có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý

* Quan niệm truyền thống: Quản lý là quá trình tác động có ý thức của chủ thểvào một bộ máy (đối tợng quản lý) bằng cách vạch ra mục tiêu cho bộ máy, tìmkiếm các biện pháp tác động để bộ máy đạt tới mục tiêu đã xác định

Đối tợng quản lý

Mục tiêu quản lý

Ba thành phần này gắn bó chặt chẽ tạo nên hoạt động của bộ máy

Ngời ta cũng có thể xem xét quản lý theo 2 góc độ khác:

a Góc độ chính trị xã hội: Quản lý là sự kết hợp giữa tri thức với lao động Sự pháttriển của xã hội từ thời kỳ mông muội đến nay bao giờ cũng bao gồm 3 yêu tố: Trithức, sức lao động và quản lý

Để vận hành sự kết hợp này, cần có một cơ chế quản lý phù hợp Quản lý đợcxem là tổ hợp các cách thức, phơng pháp tác động vào đối tợng để phát huy khảnăng của đối tợng nhằm thúc đẩy sự phát triển của xã hội

b Theo góc độ hành động: Quản lý là quá trình điều khiển- Chủ thể quản lý điềukhiển hoạt động của ngời dới quyền và các đối tợng khác để đạt tới đích đặt ra

- Điều khiển ngời dới quyền nghĩa là tổ chức họ lại, đa họ vào guồng máy bằngcác quy định, quy ớc tạo động lực và hớng họ vào mục tiêu theo một lộ trình nhất

định

- Các đối tợng khác có thể là các vật hữu sinh, có thể là các vật thể vô tri vô giác.Các đối tợng này đều đợc khai thác phục vụ cho hoạt động của con ngời

* Quan niệm hiện nay: Quản lý là những hoạt động có phối hợp nhằm định

h-ớng và kiểm soát quá trình tiến tới mục tiêu

- QL là hoạt động phối hợp nhiều ngời, nhiều yếu tố

- Định hớng các hoạt động đó theo một mục tiêu nhất định

- Kiểm soát đợc tiến trình của hoạt động trong quá trình tiến tới mục tiêu

2 Đối tợng của quản lý

* Quan niệm của các tác giả là giảng viên của 2 HV: Chính trị Quốc gia vàHành chính Quốc gia, đối tợng của quản lý gồm 3 thành phần:

- Sinh học: Vật nuôi, cây trồng

- Kỹ thuật: Các phơng tiện kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của con ngời

- Con ngời xã hội: Là đối tợng chủ yếu của quản lý, vì con ngời sử dụng cáctài nguyên và các trang thiết bị kỹ thuật để cải tạo thế giới phục vụ cho các hoạt

động của con ngời và đời sống con ngời

* Tuy nhiên, quan niệm nh vậy không thật hợp lý, vì con ngời là chủ thể củaxã hội loài ngời nên đối tợng của quản lý gồm 2 thành phần:

- Các vật thể không phải con ngời

- Con ngời - Con ngời là đối tợng chủ yếu vì mọi vật thể không phải con ngời

đều do con ngời sử dụng và đều phục cho con ngời nên vấn đề cơ bản là có cơ chếquản lý con ngời phù hợp Nếu có cơ chế quản lý con ngời hợp lý thì sẽ quản lý tốtcác đối tợng khác và khai thác có hiệu quả các đối tợng khác

3 Các chức năng của quản lý

Chức năng khác với nhiệm vụ, chức năng là thuộc tính tự thân của quản lý

* Quản lý có 4 chức năng:

a Chức năng hoạch định:

- Vạch ra mục tiêu cho bộ máy

- Xác định các bớc đi để đạt mục tiêu

- Xác định các nguồn lực và các biện pháp để đạt tới mục tiêu

Để vạch ra đợc mục tiêu và xác định đợc các bớc đi cần có khả năng dự báo Vìthế, trong chức năng hoạch định bao gồm cả chức năng dự báo

b Chức năng tổ chức: Chức năng này bao gồm 2 nội dung:

- Tổ chức bộ máy: Sắp xếp bộ máy đáp ứng đợc yêu cầu của mục tiêu và cácnhiệm vụ phải đảm nhận Nói khác đi phải tổ chức bộ máy phù hợp về cấu trúc, cơchế hoạt động để đủ khả năng đạt đợc mục tiêu- phân chia thành các bộ phận sau

đó ràng buộc các bộ phận bằng các mối quan hệ

- Tổ chức công việc: Sắp xếp công việc hợp lý, phân công phân nhiệm rõ ràng

để mọi ngời hớng vào mục tiêu chung

c Chức năng điều hành ( chỉ đạo ): Tác động đến con ngời bằng các mệnh lệnh,làm cho ngời dới quyền phục tùng và làm việc đúng với kế hoạch, đúng với nhiệm

vụ đợc phân công Tạo động lực để con ngời tích cực hoạt động bằng các biệnpháp động viên, khen thởng kể cả trách phạt

d Chức năng kiểm tra: Là thu thập thông tin ngợc để kiểm soát hoạt động của bộmáy nhằm điều chỉnh kịp thời các sai sót, lệch lạc để bộ máy đạt đợc mục tiêu

4 Các yếu tố liên quan đến quản lý

a Chế độ chính trị: Quy định ra các cơ chế quản lý, các nguyên tắc và phơng phápquản lý đồng thời chi phối phong cách làm việc của con ngời trong bộ máy, tạo ra

lề lối làm việc chung của các bộ máy và cả xã hội trong 1 giai đoạn

b Xã hội - Môi trờng:

- Môi trờng tự nhiên: ảnh hởng rất lớn đến cơ cấu bộ máy và hình thức, phơngpháp quản lý

- Môi trờng xã hội: Bao gồm tất cả các hoạt động, các mối quan hệ của con

ng-ời trong xã hội Môi trờng xã hội chi phối rất nhiều đến cơ cấu bộ máy và các biệnpháp quản lý của các chủ thể quản lý

c Khoa học tổ chức: Là khoa học thiết lập các mối quan hệ giữa con ng ời với conngời trong hoạt động chung, giữa các bộ phận trong bộ máy, quy định chức năng,nhiệm vụ của bộ máy và các bộ phận có liên quan Tổ chức tác động rất mạnh mẽ

đến hiệu quả quản lý

d Quyền uy: Bao gồm quyền lực và uy tín

- Quyền lực: Là công cụ của nhà quản lý, tạo ra sức mạnh để nhà quản lý điềukhiển cấp dới Quyền lực có nhiều mức độ và nhiều loại quyền lực Là yếu tố tạonên hiệu quả quản lý

- Uy tín: Là sức mạnh tinh thần của nhà quản lý đối với những ngời có liênquan Uy tín tạo ra sự tin tởng, tín nhiệm của những ngời có liên quan đối với chủthể quản lý Uy tín giúp cho chủ thể quản lý thu hút tập hợp đợc sự ủng hộ củanhững ngời có liên quan ( cấp dới và cấp trên)

e Thông tin: Là tin tức và chuyển giao tin tức trong bộ máy phục vụ cho hoạt

động quản lý Thông tin định hớng cho các quyết định quản lý và là nguyên liệucho các quyết định quản lý Không có thông tin chủ thể quản lý nh bị mù vì khôngbiết điều khiển bộ máy nh thế nào

f Mô hình quản lý tổng quát: Là kết quả tác động của 5 yếu tố trên Các yếu tố chiphối cấu trúc bộ máy và hình thức, phơng pháp quản lý Do đó, các bộ máy cócùng sự tác động của các yếu tố sẽ có khuôn mẫu chung về cấu trúc bộ máy, vềhình thức và phơng pháp quản lý Vì thế, các quốc gia có điều kiện kinh tế-chínhtrị- xã hội giống nhau sẽ có cơ cấu bộ máy quản lý giống nhau, các ngành trongmột quốc gia sẽ có cơ cấu bộ máy và phơng pháp quản lý chung

II Vai trò của quản lý

1 Vai trò của quản lý đối với sự phát triển xã hội

- Quản lý bao gồm tri thức và lao động Tri thức và lao động đòi hỏi có cơ chếquản lý phù hợp Cơ chế quản lý phù hợp thúc đẩy tri thức và lao động phát triển-thúc đẩy xã hội phát triển và ngợc lại

- Tác động quản lý là các tác động khoa học, có tính đến các quy luật kháchquan của tất cả các yếu tố có liên quan, đặc biệt là con ngời Do đó, quản lý gắn bóchặt chẽ với sự phát triển xã hội Quản lý phù hợp thì xã hội phát triển, quản lýkhông phù hợp sẽ kìm hãm sự phát triển xã hội

- Quản lý tạo ra sự ổn định cho sự phát triển Xã hội muốn phát triển phải chútrọng đúng mức đến quản lý để đảm bảo tạo ra các điều kiện thuận lợi cho sự pháttriển đúng quy luật và vững chắc

2 Vai trò của quản lý trong lao động sản xuất

- Tổ chức và quản lý sản xuất hợp lý sẽ tận dụng đợc sức mạnh của con ngời vàcác yếu tố đảm bảo cho hiệu quả lao động sản xuất

- Quản lý chặt chẽ sẽ tiết kiệm sức ngời, sức của, phối hợp đợc sức mạnh tổnghợp tạo ra hiệu quả cao trong lao động sản xuất

- Quản lý tốt sẽ tạo động lực kích thích ngời lao động tích cực làm việc, pháthuy tiềm năng sáng tạo trong công việc

3 Đảm bảo trật tự kỷ cơng của bộ máy và của xã hội

- Bằng các quy định, quy ớc và các tác động quản lý, chủ thể quản lý điều chỉnhhành vi của ngời dới quyền tạo ra sự thống nhất trong bộ máy, trật tự trong hoạt

1 Đối tợng của khoa học quản lý

Đối tợng của khoa học quản lý là các hình thức và phơng pháp quản lý tối unhằm duy trì và thúc đẩy sự phát triển của một bộ máy, của một xã hội Thực chấtkhoa học quản lý đi tìm cơ chế quản lý tối u phù hợp với sự phát triển của một bộmáy, một xã hội trong từng giai đoạn lịch sử nhất định

2 Nhiệm vụ của khoa học quản lý

- Làm rõ các yếu tố chủ quan và khách quan tác động đến hoạt động của bộmáy nhằm quản lý tối u bộ máy, thúc đẩy bộ máy phát triển

- Làm rõ cơ sở khoa học của các khâu, các cấp, các bớc trong quản lý một bộmáy

- Tìm kiếm các phơng pháp, biện pháp quản lý tối u phù hợp với từng cấp, từngngành, từng địa phơng và từng thời điểm

- Tìm hiểu đặc trng lao động quản lý để có cơ sở xác định các yêu cầu đối vớimột cán bộ quản lý Từ đó có phơng pháp tuyển chọn, đào tạo bồi dỡng phù hợp

3 Phơng pháp của khoa học quản lý

- Quan sát

- Đàm thoại

- Lấy ý kiến chuyên gia quản lý

- Tổng kết kinh nghiệm quản lý

- Trò chơi quản lý

- Trắc nghiệm

Chơng 2 Các hình thức và phơng pháp quản lý

I Các hình thức quản lý

1 Ban hành các quy định, quyết định

Để quản lý bộ máy, nhà quản lý cần tạo cho bộ máy một khung hành vi để mọithành viên hoạt động trong khuôn khổ khung hành vi đó và có cơ sở cho nhà quản

lý điều chỉnh hành vi của mọi thành viên

Ngoài khung hành vi chung cho mọi ngời, tuỳ chức năng của từng bộ phậntrong bộ máy, nhà quản lý có thể ban hành các quy định tiêng cho các bộ phận đó

Có hai hình thức ban hành các quy định:

+ Ban hành các quy định bằng lời (miệng), hình thức này diễn ra khi:

- Điều chỉnh những vấn đề thông thờng ở cấp cơ sở hoặc ít quan trọng

- Những vấn đề chỉ ra một lần

- Những vấn đề diễn ra trong tình huống khẩn cấp

+ Ban hành các quy định bằng văn bản trong các tình huống:

- Điều chỉnh những vấn đề quan trọng

- Những vấn đề diễn ra thờng xuyên và có thể ở phạm vi rộng

- Trong tình huống có điều kiện bàn bạc thống nhất

Trong quản lý, các quy định bằng văn bản có vai trò quan trọng vì nó là cơ sởpháp lý chắc chắn để điều chỉnh hành vi của các thành viên

- Thu đợc nhiều thông tin tranh thủ đợc ý kiến nhiều ngời

- Thông qua hội họp, xây dựng đợc các mối quan hệ giữa các bộ phận vàgiữa các cá nhân trong bộ máy

- Giúp các thành viên hiểu nhau hơn qua các ý kiến cụ thể

- Phổ biến đợc các thông tin cần thiết đến ngời nghe một cách trực tiếp

- Giải quyết đợc nhiều vấn đề quan trọng, phức tạp mà một ngời hay mộtnhóm ngời không thể quyết định đợc

Tuy nhiên họp có các nhợc điểm sau:

- Mất thời gian công sức của nhiều ngời

Có các hình thức họp sau:

- Họp giao ban nắm tình hình

- Họp phổ biến các quyết định quản lý

- Họp tổng kết rút kinh nghiệm hoạt đọng

- Đại hội các loại

3 Sử dụng các phơng tiện kỹ thuật để điều hành bộ máy

- Dùng các phơng tiện kỹ thuật nghe nhìn để giám sát hoạt động của bộ máy,theo dõi, thu nhập những thông quản lý cần thiết

- Dùng các thiết bị kỹ thuật để đảm bảo thông tin liên lạc, điều hành bộ máy

- Dùng các phần mềm chuyên dùng để quản lý các hoạt động của bộ máyCác phơng tiện kỹ thuật có các u điểm sau:

- Theo dõi trực tiếp đợc đối tợng quản lý nên kịp thời có tác động điều chỉnh

- Không mất thời gian đi lại

- Đảm bảo cho đối tợng thoải mái khi làm việc

- Phổ biến rộng rãi các quyết định đến đối tợng mà không mất thời gian

Nhợc điểm: Chỉ là quan hệ gián tiếp với đối tợng quản lý do đó không đủ thông tincần thiết cho quản lý

II Nguyên tắc quản lý

1 Đảm bảo tính đảng trong quản lý

- Quán triệt những quan điểm của Đảng trong quản lý một bộ máy

- Nắm vững những chủ trơng, đờng lối, chính sách của Đảng về lĩnh vực mìnhquản lý

- Xây dựng đội ngũ vững mạnh về t tởng, giỏi về chuyên môn nghiệp vụ

- Luôn tranh thủ sự lãnh đạo của Đảng mọi lúc, mọi nơi và mọi công việc

2 Đảm bảo nguyên tắc tập trung dân chủ

- Tập trung: là quyền lực tập trung trong tay một hoặc một nhóm ngời để đảmbảo sự thống nhất trong quản lý, đảm bảo chế độ một thủ trởng

- Dân chủ: lắng nghe và phát huy quyền làm chủ của quần chúng, tranh thủ trítuệ của quần chúng

- Tác dụng của dân chủ là: ngời quản có nhiều thông tin, tránh đợc quan liêu;

đề cao quyền làm chủ của nhân dân; thoả mãn đợc nguyện vọng của nhân dân,nâng cao trách nhiệm của nhân dân với nhiệm vụ chung

- Phải chú ý kết hợp hài hòa tập trung với dân chủ; tập trung quá sẽ độc đoán,dân chủ quá sẽ mất trật tự kỷ cơng

- Ngời quản lý phải biết lắng nghe ý kiến của nhân dân nhng phải biết thốngnhất ý kiến đó lại theo hớng tích cực

- Hiểu rõ và tôn trọng quyền quyết định của cấp dới, biết chia sẻ với cấp dớinhng phải biết sử dụng quyền lực tập trung của nhà quản lý khi cần thiết

3 Đảm bảo nguyên tắc thiết thực cụ thể

- Thiết thực: phải quan tâm đến hiệu quả quản lý, không lãng phí, không chạytheo hình thức

- Cụ thể: quản lý phải có mục tiêu cụ thể và lợng hóa đợc chỉ tiêu cụ thể củamục tiêu, không chung chung hoặc hô hào suông

- Thiết thực đòi hỏi phải cụ thể, cụ thể đợc thì sẽ đảm bảo tính thiết thực

4 Đảm bảo nguyên tắc khoa học và thực tiễn

- Quản lý phải có cơ sở khoa học không chỉ dựa vào kinh nghiệm, phải căn cứ

vào các quy luật khách quan chi phối bộ máy, không đi ngợc quy luật khách quan

- Hiểu rõ các đặc điểm của thực tiễn liên quan đến hoạt động của bộ máy; bámsát yêu cầu của thực tiễn của bộ máy cũng nh môi trờng xung quanh

- Tính khoa học và thực tiễn luôn thống nhất, thực tiễn là cơ sở, là thớc đo giátrị của các tác động, các quyết định quản lý

5 Đảm bảo kết hợp hài hòa 3 lợi ích: Cá nhân, tập thể, xã hội

- Chú ý thoả đáng lợi ích cá nhân để tạo động lực cho ngời lao động, tránhthần thánh hóa con ngời

- Đảm bảo lợi ích tập thể để tạo sự đoàn kết, gắn bó trong tập thể và thu hút

đ-ợc ngời lao động gắn bó trách nhiệm với tập thể

- Đảm lợi ích xã hội để tạo ra sự công bằng xã hội, phát triển các phúc lợi xã

hội và các bộ phận khác trong xẫ hội

III Phơng pháp quản lý

a Khái niệm: PP quản lý là cách thức tác động của chủ thể quản lý tới đối tợngnhằm đạt đợc mục tiêu đã đặt ra Đối tợng chủ yếu của quản lý là con ngời nênthực chất PP quản lý là cách thức tác động đến ngời dới quyền làm cho họ tích cựclao động, để bộ máy đạt đợc kết quả mong muốn

Cơ chế quản lý: Là tổng thể các PP, các công cụ, các hình thức và các mốiquan hệ mà chủ thể quản lý dùng để tác động vào đối tợng nhằm đạt đợc mục tiêu

đã định

PP quản lý là một bộ phận của cơ chế quản lý, mỗi cơ chế quản lý sẽ định ranhững phơng pháp quản lý đặc thù

b Đặc điểm của phơng pháp quản lý:

- Các PP quản lý đều phải dựa trên cơ sở là các quy luật và các nguyên tắcquản lý Các quy luật chủ yếu là: quy luật kinh tế, quy luật tổ chức, quy luật tâm lý Các nguyên tắc: tất cả các nguyên tắc quản lý đã nêu

- PP quản lý phụ thuộc vào trình độ và khả năng của chủ thể quản lý và vào

đặc điểm của đối tợng quản lý

- Quản lý một bộ máy thực chất là quản lý con ngời, con ngời vốn rất đa dạng,phức tạp và luôn biến động, do đó khi sử dụng các phơng pháp quản lý đòi hỏi nhàquản lý phải linh hoạt trên cơ sở hiểu đúng, đánh giá đúng con ngời

2 Một số thuyết về con ngời - đối tợng chủ yếu của quản lý

a Thuyết về hệ thống nhu cầu của con ngời của Maslow

Theo Maslow con ngời có 5 nhu cầu cơ bản đợc xếp theo thứ tự:

1 Nhu cầu cơ thể - ăn, mặc, ở đảm bảo cho con ngời tồn tại

2 Nhu cầu an toàn: tính mạng, tài sản

3 Nhu cầu văn hoá tinh thần, giao lu tình cảm

4 Nhu cầu đợc tôn trọng

5 Nhu cầu tự khẳng định trong xã hội và cộng đồng

Nhà quản lý phải biết đợc, ngời dới quyền mình đang lao động vì nhu cầu nào

là nhu cầu nổi trội để có biện pháp quản lý tơng ứng

b Thuyết lỡng phân trong quản lý của Mc Gregor

- Trong thực tế có 2 loại ngời: Loại X có bản tính lời lao động, luôn tìm cáchtrốn tránh lao động

- Loại thứ 2 ký hiệu là Y là ngời chăm chỉ, ham thích lao động, coi lao động lànhu cầu của mình, có tinh thần trách nhiệm trong lao động.

Nhà quản lý phải có các biện pháp quản lý phù hợp với từng loại ngời: Ngòi Xphải dùng kỷ luật sắt, ngời Y chủ yếu động viên, khuyến khích họ làm việc

c Thuyết sinh học của Elton Mayo

- Cá nhân dới quyền là những con ngời khác nhau, có nhu cầu nguyện vọngkhác nhau, có mục đích lao động khác nhau do đó phải tôn trọng cái riêng của mỗicon ngời đó

- Cá nhân không sống biệt lập mà có quan hệ với những ngời khác, mà nhữngmối quan hệ này lại ảnh hởng đến sức lao động của họ Do đó, nhà quản lý cầnquan tâm đúng mức đến những mối quan hệ này để đảm bảo cho ngời lao động cósức lao động tốt nhất, đảm bảo cho kết quả công việc luôn ở mức cao

d Thuyết về điều kiện lao động của Herberg

Có hai điều kiện con ngời chú ý đến khi lao động:

- Điều kiện thứ nhất: nếu đảm bảo thì ngời lao động làm việc, không đảm bảo

họ không làm việc - đó là chế độ lơng bổng, điều kiện làm việc cụ thể

- Điều kiện thứ hai: nếu không đảm bảo họ vẫn làm việc, nhng nếu đảm bảothì họ làm việc tốt hơn - đó là sự thừa nhận, sự tôn trong của cấp trên, đợc giaonhững nhiệm vụ mà họ a thích

e Thuyết về một số quy luật tâm lý của Paplôp

- Con ngời tồn tại và lao động trớc hết vì các nhu cầu và lợi ích khác nhaucùng các cách thức, phơng thức thoả mãn nhu cầu khác nhau

- Con ngời có cách ứng xử khác nhau, có hành vi cử chỉ khác nhau chủ yếu docác thuộc tính tâm lý khác nhau đã ổn định ở con ngời

- Con ngời có giới hạn tâm lý nhất định trớc sự cám dỗ, trớc sự cỡng bức, tính bảo thủ tâm lý thể hiện ở sự cam chịu, cố chấp nếu quá ngỡng con ngời

có thể nổi dậy phá phách, suy thoái biến chất

g Quan điểm của ngời Nhật về con ngời

Bản chất con ngời là tốt, sự lời nhác chỉ mang tính chất tình huống, muốn họlao động tót phải quan tâm đến lợi ích của họ, song phải chú ý đến ngời tiên tiếnlẫn ngời bình thờng, tránh để họ có mặc cảm bị tách ra khỏi cộng đồng.

Ngời Nhật chú trọng giáo dục truyền thống đơn vị, gia đình dòng họ và cả dântộc Ngời Nhật đặc biệt chú ý khai thác lúc sung sức nhất của con ngời bằng cáctác động khuyến khích, động viên…

h Quan điểm của ngời Việt Nam về con ngời

Đảng cộng sản Việt Nam quan niệm: Con ngời vừa là mục tiêu vừa là độnglực của sự phát triển kinh tế xã hội

Về mặt học thuật có thể thấy: Ngời Việt nam có nhiều u điểm: Cần cù, chịukhó, căn cơ và có khả năng thích ứng rất cao với môi trờng sống thay đổi

Xử lý các công việc nghiêng về tình hơn về lý, giàu lòng nhân ái

Tuy nhiên cũng có một số hạn chế nhất định nhng cho đến nay ít ngời quantâm nghiên cứu khẳng định các hạn chế của ngời Việt Nam

3 Các phơng pháp đặc thù của quản lý

a Phơng pháp thuyết phục

- Nội dung phơng pháp: Là cách thức tác động vào nhận thức của con ngờibằng lý lẽ làm cho con ngời nhận thức đúng đắn và tự nguyện thừa nhận các yêucầu của nhà quản lý từ đó có thái độ và hành vi phù hợp với các yêu cầu đó

- Cơ sở của phơng pháp này là: Nhận thức là cơ sở của thái độ và hành vi củacon ngời, nhận thức đúng sẽ có thái độ và hành vi đúng

Có thể làm cho con ngời thay đổi nhận thức bằng các tác động nhẹ nhàng vìbản chất con ngời không a các tác động nặng nề

- Đặc điểm của phơng pháp:

+ Đây là phơng pháp cơ bản để giáo dục con ngời, nhà quản lý chỉ tác động

đến đối tợng quản lý bằng lý lẽ của mình để thay đổi nhận thức của đối tợng

+ Phơng pháp này gắn với tất cả các phơng pháp vì nhận thức là bớc đầu tiêntrong hoạt động của con ngời

+ Bản chất con ngời là tốt và không a sự cỡng bức về t tởng, do đó nhẹnhàng thuyết phục có thể làm con ngời tự nguyện nhận ra cái đúng, cái sai, nếukhông có phơng pháp này các phơng pháp khác sẽ không phát huy đợc tác dụng

+ Muốn PP này có hiệu quả cần phối hợp với các phơng pháp khác, làm tiền

Không áp đặt mà để cho con ngời tự nguyện thừa nhận đúng, sai

Không thuyết phục đợc mới dùng biện pháp khác

Đo sự thay đổi nhận thức bằng sự thay đổi hành vi

b Phơng pháp kinh tế

- Nội dung phơng pháp: Là cách thức tác động của nhà quản lý đến đối tợngquản lý thông qua các lợi ích kinh tế để kích thích tính tích cực của đối t ợng quảnlý

Nhà quản lý đa ra các nhiệm vụ với những mức độ lợi ích khác nhau và cho

đối tợng lựa chọn theo khả năng của họ Từ lựa chọn mức độ lợi ích kinh tế, đối ợng sẽ lựa chọn cách thức hành động phù hợp để đạt đợc lợi ích đó

- Cơ sở của phơng pháp: Các quy luật kinh tế và quy luật tâm lý của con ngời,tác động vào lợi ích kinh tế là tác động vào nhu cầu cơ bản của con ngời

- Đặc điểm của phơng pháp:

+ Phơng pháp này rất nhạy bén, linh hoạt, rộng khắp vì nó tác động chạm

đến lợi ích thiết thân của con ngời

+ Không hạn chế về quan hệ tổ chức và không phụ thuộc về mặt hành chính.+ Tăng cờng đợc tính chủ động cho cá nhân và tập thể, giảm bớt đợc sựkiểm tra đôn đốc vụn vặt, chi li của nhà quản lý

+ Phơng pháp kinh tế là phơng pháp đặc trng của cơ chế quản lý trong nềnkinh tế thị trờng nhng mức độ áp dụng có thể khác nhau tuỳ từng bộ máy

- Cách thức thực hiện

+ Định hớng cho đối tợng bằng các nhiệm vụ, kế hoạch, hợp đồng, giaothầu, giao khoán, đơn đặt hàng

+ Hớng dẫn hợp đồng với đối tợng bằng chính sách lơng, chia lợi nhuận, sửdụng các định mức, các đòn bảy kinh tế

+ Điều chỉnh hoạt động của đối tợng bằng các chế độ thởng, phạt, vật chất,gắn bó trách nhiệm vật chất với các hoạt động của đối tợng

- Đặc điểm của phơng pháp:

+ Đây là phơng pháp cỡng bức đơn phơng, một bên ra quyết định, một bênphục tùng

+ Phơng pháp này khơi dậy sức mạnh của tổ chức, xác lập trật tự, kỷ cơngcủa bộ máy, giúp cho các quyết định QL đợc thực thi nhanh chóng và chính xác + Mức độ cỡng bức tuỳ theo tính chất của tùng bộ máy và tuỳ theo từng tìnhhuống quản lý

- Cơ sở của phơng pháp: Các chức năng và quy luật tâm lý của con ngời

- Đặc điểm của phơng pháp:

+ Phơng pháp tâm lý giáo dục không có mục tiêu riêng và nó nằm ngaytrong các phơng pháp khác với ý nghĩa nâng cao hiệu quả của các phơng phápkhác và thu phục nhân tâm con ngời đó qua nâng cao hiệu quả quản lý

+ Đặc trng cơ bản là tính thuyết phục đối tợng không bằng sức mạnh quyền

uy mà bằng lý trí, tình cảm của chủ thể quản lý gây lòng tin và ý thức về vai tròcủa mỗi cá nhân trên cơ sở đề cao nhân cách con ngời

+ Nhà quản lý thờng thành công trong việc sử dụng phơng pháp này khi nắmvững và đánh trúng tâm lý đối tợng

Tóm lại: Muốn quản lý có hiệu quả một bộ máy, phải biết vận dụng linhhoạt các phơng pháp quản lý, tuỳ từng tình huống và tuỳ từng điều kiện cụ thể,phải phối hợp đồng bộ các phơng pháp quản lý, không sử một phơng pháp duynhất trong các tình huống quản lý Nhng trong đó, phơng pháp kinh tế vẫn phải đ-

ợc coi trọng

- Phải phối hợp đồng bộ và linh hoạt các phơng pháp vì:

+ Con ngời là đối tợng chủ yếu của quản lý, mà con ngời vốn phức tạp, đadạng nên phải tác động nhiều mặt bằng nhiều phơng pháp quản lý khác nhau + Các phơng pháp quản lý có cách tác động và công cụ tác động khác nhaunhng đều có một mục tiêu chung là làm cho ngời dới quyền tích cực lao động + Mỗi phơng pháp đều có những u nhợc điểm riêng nên cần phối hợp các ph-

ơng pháp để phát huy các u điểm và khắc phục các nhợc điểm của từng phơngpháp

+ Các tình huống quản lý chịu sự tác động của nhiều yếu tố và luôn biến độngnên cần phối hợp các phơng pháp để bao quát đợc sự biến động của các tình huốngquản lý.

Tuy nhiên phơng pháp kinh tế phải đợc coi trọng vì:

+ Phơng pháp kinh tế tác động vào lợi ích thiết thân nhất của con ngời, tạo rakhả năng thoả mãn nhu cầu vật chất - nhu cầu cơ bản của con ngời

+ Nhu cầu vật chất đợc thoả mãn sẽ thúc đẩy sự phát triển nhu cầu văn hóatinh thần và các nhu cầu khác của con ngời, tạo điều kiện cho con nguời phát triểntoàn diện, qua đó nâng cao tinh thần phấn đấu của con ngời

+ Các nhu cầu khác của con ngời nh văn hóa tinh thần, phát triển cá nhân

đều phải thoả mãn bằng các điều kiện vật chất

Vận dụng các phơng pháp có thành công hay không phụ thuộc vào tài năngcủa nhà quản lý, còn bản thân phơng pháp không phải là cái quyết định thành côngcủa nhà quản lý

Chơng 3

Tổ chức bộ máy quản lý

I Khái niệm về tổ chức và bộ máy tổ chức

1 Khái niệm chung về tổ chức

Tổ chức đợc hiểu dới 2 góc độ:

Tổ chức là một hành động: Đó là việc liên kết nhiều ngời để thực hiện mộtcông việc nào đó Nh vậy tổ chức là sắp xếp, điều khiển một nhóm ngời để đạt tớimột đích nhất định Lúc này tổ chức gần nghĩa với quản lý

Tổ chức là một tập hợp ngời đợc sắp xếp theo một cấu trúc nhất định nhằmthực hiện một mục tiêu chung Thí dụ: một lớp học, một công ty

Vậy tổ chức là một cơ cấu có chủ định về vai trò, nhiệm vụ và đợc hợp thức hoá trong một hệ thống nhất định.

Cơ cấu có chủ định: Sắp xếp con ngời, công việc có chủ ý nhằm thực hiện mộtnhiệm vụ nào đó

Tổ chức đợc hình thành do yêu cầu nhiệm vụ đòi hỏi và đợc sự thừa nhận củacấp trên của tổ chức đó

Tổ chức chặt chẽ cho phép các cá nhân góp phần tốt nhất vào việc thực hiệnmục tiêu chung, hoạt động của bộ máy sẽ đạt hiệu quả cao nhất.

2 Phân loại tổ chức

Tổ chức chính thức: Là tổ chức gắn với cơ cấu chủ định có vai trò nhiệm vụ cụthể và đợc thiết lập theo con đờng chính thống Tổ chức này có quy chế hoạt động

rõ ràng và đợc thừa nhận của cấp có thẩm quyền

Tổ chức không chính thức: Là cơ cấu không xuất hiện theo sơ đồ tổ chức nhng

có những hành động hợp tác Tổ chức này không có mục tiêu chủ định nhng có thểmang lại sự hợp tác Tổ chức không chính thức có thể có ý nghĩa tích cực với bộmáy và cũng có thể có ý nghĩa tiêu cực Đây là một tồn tại khách quan mà các nhàquản lý phải quan tâm đúng mức

3 Bộ máy tổ chức

Là tổng thể các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau có những chức năng,quyền hạn và trách nhiệm nhất định, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhaunhằm bảo đảm việc thực hiện các chức năng quản lý, đa bộ máy đạt tới mục tiêu

đã xác định Thí dụ: Phòng Giáo dục của 1 huyện, Sở Giáo dục của 1 tỉnh

Mỗi bộ máy quản lý bao gồm nhiều bộ phận hợp thành, mỗi bộ phận có mụctiêu khác nhau nhng đều hớng về thực hiện mục tiêu chung của bộ máy

Mỗi bộ phận trong bộ máy có tính độc lập tơng đối, mỗi bộ phận có chứcnăng, quyền hạn khác nhau song đều nhằm thực hiện nhiệm vụ chung của bộ máy

II Sự hình thành bộ máy tổ chức và các loại hình chủ yếu

1 Sự hình thành bộ máy tổ chức

Khi có một nhiệm vụ mới xuất hiện, cha có bộ máy nào thực hiện hoặc bộmáy cũ không đủ khả năng thực hiện, ngời ta cần phải có một bộ máy tổ chức đểthực hiện nhiệm vụ đó - bộ máy tổ chức đợc hình thành Sự hình thành trải qua cácbớc:

- Hình thành bộ phận sơ khai của bộ máy

- Xác định nhiệm vụ cho bộ máy, nhiệm vụ rõ, không chồng chéo với nhiệm

vụ của các bộ máy khác trong hệ thống

- Dự kiến số cán bộ để sắp xếp vào bộ máy

- Xác định vị trí, các mối liên hệ của bộ máy mới với các bộ máy, bộ phận đãcó: + Vị trí, vai trò, chức năng

+ Mức độ, tính chất và quy cách quan hệ với các bộ máy đã có

- Tìm một kiểu cơ cấu tổ chức cho bộ máy phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ và

điều kiện thực tiễn

- Hình thành các bộ phận cơ bản và dần dần phát triển thành một bộ máy hoànchỉnh

2 Cơ cấu tổ chức của bộ máy

a Lôgic của công tác tổ chức:

1 Xây dựng mục tiêu chung của bộ máy

2 Hình thành các mục tiêu hỗ trợ cho các chính sách và chơng trình

3 Xác định và phân loại các hoạt động cần thiết để thực hiện các mục tiêu

4 Nhóm các hoạt động theo tính chất và đặc điểm của mục tiêu và nhân lực

5 Giao cho ngời đứng đầu mỗi nhóm những quyền hạn nhất định để tiến hànhcác hoạt động cần thiết

6 Ràng buộc các nhóm này theo chiều dọc và chiều ngang qua các mối quan

hệ về quyền hạn và trách nhiệm

b Phân chia các bộ phận trong bộ máy tổ chức

- Bộ phận quản lý: Là một lĩnh vực riêng biệt, một nhánh hay một đơn vị trong

bộ máy tổ chức có quyền hạn và trách nhiệm thực hiện một nhiệm vụ chuyên mônnhất định, góp phần hoàn thành nhiệm vụ chung của bộ máy

- Khâu quản lý: Là một cơ quan độc lập thực hiện một số chức năng, chịu sựquản lý trực tiếp của một cấp quản lý nhất định và nằm trong mối quan hệ theochiều ngang của bộ máy

- Cấp quản lý: Là tổng thể các khâu cùng một bậc trong hệ thống cấp bậc quản

lý Bộ máy quản lý có mối quan hệ theo chiều dọc tạo nên hệ thống thứ bậc trong

bộ máy Mỗi bộ máy có thể đợc chia thành nhiều cấp quản lý, mỗi cấp bao gồmmột số khâu nhất định

- Tầm quản lý: Là giới hạn của số khâu, số cấp quản lý và yếu tố tổ chức màchủ thể sử dụng để quản lý có hiệu quả bộ máy

Có 2 loại tầm quản lý: Tầm rộng hoặc hẹp, tầm cao hoặc thấp

3 Các nguyên tắc và phơng pháp thiết kế bộ máy

a Các yêu cầu bộ máy cần đạt tới

- Tính tối u của bộ máy: các khâu, các cấp quản lý đợc thiết lập bằng nhữngmối liên hệ hợp lý, với số khâu, số cấp quản lý tối thiểu nhng hiệu quả QL tối đa

- Tính linh hoạt: bộ máy có khả năng phản ứng linh hoạt với bất kỳ tình huốngnào xảy ra trong hoạt động Thời gian từ lúc ra quyết định đến lúc thực hiện quyết

định ngắn nhất, không trục trặc khi vận hành

- Đảm bảo độ tin cậy trong hoạt động: bộ máy đảm bảo tính chính xác của cácthông tin xuôi ngợc, duy trì sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận trong các hoạt

động

- Tính kinh tế của bộ máy: Chi phí quản lý ít nhất, hiệu quả quản lý cao nhất

- Cấu trúc bộ máy hợp lý, khoa học đảm bảo điều hành thuận lợi, đồng bộ vớicác bộ máy khác trong một hệ thống

b Nguyên tắc thiết kế bộ máy

- Phải luôn xuất phát từ đối tợng quản lý mà tổ chức chủ thể quản lý, xuất phát

từ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của quản lý mà sắp xếp bộ máy quản lý

- Tinh giản, tiết kiệm, có hiệu lực tối đa và hiệu quả kinh tế- xã hội tối u, sắpxếp biên chế gọn nhẹ, bố trí ngời theo chức danh, trong chất hơn trong lợng

- Càng ít cấp trung gian càng tốt, bộ máy quản lý càng cần cơ sở càng tốt

- Tuỳ theo tính chất của từng ngành mà tổ chức theo nguyên tắc song trùnghoặc phụ thuộc

- Kết hợp trực tuyến với chức năng, lấy trực tuyến là chính, phân biệt lãnh đạochỉ huy với tham mu, t vấn

- Kết hợp chế độ tập thể lãnh đạo với chế độ thủ trởng quản lý, giảm bớt chứcphó

- Kết hợp tối u tổ chức theo chiều dọc và chiều ngang (tăng chiều dọc thìnhiều cấp, tăng chiều ngang thì nhiều mối)

- Việc gì cũng phải đợc tổ chức, việc gì cũng phải có ngời phụ trách

c Các phơng pháp thiết kế bộ máy

- Phơng pháp tơng tự: Dựa vào việc thừa kế những u điểm, gạt bỏ những yếu

tố, những điểm yếu của bộ máy có sẵn để hình thành một bộ máy mới Bộ máymới sẽ có nhiều điểm giống bộ máy đã có

- Phơng pháp phân tích theo yếu tố: Đây là phơng pháp có thể vận dụng chotất cả các bộ máy ở tất cả các cấp quản lý PP này có thể chia thành các giai đoạn: + Giai đoạn 1: Xây dựng sơ đồ bộ máy tổng quát và xác định những kết luận

có tính chất nguyên tắc của bộ máy

+ Giai đoạn 2: Xác định những phần việc cho các bộ phận của bộ máy và xáclập các mối quan hệ giữa các bộ phận

+ Giai đoạn 3: Xác định những đặc trng của các yếu tố của bộ máy: chứcnăng, nhiệm vụ, quyền hạn) và quy định hoạt động của các bộ phận trong bộ máy(nội quy, quy chế, điều lệ)

- Phơng pháp thiết kế theo mẫu: Dựa trên một mẫu lý tởng, phân tích điều kiệnthực tế và sau đó thiết kế bộ máy của mình theo mẫu đó

- Phơng pháp thử nghiệm và loại suy: Tiến hành thử nghiệm việc xây dựngmột mô hình bộ máy hợp lý ở một số nơi, sau đó rút kinh nghiệm rồi nhân rộngcho các nơi khác

- Phơng pháp kết cấu hoá mục tiêu: Dựa trên việc thiết kế một hệ thống mụctiêu sau đó thiết kế bộ máy theo hệ thống mục tiêu đã thiết kế

4 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy

+ Cơ cấu này thu hút đợc các chuyên gia vào công tác lãnh đạo

+ Các bộ phận đợc chuyên môn hoá theo chức năng 1 cách tỷ mỷ nên giảmbớt gánh nặng cho ngời đứng đầu hệ thống

c Cơ cấu trực tuyến - chức năng liên hợp

- Là cơ cấu kết hợp cả kiểu cơ cấu trực tuyến và kiểu cơ cấu chức năng để tậndụng u điểm và khắc phục nhợc điểm của 2 kiểu cơ cấu

- Đặc điểm:

+ Ngời lãnh đạo chịu trách nhiệm về hệ thống nh trực tuyến nhng có sự giúp

đỡ của các bộ phận chức năng để chuẩn bị các quyết định quản lý cho lãnh đạo,

đồng thời hớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quyết định

+ Ngời đứng đầu các bộ phận chức năng không có quyền trực tiếp ra lệnhcho ngời thừa hành mà gián tiếp thông qua ngời lãnh đạo Bộ phận chức năng vừagiữ chức năng tham mu vừa giúp lãnh đạo chỉ đạo các hoạt động của bộ máy

Ưu điểm: + Lợi dụng đợc u thế của cả 2 loại cơ cấu trực tuyến và chức năng

+ Phù hợp với yêu cầu quản lý ngày càng mở rộng Đại bộ phận các bộmáy ở Việt Nam cấu tạo theo kiểu cơ cấu này

Nhợc điểm : Các cơ quan chức năng tăng lên làm cho bộ máy cồng kềnh, mỗi khicác bộ phận chức năng có ý kiến tham mu khác nhau, lãnh đạo rất khó ra quyết

định, tốn nhiều thời gian hội họp

d Cơ cấu trực tuyến - tham mu

- Là cơ cấu trực tuyến kết hợp với một bộ phận tham mu Về hình thức, bộmáy vẫn là cơ cấu trực tuyến, bộ phận tham mu chỉ cung cấp thông tin và các kiếnthức chuyên môn cần thiết cho lãnh đạo làm cho bộ máy gọn nhẹ Thực chất đây làcơ cấu trực tuyến nhng có thêm bộ phận tham mu giúp việc

Nhợc điểm: Do có tham mu nên tốc độ ra quyết định chậm, có thêm lời bàn nênlãnh đạo phải cân nhắc Cơ cấu này phù hợp với tầm quản lý rộng

III Định biên cho bộ máy, tuyển chọn và sắp xếp cán bộ

1 Định biên cho bộ máy là gì ?

Một bộ máy phải có một số lợng ngời nhất định để thực hiện nhiệm vụ đặt ra

ngời quản lý phải xác định số lợng ngời đó và sắp xếp họ vào các bộ phận của bộmáy Việc làm đó chính là định biên

* Định biên là xác định những đòi hỏi về nhân lực, sắp xếp các cơng vị trong bộmáy qua việc tuyển mộ, chọn lựa, sắp xếp, đào tạo và bồi dỡng con ngời

Đây là một giai đoạn của công tác tổ chức:

Xác định nhiệm vụ của các bộ phận để có cơ sở xác định những bộ phận đócần bao nhiêu ngời và những ngời nh thế nào Dự kiến phân chia ngời vào các bộphận, đảm bảo cho các bộ phận đủ khả năng hoàn thành nhiệm vụ

Định biên là việc quan trọng phải để riêng một mục trong quản lý Vì:

- Định biên đòi hỏi: (xác định biên chế và vai trò trong tổ chức) đòi hỏi một

số kiến thức và phơng pháp mà các nhà quản lý ít chú ý tới Họ chỉ chú ý đặt ra cácvai trò, cơng vị mà chú ý đến con ngời

- Để nhà quản lý có điều kiện dành nhiều chú ý đến yếu tố con ng ời khi lựachọn, đánh giá và phát triển con ngời

- Định biên là việc của nhà quản lý, trách nhiệm của nhà quản lý, còn phòng

tổ chức, nhân sự chỉ giúp việc, xa nay toàn giao cho nhân sự lấy ngời, phải gắntrách nhiệm ngời quản lý vào việc tuyển chọn ngời lao động

*Định biên phải đảm bảo:

- Định rõ chức danh, nhiệm vụ, thẩm quyền trách nhiệm và mối quan hệ trêndới ngang dọc rõ ràng cho cả bộ máy và cho từng cá nhân

- Sắp xếp con ngời theo khả năng hoàn thành nhiệm vụ, có năng lực trí tuệ vànăng lực thực hành đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ

- Bố trí biên chế theo khối lợng công việc, theo chức danh chung của nhà nớc

đã cụ thể hoá vào từng tổ chức, từng đơn vị Không để thừa, không để thiếu

- Có quy chế làm việc khoa học và cải tiến lề lối làm việc, bỏ lối tân quan tânchế gây khó khăn cho hoạt động của cấp dới

- Có sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy, chỉ rõ các mối quan hệ giữa các bộ phận và

Khi định biên lu ý: Xem xét một cách có hệ thống những nhu cầu về biên chếcủa từng bộ phận, xác định rõ nhiệm vụ, chức năng của từng vị trí để định biên.

2 Tuyển chọn và sắp xếp cán bộ

* Phân tích rõ đặc điểm công việc của từng bộ phận, từng vị trí công tác trong

bộ máy, trên cơ sở đó xác định yêu cầu về số lợng biện chế cần có Đồng thời xác

định các phẩm chất, năng lực mà con ngời cần có để đáp ứng đợc yêu cầu của côngviệc

* Liệt kê các yêu cầu về số lợng và yêu cẩu về con ngời cho từng bộ phận,từng vị trí

* Xác định phơng pháp tuyển chọn và nguồn tuyển chọn

* Dự kiến hoạt động đào tạo, bồi dỡng sau khi đã tuyển chọn và sắp xếp Việcnày sẽ thực hiện khi chúng ta không chọn đợc ngời đáp ứng ngay yêu cầu của côngviệc Hoặc có một số vị trí công tác cần có thời gian làm quen

- Phải có dự kiến lực lợng cán bộ dự bị làm nguồn Thu hút các ứng cử viênvào một số vị trí trong tổ chức

Lu ý:

+ Phải trả lời các câu hỏi: Cần bao nhiêu ngời, những ngời nh thế nào, lấy ở

đâu ra những ngời đó, bằng cách nào để chọn đúng ngời phù hợp với yêu cầu côngviệc?

+ Để định một biên chế cần làm rõ công việc có những yêu cầu gì, côngviệc phải có tầm cỡ tơng xứng, không rộng quá, không hẹp quá: rộng quá làmkhông hết, hẹp quá làm lãng phí biên chế

+ Mỗi cơng vị phải gắn với một công việc, có thử thách và thu hút toàn bộthời gian: không lãng phí thời gian, phải làm hết thời gian mới xong việc (địnhmức chính xác)

+ Khi tuyển chọn cán bộ cần lu ý: Thu hút nhiều ứng viên vào một côngviệc để có điều kiện chọn ngời phù hợp nhất với các yêu cầu của công việc Bằngcách: Cụ thể hoá đặc điểm cá nhân - Đối chiếu so sánh với yêu cầu của công việc,sau đó chọn lấy những ngời cần cho công việc đồng thời đảm bảo: Có các phơngpháp khoa học để tuyển chọn đúng ngời, không chọn bừa bãi, cảm tính Đảm bảongời đó a thích cho công việc và còn có khả năng phát triển

Chơng 4 Quyết định quản lý

I Khái niệm chung về quyết định quản lý

1 Khái niệm quyết định quản lý

a Quyết định quản lý là gì ?

Sản phẩm lao động của ngời quản lý là các quyết định quản lý

Quyết định quản lý là hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra

ch-ơng trình, mục tiêu và tính chất hoạt động của những ngời, những cấp thuộc quyền Trong khái niệm này có 2 ý:

- Hành vi sáng tạo chủ thể

- Định ra chơng trình mục tiêu hoạt động cho ngời dới quyền thực hiện

b Đặc điểm của quyết định quản lý

- Qyết định quản lý gắn với chủ thể quản lý, khác với thông tin quản lý.Thông tin quản lý là tin tức về đối tợng và các yếu tố khác mà chủ thể thu đợc đểlàm cơ sở xác định các tác động đến đối tợng quản lý

- Quyết định quản lý chỉ vận động theo một chiều từ chủ thể đến đối tợngquản lý

- Quyết định quản lý mang tính mệnh lệnh, những ngời dới quyền không cókhả năng lựa chọn mà buộc phải phục tùng quyết định

- Các quyết định quản lý bao giờ cũng đợc phát ra từ một chủ thể nhất định,mỗi hệ thống quản lý chỉ có một chủ thể quyết định còn quyết định của cấp thuộcquyền chỉ có ý nghĩa hớng dẫn, giải thích việc quyết định của cấp trên

c Vị trí vai trò của quyết định quản lý

- Quyết định quản lý là cơ sở, là căn cứ để điều chỉnh mọi hành vi của các bộphận, các yếu tố cấu thành trong quản lý Có thể nói toàn bộ hệ thống quản lý đợc

điều chỉnh bằng các quyết định:

+ Nếu quyết định quản lý đúng đắn bộ máy làm việc có hiệu quả

+ Nếu quyết định quản lý sai bộ máy hoạt động kém hiệu quả

- Quyết định quản lý là cơ sở, là căn cứ để đánh giá toàn bộ chất lợng quản lý.

Sự vận động và phát triển của bộ máy quản lý thế nào là do các quyết định chiphối

- Quyết định quản lý là cơ sở và cũng là tiêu chuẩn để đánh giá năng lực, trình

độ của cán bộ quản lý

- Quyết định quản lý cũng là tiêu chuẩn để đánh giá tinh thần, ý thức, thái độ

và trách nhiệm của những ngời, những cấp thuộc quyền

- Quyết định quản lý tác động và hành vi hoạt động của con ngời Con ngờiphức tạp nên tác động đến con ngời rất khó khăn, tế nhị Quyết định hợp lòng ng-ời động lực phát huy tính tích cực sáng tạo của con ngời Quyết định không hợplòng ngời có thể gây phản ứng chống đối, phá hoại, không chấp hành của ngời tiếpnhận nó

- Các quyết định khi phù hợp với lợi ích của mọi ngời thì có khả năng quy tụ

đợc sức mạnh của bộ máy  thực hiện đề tiêu đề ra

2 Các chức năng cơ bản của quyết định quản lý

- Chức năng định hớng: Quyết định quản lý chỉ ra cách thức tiến hành nhiệm

vụ trong quá trình hoạt động của bộ máy Nó quy định phơng hớng vận động vàphát triển của bộ máy Khi tiếp nhận quyết định quản lý, một hệ thống quản lý, ng-

ời dới quyền hiểu đợc ý nghĩa của các quyết định, nắm đợc nhiệm vụ của mìnhphải làm và cách thức hành động để hoàn thành nhiệm vụ đó

- Chức năng pháp lý: ( cỡng bức thực hiện): Quyết định quản lý là sản phẩm

của lao động quản lý, nó thể hiện quyền uy của chủ thể quản lý

+ Một hệ thống quản lý chỉ tồn tại và phát triển khi quyền uy của ngời đứng

đầu đợc đảm bảo, đợc thừa nhận Vì thế, tự thân quyết định quản lý có chức năngbuộc cấp dới phải thi hành

+ Quyền uy của chủ thể quản lý đợc thể hiện trực tiếp thông qua quá trìnhthực hiện quyết định Việc phục tùng các quyết định quản lý vừa là một nguyên tắctồn tại của hệ thống vừa là điều kiện đảm bảo quyền uy của ngời lãnh đạo

- Chức năng phối hợp: Mỗi quyết định quản lý cụ thể tác động đến nhiều đối

tợng trong hệ thống và các đối tợng khác có liên quan Quyết định quản lý có khảnăng phối hợp mọi ngời  hoàn thành một nhiệm vụ chung Do đó, sự hợp tác của

mọi ngời là yêu cầu của các quyết định quản lý và cũng là nguyên tắc phải đạt đợccác quyết định quản lý.

- Chức năng bảo đảm: Quyết định quản lý tạo ra các điều kiện để thực hiện

các mục tiêu đã đặt ra Nếu không có các điều kiện đó quyết định quản lý khôngthể biến thành hiện thực,.quyết định quản lý không thể có hiệu lực

- Chức năng văn hóa-xã hội: Bản thân mỗi quyết định quản lý là một sản

phẩm văn hóa thể hiện ở 2 khía cạnh: Hình thức trình bày của một quyết định thểhiện trình độ quản lý ở thời điểm đó Nội dung quyết định phản ánh đặc điểm xãhội ở một giai đoạn nhất định Vì thế, các văn bản mà các chế độ trớc đây banhành đều là những t liệu nghiên cứu đáng quý cho nhiều ngành khoa học: Văn hóa,lịch sử và quản lý

II Phân loại các quyết định quản lý

1 Mục tiêu phân loại.

- Do tính chất phức tạp của hoạt động quản lý và của các quản lý xẵ hội nênphải phân loại các quyết định nhằm hiểu rõ tính chất , yêu cầu của các quyết định,mức độ phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ đặt ra

- Phân loại để chỉ rõ đợc tính chất, đặc điểm và tầm quan trọng của từng loạiquyết định để tổ chức tốt việc đề ra các quyết định quản lý phù hợp, đảm bảo tínhkhả thi của các quyết định đó

- Phân loại để hiểu rõ tầm quan trọng của từng loại quyết định để tổ chức thựchiện có hiệu quả quyết định quản lý đã đề ra

2 Phân loại theo các tiêu chuẩn

a Theo tính chất của các quyết định, có các loại quyết định sau:

- Quyết định chiến lợc: quyết định đờng lối phát triển chủ yếu của bộ máy.Những quyết định lớn nh các chủ trơng, đờng lối phát triển của đất nớc, mộtngành, một công ty

- Quyết định chiến thuật nhằm đạt các mục tiêu có tính chất cục bộ (một bộphận, một thời điểm) để tiến tới hoàn thành các mục tiêu chiến lợc

- Quyết định tác nghiệp hàng ngày: các quyết định này mang tính chất điềuchỉnh các hoạt động hàng ngày của các bộ phận, các cơ quan trong một hệ thống:

b Theo thời gian thực hiện tình huống.

- Các quyết định dài hạn: thờng ở tầm vĩ mô của một hệ thống, một ngành: Kh

> 5 năm (gần với quyết định chiến lợc)

- Các quyết định trung hạn là các quyết định thực hiện một phần KH dài hạn 3

- 5 năm

- Các quyết định ngắn hạn< = 1 năm

Ba loại quyết định này tuỳ thuộc tầm quản lý Nên cơ sở nhỏ 3 - 5 năm cóthể là dài hạn Tầm vĩ mô toàn quốc, toàn ngành thì 5 - 10 năm mới là dài hạn

c Theo phạm vi tác động của các quyết định

- Những quyết định bao quát (bao trùm) toàn bộ khách thể quản lý: quyết định

có tầm ảnh hởng tới mọi thành viên trong toàn bộ hệ thống

- Những quyết định bộ phận: Có ảnh hởng tới một bộ phận, một số thành viêntrong hệ thống

- Những quyết định chuyên đề: có ảnh hởng đến một nhóm vấn đề nhất địnhhoặc một số chức năng quản lý nhất định

d Theo các chức năng của các quyết định trong hoạt động của cơ quan

Tuỳ theo các chức năng của các quyết định về vấn đề gì điều hành điều chỉnhchức năng nào của bộ máy quản lý mà ngời ta chia ra thành các loại quyết địnhkhác nhau:

- Các quyết định về chuyên môn: tuỳ cơ quan mà các chuyên môn là gì: sảnxuất, giảng dạy

- Các quyết định về nhân sự tổ chức

- Các quyết định về kinh tế xã hội

Ngoài ra có thể thấy, trong một bộ máy quản lý có thể có các loại quyết định:

- Loại quyết định mang tính chất chỉ thị, mệnh lệnh đòi hỏi phải thi hànhnhanh chóng, chính xác (tính cỡng chế cao - trực tiếp

- Loại quyết định gián tiếp nhằm mục đích khuyến khích hoạt động của các

bộ phận, các thành viên trong đơn vị quyết định này không mang tính cỡng chếcao nhng có hiệu quả cao: quyết định về chế độ khen thởng, về chính sách chế độlơng

III Quy trình ra quyết định quản lý