Bài giảng Khoa học quản lý - Chương 3

Tác dụng, vai trò bình thường hoặc đặc trưng của một người nào, một cái gì đó” GS Hoàng Phê chủ biên: Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm Từ điển Ngôn ngữ, Hà Nội, 1992 + Đôi khi người ta h

CHƯƠNG 3CÁC CHỨC NĂNG QUẢN LÝ

3.1 Khái niệm và phân loại chức năng quản lý

3.2 Các chức năng quản lý cơ bản

3.3 Mối liên hệ giữa các chức năng quản lý

Mục đích, yêu cầu

• Nắm được khái niệm các chức năng: kế hoạch, tổ

chức, chỉ đạo, kiểm tra

• Hiểu nội dung của các chức năng QL và có thể ứng dụng vào thực tế

• Thấy được vai trò của các chức năng, mối liên hệ

giữa các chức năng và có thái độ đúng đắn trong việc thực hiện các chức năng.

3.1 Khái niệm và phân loại chức năng

quản lý

3.1.1 Khái niệm chức năng quản lý

- Khái niệm chức năng:

+Theo Từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ này có hai nghĩa: “1 Hoạt động, tác dụng bình thường hoặc đặc trưng của một cơ quan, một hệ cơ

quan nào đó trong cơ thể; 2 Tác dụng, vai trò bình thường hoặc đặc

trưng của một người nào, một cái gì đó” (GS Hoàng Phê (chủ biên):

Từ điển Tiếng Việt, Trung tâm Từ điển Ngôn ngữ, Hà Nội, 1992)

+ Đôi khi người ta hiểu chức năng giống như nhiệm vụ: chức năng là hướng hoạt động cơ bản bao gồm một tập hợp nhiều nhiệm vụ tương đối giống nhau về mục đích, cách thức tiến hành của các đối tượng (tổ chức, con người, máy móc,…)

+ Có thể khái quát chức năng như là những tập hợp các hoạt động được phân chia thành các nhóm tương tự nhau, đã được xác định

trước cho các đối tượng cụ thể Đó cũng chính là những gì quyết định

sự tồn tại hay không của đối tượng đó (theo ý nghĩa giá trị)

- Khỏi niệm chức năng quản lý:

Chức năng quản lý là một dạng hoạt động quản lý chuyờn biệt mà thụng qua đú chủ thể quản lý tỏc

động lờn đối tượng quản lý nhằm đạt mục tiờu đề ra.

- Chức năng quản lý“ xuất hiện gắn liền với sự phân công và hợp tác lao động trong quá trình sản xuất

Ý nghĩa của chức năng QL

• Toàn bộ hoạt động QL đều được thực hiện thông qua

các chức năng QL, nếu không xác định được chức năng thì chủ thể Ql không thể điều hành được hệ thống QL

• Chức năng QL xác định vị trí, mối quan hệ giữa các bộ phận, các khâu, các cấp trong hệ thống QL

• Từ những chức năng QL mà chủ thể xác định các nhiệm

vụ cụ thể, thiết kế bộ máy và bố trí con người phù hợp

• Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ mà chủ thể QL có thể theo dõi, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh sự hoạt động của mỗi bộ phận và toàn bộ hệ thống QL

Quá trình quản lý

• Định nghĩa: Quá trình quản lý là quá trình hoạt

động của chủ thể quản lý nhằm thực hiện hệ thống các chức năng quản lý để đ a hệ quản lý tới mục tiêu

đã dự kiến.

• Đặc tr ng:

- Quá trình quản lý giữ vai trò trung tâm trong hệ

thống các hoạt động của chủ thể quản lý vì nó

chính là căn cứ xác định nội dung của hoạt động

quản lý, cách tổ chức các giai đoạn liên tục trong quá trình quản lý

- Các giai đoạn hoạt động quản lý th ờng diễn ra theo

một chu kỳ

Chu trình quản lý

Quá trình quản lý có tính chu kỳ đ

ợc gọi là chu trình quản lý

Chu trình quản lý là sự kết hợp các chức năng quản lý theo một trật tự

thời gian xác định

3.1.2 Phân loại chức năng quản lý

- Theo quan điểm truyền thống:

+ Henry Fayol: 5 chức năng của quản lý: Kế hoạch - Tổ chức - Chỉ

huy - Phối hợp - Kiểm tra.

+ D.M Kruk: cũng chia làm 5 chức năng: Kế hoạch - Tổ chức - Phối

hợp - Chỉ đạo - Kiểm kê và kiểm tra

- Theo quan điểm của Tổ chức UNESCO: phân loại chức năng quản lý

thành 8 nội dung

- Phân loại thông qua một số nội dung hoạt động quản lý:

Dự đoán - Kế hoạch hoá - Tổ chức - Động viên - Điều chỉnh - Kiểm tra - Đánh giá và hạch toán

- Phân loại theo nhóm công việc gắn với khái niệm qui trình quản lý:

Cách phân loại dựa trên nguyên lý giải quyết vấn đề, bao gồm các chức năng: Hoạch định - Tổ chức - Kiểm soát

- Phân loại theo quan điểm hiện đại: mọi công việc có xu hướng

chuyên môn hoá, ngày nay hoạt động quản lý phần lớn được phân loại theo các chức năng: Kế hoạch - Tổ chức - Chỉ đạo - Kiểm tra

3.2.1 Cỏc chức năng quản lý cơ bản

• 3.2.1.1 Chức năng kế hoạch (Planning)

Khỏi niệm : chức năng kế hoạch là quỏ trỡnh xỏc định cỏc mục tiờu

phỏt triển của tổ chức và lựa chọn những biện phỏp tốt nhất để thực hiện mục tiờu đó đề xuất

Chức năng kế hoạch là chức năng đầu tiờn của quỏ trỡnh quản lý; tồn tại trong mọi tổ chức, trong mọi hoạt động quản lý

* 3.2.1.2 Vai trũ của chức năng kế hoạch:

- Khởi đầu, định hướng cho quỏ trỡnh quản lý; giỳp cho tổ chức thấy rừ vị trớ hiện tại, biết phải làm gỡ? Làm như thế nào? Và sẽ

đi tới đõu? : khi đó xỏc định được cỏc mục tiờu tức là tổ chức đó

cú đớch để hướng tới

+ Chức năng kế hoạch định h ớng cho toàn bộ các hoạt động của quá trình quản lý Các chức năng

quản lý khác căn cứ vào chức năng kế hoạch để

triển khai thực hiện.

+ Chức năng kế hoạch có khả năng ứng phó với sự bất

định và sự thay đổi: tr ớc những biến đổi của

các nhân tố bên trong và bên ngoài nhà QL vẫn

phải tìm cách tốt nhất để đạt mục tiêu.

+ Lập kế hoạch cho phép nhà quản lý tập trung chú

ý vào các mục tiêu

+ Lập kế hoạch cho phép lựa chọn những ph ơng án tối u, tiết kiệm nguồn lực, tạo hiệu quả hoạt động cho toàn bộ tổ chức

- Là cơ sở để huy động cỏc nguồn lực

- Là căn cứ cho việc kiểm tra, đỏnh giỏ quỏ trỡnh thực hiện cỏc mục tiờu: cỏc mục tiờu là căn cứ cho cụng tỏc kiểm tra, đỏnh giỏ

Những đặc điểm của

việc lập KH

• Nhà QL cần phải đặt trọng tâm vào t

duy và hành động mang tính chiến l ợc

• Việc lập KH phải chú trọng vào t ơng lai

• KH phải định h ớng hoạt động không

những của nhà QL, mà của cả tổ chức

vào các kết quả đạt đ ợc

• KH phải thể hiện tập trung sự quan tâm

và nguồn lực vào các vấn đề bức xúc nhất

mà tổ chức đang quan tâm

• Phải quan tâm đến quan hệ hợp tác

Cã 4 c¸ch ph©n lo¹i chñ yÕu:

+ Dùa vµo yÕu tè thêi gian: kÕ ho¹ch dµi h¹n: 10-15

n¨m, kÕ ho¹ch trung h¹n 5-7 n¨m vµ kÕ ho¹ch ng¾n h¹n 1-2 n¨m.

Cßn gäi lµ KH chiÕn l îc, KH chiÕn thuËt; vµ KH t¸c

nghiÖp

+ Dùa vµo quy m« QL, cã: KH tæng thÓ, KH bé phËn

+ Dùa vµo nguån lùc: KH XD c¬ së vËt chÊt, KH QL tµi

hợp với quan điểm, đ ờng lối theo từng giai

đoạn phát triển của đất n ớc và địa ph

ơng)

- Thể hiện các mục tiêu và biện pháp t ơng

ứng bằng các loại kế hoạch nh : chiến l ợc,

quy hoạch, kế hoạch thực hiện theo thời

gian (năm, học kỳ, quý, tháng hoặc tuần

lễ)

(Weaknesses), thời cơ (Opportunities) và nguy cơ

(Threats) của cả hệ thống Đây là căn cứ quan trọng

để hoạch định kế hoạch

• Khả năng đáp ứng về các nguồn lực

Nguồn lực có hai dạng: nguồn lực bên trong và nguồn lực bên ngoài; Nh ng quan trọng hơn là nguồn lực bên trong

3.2.1.3 Nội dung của chức năng kế hoạch

1 Xác định và phân tích các mục tiêu

2 Xây dựng kế hoạch thực hiện mục tiêu

3 Triển khai thực hiện kế hoạch

4 Kiểm tra, đánh giá việc thực hiện kế hoạch

1 Xỏc định và phõn tớch cỏc mục tiờu

- Khái niệm mục tiêu: Mục tiêu là trạng thái t ơng

lai, “tiêu điểm” t ơng lai, hay kết quả cuối cùng mà một cơ sở hoặc bộ phận mong muốn đạt đến.

- Khỏi niệm mục tiờu quản lý: mục tiờu quản lý là trạng thỏi được xỏc định trong tương lai của đối tượng quản lý hoặc của một số yếu tố cấu thành nờn nú

- Đặc điểm về trạng thái của mục tiêu quản lý:

+ Trạng thái của mục tiêu QL là trạng thái ch a có (trạng thái mong muốn) hoặc đang có (trạng thái cần phải có) mà ta muốn đạt tới hoặc muốn duy trì

+ Trạng thái của mục tiêu quản lý là trạng thái

chỉ có đ ợc thông qua tác động quản lý và sự vận

động của các đối t ợng quản lý

• Đề ra mục tiêu là giai đoạn đầu tiên của quá trình

quản lý, nó quyết định toàn bộ sự diễn biến của quá trình đó

• Làm cơ sở lập kế hoạch hoạt động và phõn bổ cỏc nguồn lực

• Thiết lập cỏc tiờu chuẩn thực hiện cỏc hoạt động

• Mục tiêu quản lý là cơ sở của mọi tác động quản lý Xác

định đúng đắn mục tiêu là b ớc đầu tiên dẫn đến các tác động quản lý, là yếu tố quan trọng để đề ra các quyết định quản lý và bảo đảm hiệu quả của các

quyết định đó

• Tạo sự hấp dẫn với đối tượng quản lý

• Quyết định hiệu quả hoạt động của tổ chức

Tính chất của mục tiêu quản lý

• Tính hệ thống: Mỗi mục tiêu cần phải đặt trong mối quan hệ với các

mục tiêu khác sao cho không mâu thuẫn, loại trừ nhau, luôn có mối quan hệ thứ bậc ưu tiên.

• Tính chuyên biệt: Mục tiêu của tổ chức nào, hệ thống quản lý nào

cũng phải đặc trưng và thể hiện rõ chức năng của tổ chức và hệ

thống quản lý ấy.

• Tính xác định và lượng hoá các mục tiêu: Các mục tiêu phải được

xác định rõ ràng, kể cả những mục tiêu định tính cũng nên có kết quả cụ thể, mục tiêu định lượng thì cần thể hiện bằng những chỉ

tiêu, những thông số cụ thể

• Tính thời hạn: Các mục tiêu cần có thời hạn thực hiện để làm cơ sở

cho sự giám sat, kiểm tra, đánh giá,

• Tính hướng đích: Các mục tiêu đặt ra phải chứa đựng trong đó sự

cố gắng, sự nỗ lực phấn đấu của cả tổ chức, hệ thống quản lý, luôn

là sự đi lên, phát triển, hoàn thiện tốt đẹp hơn.

• Tính thực tế: Xác định mục tiêu phải phù hợp với điều kiện thực tế,

phù hợp với khả năng của tổ chức, hệ thống quản lý

Yêu cầu của mục tiêu quản lý

• Không ngừng đổi mới: mục tiêu phải luôn đổi mới cho phù hợp với sự phát triển của ngành, lĩnh vực và xã hội.

• Được vận dụng sáng tạo trong điều kiện cụ thể: nhà quản lý

cần phát huy tính sáng tạo, năng động và biết vận dụng

sáng tạo trong điều kiện và hoàn cảnh cụ thể của tổ chức

của mình

• Thể hiện được ý chí quyền lực của cấp trên, chi phối các

hoạt động của lĩnh vực đang quản lý: mỗi mục tiêu quản lý

đề ra đều phải thể hiện được yêu cầu của cấp trên, sự phát triển của tổ chức và mục tiêu sẽ là sự định hướng, chi phối các hoạt động của tổ chức

Phân loại Mục tiêu quản lý

• Phân loại theo không gian của đối t ợng quản lý

(hay cấp quản lý): có mục tiêu chung toàn ngành địa

ph ơng; mục tiêu cơ sở (MT cấp cao; MT cấp trung gian; MT cấp cơ sở)

• Phân loại theo độ dài thời gian của giai đoạn

phát triển của hệ thống bị quản lý: mục tiêu dài

hạn (15-20 năm), trung hạn (5 năm), ngắn hạn (1

năm)

• Theo phạm vi bao trùm của nội dung quản lý:

mục tiêu tổng thể; mục tiêu bộ phận;

• Dựa theo cỏch thể hiện mục tiờu: MT định tớnh và MT định

lượng…

• Dựa trên các tiêu chuẩn phân loại nói trên:

- Mục tiêu chiến l ợc (toàn ngành, tổng thể, lâu dài,

then chốt.)

Mọi sự phân loại chỉ có tính chất qui ớc; phải

nhìn thấy và tính đến sự thống nhất biện

chứng của các mục tiêu

Tốt nhất là có sự t ơng tác giữa cấp trên và cấp d ới

trong việc xác định hệ thống mục tiêu của tổ chức

Những căn cứ để xác định Mục tiêu quản lý

o MT phát triển KT- XH của đất n ớc và của địa ph ơng

o MT phát triển sự nghiệp của ngành lĩnh vực, tổ

chức

o Hiện trạng KT-XH và hiện trạng của ngành, lĩnh vực,

tổ chức

o Những điều kiện về nhân lực, vật lực, tài lực, thời

gian để đảm bảo thực hiện MT

Các ph ơng pháp xác định MTQL

• Nhóm ph ơng pháp nghiên cứu:

- Ph ơng pháp tiếp cận ngoại suy: Chú ý việc không

phải đầu t quá nhiều nhân, tài, vật lực, đồng thời chú ý việc loại trừ các thiếu sót và hạn chế đã biết

hoặc đã vấp phải trong quá trình thực hiện MTQL.

Có thể thực hiện theo một trình tự 4 b ớc

+ Xác định mục tiêu tất yếu: Lựa chọn những trạng

thái tất yếu, có tính quy luật và mong đợi, coi đó là

bộ phận cấu thành của MTQL

+ Lựa chọn những trạng thái mong muốn và có điều

kiện thực hiện, tìm cách nhập chúng vào MTQL; tạo

thêm điều kiện để biến cái có thể thành cái tất yếu

+ Xác định những trạng thái tất yếu hoặc có

thể có nh ng không mong đợi, tìm cách hạn chế chúng trong MTQL bằng những biện pháp, ph

tiêu phải khả thi do đã có đủ hoặc gần đủ các

điều kiện biến chúng thành hiện thực

2009

ít - Có 2 GV đi

học nâng cao trình độ

- Tỷ lệ HS l u ban, bỏ học

Không - Xây thêm

phòng học, mua sắm thêm trang thiết bị dạy

học

Ph ơng pháp tiếp cận tối u:

Xác định mục tiêu trên cơ sở tính toán để chỉ sử

dụng ít ph ơng tiện, chi phí nhỏ nhất mà đạt hiệu

quả lớn nhất.

Muốn đạt tới MT B, ta hãy tìm ra một vài ph ơng án

khác nhau Sau đó lần l ợt phân tích, so sánh các ph

ơng án với nhau để tìm ra ph ơng án đỡ tốn kém các nguồn lực nhất mà vẫn đạt MT.

Có thể sử dụng bảng ma trận SWOT (The Analysis of

Strengths, Weaknesses, Opportunities and Threats)

để phân tích, đánh giá về các khía cạnh của hoạt

O 1 S

* Quyết định chiến l ợc thực hiện mục tiêu:

- Xác định các ph ơng án thực hiện mục tiêu: Đ a ra các ph

ơng án cụ thể nhằm thực hiện MT.

- Đánh giá các ph ơng án thực hiện mục tiêu : Đánh giá về

nguồn lực để thực hiện các ph ơng án; Sự thống nhất giữa

ph ơng án thực hiện MT chung và MT bộ phận; Sự liên kết các ph ơng án thực hiện các MT mạng l ới; Các ph ơng án phải h ớng vào giải quyết những vấn đề cấp thiết, rõ ràng, có cơ

sở và khả thi.

Một ph ơng án thực hiện MT tối u phải có khả năng khai thác triệt để những thế mạnh của tổ chức

- Quyết định lựa chọn ph ơng án thực hiện MT : Phải chọn

ra đ ợc những ph ơng án thích hợp nhất với năng lực của tổ chức Việc lựa chọn ph ơng án thực hiện MT tốt nhất sẽ phải căn cứ vào những nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm

tàng trong t ơng lai của tổ chức

*Nhóm ph ơng pháp trực cảm:

- Ph ơng pháp chuyên gia : Hỏi ý kiến các chuyên gia

về sự phát triển của đối t ợng, về những mục tiêu có thể đạt đ ợc Tổng hợp các ý kiến để tìm ra ý kiến chung

- Ph ơng pháp sắm vai : Những ng ời tham gia đ ợc chia thành từng nhóm, mỗi nhóm đ ợc thảo luận về việc xác định mục tiêu với một số dữ kiện cho tr ớc

- Ph ơng pháp nhóm họp theo điều khiển học :

Lập một số nhóm Mỗi nhóm phải trả lời một số câu hỏi về việc xác định mục tiêu Sau đó thuyên chuyển theo một trình tự nhất định các thành viên

từ nhóm này sang nhóm khác Các thành viên mới sẽ

đóng góp ý kiến mới Từ đó ta xác định đ ợc mục tiêu

- Danh sách các mục tiêu không nên quá dài

và phải chứa đựng những đặc tr ng chính của nhiệm vụ công tác.

- Các mục tiêu phải xác đáng, càng cụ thể càng tốt với các chỉ tiêu về số l ợng, chất l ợng,

thời hạn phải hoàn thành cũng nh các nguồn lực Cần xác định MT u tiên, MT kỳ vọng.

- Cần đề ra các tiêu chuẩn để kiểm tra tính xác đáng của hệ thống mục tiêu.

IV Những thái độ đối với xác định

Mục tiêu

xác định thiếu căn cứ, đến sự cứng nhắc trong tổ chức, quản lý; đến sự bảo thủ và thiếu phản ứng nhanh nhạy tr ớc thực tiễn nên không kịp thời xem xét và sửa đổi những quyết định lỗi thời.

lai vì có quá nhiều điều ch a biết,tốt nhất là nắm lấy công việc và thời cơ mà hành động ở từng nơi, từng lúc MT đ ợc xác

định với thái độ này có nguy cơ rơi vào sự ứng biến không mạch lạc, thiếu hệ thống, thiếu ph ơng h ớng dẫn đến khả năng đi chệch MT

ơng lai bằng cách áp dụng các ph ơng pháp khoa học để giảm bớt sự không chắc chắn của t ơng lai muốn hoạch định.

Quyết định lựa chọn mục tiêu

tr ởng để tự quyết định lựa chọn MT.

MT nh ng tr ớc khi quyết định có hỏi ý kiến ng ời

khác

trọng có ảnh h ởng lớn đến đời sống của nhà tr ờng hoặc đến danh dự và đời sống CB, GV hoặc ảnh

h ởng đến danh dự và t ơng lai của HS)

danh mục các chuẩn kiểm tra MTQL

1 Các MT có bao hàm đ ợc những nội dung chính của công việc không?

2 Có quá nhiều MT không? Có kết hợp một số MT đ ợc không? 3.Các MT có xác đáng không?

4 Các MT có chỉ ra đ ợc: số l ợng; chất l ợng; thời hạn phải hoàn thành; các nguồn lực; tính xác đáng của MT hay không?

5 Các MT kỳ vọng có hợp lý không?

6 Có thứ tự u tiên không?

7 Có phù hợp và tính thống nhất không?

8 Đã thông báo các MT cho những ng ời cần đ ợc thông báo ch a?

9 Các nguồn lực và quyền hạn của tổ chức có đủ để thực hiện MT không?

10 MT đã đ ợc thảo luận và xây dựng một cách dân chủ ch a?

2 Xõy dựng kế hoạch thực hiện mục tiờu

• Cỏc bản kế hoạch phải được trao đổi, gúp ý, bàn bạc một cỏch dõn chủ cụng khai

• Khi xõy dựng kế hoạch cần cố gắng làm rừ cỏc cụng việc cần tiến hành, thời gian, địa điểm thực hiện, nguồn lực cần thiết để thực hiện cỏc cụng việc

• Sự phõn loại KH gắn liền với sự phõn loại MT:

Tr ớc khi đi vào xây dựng KH, một tổ chức cần phải

xác định sứ mệnh (là một loại MT rộng, dựa trên

những tiền đề kế hoạch hóa, những tiền đề này

là những giả định cơ bản về mục đích tồn tại của

tổ chức, những giá trị của tổ chức, những đặc tr

ng chuyên biệt cũng nh vị trí các tổ chức trong XH) :

• KH chiến l ợc: là các hoạt động chi tiết để đạt đ ợc MT chiến l ợc; h ớng vào những vấn đề lớn nh : hoạt động

để đáp ứng đ ợc các điều kiện đang thay đổi;

việc phân phối nguồn lực trong phạm vi toàn bộ tổ chức; Những hành động cần tiến hành để tạo nên một nỗ lực chung, thống nhất và có sức mạnh trong toàn bộ tổ chức để có thể đạt đ ợc MT chiến l ợc.

KH chiến l ợc th ờng có thời hạn từ 3 đến 5 năm cho

một tổ chức và dài hạn hơn 10 hoặc 15 năm cho một ngành hoặc một quốc gia KH chiến l ợc đ ợc XD ở cấp

QL cao nhất.

• KH chiến thuật:

- là những cách thức đ ợc vạch ra để hỗ trợ cho việc triển khai KH chiến l ợc cũng nh đạt đ ợc các MT

chiến thuật;

- có thời hạn từ một đến 3 năm cho một tổ chức, từ 3

đến 5 năm cho một ngành hoặc một quốc gia;

- KH này đ ợc xây dựng bởi cấp QL trung gian

- do cấp QL thấp nhất xây dựng

* Ngoài ra qui hoạch cũng là một loại kế hoạch gắn với một nội

dung hoạt động, trờn một địa bàn hay một tổ chức, trong một

khoảng thời gian cụ thể