Kỹ năng giao tiếp CBQL

MỐI QUAN HỆ LÀ ƯU TIÊN HÀNG ĐẦUNếu người lãnh đạo quá áp đặt, các thành viên của nhóm hoặc nhân viên sẽ phản đối sự thay đổi một cách gay gắt.. LÃNH ĐẠO SỰ THAY ĐỔI MỘT CÁCH THÔNG MINH •

CHO CBQL CẤP THCS

HIỆP ĐỨC, 10-11/01/2011

NỘI DUNG

1 Quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả.

2 Giải quyết mâu thuẫn theo hướng tích cực.

3 Lãnh đạo một cách hiệu quả việc phát triển đội ngũ.

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI

NGHỆ THUẬT TẠO RA TRIỂN VỌNG

SỰ THAY ĐỔI

Hãy nghĩ về một thay đổi mà anh/chị đã thực hiện, đã

tham gia hoặc buộc phải thực hiện:

• Suy ngẫm về sự thay đổi đó - mỗi học viên (HV) viết ra

giấy để mô tả về quá trình thực hiện thay đổi (thời

gian, qui trình, kế hoạch, người tham gia)

• Thảo luận về quá trình thay đổi với ít nhất hai học viên

khác Quá trình thay đổi hiệu quả ở mức nào? Anh/chị rút ra bài học gì về sự thay đổi? Nếu được thực hiện thay đổi đó một lần nữa, anh/chị sẽ làm gì khác trước?

MÔ HÌNH THAY ĐỔI DỰA TRÊN NHỮNG TỒN TẠI

VÀ THAY ĐỔI ĐỂ PHÁT TRIỂN

THAY ĐỔI DỰA TRÊN NHỮNG

MỐI QUAN HỆ LÀ ƯU TIÊN HÀNG ĐẦU

Nếu người lãnh đạo quá áp đặt, các thành viên của nhóm (hoặc nhân viên) sẽ phản đối sự thay đổi một cách gay gắt Nếu người lãnh đạo quá an phận với cơ cấu hiện tại của tổ chức thì càng khó thay đổi hiện trạng

LÃNH ĐẠO SỰ THAY ĐỔI MỘT CÁCH THÔNG MINH

• Giới thiệu kỹ càng về bối cảnh/kế hoạch thay đổi

• Lắng nghe và học hỏi từ những người đã gắn bó lâu hơn với tổ

chức

• Tham gia tìm hiểu sự kiện và cùng giải quyết vấn đề

• Phân tích tình huống một cách thận trọng, không hấp tấp

• Giải quyết triệt để những khúc mắc của mọi người

• Nhiệt tình, thành thật và thẳng thắn về các tình huống thay đổi

• Nhận hỗ trợ đối với những điều cần thay đổi

• Xây dựng một kế hoạch khả quan để thực hiện và tạo nên sự thay

đổi

QUẢN LÝ THAY ĐỔI HIỆU QUẢ

Sẵn sàng – Bắn – Ngắm

• Mối quan hệ là quan tâm hàng đầu (quá nhanh/quá chậm)

• Tôn trọng “hiệu ứng chìm” về kết quả thực hiện

• Thận trọng với những kế hoạch quá lớn

• Hành vi có trước niềm tin

• Trao đổi trong quá trình thực hiện là điều tối quan trọng

• Tìm hiểu về việc thực hiện trong quá trình thực hiện

• Niềm hứng khởi trước lúc thực hiện có thể không bền

• Dám mạo hiểm và học hỏi

• Có thể chấp nhận sự kiên quyết

- Peters & Waterman 1982

Mức độ

từ chối

Thời gian phục hồi

Kết quả

thực hiện thực tế

Chê nh l

ệch về

kết quả

thự c hi

NHỮNG RÀO CẢN ĐỐI VỚI SỰ THAY ĐỔI TRONG

HỆ THỐNG GIÁO DỤC VIỆT NAM

Kỹ thuật khăn trải bàn: HV hoạt

CÁC YẾU TỐ THEN CHỐT CỦA TRƯỜNG HỌC HIỆU QUẢ

HV HOẠT ĐỘNG THEO NHÓM, SỬ DỤNG SƠ ĐỒ XƯƠNG CÁ:

• Xác định các yếu tố/khái niệm then chốt đối với hiệu quả hoạt động của

nhà trường và viết vào các ô dưới đây.

• Liệt kê tất cả các khía cạnh liên quan đến mỗi yếu tố.

Điều gì tạo nên trường học hiệu quả -

Nghiên cứu

MÔI TRƯỜNG HỌC TẬP AN TOÀN

VÀ MANG TÍNH KHUYẾN KHÍCH

XÂY DỰNG CỘNG ĐỒNG HỌC TẬP

TINH THẦN TRÁCH NHIỆM

KỲ VỌNG CAO ĐỐI VỚI MỌI HỌC SINH

TẦM NHÌN VÀ MỤC TIÊU XUYÊN SUỐT

DẠY HỌC

CÓ MỤC ĐÍCH

CHÚ TRỌNG HOẠT ĐỘNG DẠY VÀ HỌC

LÃNH ĐẠO

CÓ TRÌNH ĐỘ

TRƯỜNG HỌC HIỆU QUẢ

ĐẶC ĐIỂM CỦA TRƯỜNG HỌC HIỆU

QUẢ

LÃNH ĐẠO CÓ TRÌNH ĐỘ CHUYÊN MÔN:

• Phương pháp tiếp cận kiên định và hướng tới mục đích

• Phương pháp tiếp cận chú trọng sự tham gia

• Đi tiên phong về chuyên môn – trực tiếp tham gia và có kiến thức về

Đặc điểm của trường học hiệu quả

TẦM NHÌN VÀ MỤC TIÊU CHUNG:

• Có mục đích chung và sự đồng thuận về các giá trị

• Nhất quán trong hoạt động dạy học và chuyên môn

• Hướng dẫn về chương trình và quản lý hành vi có tác động tích cực đối

với tiến bộ của học sinh

• Tinh thần đồng đội và hợp tác

KỲ VỌNG CAO:

• Mọi giáo viên đều có vai trò tích cực trong việc hỗ trợ và theo dõi tiến bộ

của học sinh

• Kỳ vọng đối với kết quả của mọi học sinh được trao đổi

• Học sinh được thử thách tư duy

TINH THẦN TRÁCH NHIỆM:

• Tập trung cao độ vào việc cải thiện kết quả học tập của học sinh

• Thường xuyên kiểm tra và lập kế hoạch dựa trên bằng chứng về tiến bộ

của học sinh

• Khám phá, tư liệu hóa và rà soát các giải pháp cách tân để đáp ứng với

nhu cầu đa dạng của học sinh.

CỘNG ĐỒNG HỌC TẬP:

• Phát triển năng lực nhân viên ngay tại nhà trường

• Cha mẹ học sinh tham gia vào việc học tập của con cái

MÔI TRƯỜNG HỌC TẬP AN TOÀN VÀ MANG TÍNH KHUYẾN KHÍCH:

• Tăng lòng tự trọng của học sinh

• Quản lý hành vi một cách rõ ràng, nhất quán và công bằng

• Phản hồi nhanh chóng, trực tiếp và tích cực đối với học sinh và đồng

nghiệp

• Chuyển tải niềm tin đến với học sinh và xây dựng tiêu chuẩn của hành

vi trưởng thành

• Bầu không khí/cảm giác yên bình và nghiêm túc trong nhà trường

• Tạo môi trường làm việc lôi cuốn và mang tính thách thức

Đặc điểm của trường học hiệu quả

TRƯỜNG HỌC THÀNH CÔNG

SỰ LÃNH ĐẠO CHỨ KHÔNG PHẢI NGƯỜI LÃNH ĐẠO

CHIẾN LƯỢC

RÕ RÀNG HAY MƠ HỒ

THÍCH NGHI NHANH CHÓNG

KIỂM SOÁT NHỮNG BẤT LỢI

CÂN BẰNG MỌI THỨ ĐÚNG NGƯỜI

NHÌN XA NHÌN GẦN

MỐI LIÊN KẾT KHĂNG KHÍT

THỰC HIỆN HIỆU QUẢ

TRƯỜNG HỌC THÀNH CÔNG

SỰ LÃNH ĐẠO CHỨ KHÔNG PHẢI NGƯỜI LÃNH ĐẠO

CHIẾN LƯỢC

RÕ RÀNG HAY MƠ HỒ

THÍCH NGHI NHANH CHÓNG

KIỂM SOÁT NHỮNG BẤT LỢI

CÂN BẰNG MỌI THỨ ĐÚNG NGƯỜI

NHÌN XA NHÌN GẦN

MỐI LIÊN KẾT KHĂNG KHÍT

THỰC HIỆN HIỆU QUẢ

NỘI DUNG TẬP HUẤN - BUỔI 2

chuyện kể: “TOÀ THÁP”.

đạt hiệu quả

Khả năng lưu giữ thông tin

Qua nghe

Qua nhìn

Nghe và nhìn

Nghe, nhìn và thảo luận

Nghe, nhìn, thảo luận và làm

PHƯƠNG PHÁP TẬP HUẤN

HỌC QUA “LÀM”

– Bài học đạo đức từ câu chuyện trên là gì?

– Liệt kê những khía cạnh của câu chuyện liên quan đến vai trò quản lý quản lý giáo

dục của anh/chị

– Hoàn thành câu sau bằng cách điền từ vào chỗ trống:

• Một cán bộ quản lý giáo dục không phải ………, mà là

………

• Kết thúc câu truyện, chàng trai trẻ tìm cách để có thể đóng góp cho cộng đồng của

mình một cách tích cực Với cương vị là một cán bộ quản lý giáo dục, anh/chị hãy liệt

kê các cách để có thể xây dựng năng lực cho trường mình/các trường khác và cộng đồng nhà trường

• Chia sẻ suy nghĩ của anh/chị trong nhóm, sau đó thống nhất ý kiến và ghi lại câu trả

lời của cả nhóm với mỗi câu hỏi và các ý trong mục 1 và 2 ở trên

• Chia sẻ ý kiến trước lớp

XÂY DỰNG VĂN HOÁ HƯỚNG DẪN–KÈM CẶP

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

- Hướng dẫn–kèm cặp là gì?

- Những điều gì không phải là hướng dẫn–kèm

cặp!

- Tạo sao cần hướng dẫn–kèm cặp?

- Có phải hướng dẫn–kèm cặp phù hợp với tất cả mọi người?

(HV đọc tài liệu ở trang 12 để tìm hiểu

về Hướng dẫn - kèm cặp)

XÂY DỰNG VĂN HOÁ HƯỚNG DẪN–KÈM CẶP

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

“Hướng dẫn–kèm cặp là sự cộng tác liên tục, giúp tạo ra kết quả cao trong đời sống cá nhân và

chuyên môn Thông qua quá trình hướng dẫn–kèm cặp, mọi người học tập sâu hơn, cải thiện kết quả thực hiện và tăng cường chất lượng cuộc sống.

Hướng dẫn–kèm cặp là những cuộc đối thoại tập trung vào chủ đề xuất phát điểm hiện tại của mỗi

người và điều họ sẵn sàng làm để đạt được mục tiêu mong muốn trong tương lai.”

XÂY DỰNG VĂN HOÁ HƯỚNG DẪN–KÈM CẶP

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ

Các cuộc đối thoại trong hướng dẫn – kèm cặp

có mục đích:

- Làm rõ mục tiêu với các cá nhân hoặc nhóm,

- Xem xét tình huống hiện tại (thực tế - điều gì thực hiện được và điều chưa thực hiện được),

- Hợp tác để tìm ra giải pháp, thống nhất về hành động (cái gì, như thế nào và khi nào)

- Thực hiện qui trình hỗ trợ để đảm bảo việc duy trì các hành vi mới

Xây dựng trường học hiệu quả thông qua

hướng dẫn–kèm cặp

MÔ HÌNH GROWTH (PHÁT TRIỂN) THEO 8 BƯỚC:

Mối quan hệ - xây dựng niềm tin

G Goals (mục tiêu) – bạn cần đạt mục tiêu gì?

R Reality (thực tế) – hiện trạng đang diễn ra thế nào?

O Options (giải pháp) – bạn có thể làm gì?

W Will (dự định) – bạn sẽ làm gì?

T Tactics (chiến thuật) – làm như thế nào và khi nào?

H Habits (thói quen) – làm thế nào để duy trì thành công bền vững?

Kết quả – thụ hưởng kết quả

VÍ DỤ MÔ HÌNH GROWTH (PHÁT TRIỂN) THEO 8 BƯỚC:

Mối quan hệ - xây dựng niềm tin

G - Goals (mục tiêu) - Làm thế nào để HS lớp 9 trường mình tham gia thi Olimpic Tiếng Anh trên Internet vào ngày 12/2/2011 đat kết quả tốt

R - Reality (thực tế) : - Tình hình chuẩn bị bồi dưỡng của GV và học tập của HS hiện nay như thế nào ?

O - Options (giải pháp) Anh (chị) có thấy khó khăn, vướng mắc gì khi thực hiện những vấn đề đó ? (những rào cản trong việc thực hiện kế

hoạch)

W - Will (dự định) : Từ nay đến ngày thi chúng ta phải làm gì ?

T - Tactics (chiến thuật) : cách thức thực hiện những giải pháp

H - Habits (thói quen) - Ngoài việc bồi dưỡng KT, các thầy cô đã có kế hoạch hướng dẫn kỹ năng làm bài trên mạng

Kết quả – thụ hưởng kết quả

8 kỹ năng cốt lõi trong hướng dẫn–kèm cặp

1 Xây dựng niềm tin: Tham gia, dành thời gian lắng nghe, tìm hiểu người khác,

lời nói đi đôi với hành động, trung thực và đáng tin cậy, thể hiện sự tôn trọng

ý kiến của người khác và giữ bí mật.

2 Luôn có mặt: Luôn sẵn lòng giúp đỡ, hoàn toàn chú tâm vào đối tượng, dừng

mọi hoạt động khác và cố gắng không ngắt quãng, đảm bảo ngôn ngữ cơ thể truyền đạt đúng thông điệp, đừng nhanh chóng đưa ra những giải pháp

cứng nhắc, hài hước khi cần thiết và tạm gác lịch công tác của bạn sang một bên.

3, Lắng nghe tích cực: Lắng nghe nhiều và nói ít, sử dụng ngôn ngữ cơ thể

nhiều hơn lời nói, biết thoải mái với sự im lặng, lắng nghe bằng toàn bộ tâm trí và hoàn toàn quên đi công việc của bạn, cố gắng không ngắt lời và diễn giải sao cho phù hợp.

4 Làm rõ: Nhắc lại một số từ ngữ và/hoặc toàn bộ những điều người đó nói để

thể hiện bạn đang lắng nghe, tóm tắt điều người đó nói, kiểm tra lại để đảm bảo hiểu đúng, khuyến khích người đó nói ra suy nghĩ và cảm xúc thật của

họ

6 Cô đọng & súc tích: Nói rõ ràng, lưu loát và thẳng thắn,

diễn đạt những vấn đề quan trọng một cách ngắn gọn, tóm lược ý của người đó một cách súc tích hơn, nói tiếng Việt

thuần tuý, sử dụng phép ẩn dụ và so sánh để minh hoạ ý

8 Phản hồi: Ghi nhận sự tiến bộ và học hỏi của người đó,

khen ngợi kết quả, diễn đạt thẳng thắn và trung thực, tránh nói chung chung hoặc đưa ra phán xét.

Các mục tiêu I – SMART (tôi thông minh)

• I Inspiring (lôi cuốn)

• S Smart (thông minh)

• M Measurable (đo lường được)

• A Achievable (khả thi)

• R Results driven (hướng tới kết quả)

• T Time bound (có giới hạn thời gian)

HƯỚNG DẪN – KÈM CẶP TRONG NHÓM

THẢO LUẬN NHÓM: CÁC NHÓM THÀNH CÔNG

1 Mỗi học viên viết ra giấy một nhóm thành công nhất mà

bạn từng là thành viên

2 Viết ra tất cả lý do tạo nên thành công của nhóm đó

3 Các thành viên trong nhóm chia sẻ ý kiến

4 Cả nhóm quyết định chọn ra 10 yếu tố quan trọng nhất tạo

nên thành công của một nhóm dựa vào kinh nghiệm của các thành viên

5 Trình bày kết quả của nhóm trước cả lớp

“Nhóm là một số người có các kỹ năng bổ trợ cho nhau, cùng

cam kết hướng tới một mục đích, mục tiêu hoạt động chung, có phương pháp tiếp cận chung và có trách nhiệm

với nhau.”

Xây dựng nhiệt huyết đổi mới

Xây dựng mối quan hệ hợp tác

Phát huy tối đa

tư duy tập thể

Khuyến khích đối thoại thực sự Xây dựng mục tiêu

và định hướng rõ ràng

Giải thích về 7 nguyên tắc then

chốt

1 Xây dựng mục tiêu và định hướng rõ ràng: Tất cả chúng ta có cùng chung

một hướng đi hay không?

2, Xây dựng tinh thần cùng làm chủ: Tất cả chúng ta có cam kết đồng lòng

hay không?

3 Xây dựng nhiệt huyết đổi mới: Chúng ta có tư duy sáng tạo và thách thức

các giới hạn hay không?

4 Xây dựng mối quan hệ cộng tác: Chúng ta có xây dựng mối liên hệ khăng

khít với người khác không?

5 Phát huy tối đa tư duy tập thể: Chúng ta có khai thác được kiến thức và

kinh nghiệm của tất cả các thành viên trong đội hay không?

6 Khuyến khích đối thoại đích thực: Chúng ta có bàn về những yếu tố quan

trọng để làm nên tiến bộ hay không?

7 Tạo bầu không khí trách nhiệm: Chúng ta có trách nhiệm với hành động

của bản thân và với nhau hay không?

Nguyên tắc số 4:

Xây dựng mối quan hệ hợp tác

+ Khuyến khích nâng cao ý thức về kinh nghiệm của các thành viên trong nhóm và thúc đẩy các cuộc hội thoại giúp tăng cường mối quan hệ

- Mọi công việc đều có thể thành công khi mọi người hợp tác với nhau,

có thể là hợp tác giữa các thành viên trong nhóm hoặc hợp tác với các nhóm khác để đạt được mục tiêu

- Cốt lõi của mọi điều chúng ta làm là mối quan hệ với người khác Khi

những mối quan hệ này tốt và tích cực, mọi việc sẽ tiến triển Khi những mối quan hệ này không tốt, người ta sẽ lảng tránh và mọi việc sẽ bị

chậm đi hoặc ngừng lại

- Khi mọi người kết nối chặt chẽ với các thành viên khác trong nhóm, khi các mối quan hệ đều cởi mở và tương trợ lẫn nhau, khi đó, trọng tâm

sẽ được đặt vào việc đạt kết quả chứ KHÔNG PHẢI là bảo vệ lợi ích cá nhân

NGUYÊN TẮC SÔ 6:

KHUYẾN KHÍCH HỘI THOẠI THẬT SỰ

và khám phá các quan điểm và cách nhìn nhận khác nhau thông qua những cuộc hội thoại thực sự

khích các quan điểm khác biệt, thậm chí đối lập

thường dẫn tới kết quả tốt hơn Từ những xung đột

về quan điểm thường xuất hiện các giải pháp thay

thế mới và tốt hơn

động chưa được xem xét toàn diện, khi những quan điểm khác biệt chưa được xem xét, người ta sẽ chỉ đạt được sự cam kết nửa vời

NGUYÊN TẮC SÔ 6:

KHUYẾN KHÍCH HỘI THOẠI THẬT SỰ

Thang biến thiên về sự đồng ý

Một biện pháp hữu ích để dẫn dắt các cuộc đối thoại trong một nhóm nhiều khả năng có nhiều ý kiến khác nhau là Sử dụng một THANG BIẾN THIÊN VỀ SỰ ĐỒNG Ý trong phần lập kế hoạch hoặc thảo luận trong nhóm

+ Cách thực hiện THANG BIẾN THIÊN VỀ SỰ ĐỒNG Ý

Vẽ một thang dưới dạng đường thẳng và đánh dấu 05 điểm:

Sử dụng thang này giúp mọi người nêu các quan điểm khác nhau Thang

Biến thiên về Sự đồng ý giúp duy trì cuộc hội thoại mang tính xây dựng Nếu một số ít trong nhóm giữ quan điểm ở vị trí số 5 về một vấn đề cụ thể, có thể đặt câu hỏi: Chúng ta có thể điều chỉnh quyết định hoặc hoạt động này như thế nào

để anh/chị có thể ủng hộ?

NGUYÊN TẮC SÔ 7:

TẠO BẦU KHÔNG KHÍ TRÁCH NHIỆM

- Một vai trò quan trọng của mọi người LÃNH ĐẠO nhóm là xây dựng

“văn hóa” có trách nhiệm, trong đó mọi người chịu trách nhiệm với

những điều họ đã cam kết.

- Khi các thành viên trong nhóm có trách nhiệm với hành động của

mình thay vì tìm cách đổ lỗi hoặc bào chữa, sẽ xảy ra những điều khiến chúng ta ngạc nhiên Những thách thức tưởng chừng không thể vượt qua sẽ dần biến mất, các dự án hoặc công việc đã bị đình trệ sẽ bắt đầu tiến triển

• Như thế nào

• Một số cách duy trì và phát triển trách nhiệm gồm:

• Dành thời gian để thường xuyên kiểm tra tiến độ và nghiêm túc thực

XỬ LÝ MÂU THUẪN

ĐƯA RA PHẢN HỒI VÀ LÀM CHỦ NHỮNG TÌNH HUỐNG HỘI THOẠI KHÓ KHĂN

Xử lý mâu thuẫn theo hướng tích cực

- Trong trường học hằng ngày thường xảy nhiều mâu thuẫn Mâu thuẫn giữa GV với GV, HS với GV, HS với HS….

- Điều quan trọng là người quản lý có cách giải

quyết các mâu thuẫn đó làm sao để người trong

cuộc khỏi bị tổn thương

- Để làm đựợc điều đó người quản lý phải xử lý mâu thuẫn theo hướng tích cực Có nghĩa là dùng trí tuệ cảm xúc để giải quyết.

Xử lý mâu thuẫn theo hướng tích cực

HV làm bài tập (trang 20-21) Bảng kiểm tự đánh giá trí thông minh cảm xúc

“Người ta đã chứng minh rằng năng lực làm chủ bản thân và các kỹ năng xã hội có tác động tới 110% trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức”