Slide bài giảng về Word

1.6- Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa: Kích chuột vào menu File, chọn Open  Click vào biểu tượng Open trên thanh công cụ  Chọn tập tin tài liệu  Nhấn nút Open hoặc Double Click Ổ đ

Microsft Word

SOẠN THẢO VĂN BẢN BẰNG

MICROSOFT WORD

1- Những khái niệm và thao tác cơ bản:

1.2- Khởi động Microsoft Word:

A Kích chuột vào nút Start,

Word.

Microsoft Word trên màn hình

desktop (hình chữ W màu

xanh).

của Word trên thanh công

cụ của Office (nếu có).

D Tìm và thi hành tập tin

WINWORD.EXE.

(B)

(C) (A)

Standard Toolbar

Office Assistant

Scroll bar

Status bar

Minimize Restore/Maximize

Close

Task Pane

Formating Toolbar

Vùng soạn thảo

Các thành phần của màn hình làm việc:

 Title bar: Thanh tiêu đề.

 Menu bar: Thanh menu.

 Standard toolbar: Thanh công cụ chuẩn, chứa các chức

năng soạn thảo hay sử dụng.

 Formating toolbar: Thanh công cụ định dạng, chứa các chức năng hay dùng trong định dạng.

 Ruler: Thước kẻ, trên đó hiển thị độ đo chiều dài.

 Task Pane: Một đối tượng của Word, liệt kê một số chức

năng, tài liệu được mở gần đây.

 Office Assistant: Hệ thống hỗ trợ của Office.

 Scroll bar: Thanh cuốn, bấm và rê thanh cuốn cho phép xem các phần không hiển thị đủ trên màn hình.

 Status bar: Thanh trạng thái, cho biết một số trạng thái của Word.

1.4- Tạo một tài liệu mới:

Tạo tập tin mới: Tiến hành một

trong 3 cách sau:

A Kích chuột vào menu File,

Chọn New

B Kích chuột vào nút New trên

thanh công cụ chuẩn

C Nhấn tổ hợp phím Ctrl + N

(A)

(B)

1.5- Lưu tài liệu:

 Click vào biểu tượng đĩa mềm

trên thanh công cụ.

 Chọn ổ đĩa, thư mục chứa

 Gõ tên tài liệu

 Chọn kiểu tài liệu (mặc định

là *.doc)

Ổ đĩa, thư mục lưu

Hộp thoại lưu tài liệu

Tên tài liệu (tập tin)

Kiểu tài liệu

1.6- Mở tài liệu đã tồn tại trên đĩa:

 Kích chuột vào menu File,

chọn Open

 Click vào biểu tượng Open

trên thanh công cụ

 Chọn tập tin tài liệu

 Nhấn nút Open (hoặc Double

Click)

Ổ đĩa, thư mục chứa

Chọn tập tin

Mở nhiều tài liệu cùng một lúc

 Word cho phép nhiều tài liệu được mở cùng một lúc

 Tuy nhiên ta không nên mở quá nhiều tài liệu cùng 1 lúc vì sẽ làm rối màn hình.

Rất nhiều tập tin đã được tạo mới hoặc mở Mỗi hình chữ nhật tương ứng với một tập tin

Đóng tài liệu đang soạn thảo Taskbar

1.7- Lưu tài liệu đã mở dưới một tên khác:

 Vào File, chọn Save as (F12)

 Cách thức chọn ổ đĩa, thư mục, gõ tên Giống như thao tác lưu lần đầu tiên.

1.8- Lưu tài liệu theo một định dạng khác,

lưu với password:

 Vào File, chọn Save as

 Cách thức chọn ổ đĩa, thư mục, gõ tên Giống như thao tác lưu lần đầu tiên.

 Click vào Tools, chọn Security Options (đối với

Office2003), chọn Gerneral Options (đối với

Office2000)

Mật khẩu để mở

tập tin

Mật khẩu để hiệu chỉnh

1.9- Quản lý màn hình hiển thị và các thanh công cụ:

 Thay đổi các chế độ hiển thị trang màn hình soạn thảo:

 Vào menu View, chọn:

 Normal: Hiển thị bố cục đơn giản cho phép ta soạn thảo nhanh.

 Web Layout: Hiển thị như trang Web (trông thấy hình nền, văn bản bao phủ khít cửa sổ).

 Print Layout: Những gì ta soạn thảo, định dạng sẽ được in như thế ra máy in.

 Outline: Phù hợp với loại tài liệu được chia thành nhiều phần, nhiều chương Tiêu đề, hình ảnh, đường biên trang giấy sẽ không xuất hiện.

 Phóng to, thu nhỏ màn hình hiển thị:

 Vào menu View, chọn Zoom , chọn cách thức zoom tại Zoom to

 Hoặc click vào biểu tượng Zoom trên thanh công cụ

chuẩn.

 Quản lý thanh công cụ:

 Vào View  Toolbars, bật/tắt

các thanh công cụ cần thiết

bằng cách click vào.

 Lưu ý: Không nên mở nhiều thanh công cụ vì sẽ chiếm không gian soạn thảo, chỉ bật những thanh công cụ cần thiết.

 Thoát khỏi môi trường làm việc:

 Đóng 1 tài liệu: Vào menu File, chọn Close hoặc click vào biểu tượng X (Close Window) ở góc trên bên phải cửa sổ

 Thoát khỏi Word: Vào menu File, chọn Exit hoặc click vào biểu tượng X (Close) ở góc trên bên phải cửa sổ

 Và nhiều cách khác giống như đóng 1 ứng dụng thông thường.

2- Soạn thảo cơ bản:

2.1- Một số thao tác soạn thảo cơ bản:

 Ý nghĩa một số phím ← ↑ → ↓ , Page Up, Page

Down, Home, End, Insert.

 Thao tác trên khối văn bản:

 Chọn nội dung văn bản:

 Chọn 1 từ: Double click lên từ đó, ctrl+shift+

 Chọn 1 khối:

 Cách 1: Dời con trỏ đến đầu khối Nhấn và giữ nút trái đồng thời kéo lê chuột quét con trỏ đến cuối khối Nhả nút chuột khi đã hoàn tất.

 Cách 3: Dời điểm chèn đến đầu khối

Nhấn và giữ Shift đồng thời sử dụng các phím mũi tên di chuyển điểm chèn đến

cuối khối, vùng lựa chọn sẽ đổi màu.

 Chọn 1 khối:

 Sử dụng thanh chọn (Selection Bar):

- Giữa lề trái của văn bản và mép trái của cửa sổ có một khoảng trống, khoảng trống này được gọi là thanh chọn Khi dời con trỏ chuột đến thanh chọn, con trỏ chuột

biến thành hình mũi tên  Bạn có thể sử dụng thanh chọn ấy để chọn nội dung văn bản.

 Chọn nhiều nhiều dòng liên tiếp nhau:

 Để chọn một khối văn bản, sử dụng một trong những cách sau đây:

 Cách 1:

 Dời con trỏ chuột đến thanh chọn trước dòng

đầu tiên của những dòng muốn chọn cho đến

khi con chuột biến thành mũi tên  Nhấn và giữ nút trái đồng thời kéo lê con chuột quét từ dòng đầu đến dòng cuối cùng.

 Cách 2:

 Dời con trỏ chuột đến thanh chọn trước dòng

đầu tiên của những dòng muốn chọn cho đến

khi con chuột biến thành mũi tên  , click trái để chọn dòng này Dời con trỏ chuột đến thanh

chọn trước dòng cuối cùng của những dòng

muốn chọn cho đến khi con chuột biến thành

mũi tên  , giữ phím Shift rồi click vào dòng này.

 Chọn toàn bộ tài liệu:

 Cách 1:

 Nhấn giữ Ctrl trong khi dời con trỏ

chuột đến một vị trí bất kỳ trên thanh chọn và click trái chuột.

 Cách 2:

 Nhấn tổ hợp phím Ctrl + A .

 Sử dụng các phím chọn nhanh:

NHẤN PHÍM ĐỂ CHỌN TỪ VỊ TRÍ CỦA ĐiỂM CHÈN ĐẾN

Shift + → ký tự bên phải điểm chèn

Shift + ← ký tự bên trái điểm chèn

Shift + ↑ dòng phía trên

Shift + ↓ dòng phía dưới

Shift + Home đầu dòng

Shift + End cuối dòng

 Sử dụng các phím chọn nhanh:

NHẤN PHÍM ĐỂ CHỌN TỪ VỊ TRÍ CỦA ĐiỂM CHÈN

ĐẾN

Shift + PgUp đầu trang

Shift + PgDn cuối trang

Shift + Ctrl + Home đầu tài liệu

Shift + Ctrl + End cuối tài liệu

 Sao chép nội dung văn bản từ nơi này đến nơi

khác:

 Chọn từ, câu, đoạn cần sao chép.

 Click vào nút Copy trên thanh công cụ (hoặc

vào Edit/Copy hoặc nhấn Ctrl + C).

 Đặt dấu nhắc tại nơi cần sao chép đến.

 Click vào nút Paste trên thanh công cụ (hoặc

vào Edit/Paste hoặc nhấn Ctrl + V).

 Di chuyên nội dung văn bản từ nơi này đến nơi

khác:

 Chọn từ, câu, đoạn cần di chuyển.

 Click vào nút Cut trên thanh công cụ (hoặc vào

Edit/Cut hoặc nhấn Ctrl + X).

 Đặt dấu nhắc tại nơi cần di chuyển đến.

 Click vào nút Paste trên thanh công cụ (hoặc

vào Edit/Paste hoặc nhấn Ctrl + V).

 Xóa bỏ/Phục hồi nội dung văn bản:

 Chọn từ, câu, đoạn cần xóa.

 Nhấn nút Delete hoặc Backspace.

 Để phục hồi nội dung văn bản vừa xóa, click vào biểu tượng Undo trên thanh công cụ (hoặc

vào Edit/Undo hoặc nhấn Ctrl + Z).

Tìm kiếm và thay thế văn bản:

Tìm kiếm và thay thế văn bản: (tt)

 Gutter: Mức lề mà văn

bản phải dịch cách mép

trang, khi in chừa gáy

để đóng tài liệu.

 Gutter position: Vị trí lề:

trái (Left) hay đỉnh

(Top).

+ Định dạng trang in: (tt)

 Tại thẻ Paper:

 Paper size: Loại

giấy (Letter, A4,

A3, )

 Different first page:

Tiêu đề đầu trang của các trang sau khác với trang đầu

+ Xem tài liệu trước khi in:

2.2- Định dạng văn bản:

 Định dạng Font:

 Chọn

từ/câu/đoạn/khối văn bản cần định dạng.

 Vào Format 

Font

 Tại thẻ Font:

 Định dạng đơn giản:

2.2- Định dạng văn bản: (tt)

Màu ký tự

Các kiểu gạch dưới

Các hiệu ứng

+ Cách sử dụng thước:

Thụt vào đầu dòng mỗi đoạn (First Line Indent)

Thụt vào khi xuống dòng (Hanging Indent)

Lề trái (Left Indent) Lề phải (Right Indent)

+ Định dạng đoạn:

 Chọn đoạn văn cần định dạng.

 Vào Format  Paragraph

2.4- Thiết lập Bullets và Numbering:

 Đánh ký hiệu hay số đầu mỗi đoạn:

 Thiết lập Bullets

 Thiết lập Numbering

2.4- Thiết lập Bullets và Numbering: (tt)

2.4- Thiết lập Bullets và Numbering: (tt)

 Nút Character: chọn ký hiệu đầu

đoạn (giống Insert/Symbol).

trái bao nhiêu

2.4- Thiết lập Bullets và Numbering: (tt)

2.4- Thiết lập Bullets và Numbering: (tt)

Định dạng thêm nếu

có sau khi đã chọn

Number style Kiểu số đầu dòng

Số đầu dòng được

bắt đầu là bao nhiêu:

1, 2, 3,,,

 Các ý nghĩa còn lại tương tự

như Bullets Chỉ định và click

OK.

2.5- Borders and Shading (Đường biên và bóng

2.5- Borders and Shading (Đường biên và bóng

Độ rộngđường

biên

Tác động cho

Text hay Paragraph

2.5- Borders and Shading (Đường biên và bóng

2.5- Borders and Shading (Đường biên và bóng

2.6- Chia cột văn bản (Column):

 Cách 1: Nhập xong văn bản rồi chọn các đoạn cần chia cột.

 Cách 2: Nếu bạn chưa nhập xong nhưng lại muốn chia cột cho các đoạn đã nhập, hãy Enter dư ra 1 dòng sau

đoạn cuối cùng cần chia cột (Hoặc vào Insert  Break,

chọn Continuous để phần sau ngắt đoạn không sang

trang, Next page để phần sau ngắt đoạn phải sang

trang) Nếu không làm như thế, khi bạn muốn kết thúc

văn bản dạng cột để nhập như bình thường (một cột),

Enter hay Shift + Enter để xuống dòng thì cột báo sẽ

dài ra… và đoạn văn bản này sẽ nằm ở cột cuối cùng

2.6- Chia cột văn bản (Column): (tt)

 Chia cột: Vào Format  Columns…

2.6- Chia cột văn bản (Column): (tt)

 Ngắt cột: Đặt dấu nhắc đầu đoạn cần đưa qua

2.7- Tạo chữ rơi (Drop Cap):

 Di chuyển con trỏ vào đoạn muốn tạo chữ

rơi Nếu muốn chữ rơi cho cả từ đầu tiên của đoạn thì chọn cả từ đó.

 Vào Format  Drop Cap…

2.7- Tạo chữ rơi (Drop Cap): (tt)

cách chữ rơi

2.8- Thiết lập Tab (Mốc dừng):

 Phím Tab mặc định:

 Nhấn Tab, mouse di chuyển 0.5inch (1.27cm)

 Mốc dừng (Tab stop):

 Cần phải xác định loại Tab: left tab, right tab,

center tab, decimal tab… cùng các leader (dấu

dẫn trang)

2.8- Thiết lập Tab (Mốc dừng): (tt)

 Cách 1: Click Mouse vào nút [đầu mút bên trái

của thước ngang] để chọn loại tab, sau đó click

vào đúng các vị trí (theo số liệu đã cho (nếu có) hoặc cảm nhận bằng mắt thường (khi bài tập

không cho số liệu) trên thước ngang  vào

Format  Tabs…, trong hộp thoại Tabs, tại Tab

stop position, lần lượt chọn các giá trị Tab 

chọn 1 (hay 2, 3, 4) trong khung Leader  Set)

2.8- Thiết lập Tab (Mốc dừng): (tt)

Danh sách các

Tab đã được đặt

trước Canh lề các Tab

Dấu dẫn đường

các Tab

Lần lượt chọn các

Tab và chỉ định

2.8- Thiết lập Tab (Mốc dừng): (tt)

 Cách 2:

 Vào Format  Tabs…, trong hộp thoại Tabs, lần

lượt gõ các giá trị Tab stop tại Tab stop

position  trong khung Alignment, chọn Left

(hay Center, Right, Decimal, Bar)  trong khung

Leader chọn 1 (hay 2, 3, 4)  Set)

2.8- Thiết lập Tab (Mốc dừng): (tt)

 Ngoài văn bản, trên 1 dòng nhấn phím Tab để thiết lập Tab đã được xác định.

 Lưu ý:

 Khi xuống dòng qua đoạn mới, nếu không sử dụng

Tab nữa thì nên xóa Tab

Viết hoa ký tự đầu

tiên của mỗi câu

2.9- Tính năng AutoCorrect:

 Vào Tools 

AutoCorrect

Viết hoa ký tự

đầu tiên đối với

mỗi câu trong ô

của bảng biểu

Viết hoa tên của các

ngày trong tuần

2.9- Tính năng AutoCorrect:

 Vào Tools 

AutoCorrect

Thay thế chuỗi văn bản

khi bạn gõ Thay chuỗi

Replace bởi chuỗi With

2.10- Soạn thảo công thức toán học:

 Vào Insert Object

 Tại thẻ Create New, chọn Microsoft Equation 3.0

2.10- Soạn thảo công thức toán học: (tt)

 Vào Insert Object

 Tại thẻ Create New, chọn Microsoft Equation 3.0

 Chọn công thức tương ứng từ thanh Equation

2.11- Tạo và quản lý các Style:

 Style là gì?

 Là sự kết hợp nhiều của nhiều định dạng như:

font chữ, kích cỡ, thụt lề mà bạn muốn lưu trữ lại thành 1 tập hợp Khi bạn áp dụng 1 style, tất

cả những định dạng trong style đó sẽ có tác dụng cùng lúc.

2.11- Tạo và quản lý các Style: (tt)

 Tạo 1 Style:

 Nếu Styles and Formatting chưa mở, click vào

Styles and Formatting trên thanh Formatting.

2.11- Tạo và quản lý các Style: (tt)

 Trong Styles and Formatting task pane, click vào

nút New Style

 Tại hộp thoại Name, gõ vào tên style.

 Ở hộp thoại Style type, click nút List

 Chọn các chức năng mà bạn muốn hoặc click vào

nút Format để định dạng thêm.

2.11- Tạo và quản lý các Style: (tt)

2.11- Tạo và quản lý các Style: (tt)

2.11- Tạo và quản lý các Style: (tt)

 Hiệu chỉnh Style:

 R-Click vào Style muốn hiệu chỉnh tại Styles and

Formatting, chọn Modify (để xóa 1 style: chọn

Delete)

 Thiết lập lại các định dạng giống như cách tạo

ban đầu.

3- Bảng biểu (Table):

 Thanh công cụ Table and Borders:

 Chèn Table:

 Cách 1: Click vào nút Insert Table trên thanh

công cụ Table and Borders

 Cách 2: Vào menu Table  Insert Table

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Xác định số cột tại Number of collumns

 Xác định số dòng tại Number of rows

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Thay đổi độ rộng cột/dòng:

 Đặt mouse tại đường biên, khi xuất hiện mũi tên

2 chiều rồi kéo và thả.

 Trộn ô:

 Chọn các ô cần trộn, vào Table  Merge Cells

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Chia 1 ô thành nhiều ô:

 Chọn ô cần chia, vào Table  Split Cells

 Xác định số cột, dòng giống như thao tác tạo

bảng.

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Canh chỉnh dữ liệu trong ô:

 R-Click vào ô,

chọn Cell Alignment,

chọn vị trí phù hợp.

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Tính toán trên Table:

Sử dụng để tính toán đơn giản, ngắn gọn (nếu yêu cầu cao hơn: sử dụng Excel)

 Đặt dấu nhắc vào ô cần sử dụng công thức toán học

 Vào Table  Formular

 Chọn công thức tại

Paste function

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Một số hàm cơ bản:

 SUM: Tính tổng

 ABS: Lấy giá trị tuyệt đối

 MAX: Lấy giá trị lớn nhất

 Ý nghĩa một số thông số:

=SUM(Left): Tổng giá trị của các ô bên trái (so với

ô đang áp dụng công thức)

=SUM(Right): Tổng giá trị của các ô bên phải

=SUM(Above): Tổng giá trị của các ô bên trên

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Sắp xếp dữ liệu trên bảng:

 Chọn các cột cần sắp xếp (nên chứa cả tiêu đề)

 Vào Table  Sort

so sánh tiếp nếu cột Sort by bên trên bằng nhau

3- Bảng biểu (Table): (tt)

 Ascending: Sắp thứ tự tăng dần

 Descending: Sắp thứ

tự giảm dần

Nếu chọn cột không chứa

by, Then by tiêu đề cột sẽ được thay bằng

Collumn1, Collumn2, Collumn3 (theo thứ tự

từ trái qua)

4- Các đối tượng vẽ:

 Vẽ hình đơn giản:

 Đường thẳng (Line), mũi tên (Arrow), hình chữ

nhật (rectangle), hình bầu dục (Oval):

thảo.

 Click vào nút AutoShapes trên thanh Drawing,

chọn kiểu dáng thích hợp rồi kéo thả trên vùng

soạn thảo.

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

 Gõ văn bản vào Textbox:

 Ta tiến hành nhập văn bản, định dạng Font như bình thường.

 Đối với AutoShapes, Rectangle, Oval:

 R-Click vào, chọn Add Text.

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

 Định dạng các đối tượng vẽ:

 Chọn đối tượng

 Sử dụng các nút lệnh trên thanh Drawing

Phủ màu (Fill Color)

Màu đường biên

Color)

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

Kiểu nét đường

biên (Line Style)

Kiểu nét gạch (Dash Style)

Kiểu mũi tên (Arrow Style)

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

 Hoặc có thể định dạng các đối tượng vẽ

bằng cách:

 Double Click vào đường biên

 Chọn Format TextBox (AutoShape )

 Chỉ định tại các thẻ Colors and Lines , Size

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

 Vị trí giữa các đối tượng trong văn bản:

 R-Click vào đường biên

 Chọn Order, có 4 vị trí để chúng ta chọn.

4- Các đối tượng vẽ: (tt)

 Vị trí của đối tượng vẽ so với văn bản:

 R-Click vào đường biên

 Chọn Format Textbox (hoặc Format

AutoShape )

 Chọn vị trí tại thẻ Layout Rồi OK.

+ WORDART:

 Ý nghĩa: Cho phép bạn tạo chuỗi văn bản với

những hiệu ứng: nghiêng, xoay, bóng mờ, duỗi ra một cách sống động