Bài giảng về Word

Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài Tạo bài mới: File/ New hoặc nhấp chuột vào biểu tượng New  trên thanh công cụ chuẩn  Lưu bài : File/ Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng Save  trên

Phần mềm Microsoft Word

1 Giới thiệu chung

2 Cách tạo mới, lưu, đóng và mở 1 bài.

3 Các thao tác soạn thảo văn bản cơ bản.

4 Định dạng văn bản : Font, Paragraph, Tab

5 Chia cột, tạo bảng trong Word

6 Chèn hình, textbox và công thức

7 Một số chức năng khác : Mail Merge

8 Định dạng trang văn bản và in ấn

1 Giới thiệu chung

 MS Word là phần mềm soạn thảo văn bản mạnh, nằm trong bộ công cụ văn phòng của hãng Microsoft.

 Một số phiên bản Microsoft Office là : Office

97, Office 2000, Office XP, Office 2003

 Khởi động Microsoft Word : Start/ Programs

 Microsoft Word hoặc nhấp biểu tượng W

 Thoát khỏi Word : Gọi lệnh File/ Exit hoặc

nhấp vào dấu  ở góc trên bên phải.

1 Giới thiệu chung: màn hình Word

Thanh công cụ chuẩn

Người trợ giúp

Thanh cuộn

Thanh trạng thái

Nút phóng to, thu nhỏ và đóng cửa sổ chương trình

Cửa sổ nhiệm vụ Thanh công cụ định dạng

Vùng soạn thảo

2 Cách tạo mới,lưu,đóng và mở bài

 Tạo bài mới: File/ New hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng New () trên thanh công cụ chuẩn

 Lưu bài : File/ Save hoặc nhấp chuột vào biểu tượng

Save () trên thanh công cụ chuẩn, chọn đường

dẫn đến thư mục lưu trữ, và đặt tên tập tin.

 Mở bài cũ : File/ Open hoặc nhấp chuột vào biểu

tượng Open () trên thanh công cụ chuẩn, chọn

đường dẫn, và chọn tên tập tin muốn mở.

 Đóng 1 bài đang mở : File/ Close hoặc nhấp vào

dấu  ở góc trên bên phải của tài liệu đó Lưu ý : Ta không nên mở quá nhiều bài cùng 1 lúc.

3 Các thao tác soạn thảo cơ bản (1)

 Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:

 Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare

 Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt : VNI, ABC, Unicode

 Di chuyển con trỏ trong Word :

 Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown

 Dùng thanh cuộn dọc và ngang

 Quét khối văn bản :

 Kéo rê chuột từ đấu đến cuối vùng chọn

 Đè Shift kết hợp với các phím di chuyển để quét khối

 Đè Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc

3 Các thao tác soạn thảo cơ bản (2)

 Xoá dữ liệu : có thể quét khối để xóa nhiều ký tự

 Delete : xóa ký tự phía sau con trỏ

 BackSpace : xóa ký tự phía trước con trỏ

 Ghi chèn, ghi đè : nhấn nút Insert để đổi chế độ ghi

 Insert : chữ gõ vào sẽ đẩy các ký tự ra sau

 Overwrite: chữ gõ vào sẽ đè và xóa ký tự đang có

 Sao chép, di chuyển

 Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để sao chép, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra Có thể dán nhiều lần

 Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào bộ nhớ,

đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán ra

4 Định dạng văn bản

1 Sử dụng thanh công cụ Format

2 Định dạng phông chữ : Format/ Font

3 Định dạng đoạn : Format/ Paragraph

4 Đóng khung và tô màu : Border & Shading

5 Thêm chấm đầu dòng : Bullet & Numbering

6 Định dạng mốc dừng trên thước tab.

4.1.Sử dụng thanh công cụ Format

Kiểu chữ định sẵn

(Normal – Bình thường)

Phông chữ

Kích thước chữ

In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U)

Căn lề trái, giữa, phải, đều hai phía Màu chữ

Kích chuột vào mũi tên để chọn màu

Bôi đen chữ, đoạn văn bản cần định dạng rồi kích chuột vào các nút hoặc chọn phông, kích cỡ chữ ở trên thanh

công cụ định dạng,…

4.3.Định dạng đoạn:Format/Paragraph

Indent and Spacing

Căn lề văn bản (Left – trái, right -

phải, center - giữa, justified – căn

đều)

Khoảng cách tới lề (Left - tới lề

trái, Right - tới lề phải)

First line By (dòng đầu tiên thụt

vào so với các dòng khác bao

nhiêu)

Khoảng cách tới các đoạn

trước(Before) và sau (After) là

bao nhiêu điểm (point)

Khoảng cách hai dòng liên tiếp

trong đoạn văn bản (Single – 1

dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng)

4.4.Format/ Border&Shading (1)

Kiểu đường viền (border)

Màu đường viền

(automatic - tự động)

Kích thước của đường viền

Các đường viền muốn có (nút

chìm) và không muốn có (nút nổi)

Hình cho phép xem trước hình

thù của bảng sẽ như thế nào

Áp dụng cho toàn bảng (table),

Border Một số kiểu định sẵn

4.4.Format/ Border&Shading (2)

 Kích chuột vào tab Shading để tô màu nền :

Shading Chọn màu của nền (Fill)

(No Fill – không tô màu nền)

Chọn kiểu tô màu nền (style)

(No Fill – không tô màu nền)

Xem trước hình thù của bảng

sau khi tô màu nền

Kích chuột vào đây

để chấp nhận (OK)

4.6 Kỹ thuật Tab Stop

1 Nhấp vào ô vuông ở đầu thước

tab để chọn loại tab, sau đó nhấp

vào 1 vị trí trên thước kẻ để thêm

tab stop tại vị trí đó Có các loại

tab: Left (└), Right (┘), Center (┴),

Decimal (┴o), Bar (│)

2 Để thay đổi tính chất cho các tab

stop, gọi lệnh : Format/ Tabs.

 Tab stop position: chọn vị trí tab.

 Alignment: kiểu căn lề.

 Leader: kiểu chấm nối.

 Để xóa 1 tab, chọn nó trong ô tab

stop position, rồi nhấp Clear.

5.1.Chia cột : Format/ Column

 Quét khối rồi gọi lệnh

 Áp dụng cho toàn bộ bài

(whole document) hay

chỉ đoạn quét khối

(selected text)

 Line between : thêm đường kẻ giữa 2 cột

5.2.Phóng to chữ đầu đoạn văn

 Để phóng to chữ đầu đoạn văn, quét khối

chữ đầu đoạn, gọi lệnh Format/ Drop Cap

5.3.Tạo bảng trong MS Word (1)

 Bảng (table) được sử dụng để tổ chức trình bày dữ liệu theo nhiều cột, nhiều hàng

 Để tạo một bảng mới, ta thực hiện :

 Di chuyển con trỏ tới nơi cần chèn bảng.

 Gọi lệnh Table/ Insert  Table.

 Hộp thoại chèn bảng sẽ xuất hiện.

 Chọn số cột trong ô Number of column

 Chọn số hàng trong ô Number of row

 Nhấp OK.

5.3.Tạo bảng trong MS Word (2)

 Thay đổi kích thước của hàng, cột : di chuyển chuột đến

các đường viền của các ô tới khi con trỏ chuột chuyển thành các mũi tên hai chiều Bấm và rê chuột theo một trong hai chiều mũi tên để đó để nới rộng/ thu hẹp

 Trộn nhiều ô làm 1 : quét khối các ô cần trộn, gọi lệnh

Table/ Merge Cell

 Tách 1 ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh Table/

Split Cell, rồi gõ vào số hàng, và số cột mong muốn.

5.3.Tạo bảng trong MS Word (3)

 Bố trí văn bản trong ô (Cell Alignment):

 Nhấp chuột phải vào ô hoặc các ô được chọn

 Nhấp Cell Aligment rồi chọn cách bố trí thích hợp

 Thêm : Table  Insert …

 Columns to the Left: Chèn cột vào bên trái cột hiện tại

 Columns to the Right: Chèn cột vào bên phải cột hiện tại

 Rows Above: Chèn hàng vào trên hàng hiện tại

 Rows Below: Chèn hàng vào dưới hàng hiện tại

 Xoá : Table  Delete …

 Table: Xoá cả bảng

 Rows: Xoá hàng hiện tại hoặc các hàng được chọn

 Columns: Xoá cột hiện tại hoặc các cột được chọn

6 Chèn hình, textbox và công thức

1 Chèn biểu tượng (symbol).

2 Chèn hình ảnh (clipart)

3 Chèn chữ nghệ thuật (wordart).

4 Chèn autoshape, textbox vào văn bản

5 Chèn công thức toán học (equation).

6 Chèn dấu ngắt trang (section break)

 Điều chỉnh đối tượng hình :

 Để chuột tại ô vuông ở các góc hoặc

cạnh rồi kéo để thay đổi kích thước

 Để chuột ở giữa hình rồi nắm kéo để

dời chỗ

 Nhấp chuột phải chọn Format… để

thay đổi định dạng (Layout, Color…)

6.4.Chèn autoshape, textbox

 Thanh công cụ Drawing cho phép vẽ các hình khối trong tài liệu Nhấp chuột phải vào menu bar rồi chọn Drawing để hiển thị thanh công cụ Drawing như sau:

Autoshape Textbox WordArt ClipArt Kiểu nét Bóng mờ Công cụ chọn Màu tô Màu nét

 Để chèn hình đơn giản (chữ nhật,elíp,…), nhấp vào Autoshape, chọn hình rồi rê chuột tại vị trí muốn vẽ.

 Để chèn hộp văn bản, nhấp biểu tượng Textbox, vẽ ra màn hình, rồi gõ chữ vào Autoshape có thể biến thành textbox bằng cách nhấp chuột phải vào hình đó, rồi chọn Add Text.

6.6.Chèn dấu ngắt trang

 Để chèn ký hiệu ngắt trang,

di chuyển con trỏ văn bản

tới đó rồi nhấn tổ hợp phím

Ctrl+Enter hoặc chọn Insert

 Break rồi Page Break.

 Có thể dùng tổ hợp phím

Ctrl+Shift+Enter để ngắt

trang hoặc ngắt cột (tùy

theo vị trí).

7 Kỹ thuật trộn thư (Mail merge) (1)

 Để trộn 1 tập tin mẫu (thư, thiệp mời,…) và một danh sách (khách hàng, thân hữu…), ta thực hiện kỹ thuật trộn thư, như sau :

 Đầu tiên, phải chuẩn bị tập tin mẫu thư và tập tin danh sách (lưu ở 2 tập tin riêng biệt)

 Đứng ở file mẫu, gọi lệnh Tool/ Mail Merge

 Chọn Create/Form Letter->Active Document

 Chọn Get Data/ Open Data Source->chọn file

danh sách để mở.

 Chọn Edit Main Document để trở về file mẫu.

7 Kỹ thuật trộn thư (Mail merge) (2)

 Khi đó, trên màn hình sẽ xuất hiện thanh công cụ Mail Merge Trong đó :

 Insert Merge Field để chèn các cột dữ liệu bên file

danh sách vào file mẫu (lần lượt chèn vào vị trí cần)

 Insert Word Field để chèn điều kiện, hay dữ liệu khác

 Các nút mũi tên |<, <, >, >| để duyệt qua các mẫu tin

trong danh sách (về đầu, trước, sau, cuối)

 <<abc>> : để hiện thử kết quả trộn

 Công cụ Merge to New Document để trộn ra bài mới.

 Công cụ Merge to Printer để trộn và in ra máy in.

 Lưu ý: Word XP: Tool/ Letter&Mailing/ Mail Merge

 Các tài liệu (đặc biệt là các cuốn sách) thông thường

có phần header/footer để hiển thị các thông tin phụ trợ (số trang, chương mục, )

 Chọn View/ Header & Footer.

 Nhấp chuột vào vùng chấm chấm ở đầu hoặc chân trang rồi gõ chữ hoặc sửa, có thể chèn ngày giờ, số trang từ thanh công cụ header&footer.

 Nhấp đúp ra ngoài để thoát hoặc nhấp Close trên

thanh công cụ header&footer.

8.2.Đánh số trang

1. Insert/ Page Number…

 Position: vị trí đánh số trang

 Bottom of the page (Footer)

 Top of the page (Header)

 Alignment: căn lề số trang

8.4.In ấn

 Trước khi in, cần phải

 Gọi File/ Page Setup để canh chỉnh giấy.

 Gọi File/ Print Preview để xem tổng thể trước

 In: Gọi lệnh File/ Print…

 Printer: chọn máy in.

 Page range: chọn trang

 Copies: số bản in.

PHỤ LỤC – ĐỌC THÊM

A Gõ tiếng Việt trong Microsoft Word

B Các mục menu của Microsoft Word

C Các tổ hợp phím tắt của Word

A Gõ tiếng Việt

 Để gõ được tiếng Việt, máy tính phải có:

 Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware

 Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt:

 Khi nào chương trình Vietkey được thiết lập ở

chế độ gõ tiếng Việt (chữ V màu vàng tại

System tray hoặc nổi trên màn hình) thì mới

gõ được tiếng Việt

Vietkey đang ở chế độ gõ tiếng Việt

A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex

Trường->Truwowfng Đại học->DDaij hocj Nguyễn->Nguyeexn

A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI

Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Mũ Móc Ă Đ

Ví dụ :

Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5c

Nguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61t

Lưu ý :

- Các số được sử dụng là các số nằm phía trên bên trái

- Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 0

B Hệ thống menu

 File: Các lệnh thao tác với tệp

 Edit: Các lệnh soạn thảo

B.1.Hệ thống menu File

 File: Các lệnh thao tác với tệp

 New: Mở một văn bản mới.

 Open: Mở văn bản đã có trên đĩa.

 Close: Đóng văn bản đang soạn thảo.

 Save: Cất văn bản vào tệp.

 Save as: Cất văn bản vào tệp với tên khác.

 Save as Web Page… : Ghi văn bản dưới dạng HTML.

 Search: Tìm tệp trên đĩa.

 Version: Quản lý phiên bản.

 Page Setup: Định dạng trang in.

 Print Preview: Xem trước trang in.

 Print: In ra máy in.

 Send To: Gửi văn bản tới các thiết bị, chương trình khác.

B.2.Hệ thống menu Edit

 Edit: Các lệnh soạn thảo

 Undo…: Bỏ thao tác vừa làm.

 Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm.

 Cut: Xoá đối tượng được chọn, lưu vào Clipboard.

 Copy: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.

 Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ.

 Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard ra vị trí con trỏ theo một phương pháp đặc biệt tuỳ chọn.

 Clear: Xoá đoạn văn bản đã chọn.

 Find: Tìm kiếm xâu trong văn bản.

 Replace: Thay thế xâu trong văn bản.

 Go To: Chuyển con trỏ tới trang nào đó.

 AutoText: Tạo văn bản mẫu.

 Bookmark: Đánh dấu vị trí nào đó trong văn bản.

B.3.Hệ thống menu View

 View: Các lệnh về chế độ hiển thị

 Normal: Chế độ hiển thị bình thường

 Web Layout: Chế độ trang web

 Print Layout: Chế độ hiển thị dưới dạng trang in

 Outline: Chế độ hiển thị dạng outline

 Toolbars: Các thanh công cụ

 Ruler: Hiển thị thước kẻ ở phía trên văn bản

 Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải là các mục lớn, bên trái là nội dung văn bản

 Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu và cuối trang

 Footnotes: Ghi chú ở cuối trang

 Fullscreen: Hiển thị văn bản toàn màn hình

 Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn bản

B.4.Hệ thống menu Insert

 Insert: Các lệnh chèn

 Break…: Chèn dấu ngắt trang.

 Page Numbers…: Đánh số trang.

 Date and Time…: Chèn ngày giờ.

 Text Box: Chèn một hộp văn bản.

 File…: Chèn tệp khác vào văn bản hiện tại.

 Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …).

 Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu.

 Hyperlink…: Chèn một siêu liên kết.

B.5.Hệ thống menu Format

 Format: Các lệnh định dạng

 Font…: Định dạng phông chữ.

 Paragraph…: Định dạng đoạn văn bản.

 Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng.

 Borders and Shading…: Đường viền và bóng.

 Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột.

 Tabs…: Định các tab.

 Drop Cap…: Định dạng chữ cái đầu tiên (phóng to) của đoạn.

 Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường và ngược lại.

 Background: Định dạng nền.

 Style and Formating…: Sử dụng các kiểu định dạng có sẵn hoặc được tạo ra.

B.6.Hệ thống menu Tools

 Tools: Các chức năng hỗ trợ

 Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp

 Language: Chọn ngôn ngữ cho văn bản

 Word Count: Đếm từ

 Track Changes: Theo dõi sự thay đổi văn bản

 Compare and Merge Documents: So sánh và hoà nhập các văn bản

 Protect Document: Bảo vệ các phần văn bản

 Letters and Mailings: Các chức năng thư tín (Mail Merge)

 Macro: Chức năng macro

 AutoCorrect Options…: Chức năng tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…)

 Options: Các tuỳ chọn cho Word

B.7.Hệ thống menu Table

 Table: Các chức năng kẻ bảng

 Draw Table: Vẽ bảng bằng tay với công cụ bút chì

 Insert: Chèn các đối tượng thuộc bảng

 Delete: Xoá các đối tượng thuộc bảng

 Select: Chọn các đối tượng thuộc bảng

 Merge Cells: Hoà nhập các ô trong bảng

 Split Cells…: Phân chia một ô thành nhiều ô

 Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu

 Convert: Các chức năng chuyển đổi dùng cho bảng

 Sort…: Sắp xếp bảng

 Formula…: Tính toán với các số liệu trong bảng

B.8.Hệ thống menu Window,Help

 Windows: Các lệnh về cửa sổ văn bản

 New Window: Mở cửa sổ văn bản mới chứa văn bản hiện thời

 Arrange All: Bố trí các cửa sổ văn bản đang mở

 Split: Chế độ soạn thảo văn bản 2 phần (cửa sổ được chia làm 2 phần)

 Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn bản 2 phần

 Help: Hệ thống trợ giúp của Word.

 Word Help : mở màn hình giúp đỡ và hướng dẫn

 Assitant Help : gọi nhân vật trợ giúp

 About Microsoft Word : thông tin về phiên bản Word

C Các tổ hợp phím tắt (1)

 Alt+F: Chọn menu File.

 Alt+E: Chọn menu Edit.

 Alt+V: Chọn menu View.

 Alt+I: Chọn menu Insert.

 Alt+O: Chọn menu Format.

 Alt+T: Chọn menu Tools.

 Alt+A : Chọn menu Table.

 Alt+W : Chọn menu Window.

 Alt+H: Chọn menu Help.

 Ctrl+C: Sao chép đối tượng được chọn vào Clipboard.

 Ctrl+V: Dán nội dung trong Clipboard vào vị trí con trỏ.

 Ctrl+X: Xoá đối tượng được chọn và lưu vào Clipboard.

 Ctrl+A: Bôi đen cả văn bản.

 Ctrl+B: In đậm.

 Ctrl+I: In nghiêng.

 Ctrl+U: Gạch chân.