QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuNn chất lượng, yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó. Quản lý dự án là một khoa học về hoạch định, tổ chức và quản lý nguồn lực mang đến sự thành công và đạt được mục đích hay mục tiêu rõ ràng. QLDA là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của DA nhằm đảm bảo cho DA hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Tài liệu dùng cho sinh viên, học viên cao học, các nhà nghiên cứu tham khảo. Tài liệu được tổng hợp từ những nguồn tài liệu trong và ngoài nước.

Mở đầu GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

I NHỮNG KHÁI NIỆM CHUNG VỀ DỰ ÁN

1 Khái niệm về dự án

Theo Đại bách khoa toàn thư, từ “Project - Dự án” được hiểu là “Điều có ý định

làm” hay “Đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động” Như vậy, dự án có khái

niệm vừa là ý tưởng, ý đồ, nhu cầu vừa có ý năng động, chuyển động hành động Chính vì lẽ đó mà có khá nhiều khái niệm về thuật ngữ này, cụ thể như:

Dự án là việc thực hiện một mục đích hay nhiệm vụ công việc nào đó dưới sự ràng buộc về yêu cầu và nguồn lực đã định Thông qua việc thực hiện dự án để cuối cùng đạt được mục tiêu nhất định đã đề ra và kết quả của nó có thể là một sản phm hay một dịch vụ mà bạn mong muốn (Tổ chức điều hành dự án - VIM)

Dự án là tập hợp các đề xuất để thực hiện một phần hay toàn bộ công việc nhằm

đạt được mục tiêu hay yêu cầu nào đó trong một thời gian nhất định dựa trên nguồn

vốn xác định (khoản 7 Điều 4 - Luật Đấu thầu)

Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động

được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với

những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể (trường Đại học Quản lý Henley)

Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và

được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được mục tiêu

phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực (Tiêu chuNn ISO 9000:2000)

Dự án là đối tượng của quản lý và là một nhiệm vụ mang tính chất 1 lần, có mục tiêu rõ ràng trong đó bao gồm chức năng, số lượng và tiêu chuNn chất lượng, yêu cầu phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian quy định, có dự toán tài chính từ trước và nói chung không được vuợt qua dự toán đó

2 Đặc điểm của dự án

2.1 Đặc điểm chủ yếu

Nhiệm vụ có tính đặc thù riêng, có tính một lần: không có nhiệm vụ nào khác có thể giống hoàn toàn với nhiệm vụ này Điểm khác biệt của nó được thể hiện trên bản thân nhiệm vụ và trên thành quả cuối cùng

 Phải đáp ứng những mục tiêu rõ ràng Mục tiêu của dự án bao gồm hai loại:

- Mục tiêu mang tính thành quả là yêu cầu mang tính chức năng của dự án như: công suất, chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật

- Mục tiêu mang tính ràng buộc như thời hạn hoàn thành, chi phí, chất lượng

 Mang những yếu tố không chắc chắn và rủi ro

 Chỉ tồn tại trong một thời gian nhất định

 Yêu cầu có sự kết hợp nhiều nguồn lực đa dạng

 Là đối tượng mang tính tổng thể

2.2 Những đặc điểm khác của dự án

- Một dự án cá biệt có thể là một phần của một dự án lớn

- Trong quá trình triển khai thực hiện, các mục tiêu và đặc điểm kết quả một số

dự án sẽ được xác định lại

- Kết quả của dự án có thể là một sản phNm hoặc một số đơn vị của sản phNm

- Bộ máy tổ chức chỉ là tạm thời và được thành lập trong thời gian thực hiện dự án

- Sự tương tác giữa các hoạt động dự án có thể phức tạp

3 Sự khác biệt giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

Chương trình (Program) là một kế hoạch dài hạn bao gồm nhiều dự án Đôi

khi về mặt thuật ngữ, chương trình được dùng đồng nghĩa với dự án

Dự án (Project) là một quá trình gồm các công tác, nhiệm vụ có liên quan với

nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách

Nhiệm vụ (Task) là nỗ lực ngắn hạn trong vài tuần hoặc vài tháng được thực

hiện bởi một tổ chức nào đó, đồng thời tổ chức này có thể kết hợp với các nhiệm vụ khác để thực hiện dự án

Hình 1 Quan hệ giữa chương trình, dự án và nhiệm vụ

Chương trình 1 Chương trình 2

Chương trình i

Chương trình n (Program)

Dự án 1

Dự án 2

Dự án i

Dự án n (Project)

Nhiệm vụ 1 Nhiệm vụ 2

Nhiệm vụ i

Nhiệm vụ n (Task)

Hệ thống

(System)

4 Sự khác biệt giữa dự án và phòng ban chức năng

3 Dự án có thể kết thúc đột ngột khi

không đạt mục tiêu

3 Tồn tại liên tục

4 Do tính độc đáo của dự án, công

việc không bị lặp lại

4 Thực hiện các công việc và chức năng đã biết

6 Việc dự báo thời gian hoàn thành

và chi phí gặp khó khăn

6 Tương đối đơn giản

7 Liên quan đến nhiều kỹ năng và kỷ

luật trong nhiều tổ chức và thay đổi

theo giai đoạn dự án

7 Chỉ liên quan đến một vài kỹ năng và kỷ luật trong một tổ chức

8 Tỷ lệ và loại chi phí thay đổi liên

tục

8 Tương đối ổn định

9 Bản chất năng động 9 Bản chất ổn định

5 Vòng đời của dự án

5.1 Khái niệm về vòng đời của dự án

Vì có thời gian khởi đầu và kết thúc nên dự án có một vòng đời Vòng đời của

Dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của Dự án Trong vòng đời này, công tác quản lý chú trọng vào phương thức kiểm soát nhằm giảm thiểu những nguồn lực và tiền của dành cho những mục tiêu không chắc chắn

Khái niệm vòng đời xuất phát từ ba quan điểm sau:

• Dự án có thời gian khởi đầu và kết thúc

• Dự án giải quyết một vấn đề hoặc nhằm đạt tới một nhu cầu về tổ chức

• Quá trình quản lý được thực hiện song song với vòng đời

Hầu hết các dự án phát triển sử dụng vòng đời bốn giai đoạn:

Giai đoạn Tên gọi Những mục tiêu quản lý

Hình thành Đề án và khởi xướng • Quy mô và mục tiêu

• Quy hoạch chi tiết và thiết kế

• Khống chế ở mức +/- 5%

• Bố trí công việc

• Theo dõi tiến trình

• Quản lý và phục hồi Kết thúc Hoàn công và kết thúc • Hoàn thành công việc

• Sử dụng kết quả

• Đạt được các mục đích

• Giải thể nhân viên

• Kiểm toán và xem xét

5.2 Vòng đời của dự án theo cách xác định của Ngân hàng Thế giới

1) Xác định các nội dung của dự án

6 Phân loại cơ bản các dự án trong điều kiện chuyển dịch cơ cấu kinh tế

+ Dự án xã hội: Cải tổ hệ thống bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo vệ an ninh trật tự cho tất cả các tầng lớp dân chúng, khắc phục những hậu quả thiên tai

+ Dự án kinh tế: Cổ phần hĩa doanh nghiệp, tổ chức hệ thống đấu thầu, bán đấu giá tài sản, xây dựng hệ thống thuê mới

+ Dự án tổ chức: Cải tổ bộ máy quản lý thực hiện cơ cấu sản xuất kinh doanh mới tổ chức các hội nghị quốc tế, đổi mới hay thành lập các tổ chức xã hội, các hội nghề nghiệp khác

+ Các dự án nghiên cứu và phát triển: Chế tạo các sản phNm mới, nghiên cứu chế tạo các kết cấu xây dựng mới, xây dựng các chương trình, phần mềm tự động hĩa

+ Dự án đầu tư xây dựng: Các cơng trình dân dụng, cơng nghiệp, cơng cộng và

hạ tầng kỹ thuật

II GIỚI THIỆU VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

1 Khái niệm

Quản lý dự án là một quá trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các

cơng việc và nguồn lực để hồn thành các mục tiêu đã định

Quản lý dự án là một nghệ thuật và khoa học phối hợp con người, thiết bị, vật tư, kinh phí và thời gian để hồn thành dự án đúng hạn và trong phạm vi kinh phí được duyệt

2 Các tiêu chun đánh giá quản lý dự án

Một dự án thành cơng cĩ các đặc điểm sau:

- Hồn thành trong thời hạn quy định (Within Time)

- Hồn thành trong chi phí cho phép (Within Cost)

- Đạt được thành quả mong muốn (Design Performance)

- Sử dụng nguồn lực được giao một cách:

Chi phí

Thời gian

Thành quả

Ngân sách cho phép Thời hạn

quy định

Yêu cầu về thành quả

Mục tiêu

+ Hiệu quả (Effective)

+ Hữu hiệu (Efficiency)

3 Nội dung quản lý dự án

3.1 Đặc trưng của quản lý dự án

Sự xuất hiện của hàng loạt công trình kém chất lượng, công trình dở dang, chúng

ta cảm thấy đau lòng Nếu các nhà quản lý hiểu rõ được kiến thức quản lý dự án, nắm vững được quy luật vận động của dự án thì sẽ tránh được rất nhiều các hiện tượng

Từ những năm 50 trở lại đây, cùng với sự phát triển như vũ bão của khoa học

kỹ thuật và kinh tế xã hội, các nước đều cố gắng nâng cao sức mạnh tổng hợp của bản thân nhằm theo kịp cuộc cạnh tranh toàn cầu hóa Chính trong tiến trình này, các tập đoàn doanh nghiệp lớn hiện đại hóa không ngừng xây dựng những dự án công trình có quy mô lớn, kỹ thuật cao, chất lượng tốt Dự án đã trở thành phần cơ bản trong cuộc sống xã hội Cùng với xu thế mở rộng quy mô dự án và sự không ngừng nâng cao về trình độ khoa học công nghệ, các nhà đầu tư dự án cũng yêu cầu ngày càng cao đối với chất lượng dự án

Vì thế, quản lý dự án trở thành yếu tố quan trọng quyết định sự tồn tại của dự

án Quản lý dự án là sự vận dụng lý luận, phương pháp, quan điểm có tính hệ thống để tiến hành quản lý có hiệu quả toàn bộ công việc liên quan tới dự án dưới sự ràng buộc

về nguồn lực có hạn Để thực hiện mục tiêu dự án, các nhà đầu tư phải lên kế hoạch tổ chức, chỉ đạo, phối hợp, điều hành, khống chế và định giá toàn bộ quá trình từ lúc bắt đầu đến lúc kết thúc dự án

Quản lý dự án bao gồm những đặc trưng cơ bản sau:

a) Chủ thể của quản lý dự án chính là người quản lý dự án

b) Khách thể của quản lý dự án liên quan đến phạm vi công việc của dự án (tức

là toàn bộ nhiệm vụ công việc của dự án) Những công việc này tạo thành quá trình vận động của hệ thống dự án Quá trình vận động này được gọi là chu kỳ tồn tại của

dự án

c) Mục đích của quản lý dự án là để thực hiện mục tiêu của dự án, tức là sản

phNm cuối cùng phải đáp ứng được yêu cầu của khách hàng Bản thân việc quản lý không phải là mục đích mà là cách thực hiện mục đích

d) Chức năng của quản lý dự án có thể khái quát thành nhiệm vụ lên kế hoạch,

tổ chức, chỉ đạo, điều tiết, khống chế dự án Nếu tách rời các chức năng này thì dự án

không thể vận hành có hiệu quả mục tiêu quản lý cũng không được thực hiện Quá

trình thực hiện mỗi dự án đều cần có tính sáng tạo, vì thế chúng ta thường coi việc

quản lý dự án là quản lý sáng tạo

3.2 Nội dung quản lý dự án

Quản lý dự án là việc giám sát, chỉ đạo, điều phối, tổ chức, lên kế hoạch đối với 4 giai đoạn của vòng đời dự án trong khi thực hiện dự án (giai đoạn hình thành, giai đoạn phát triển, giai đoạn trưởng thành và giai đoạn kết thúc) Mục đích của nó là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt mục tiêu dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu thời gian, mục tiêu chất lượng Vì thế, làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng

a) Quản lý phạm vi dự án

Tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu dự án Nó bao gồm việc phân chia phạm vi, quy hoạch phạm

vi, điều chỉnh phạm vi dự án…

b) Quản lý thời gian dự án

Quản lý thời gian dự án là quá trình quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo chắc chắn hoàn thành dự án theo đúng thời gian đề ra Nó bao gồm các công việc như xác định hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự hoạt động, bố trí thời gian, khống chế thời gian và tiến độ dự án

c) Quản lý chi phí dự án

Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý chi phí, giá thành dự án nhằm đảm bảo hoàn thành dự án mà chi phí không vượt quá mức trù bị ban đầu Nó bao gồm việc bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí

d) Quản lý chất lượng dự án

Quản lý chất lượng dự án là quá trình quản lý có hệ thống việc thực hiện dự án nhằm đảm bảo đáp ứng được yêu cầu về chất lượng mà khách hàng đặt ra Nó bao

gồm việc quy hoạch chất lượng khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng…

đ) Quản lý nguồn nhân lực

Quản lý nguồn nhân lực là phương pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm đảm bảo phát huy hết năng lực, tính tích cực, sáng tạo của mỗi nguời trong dự án và tận dụng nó một cách có hiệu quả nhất Nó bao gồm các việc như quy hoạch tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên và xây dựng các ban quản lý dự án

e) Quản lý việc trao đổi thông tin dự án

Quản lý việc trao đổi thông tin dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống

nhằm đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi một cách hợp lý các tin tức cần thiết cho việc thực hiện dự án cũng như việc truyền đạt thông tin, báo cáo tiến độ dự án

g) Quản lý rủi ro trong dự án

Khi thực hiện dự án sẽ gặp phải những nhân tố rủi ro mà chúng ta không lường trước được Quản lý rủi ro là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm tận dụng tối

đa những nhân tố có lợi không xác định và giảm thiểu tối đa những nhân tố bất lợi

không xác định cho dự án Nó bao gồm việc nhận biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc, tính

toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro

h) Quản lý việc thu mua của dự án

Quản lý việc thu mua của dự án là biện pháp quản lý mang tính hệ thống nhằm

sử dụng những hàng hóa, vật liệu thu mua được từ bên ngoài tổ chức thực hiện dự án

Nó bao gồm việc lên kế hoạch thu mua, lựa chọn việc thu mua và trưng thu các nguồn vật liệu

i) Quản lý việc giao nhận dự án

Đây là một nội dung quản lý dự án mới mà Hiệp hội các nhà quản lý dự án trên thế giới đưa ra dựa vào tình hình phát triển của quản lý dự án Một số dự án tương đối độc lập nên sau khi thực hiện hoàn thành dự án, hợp đồng cũng kết thúc cùng với sự chuyển giao kết quả Nhưng một số dự án lại khác, san khi dự án hoàn thành thì khách hàng lập tức sử dụng kết quả dự án này vào việc vận hành sản xuất Dự án vừa bước vào giai đoạn đầu vận hành sản xuất nên khách hàng (người tiếp nhận dự án) có thể thiếu nhân tài quản lý kinh doanh hoặc chưa nắm vững được tính năng, kỹ thuật của

dự án Vì thế cần có sự giúp đỡ của đơn vị thi công dự án giúp đơn vị tiếp nhận dự án giải quyết vấn đề này, từ đó mà xuất hiện khâu quản lý việc giao - nhận dự án Quản lý

việc giao - nhận dự án cần có sự tham gia của đơn vị thi công dự án và đơn vị tiếp

nhận dự án, tức là cần có sự phối hợp chặt chẽ gian hai bên giao và nhận, như vậy mới tránh được tình trạng dự án tốt nhưng hiệu quả kém, đầu tư cao nhưng lợi nhuận thấp Trong rất nhiều dự án đầu tư quốc tế đã gặp phải trường hợp này, do đó quản lý việc giao - nhận dự án là vô cùng quan trọng và phải coi đó là một nội dung chính trong việc quản lý dự án

3.3 Ý nghĩa của quản lý dự án

a) Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn, phức tạp

Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng nâng cao đời sống

nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều Ví dụ, công trình xây dựng các doanh nghiệp lớn, các công trình thủy lợi, các trạm điện và các công trình phục vụ ngành hàng không Cho dù là nhà đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án khoa học hiện đại giúp việc thực hiện các dự án công trình lớn phức tạp đạt được mục tiêu đề ra một cách thuận lợi

b) Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết hệ thống mục tiêu dự án

Nhà đầu tư (khách hàng) luôn có rất nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này tạo thành hệ thống mục tiêu của dự án Trong đó, một sổ mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng

mà coi nhẹ những mục tiêu định tính Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, phối hợp, khống chế giám sát hệ thống mục tiêu tổng thể một cách có hiệu quả

Một công trình dự án có quy mô lớn sẽ liên quan đến rất nhiều bên tham gia dự

án như người tiếp quản dự án, khách hàng, đơn vị thiết kế, nhà cung ứng, các ban ngành chủ quản nhà nước và công chúng xã hội Chỉ khi điều tiết tốt các mối quan hệ này mới có thể tiến hành thực hiện công trình dự án một cách thuận lợi

c) Quản lý dự án thúc đy sự trưởng thành nhanh chóng của các nhân tài chuyên ngành

Mỗi dự án khác nhau lại đòi hỏi phải có các nhân tài chuyên ngành khác nhau Tính chuyên ngành dự án đòi hỏi tính chuyên ngành của nhân tài Vì thế, quản lý dự

án thúc đNy việc sử dụng và phát triển nhân tài, giúp cá nhân tài có đất để dụng võ

Tóm lại, quản lý dự án ngày càng trở nên quan trọng và có nghĩa trong đời sống kinh tế Trong xã hội hiện đại, nếu không nắm vững phương pháp quản lý dự án sẽ gây

ra những tổn thất lớn Để tránh được những tổn thất này và giành được những thành công trong việc quản lý dự án thì trước khi thực hiện dự án, chúng ta phải lên kế hoạch một cách tỉ mỉ, chu đáo

4 Các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án và các trở ngại gặp phải

4.1 Bảy yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án

Được trình bày trong bảng sau:

Bảy yếu tố ảnh hưởng đến quản lý dự án Hai yếu tố do tác động

bên ngoài

1 Nguồn tài trợ và chương trình: nguồn tài chính

do nhà tài trợ và chủ dự án cung cấp, kết quả mong đợi và thời gian "hoàn" vốn

2 Ảnh hưởng bên ngoài như tác động về chính trị,

kinh tế, xã hội, pháp lý, môi trường

Hai yếu tố phát sinh từ

chiến lược của dự án

3 Thái độ: thể hiện tầm quan trọng của dự án và sự

hỗ trợ của các bên liên quan

5 Con người: sự quản lý và lãnh đạo

6 Hệ thống: kế hoạch, chế độ báo cáo và kiểm soát

để đo lường tiến độ của dự án

7 Tổ chức: vai trò, trách nhiệm và quan hệ giữa các bên tham gia

4.2 Những trở ngại trong quản lý dự án

a) Trở ngại khi hình thành dự án:

- Kế hoạch của dự án không khớp với kế hoạch của chủ đầu tư

- Thủ tục quản lý không được xác lập

- Thứ tự ưu tiên không được thông báo đến các bên liên quan

- Không có tầm nhìn chung

b) Trở ngại khi lập kế hoạch:

- Sử dụng các công cụ quá phức tạp, như phần mềm, chiến lược và kế hoạch phức tạp

- Không khuyến khích sáng tạo

- Dự tính về nguồn lực không thực tế

c) Trở ngại trong tổ chức và thực hiện:

- Thiếu hợp tác trong nội bộ dự án

- Thiếu phù hợp văn hóa và kém chia sẻ thông tin

- Nguồn lực không có sẵn khi cần thiết

- Khơng thể kiểm tra để biết địa phương cĩ đủ khả năng đáp ứng yêu cầu của việc thực thi dự án hay khơng

- Trách nhiệm quản lý khơng xác định hoặc khơng rõ ràng

d) Trở ngại trong kiểm sốt:

- Khơng hiểu mục đích của kiểm sốt

- Khơng theo dõi tiến độ theo kế hoạch

- Các cuộc họp đánh giá khơng hiệu quả

- Trách nhiệm khơng đi kèm với quyền hạn

III GIỚI THIỆU VỀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER - PM) PM: Là người chịu trách nhiệm trong việc QLDA

1 Vai trị và trách nhiệm của nhà QLDA

a) Vị trí của nhà QLDA trong bối cảnh chung của dự án

Parent Organization (Tổ chức Mẹ)

Project Team (Tổ Dự án)

Client/Beneficiary (Người hưởng thụ từ DA)

PM sống trong một thế giới đầy mâu thuẫn:

• Các dự án cạnh tranh về nguồn lực

• Mâu thuẫn giữa các thành viên trong dự án

• Khách hàng muốn thay đổi yêu cầu

• Các nhà quản lý của tổ chức “Mẹ” muốn giảm chi phí

-> Người quản lý giỏi sẽ phải giải quyết nhiều mâu thuẫn này

b) Vai trị của nhà quản lý dự án

• Quản lý các mối quan hệ giữa người và người trong các tổ chức của DA

• Phải duy trì sự cân bằng giữa chức năng: - Quản lý dự án

- Kỹ thuật của dự án

• Đương đầu với rủi ro trong quá trình QLDA

• Tồn tại với điều kiện ràng buộc của dự án

-> PM phải lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra

Vai trò của nhà quản lý chức năng (Functional Manager)

• Làm thế nào để hoàn thành nhiệm vụ (How)

• Nhiệm vụ được hoàn thành ở đâu ? (Where)

-> Nhà quản lý chức năng sẽ cung cấp đầy đủ nguồn lực để hoàn thành mục tiêu đã đề ra trong điều kiện giới hạn của dự án

c Trách nhiệm của nhà QLDA

Relations Cost

Quality Time

PM phải giải quyết được mối liên hệ giữa 3 yếu tố: Chi phí, Thời gian và Chất lượng

2 Các kỹ năng và phm chất của PM

a) Các kỹ năng (Requyred Skills)

Kỹ năng truyền đạt

Kỹ năng

kỹ thuật

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng quan

hệ con người

và quản lý nguồn lực

Kỹ năng thương lượng

Kỹ năng tiếp

và ký hợp đồng với khách hàng

Kỹ năng lập ngân sách

Kỹ năng quản lý thời gian

& lập tiến độ

b) Phm chất của nhà QLDA

• Thật thà và chính trực (Honesty & Integrity)

• Khả năng ra quyết định (Decision Making Ability)

• Hiểu biết các vấn đề về con người (Understanding of Personal Problem)

• Tính chất linh hoạt, đa năng, nhiều tài (Versatility)

Người làm cho mọi việc dễ dàng (sẵn sàng hợp tác) > Giám sát

Tùy theo quy mô của dự án mà các tính chất này sẽ thay đổi

Câu hỏi:

Ai là người thích hợp với quản lý dự án ?

-> Trả lời: By Training, Experience & Educational Background

-> Loại người + Industrial Engineer

Quy mô dự án

Yêu cầu

Kỹ năng chuyên môn / kỹ thuật

Kỹ năng quan hệ con người

Chương 1 GIỚI THIỆU CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG

1.1 KHÁI NIỆM, ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

1.1.1 Khái niệm dự án đầu tư xây dựng

Dự án xây dựng (gọi tắt của Dự án đầu tư xây dựng) được Luật Xây dựng Việt

Nam năm 2003 giải thích như sau (17 Điều 3- Luật Xây dựng):

"Dự án đầu tư xây dựng công trình là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc

bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục

đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phm, dịch vụ trong

một thời hạn nhất định Dự án đầu tư xây dựng công trình bao gồm phần thuyết minh

và phần thiết kế cơ sở"

Như vậy có thể hiểu dự án xây dựng bao gồm hai nội dung là đầu tư và hoạt động xây dựng

1.1.2 Đặc điểm của dự án đầu tư xây dựng công trình

Đặc trưng của xây dựng, đó là một ngành sản xuất vật chất đặc biệt, có những đặc điểm riêng, khác với những ngành sản xuất vật chất khác Xuất phát từ những đặc thù riêng của ngành xây dựng, dự án đầu tư xây dựng có những đặc điểm riêng khác với sản phNm của các ngành sản xuất vật chất khác:

- Dự án ĐTXD có tính chất cố định, nơi sản xuất gắn liền với nơi tiêu thụ sản phNm, phụ thuộc trực tiếp vào điều kiện, địa chất, thuỷ văn, khí hậu Dự án ĐTXD là những TSCĐ, có chức năng tạo ra sản phNm và dịch vụ khác cho xã hội, thường có vốn đầu tư lớn, do nhiều người, thậm chí do nhiều cơ quan, đơn vị khác cùng tạo ra

Dự án ĐTXD không chỉ mang ý nghĩa kinh tế kỹ thuật mà còn mang tính nghệ thuật, phản ánh trình độ kinh tế, trình độ khoa học kỹ thuật của từng giai đoạn lịch sử nhất định của một đất nước

Quá trình xây dựng bị tác động bởi nhiều yếu tố tự nhiên như tình hình địa chất thuỷ văn, ảnh hưởng của khí hậu thời tiết, mưa bão, động đất Do vậy, để giảm thiểu lãng phí, thất thoát do nguyên nhân khách quan bởi điều kiện tự nhiên, công tác điều tra khảo sát, chuNn bị đầu tư phải thật kỹ càng, chính xác

Trong ĐTXD, chu kỳ sản xuất thường dài và chi phí sản xuất thường lớn Vì vậy, chọn công trình để bỏ vốn thích hợp nhằm giảm mức tối đa thiệt hại do công trình xây dựng dở dang là một thách thức lớn đối với các nhà thầu

Để thực hiện một dự án ĐTXD phải trải qua nhiều giai đoạn, có rất nhiều đơn vị tham gia thực hiện Trên một công trường, có thể có hàng chục đơn vị làm các công việc khác nhau, nhưng các đơn vị này cùng hoạt động trên một không gian và thời gian, vì vậy trong tổ chức thi công cần phải phối hợp chặt chẽ với nhau bằng các hợp đồng giao nhận thầu xây dựng Tuy vậy, hiện nay cách thức giao nhận thầu chưa được cải tiến, giá bán được định trước khi chế tạo sản phNm, tức là trước khi nhà thầu biết giá thành thực tế của mình, việc ước lượng đúng đắn giá cả và phương tiện thi công rất khó khăn vì phải dựa trên những giả thiết mà rất có thể khi thi công thực tế bị phủ định

Như vậy, đặc điểm này đòi hỏi cần có giải pháp tài chính để kiểm tra việc sử dụng

và quản lý vốn đầu tư ngay từ khâu đầu tiên là xác định chủ trương đầu tư, lựa chọn địa điểm, điều tra khảo sát để dự án đầu tư đảm bảo tính khả thi

- Dự án ĐTXD có quy mô lớn, kết cấu phức tạp

Dự án ĐTXD với tư cách là công trình xây dựng khi đã hoàn thành đưa vào sử dụng, đưa ra trao đổi mua bán trên thị trường là TSCĐ, không bé nhỏ như các loại sản phNm trong sản xuất công nghiệp Kết cấu của sản phNm phức tạp, một công trình có thể gồm nhiều hạng mục công trình, một hạng mục có thể bao gồm nhiều đơn vị công trình Với quy mô lớn và phức tạp của dự án ĐTXD dẫn đến chu kỳ sản xuất dài Từ đặc điểm này đòi hỏi khối lượng vốn đầu tư lớn Muốn đáp ứng được điều đó, các quốc gia phải phát huy mọi tiềm năng, nguồn lực trong nước như: tiết kiệm từ nội bộ nền kinh tế, huy động mọi nguồn lực trong các tầng lớp dân cư, đồng thời phải tìm mọi giải pháp để thu hút các nguồn lực nước ngoài như vốn ODA, FDI, NGO…

Xuất phát từ đặc điểm này, yêu cầu trong công tác quản lý kinh tế, quản lý tài chính phải có kế hoạch, tiến độ thi công, có biện pháp kỹ thuật thi công tốt để rút ngắn thời gian xây dựng nhằm giảm chi phí quản lý, hạ giá thành xây dựng

- Dự án ĐTXD có thời gian sử dụng lâu dài, chất lượng của sản phNm có ý nghĩa quyết định đến hiệu quả hoạt động của các ngành khác

Dự án ĐTXD sản xuất không theo dây chuyền hàng loạt, mà mỗi công trình dự án

có kiểu cách, tính chất khác nhau lại phụ thuộc nhiều vào yếu tố tự nhiên, địa điểm nơi xây dựng công trình Thời gian khai thác và sử dụng lâu dài, thường là 10 năm, 20 năm,

50 năm hoặc lâu hơn tuỳ thuộc vào tính chất dự án

Quá trình ĐTXD gồm 3 giai đoạn: ChuNn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và giai đoạn kết thúc đầu tư, đưa dự án vào vận hành khai thác

Xây dựng dự án và thực hiện dự án là hai giai đoạn có thời gian dài nhưng lại không tạo ra sản phNm, đây là nguyên nhân chính gây ra mâu thuẫn giữa đầu tư và tiêu dùng

Các nhà kinh tế cho rằng đầu tư là quá trình làm bất động hoá một số vốn nhằm thu lợi nhuận trong nhiều thời kỳ nối tiếp sau này Muốn nâng cao hiệu quả vốn ĐTXD cần chú ý tập trung các điều kiện đầu tư có trọng điểm, nhằm đưa nhanh các dự án đầu tư vào khai thác sử dụng

Khi xét hiệu quả vốn ĐTXD cần quan tâm xem xét cả 3 giai đoạn của quá trình đầu

tư, tránh tình trạng thiên lệch, chỉ tập trung vào giai đoạn thực hiện đầu tư, tức là việc đầu

tư vào xây dựng các dự án mà không chú ý thời gian khai thác dự án Việc coi trọng hiệu quả kinh tế do ĐTXD mang lại là hết sức cần thiết nên phải có phương án lựa chọn tối ưu, đảm bảo trình tự xây dựng

- Dự án ĐTXD mang tính tổng hợp về kỹ thuật, kinh tế, xã hội, văn hoá nghệ thuật

và quốc phòng

Đặc điểm này đòi hỏi người quản lý phải có cách nhìn toàn diện, nếu không có thể dẫn đến phát sinh các mâu thuẫn, mất cân đối trong quan hệ phối hợp đồng bộ giữa các khâu công tác từ quá trình chuNn bị đầu tư, chuNn bị xây dựng cũng như quá trình thi công Ngoài những đặc điểm của dự án ĐTXD nói chung thì dự án ĐTXD từ nguồn vốn NSNN còn có đặc điểm riêng, đó là quyền sở hữu và quyền sử dụng vốn ĐTXD bị tách rời nhau

Xuất phát từ đặc điểm này mà trong quản lý vốn ĐTXD của NSNN dễ bị thất thoát Nếu các chủ đầu tư, các Ban quản lý dự án không ngừng nâng cao tinh thần trách nhiệm, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, không đáp ứng yêu cầu quản lý; Nhà nước không tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra bằng những cơ chế chính sách ràng buộc trách nhiệm thì thất thoát lãng phí trong ĐTXD thuộc vốn NSNN là không thể tránh khỏi

1.2 VÒNG ĐỜI CỦA DỰ ÁN VÀ CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN DỰ ÁN XÂY DỰNG

1.2.1 Vòng đời của dự án xây dựng

Vòng đời của một dự án được chia thành 5 giai đoạn:

• Giai đoạn ý tưởng :giải trình các mục tiêu dự án phải đạt được

• Giai đoạn phát triển: đạt được những thoả thuận và phê chuNn cần thiết như phê duyệt của chính quyền, thoả thuận về tài chính, ủng hộ của quần chúng, của luật pháp

• Giai đoạn tiến hành: tiến hành các quá trình thiết kế, xây dựng, chạy thử, bàn giao

• Giai đoạn hoạt động và bảo dưỡng duy tu: khai thác công trình, tiến hành duy

tu, bảo dưỡng công trình

• Giai đoạn quay vòng và phục hồi: dự án kết thúc vòng đời của mình, nó phải được cải tạo, đổi mới để tiếp tục sử dụng, hoặc sẽ phải phá đi, xử lý

Dự án đầu tư được hình thành và phát triển với nhiều giai đoạn riêng biệt, nhưng gắn kết chặt chẽ với nhau, thậm chí đan xen nhau theo một tiến trình lôgic Mặc dù vậy, có thể nghiên cứu chúng một cách tương đối độc lập và trên các góc độ khác nhau

để hiểu chúng một cách hệ thống hơn, toàn diện hơn

Một dự án đầu tư từ khi hình thành ý đồ bỏ vốn đầu tư đến khi công trình được nghiệm thu đưa vào hoạt động trải qua ba giai đoạn:

- Giai đoạn chuNn bị đầu tư

- Giai đoạn thực hiện đầu tư

- Giai đoạn kết thúc, đưa dự án vào vận hành khai thác

Ba giai đoạn đó tạo nên chu kỳ hoạt động của dự án theo sơ đồ 1.1

Hình 1.1 Các giai đoạn của dự án đầu tư

Ch¹y thö, nghiÖm thu, quyÕt to¸n

Giai ®o¹n III:

KÕt thóc, ®−a dù ¸n vµo vËn hµnh,

khai th¸c

Trong mỗi giai đoạn cần thực hiện những công việc cụ thể, diễn ra theo trình tự các bước nhất định Khi bước trước đã thực hiện xong, trước khi triển khai thực hiện bước tiếp theo phải kiểm tra và đánh giá đủ các khía cạnh về kinh tế, tài chính, kỹ thuật của bước đó, nếu đạt yêu cầu về các tiêu chuNn, quy phạm (nếu có) cho bước đó

và được cấp có thNm quyền chấp nhận mới được thực hiện bước tiếp theo

Cụ thể như sau:

* Giai đoạn chun bị đầu tư:

Giai đoạn chuNn bị đầu tư còn gọi là giai đoạn tiền đầu tư

Đây là giai đoạn điều tra, khảo sát các vấn đề kinh tế, xã hội để lập dự án Công việc thực hiện ở giai đoạn chuNn bị đầu tư gồm:

+ Nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư và quy mô đầu tư

+ Tiến hành thăm dò, xem xét thị trường để xác định nhu cầu tiêu thụ; tìm nguồn cung ứng thiết bị, vật tư cho sản xuất, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu tư và lựa chọn hình thức đầu tư

+ Tiến hành điều tra, khảo sát và chọn địa điểm xây dựng

+ Lập dự án đầu tư

+ Gửi hồ sơ dự án và văn bản đến cơ quan có thNm quyền quyết định đầu tư để thNm định, phân tích, đánh giá mức độ khả thi của dự án về mặt kỹ thuật và công nghệ, xây dựng và môi trường, kinh tế và tài chính xem dự án có khả thi không, có được đầu

tư hay không

* Giai đoạn thực hiện đầu tư:

Thực hiện dự án là giai đoạn biến các dự định đầu tư thành hiện thực nhằm đưa

dự án vào hoạt động trong thực tế của đời sống kinh tế xã hội Công việc ở giai đoạn thực hiện dự án bao gồm các công việc sau được thực hiện kế tiếp hoặc xen kẽ nhau từ khi thiết kế đến khi đưa dự án vào vận hành khai thác:

+ Xin giao đất hoặc thuê đất theo quy định của Nhà nước, mặt biển và thềm lục địa + ChuNn bị mặt bằng xây dựng

+ Tuyển chọn tư vấn khảo sát, thiết kế giám định kỹ thuật và chất lượng công trình + Phê duyệt, thNm định thiết kế, dự toán công trình, hạng mục công trình

+ Xin giấy phép xây dựng và giấy phép khai thác tài nguyên (nếu có)

+ Tổ chức đấu thầu thi công xây lắp, thiết bị

+ Ký kết hợp đồng kinh tế với nhà thầu đã trúng thầu

+ Thi công xây lắp công trình

+ Kiểm tra giám sát thực hiện các hợp đồng

+ Nghiệm thu, quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành

* Giai đoạn kết thúc, đưa dự án vào vận hành, khai thác:

Giai đoạn này được xác định từ khi dự án hoàn thành, được nghiệm thu quyết toán chính thức đưa dự án vào vận hành, khai thác cho đến khi kết thúc tuổi đời hoạt động của dự án Đây là giai đoạn thực hiện các hoạt động theo chức năng của dự án đã được xác định trong mục tiêu đặt ra để xây dựng dự án

1.3 PHÂN LOẠI DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

Trên thực tế, các dự án đầu tư rất đa dạng về cấp độ loại hình, quy mô và thời hạn Do vậy, tuỳ theo mục đích nghiên cứu và quản lý mà người ta có thể phân loại dự

án đầu tư theo các tiêu thức khác nhau Các dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây

gọi chung là dự án) được phân loại như sau (Điều 2- Nghị định 12/2009/NĐ-CP):

Các dự án đầu tư xây dựng công trình (sau đây gọi chung là dự án) được phân loại như sau:

a) Theo quy mô và tính chất: dự án quan trọng quốc gia do Quốc hội xem xét, quyết định về chủ trương đầu tư; các dự án còn lại được phân thành 3 nhóm A, B, C theo quy định tại Phụ lục I Nghị định này;

b) Theo nguồn vốn đầu tư:

- Dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước;

- Dự án sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước;

- Dự án sử dụng vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp nhà nước;

- Dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân hoặc sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn

Phân loại theo nhóm dự án là nhằm mục tiêu phân cấp quản lý Đặc trưng của mỗi nhóm phụ thuộc vào:

- Tính chất phục vụ của dự án: quốc phòng, an ninh, ngoại giao, thủy điện, dầu khí, nhà ở

- Quy mô đầu tư: diện tích đất, thời gian xây dựng

- Tổng mức vốn đầu tư

- Mức độ phức tạp về thiết kế và thi công

Phân loại dự án theo nguồn vốn là căn cứ để quy định hình thức và nội dung quản lý dự án Trong Nghị định nêu trên cũng chỉ rõ ngoài những quy định chung đối với các dự án đầu tư xây dựng đó là: phù hợp với quy hoạch tổng thể phát triển kinh tế -

xã hội, quy hoạch ngành, quy hoạch xây dựng, bảo đảm an ninh, an toàn xã hội và an toàn môi trường, phù hợp với các quy định của pháp luật về đất đai và pháp luật khác

có liên quan thì căn cứ theo nguồn vốn, Nhà nước có quy định:

a) Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước kể cả các dự án thành phần, Nhà nước quản lý toàn bộ quá trình đầu tư xây dựng từ việc xác định chủ trương đầu tư, lập dự án, quyết định đầu tư, lập thiết kế, tổng dự toán, lựa chọn nhà thầu, thi công xây dựng đến khi nghiệm thu, bàn giao và đưa công trình vào khai thác sử dụng Người quyết định đầu tư có trách nhiệm bố trí đủ vốn theo tiến độ thực hiện dự án, nhưng không quá 2 năm đối với dự án nhóm C, 4 năm đối với dự án nhóm B

Các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước do cơ quan quản lý nhà nước có thNm quyền quyết định theo phân cấp, phù hợp với quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước;

b) Đối với dự án của doanh nghiệp sử dụng vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh, vốn tín dụng đầu tư phát triển của nhà nước và vốn đầu tư phát triển của doanh nghiệp Nhà nước thì Nhà nước chỉ quản lý về chủ trương và quy mô đầu tư Doanh nghiệp có

dự án tự chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện và quản lý dự án theo các quy định của Nghị định này và các quy định khác của pháp luật có liên quan;

c) Đối với các dự án sử dụng vốn khác bao gồm cả vốn tư nhân, chủ đầu tư tự quyết định hình thức và nội dung quản lý dự án Đối với các dự án sử dụng hỗn hợp nhiều nguồn vốn khác nhau thì các bên góp vốn thoả thuận về phương thức quản lý hoặc quản lý theo quy định đối với nguồn vốn có tỷ lệ phần trăm lớn nhất trong tổng mức đầu tư

Việc phân loại dự án rất quan trọng, nó quyết định nhiều vấn đề trong quản lý dự

án, đó là:

- Phân cấp quản lý, xác định chủ đầu tư, phê duyệt, cấp phép xây dựng ;

- Trình tự thực hiện đầu tư và xây dựng (báo cáo đầu tư, báo cáo kinh tế - kỹ thuật, thiết kế 1 bước hoặc 2 bước, đấu thầu hoặc chỉ định thầu );

- Hình thức quản lý dự án;

- Thời hạn bảo hành công trình;

- Bảo hiểm công trình xây dựng

1.4 MỤC TIÊU CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG VÀ CÁC CHỦ THỂ THAM GIA QUẢN LÝ DỰ ÁN

1.4.1 Mục tiêu của quản lý dự án xây dựng

Tùy thuộc vào quy mô dự án, tính chất dự án và phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế -

xã hội của từng quốc gia mà mỗi nước có những mục tiêu quản lý dự án khác nhau

Ở mức cơ bản nhất được nhiều nước trên thế giới áp dụng là tam giác mục tiêu: chất lượng, giá thành và thời gian

Ở Việt Nam các mục tiêu của quản lý dự án đã được nâng lên thành năm mục tiêu bắt buộc phải quản lý đó là:

- Chất lượng

- Thời gian

- Giá thành

- An toàn lao động

- Bảo vệ môi trường

Còn về lý thuyết nhiều nước đã hướng tới các mục tiêu khó khăn hơn đó là:

- Quản lý rủi ro dự án

- Quản lý thông tin liên lạc trong dự án

- Quản lý tài nguyên dự án

- Quản lý mua sắm cho dự án

- Quản lý phối hợp nhiều dự án

Tuy nhiên việc quản lý này cũng có nhiều cấp độ khác nhau Trên thực tế người

ta mới chỉ quản lý rời rạc từng mục tiêu, còn trên lý thuyết người ta đã quản lý được đa mục tiêu và quản lý tối ưu

Quản lý rời rạc từng mục tiêu của dự án:

- Thời gian và giá thành

- Chất lượng và thời gian

Thậm chí còn quản lý tối ưu cùng một lúc với ba mục tiêu:

Hình 1.2 Các mục tiêu quản lý dự án xây dựng

QUẢN LÝ

DỰ ÁN XÂY DỰNG

CHẤT LƯỢNG

GIÁ THÀNH THỜI GIAN

QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

Ở VIỆT NAM

CHẤT LƯỢNG

GIÁ THÀNH THỜI GIAN

THÔNG TIN LIÊN LẠC

1.4.2 Quản lý nhà nước về xây dựng

Chính phủ thống nhất quản lý nhà nước về xây dựng trong phạm vi cả nước

Bộ Xây dựng chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện thống nhất quản lý nhà nước về xây dựng

Các Bộ, các cơ quan ngang bộ trong phạm vi nhiệm vụ và quyền hạn của mình phối hợp với Bộ Xây dựng để thực hiện quản lý nhà nước về xây dựng

Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về xây dựng trên địa bàn theo phân cấp của Chính phủ

A Nội dung quản lý nhà nước về xây dựng

1 Xây dựng và chỉ đạo thực hiện chiến lược, kế hoạch phát triển và các hoạt động xây dựng

2 Ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về xây dựng

3 Ban hành quy chuNn, tiêu chuNn xây dựng

4 Quản lý chất lượng, lưu trữ hồ sơ công trình xây dựng

5 Cấp, thu hồi các loại giấy phép trong hoạt động xây dựng

6.Hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại tố cáo và xử lý vi phạm trong hoạt động xây dựng

7 Tổ chức nghiên cứu khoa học và công nghệ trong hoạt động xây dựng

8 Đào tạo nguồn lực cho hoạt động xây dựng

9 Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực hoạt động xây dựng

Tùy theo trình độ phát triển của nền kinh tế đất nước, trình độ dân trí, đặc điểm của địa phương, mà mỗi tỉnh, thành phố có những cách quản lý và mức độ quản lý khác nhau Tuy nhiên có một điểm chung là việc quản lý nhà nước về xây dựng đều tập trung vào hai nội dung chính như sau:

Nội dung quản lý thứ nhất: Quản lý con người

Con người ở đây là các cá nhân, các tổ chức tham gia hoạt động xây dựng, để quản lý được con người, người ta phân chia các công trình xây dựng thành các loại công trình khác nhau như xây dựng dân dụng, xây dựng công nghiệp Trong công trình đó lại phân chia ra các loại công việc xây dựng như: khảo sát, thiết kế, thi công,

tư vấn và đề ra những điều kiện, những tiêu chuNn cho các cá nhân, các tổ chức, muốn làm công việc đó, công trình đó Chỉ khi nào đạt được các yêu cầu ghi trong quy định thì các cá nhân, tổ chức mới được cấp giấy phép (chứng chỉ hành nghề, giấy phép hành nghề, giấy chứng nhận đăng ký hành nghề, giấy chứng nhận năng lực chuyên

môn, chứng chỉ đào tạo nghiệp vụ ) Và chỉ khi nào có đủ giấy tờ theo yêu cầu thì các

cá nhân hoặc tổ chức hoạt động xây dựng được coi là hợp pháp Nhà nước quy định cho các cơ quan chức năng được phép cấp các loại giấy này

Nội dung quản lý thứ hai: Quản lý sản phNm trong hoạt động xây dựng

Sản phNm trong hoạt động xây dựng rất đa dạng vì vậy người ta chia quá trình tạo ra sản phNm xây dựng thành 3 giai đoạn để tiện cho việc quản lý:

- Giai đoạn thứ nhất: ChuNn bị đầu tư

Bao gồm các công việc: khảo sát, lập dự án, thiết kế cơ sở, tính tổng mức đầu tư xây dựng

- Giai đoạn thứ 2: Thực hiện đầu tư xây dựng

Bao gồm các công việc: khảo sát kỹ thuật, thiết kế xây dựng, dự toán và tổng hợp

dự toán, đầu thầu lựa chọn nhà thầu, thi công xây lắp, kết thúc giai đoạn này là hoàn thành việc xây dựng công trình

- Giai đoạn thứ 3: Kết thúc đầu tư đưa công trình vào sử dụng

Bao gồm các công việc: nghiệm thu, chạy thử, bàn giao Để được nghiệm thu có thể phải kiểm định công trình hoặc xin giấy chứng nhận phù hợp chất lượng xây dựng Trong tương lai sẽ phải có một loại chứng chỉ đăng kiểm công trình để cho phép sử dụng công trình

Như vậy sẽ có hai loại giấy là công cụ để quản lý xây dựng:

- Đối với con người: Giấy phép hành nghề (Builder’s Licences)

- Đối với công trình xây dựng: Giấy chứng nhận công trình được phép sử dụng (Occupency Permits)

Nhà nước thống nhất quản lý hai loại giấy tờ trên, tập trung vào một đầu mối là

Bộ Xây dựng và Sở Xây dựng và áp dụng cho bất kỳ cá nhân, tổ chức nào, cho bất kỳ loại công trình nào, không phân biệt nguồn vốn hoặc sở hữu Tuy nhiên nhà nước không thể bao cấp được tất cả các loại giấy tờ, nên cần phải xã hội hóa bằng cách giao quyền cho các Hội nghề nghiệp: Hội xây dựng, Hội kiến trúc sư, Hội tư vấn, Hội nhà thầu xây dựng, và các trường đại học được phép cấp các loại chứng chỉ đào tạo, chứng chỉ bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, chứng nhận năng lực, chứng nhận chất lượng Trên cơ sở đó Nhà nước cấp giấy phép hành nghề và giấy chứng nhận công trình được phép sử dụng

B Thanh tra xây dựng

Thanh tra xây dựng là thanh tra chuyên ngành về xây dựng có các nhiệm vụ quyền hạn và trách nhiệm sau đây:

1 Thanh tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng

2 Phát hiện, ngăn chặn và xử lý theo thNm quyền hoặc kiến nghị cơ quan nhà nước có thNm quyền xử lý các vi phạm pháp luật về xây dựng

3 Xác minh, kiến nghị cơ quan nhà nước có thNm quyền giải quyết khiếu nại, tố cáo về xây dựng

4 Thanh tra xây dựng có các quyền hạn sau đây:

- Yêu cầu tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp tài liệu và giải trình những vấn

đề cần thiết

- Yêu cầu giám định những nội dung có liên quan đến chất lượng công trình xây dựng trong trường hợp cần thiết

- Áp dụng các biện pháp ngăn chặn theo quy định của pháp luật

- Lập biên bản thanh tra, xử lý theo thNm quyền hoặc kiến nghị với cơ quan nhà nước có thNm quyền thực hiện các biện pháp xử lý

5 Thanh tra xây dựng có trách nhiệm

- Thực hiện chức năng, nhiệm vụ, trình tự, thủ tục thanh tra theo quy định

- Xuất trình quyết định thanh tra, thẻ thanh tra viên với đối tượng được thanh tra Việc thanh tra phải được lập thành văn bản

- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết luận của mình và bồi thường thiệt hại

do kết luận sai gây ra

- Thực hiện các trách nhiệm khác nhau theo quy định của pháp luật

1.4.3 Quản lý xã hội về xây dựng

Tất cả các chủ thể khác trừ Nhà nước, đều tham gia quản lý xã hội về xây dựng Đặc điểm của quản lý xã hội là ở chỗ các chủ thể đều làm việc ở phần chuyên môn mang tính chất nghề nghiệp và được trả tiền Riêng chủ thể nhân dân là mang tính xã hội không được trả tiền

Quản lý xã hội về xây dựng được thực hiện thông qua các hợp đồng kinh tế trong hoạt động xây dựng Các chủ thể này đều chịu trách nhiệm với nhau qua các quy định, các thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật

Chủ đầu tư xây dựng công trình

Chủ đầu tư xây dựng công trình là người sở hữu vốn hoặc là người được giao quản lý và sử dụng vốn để đầu tư xây dựng công trình bao gồm:

- Đối với các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước thì chủ đầu tư xây dựng công trình do người quyết định đầu tư quyết định trước khi lập dự án đầu tư xây dựng

- Các dự án sử dụng vốn tín dụng thì người vay vốn là chủ đầu tư

- Các dự án sử dụng vốn khác thì chủ đầu tư là chủ sở hữu vốn hoặc là người đại diện theo quy định của pháp luật

- Đối với các dự án sử dụng vốn hỗn hợp thì chủ đầu tư do các thành viên góp vốn thỏa thuận để cử người đại diện làm chủ đầu tư hoặc người có vốn cao nhất làm chủ đầu tư

Đa số các dự án chủ đầu tư đồng nhất với chủ sở hữu và chủ sử dụng như: trụ sở

cơ quan, khách sạn, trường học Tuy nhiên cũng có nhiều dự án chủ đầu tư chỉ là người quản lý dự án, còn người sử dụng lại là người khác đó là các công trình công cộng do Nhà nước đầu tư

Đặc biệt hiện nay trong nền kinh tế thị trường, rất nhiều dự án xây dựng công trình chủ đầu tư và chủ sử dụng là hai chủ thể khác nhau, ví dụ nhà chung cư, chủ đầu

tư xây dựng và bán các căn hộ cho các cá nhân sử dụng Do tính chất đa dạng về chủ đầu tư, không phải lúc nào chủ đầu tư cũng quản lý tốt dự án với các mục tiêu chung,

mà nhiều khi vì quyền lợi cá nhân chủ đầu tư đã buông lỏng quản lý dẫn đến nhiều tiêu cực Vì vậy trách nhiệm của chủ đầu tư được pháp luật quy định là chủ thể chịu trách nhiệm chính, chịu trách nhiệm về mọi mặt có liên quan đến dự án trước pháp luật và một số dự án như là chung cư, chủ đầu tư còn phải chịu trách nhiệm đến cùng sản phNm do mình cung cấp trước xã hội

Trong quản lý dự án xây dựng chủ đầu tư có các nhiệm vụ sau đây:

1 Lập báo cáo đầu tư trình cấp có thNm quyền cho chủ trương đầu tư

2 Tổ chức lập dự án đầu tư xây dựng, hoặc báo cáo kinh tế kỹ thuật Nếu không

tự làm được thì thuê tư vấn, thiết kế thực hiện

3 Tổ chức thNm định phê duyệt dự án đầu tư

4 Tổ chức khảo sát xây dựng

5 Tổ chức thiết kế xây dựng, dự toán, tổng dự toán xây dựng

6 ThNm định thiết kế, dự toán, tổng dự toán

7 Tổ chức lựa chọn các nhà thầu xây dựng

8 Xin cấp phép xây dựng

9 Xin cấp đất đền bù giải phóng mặt bằng, tái định cư

10 Tổ chức giám sát chất lượng thi công xây dựng

11 Tổ chức kiểm định chất lượng xây dựng

12 Nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng

13 Xin chứng nhận công trình được phép sử dụng

14 Thanh quyết toán vốn đầu tư dự án

15 Các công việc khác có liên quan đến dự án

16 Thành lập ban quản lý để tự quản lý dự án nếu có đủ năng lực

 Nhà thầu thiết kế

Nhà thầu thiết kế có thể là cá nhân hoặc tổ chức có giấy phép hành nghề và có đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp Năng lực của nhà thầu thiết kế xây dựng được phân thành 2 hạng theo loại công trình Hạng 1 được thiết kế công trình cấp đặc biệt, cấp I, cấp II, cấp III, cấp IV cùng loại; lập dự án quan trọng quốc gia, dự án nhóm

A, B, C cùng loại Hạng 2 được thiết kế công trình cấp II, cấp III, cấp IV cùng loại; lập

dự án nhóm B, C cùng loại

Nhà thầu thiết kế có các nhiệm vụ như sau:

1 Thiết kế công trình xây dựng theo hợp đồng với chủ đầu tư

2 Giám sát quyền tác giả trong quá trình thi công xây dựng

3 Tham gia nghiệm thu công trình

4 Sửa chữa thiết kế nếu thiết kế không phù hợp hoặc thay đổi thiết kế theo yêu cầu chủ đầu tư

5 Giải quyết các vấn đề khác có liên quan đến dự án

6 Lập quy trình bảo trì công trình xây dựng trong quá trình sử dụng

Nhà thầu thiết kế chịu trách nhiệm về sản phNm thiết kế của mình trước chủ đầu

tư và trước pháp luật, phải bồi thường thiệt hại do lỗi thiết kế gây ra hư hỏng công trình xây dựng hoặc gây ra sự cố công trình xây dựng, kể cả sau thời gian bảo hành Tùy theo mức độ vi phạm còn bị xử lý theo pháp luật

Với các nhà thầu chưa đủ điều kiện để xếp hạng chỉ được thi công xây dựng nhà

ở riêng lẻ hoặc sửa chữa cải tạo công trình có tổng mức đầu tư dưới 3 tỷ đồng

Nhà thầu có trách nhiệm sau:

1 Tổ chức công trường xây dựng để thi công xây dựng công trình

2 Chịu trách nhiệm quản lý về: chất lượng thi công xây dựng, an toàn lao động

và bảo vệ môi trường

3 Phát hiện những sai sót hoặc chưa hợp lý của thiết kế để kiến nghị với các chủ đầu tư đề nghị thiết kế lại

4 Đề xuất với chủ đầu tư những phát sinh của công việc do những lý do khách quan, chủ quan hay bất khả kháng để xử lý kịp thời nhằm đảm bảo chất lượng công trình hoặc làm cho công trình hợp lý hơn

5 Chịu giám sát của các chủ thể: Nhà nước, chủ đầu tư, tư vấn giám sát và của nhân dân

6 Nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào sử dụng

7 Thanh quyết toán với chủ đầu tư

8 Lập hồ sơ bản vẽ hoàn công

9 Bảo hành công trình theo quy định

10 Giải quyết các vấn đề khác có liên quan đến dự án

Nhà thầu xây dựng chịu trách nhiệm về chất lượng xây dựng công trình, chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ của nhà thầu trong suốt quá trình thi công, chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư qua các thỏa thuận đã ký trong hợp đồng và chịu trách nhiệm với Nhà nước bằng pháp luật

Trường hợp chủ đầu tư thành lập Ban quản lý dự án thì Giám đốc ban quản lý dự

án cũng phải có năng lực tương ứng với giám đốc tư vấn quản lý dự án như quy định

Nhiệm vụ của nhà thầu tư vấn quản lý dự án

Thay mặt chủ đầu tư quản lý dự án và có các nhiệm vụ sau đây:

1 Kiểm tra hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để chủ đầu

tư phê duyệt

2 Lập hồ sơ mời thầu, tư vấn lựa chọn nhà thầu

3 Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình nếu có đủ điều kiện năng lực, nếu không thì phải lựa chọn một nhà thầu tư vấn khác thực hiện công việc giám sát thi công

4 Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán các hợp đồng đã ký kết, tư vấn quản lý dự

án phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và trước pháp luật về tính chính xác, hợp lý của giá trị thanh toán

5 Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn lao động và bảo vệ môi trường dự án

6 Nghiệm thu bàn giao công trình

7 Lập - báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, lập báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng

Tùy điều kiện của dự án chủ đầu tư có thể giao các nhiệm vụ khác cho tư vấn quản lý dự án nhưng phải ghi cụ thể trong hợp đồng

8 Tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và trước pháp luật về các nội dung đã cam kết trong hợp đồng Phải bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra trong quá trình quản lý dự án tư vấn quản lý dự án phải chịu trách nhiệm

về các hoạt động quản lý dự án tại công trường xây dựng

b) Tư vấn giám sát thi công xây dựng

Năng lực của tổ chức tư vấn giám sát thi công xây dựng được phân thành 2 hạng theo loại công trình Hạng 1 được giám sát thi công xây dựng công trình cấp đặc biệt, cấp I, II, III và IV cùng loại Hạng 2 được giám sát thi công xây dựng công trình từ cấp II, III và IV cùng loại

Nhiệm vụ của tư vấn giám sát thi công xây dựng công trình

Thay mặt chủ đầu tư giám sát các nội dung được thỏa thuận trong hợp đồng, có thể một nội dung hoặc tất cả các nội dung sau:

1 Giám sát chất lượng thi công xây dựng công trình

2 Giám sát khối lượng công việc để thanh quyết toán

3 Giám sát tiến độ thi công

4 Giám sát an toàn lao đông

5 Giám sát bảo vệ môi trường

Bản chất của sự giám sát là tư vấn cùng kết hợp với nhà thầu xây dựng kiểm soát được chất lượng thi công cũng như kiểm soát được khối lượng, tiến độ để có thể khống chế được nó với dung sai cho phép, với phương châm “phòng bệnh hơn chữa bệnh” Đây là một sự đổi mới tư duy nhận thức, cũng là sự đổi mới trong cơ chế quản

lý giám sát ở công trường

Ngoài nhiệm vụ giám sát, tư vấn giám sát còn giúp chủ đầu tư phát hiện những sai sót hay sự chưa phù hợp của thiết kế để sửa chữa lại cho phù hợp và cùng với chủ đầu tư tham gia nghiệm thu công trình, đề xuất với chủ đầu tư tổ chức kiểm định lại chất lượng bộ phận công trình, hạng mục công trình hoặc toàn bộ công trình xây dựng khi có nghi ngờ về chất lượng xây dựng Tư vấn giám sát phải bồi thường thiệt hại do

vi phạm hợp đồng, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về các dịch vụ tư vấn do mình cung cấp và các hành vi khi gây ra thiệt hại

án như đã quy định, để tạo điều kiện cho nhân dân giám sát

Nhân dân khi phát hiện các hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm chất lượng trong quá trình xây dựng, phải phản ánh kịp thời bằng văn bản với chủ đầu tư, Ủy ban nhân dân phường, xã, thị trấn nơi đặt công trường xây dựng hoặc với cơ quan quản lý nhà nước có thNm quyền về xây dựng Người tiếp nhận thông tin phản ánh của nhân dân có trách nhiệm xem xét, xử lý kịp thời và trả lời bằng văn bản trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ý kiến phản ánh

1.5 HÌNH THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN XÂY DỰNG

Theo Luật Xây dựng hiện nay cho phép hai hình thức quản lý dự án Căn cứ vào điều kiện năng lực của tổ chức, cá nhân, người quyết định đầu tư lựa chọn một trong hai hình thức quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình sau đây:

- Chủ đầu tư xây dựng công trình trực tiếp quản lý dự án

- Chủ đầu tư xây dựng công trình thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án

1.5.1 Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

a) Tổ chức thực hiện: Trường hợp chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án thì chủ đầu

tư thành lập Ban Quản lý dự án để giúp chủ đầu tư làm đầu mối quản lý dự án Ban Quản lý dự án phải có năng lực tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án theo yêu cầu của chủ đầu tư Ban Quản lý dự án có thể thuê tư vấn quản lý, giám sát một số phần việc mà Ban Quản lý dự án không có đủ điều kiện, năng lực để thực hiện nhưng phải được sự đồng ý của chủ đầu tư

Đối với dự án có quy mô nhỏ, đơn giản có tổng mức đầu tư dưới 7 tỷ đồng thì chủ đầu tư có thể không lập Ban Quản lý dự án mà sử dụng bộ máy chuyên môn của mình để quản lý, điều hành dự án hoặc thuê người có chuyên môn, kinh nghiệm để giúp quản lý thực hiện dự án

b) Nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư và Ban Quản lý dự án

- Chủ đầu tư thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn kể từ giai đoạn chuNn bị dự án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng bảo đảm tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật Ban Quản

lý dự án có thể được giao quản lý nhiều dự án nhưng phải được người quyết định đầu

tư chấp thuận và phải bảo đảm nguyên tắc: từng dự án không bị gián đoạn, được quản

lý và quyết toán theo đúng quy định Việc giao nhiệm vụ và uỷ quyền cho Ban Quản

lý dự án phải được thể hiện trong quyết định thành lập Ban Quản lý dự án Chủ đầu tư

có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Quản lý dự án

- Ban Quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ do chủ đầu tư giao và quyền hạn do chủ đầu tư uỷ quyền Ban Quản lý dự án chịu trách nhiệm trước chủ đầu tư và pháp luật theo nhiệm vụ được giao và quyền hạn được uỷ quyền

1.5.2 Trường hợp thuê tổ chức tư vấn quản lý điều hành dự án

a) Tổ chức thực hiện: Trường hợp chủ đầu tư thuê tổ chức tư vấn quản lý điều

hành dự án thì tổ chức tư vấn đó phải có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý phù hợp với quy mô, tính chất của dự án Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng thoả thuận giữa hai bên Tư vấn quản lý dự án được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn tham gia quản lý nhưng phải được chủ đầu tư chấp thuận

và phù hợp với hợp đồng đã ký với chủ đầu tư

Khi áp dụng hình thức thuê tư vấn quản lý dự án, chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

b) Nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư và tư vấn quản lý dự án

- Chủ đầu tư thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn kể từ giai đoạn chuNn bị dự án, thực hiện dự án đến khi nghiệm thu bàn giao đưa công trình vào khai thác sử dụng bảo đảm tính hiệu quả, tính khả thi của dự án và tuân thủ các quy định của pháp luật Chủ đầu

tư có trách nhiệm lựa chọn và ký hợp đồng với tổ chức tư vấn quản lý dự án có đủ điều kiện năng lực tổ chức quản lý để giúp chủ đầu tư quản lý thực hiện dự án Chủ đầu tư

có trách nhiệm kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tư vấn quản lý dự án

- Tư vấn quản lý dự án thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo thoả thuận trong hợp đồng ký kết giữa chủ đầu tư và tư vấn quản lý dự án Tư vấn quản lý dự án chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về việc thực hiện các cam kết trong hợp đồng

1.6 CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ CƠ BẢN TRONG DỰ ÁN XÂY DỰNG

Lý thuyết quản lý đã chỉ ra bốn hoạt động quản lý cơ bản cần phải được tiến hành cho mỗi dự án thực tế hay trong mỗi tổ chức cụ thể Các nhóm thực hiện dự án nói riêng và các tổ chức lớn nói chung có thể cần phải được bố trí phù hợp các bộ phận chức năng để thực hiện tốt các yêu cầu cụ thể của một dự án:

cố gắng của họ

1.6.2 Lập kế hoạch

Các hoạt động lập kế hoạch bao gồm lập chương trình, dự toán chi phí và ước lượng thời gian Hầu hết với mọi dự án thì các hoạt động này có liên hệ tương tác chặt chẽ và được đặt trong các giai đoạn thực hiện chồng lấp lên nhau chứ không phải theo kiểu tuần tự trước sau Quá trình lập kế hoạch sẽ phát triển từ kế hoạch tổng thể trong giai đoạn đầu cho tới kế hoạch thực hiện chi tiết trong giai đoạn thi công xây lắp Một

kế hoạch kết hợp thường bao gồm một cơ cấu phân nhỏ công việc với các mã công việc cụ thể phục vụ cho việc dự toán khối lượng, lập tiến độ, tính toán năng suất lao động và chi phí cụ thể cho các công việc trực tiếp và gián tiếp

1.6.3 Tổ chức thực hiện

Tổ chức thực hiện là quá trình được điều hành bởi chủ nhiệm dự án trong việc phân chia phần công việc cụ thể tới công nhân, thầu phụ, các cấp chính quyền và những tổ chức khác nhằm đạt được kết quả theo yêu cầu với thời gian cụ thể Để tạo nên một tổ chức hiệu quả, chủ nhiệm dự án cần phải đặt ra cấu trúc phân chia rõ trách nhiệm cụ thể, thiết lập mối liên quan trong công việc giữa các cá nhân và tập thể và xây dựng được hệ thống thông tin hữu hiệu để mọi thành viên liên quan đều nhận được đầy đủ thông tin cần thiết Về nguyên tắc thì số cấp bậc quản lý nên được giảm xuống đến mức thấp nhất nhằm giảm những thủ tục và phiền phức không đáng có Tuy nhiên, nếu có quá ít cấp bậc quản lý thì lại làm quá tải cho các nhà quản lý vì bị dồn quá nhiều công việc Số lượng nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp của một nhà quản lý đơn

lẻ sẽ thay đổi tùy từng trường hợp, phụ thuộc vào nhiều yếu tố như khả năng quản lý, công việc yêu cầu, kỹ năng và tố chất của nhân viên và môi trường làm việc

1.6.4 Kiểm soát

Nhiệm vụ của kiểm soát yêu cầu một sự chú ý tới tình trạng thực tế của chi phí, tiến độ và chất lượng công việc để so sánh với mục tiêu đặt ra từ trước Nó có thể đạt được thông qua quá trình kiểm tra thường xuyên bởi những người có hiểu biết về yêu cầu thi công xây dựng để có thể đưa ra kết luận xem công việc yêu cầu đã được thực hiện hay chưa Kiểu kiểm tra như vậy gọi là giám sát công việc bởi các quản đốc, đốc công hay giám sát thi công

Khi khối lượng công việc thực tế tăng lên thì rất khó có thể giám sát toàn bộ mọi việc Khi đó chủ nhiệm dự án cần phải áp dụng các phương pháp có hệ thống để tìm ra

sự sai lệch của công trường ngay từ giai đoạn đầu Quá trình kiểm soát chỉ có thể tìm

ra những sai lệch tại công trường, do vậy cần có thêm các biện pháp chỉnh sửa và cải tiến để loại bỏ các sai lệch và đưa công việc trở lại quỹ đạo như dự tính

Chương 2 LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN XÂY DỰNG

Quản lý dự án cũng có đầy đủ các chức năng như quản lý truyền thống Các chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, điều hành và kiểm tra Đối với quản lý truyền thống, lập kế hoạch được coi là quan trọng nhất, vì lập kế hoạch là xuất phát điểm của mọi quá trình quản lý, nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, dựa vào nó mà các nhà quản lý xác định được các chức năng còn lại khác nhằm bảo đảm đạt được các mục tiêu đặt ra

Quản lý dự án theo nghĩa rộng bao gồm cả giai đoạn chuNn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc dự án Trong khi đó, bản thân hồ sơ dự án đã làm một bản kế hoạch chi tiết về việc thực hiện công cuộc đầu tư Bởi vậy, lập kế hoạch thực hiện dự án (mà trong đó kế hoạch thi công xây dựng công trình là một nội dung quan trọng) không phải là xuất phát điểm của quá trình quản lý dự án theo nghĩa rộng Trong thực tế cũng vậy, để thực hiện dự án trước tiên người ta phải xác lập được mô hình cơ cấu tổ chức quản lý thực hiện dự án, thành lập nhóm quản lý dự án Việc lập kế hoạch thực hiện dự

án chỉ làm điểm khởi đầu cho các công việc thực hiện dự án mà mà thôi Hay nói khác

đi, lập kế hoạch dự án ở đây xin được đề cập tới trong phạm vi hẹp là lập kế hoạch cho quá trình/ giai đoạn thực hiện dự án

2.1 KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, Ý NGHĨA CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

2.1.1 Khái niệm lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Lập kế hoạch dự án là việc chi tiết hóa

những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một chương trình

để thực hiện các công việc đó

Lập kế hoạch dự án một cách bài bản là một công việc rất khó khăn Lập kế hoạch đòi hỏi một sự phân tích có hệ thống, một khả năng nhìn nhận từ xa và hiểu biết tất cả các công việc của dự án, cũng như mối quan hệ tương hỗ giữa các yếu tố đó Nó đòi hỏi người lập kế hoạch phải nắm được các phương pháp và kỹ năng hiện đại, năng lực suy luận, sáng tạo và suy nghĩ thấu đáo

Lập kế hoạch đòi hỏi sự tham gia của tất cả các yếu tố liên quan, đảm bảo tính đúng đắn của kế hoạch và phải đạt được các cam kết thực hiện kế hoạch đã đề ra

2.1.2 Nội dung của công tác lập kế hoạch

Nội dung của lập kế hoạch dự án bao gồm các công việc:

1 Xác định các giai đoạn chính thực hiện dự án, phân tích chúng thành các bộ phận nhỏ hơn và có thể quản lý được;

2 Xác định các công việc, hình thành danh sách các công việc cụ thể đảm bảo đạt được mục tiêu của dự án;

3 Lập dự toán, tính toán giá trị của các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các công việc của dự án;

4 Xác định trình tự các công việc, xác định mối liên hệ công nghệ giữa chúng

8 Lập ngân sách, gắn chi phí dự toán cho từng hoạt động;

9 Lập kế hoạch dự án

Kế hoạch lập ra không được quá chung chung, nhưng quá chi tiết thì cũng không dùng được vì nếu quá chi tiết kế hoạch sẽ lớn quá, phức tạp và đòi hỏi chi phí cao cho việc lập Khi cần điều chỉnh cũng mất nhiều thời gian và sức lực Công tác cập nhật kế hoạch, giám sát tiến độ và đánh giá lại các yêu cầu nguồn lực cũng trở thành công việc lớn hơn Công tác lập kế hoạch sẽ không theo kịp nhịp độ của công việc và đòi hỏi của

nó đối với quá trình ra quyết định

2.1.3 Ý nghĩa của kế hoạch dự án

Ý nghĩa của kế hoạch dự án:

- Là cơ sở tuyển dụng, điều phối nhân lực; là cơ sở để giao quyền cho cán bộ quản lý dự án;

- Là cơ sở để lập ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án;

- Điều phối và quản lý các công việc của dự án;

- Giúp quản lý rủi ro của dự án;

- Tạo điều kiện cho việc kiểm tra, giám sát;

- Tránh tình trạng không khả thi của công việc có thể gây lãng phí nguồn lực và những hiện tượng tiêu cực

Kế hoạch dù tốt đến mấy thì cũng có rất ít dự án được hoàn thành theo đúng kế hoạch gốc của chúng Điều đó là vì không thể có được thông tin đầy đủ ở thời điểm khởi đầu dự án để có thể xây dựng một kế hoạch chính xác Cũng không thể dự báo một cách chính xác được tất cả các hoạt động của dự án, không thể dự tính hoàn toàn chính xác các nguồn lực và thời gian cần thiết vì có thể xảy ra các biến cố không lường trước được Ví dụ như máy móc thiết bị có thể ngừng hoạt động bất ngờ, hay vấn đề trượt giá Đặc biệt trong xây dựng vấn đề giải phóng mặt bằng luôn là yếu tố làm ảnh hưởng tiến độ

Trong thực hiện dự án luôn có những thay đổi làm ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu Nhưng không có kế hoạch ban đầu thì khó có thể đánh giá hết được các thay đổi này Một đòi hỏi đặt ra là phải đánh giá thật nhanh tác động của các thay đổi này tới các công việc đang thực hiện cũng như các cam kết thực hiện các công việc tương lai

Có thể phải sắp xếp lại các công việc và các nguồn lực nhằm hạn chế tác động tiêu cực của các thay đổi

Kế hoạch phải được nhìn nhận như một mô hình động của dự án và không phải là một cái gì đó cứng nhắc không thể điều chỉnh Lập kế hoạch không thể được xem xét như một hoạt động chỉ xảy ra một lần Lập kế hoạch và kiểm soát kế hoạch là một quá trình liên tục, hài hòa với công tác quản lý của dự án Đó là một chu trình lập kế hoạch, kiểm tra, giám sát phát hiện các sai lệch hoặc xảy ra thay đổi dẫn tới phải điều chỉnh kế hoạch Rồi lại kiểm tra, giám sát phát hiện vấn đề cần thiết thì lại điều chỉnh

kế hoạch Vì lý do đó, kế hoạch sẽ không có ý nghĩa nếu không có các thông tin phản hồi, không có kiểm tra, giám sát Theo thời gian, bất cứ kế hoạch nào cũng có thể trở nên lạc hậu và sự xem xét lại kế hoạch theo từng giai đoạn hoặc khi có thay đổi, có sự

toán; các kết quả cần đạt được Để xác lập mục tiêu của dự án cần thực hiện các bước sau:

• Tuyên bố mục tiêu;

• Bổ nhiệm những cá nhân hoặc các bộ phận có trách nhiệm để thực hiện mục tiêu dự án Họ là những người cần thiết để thực hiện thành công dự án Họ cần được chọn sớm trong giai đoạn lập kế hoạch;

• Liệt kê những mốc thời gian quan trọng trong khuôn khổ thời gian hoàn thành

dự án;

Thường thì công tác lập kế hoạch dự án được xem xét một cách đơn giản là ai làm gì? Khi nào làm? Các dạng quyết định thường được nêu ra ở giai đoạn này là sử dụng nhà tổng thầu hay chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án Quản lý dự án phải biết thu xếp các mâu thuẫn của mình với các mục tiêu của dự án, phải cân đối các tiêu chuNn kỹ thuật với chi phí và thời hạn hoàn thành vì chi phí luôn đối nghịch với thời gian và chất lượng

Ngoài ra, dự báo thời hạn hoàn thành dự án tại thời điểm bắt đầu nó là một điều không dễ, đơn giản vì khi đó chưa có thể đủ mọi thông tin cần thiết Vì vậy, chỉ có thể

ấn định được thời hạn mục tiêu Đó là thời hạn mà nhà quản lý đặt ra để có thể hoàn thành dự án đúng thời hạn Thời hạn này ảnh hưởng rất nhiều đến các quyết định sẽ được ban hành tiếp theo, các yêu cầu và vấn đề phân bổ nguồn lực

2 Phát triển kế hoạch

Trong giai đoạn phát triển kế hoạch người ta tiến hành xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có được đầy đủ

và rõ ràng các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện ngay từ khi bắt đầu dự

án Nội dung giai đoạn phát triển kế hoạch bao gồm việc lập danh mục và mã hóa công việc, phát triển và trình bày sơ đồ cơ cấu phân tách công việc (WBS - Work Breakdown Structure), trong đó WBS là quan trọng nhất

WBS là việc phân chia các công việc dự án thành những phần việc nhỏ hơn để dễ dàng kiểm soát và quản lý Tại đây có thể nhóm các công việc lại tùy theo tính chất

của nó hoặc theo các bộ phận chịu trách nhiệm

3 Xây dựng sơ đồ kế hoạch dự án

Sau khi xác định quan hệ, mối liên hệ công nghệ, thứ tự trước sau giữa các công việc cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ logic của các công việc Lập sơ đồ kế hoạch có thể được thực hiện nhờ các phương pháp sơ đồ mạng

4 Lập lịch trình dự án

Lịch trình dự án là một kế hoạch tiến độ sơ bộ chỉ rõ khi nào các công việc bắt đầu, khi nào kết thúc, độ dài thời gian thực hiện từng công việc và những mốc thời gian quan trọng

5 Dự toán chi phí và phân bổ nguồn lực

Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng như những nguồn lực khác như lao động, máy móc thi công để thực hiện dự án Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu đi liền với việc lập lịch trình dự án được xây dựng trước đó

6 Chun bị báo cáo và kết thúc dự án

Báo cáo tiến độ thời gian, chi phí là nhằm kiểm soát tốt kế hoạch thời gian, dự toán cũng như tiến độ, chi phí ChuNn bị tốt hệ thống báo cáo, kiểm tra, giám sát là một trong những khâu cần thiết để thực hiện thành công kế hoạch dự án

2.3 QUẢN LÝ PHẠM VI

2.3.1 Phạm vi dự án và cấu hình sản phm dự án

Phạm vi (quy mô) của dự án được hiểu là các công việc cần thiết để có được kết quả (sản phNm) dự án Các công việc chịu các hạn chế của dự án về nguồn lực, ngân sách, thời hạn

Các công việc của dự án, đến lượt mình, lại được hiểu như là tập hợp các hành động liên quan đến nhau và cùng hướng tới việc đạt được kết quả (sản phNm) mong muốn với những đặc trưng và chức năng mang tính kỹ thuật nhất định, trong thời hạn

2.3.2.1 Xây dựng ý tưởng dự án

Xây dựng ý tưởng dự án là chỉ ra sự cần thiết của dự án, là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi nhận được đề nghị làm dự án, do đó, quản lý dự án được cần đến ngay khi dự án bắt đầu hình thành

2.3.2.2 Lập kế hoạch phạm vi

Lập kế hoạch phạm vi dự án là việc phân chia mục tiêu của dự án thành các yếu

tố thành phần, thành các thành tố có thể quản lý, mà cụ thể là để:

1 Đánh giá chi phí, thời gian và các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án;

2 Xác lập cơ sở để đo lường và kiểm tra tiến trình thực hiện dự án;

3 Phân chia quyền hạn và nghĩa vụ, xác định mức độ trách nhiệm

Lập kế hoạch phạm vi sẽ cho ta cơ cấu phân tách công việc dự án, ma trận trách nhiệm dự án Nói một cách khác, cơ cấu phân tách công việc và ma trận trách nhiệm là các công cụ cơ bản để quản lý phạm vi dự án

2.3.2.3 Quản lý các thay đổi

Quản lý các thay đổi là quá trình dự báo và lập kế hoạch các thay đổi trong tương lai về quy mô, quy cách dự án, về chi phí, về kế hoạch, sơ đồ mạng của dự án để nghiên cứu chi tiết, đánh giá hậu quả, tán thành hay bác bỏ, cũng như tổ chức theo dõi

và phối hợp trong thực hiện các thay đổi dự án

Thay đổi được hiểu là thay một quyết định này bằng một quyết định khác do hậu quả của sự thay đổi các yếu tố bên trong hoặc/và bên ngoài trong quá trình lập và thực hiện dự án Các thay đổi có thể được đưa vào các bộ phận khác nhau của dự án Người đưa ra ý tưởng về thay đổi có thể là chủ đầu tư, người/đơn vị giám sát, nhà tài trợ, nhà thiết kế hoặc nhà thầu xây dựng Chủ đầu tư thường đưa ra các thay đổi nâng cao đặc tính kinh tế - kỹ thuật cuối cùng của dự án Nhà thiết kế có thể đưa ra các thay đổi trong tài liệu thiết kế - dự toán ban đầu, về quy cách sản phNm Nhà thầu trong quá trình thực hiện dự án có thể đưa ra các thay đổi trong kế hoạch thời gian, các phương pháp và công nghệ thực hiện công việc, trình tự (về công nghệ, về không gian) xây dựng công trình Nguyên nhân đưa ra các thay đổi thông thường là sự thiếu khả năng nhìn thấy trước các vấn đề trong quá trình lập dự án Các vấn đề đó có thể là các quyết định thiết

kế mới, sử dụng nguyên liệu/kết cấu/công nghệ hiệu quả hơn cũng có thể là sự chậm trễ so với kế hoạch trong tiến trình thực hiện dự án về thời gian cũng như về khối lượng công việc do những tình huống không lường trước

a) Kiểm soát chung các thay đổi

Kiểm soát chung được thực hiện để đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố dẫn đến các thay đổi tích cực cũng như tiêu cực; để xác định các thay đổi diễn ra trong dự án;

để quản lý các thay đổi trong dự án theo mức độ xuất hiện của chúng Nội dung của

kiểm soát chung các thay đổi bao gồm:

- Hỗ trợ và đổi mới kế hoạch/biểu đồ cơ sở của dự án Các kế hoạch/biểu đồ này dùng làm chuNn trong so sánh với các kế hoạch sẽ được hình thành trong quá trình thực hiện dự án Điều chỉnh kế hoạch cơ sở chỉ được phép đối với các thay đổi liên quan đến nội dung dự án Tất cả các dạng thay đổi khác không được đưa vào trong điều chỉnh kế hoạch cơ sở mà chỉ được tính đến trong các kế hoạch hiện hành của dự

án trong quá tình thực hiện nó

- Thay đổi bắt buộc về nội dung/quy mô dự án khi có sự thay đổi nội dung/quy

mô kết quả (sản phNm, hàng hóa, dịch vụ ) của nó

- Phối hợp và thống nhất các thay đổi trong các dạng thông tin liên quan, các chức năng, các quá trình, các thủ tục trong quản lý dự án

Dữ liệu đầu vào của kiểm soát chung bao gồm kế hoạch/biểu đồ cơ sở của dự án,

các báo cáo về tiến trình thực hiện dự án và các yêu cầu thay đổi dự án

b) Kiểm soát thay đổi nội dung dự án

Kiểm soát thay đổi nội dung (phạm vi) dự án thực hiện để đánh giá ảnh hưởng

của các yếu tố có thể dẫn đến các thay đổi tích cực cũng như tiêu cực về nội dung (phạm vi) của dự án, xác định các thay đổi, để quản lý các thay đổi đó khi nó xuất hiện Quản lý thay đổi nội dung liên quan chặt chẽ với các quá trình khác của hệ thống giám sát

Dữ liệu đầu vào của kiểm soát nội dung bao gồm cơ cấu phân tách công việc

WBS, thông tin về kết quả các hoạt động như các báo cáo về các công việc đã hoàn thành, các báo cáo tài chính ; tài liệu về kết quả cuối cùng của dự án (hàng hóa, dịch

vụ, công trình xây dựng ) ở dạng các bản vẽ, các quy cách, các mô tả, các nhiệm vụ

kỹ thuật ; các yêu cầu thay đổi ở bất cứ dạng nào: lời nói hoặc văn bản, bên trong hoặc bên ngoài tổ chức/doanh nghiệp thực hiện dự án, mang tính mệnh lệnh hay chỉ là các khuyến cáo; trình tự các hoạt động quản lý nội dung về thống kê, nhận dạng và liên kết các thay đổi trong dự án, về chu kỳ cho phép các thay đổi

2.4 TỔ CHỨC CÔNG VIỆC DỰ ÁN THEO WBS

Để quản lý dự án người ta phải lập nhiều kế hoạch, như kế hoạch về thời gian để