101+ ý tưởng quản lý

Những mục tiêu hàng tuần của bạn có thể không nhiều, nhưng tuần này qua tuần khác, chúng sẽ được tích lũy dần và chắc chắn chúng sẽ góp một phần không nhỏ trong việc giúp bạn hoàn thành

Alpha Books biên soạn

Thanh Vân, Lan Hương (chủ biên)

101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

Bản quyền tiếng Việt © 2012 Công ty Sách Alpha

NHÀ XUẤT BẢN LAO ĐỘNG-XÃ HỘI

Gieo mầm ý tưởng, hái quả thành công

Bạn nhen nhóm ý định khởi nghiệp kinh doanh? Ở vị trí quản lý cấp trung, bạn phải đau đầu tìm cách phù hợp và bất ngờ tưởng thưởng nhân viên xuất sắc? Bạn khát khaogia tăng doanh số bán hàng? Mong muốn truyền cảm hứng làm việc cho đội ngũ nhân viên? Quản lý thời gian làm việc? Ứng phó với những vị sếp khó tính, những đồng nghiệp khó chịu? Thật đau đầu tìm lời giải cho những vấn đề trên

Vậy thì đây, bạn đang có trên tay bộ công cụ 101+ Ý tưởng - đáp án thích hợp nhất, giúp bạn tháo gỡ những khó khăn của mình Rồi bạn sẽ thấy, câu trả lời hóa ra lại đơn giản đến không ngờ Rất đơn giản, thiết thực, dễ áp dụng, và quan trọng là chúng nằm trong tầm tay của bạn

Bộ sách gồm có 11 cuốn, với 11 chủ đề thiết yếu phục vụ cho công việc và cuộc sống của mỗi cá nhân 101+ Ý tưởng quản lý thời gian cung cấp những phương thức kiểm soát thời gian, nhờ đó giúp bạn sử dụng hiệu quả thời gian của bản thân 101+ Ý tưởng khởi nghiệp mang đến cho bạn những nhận thức mới mẻ để bắt đầu công việc kinh doanh một cách thuận lợi 101+ Ý tưởng bán hàng lại giúp bạn có được những mẹo thiết thực nhất để bán sản phẩm và gia tăng dịch vụ 101+ Ý tưởng khen thưởng gợi ý cho bạn những bí kíp độc đáo động viên và đề cao vai trò của nhân viên, góp phần làm nên thành công trong doanh nghiệp của bạn Bạn còn có thể tìm được rất nhiều những gợi ý thiết thực khác trong các cuốn sách còn lại với những chủ đề rất rõ ràng: 101+ Ý tưởng quảng cáo, 101+ Ý tưởng tạo động lực, 101+ Ý tưởng câu khách, 101+ Ý tưởng tăng doanh số, 101+ Ý tưởng nhân sự, 101+ Ý tưởng đối phó với nhân viên cá biệt, 101+ Ý tưởng ủy quyền và ra quyết định

Được biên soạn dựa trên những tài liệu giá trị, các tình huống và ví dụ minh họa thực

tế điển hình trong môi trường công sở, bộ sách này sẽ mang đến cho bạn những ý tưởng gợi mở đơn giản và thiết thực mà bạn có thể thực hiện ngay Tuy nhiên bạn không cần và cũng không nên áp dụng mọi ý tưởng trong từng cuốn sách, thay vào đó,

hãy lựa chọn điều phù hợp với mình nhất, và kiên trì theo đuổi đến cùng Chắc chắn bạn sẽ gặt hái được những kết quả mong muốn

Chúng tôi tin tưởng bộ sách này thực sự hữu ích và cần cho bạn, giúp bạn có thêm nhiều ý tưởng mới trong công việc và cuộc sống

Hãy đọc và áp dụng ngay từ bây giờ!

Chúc bạn thành công!

Hà Nội, tháng 8 năm 2012

CÔNG TY SÁCH ALPHA

101+ Ý TƯỞNG QUẢN LÝ THỜI GIAN

1 Vạn sự khởi đầu nan

Cũng giống như việc nghiện ma túy, thuốc lá, nghiện ăn hay hàng vạn trò tiêu khiển khác trên đời, con người cũng dễ mắc nghiện lối sống hối hả trong cuộc sống hiện đại ngày nay Người hàng xóm của tôi là mẹ của ba đứa con đang tuổi vị thành niên, thường rất hãnh diện khoe về khả năng cáng đáng nhiều công việc khác nhau cùng lúc

và đều hoàn thành được tất cả Khốn nỗi, ngay câu sau, chị cũng bắt đầu than phiền rằng mình chẳng bao giờ có đủ thời gian, rằng chị chẳng thể toàn tâm toàn ý với bất

kỳ một việc nào cả bởi có quá nhiều việc phải làm và rằng chị chẳng mấy khi có nổi vài giây phút hiếm hoi thư giãn và tận hưởng niềm vui bên gia đình

Mãi đến gần đây, sau khi trải qua quá nhiều căng thẳng trong cuộc sống với áp lực thời gian luôn đè nặng, chị mới hiểu ra rằng mình cần phải học cách kiểm soát thời gian của bản thân thay vì để nó kiểm soát mình Sự căng thẳng cuối cùng đã khiến chị gục ngã Chị bị suy nhược trầm trọng, mà nguyên nhân theo bác sỹ là do làm việc quá sức Dĩ nhiên, cuộc sống của cả gia đình chị cũng bị ảnh hưởng và xáo trộn theo Bạn hoàn toàn có thể tránh được tất cả những khó khăn đó!

Trong thời gian dưỡng bệnh, chị hàng xóm nhà tôi đã có thời gian phân tích lối sống

và thói quen hàng ngày của mình, và quyết định phải kiểm soát thời gian hiệu quả hơn Giờ đây, chị thú nhận rằng mình là một con-mọt-thời-gian “đã được cải tạo” Nhưng chị chỉ nhận ra mọi việc sau khi trải qua một biến cố lớn Tuy nhiên, có rất nhiều người chưa gặp phải những tình huống như vậy trong cuộc sống nên vẫn ngụp lặn trong khối công việc bộn bề và bám theo một thời gian biểu thiếu hợp lý Bởi thế,

cũng giống như một người nghiện rượu, đã đến lúc mỗi chúng ta phải đánh giá những

ưu tiên trong cuộc sống của bản thân

Lời kết

Người hàng xóm của tôi đã coi lần ngã bệnh như một lời cảnh báo và động lực cho một khởi đầu mới Chị đã xem xét lại lối sống và cách quản lý thời gian hiện tại, để rồi bắt đầu học cách quản lý thời gian tốt hơn Sau một thời gian, sức khỏe của chị đã được cải thiện đáng kể, chị có thêm thời gian dành cho gia đình, trong khi vẫn hoàn thành được những công việc quan trọng trong ngày

2 Bạn sử dụng thời gian ra sao?

Điều đầu tiên chị hàng xóm của tôi làm để thay đổi cuộc sống là “nghiên cứu” lại việc

sử dụng thời gian của mình “Nghiên cứu” nghe có vẻ quá to tát, nhưng đúng là chị đãlàm vậy Khi sức khỏe khá hơn, chị bắt đầu ghi chép lại chi tiết mọi hoạt động hàng ngày của mình trong hai tuần liền Tất cả mọi việc chị làm, kể cả thời gian vào phòng

vệ sinh, thời gian tiếp khách và mọi chi tiết trong các cuộc họp và gặp gỡ của chị

Chị ghi chú lại tất cả mọi việc trong một cuốn sổ nhỏ để có thể xem lại nội dung công việc và thời gian dành cho mỗi việc Không chỉ thế, nhờ những ghi chép tỉ mỉ này chị còn có thể tìm ra lý do tại sao một số việc lại tốn nhiều thời gian đến vậy

Sau hai tuần, chị đã có đầy đủ thông tin và dữ liệu Chị dành vài tiếng để tổng kết lại những ghi chép Đó chính là bước phân tích và rút kinh nghiệm Việc làm này không mất của chị quá nhiều thời gian hay công sức nhưng lại vô cùng hữu ích Chị đã rút ra được rất nhiều bài học về cách thức sử dụng thời gian

Lời kết

Rất nhiều công ty yêu cầu nhân viên của mình lưu lại các bản ghi chép về cách sử dụng thời gian để toàn công ty có thể khảo sát và đánh giá toàn bộ hệ thống cũng như quy trình làm việc của mỗi người Nếu cơ chế đơn giản này có tác dụng với họ, chắc chắn nó cũng sẽ có ích cho bạn

3 Đặt ra những mục tiêu rõ ràng cho công việc

Khi đánh giá công việc của mình, một trong những điều bạn cần phải làm rõ đó là mục tiêu của bản thân hay nói cách khác đó là bạn mong chờ công việc này sẽ đem lạiđiều gì cho sự nghiệp của mình Ngày nay, theo các nghiên cứu về lao động xã hội cho thấy, hầu hết chúng ta ai cũng đã từng một lần “nhảy” việc Thậm chí rất nhiều người còn không trung thành với một ngành nghề nhất định

Vậy bạn mong đợi gì từ công việc hiện nay? Hãy đặt ra vài mục tiêu cho bản thân và cho sự phát triển nghề nghiệp của bạn Những mục tiêu này cần phải được đặt ra dựa trên những đam mê và khát vọng của bạn Chúng cũng cần phải giúp bạn hướng tới việc theo đuổi và hoàn thành những khát vọng đó một cách hợp lý

Nếu mục tiêu dài hạn của bạn là trở thành một chuyên viên quan hệ công chúng và truyền thông cấp cao trong một công ty lớn, bạn cần phải làm gì để đạt đến vị trí đó? Hãy cân nhắc một số điều sau đây:

Bạn cần một tấm bằng chuyên ngành quan hệ công chúng

Bạn cần là thành viên của một tổ chức quan hệ công chúng chuyên nghiệp

Bạn cần có chứng chỉ hành nghề

Bạn cần bằng cao học

Bạn cần có kinh nghiệm làm một số công việc trong ngành quan hệ công chúng ở nhiều lĩnh vực khác nhau trong khoảng 20 năm với mức trách nhiệm tăng dần

Bạn cần những kiến thức chuyên môn

Với những điều trên, bạn cần đặt ra các mục tiêu ngắn hạn cho công việc hiện tại Vớimục “công việc thăng tiến dần” và “trách nhiệm tăng dần”, liệu công việc hiện tại của bạn có đáp ứng được những yêu cầu này không? Nếu có, hãy biến chúng thành các mục tiêu ngắn hạn Bạn có cần bắt đầu chuẩn bị một chứng chỉ hành nghề không? Thêm một mục tiêu ngắn hạn nữa và bạn cũng đừng quên đặt mốc thời gian cho từng việc

Bạn nên đặt ra các mục tiêu ngắn hạn rõ ràng cho mỗi công việc sắp tới Sau đó, hãy

nỗ lực để hoàn thành chúng Lên kế hoạch hành động cũng như thời gian biểu chi tiết

và chặt chẽ cho bản thân để bám sát mục tiêu của mình

Lời kết

Nếu không tự đặt ra cho mình các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, chúng ta sẽ chỉ đi loanh quanh suốt đời mà thôi Và việc quẩn quanh không mục đích này sẽ chỉ đưa chúng ta đến những ngõ cụt

4 Liệt kê các mục tiêu

Việc đặt ra các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn cho công việc và sự nghiệp của bản thân

là chưa đủ Bạn cần phải viết chúng ra và thường xuyên xem xét lại Nhiều năm trước,tôi cũng đã từng phải trải qua công đoạn này dưới sự đôn đốc của vị quản lý cũ Và giờ đây, tôi không biết phải cảm ơn ông bao nhiêu cho đủ vì bài luyện tập này

Ngoài việc viết những mục tiêu của mình một cách rõ ràng, mạch lạc, tôi còn thường xuyên dành thời gian xem xét lại chúng từ ngày đó trở đi Thực ra, những mục tiêu của tôi không còn giống xưa nữa Một số mục tiêu đã thay đổi và mỗi ngày qua đi, tôi cũng đặt thêm những mục tiêu ngắn hạn mới cho mỗi công việc hay thay đổi một mụctiêu dài hạn của cuộc đời mình

Nhờ việc viết những mục tiêu của mình ra giấy, nên hiện giờ tôi có một bản ghi chép

rõ ràng về những gì mình đã trải qua trong suốt 25 năm qua và vẽ nên con đường dẫn tới thành công của tôi ngày hôm nay Bản ghi chép mục tiêu này cũng là một tư liệu quan trọng để tôi tham khảo khi phải đối mặt với những quyết định trọng đại trong sự nghiệp và cuộc sống, như khi quyết định thay đổi công việc mới, hoặc cân nhắc bất kỳmột hoạt động nào đó trong một vài thời điểm cụ thể

Những dòng ghi chép viết tay đó vẫn còn nằm nguyên trong cuốn sổ tay mà tôi sử dụng từ những ngày đầu khởi nghiệp Chúng thật sự là một công cụ cũng như tài sản quý giá đối với tôi Hãy thử cách thức này của tôi, chắc chắn các bạn sẽ có thêm những tài sản quý giá cho mình

Lời kết

Những ghi chép bằng tay góp phần giúp bạn thực hiện những quyết định quan trọng

về công việc, sự nghiệp và đôi khi cả về cuộc đời Chúng mang đến cho bạn điều bạn tìm kiếm ở mỗi công việc và giúp bạn sắp xếp thời gian hợp lý cho từng mục tiêu cá nhân trong từng công việc đó

5 Lên kế hoạch sử dụng thời gian

Khi đã đặt ra những mục tiêu cho cuộc đời và sự nghiệp, cùng những mục tiêu ngắn hạn cho công việc hiện tại, bạn có thể bắt đầu ước tính lượng thời gian dành cho mỗi mục tiêu này Hãy nhìn qua một lượt các mục tiêu cho công việc và phân bố thời gian hàng tuần hoặc hàng tháng cho từng mục

Điều này cũng giúp bạn quyết định những nhiệm vụ bổ sung cần thực hiện, những hoạt động sau giờ làm, hoặc những công việc cá nhân khác

Ví dụ, một trong các mục tiêu của tôi là trở thành thành viên của một hiệp hội doanh nhân Trước đây khi làm một vài công việc, lúc nào tôi cũng đề ra mục tiêu đó gắn

liền với những nhiệm vụ của bản thân Và tôi đã dành thời gian đều đặn hàng tháng đểtham gia vào các hoạt động của tổ chức đó như cập nhật thông tin hay đóng góp ý kiến Nó giúp tôi định hướng được thời gian cả trong công việc cũng như sau giờ làm thông qua mục tiêu đó.

Đó thật sự là một công cụ hết sức hữu ích

Lời kết

Quy trình này không chỉ giúp bạn hoàn thành được các mục tiêu trong cuộc sống và

sự nghiệp Nó còn giúp bạn định hướng bản thân nhằm tập trung hơn vào công việc cũng như lập nên một kế hoạch hoàn hảo trong việc quản lý và sắp xếp thời gian để thực hiện những mục tiêu đó

6 Đặt các mục tiêu theo ngày và theo tuần

Sau khi lập được kế hoạch phân bổ thời gian vĩ mô, bạn hãy đặt ra những mục tiêu hàng ngày và hàng tuần, kèm theo thời gian cụ thể Những mục tiêu hàng tuần của bạn

có thể không nhiều, nhưng tuần này qua tuần khác, chúng sẽ được tích lũy dần và chắc chắn chúng sẽ góp một phần không nhỏ trong việc giúp bạn hoàn thành được cácmục tiêu ngắn hạn trong công việc và đạt được những mục tiêu lớn hơn trong sự nghiệp của bản thân

Việc lên kế hoạch sắp xếp thời gian cho những sự kiện đặc biệt trong cuộc sống đóng vai trò vô cùng quan trọng Điều này có thể và nên bao gồm cả những mục tiêu cá nhân liên quan tới gia đình Đừng quên nghĩa vụ và trách nhiệm của bạn với gia đình nhé

Lời kết

Hãy tham gia vào một trò chơi mang tên: Lập kế hoạch cho tương lai và thành công của bạn Nếu bạn lên kế hoạch sử dụng thời gian, chắc chắn bạn sẽ giành chiến thắng Nếu bạn lãng phí thời gian của mình để chạy theo những việc ngay trước mắt, lúc nào bạn cũng ở trong tình trạng cạn kiệt thời gian mà vẫn chẳng hoàn thành được việc gì đến nơi đến chốn

7 Việc hôm nay chớ để ngày mai

Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian và khiến nhiều người rơi vào tình huống dở khóc dở cười chính là sự trì hoãn

Trì hoãn, nghĩa là “để dành” công việc, thay vì hoàn thành chúng ngay lập tức Trì hoãn, nghĩa là chờ đợi đến tận phút cuối mới thực hiện một nhiệm vụ hay hoàn thành một dự án, bởi vì bạn cho rằng nó chẳng hay ho hay thú vị gì Thậm chí bạn trì hoãn khi gặp phải một dự án hoặc công việc mà bạn chưa hề chuẩn bị trước, thiếu thông tin,thiếu niềm tin vào bản thân để có thể hoàn thành tốt chúng.

Mặc dù sự trì hoãn này có thể không gây ra nhiều tổn thất, nhưng có những nghiên cứu chỉ ra rằng, sự trì hoãn khiến một người tốn gấp đôi thời gian so với bình thường

để hoàn thành nhiệm vụ đó

Hãy bắt đầu nghĩ về sự trì hoãn kể từ lúc này Bạn có phải là một trong số những người hay trì hoãn không? Bạn có hay để những việc cần làm đến tận những phút cuốimới thực hiện không? Nếu có, bạn đang lãng phí rất nhiều thời gian của bản thân và làngười quản lý thời gian dở tệ

Lời kết

Sự trì hoãn là một trong những nguyên nhân chính gây tiêu tốn rất nhiều thời gian và làm giảm hiệu quả công việc Đừng để “nước đến chân mới nhảy”

8 Khởi đầu ngày mới từ tối hôm trước

Cách tốt nhất để có một khởi đầu tuyệt vời cho ngày mới là chuẩn bị sẵn sàng cho nó

từ đêm hôm trước!

Ý tưởng này quả thật tuyệt vời Hãy dành thời gian chuẩn bị cho ngày mới của bạn từ đêm hôm trước bằng việc thực hiện một số cách thức đơn giản nhưng hiệu quả dưới đây Đầu tiên, cuối mỗi ngày làm việc, trước khi ra về, bạn hãy dành ra ít phút để xemlại lịch làm việc ngày hôm sau của mình Đánh dấu những hoạt động và nhiệm vụ chính cần phải hoàn thành trong ngày và ghi chú những thao tác cần chuẩn bị trước: tổng hợp văn bản cần thiết, gửi thư, đọc trước tài liệu Nhờ đó, sáng hôm sau, bạn đã sẵn sàng tinh thần bước đến cơ quan và bắt tay ngay vào công việc bởi vì toàn bộ công đoạn chuẩn bị đã được thực hiện xong

Chắc bạn hẳn đang thắc mắc rằng Pareto là ai và sao chúng ta lại phải quan tâm tới ông ta?

Vilfredo Pareto là nhà kinh tế học người Ý Bằng những quan sát của mình, ông nhận thấy rằng, trong bất kỳ hoạt động có định hướng nào của chúng ta, 80% thành tựu đạt được lại chỉ đến từ 20% nỗ lực Ông cũng cho rằng, chỉ 20% việc chúng ta làm mang lại phần lớn những thành tựu trong cuộc đời

Theo đó, chúng ta sẽ chỉ thu được thành tựu cho 20% những việc ta làm thôi sao? Không hẳn vậy, nhưng đúng là phần lớn thành tựu chúng ta đạt được đến từ một phần rất nhỏ trong công việc Với bạn, điều này có ý nghĩa thế nào? Bạn sẽ áp dụng điều này ra sao?

Nhận biết rõ điều này sẽ cho phép chúng ta đặt ưu tiên cho công việc của mình một cách hợp lý Chúng ta sẽ có xu hướng đặt những việc mà chúng ta tin rằng sẽ mang lạinhiều thành công hơn – trong cả đời sống riêng, trong sự nghiệp, trong tổ chức – lên

vị trí ưu tiên hơn và xếp theo thứ tự ưu tiên dựa trên kết quả mong muốn giảm dần.Lời kết

Mặc dù việc nào cũng đều cần được hoàn thành, nhưng chúng ta nên xếp những việc đem lại thành quả thực sự ở vị trí cao hơn trong thang ưu tiên của mình

10 Lập danh sách Việc cần làm

Quản lý thời gian là biết phải làm gì với lượng thời gian mình có Hãy lên danh sách Việc cần làm (To-Do List) Mặc dù việc làm này nghe có vẻ bất tiện, nhưng đó là mộtcông cụ tuyệt vời để tối ưu hóa việc sử dụng quỹ thời gian bạn có Từ khi bắt đầu lên danh sách Việc cần làm, tôi biết cách quản lý thời gian của mình hợp lý và hiệu quả hơn đồng thời tiết kiệm thêm được rất nhiều thời gian Nhờ đó, tôi tránh được nhiều khó khăn và trở ngại trong công việc do áp lực thời gian mang lại

Danh sách Việc cần làm hết sức đơn giản, nó bao gồm một loạt những việc cần hoàn thành Danh sách này giúp bạn ghi nhớ những nhiệm vụ cần thực hiện và cung cấp cho bạn công cụ quản lý những nhiệm vụ đó Để tối ưu hóa tác dụng của danh sách này, hãy tuân theo quy trình đơn giản sau:

Liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần làm

Sắp xếp chúng theo thời hạn hoàn thành

Đánh dấu bỏ đi những nhiệm vụ đã hoàn thành

Cập nhật danh sách thường xuyên (khoảng một lần một ngày).

Danh sách Việc cần làm nên là công cụ để quản lý những nhiệm vụ ưu tiên của bạn

Do đó, bạn nên kiểm tra nó thường xuyên Sử dụng nó Quản lý nó Cập nhật nó mỗi khi bạn nhận nhiệm vụ mới hay hoàn thành nhiệm vụ cũ

Ngày nay có rất nhiều phần mềm cho phép bạn tạo lập và quản lý các nhiệm vụ, công việc Hãy sử dụng chúng nếu bạn cảm thấy phù hợp Nếu không, bạn cần có một cuốn

sổ ghi chép để ghi lại những việc cần làm hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng Hãy sử dụng cách thức nào khiến bạn thấy thoải mái và tiện lợi nhất

Lời kết

Sử dụng danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn đặt ưu tiên cho công việc của mình, giúpbạn làm việc hiệu quả hơn, nhờ đó tiết kiệm được thời gian Đừng quên ghi chép lại thành tích của mình Đánh dấu rõ những việc bạn đã hoàn thành, nhất là những việc bạn đã làm tốt để tạo hứng khởi và động lực cho bản thân

11 Chia sẻ danh sách Việc cần làm

Mỗi chúng ta đều có những cách thức riêng để chia sẻ danh sách Việc cần làm với tất

cả mọi người Ví dụ, danh sách Việc cần làm của tôi là loại danh sách điện tử, vì thế tôi có thể chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm và cả sếp mình khi cần thiết Nórất hữu ích mỗi khi sếp chỉ định người sẽ tiếp quản các dự án hay nhiệm vụ mới bằng cách xác định khối lượng công việc hiện tại của mỗi người Sếp tôi lướt mắt qua danh sách Việc cần làm của tôi và quyết định xem liệu tôi có thể đảm nhiệm thêm một dự

án hay nhiệm vụ mới không

Các thành viên khác trong nhóm cũng có thể làm việc tương tự khi họ tìm kiếm sự trợ giúp cho một dự án, hoặc muốn chuyển bớt một vài công việc cho người khác

Nếu không sử dụng một danh sách Việc cần làm điện tử hoặc phần mềm quản lý côngviệc, bạn có thể dán danh sách của bản thân lên trên bảng tin của phòng hoặc vách ngăn bàn làm việc của bạn

Lời kết

Việc chia sẻ danh sách Việc cần làm sẽ giúp bạn tránh bị quá tải với những dự án hay nhiệm vụ Quan trọng hơn, nó giúp nhà quản lý biết được khối lượng công việc mà bạn đang đảm nhiệm Dĩ nhiên, để cách làm này luôn mang lại hiệu quả, danh sách của bạn phải luôn chính xác và được cập nhật thường xuyên

12 Cập nhật danh sách Việc cần làm

Một danh sách Việc cần làm sẽ trở nên vô giá trị nếu nó không được cập nhật Nó không những vô giá trị với bạn, mà còn với cả những người xung quanh Nếu danh sách đó không được cập nhật thường xuyên, bạn sẽ không thể biết được công việc ưu tiên của bạn nằm ở chỗ nào Cuối cùng, bạn có thể mải mê ngụp lặn trong nhiệm vụ nào đó mà quên khuấy đi những việc sắp đến hạn, để rồi lại phải bù đầu làm việc tới khuya “chữa cháy” cho chính những sai sót của mình

Vì vậy hãy luôn dành một chút thời gian cập nhật danh sách của mình để kịp thời nắmbắt được tình hình thay đổi của một dự án này hay thời hạn dịch chuyển của một nhiệm vụ khác, bạn có thể ghi chú lại trong danh sách và điều chỉnh thứ tự ưu tiên.Bạn cũng đừng quên đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành Nếu bạn đã từng trải qua cảm giác được ngồi lại và xem xét những điều bạn đã hoàn thành sau một ngày, hoặc một tuần cống hiến hết mình, chắc hẳn bạn sẽ không bao giờ quên lập riêng cho mình một danh sách Việc cần làm và cập nhật nó thường xuyên

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng bạn đã thêm những nhiệm vụ mới và sắp xếp chúng theo danh sách ưu tiên Khi bạn bắt đầu làm việc dựa trên danh sách này, việc bỏ sót một nhiệm vụ có thể mang đến rất nhiều rắc rối Vì thế hãy cẩn trọng trong việc bổ sung những việc cần thiết và sắp xếp chúng theo mức độ quan trọng và thời gian cần hoàn thành

Nếu danh sách của bạn được cập nhật tốt, sếp có thể thấy rõ sự hợp lý và hiệu quả trong cách thức quản lý thời gian và sắp xếp công việc của bạn Nếu bạn đang phải làm quá nhiều việc, biết đâu ông ấy có thể giảm bớt việc cho bạn bằng cách không giao thêm những nhiệm vụ mới cho bạn, hoặc đề nghị những người khác giúp đỡ Trước đây, tôi thường viết danh sách Việc cần làm của mình ra giấy và luôn đưa một bản cho sếp mình vào mỗi sáng thứ Hai, để ông có thể nắm được những việc tôi đang làm

Lời kết

Lúc đầu, sếp không hiểu lý do tôi làm vậy Thế rồi, sau chừng hai tuần, ông nhận thấy

nó có giá trị đến mức ông yêu cầu mọi nhân viên đều phải nộp cho ông bản danh sách của mình Bí kíp góp phần tạo nên thành công của bạn đó là luôn cập nhật bản danh sách Việc cần làm của mình và đừng quên đưa cho sếp một bản

13 Phân loại mức độ ưu tiên

Bước đầu tiên trong việc kiểm soát thời gian là đặt mức độ ưu tiên cho công việc của bản thân Nếu chúng ta đặt những công việc mang lại hiệu quả hơn lên trước, vậy chúng ta sẽ tổ chức việc đó ra sao?

Đây không phải là một cuộc “bão não”, mà chỉ là một hệ thống trợ giúp đơn giản Hệ thống này chỉ yêu cầu bạn sắp xếp mọi công việc của mình vào ba mục, theo mức độ

ưu tiên giảm dần Chúng ta sẽ gọi chúng là Mục A, B và C A là mức độ ưu tiên cao,

B là trung bình và C là thấp

Nào, hãy bắt tay vào thiết lập nên hệ thống phân loại mức độ ưu tiên của riêng bạn và biến nó thành một thói quen trong cuộc sống Những ý tưởng dưới đây sẽ giúp bạn sắp xếp công việc của bản thân và từng mục cụ thể

Lời kết

Trong cuộc sống của chúng ta, không phải việc gì cũng cần được ưu tiên, hay “đóng mác” quan trọng Nói cách khác không phải việc gì cũng cần phải hoàn thành ngay lập tức trong hôm nay Hệ thống phân loại ưu tiên này cho phép bạn sắp xếp hiệu quả những công việc quan trọng

14 Mức độ ƯU TIÊN A

Những công việc nằm trong nhóm ưu tiên A là những việc bắt buộc phải làm Đó là những việc đáp ứng một số hoặc tất cả các tiêu chuẩn sau:

Nếu không hoàn thành, bạn sẽ bị đuổi việc

Những việc này thuộc quy tắc 20% của Pareto

Đó là những việc có thời hạn hoàn thành trong

hôm nay hoặc vài ngày tới

Lời kết

Hãy sử dụng danh sách Việc cần làm để sắp xếp thứ tự công việc của bạn Nhớ rằng, nếu việc đó nằm trong danh sách A, thì đó là việc quan trọng dành cho người quan trọng Người đó có thể là chính bạn hoặc sếp của bạn Dù là ai đi chăng nữa nhưng miễn là đừng cho tất cả công việc có thể có vào danh sách A Khi đó hệ thống phân loại này sẽ chẳng có giá trị gì nữa

15 Mức độ Ưu tiên B

Mục ưu tiên mức độ B dành cho những việc cần phải được hoàn thành, nhưng không nhất thiết mang lại kết quả lớn, hoặc thời hạn hoàn thành vẫn còn dài Hãy kiểm tra lạicác nhiệm vụ của bạn và sắp xếp chúng vào danh sách B Chúng có thể là một nhóm các nhiệm vụ cần phải hoàn thành, nhưng không quá quan trọng để phải làm ngay hôm nay hoặc ngày mai, hoặc đơn giản không cần phải xong sớm

Đặt các công việc ở mức ưu tiên B vào danh sách Việc cần làm, bên dưới mục A Nhưng đừng nghĩ rằng bạn có thể lờ đi những nhiệm vụ này nhé Rất nhiều nhiệm vụ trong số đó sẽ chuyển lên danh sách A sau một khoảng thời gian nhất định, khi gần đến thời hạn hoàn thành

Khi có thời gian, bạn hãy thực hiện cả những việc trong danh sách B cùng với những việc trong danh sách A Đó chính là lý do bạn lập ra danh sách Việc cần làm: Sắp xếp

và bắt tay thực hiện từng việc ngay khi có thể

Lời kết

Đừng bao giờ quên rằng những việc trong danh sách B cũng cần được hoàn thành Chỉ

là chúng không nhất thiết phải được hoàn thành ngay trong hôm nay nhưng không vì thế mà bạn bỏ bê chúng Hãy dành thời gian thực hiện chúng bất cứ khi nào có thể

16 Mức độ Ưu tiên C

Từ những ngày đầu mới khởi nghiệp, tôi có một người bạn lúc đó đang sử dụng hệ thống phân loại ưu tiên công việc A-B-C Cậu ấy luôn luôn để danh sách A ngay trên bàn làm việc để nhắc nhở mình thực hiện những việc đó ngay lập tức Danh sách B, cậu ấy để ở trong ngăn kéo ngay dưới bàn làm việc Nhưng danh sách C thì hoàn toàn khác Cậu ấy để nó ở ngăn kéo cuối cùng của chiếc bàn làm việc và không bao giờ đả động đến nó, trừ phi có ai hỏi về nó

Bạn thấy đấy, danh sách C gồm những công việc chẳng quan trọng gì với anh ấy, hay với bất cứ ai anh để tâm đến Chúng được ngủ yên ở ngăn kéo dưới cùng Nếu ai đó

bước vào và hỏi anh về một trong những việc nằm trong danh sách này, anh ấy sẽ lôi

nó ra và việc đó được chuyển vào danh sách B Còn không, chúng vẫn cứ nằm im trong ngăn kéo bàn làm việc

Đó là một cách khá hay được áp dụng với những việc trong danh sách C bởi lẽ chúng

là những việc không quá quan trọng Những việc không cấp bách Những việc chẳng

ai trong chúng ta buồn quan tâm Ai trong chúng ta cũng đều có những việc như thế Hãy ném chúng vào danh sách C và chỉ lôi chúng ra khi bạn có thời gian rảnh rỗi Nếuhoàn cảnh thay đổi, bạn vẫn có thể chuyển nó lên danh sách B

Lời kết

Mặc dù chúng là những việc không quan trọng nhưng hãy nhớ thỉnh thoảng xem lại danh sách C của mình Đôi lúc cũng có những dự án hay nhiệm vụ cần được chuyển lên danh sách ưu tiên cao hơn vì nhiều lý do khác nhau Có những việc chẳng có vẻ gìquan trọng hôm nay nhưng rồi có thể đột ngột trở nên quan trọng vào tuần sau Còn không, bạn có hàng núi công việc cần giải quyết với lịch trình dày đặc, hãy dành thời gian tập trung vào những việc quan trọng trước đã

17 Ghi chú lại những nhiệm vụ vừa được giao

Bạn thường nhận được nhiệm vụ và các chỉ dẫn bằng lời Dù rằng đó không phải là cách hay nhất, nhưng việc làm này vẫn rất phổ biến Thật không may, vì quá mải mê hay bận rộn với hàng tá công việc hàng ngày, đôi khi chúng ta có thể vô tình quên mấtchúng

Bất cứ khi nào bạn nhận được một nhiệm vụ bằng lời, hãy ghi nó lại ngay lập tức Việc làm này sẽ khởi đầu cho một nhiệm vụ hay dự án mới và cung cấp cho bạn những thông tin và tài liệu về việc bạn phải thực hiện hoặc hoàn thành Chúng cần phải được viết ra càng sớm càng tốt, ngay khi bạn vừa được giao để có được thông tin chính xác nhất, đồng thời tăng khả năng nắm chắc mọi chi tiết được cung cấp

Ghi chú này cũng nên được sắp xếp vào các mục ưu tiên trong danh sách Việc cần làm ngay lập tức Đặt nó vào mục phù hợp và theo dõi một cách hợp lý Nhờ vậy, bạn

sẽ không bao giờ quên nhiệm vụ mỗi khi bạn đảo qua danh sách Việc cần làm mỗi ngày

Lời kết

Ghi nhớ các thông tin bằng cách viết ra sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian khi phải cố gắng nhớ lại và phát hiện ra những nhiệm vụ bị trì hoãn rồi vật lộn để hoàn thành chúng trong một thời gian ngắn Với ghi chép này, bạn cũng sẽ có thêm một bản

thông tin chi tiết và đầy đủ về nhiệm vụ cần hoàn thành, nhờ vậy bạn sẽ không phí thời gian ngược xuôi hỏi đi hỏi lại các thông tin đã được cung cấp, làm mất thời gian của mình và của người khác.

18 Định ra hạn chót cho các nhiệm vụ

Bạn nên đề ra một hạn chót hoàn thành tất cả nhiệm vụ và công việc trong danh sách Việc cần làm của mình Bạn nên có hạn chót của riêng mình và nó được đặt ra trước mỗi hạn chót thật sự

Việc đặt ra các hạn chót sẽ cung cấp cho bạn một công cụ lên kế hoạch và tổ chức hiệu quả Đặt hạn sớm cho phép bạn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng cho những vấn đề hay chậm trễ phát sinh trong quá trình giải quyết công việc nhằm hoàn thành chúng đúng thời hạn Ví dụ, nếu bạn phải nghỉ ốm vài ngày, mà hạn chót của công việc vào đúng ngày bạn quay lại làm việc, bạn sẽ không phải đánh vật với núi công việc cùng với thời hạn đang đuổi phía sau trong tình trạng vừa mới ốm dậy, bởi vì bạn đã để dành ra một thời gian dự trữ giữa hạn chót của bạn và hạn chót thật sự

Lời kết

Tôi thường xuyên sử dụng phương pháp này và nhận thấy nó đã cứu nguy cho tôi nhiều lần, giúp tôi tránh phải làm việc thâu đêm suốt sáng để hoàn thành công việc đúng thời hạn Vậy còn chần chừ gì nữa, các bạn hãy tự đặt ra những hạn chót riêng cho các công việc cần hoàn thành của mình để tránh những tình huống tréo nghoe do

áp lực thời gian

19 Không nên ôm đồm quá nhiều việc

Việc nhận lãnh quá nhiều trách nhiệm công việc là một chiếc bẫy rất nguy hiểm Đây

là mối nguy thường trực mà chúng ta phải đối mặt Bất kỳ ai cũng cần phải trang bị cho mình khả năng kiểm soát khối lượng công việc của bản thân, cả trong công việc lẫn cuộc sống hàng ngày ở một mức độ nhất định cho phép bạn sẵn sàng thích ứng vớicác điều kiện và ưu tiên thay đổi

Nói cách khác, khả năng nói “Không” có nghĩa là đôi lúc bạn phải biết cách từ chối người đối diện Hoặc là bạn sẽ phải ủy thác cho người khác thực hiện một số việc Bạn cần bảo vệ 20% thời gian dành để xử lý những việc phát sinh và không thể lường trước Nhưng không vì thế mà chịu bó tay trong những tình huống đặc biệt, bạn vẫn

có thể lên kế hoạch trước cho chúng, nếu bạn luôn giữ lịch trình của mình ở mức 80%

Một việc khác cũng quan trọng không kém, đó là bạn luôn phải cố gắng toàn tâm toàntrí, tập trung hoàn toàn vào mỗi công việc hay dự án bạn thực hiện Điều đó sẽ mang lại cho bạn sự hài lòng trong công việc cũng như làm thỏa mãn cấp trên của bạn Đừng chỉ làm cho xong việc – hãy làm thật tốt, hoàn thành đúng hạn, xuất sắc hơn những người khác Chính thái độ làm việc này chứ không phải điều gì sẽ mang lại thành công cho bạn.

Lời kết

Hiển nhiên bạn không thể nói “không” với sếp của mình Nhưng bạn lại có thể từ chốiyêu cầu tham gia vào một hội nào đó, hoặc lời đề nghị giúp huấn luyện đội tuyển bóngmềm của cơ quan sau giờ làm Hãy bảo vệ 20% thời gian dự phòng của bạn, chắc chắn bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian để làm những công việc quan trọng khác

20 Lưu giữ thành tích của bản thân

Thành tích là các bằng chứng cho thành công bạn đạt được, góp phần khẳng định tài năng và công sức mà bạn bỏ ra Việc lưu giữ chúng đã trở thành một thói quen của mỗi người chúng ta Và đặc biệt trong công việc của bạn, thói quen đó không phải là một ý tưởng tồi

Khi nói đến việc lưu giữ thành tích của bản thân trong công việc, tôi không ám chỉ rằng bạn phải ganh đua với những người khác Hãy điền thành tích công việc vào danh sách Việc cần làm của bạn bằng bút màu hoặc in đậm, thể hiện chúng theo một thang định mức từ hoành thành đến hoàn thành xuất sắc hoặc các phần thưởng mà bạnđạt được Tôi có thói quen sử dụng đường gạch đỏ để nhắc nhở mình về các công việc

và nhiệm vụ mà tôi đã hoàn thành cũng như luôn cố gắng để có càng nhiều đường gạch đỏ trong danh sách Việc cần làm của bản thân càng tốt

Khi thấy các đường đánh dấu màu đỏ, có nghĩa là tôi đang lưu giữ thành tích của mình Tôi dõi theo con đường thành công của bản thân và tiếp tục bổ sung chúng mỗi ngày Nó gần như là một hệ thống phần thưởng cá nhân, giúp tôi thấy rõ mình đang

“chiến đấu với kẻ địch” ra sao – “kẻ địch” ở đây chính là các việc cần làm trong danh sách Cách làm này mang lại nhiều động lực và giúp tôi kiên trì hơn với các nhiệm vụ

và mục tiêu của mình

Lời kết

Tôi đã khuyên mọi người thử sử dụng mẹo mực này trong công việc của mình Mặc

dù không phải lúc nào cách thức này cũng mang lại hiệu quả, nhưng nó sẽ giúp mọi người kiên trì hơn với công việc và giúp chúng ta tiết kiệm thời gian hơn

21 Sắp xếp nơi làm việc

“Một nơi làm việc lộn xộn là biểu hiện của một trí tuệ xuất chúng.” Một số người trong chúng ta thường “ngụy biện” cho thói quen lộn xộn của mình bằng câu nói như vậy Có thể ở một khía cạnh nào đó, câu nói này không sai nhưng thực tế nó chẳng khác gì câu “Đừng bao giờ ăn đồ ăn của một đầu bếp gầy.” Chẳng có một cơ sở nào chứng minh điều đó đúng cả

Nhưng chắc chắn rằng một căn phòng hoặc nơi làm việc lộn xộn thường chứng tỏ chủ nhân của nó có một tư duy lộn xộn, không phát huy được hết khả năng và hiệu quả vốn có Thời gian của bạn thường phụ thuộc vào chính khả năng kiểm soát môi trườngxung quanh của bạn

Phòng làm việc chính là thế giới riêng đối với mỗi người ở nơi công sở Nó thân quen với bạn chỉ sau tổ ấm gia đình Vì thế nó cần được sắp xếp sao để tạo cảm hứng và giúp bạn đạt được hiệu quả tối đa trong công việc

Trước tiên, hãy suy nghĩ về công việc của mình và kiểm tra văn phòng của bạn Nó cóđược sắp xếp trật tự và hợp lý không? Nó có giúp bạn làm việc hiệu quả không? Nó giúp bạn kiểm soát được diễn tiến của công việc chứ, các loại giấy tờ đã được sắp xếp khoa học chưa, hay chỗ nào dành để tiếp khách? Nếu bạn vẫn không thể trả lời hết cáccâu hỏi trên hay chỉ đơn giản là cảm thấy không ổn hoặc chưa hài lòng, hãy nghĩ về việc bài trí lại nó Chúng ta có thể tự sắp xếp nhờ những lời khuyên của bạn bè hoặc người xung quanh, nếu không hãy nhờ sự trợ giúp của các chuyên gia tư vấn để có được một lời khuyên phù hợp nhất cho văn phòng hoặc nơi làm việc của bản thân Lời kết

Việc tổ chức sắp xếp hiệu quả nơi làm việc sẽ giúp bạn đạt hiệu suất làm việc cao và mang lại những kết quả mà có thể bạn không ngờ tới Nói cách khác, hiệu suất cao sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian Tiết kiệm thời gian bằng cách tăng hiệu quả Trở nên hiệu quả bằng cách làm việc có tổ chức Và hãy thể hiện sự có tổ chức đó bắt đầu từ nơi làm việc của bạn

22 Sắp xếp nơi làm việc: Bàn làm việc

Rắc rối đầu tiên tôi nhận thấy mỗi khi giúp ai đó tổ chức công việc chính là chiếc bàn làm việc Nếu tôi nhìn thấy hàng chồng giấy tờ chất đầy khắp mặt bàn của ai đó khôngtheo một trật tự nào thì tôi biết nhiệm vụ của mình sẽ khó khăn hơn Việc sắp xếp mọithứ thường khá đơn giản, nhưng nó cũng là một công việc mang tính cá nhân Không

có một câu trả lời hay khuôn mẫu nào đúng duy nhất cho việc đó cả Chỉ có bạn mới quyết định được phải sắp xếp bàn làm việc của mình ra sao

Tuy nhiên, trong quá trình sắp xếp, bạn nên cân nhắc một vài nguyên tắc sau:

Công việc được giao cho bạn bằng cách nào? Giấy tờ trực tiếp, thư điện tử hay thư tay? Liệu bạn đã sắp xếp vị trí riêng trên bàn để dành chỗ cho các nhiệm vụ mới tới khi bạn xử lý chúng chưa? Nếu chưa, bạn hãy dành ra một vị trí như vậy Phương pháp truyền thống “để riêng từng giỏ” vẫn luôn là một công cụ hữu dụng

Bạn sắp xếp các tài liệu cho một nhiệm vụ hay dự án ra sao? Bạn có để chúng lẫn lộn với nhau không? Bạn có dành riêng cho chúng một vị trí cố định không? Hãy sắp xếp lại những văn bản đó, kể cả những mẩu ghi chú quan trọng trong các cuộc họp Hãy

sử dụng các kẹp tài liệu để lưu giữ chúng Bỏ những kẹp tài liệu đó vào một hộc tủ, hoặc một ngăn giá đựng tài liệu trên bàn

Những đồ dùng thông dụng của bạn (như bút chì, bút bi, điện thoại, máy tính, văn phòng phẩm…) nằm ở đâu? Nếu chúng được để lung tung, hãy sắp xếp lại Đặt máy tính ở vị trí vừa tầm tay Đặt điện thoại phía tay thuận, không phải sau lưng bạn Để các loại văn phòng phẩm vào chung một ngăn kéo, sao cho dễ dàng lấy được mà không bị vướng Hãy để các loại bút và giấy nhớ vào một ngăn kéo nhất định thay vì

để bừa bãi trên bàn

Lời kết

Việc sắp xếp có tổ chức sẽ giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian và góp phần mang lại hiệu quả công việc

23 Sắp xếp nơi làm việc: Các loại giấy tờ

Những ai nói rằng máy tính sẽ mang tới cho chúng ta một thế giới văn phòng không giấy tờ thì đó là một lời nói không có cơ sở! Ngày nay, các loại giấy tờ nhiều hơn bao giờ hết Vậy chúng ta phải làm gì với đống giấy tờ đó đây?

Chúng ta có thói quen chất đống hết tất cả mọi loại giấy tờ lên mặt bàn với suy nghĩ rằng nếu cần thì chúng chỉ nằm đâu đó xung quanh bàn làm việc này Tuy nhiên, bạn

sẽ tốn rất nhiều thời gian để tìm ra đúng thứ bạn cần, một tài liệu hoặc báo cáo chẳng hạn Bạn không những làm tốn thời gian của chính mình, mà có thể làm mất thời gian của người khác khi họ phải ngồi chờ bạn ở đầu dây bên kia, hoặc trong văn phòng

Một lần nữa, phương án truyền thống ‒ những chiếc cặp tài liệu lại được lựa chọn Để tất cả tài liệu giống nhau vào một cặp Sắp xếp chúng theo cách bạn muốn, có thể theothời gian bằng cách đề ngày tháng cho từng tài liệu để tiện theo dõi Bạn có thể đính kèm kế hoạch hay lộ trình thực hiện nhiệm vụ ở bìa trong của cặp hồ sơ và sắp xếp

các giấy tờ bên trong theo nội dung của chúng Tuy nhiên, cách sắp xếp tốt nhất chính

là cách khiến bạn thấy hiệu quả và tiện lợi nhất với bản thân

Lời kết

Việc sắp xếp các loại giấy tờ vào các cặp đựng tài liệu riêng sẽ khiến mớ hỗn độn trở nên ngăn nắp, sự lãng phí được thay bằng hiệu quả công việc cao, tiết kiệm thời gian đáng kể cho bạn mỗi ngày

24 Sắp xếp nơi làm việc: Các bản nháp

Trong số tất cả những giấy tờ mà chúng ta viết ra, có rất nhiều trong số chúng chỉ là bản nháp Chúng ta chuyển chúng cho người khác đọc duyệt, lấy ý kiến của họ, đánh dấu đỏ, chỉnh sửa trước khi có một tài liệu hoàn chỉnh

Vậy chúng ta phải làm gì với những bản nháp này? Chúng ta thường có thói quen giữ tất cả chúng lại, nhưng thực tế chúng ta nên bỏ hết chúng đi

Các bản nháp chỉ nên được lưu giữ cho tới khi các bản hoàn thiện được sử dụng hoặc phê duyệt Lúc đó, chúng ta nên loại bỏ các bản nháp đi Nếu bạn lưu giữ tất cả các giấy tờ đó lại, bạn sẽ biến nơi làm việc của mình thành một nơi lộn xộn Bạn sẽ tốn rấtnhiều thời gian nếu cần tìm một tài liệu trong hàng đống những tài liệu na ná nhau.Lời kết

Chỉ lưu giữ các bản nháp khi bạn còn cần sử dụng

25 Sắp xếp nơi làm việc: Các cặp đựng tài liệu

Sau khi sắp xếp mọi loại giấy tờ và các cặp tài liệu, tiếp theo bạn sẽ làm gì với những cặp tài liệu đó? Nhét chúng vào phía sau bàn? Để chúng trên mặt bàn? Chắc chắn đó không phải là những ý tưởng hay Thay vào đó, hãy tạo ra một hệ thống phân loại và sắp xếp của riêng bạn

Có rất nhiều cuốn sách hay chỉ cho bạn cách sắp xếp các tài liệu Đừng quá phụ thuộc vào chúng Hãy sắp xếp theo cách bạn muốn, miễn là bạn hiểu được hệ thống sắp xếp

và biết rõ những tài liệu mình cần nằm ở đâu Đó mới là vấn đề quan trọng nhất

Tôi thường sắp xếp các cặp tài liệu của mình như sau: lưu những cặp tài liệu cần dùngcho những nhiệm vụ hiện tại trên bàn, ngay giá để đồ, nơi tôi có thể dễ dàng với tới Tôi lưu những tài liệu cũ trong tủ hồ sơ Bạn sẽ thắc mắc liệu tôi sắp xếp tủ hồ sơ như thế nào? Tôi sắp xếp chúng theo vần Sắp tên từng dự án theo thứ tự bảng chữ cái

Việc làm này cũng sẽ giúp cả những người khác khi cần tìm tài liệu gì đó nếu tôi không có mặt.

Lời kết

Bạn sẽ nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn khi sử dụng hệ thống phân loại này Chẳng có gì quá kỳ diệu, nhưng mỗi hệ thống được lập ra sẽ giúp bạn tiệt kiệm 15 phút mỗi ngày

26 Sắp xếp nơi làm việc: Các tài liệu điện tử

Ngày nay, những tài liệu bạn nhận được hàng ngày không chỉ có các loại giấy tờ Tất

cả các bản ghi chép, báo cáo, ghi nhớ, thư từ và các tài liệu tương tự trên máy tính cũng cần phải được sắp xếp

Một lần nữa, hãy tạo ra các thư mục cho từng loại tài liệu và đặt tên các thư mục này giống như cách bạn dán nhãn các cặp tài liệu giấy

Tôi luôn thấy việc lưu các nhiệm vụ và chương trình đang thực hiện trong một thư mục ngay trên màn hình là rất hữu ích, vì như thế tôi không phải tìm kiếm hay kích chuột ba bốn lần mới mở được chúng ra Chỉ cần một cái kích chuột, cả thư mục và danh sách tài liệu đã ở ngay trước mắt

Đồng thời, hãy nhớ đặt tên cho các tệp tài liệu khác nhau trong cùng thư mục một cách rõ ràng để bạn có thể biết rõ nội dung bên trong tài liệu Không gì lãng phí thời gian bằng việc mở ba bốn văn bản ra cùng một lúc chỉ để tìm xem đâu là cái mình cần, chỉ bởi vì bạn đặt tên chúng quá cẩu thả

Lời kết

Bạn sẽ tiết kiệm một lượng thời gian lớn bằng cách này Còn với riêng tôi, sau khi sắpxếp lại hệ thống tài liệu trong máy, tôi nghĩ mình đã tiết kiệm được đến 15 phút mỗi ngày so với cách sắp xếp tùy tiện trước kia Bạn đừng nghĩ rằng 15 phút mỗi ngày chẳng đáng gì nhưng nếu nhân nó lên theo tháng, năm hay thậm chí là cuộc đời của bạn, với mỗi công việc khác nhau, bạn hẳn sẽ tiết kiệm được một lượng thời gian khổng lồ

27 Sắp xếp nơi làm việc: Các địa chỉ liên hệ

Bạn thường xuyên phải gọi điện thoại Thường xuyên phải gửi thư Thường xuyên phải xử lý các bản ghi nhớ và các loại thư từ Điều đó có nghĩa là bạn cần một cách đểtìm được những địa chỉ liên hệ và thông tin liên quan một cách nhanh chóng

Một cách mà tôi vẫn được biết từ xưa đến nay đó là lưu chúng trong một cuốn sổ địa chỉ Đúng thế, một cuốn sổ giấy với những thẻ đánh dấu màu sắc hoặc những cách thức đánh dấu tương tự Chắc chắn, nó rất hiệu quả Điểm yếu duy nhất là nó được viết trên giấy, không phải trong máy tính.

Ngày nay, tôi có thể làm việc này theo một cách hiệu quả hơn nhiều ‒ lưu tất cả thôngtin trong một kho dữ liệu điện tử Tôi sử dụng những công cụ hỗ trợ rất thông dụng và

có rất nhiều lựa chọn tuyệt vời, ví dụ như Microsoft Outlook, ACT, Goldmine hay rất nhiều chương trình khác

Ưu điểm của tất cả những công cụ này chính là ở việc chúng được định dạng điện tử Bạn có thể nhanh chóng chuyển các thông tin từ các chương trình này sang Word để tạo ra các văn bản, nhãn đề gửi và nhập các cơ sở dữ liệu cũng như thực hiện các bảngtính Bạn cũng có thể tìm được các địa chỉ liên hệ một cách nhanh chóng So với các cuốn sổ địa chỉ giấy thì những cuốn sổ điện tử này tiện dụng và nhanh hơn gấp nhiều lần

Nếu bạn có một Thiết bị kỹ thuật số hỗ trợ cá nhân (PDA), bạn có thể chuyển các dữ liệu này từ máy tính của mình vào thiết bị và ngược lại Vậy là bạn đã có tất cả dữ liệutrong tay, dù không ngồi trong văn phòng Với cách này, chúng ta có thêm một

phương thức tiết kiệm thời gian hiệu quả nữa

Lời kết

Sự kết hợp giữa các sổ địa chỉ điện tử và thiết bị cầm tay là một trong những công cụ tiết kiệm thời gian hiệu quả nhất được tạo ra trong thập kỷ qua Bạn nên biết cách tận dụng chúng, giống như nhiều người đã và đang làm

28 Sắp xếp nơi làm việc: Tiêu hủy tài liệu

Khối lượng giấy tờ liên tục tăng lên theo thời gian và đôi khi, chúng dường như nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn Chẳng mấy chốc, bạn sẽ chẳng biết chứa chúng vào đâu nữa Phải làm sao đây?

Hãy loại bỏ hết những giấy tờ không cần thiết Tôi có một người đồng nghiệp làm việc cho công ty tư vấn Các thủ tục của công ty tốn rất nhiều giấy tờ, bao gồm cả các

tờ ghi chú, tài liệu nghiên cứu, bản nháp báo cáo và hàng nghìn các loại giấy tờ khác

Cô ấy nói rằng mỗi tháng, công ty phải dành riêng một ngày để tất cả nhân viên rà soát lại giấy tờ của mình và dọn dẹp cũng như sắp xếp lại chúng cho hợp lý để tránh nhầm lẫn và gây ra tình trạng lộn xộn

Họ chỉ lưu giữ những thứ có giá trị lâu dài: bản mẫu cho các sản phẩm tương lai, các bản báo cáo cuối cùng, các tài liệu nghiên cứu cơ bản Nhưng họ bỏ đi các bản nháp hoặc bất cứ thứ gì được dùng để tạo ra sản phẩm cuối cùng, ví dụ như: các bản ghi nhớ cũ (quy tắc đã được họ lập ra hơn ba năm rồi), các tờ ghi chú cá nhân về cuộc gặp

và cuộc gọi, bản trả lời các câu hỏi điều tra nghiên cứu, hoặc bản ghi chép từ cuộc phỏng vấn cũ Tất cả đều phải bị loại bỏ

Lời kết

Các bản ghi chép cũ chỉ khiến cho việc tìm kiếm những thứ cần thiết lâu hơn hay tiêu tốn thời gian của bạn nhiều hơn Nhưng đừng vì thế mà tiêu hủy những bản ghi chép cần phải lưu giữ theo quy định pháp luật, ví dụ như các báo cáo tài chính, hay hồ sơ nhân viên

29 Xử lý thư từ hiệu quả

Có một số người cứ ngồi chờ đợi thư từ và tài liệu gửi đến cả ngày Đó là những thời điểm quan trọng trong ngày với họ Tiếc thay, thường thì do quá trông đợi chúng, nên khi chúng được gửi tới, họ sẽ dành thời gian xem xét ngay lập tức bất kể đang làm gì

Cả hai cách hành xử trên đều là nguyên nhân làm mất thời gian của bạn Cách xử lý thư và tài liệu nội bộ tốt nhất đó là chỉ xử lý chúng vào một thời gian nhất định Đừng

để chúng điều khiển lịch làm việc của bạn; bạn mới là người kiểm soát chúng Tôi thường thấy mọi người trì hoãn cả những việc quan trọng, hoặc cắt ngang một kế hoạch chỉ để mở thư và xem các tài liệu nội bộ

Điều này gây lãng phí thời gian, bởi khi đó, một ngày của họ sẽ bị xé lẻ bởi các việc vụn vặt như thế Họ sẽ phải quay lại với công việc, tìm lại mạch làm việc trước khi có thể đạt được hiệu quả như trước, lúc họ vẫn còn trong trạng thái hoàn toàn tập trung

Tại sao vậy? Thư từ và các tài liệu được chuyển qua đường bưu điện mất hai ba ngày mới đến tay bạn, vậy thì chúng không cấp bách đến mức cần bạn phải xử lý ngay Hãyhình thành thói quen xử lý thư vào một thời gian nhất định trong ngày, có thể là cuối ngày chẳng hạn, khi tất cả các nhiệm vụ đã hoàn thành và nếu có việc cần quan tâm, bạn có thể lập kế hoạch xử lý chúng vào ngày hôm sau Giải quyết thư từ và các tài liệu liên quan lúc nào là tùy thuộc vào bạn, nhưng KHÔNG nhất thiết phải là ngay lúcthư mới đến

Lời kết

Mỗi lần bạn để ai đó, hay việc gì đó cắt ngang mạch làm việc của mình, bạn sẽ lãng phí thời gian Đừng để chuyện này xảy ra với bạn

30 Các cặp “Tài liệu cần hoàn thành”

Một kẻ thù đối với thời gian của bạn, một thứ mang lại những đêm thức trắng, những nỗi lo âu, đó là việc quên mất các hạn chót quan trọng Bạn đã rơi vào trường hợp nhưvậy bao giờ chưa? Dĩ nhiên là rồi Bạn phát hiện ra rằng mình đã quên viết báo cáo cho buổi họp sáng hôm sau, khi đồng hồ đã chỉ 3 giờ chiều Kết quả là bạn phải ở lại muộn để hoàn thành và việc này khiến các nhiệm vụ khác của bạn phải chậm lại để rồihôm sau lại phải vắt chân lên cổ hoàn thành cho kịp thời hạn

Để tránh trường hợp này, hãy tạo ra cặp “Tài liệu cần hoàn thành” Đó là một tập tài liệu đơn giản, được đánh số từ 1 tới 31 (tối đa) Mỗi tập trong số chúng đại diện cho một ngày trong tháng Trong mỗi ngăn, hãy cho vào đó các tài liệu hoặc ghi chú về những nhiệm vụ đến hạn vào ngày hôm sau Ví dụ như, nếu bạn có một báo cáo phải hoàn thành vào thứ Sáu, ngày 10, hãy bỏ một tờ nhắc nhở hoặc tài liệu về nhiệm vụ

đó vào ngăn ngày 9 Mỗi sáng, hãy dành 5 phút để kiểm tra tập tài liệu này

Hệ thống này sẽ giúp bạn loại bỏ những bất ngờ khó chịu và sắp xếp thời gian làm việc hợp lý Dĩ nhiên, nếu có việc cần nhiều thời gian để hoàn thành hơn, hãy đặt nó sớm lên vài ngày

Lời kết

Mẹo mực đơn giản này đã giúp tối thiểu hóa lượng thời gian cần thiết hoàn thành gấp rút một việc gì đó đồng thời cuốn theo cả những đêm thức trắng cũng như những nỗi

lo lắng muộn phiền của tôi

31 Sử dụng một thời gian biểu duy nhất

Bạn nhất định phải kiểm soát được lịch làm việc của mình Và cách tốt nhất để làm việc này đó là lên kế hoạch chi tiết cho mọi hoạt động của bạn Lịch trình này càng chi tiết càng tốt

Có rất nhiều phần mềm máy tính thông minh có thể trợ giúp bạn hoặc bạn có thể tự làm một mẫu đơn giản trên giấy Nó sẽ giúp bạn theo dõi các hoạt động thường xuyên

để thu xếp thời gian đến những buổi họp hay cuộc hẹn đúng giờ

Bạn cũng có thể dùng một lịch trình như vậy để theo dõi hạn chót công việc của mình.Chỉ cần thêm chúng vào lịch trình mỗi ngày của bạn dưới dạng các ghi chú Như vậy,

cả “Tài liệu cần hoàn thành” và lịch trình của bạn đều có thể giúp bạn tập trung vào mục tiêu và hoàn thành mọi việc đúng hạn

Tuy nhiên, chỉ nên dùng một bảng lịch trình duy nhất Đừng cố gắng vừa dùng một cái trong máy tính và một cái khác bỏ túi Việc này không chỉ làm bạn tốn công sức gấp đôi, mà sẽ làm bạn quên cập nhật một trong số chúng, gây tình trạng nhầm lẫn Tốt nhất, bạn nên sử dụng các thiết bị công nghệ cá nhân.

Lời kết

Phương pháp này giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách nào? Luôn nhắc nhở bạn về những công việc và nhiệm vụ phải hoàn thành, tránh quên mất việc gì đó, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức

và cũng sẽ chuyển các thông tin đó vào dữ liệu của mình Sau khi hoàn tất, tôi bỏ tấm danh thiếp đi Việc làm đơn giản này giúp tôi tránh phải đau đầu tìm thông tin của một

ai đó khi cần trong hàng loạt những danh thiếp ngổn ngang khắp chỗ làm việc của mình

Bạn cũng có thể chọn một cách khác đó là mua sổ đựng danh thiếp Có những loại sổ nhỏ để đựng danh thiếp Dù không hữu ích bằng một cơ sở dữ liệu, nhưng chúng cũnggiúp ta lưu giữ và sắp xếp hợp lý những tấm thiệp đó cùng các thông tin của chúng khi cần

Tìm một phương pháp phân loại nào đó mà bạn thấy hợp lý, tránh để chúng chồng chất bừa bãi ở bàn làm việc của bạn Như vậy bạn sẽ tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức tìm kiếm nếu cần

Lời kết

Tôi đã từng nhìn thấy rất nhiều bạn có thói quen thả những tấm danh thiếp vào ngăn kéo cạnh bàn sau khi nhận chúng và rồi sau đó ngồi lục lọi khắp ngăn kéo để tìm danhthiếp của một người mà họ muốn liên lạc Thật quá lãng phí thời gian và công sức! Chỉ cần một chút thời gian sắp xếp thôi cũng có thể giúp bạn rất nhiều

33 Bạn làm việc hiệu quả nhất vào lúc nào?

Lên lịch trình là một việc làm rất quan trọng nếu bạn muốn có một ngày làm việc hiệuquả Dù có một số người cho rằng việc lên lịch trình có nhiều hạn chế, nhưng đó vẫn

là thứ vũ khí tốt nhất giúp chúng ta chiến đấu chống lại sự lãng phí thời gian

Một trong những điều đầu tiên bạn cần là xác định được thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày Mỗi người đều có một khoảng thời gian như thế và mỗi người mỗi khác Bản thân tôi rất hợp với khoảng buổi sáng Hàng ngày, tôi thức dậy lúc 5 giờ sáng và bắt đầu làm việc lúc 7 giờ Tôi làm việc rất hiệu quả và có thiên hướng tập trung vào các nhiệm vụ hơn vào buổi sáng Một bản phân tích năng suất làm việc của tôi cho thấy, thực tế, có đến 65% công việc trong ngày của tôi được hoàn thành vào khoảng 4 đến 5 tiếng đầu tiên trong ngày

Còn bạn có thể khác Bạn có thể làm việc hiệu quả nhất vào buổi chiều hay buổi tối

Dù thế nào đi nữa, bạn cũng nên sắp xếp công việc trong ngày của mình dựa trên căn

cứ này

Nếu bạn hợp với buổi sáng, hãy sắp xếp xử lý những nhiệm vụ quan trọng nhất vào khoảng đầu ngày Nếu bạn hợp với buổi chiều, xếp chúng vào buổi chiều Hãy tìm hiểu xem bạn làm việc tốt nhất vào lúc nào và sử dụng những thông tin này để phát huy tối đa hiệu quả ngày làm việc của mình

Hãy sắp xếp những cuộc hẹn, cuộc họp quan trọng vào thời gian bạn làm việc tốt nhất trong ngày, khi tâm trí bạn minh mẫn, sắc sảo và khi bạn có “phong độ” tốt nhất trongngày Dù không phải lúc nào cũng làm được như vậy, nhưng hãy cố gắng tận dụng quãng thời gian làm việc hiệu quả nhất của bạn

Lời kết

Lựa chọn khoảng thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất không có nghĩa là bạn bỏ qua những khoảng thời gian còn lại trong ngày! Điều này chỉ giúp bạn nhận thức được thời gian bạn làm việc hiệu quả nhất và tận dụng nó để tối ưu hóa việc sử dụng thời gian của bản thân

34 Nhóm các nhiệm vụ tương tự lại

Khi bạn đang trên đà thực hiện tốt một loạt công việc, bạn tập trung vào những kỹ năng và hành động cần thiết để hoàn thành tốt chúng Bởi vậy, nếu bạn nhóm các nhiệm vụ tương tự nhau để thực hiện trong cùng một khoảng thời gian, bạn sẽ tập trung hơn, tránh bị phân tán Bạn sẽ nhận thấy mình làm việc hiệu quả hơn nhiều nếu nhóm tất cả các nhiệm vụ tương tự nhau để làm cùng lúc

Ví dụ, tôi nhóm tất cả các công việc hành chính vào một khoảng thời gian trong ngày

để xử lý – khoảng một lần một tuần Tôi không mấy hứng thú với những công việc đó,cho nên tôi nhóm chúng lại với nhau để tập trung xử lý một lần, giải quyết chúng càngnhanh càng tốt

Bởi tôi nhận ra rằng khi thực hiện những việc này rải rác trong ngày hoặc các ngày trong tuần, tôi không thể làm việc hiệu quả được như vậy Chúng có xu hướng tiêu tốnrất nhiều thời gian và khiến thời gian làm việc của tôi bị chia nhỏ Bằng cách này, tôi cũng có thể xử lý hết một loạt nhiệm vụ chán ngắt trong một lần và trong một khoảng thời gian ngắn hơn

Lời kết

Sau khi khám phá ra việc tập trung xử lý tất cả công việc theo nhóm mang lại hiệu quả đến mức nào, tôi xem xét cả các nhiệm vụ khác và tập trung thực hiện chúng trong cùng một khoảng thời gian để tăng hiệu quả Tôi khám phá ra thêm nhiều lĩnh vực khác có thể áp dụng cách thức này Cách làm việc này đã giúp tôi tiết kiệm đáng

kể thời gian làm việc mỗi tuần

35 Bảo vệ quỹ thời gian của bạn

Chúng ta dựng hàng rào quanh mảnh vườn nhà với mong muốn quản lý những cây trồng và vật nuôi bên trong hoặc để ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài, ví dụ như thú nuôi của người khác hoặc ngăn lũ trẻ nghịch ngợm Tại sao chúng ta lại không thử

áp dụng cách này với lịch làm việc của mình?

Sau khi khoanh vùng được quãng thời gian hiệu quả nhất trong ngày, bạn hãy dựng hàng rào bảo vệ nó Bảo vệ quỹ thời gian của bạn để ngăn người khác xâm phạm nó

Càng ngăn chặn được sự xâm phạm, bạn sẽ càng tập trung hơn vào công việc của mình trong suốt khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất trong ngày mà không bị phântán hoặc chen ngang

Để bảo vệ hiệu quả quỹ thời gian của bản thân, bạn có thể chặn riêng khoảng thời gian

đó lại khi chia sẻ với mọi người xung quanh về lịch trình làm việc của mình Hãy đóng cửa phòng làm việc của bạn lại Nếu bị cắt ngang, hãy lịch sự nhưng kiên quyết hẹn họ vào lúc khác Đặt điện thoại của bạn ở chế độ DND (“Do Not Disturb” – ĐừngLàm Phiền) Đừng kiểm tra thư điện tử (và nhớ tắt chế độ thông báo “có thư mới” trênmàn hình!)

Lời kết

Bảo vệ quỹ thời gian của bản thân sẽ giúp bạn tập trung và giảm thiểu sự xao lãng cũng như những việc chen ngang và biết cách sử dụng quỹ thời gian hiệu quả nhất

36 Dành thời gian cho việc phát sinh

Trong cuộc sống những rắc rối luôn tự nhiên phát sinh Hàng ngày, có những việc bạnchẳng hề lên kế hoạch, nhưng vẫn phải xử lý chúng Những việc không lường trước như vậy có thể tiêu tốn cả ngày nếu bạn không chuẩn bị sẵn tinh thần đề phòng và dự trù thời gian cho chúng

Ví dụ, sếp đột nhiên ghé qua với một nhiệm vụ mới, làm tốn mất nửa tiếng đồng hồ của bạn Một khách hàng đột nhiên gọi đến tỉ tê về dự án mới mà cô ta đang làm, 45 phút nữa bay mất Một nhân viên dưới quyền có vấn đề cá nhân và cần ai đó lắng nghe và cho lời khuyên – lại tốn thêm 25 phút Một trong những nhóm làm việc của bạn bị chậm trễ một nhiệm vụ và bạn phải nhảy vào giúp họ đưa ra một loạt quyết định mới – thế là đi tong 40 phút

Những việc như thế này cứ thế diễn ra mà bạn không thể đừng được Vì thế, hãy dự trù sẵn thời gian cho chúng

Lời kết

Một người bạn của tôi đã phân tích tỉ mỉ việc anh ta phải dành bao nhiêu thời gian một ngày cho những việc không lường trước Anh vô cùng bất ngờ với kết quả nhận được Mỗi ngày, anh mất hơn hai tiếng với những việc phát sinh Thế nhưng, anh chưa hề lên kế hoạch cho khoảng thời gian đó, bởi thế tối nào anh cũng phải làm việc muộn hai tiếng đồng hồ so với quy định để kịp tiến độ Tuy nhiên, giờ anh đã biết cách dự trù thời gian và luôn dành sẵn thời gian cho những việc “không tên” đó và tiếtkiệm được khá nhiều thời gian trong ngày cũng như tránh được việc phải về trễ sau giờ làm việc

37 Lịch làm việc: Năm bước lập kế hoạch

Để có được một lịch làm việc hoàn hảo trợ giúp bạn hoàn thành công việc là cả một quá trình Có rất nhiều cách hiệu quả để lên kế hoạch cho những việc hàng ngày của bạn Dưới đây là một cách giúp bạn có được một trợ thủ đắc lực để hoàn thành xuất sắc công việc.

Hãy lập kế hoạch cho mỗi ngày làm việc của bạn Lên kế hoạch cho ngày mới từ tối hôm trước, để bạn có thể sẵn sàng vào công việc ngay khi đến cơ quan Công cụ tốt nhất là lịch làm việc điện tử, nhưng bạn cũng có thể sử dụng một cuốn lịch bình thường nếu bạn không thường xuyên dùng máy tính Điều quan trọng là nội dung của

kế hoạch làm việc chứ không phải công cụ lập nên nó

Quy trình này bao gồm năm bước đơn giản, tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian và giúp bạn làm việc hiệu quả hơn

Lời kết

Hãy sử dụng trình tự năm bước tiết kiệm thời gian dưới đây để giúp bạn tiết kiệm thờigian về lâu về dài

38 Lịch làm việc: Bước 1 - xác định thời gian bạn có

Bước đầu tiên là xác định rõ khoảng thời gian bạn có Điều này nghĩa là phải biết rõ thời gian những cuộc họp mà bạn không thể không tham dự, những sự kiện sẽ diễn ra khiến bạn không thể làm việc và những việc tương tự

Bạn cũng phải nhớ kèm theo những việc cá nhân, ví dụ như trận bóng của con trai, hoặc buổi họp phụ huynh, tiệc mừng nhà mới anh bạn thân Những việc cá nhân như vậy đã được xác định trong quá trình lên kế hoạch cho các mục tiêu cuộc đời mà chúng ta đã nhắc đến ở đầu cuốn sách, vì vậy đừng bao giờ bỏ quên chúng

Sau khi xác định được tất cả những công việc này, thời gian còn lại sẽ là phần thời gian bạn có thể sử dụng Và chúng ta sang bước 2

Lời kết

Đừng bỏ qua bước này bởi mỗi chúng ta ai cũng có những khoảng thời gian quan trọng không thể làm hoặc để việc khác chen ngang Bởi vậy, hãy khoanh vùng chúng

để bạn có thể lên kế hoạch một cách hiệu quả

39 Lịch làm việc: Bước 2 - Liệt kê các nhiệm vụ ưu tiên

Sau khi xác định được khoảng thời gian trống trong ngày, hãy liệt kê những nhiệm vụ

ưu tiên cần được hoàn thành trong ngày ‒ những việc cần làm ngay hay những nhiệm

vụ quan trọng Một lần nữa, hãy khoanh vùng thời gian hoàn thành những nhiệm vụ này và đưa chúng lên đầu danh sách Việc cần làm trong ngày của bạn

Bạn đừng quên danh sách Việc cần làm, đó là một phần trong quá trình lên kế hoạch làm việc Danh sách này phải khớp với lịch làm việc hàng ngày của bạn

Lời kết

Những nhiệm vụ này giữ vai trò rất quan trọng, bởi nếu bạn hoàn thành chúng, ngày làm việc hôm đó có thể được coi là thành công Lên kế hoạch cụ thể mỗi ngày và hoàn thành công việc trong thời gian được giao và như vậy ngày nào cũng là ngày thành công đối với bạn

40 Lịch làm việc: Bước 3 - Lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ

Bước thứ ba là lập kế hoạch cho từng nhiệm vụ trong ngày của bạn Những việc hành chính mà tôi đã từng nhắc đến, hoặc các báo cáo thông thường mà bạn phải hoàn thành vào mỗi thứ Sáu hàng tuần thường là những công việc lặp đi lặp lại, nhưng đừng quên đưa chúng vào lịch làm việc của bạn

Lời kết

Những công việc như thế này khá tốn thời gian, nhưng nếu bạn lên kế hoạch cụ thể cho chúng như một thói quen, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và sẽ không bỏquên bất kỳ một việc nào đến mức phải ở lại làm thêm để hoàn thành chúng

41 Lịch làm việc: Bước 4 - Dánh thời gian cho những việc phát sinh

Trong bước này, chúng ta sẽ dành ra một khoảng thời gian cho những việc phát sinh Những công việc đột xuất, bất ngờ, chưa từng xuất hiện trong lịch trình của bạn, nhưng hoàn toàn có thể kiểm soát đuợc khi chúng xảy ra, bởi bạn đã dành sẵn thời gian và chuẩn bị tinh thần để đón nhận chúng

Trong quá trình sử dụng lịch làm việc, bạn có thể xê dịch các khoảng thời gian này cho phù hợp với thực tế Nhưng nếu bạn không dành sẵn thời gian ngay từ đầu, sẽ chẳng còn chỗ trống nào để xê dịch nhằm xử lý công việc khi cần thiết và khả năng bạn phải làm thêm giờ hoặc rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan là rất cao

Lời kết

Chỉ có bạn mới biết mình cần bao nhiêu thời gian phù hợp cho mỗi công việc dựa trênkinh nghiệm của bản thân, nhưng đừng quên chừa ra một chút thời gian mỗi ngày cho những việc không ngờ đến Chắc chắn bạn sẽ cần đến chúng đấy.

42 Lịch làm việc: Bước 5 - Thực hiện

Cuối cùng, hãy dành thời gian thực hiện các mục tiêu cá nhân và sự nghiệp của bạn

Đó có thể là việc đọc sách, nghiên cứu hay tham gia các khóa học trực tuyến… Đó là thời gian CHO RIÊNG BẠN, là bước đệm cho những mục tiêu trong tương lai Chúng

ta gọi đó là những mục tiêu cá nhân và sự nghiệp

Việc bạn còn lại bao nhiêu thời gian cho những hoạt động như vậy tùy vào việc bạn sắp xếp thời gian cho bốn bước trên Nếu bạn KHÔNG còn chút thời gian nào, hãy điều chỉnh lại lịch một chút Bạn nên có một khoảng thời gian nhỏ mỗi ngày cho những hoạt động này Và cách duy nhất để hoàn thành tốt là dành cho chúng một vị trítrong lịch làm việc của bạn

Lời kết

Dù đây là bước cuối cùng trong năm bước tạo nên một lịch trình làm việc hoàn hảo, nhưng nó cũng quan trọng như mọi bước khác Đừng quên bước này và loại nó ra khỏi lịch trình vì hôm nay bạn chưa làm được Chúng ta không chắc rằng đến mai haynhững ngày sau nữa, bạn có thể thu xếp được thời gian dành cho bản thân hay không

Vì thế đừng chần chừ, hãy bắt đầu ngay từ hôm nay để dành thời gian cho bản thân vànhững sở thích của bạn

43 Sử dụng lịch điện tử

Một cách để tối ưu hóa lịch làm việc của bạn đó là sử dụng lịch điện tử Những ứng dụng này là công cụ tuyệt diệu nếu bạn biết cách tận dụng tối đa những chức năng củachúng Chúng linh động và chi tiết đến tuyệt vời Chúng sẽ giúp bạn thực hiện mọi bước để có một lịch trình hoàn hảo như trong phần lên lịch làm việc trên

Lịch điện tử có tính hệ thống, tiện dụng, rõ ràng và đặc biệt hữu ích Có thể kể đến Microsoft Outlook và nhiều chương trình khác với chức năng tương tự

Hãy tìm hiểu xem chúng hoạt động ra sao và tận dụng hết mọi tính năng của chúng đểquản lý thời gian Nhớ cập nhật chúng hàng ngày, hàng giờ, theo tình hình thực tế và thường xuyên theo dõi lịch Tận dụng các chức năng, ví dụ như đặt lịch làm việc trên màn hình máy tính, hay các cửa sổ pop-up nhắc nhở công việc Bạn có thể mặc định những ghi chú này hiện ra trước 10 hay 15 phút, tùy từng công việc

Lời kết

Những ứng dụng này thường đi kèm với những công cụ hữu ích khác ngoài lịch làm việc, ví dụ như danh sách Việc cần làm và sổ địa chỉ Cả hai đều cực kỳ hữu ích và có thể kết nối với lịch làm việc của bạn

44 Gặp gỡ bên ngoài

Chúng ta thường xuyên phải tiếp xúc với nhiều người cũng như thường xuyên phải ra ngoài gặp gỡ bạn bè, đối tác… Việc đó diễn ra hàng ngày, hàng giờ và ai cũng từng trải qua

Nhưng những cuộc gặp gỡ bên ngoài rất tốn rất thời gian không chỉ thời gian cho cuộcgặp mà còn thời gian chuẩn bị và đi lại nữa

Hãy cố gắng tối đa hóa hiệu quả đạt được từ các cuộc gặp bạn phải tham dự Nhưng đồng thời nhớ đảm bảo rằng kế hoạch của bạn đã bao gồm cả thời gian đi lại, từ chỗ bạn đến địa điểm gặp và trở về cũng như thời gian chuẩn bị cho cuộc gặp gỡ đó nữa.Hãy sử dụng thời gian bạn di chuyển cho các mục đích khác, nếu có thể Ví dụ, trên đường bạn có thể tranh thủ ghé vào đâu đó để gặp gỡ người khác hoặc mua đồ Sắp xếp thời gian và lịch hẹn để bạn có thể tận dụng tối đa thời gian di chuyển ở ngoài Lời kết

Rất nhiều người cảm thấy khó khăn trong việc sắp xếp lịch làm việc vì họ quên mất một cuộc hẹn, quên dự tính thời gian di chuyển, hoặc không dành thời gian để chuẩn

bị cho cuộc gặp và rốt cuộc phải làm thâu đêm suốt sáng cho kịp Đừng để việc này xảy ra với bạn

45 Giao tiếp thiếu mục đích

Giao tiếp thiếu mục đích là những cuộc giao tiếp không cần thiết, không hiệu quả, tốn thời gian Chúng ta dành quá nhiều thời gian để nói chuyện với người khác, chat chit với nhau, nhắn tin, viết và gửi email cho nhau về những chuyện bên lề ngoài giờ làm việc

Buôn chuyện qua điện thoại là việc gây lãng phí thời gian nhất trong số những việc giao tiếp thiếu hiệu quả trên Chúng ta hay gọi việc này bằng một từ phổ biến hơn đó

là “nấu cháo điện thoại” Chúng ta không sắp xếp và tổ chức được cuộc gọi của mình,

vì vậy chúng ta “buôn bán” đủ mọi chủ đề mà không tập trung vào bất kỳ một chủ đề chính nào Hầu hết mọi người không chuẩn bị kỹ điều muốn nói trước khi nhấc điện

thoại lên và bấm số Điều này dẫn đến những cuộc điện thoại vô bổ chứa đựng đầy những nỗi băn khoăn, hỗn loạn, hiểu lầm và không đi thẳng được vào vấn đề cần bàn luận.

Cho dù không áp dụng điều gì trong các ý tưởng sau đây thì bạn cũng hãy dành thời gian cân nhắc điều cần nói trước khi bấm điện thoại Xác định chính xác thông tin bạnmuốn có, hoặc quyết định bạn muốn đạt được và viết chúng ra giấy trước khi gọi Bám vào nhiệm vụ và chủ đề bạn cần, sử dụng ghi chú bạn đã viết và bạn sẽ kiểm soátcác được cuộc gọi tốt hơn nhiều

Lời kết

Bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được một lượng thời gian khổng lồ sau khi dùng phương pháp này Nếu bạn không chế thời lượng cuộc gọi, bạn có thể sẽ tiết kiệm được nửa thời gian cho mỗi cuộc gọi Bạn cũng được biết đến là một người có cách thức làm việc hiệu quả chỉ bằng phương pháp đơn giản này

Tôi nghe mọi người than phiền về việc không có đủ thời gian làm việc và rồi sau khi nghe họ nói chuyện điện thoại, tôi nhận thấy họ tốn quá nhiều thời gian vào những câu chuyện vô thưởng vô phạt như vậy, trong khi lại dành quá ít thời gian cho mục đích chính của cuộc gọi

Hãy tự khống chế khát khao được nói chuyện rất tự nhiên của bạn Chức năng hiển thị

số gọi đến giúp bạn kiểm soát được các cuộc gọi Bạn có thể quyết định nghe điện haykhông Và khi nghe, hãy cố gắng tập trung vào mục đích chính

Lời kết

Hãy nhớ rằng mặc dù cách này giúp bạn tiết kiệm thời gian, nhưng bạn vẫn cần các mối quan hệ, bởi vậy hãy nhớ gọi lại, hoặc hẹn họ tiếp tục cuộc tán gẫu vào bữa trưa hay thời gian rảnh

47 Xử lý cuộc gọi đi

Những cuộc gọi đi của bạn cũng có thể gặp vấn đề tương tự: tán gẫu những chuyện cá nhân Hãy khống chế những câu chuyện tán gẫu của bạn để tiết kiệm thời gian cho bản thân

Tuy nhiên, những cuộc gọi này cũng có thể là nạn nhân của việc tổ chức kém của bạn

Ví dụ như trong tình huống sau:

“A này, anh khỏe không? Nghe này, tôi muốn bàn về buổi hội thảo vào tháng Ba này.Vâng, tôi nghĩ nó diễn ra ngày 22 và 23 Được rồi, giữ máy nhé, tôi sẽ kiểm tra lại (tạm dừng) Đúng rồi, 22 và 23 Ai chịu trách nhiệm sắp xếp phòng họp vậy? Ồ, tôi cũng không rõ lắm Để tôi xem có thông tin gì không (tạm dừng)” Và cứ như vậy, lặp

đi lặp lại mỗi lần bạn kiểm tra thông tin cho cuộc nói chuyện bạn không chỉ làm mất thời gian của người đối diện mà còn làm mất thời gian của chính bạn nữa

Những khoảng dừng để kiểm tra lại thông tin này rất lãng phí thời gian Hãy chuẩn bị

kỹ cho cuộc gọi của bạn bằng cách chuẩn bị sẵn mọi thông tin, sắp xếp chúng, mục đích của cuộc gọi rằng bạn muốn hỏi gì, trông đợi gì từ phía bên kia Sắp xếp thông tin chỉ bằng vài mẩu giấy nhớ cũng có thể tiết kiệm đáng kể thời gian của cả hai.Lời kết

Bạn sẽ ngạc nhiên vì lượng thời gian tiết kiệm được trong mỗi cuộc gọi nếu bạn chịu khó sắp xếp và biết cách tổ chức hơn Nếu bạn có thể làm việc này trong một cuộc gặp trực tiếp, tại sao không làm vậy với một cuộc gọi nhỉ?

48 Lập bản theo dõi các cuộc gọi

Việc lập bản theo dõi các cuộc gọi nghe có vẻ không thể giúp bạn tiết kiệm thời gian nhưng thực tế thì ngược lại Đã bao nhiêu lần, bạn dành ra rất nhiều thời gian nói chuyện điện thoại mỗi ngày với hàng loạt thông tin và quyết định được đề cập đến, để rồi chỉ vài ngày sau, không thể nhớ nổi mình đã quyết định việc gì? Hay tệ hơn, có những nhầm lẫn và tranh cãi về những điều đã quyết định

Tất cả những nhầm lẫn và tranh cãi này sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, công sức để tìm kiếm, kiểm tra và điều chỉnh lại cho đúng – nhiều hơn rất nhiều so với việc viết lại một vài tờ ghi chú sau mỗi cuộc gọi về những việc đã được quyết định và những thông tin đã được trao đổi

Điều này khá đơn giản Bạn có thể có một tập tài liệu hoặc ghi chép cho mỗi nhiệm vụhay công việc bạn làm Chỉ cần sau khi hoàn thành cuộc gọi, bạn dành khoảng 5 phút

viết ra một mảnh giấy, có thể là giấy nhớ và đặt chúng vào tập tài liệu đó Bạn chỉ cần viết tay là đủ.

Nó sẽ giúp ích cho bạn trong trường hợp người bên kia quên nội dung, hoặc nhớ nội dung cuộc trao đổi theo một cách khác Lúc ấy, bạn đã có ghi chú về những điều hai bên đã trao đổi hoặc quyết định Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và nhất là tránh được những rắc rối về sau

Là những nhân viên văn phòng, chúng ta thường nhận được rất nhiều email mỗi ngày.Một cách để quản lý hiệu quả email là kiểm soát thời gian kiểm tra thư của bạn Hầu hết các chương trình thư điện tử, ví dụ như Microsoft Outlook, cho phép bạn kiểm soát thời gian hòm thư tải về một lần Nó cũng cho phép bạn cài đặt thông báo hiện ra trên màn hình mỗi khi có thư mới

Hãy kiểm soát chúng, bởi nếu không chúng sẽ làm bạn bị gián đoạn Thông báo thư đến này sẽ hiện ra bên trên mọi ứng dụng bạn đang dùng và làm bạn mất tập trung Bacách giúp bạn hạn chế được sự gián đoạn này:

Vô hiệu hóa chức năng thông báo, để chúng không thể làm phiền bạn

Điều chỉnh để chức năng tải thư về theo một chu kỳ dài hơn Thay vì 15 phút một lần, hãy để thành 30, hay 45 phút một lần, thậm chí nhiều hơn nữa

Xử lý thư điện tử vào những khoảng thời gian nhất định, đừng mất thời gian vào việc chốc lát lại kiểm tra thư một lần