Không nên cho phép các cuộc họp kéo dài bao lâu tùy ý. Một cuộc họp không giới hạn thời gian chính là nguyên nhân gây lãng phí thời gian của các thành viên tham dự, bởi chúng gây ra sự thiếu hiệu quả. Bất cứ cuộc họp nào cũng nên được giới hạn thời gian. Thời lượng mỗi cuộc họp tùy thuộc vào lượng công việc mà cả nhóm cần giải quyết và khoảng thời gian hợp lý để có thể giải quyết hiệu quả những việc này. Cả người tổ chức cuộc họp và những người tham dự đều nên đặt ra mức giới hạn cho cuộc họp.
Nếu bạn tham dự một cuộc họp không có giới hạn thời gian, hãy đề xuất nhóm đặt ra một mức giới hạn ngay khi cuộc họp bắt đầu. Hoặc bạn có thể đề xuất trước với người tổ chức. Nếu bạn là người tổ chức, hãy cố gắng xác định chính xác thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ buổi họp và đặt ra thời hạn cho phép các nhóm làm việc.
Người ta thường làm việc hiệu quả hơn dưới áp lực thời gian hay một thời hạn nhất định.
Lời kết
Qua những cuộc họp tôi đã tổ chức nhiều năm qua, tôi phát hiện ra rằng việc đặt ra giới hạn thời gian tạo hiệu quả và năng suất làm việc lớn hơn và cho phép các nhóm hoàn thành công việc trong một thời gian hợp lý mà không lãng phí. Những cuộc họp đó không chỉ hiệu quả hơn mà còn chiếm ít thời gian hơn những cuộc họp không có giới hạn về thời gian.
71. Lập chương trình thảo luận cho mỗi cuộc họp
“Kẻ thù” lớn nhất của bất cứ cuộc họp nào là việc thiếu chương trình thảo luận.
Đương nhiên, một chương trình thảo luận chỉ đơn giản là một danh sách các chủ đề hay nhiệm vụ mà các nhóm cần hoàn thành trong cuộc họp, được sắp xếp theo một thứ tự hợp lý. Mỗi người có một bản và có thể tập trung vào một số nhiệm vụ nhất định.
Một trong những ưu điểm dễ nhận thấy của chương trình là giúp các thành viên tập trung vào các nhiệm vụ và giảm thời gian lãng phí vào việc nói những chủ đề không nằm trong chương trình họp. Một trong những nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian trong các cuộc họp là các cuộc thảo luận bên lề về những điều mà cả nhóm chưa được chuẩn bị. Những vấn đề này thường chỉ liên quan tới một vài người và những thành viên khác trong nhóm sẽ bị mất thời gian. Chương trình họp nên giữ mọi người tập trung vào chủ đề chính của cuộc họp.
Hãy nhất quyết yêu cầu một chương trình thảo luận cho bất cứ cuộc họp nào. Giải thích về sức mạnh của một chương trình thảo luận cho người trưởng nhóm hoặc người điều hành cuộc họp. Nếu bạn là người tổ chức họp, hãy chắc chắn rằng bạn có một chương trình thảo luận và công bố nó trước khi cuộc họp diễn ra. Cho phép người khác bổ sung nội dung họp trước cuộc họp, nhưng trong cuộc họp, hãy tuân thủ theo đúng chương trình.
Lời kết
Theo nghiên cứu, trong tất cả các phương pháp, việc lập ra một chương trình thảo luận đã giảm thời gian họp xuống 25%.
72. Xác định thời gian cho từng nội dung thảo luận
Một trong những kỹ thuật nổi bật để lập ra chương trình thảo luận, đó là giới hạn thời gian cho các nội dung khác nhau của cuộc họp. Mỗi hoạt động nên có một lượng thời gian cố định, thích hợp.
Phương pháp này giúp mọi người tập trung vào các nhiệm vụ. Nó cũng ngăn mọi người sử dụng hết quỹ thời gian cho phép. Vấn đề này dẫn đến nhiều hoạt động bị đình trệ, hoặc các nhóm lại phải họp lần nữa để giải quyết hết mọi việc.
Dù ai lập ra chương trình thảo luận đi chăng nữa, họ nên xác định được mức thời gian cho mỗi đề mục. Sau đó, người điều hành cuộc họp có trách nhiệm giữ cuộc thảo luận đi đúng hướng, đúng thời gian cho phép.
Lời kết
Kết quả tệ nhất mà một cuộc họp có thể có đó là không đưa ra được bất cứ quyết định nào cho các vấn đề. Trong khi mục tiêu của cuộc họp là đưa ra các quyết định này.
Xác định thời gian giới hạn đối với các nội dung họp giúp cuộc họp trở nên hiệu quả hơn, giới hạn lượng thời gian lãng phí và hoàn thành mọi công việc cần thiết.
73. Học cách điều hành cuộc họp hiệu quả
Bạn đã bao giờ được chỉ định dẫn dắt một cuộc họp thông thường? Nếu có, hãy luôn hiểu rằng việc dẫn dắt những nhóm làm việc nhỏ là một kỹ năng cần học hỏi qua thời gian chứ không phải bẩm sinh mà có.
Nếu bạn lãnh đạo các nhóm nhỏ và phải điều hành các cuộc họp nhóm, hãy tìm hiểu cách để làm việc đó hiệu quả nhất. Có rất nhiều nguồn thông tin. Hãy liên hệ với phòng nhân sự, phòng đào tạo của công ty (nếu có), hoặc thậm chí sếp của bạn. Nếu bạn chủ trì chương trình lớn, hãy tìm kiếm các chương trình đào tạo của phòng thương mại địa phương, các chương trình đào tạo chuyên viên do các công ty đào tạo về quản lý tổ chức, hoặc thậm chí nhờ những chuyên viên đã nghỉ hưu hướng dẫn bạn.
Đừng cố đảm nhiệm những công việc này khi không có những kỹ năng cần thiết. Với những kỹ năng được hướng dẫn, khả năng thúc đẩy tinh thần làm việc nhóm có thể mang lại hiệu quả lớn không ngờ và những thành quả tuyệt vời.
Lời kết
Hãy nhớ rằng: những kỹ năng lãnh đạo nhóm không phải bẩm sinh. Chúng là những kỹ năng do học hỏi, rèn luyện mà thành, vì vậy hãy không ngừng học hỏi.
74. Hướng dẫn nhân viên và người dự họp
Bạn đã được đào tạo hoặc thông tin về những kỹ năng cần thiết trong một cuộc họp và các thành viên trong nhóm của bạn cũng vậy. Hãy giúp họ biết được cách thức tham dự các cuộc họp nhóm một cách hiệu quả nhất.
Bạn có thể tìm một người huấn luyện cho nhóm hay tự học hỏi rồi truyền đạt lại cho nhóm. Càng biết nhiều về cách tham dự cuộc họp hiệu quả thì các cuộc họp này sẽ càng tốt hơn, diễn ra nhanh hơn và đem lại những kết quả tuyệt vời hơn.
Lời kết
Đừng ngần ngại đầu tư thời gian cho việc học cách tiết kiệm thời gian. Hãy tìm người hướng dẫn hoặc tự huấn luyện cho nhóm của bạn.
75. Chỉ tham dự các cuộc họp cần thiết
Với vị trí và trách nhiệm ngày một quan trọng, có thể bạn sẽ được mời tham dự rất nhiều cuộc họp. Tuy nhiên, không phải cuộc họp nào cũng thực sự hữu ích và cần thiết đối với công việc của bạn. Do đó, hãy xem xét và cân nhắc kỹ càng trước khi nhận lời tham dự họp.
Tôi chiến đấu với sự lãng phí thời gian này bằng cách xem qua chương trình thảo luận của các cuộc họp trước và xác định xem tôi có thực sự cần phải tham dự không. Đôi khi tôi phát hiện ra rằng nhóm sẽ thảo luận về những chủ đề mà tôi chẳng giúp ích gì được. Đôi khi đó chẳng phải là các cuộc họp để đưa ra quyết định mà chỉ chia sẻ thông tin và tôi biết tôi có thể xem lại qua biên bản sau cuộc họp.
Trong những trường hợp này, tôi quyết định không tham gia họp. Tôi lịch sự thông báo cho người chủ trì cuộc họp biết. Tôi cũng chia sẻ với người này ý kiến và quan điểm của tôi về chủ đề được thảo luận, nhằm tiết kiệm thời gian và tập trung vào nhiệm vụ của mình.
Đừng ngần ngại đưa ra đánh giá về những cuộc họp bạn sẽ tham dự. Như bạn đã biết, không phải bất cứ cuộc họp cũng cần thiết và hiệu quả. Hãy dành thời gian cho những cuộc họp thực sự ý nghĩa để tránh mất thời gian dành cho các việc khác của bạn.
Lời kết
Biết đâu khoảng thời gian một tiếng rưỡi đồng hồ bạn dành cho một cuộc họp vô ích có thể là lúc bạn phát hiện ra một Ý TƯỞNG TUYỆT VỜI nào đó thì sao?
76. Lập thời gian biểu phù hợp với phong cách làm việc
Ai cũng đều có phong cách làm việc riêng khiến mỗi người cảm thấy thoải mái và làm việc hiệu quả nhất. Một số người thích tập trung làm việc trong vài giờ đầu tiên của ngày mà không bị gián đoạn; một số người lại làm việc hiệu quả nhất vào buổi chiều muộn; nhưng một số người khác lại thấy việc bị gián đoạn lúc này lúc khác trong ngày không thành vấn đề.
Hãy lựa chọn và đưa ra chương trình làm việc hiệu quả nhất của bản thân và cho mọi người biết điều này. Quay lại với ví dụ các thầy cô giáo, giáo vụ ở trường đại học và việc họ sắp xếp thời gian làm việc cố định trong tuần để gặp gỡ sinh viên. Họ dành những khoảng thời gian còn lại để nghiên cứu, chấm bài, viết lách, hay thực hiện rất nhiều các công việc khác.
Hãy quyết định xem hệ thống nào hiệu quả nhất với bạn và dán lịch làm việc này lên cửa văn phòng hoặc góc làm việc của bạn. Hãy thông báo cho mọi người kế hoạch làm việc trong ngày của bạn.
Lời kết
Bạn sẽ phải ngạc nhiên về lượng thời gian bạn tiết kiệm được chỉ bằng cách kiểm soát thời gian đơn giản này.