bài giảng phân tích và thiết kế hệ thống

Nhiệm vụ cơ bản Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư, bộ phận CƯVT phải thực hiện mua hàng ở các nhà cung cấp, đưa về đáp ứng kịpthời cho các phân xưởng, không để xảy ra các sai sót vềhà

Trang 1

Phân tích và thiết kế hệ thống

Giáo viên nhóm môn học:

Đỗ Thị Mai Hường Nguyễn Hoài Anh

Bộ môn : Các hệ thống thông tin

Khoa : CNTT - Học viện kỹ thuật quân sự

Trang 2

Bài tập áp dụng

 Bài toán quản lý cung ứng vật tư

Trang 4

Bài toán vật tư

Hệ cung ứng vật tư ở nhà máy Z Nhà máy Z là một nhà máy

cơ khí lớn Gần đây bộ phận cung ứng vật tư sản xuất của nhà máy tỏ ra bất cập, không đáp ứng kịp thời các nhu cầu sản xuất tại các phân xưởng Vì vậy có yêu cầu cải tiến quản lý ở bộ phận này.

Nhiệm vụ cơ bản

Khi các phân xưởng có yêu cầu vật tư, bộ phận CƯVT phải thực

hiện mua hàng ở các nhà cung cấp, đưa về đáp ứng kịpthời cho các phân xưởng, không để xảy ra các sai sót vềhàng nhận và tiền trả

Trang 5

 Nhiệm vụ cơ bản

 Đáp ứng vật tư cho phân xưởng theo quy trình

 Kiểm soát hàng nhận - tiền trả tránh sai xót

Bài toán vật tư

Trang 6

Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Bộ phận CƯVT gồm ba tổ, hoạt động tương đối độc lập với nhau

Tổ thứ nhất đảm nhiệm việc đặt hàng dựa trên các dự trù vật tư

của các phân xưởng Tổ này có sử dụng một PC, trên đó cómột hệ chương trình gọi là hệ Đặt hàng (ĐH) trợ giúp cácviệc chọn người cung cấp, làm đơn hàng và theo dõi sựhoàn tất của đơn hàng

Tổ thứ hai đảm nhiệm việc nhận và phát hàng Tổ này cũng có

một PC, trên đó có một hệ chương trình gọi là hệ Phát hàng(PH) trợ giúp việc ghi nhận hàng về và làm thủ tục phát hàngcho các phân xưởng

Trang 7

Cơ cấu tổ chức và sự phân công trách nhiệm

Tổ thứ ba là tổ Đối chiếu và kiểm tra

• Sở dĩ có tổ này là vì hai máy tính ở hai tổ nói trên là không tương thích cho nên không nối ghép được với nhau

• Vì vậy các thông tin về đặt hàng và nhận hàng quản lý ở hai máy tính đó

là hoàn toàn bị tách rời và do đó hàng về mà không xác định được là cho phân xưởng nào

• Chính tổ đối chiếu sẽ lấy các thông tin của các đợt đặt hàng và của các đợt nhận hàng từ hai tổ nói trên về, khớp lại để tìm ra phân xưởng có hàng, giúp cho tổ thứ hai thực hiện việc phát hàng

• Tổ đối chiếu còn có nhiệm vụ phát hiện các sai xót về hàng và tiền để khiếu nại với các nhà cung cấp nhằm chỉnh sửa lại cho đúng Tổ đối

chiếu làm việc hoàn toàn thủ công.

Bài toán vật tư (tt)

Trang 8

 Quy trình xử lý

Trang 9

Quy trình xử lý và các dữ liệu xử lý

• Khi có nhu cầu vật tư, một phân xưởng sẽ lập một bảng dự trù gửicho tổ Đặt hàng, trong đó có các mặt hàng được yêu cầu, với các

số lượng yêu cầu tương ứng

• Tổ đặt hàng trước hết chọn nhà cung cấp để đặt mua các mặt

hàng nói trên Muốn thế, nó dùng máy tính để tìm các thông tin vềcác người cung cấp lưu trong tệp NCCAP

• Sau đó nó thương lượng trực tiếp với người cung cấp được chọn(gặp mặt hoặc qua điện thoại)

Trang 10

Sau khi đã thoả thuận, dùng hệ chương trình ĐH để in một Đơn hàng Các thông tin trong đơn hàng được lưu lại để theo dõi trongtệp ĐƠN Hàng, còn đơn hàng in ra thì gởi tới người cung cấp Lại chú ý rằng đơn hàng gởi tới nhà cung cấp không chứa thông tin về phân xưởng đã dự trù hàng đặt

• Vì vậy cần lưu mối liên hệ giữa các bản dự trù của các phân

xưởng với các đơn hàng đã được phát đi trong một tệp gọi là tên

DT - ĐH, ở đó đặt liên kết mỗi Số hiệu dự trù và mỗi Số hiệu đơn

hàng

Trang 11

Nhà cung cấp, căn cứ trên đơn đặt hàng, để chuyển hàng đến nhà

máy, kèm phiếu giao hàng

Tổ nhận và phát hàng tiếp nhận hàng đó Hàng thì cất tạm vào mộtkho (có nhiều kho), còn thông tin trên phiếu giao hàng cùng địa

điểm cất hàng được lưu vào máy tính, trong tệp nhận hàng

Trên phiếu giao hàng, mỗi mặt hàng được giao đều có ghi rõ Số hiệuđơn hàng đã đặt mặt hàng đó (số lượng giao có thể là chưa đủnhư số lượng đặt) Như thế vẫn chưa rõ hàng đó là do phân

xưởng nào yêu cầu để có thể phát hàng về phân xưởng ngay

được

Trang 12

• Để giải quyết vướng mắc này, hàng tuần tổ nhận hàng sử dụng hệ

chương trình PH, in ra một danh sách Nhận hàng trong tuần, gửi cho tổ

Đối chiếu, với nội dung

SH giao hàng - Tên NCCấp - SH mặt hàng - Số lượng nhận - SH Đơn hàng

• Mặt khác, cũng hàng tuần, tổ Đặt hàng sử dụng hệ chương trình ĐH, in

ra một danh sách Đặt hàng trong tuần, gửi cho tổ Đối chiếu, với nội dung

SH Đơn hàng - Tên NCCấp - SH mặt hàng - Số lượng đặt - SH dự trù - Tên phân xưởng

• Tổ đối chiếu khớp hai danh sách này tìm ra SH đơn hàng và SH mặt

hàng chung, và từ đó xác định được lượng hàng nào là cần phát về phân xưởng nào Danh sách các địa chỉ phát hàng được lập và gởi lại cho tổ Nhận và Phát hàng, để tổ này chuyển hàng kèm Phiếu phát hàng cho các phân xưởng.

Trang 13

• Tổ đối chiếu và kiểm tra còn có nhiệm vụ tiếp nhận Hoá đơn từnhà cung cấp gởi đến, đối chiếu nó với hàng đã nhận, nếu chínhxác thì xác nhận chi lên hoá đơn và gởi cho bộ phận thanh toán(thuộc Phòng Tài vụ) để làm thủ tục trả tiền

• Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt - hàng nhận vàtiền phải trả, tổ đối chiếu và kiểm tra khiếu nại với nhà cung cấp

để chỉnh sửa lại

• Việc kiểm tra thường có khó khăn,

• vì lắm khi nhà cung cấp thiếu hàng, chưa đáp ứng đủ ngay mà còn

nợ lại một phần để giao sau

• Còn về phía nhà máy, có khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hoá đơn,

mà còn nợ lại một phần để trả sau.

Trang 14

• Mặt khác,

• tổ Đặt hàng lại cũng muốn biết đơn hàng do mình phát ra là đã hoàn tất hay chưa, cho nên tổ này đã yêu cầu bộ phận thanh toán mỗi khi trả tiền cho nhà cung cấp thì gởi cho tổ một bản ghi trả tiền

• Thông tin trả tiền này được cập nhật vào tệp đơn hàng, nhờ đóbiết đơn hàng nào là đã hoàn tất.

Trang 15

Để tiện theo dõi, người ta áp dụng nguyên tắc :

• mỗi khoản đặt hàng trên một đơn hàng giải quyết trọn vẹn (nghĩa là không tách, không gộp) một khoản yêu cầu về một mặt hàng trên một bản dự trù

• Tuy nhiên một đơn hàng, gồm nhiều khoản, có thể đáp ứng yêu cầu của nhiều dự trù khác nhau

• Ngược lại các khoản yêu cầu trên một bản dự trù lại có thể được phân bổ lên nhiều đơn hàng khác nhau, gởi đến các nhà cung cấp khác nhau

Trang 16

Mô tả hệ thống

 Mẫu biểu

Trang 17

 Mẫu biểu

Trang 18

 Mẫu biểu

Trang 19

 Mẫu biểu

Trang 20

 Mẫu biểu

Trang 21

 Mẫu biểu

Trang 22

 Mẫu biểu

Trang 23

 Mẫu biểu

Trang 24

 Mẫu biểu

Trang 25

 Mẫu biểu

Trang 26

 Mẫu biểu

Trang 27

Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Tên chức năng n

Tên bộ phận

Trang 29

• Thiếu:

Không có sẵn kho hàng chứa các mặt hàng thường sử dụng trong nhà

máy  khi phân xưởng yêu cầu sẽ không có hàng ngay

Bộ phận nhận phát hàng còn thiếu việc quản lý kho  gây khó khăn

Trang 30

Giải pháp

Giải pháp 1:

• Thiết lập một kênh liên kết giữa hai máy tính vốn có

• Xoá bỏ tổ Đối chiếu và Kiểm tra

Trang 31

Giải pháp

Giải pháp 2:

• Trang bị cho tổ 3 một máy tính để giải quyết khâu đối chiếu.

• 3 máy tính được nối mạng.

Trang 32

Giải pháp

Giải pháp 3:

• Xoá bỏ tổ Đối chiếu và Kiểm tra.

• Gộp 2 công việc của tổ 1 và 2 vào một máy tính.

• Bỏ đi 1 máy tính cũ.

Trang 33

Giải pháp

Giải pháp 4:

• Bỏ cả 2 máy tính.

• Đưa bài toán vào trung tâm máy tính chung của cơ quan.

• Tổ chức lại công việc thủ công

Trang 34

Giải pháp

Giải pháp 5:

• Xoá bỏ tổ Đối chiếu và Kiểm tra.

• Giữ nguyên tổ 1,2 Điều chỉnh lại nghiệp vụ tổ 1,2.

Trang 36

Giải pháp 3

• Giả sử một máy tính giữ lại là đủ mạnh  khả thi về kỹ thuật

• Theo kết quả khảo sát ban đầu thì hai hệ chương trình ĐH và PH là không tương thích với nhau

• ít nhất ta phải viết lại khoảng một nửa số chương trình

• kém khả năng về kinh tế.

Giải pháp 4 không khả thi về kinh tế vì

• Cung ứng vật tư chỉ là một công việc đóng khung trong một bộ phận nhỏ,

• không đáng phải đem hoà chung vào quy trình xử lý thông tin tổng thể của cả nhà máy, vì như thế sẽ phải tốn kém cho việc viết lại tất cả các chương trình.

Cân nhắc tính khả thi

Trang 37

Giải pháp 5 là một giải pháp có tính chất thoả hiệp

• Hai máy tính cũ cùng hai hệ chương trình Đơn hàng và Phát hàng được tận dụng triệt để (thoả mãn điều ưu tiên mà cơ quan sử dụng đề xuất)

• Việc đưa thêm kho hàng dự trữ cùng với các cải tiến mới về khâu phát hiện địa chỉ phát hàng (nay xử lý trên hệ Phát hàng) và kiểm tra (nay xử

lý trên hệ Đơn hàng) đã đáp ứng được các mục tiêu, mà không gây tốn kém nhiều

Giải pháp 5 do đó đã được chọn

Cân nhắc tính khả thi

Trang 38

Mô tả quy trình xử lý của hệ thống mới

gửi đến bộ phận Quản lý kho hàng dự trữ

sẵn trong kho không (bằng cách tra cứu trong danh mục vật tư tồn kho), nếu vật tư tồn kho đủ đáp ứng các vật tư trong dự trù, bộ phận này làm thủ tục xuất vật tư cho phân xưởng, mỗi lần xuất vật tư cho phân xưởng đều có kèm theo Phiếu xuất hàng

trong kho, bộ phận Quản lý kho hàng dự trữ sẽ chuyển dự trù sang cho bộ phận Nhận và phát hàng để giải quyết, các

dự trù được chuyển sang có thể ở hai tình trạng: chưa giải quyết được vật tư nào, đã giải quyết được một số vật tư

Trang 39

 Bộ phận Nhận và phát hàng sẽ lưu lại thông tin về dự trù

để theo dõi trong quá trình giải quyết và sau đó lập một danh sách các vật tư cần mua và chuyển cho bộ phận đặt hàng

mua các vật tư nói trên Muốn thế, bộ phận này dùng máy tính để tìm thông tin về các nhà cung cấp, sau đó thương lượng trực tiếp với nhà cung cấp được chọn (gặp mặt hoặc qua điện thoại).

chuyển cho nhà cung cấp Sau khi đã gởi đơn hàng đến

nhà cung cấp, bộ phận này chuyển lại cho Bộ phận Nhận

và phát hàng danh sách các vật tư đã đặt hàng trong đó có ghi rõ số hiệu Đơn hàng đáp ứng cho mục vật tư đó

Trang 40

 Bộ phận Nhận và phát hàng sau khi nhận được danh sách các mục vật tư đã được đặt hàng sẽ cập nhật lại số hiệu đơn hàng cho các mục vật tư trong bảng dự trù.

 Nhà cung cấp, căn cứ trên đơn hàng, để chuyển hàng đến nhà máy, kèm phiếu giao hàng Bộ phận Nhận và phát hàng tiếp nhận hàng đó

 Sau đó dựa trên số hiệu đơn hàng trong các mục vật tư của

bảng dự trù và số hiệu đơn hàng trên các mục hàng của phiếu giao hàng để tìm ra xem lượng hàng vừa nhận đó cần phát về những phân xưởng nào

 Sau khi đã biết danh sách những phân xưởng nhận hàng, bộ

phận này sẽ lập phiếu phát hàng và thực hiện phát hàng về cho phân xưởng.

Trang 41

Ngoài ra, sau khi nhận được hàng xong, bộ phận này còn lập một danh sách hàng về và chuyển sang cho bộ phận Đặt hàng

cập nhật thông tin để theo dõi quá trình thực hiện đơn

hàng.

giao hàng cho nhà máy, nhà cung cấp định kỳ sẽ chuyển hoá đơn thanh toán đến cho nhà máy

nó với hàng đã nhận (dựa vào thông tin cập nhật về hàng

về trong đơn hàng), nếu chính xác sẽ xác nhận chi lên hoá

Trang 42

Nếu phát hiện có sự không ăn khớp giữa hàng đặt và hàng

nhận và tiền phải trả, bộ phận này khiếu nại với nhà cung cấp

để chỉnh sửa lại Còn về phía nhà máy, có khi chưa đủ tiền để trả đủ theo hoá đơn, có thể nợ lại để trả sau.

Bộ phận Đặt hàng bản ghi trả tiền, ghi lại các khoản mục của hoá đơn đã trả.

nhật lại để theo dõi việc thực hiện đơn hàng.

Trang 43

 Mặt khác, để đảm bảo kho dự trữ luôn đủ các vật tư thường xuyên để phục vụ cho nhu cầu sản xuất của phân xưởng, bộ phận Quản lý kho hàng dự trữ luôn luôn phải kiểm tra xem các vật tư tồn kho có đến ngưỡng chưa (ngưỡng là lượng

Trang 44

Để tiện theo dõi, người ta áp dụng nguyên tắc:

 Mỗi khoản đặt hàng trên một đơn hàng giải quyết trọn vẹn (nghĩa là không tách, không gộp) một khoản yêu cầu về một vật tư trên một bản dự trù

 Tuy nhiên một đơn hàng, gồm nhiều khoản, có thể đáp ứng yêu cầu của nhiều dự trù khác nhau

 Ngược lại các khoản yêu cầu trên một bản dự trù lại có thể được phân bổ lên nhiều đơn hàng khác nhau, gởi đến các nhà cung cấp khác nhau

Trang 45

Mô hình tiến trình nghiệp vụ

Trang 49

 Đầu vào giai đoạn khảo sát

 Nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin cho tổ chức

 Đầu ra giai đoạn khảo sát

 Hồ sơ khảo sát chi tiết

 Dự trù thiết bị

 Lịch trình làm việc

Kết luận

Trang 51

Thảo luận

Định dạng
Số trang	51
Dung lượng	668,39 KB