đồ án Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá

2. Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên trường đại học Công nghiệp Hà Nội Gồm 5 bộ phận:  Quản lý đăng kí nội trú.  Quản lý sinh viên.  Quản lý phòng.  Quản lý điện,nước.  Báo cáo thống kê. 2.1. Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên trường đại học Công nghiệp Hà Nội 2.1.1. Quản lý đăng kí nội trú  Kiểm tra hồ sơ sinh viên.  Nhận phiếu đăng kí.  Sửa phiếu đăng kí.  Xóa phiếu đăng kí.  Tìm kiếm phiếu đăng kí. 2.1.2. Quản lý sinh viên  Nhập thông tin sinh viên.  Sửa thông tin sinh viên.  Xóa thông tin sinh viên.  Tìm kiếm thông tin sinh viên. 2.1.3. Quản lý phòng  Nhập mới thông tin phòng.  Sửa thông tin phòng.  Xóa thông tin phòng.  Tìm kiếm thông tin phòng. 2.1.4. Quản lý điện,nước  Nhập thông tin điện nước.  Sửa thông tin điện nước.  Xóa thông tin điện nước.  Lập báo cáo hóa đơn. 2.1.5. Báo cáo thống kê  Báo cáo doanh thu.  Thống kê số lượng sinh viên đăng kí, trả phòng.  Thống kê tình trạng phòng. 2.2. Phân tích chức năng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

KHOA: CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

o0o

-BÀI TẬP LỚN Môn: ĐỒ ÁN CHUYÊN NGÀNH

Đề tài: Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá

Giáo viên HD : Nguyễn Đức Lưu Sinh viên thực hiện : Nhóm 7 – KTPM2-K6

Phạm Đình Chiến Trần Văn Huấn

Hà Nội - 2014

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá”, nhóm đã gặp phải không ít khó khăn và trở

ngại Tuy nhiên, với sự giúp đỡ của bạn bè, cùng sự hướng dẫn tận tình, chỉ bảo cặn kẽ của thầy cô, cuối cùng chúng tôi cũng

đã hoàn thành cơ bản một số mục tiêu đề ra với tất cả sự cố gắng và nỗ lực Chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn tới những người bạn đã góp ý và giúp đỡ nhóm, và đặc biệt là cảm ơn

thầy Nguyễn Đức Lưu, người đã giúp chúng tôi xác định được

những yêu cầu và mục tiêu đề tài, truyền dạy các kĩ năng nghiệp vụ cũng như hướng dẫn cho chúng tôi, từ phong cách làm báo cáo đến cách thức thực hiện đề tài Hi vọng nhóm sẽ tiếp tục nhận được sự đóng góp và đồng hành của các bạn và thầy cô trong những đề tài tiếp theo

Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Phạm Đình Chiến Trần Văn Huấn

MỤC LỤC

Mục lục hình ảnh Danh mục bảng Danh mục từ viết tắt Bảng phân chia công việc

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

1 Tên đề tài

Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá.

2 Lý do chọn đề tài

Hàng năm mỗi trường đại học, cao đẳng tiếp nhận hàng nghìn học sinh, sinh viên Cùng với đó nhu cầu về việc đăng kí nội trú trong nhà trường ngày càng cao Trước bài toán đặt ra với các trường đại học, cao đẳng hiện nay: vấn đề quản lý kí túc

xá – một vấn đề đã có từ lâu nhưng vẫn còn khá nhiều bất cập như: việc quản lý ở nhiều trường vẫn còn theo phương pháp thủ công, các dữ liệu không có tính thống nhất, chặt chẽ Trước thực trạng nhiều trường đại học hiện nay với lượng sinh viên trọ ở kí túc xá rất đông nhưng vẫn có hình thức quản lý chính là thực hiện thủ công trên giấy tờ trong khi chỉ có 1 đến 2 nhân viên quản lý kí túc xá khiến cho khối lượng công việc của họ thực sự nhiều lúc quá lớn và hiệu quả không được cao

Hiện nay không còn mấy ai xa lạ với những sản phẩm và ứng dụng của công nghệ thông tin – ngành khoa học đang trở thành một phần tất yếu trong cuộc sống hiện nay Cùng với sự phát triển không ngừng đó, những ứng dụng của công nghệ thông tin trong việc quản lý nhân sự, quản lý nhà hàng, quản lý

trường học … đã và đang góp phần giảm thiểu được lượng chi

phí đầu tư cho nguồn nhân công, đồng thời tăng tính hiệu quả chính xác trong việc khai thác và quản lý dữ liệu

Từ thực tế đó đã đặt ra câu hỏi: Tại sao lại không áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý kí túc xá? Từ câu hỏi đó nhóm

chúng tôi đã bắt tay vào tìm hiểu và nghiên cứu đề tài : “Xây dựng phần mềm quản lý kí túc xá” với hi vọng sẽ là cơ sở

phát triển sau này cho việc quản lý kí túc xá nói chung và cho từng trường nói riêng

3 Mục đích - mục tiêu của đề tài

 Mục đích: Xây dựng một phần mềm quản lý kí túc xá

bước đầu giúp cho người quản lý có thể tiếp cận dễ dàng ứng dụng Công nghệ thông tin để áp dụng vào quá trình quản lý

để mang lại hiệu quả cao hơn đồng thời giảm tải được khối lượng công việc.

 Mục tiêu:

-Khảo sát thực tế yêu cầu bài toán

- Xây dựng được một bản phân tích thiết kế hướng chức năng với các chức năng cần thiết của một hệ thống quản lý kí túc xá để có thể sử dụng cho việc phát triển phần mềm và nâng cấp sau này.

-Thu thập thông tin và Xây dựng CSDL.

- XD các module chức năng cơ bản của hệ thống.

- Xây dựng giao diện phần mềm thân thiện đối với người dùng.

- Phần mềm hoạt động đáp ứng các nhu cầu cơ bản của người dùng.

- Xây dựng báo cáo vừa là tài liệu làm cơ sở cho việc phát triển sau này

4 Bố cục đề tài

Nội dung chính bao gồm 3 chương:

 Chương I: Phân tích thiết kế hệ thống

Chương này bao gồm các phần khảo sát thực tế tại một trường đại học, phân tích đề tài, xây dựng các sơ đồ, biểu mẫu để phục vụ cho các công việc tiếp theo

 Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu

Trong chương này, ta sẽ tiến hành việc xây dựng CSDL dựa vào các sơ đồ và tài liệu mà ta thu được từ khâu phân tích dựa trên phần mềm quản trị CSDL SQL

 Chương III: Cài đặt ứng dụng

Thiết kế giao diện, cài đặt phần mềm, kiểm thử và xây dựng tài liệu hướng dẫn

5 Phương pháp thực hiện đề tài

- Giai đoạn khảo sát:

Tiến hành đi khảo sát thực tế tại kí túc xá tại một trường đại học, phỏng vấn sinh viên và nhân viên quản lý kí túc xá, tìm hiểu thêm các tài liệu từ sách báo, Internet

- Giai đoạn phân tích, thiết kế:

Sử dụng phương pháp phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng công cụ Rational Rose và Msword để xây dựng các biểu

đồ, các bản mẫu

- Giai đoạn xây dựng cơ sở dữ liệu:

Sử dụng các công cụ hỗ trợ như MsWord, Excel… và hệ quản trị CSDL SQL để thực hiện công việc

- Giai đoạn cài đặt ứng dụng:

Dùng ngôn ngữ lập trình C# để xây dựng giao diện và cài đặt chương trình

6 Dự kiến kết quả đạt được

- Hoàn thành được bước phân tích, thiết kế hệ thống, thu được các bản mô tả và các biểu đồ, bản mẫu thiết kế.

- Thiết kế được một giao diện thân thiện, dễ nhìn, dễ sử dụng.

- Thu được một sản phẩm sơ bộ, đáp ứng được một số yêu cầu tối thiểu của bản phân tích.

7 Một số đề xuất hướng phát triển

- Nghiên cứu việc đồng bộ hóa dữ liệu với cơ sở dữ liệu của nhà trường

- Nghiên cứu việc kết hợp phần mềm với một hệ thống Website cho phép tương tác trực tiếp trên Internet để sinh viên

có thể thực hiện các công việc như đăng kí phòng, nộp tiền trực tuyến

- Có khả năng tương tác cao với người sử dụng

PHẦN 2: NỘI DUNG

Chương I: Phân tích thiết kế hệ thống

Từ các điều kiện và yêu cầu thực tế, nhóm quyết định chọn khảo sát tại khu A trường Đại học Công nghiệp Hà Nội

1 Nhận xét, đánh giá hiện trạng

1.1 Mục đích của công việc khảo sát bài toán

 Tiếp cận với nghiệp vụ chuyên môn, môi trường hoạt động của hệ thống

 Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cách hoạt động của

hệ thống

 Chỉ ra những chỗ hợp lý của hệ thống cần được kế thừa và các chỗ chưa hợp lý cần được nghiên cứu đưa

1.2 Nội dung khảo sát và đánh giá hiện thực:

 Tìm hiểu môi trường cơ cấu tổ chức hoạt động của KTX

 Nghiên cứu các chức trách,nhiệm vụ của từng đối tượng làm việc trong KTX và phân cấp quyền hạn

 Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ thông tin sổ sách cùng các phương tiện xử lý thông tin trong KTX

 Thống kê các phương tiện tài nguyên đã và có thể sử dụng

 Thu thập thông tin ý kiến phê phán nhận xét về thực trạng,các dự đoán nguyện vọng kế hoạch trong tương lai

 Đánh giá hiện trạng và đề xuất hướng giải quyết trong tương lai

 Lập hồ sơ tổng hợp về hiện trạng

1.3 Lịch sử phát triển chung

Trường đại học Công nghiệp Hà Nội với lịch sửa phát

triển…

Lịch sử phát triển kí túc xá …

1.4 Hiện trạng

Đầu mỗi năm học phòng Công tác sinh viên sẽ có kế hoạch phân công kiểm tra thực trạng học ở của mỗi khu KTX thuộc các khu KTX của trường: Khu dành cho tập thể giáo viên,Khu dành cho học sinh sinh viên,Khu dành cho nhân viên,bảo vệ….Căn cú vào chỉ tiêu sinh viên đầu vào của năm đó

sẽ tiến hành lên kế hoạch chuẩn bị đón tiến sinh viên vào KTX.Sau đó sẽ thông báo đến từng sinh viên về việc tiếp nhận sinh viên các khóa vào khu KTX của trường với mức quyết định

ưu tiên cho từng đối tượng sinh viên căn cứ vào khả năng tiếp nhận thực tế của KTX

Phòng Công tác Sinh viên phân công cán bộ tiếp nhận hồ

sơ sinh viên đăng ký vào ở KTX

Sau khi tiếp nhận đầy đủ hồ sơ và các thủ tục cần thiết về việc đăng ký ở KTX của sinh viên,Phòng CTSV(Công tác sinh viên) nhanh chóng xem xét hồ sơ trả lời cho sinh viên trong vòng tối đa là 15 ngày kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ về việc tiếp nhận hay không tiếp nhận sinh viên ở KTX

 Trường hợp sinh viên đã đưng ký vào KTX mà không được chấp nhận thì phải thông báo và nêu lý do

 Trong thời hạn tối đa 7 ngày từ ngày ra thông báo sinh viên được tiếp nhận vào ở KTX,phòng CTSV sẽ lên kế hoạch hoàn tất các thủ tục cần thiết

 Mức phí được Ban Giám Hiệu quy định cụ thể là 160.000đ/người /tháng

Đơn xin ở KTX chỉ có giá trị trong 1 kỳ.Sau mỗi học kỳ,trước khi nghỉ hè,nghỉ tết sinh viên phải bàn giao lại phòng cho phòng CTSV và làm thủ tục đăng ký nếu muốn tiếp tục ở lại KTX

Một tháng sau khi hợp đồng nội trú hết hạn phòng CTSV của trường phải thông báo cho sinh viên nội trú biết và thông báo thời gian đăng ký cụ thể

Việc đăng ký tiếp tục ở lại KTX phải được thực hiện đúng theo lịch do CTSV đề ra

Sau khi mọi thủ tục đăng ký và lệ phí được hoàn tất Phòng CTSV sẽ tiến hành bố trí sắp xếp chỗ ở cho sinh viên nội trú, đồng thời làm thủ tục đăng ký tạm trú tạm vắng với công an địa phương trường cư trú

Tất cả yêu cầu chuyển đổi phòng trong KTX phải được sự đồng ý của phòng CTSV

Tất cả sinh viên phải tuyệt đối tuân thủ nội quy của KTX.Mọi trường hợp muốn đăng ký ở lại hè hay hoặc lễ tết phải làm phiếu đăng ký và nộp về phòng CTSV và được phòng CTSV phê duyệt

Tất cả hồ sơ sinh viên nội trú phải được quản lý theo đúng quy định của lưu trữ hồ sơ sinh viên nhằm đảm bảo việc quản lý sinh viên nội trú theo nguyên tắc phân bổ phòng của ký túc xá (theo lớp theo khoa,sau đó đến các sinh viên còn lại )

1.5 Nhận xét đánh giá

Việc khảo sát hiện trạng ký túc xá trường Đại học Công nghiệp Hà Nội đã phát hiện ra những mặt bất cập:

 Thiếu : phương tiện quản lý

 Kém :Chu trình quá lâu,nhất là khâu giải quyết hồ sơ đăng ký ở KTX

 Tốn kém trong khâu kiểm soát và tìm kiếm

 Xử lý thông tin còn thủ công tốn công sức,công nghệ thông tin chỉ có vai trò phụ trợ không rõ rệt

1.6 Xác nhận mục tiêu của hệ thống quản lý mới

 Mang lại lợi ích nghiệp vụ :Tăng khả năng xử lý,đáp ứng nhu cầu,tin cậy chính xác an toàn bảo mật

 Mang lại lợi ích kinh tế :Giảm biên chế,chi phí hoạt động …

 Mang lại lợi ích sử dụng : Thuận tiện nhanh chóng … Khắc phục khuyết điểm của hệ thống thủ công, hỗ trợ chiến lược phát triển KTX lâu dài

1.7 Các nguyên tắc đảm bảo

Để xây dựng hệ thống quản lý KTX hoàn chỉnh, đảm bảo dữ liệu

về mọi mặt ta phải dựa trên các nguyên tắc sau:

 Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất: Thông tin được tích lũy cập nhật thường xuyên để phục vụ cho bài toán quản lý.Chúng ta lên tập trung thông tin thành các mảng cơ bản để tránh dư thừa thừa thông tin và để thông tin được nhất quán,thống nhất

 Nguyên tắc linh động thông tin: Ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt để tạo ra các mảng công việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã trích từ mảng cơ bản

2 Cơ cấu tổ chức của hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên trường đại học Công nghiệp Hà Nội

Gồm 5 bộ phận:

 Quản lý đăng kí nội trú

 Quản lý sinh viên

 Quản lý phòng

 Quản lý điện,nước

 Báo cáo thống kê

2.1 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong hệ thống quản lí kí túc xá sinh viên trường đại học Công nghiệp Hà Nội

2.1.1 Quản lý đăng kí nội trú

 Kiểm tra hồ sơ sinh viên

 Nhận phiếu đăng kí

 Sửa phiếu đăng kí

 Xóa phiếu đăng kí.

 Tìm kiếm phiếu đăng kí

2.1.2 Quản lý sinh viên

 Nhập thông tin sinh viên

 Sửa thông tin sinh viên

 Xóa thông tin sinh viên

 Tìm kiếm thông tin sinh viên

2.1.3 Quản lý phòng

 Nhập mới thông tin phòng

 Sửa thông tin phòng

 Xóa thông tin phòng

 Tìm kiếm thông tin phòng

2.1.4 Quản lý điện,nước

 Nhập thông tin điện nước

 Sửa thông tin điện nước

 Xóa thông tin điện nước

 Lập báo cáo hóa đơn

2.1.5 Báo cáo thống kê

 Báo cáo doanh thu

 Thống kê số lượng sinh viên đăng kí, trả phòng

 Thống kê tình trạng phòng

2.2 Phân tích chức năng

2.2.1 Hoạt động của hệ thống quản lý kí túc xá

Quản lý phiếu đăng kí: Khi sinh viên có nhu cầu tạm trú

trong KTX phải thực hiện thủ tục đăng ký với với phòng Công tác sinh viên,bộ phận quản lý hợp đồng sẽ kiểm tra hồ sơ đăng

ký của sinh viên.Nếu hồ sơ được đáp ứng thì hệ thống sẽ nhập hợp đồng Khi cần thiết có thể sửa hoặc xóa hợp đồng.Thông tin hợp đồng bao gồm: Mã phiếu, Mã phòng, Tên sinh viên, Địa chỉ, Giới tính, Lớp, Khoa, Ngành, Số điện thoại, Số CMND

Quản lý sinh viên: Trong thời gian tạm trú tại KTX bộ phận

quản lý sinh viên sẽ nhập và lưu trữ toàn bộ thông tin về sinh viên.Khi cần thiết có thể sửa và xóa thông tin về sinh viên Thông tin sinh viên bao gồm: Mã sinh viên, Tên sinh viên, Ngày sinh, Địa chỉ, Giới tính , Điện thoại

Quản lý phòng: Nhập mới thông tin phòng, Sửa thông tin

phòng, Xóa thông tin phòng.Thông tin về phòng bao gồm: Mã phòng,Tình trạng phòng, Số lượng sinh viên, Khu nhà, Mô tả khác

Quản lý điện, nước: Khi sinh viên ở KTX các phòng sẽ sử

dụng điện nước,hàng tháng bộ phận quản lý điện nước có trách nhiệm lập hóa đơn điện nước của mỗi phòng.Hóa đơn bao gồm các thông tin: Số hóa đơn, Mã phòng, Ngày lập, Tổng tiền.Thông tin điện, nước bao gồm: Mã công tơ, Mã phòng, Ngày tháng ghi sổ,Chỉ số đầu,Chỉ số cuối.Ngoài ra bộ phận này còn nhập thông tin điện nước,xóa thông tin điện nước khi có thay đổi mức giá điện nước khi có điều chỉnh

Báo cáo thống kê: Lấy thông tin từ các bộ phận khác và có

nhiệm vụ thống kê số lượng phiếu đăng kí, thống kê tình trạng phòng , báo cáo doanh thu để đưa lên nhà quản lý khi nhận được yêu cầu từ nhà quản lý KTX

3 Phân tích, thiết kế hướng đối tượng

3.1 Xây dựng biểu đồ User Case

3.2 Đặc tả một số User Case chính

3.3 Các kịch bản sử dụng

3.4 Biểu đồ trình tự

3.4.1 Biểu đồ lớp khái niệm

3.4.2 Thuộc tính

3.5 Một số biểu đồ khác

Chương II: Xây dựng cơ sở dữ liệu 2.1 Thiết kế các bảng dữ liệu

Từ việc khảo sát và phân tích, thiết kế ta xây dựng các bảng dữ liệu trên hệ quản trị CSDL SQL

Bảng 1: …

1 Xây dựng các Function, Trigger

(code)

Chương III: Cài đặt ứng dụng

1 Nguyên mẫu giao diện và cài đặt chương trình

1.1 Thiết kế giao diện

1.2 Cài đặt chương trình

2 Kiểm thử

(bỏ qua)

3 Yêu cầu phần cứng

4 Tài liệu sử dụng

5 Lưu ý

PHẦN 3: KẾT LUẬN

1 Ưu điểm

Hoàn thành cơ bản giai đoạn 1

2 Nhược điểm

3 Hướng phát triển

PHẦN 4: TÀI LIỆU THAM KHẢO