hạch toán và quản lý vật tư tại nhà máy cơ khí ô tô đà nẵng

Nhiệm vụ của phần hành kế toán vật tư : - Tổ chức công việc ghi chép phản ánh, phân bổ, tổng hợpsố liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất vàtồn kho vật tư, tính giá thực tế c

PHẦN I HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT

TƯ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN

XUẤT KINH DOANH.

A HẠCH TOÁN VẬT TƯ Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

I ĐẶC ĐIỂM VẬT TƯ VÀ NHIỆM VỤ HẠCH TOÁN :

- Vật tư được xếp vào tài sản lưu động, trong các doanhnghiệp sản xuất, vật tư thường chiếm một tỷ trọng rất lớntrong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm

- Vật tư có rất nhiều loại khác nhau về tính chất lý họccũng như hoá học

- Tuỳ vào đặc điểm tính chất của từng loại mà sẽ xây dựngmức dự trữ cho từng loại vật tư cụ thể nhằm bảo quảndự trữ phù hợp

2 Nhiệm vụ của phần hành kế toán vật tư :

- Tổ chức công việc ghi chép phản ánh, phân bổ, tổng hợpsố liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, nhập, xuất vàtồn kho vật tư, tính giá thực tế của vật tư và kiểm tra tìnhhình thực tế kế hoạch cung cấp vật tư về số lượng,chất lượng, chủng loại, giá cả và mặt hàng

- Hướng dẫn, kiểm tra các phân xưởng, xí nghiệp, các kho vàcác phòng ban trong việc thực hiện ghi chép các chứng từban đầu, mở các sổ sách cần thiết và hạch toán vật tưđúng chế độ, đúng phương pháp

- Kiểm tra tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, phát hiện và đềxuất biện pháp xử lý vật tư thừa, thiếu, ứ đọng, kém,mất phẩm chất, xác định lượng vật tư sử dụng và phânbổ chính xác chi phí cho các đối tượng sử dụng

- Tham gia công việc kiểm kê, đánh giá vật tư, lập các báocáo về vật tư và phân tích tình hình thu mua, bảo quản, dựtrữ và sử dụng vật tư

II PHÂN LOẠI VÀ TÍNH GIÁ VẬT TƯ :

1 Phân loại vật tư :

Trong các doanh nghiệp sản xuất có rất nhiều loại vật

tư với tính chất, công dụng, vai trò khác nhau Để tạo điềukiện thuận lợi cho công tác hạch toán và quản lý, bảo đảmsử dụng vật tư có hiệu quả, cần phải phân loại vật tư

Có nhiều cách phân loại vật tư khác nhau, nhưng hiệnnay cách phân loại theo tác dụng của vật tư đối với quá trìnhsản xuất được sử dụng nhiều nhất Theo cách phân loạinày thì vật tư được chia thành các loại sau :

+ Nguyên vật liệu chính : là bộ phận chủ yếu dùng để tạo

thành thực thể sản phẩm

+ Vật liệu phụ : là bộ phận dùng kết hợp với nguyên vật

liệu chính Chủ yếu nhằm làm tăng thêm chất lượng, giá trị,vẻ thẩm mỹ cho sản phẩm hoặc để tạo điều kiện thuậnlợi cho quá trình sản xuất

+ Nhiên liệu : là bộ phận đặc biệt của vật tư nhằm sản

xuất ra các dạng năng lượng Dạng này không tham gia vàotạo thành thực thể sản phẩm mà chủ yếu tạo ra các dạngnăng lượng để phục vụ cho quá trình sản xuất

+ Phụ tùng thay thế : là những vật tư cần dự trữ để sửa

chữa và thay thế các phụ tùng của máy móc thiết bị,phương tiện vận tải

+ Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là loại vật liệu,

thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng để lắp đặt cáccông trình xây dựng cơ bản bao gồm : thiết bị cần lắp, khôngcần lắp, khí cụ, vật kết cấu

+ Phế liệu : gồm các vật liệu bị loại ra khỏi quá trình sản

xuất và thanh lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ có thểdùng để bán ra ngoài hoặc sử dụng lại

+ Vật liệu khác : bao gồm các vật liệu còn lại, ngoài các

thứ chưa kể trên như: bao bì, vật đóng gói, các loại vật tưđặc chủng

Trên thực tế việc phân loại vật tư căn cứ vào đặc điểmvật tư của từng đơn vị cụ thể

2 Tính giá vật tư :

2.1 Tính giá thực tế vật tư nhập kho :

Trong hạch toán, vật tư được tính theo giá thựctế(giá gốc) Tuỳ thuộc doanh nghiệp tính thuế VAT theophương pháp trực tiếp hay phương pháp khấu trừ mà tronggiá thực tế có thể có thuế VAT( Nếu tính thuế VAT theophương pháp trực tiếp) hay không có thuế VAT( Nếu tínhthuế VAT theo phương pháp khấu trừ)

Đối với vật tư mua ngoài : Giá thực tế gồm giá mua ghi

trên hoá đơn(+) Thuế nhập khẩu( Nếu có) và các chi phí thumua thực tế ( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí thu mua, )trừ các khoản giảm giá hàng mua được hưởng

Đối với vật tư tự sản xuất: Tính theo giá thành sản

xuất thực tế

Đối với vật tư thuê ngoài gia công, chê biến : Giá thực

tế gồm giá trị vật tư xuất chế biến cùng các chi phí liênquan ( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốcdỡ )

Đối với vật tư nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh Giá thực tế là giá thỏa thuận do

các bên xác định cộng (+) chi phí tiếp nhận (nếu có)

Đối với phế liệu : có thể sử dụng giá ước tính hay giá

trị thu hồi tối thiểu

Đối với vật tư được tặng thưởng : tính theo giá thị

trường tương đương cộng (+) chi phí tiếp nhận (nếu có)

2.2 Tính giá thực tế vật tư xuất kho :

Vật tư xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạtđộng của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độnghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trongcác phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạchtoán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng

a Phương pháp giá đơn vị bình quân : Theo phương pháp này,

giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo giátrị bình quân (bình quân cả kỳ dự trữ, hay bình quân cuối kỳtrước hoặc bình quân sau mỗi lần nhập)

Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu

Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước, khá đơngiản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trongkỳ, nhưng không chính xác vì không tính đến sự biến độngcủa giá cả vật liệu kỳ này.

Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn trước khinhập + Giá thực tế của số nhập sau mỗi lần nhập Sốlượng thực tế vật liệu tồn trước khi nhập cộng lươngthực tế nhập

b Phương pháp nhập trước, xuất trước : (FIFO)

Là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùnglàm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước và giá trịvật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệumua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trườnghợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

c Phương pháp nhập sau, xuất trước : (LIFO)

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùngsẽ được xuất trước tiên, ngược với phương pháp nhậptrước, xuất trước ở trên Phương pháp này thích hợp trongtrường hợp lạm phát

d Phương pháp trực tiếp :

Theo phương pháp này, vật liệu được xác định theo đơnchiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúcxuất dùng (trừ trường hợp điều chỉnh) Khi xuất vật liệunào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Phương phápnày thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao vàcó tính tách biệt

e Phương pháp giá hạch toán :

Theo phương pháp này, toàn bộ vật liệu biến động trongkỳ được tính theo giá hạch toán (giá kế hoạch hoặc mộtloại giá ổn định trong kỳ) Cuối kỳ, kế toán sẽ tiến hành

điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức:

Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Giá hạch toán vậtliệu xuất dùng X Hệ số giá

(hoặc tồn kho cuối kỳ) (hoặc tồn kho cuốikỳ) vật liệu

III HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ :

Hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả về giátrị, số lượng, chất lượng của từng thứ (từng danh điểm)vật tư theo từng kho và từng người phụ trách vật chất.Trong thực tế, hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiếtvật tư sau đây :

1 Phương pháp thẻ song song :

+ Ở kho : Thủ kho phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật tư

về mặt số lượng vào thẻ kho.Thẻ được mở cho từng danhđiểm vật tư Cuối tháng, tổng cộng số nhập, xuất, tính ratồn kho

+ Ở phòng kế toán : Kế toán vật tư mở sổ chi tiết vật tư

cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho mở ở kho.Sổ có nội dung giống thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả vềmặt giá trị Hàng ngày, hoặc định kỳ, khi thủ kho chuyển cácchứng từ nhập, xuất kho tới, kế toán vật tư kiểm tra, đốichiếu, ghi đơn giá hạch toán vào và tính ra số tiền Sau đó,lần lượt ghi các nghiệp vụ Nhập, Xuất vào các sổ kế toánchi tiết vật tư có liên quan Cuối kỳ, cộng sổ và đối chiếuvới thẻ kho

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG

Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho

Phiếu

xuất kho

Kế toán tổng hợp

: Ghi hàng ngày

: Quan hệ đối chiếu

: Ghi cuối tháng

Ngoài ra, để quản lý chặt chẽ thẻ kho, kế toán vật tưcòn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho cho thủ kho, kếtoán phải ghi vào sổ.

2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển :

- Tại kho : giống phương pháp thẻ song song ở trên.

- Tại phòng kế toán : Không mở sổ kế toán chi tiết, mà

mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng vàsố tiền của từng thứ (danh điểm) vật tư theo từng kho Sổnày ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổnghợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh Cuối tháng, đốichiếu số lượng vật tư trên sổ đối chiếu luân chuyển vớithẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO

Bảng kê nhập

Kế toán tổng hợp

Bảng kê xuất

đối chiếu

3 Phương pháp sổ số dư :

+ Tại kho : Giống các phương pháp trên Nhưng thủ kho còn

phải ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng theo từng danhđiểm vật tư vào sổ số dư Sổ số dư được kế toán mở chotừng kho và dùng cho cả năm Trước ngày cuối tháng, kếtoán giao cho thủ kho để ghi vào sổ Ghi xong, thủ kho phải gửivề phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền

+ Tại phòng kế toán : Định kỳ, kế toán vật tư xuống kho

hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho, thunhận chứng từ và tính giá theo từng chứng từ (giá hạchtoán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếugiao nhận chứng từ Đồng thời, ghi số tiền vừa tính đượccủa từng nhóm vật tư (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹkế nhập, xuất, tồn kho vật tư Bảng này được mở cho từngkho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhậnchứng từ nhập, xuất vật tư

Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựavào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từngnhóm vật tư Số dư này được dùng để đối chiếu với số

dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy sốlượng tồn kho nhân giá hạch toán)

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ :

Bảng luỹ kế nhập xuất tồn kho vật tư

Phiếu

nhập kho

Phiếu giao nhận chứng từ nhập

Sổ số dư

Kế toán tổng hợpThẻ kho

Phiếu

xuất kho

Phiếu giao nhận chứng từ xuất

IV HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT TƯ :

Vật tư là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn khocủa doanh nghiệp Theo chế độ kế toán qui định hiện hành(theo QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT, ngày 1/11/1995) trong một doanhnghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp hạchtoán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)hoặc phương pháp kê khai định kỳ (KKĐK) Như vậy, đối vớivật tư trong các doanh nghiệp sản xuất, phương pháp kếtoán tổng hợp cũng được tiến hành theo một trong haiphương pháp thuộc chế độ quy định

1 Hạch toán tổng hợp vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên :

1.1 Khái niệm, chứng từ và tài khoản sử dụng :

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõivà phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm vật tưtồn kho một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoảnphản ánh từng loại

Trong mọi trường hợp nhập, xuất vật tư đều phải tuântheo những quy định của Nhà nước về chế độ chứng từ kếtoán và những quy định riêng của từng doanh nghiệp về trìnhtự nhập xuất kho vật tư Thông thường trong nghiệp vụ thumua và nhập kho vật tư thì phải dựa vào các chứng từ

“Hoá đơn bán hàng” của bên bán và “ Phiếu nhập kho” của đơn

vị

Trường hợp không có hoá đơn bán hàng thì bộ phận muahàng phải lập phiếu mua hàng có đầy đủ chữ ký của nhữngngười có liên quan làm căn cứ cho nghiệp vụ mua hàng vàthanh toán tiền hàng

Trường hợp mua hàng nhập kho với số lượng lớn hoặcmua các loại vật tư có tính chất lý hóa phức tạp hay quíhiếm thì phải lập biên bản kiểm nghiệm, ghi rõ ý kiến vềsố lượng, chất lượng, nguyên nhân đối với số vật tư khôngđúng số lượng, quy cách, phẩm chất và cách xử lý trướckhi nhập kho

Trong nghiệp vụ xuất kho vật tư thì phải dựa vàophiếu xuất kho hay phiếu xuất vật tư theo hạn mức

Để hạch toán vật tư kế toán sử dụng các tàikhoản sau :

- Tài khoản 152 “Nguyên liệu, Vật liệu” : dùng theo dõi giá

thực tế của toàn bộ nguyên vật liệu hiện có, tăng, giảm quakho doanh nghiệp, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm,thứ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán

- Tài khoản 151”Hàng mua đang đi đường” : dùng theo dõi giá trị

vật tư mà doanh nghiệp đã mua hay chấp nhận mua, đãthuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp nhưng cuối tháng,chưa về nhập kho (kể cả số đang gởi kho người bán)

- Tài khoản 153 “ Công cụ, Dụng cụ” : dùng để quản lý, theo

dõi và phản ánh tình hình nhập xuất tồn kho công cụ, dụngcụ

Nhận gópvốn liên doanhcổ phần

Nhập kho do tựchế hoặc thuêngoài gia công

Nhận lại vốngóp liên doanh

Phát hiện thừa kiểm kê

kê, chờ xử lý

Chênh lệchgiảm do đánhgiá lại

Xuất dùng trựctiếp cho sản xuấtsản phẩm

Xuất dùng cho phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, bán hàng

Xuất CCDC loại phân bổ nhiều

Phân bổ dần vào chi phí

Xuất

Xuất tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến

TK621

TK15

1

Nhập kho hàng đang đi đường

TK13

Giá trị thực tế nhập kho

VAT đầu vào được khấu trừ

TK142

TK711

TK154

TK128,222

TK138(1381)

TK412

TK33

3

Thuế nhập khẩu

2 Hạch toán vật tư theo phương pháp KKĐK :

2.1 Khái niệm, chứng từ và tài khoản sử dụng :

TK627,641,642,241TK1111,112,141,31

Phương pháp KKĐK là phương pháp không theo dõi mộtcách thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của cácloại vật tư trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồnkho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ củachúng, trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ, xác định lượng tồn khothực tế và lượng xuất dùng cho sản xuất kinh doanh và cácmục đích khác.

Trình tự nhập xuất kho và các chứng từ kế toán cầnthiết trong các nghiệp vụ nhập xuất vật tư cũng giống nhưtrường hợp doanh nghiệp áp dụng phương pháp KKTX đểhạch toán hàng tồn kho

Theo phương pháp này kế toán sử dụng các tài khoảnsau :

- Tài khoản 611”Mua hàng” (Tiểu khoản 6111- Mua nguyên vật liệu) : dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm nguyên

vật liệu, dụng cụ theo giá thực tế (giá mua và chi phí thumua) Từ đó xác định trị giá vật tư xuất dùng

Bên Nợ : phản ánh giá thực tế vật tư tồn kho đầu kỳ vàtăng thêm trong kỳ

Bên Có : phản ánh giá thực tế vật tư xuất dùng, xuất bán,thiếu hụt trong kỳ và tồn kho cuối kỳ

- Tài khoản hàng tồn kho (151,152,153) : dùng để phản ánh giá

thực tế vật tư tồn kho, chi tiết theo từng loại

Bên Nợ : kết chuyển giá thực tế lúc cuối kỳ

Bên Có : kết chuyển giá thực tế lúc đầu kỳ

Số dư bên Nợ : giá thực tế hàng tồn kho

2.2 Trình tự hạch toán :

SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN TỔNG HỢP VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP KKĐK

Thuế nhập khẩu

Nhận góp vốn liên doanh cổ phần

Cuối kỳ kết chuyển số xuất chung cho sản xuất

Kết chuyển giá trị vật tư tồn cuối kỳ

Xuất bán

Giảm giá mua hàng, hàng mua trả lại

TK151,152,

153

Kết chuyển giá trị vật tư tồn đầu kỳ

TK611

TK133

Giá trị thực tế mua vào

VAT đầu vào

được khấu trừ

TK1111,112,141,31

1,331

TK711

TK621

Thiếu hụt, mất mát

Chênh lệch giảm do đánh giá lại

TK111,138,334

TK412

TK41

2

TK151,152,153

TK111,112,138

B TỔ CHỨC QUẢN LÝ VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT :

I HỆ THỐNG CHỈ TIÊU VÀ PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VẬT TƯ :

1 Thông tin về thị trường vật tư :

Để chủ động và lo việc cung ứng được kịp thời, đầy đủvà có hiệu quả cao, doanh nghiệp phải tìm hiểu các thông tincần thiết về thị trường vật tư sau đây :

- Số khu vực thị trường, số lượng bạn hàng cung cấp vật

tư cho doanh nghiệp, kể cả trong nước và ngoài nước Cầnchú trọng tới các bạn hàng lớn có khả năng cung cấp nhiều,có vật đảm bảo chất lượng, có tín nhiệm cao và có thểhợp tác lâu dài

- Số lượng mặt hàng, khối lượng có thể bán cho doanhnghiệp và chất lượng của từng loại vật tư đặc biệt,những vật tư chủ yếu

- Giá cả vật tư và dự báo về sự thay đổi giá cả vật tư.Đây chính là yếu tố quan trọng nhất để doanh nghiệp quyếtđịnh lựa chọn thị trường hay bạn hàng giao dịch Doanhnghiệp phải nắm vững mức giá và sự thay đổi của giátừng mặt hàng

2 Phương pháp phân tích vật tư :

Để khai thác có hiệu quả các yếu tố lao động và tàisản cố định, đòi hỏi vật tư phải được cung cấp một cáchđầy đủ, kịp thời và bảo đảm qui cách, chất lượng Hơn nữa,vật tư phải được quản lý chặt chẽ, sử dụng hợp lý, tiếtkiệm thì mới góp phần giảm được giá thành, tăng thêm lợinhuận từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Do vậy, cần phải phân tích tình hình cung ứng và sử dụngvật tư

2.1 Phân tích tình hình cung ứng vật tư :

a Kết cấu vật tư cung cấp :

Nghiên cứu khối lượng và kết cấu từng loại vật tư có

ý nghĩa rất quan trọng, nhất là đối với các loại vật tư ảnhhưởng chủ yếu, quý hiếm hay có tính chiến lược, là nhữngloại cần được nhập hay dự trữ đầy đủ Các chỉ tiêu khốilượng và kết cấu vật tư nhập cho thấy vai trò của loại vật

tư ảnh hưởng quyết định đến việc bảo đảm vật tư cho sảnxuất

* Công thức của chỉ tiêu này là :





i i

i i i

S M

S M d

Trong đó : di : Tỷ trọng vật tư i nhập

Mi : khối lượng vật tư i nhập

Si : đơn giá vật tư i

b Tình hình hoàn thành kế hoạch nhập vật tư :

Để phản ánh tình hình nhập mặt hàng theo nhu cầu, takhông thể căn cứ vào tổng số khối lượng đã nhập theothực tế của từng mặt hàng Mà phải căn cứ vào giá trị

thực tế của những mặt hàng không hoàn thành và hoànthành đúng 100% kế hoạch trong khi loại bỏ phần nhậpthừa của những mặt hàng vượt mức kế hoạch và nhữngmặt hàng nhập không có nhu cầu Sau đó, căn cứ vào loạivật tư có mức độ hoàn thành thấp nhất để đánh giá tìnhhình hoàn thành kế hoạch nhập vật tư

Trong đó : Mtt : khối lượng vật tư nhập thực tế

Mkh: khối lượng vật tư nhập kế hoạch

2.2 Phân tích tình hình sử dụng vật tư :

Đánh giá chung tình hình sử dụng vật tư là khâu cuốicùng của quản lý vật tư Đây là khâu tiêu dùng cho sán xuất,biến vật tư đầu vào thành sản phẩm đầu ra, thay đổi tínhchất cơ _ lý _ hoá của nó thành vật phẩm có giá trị sử dụngmới Khối lượng vật tư tiêu dùng vào sản xuất rất lớn, phụthuộc hoàn toàn vào kết quả trực tiếp, gián tiếp của sảnxuất

a Khối lượng và kết cấu vật tư sử dụng :

i i i

S M

S M d

Trong đó : di : Tỷ trọng vật tư i sử dụng

Trong đó : Mtt : khối lượng vật tư nhập thực tế

đề, chúng ta cần tìm các lời giải thích phù hợp nhất vớimục tiêu, mong muốn cũng như những hạn chế và các khảnăng có thể có của chúng ta Quá trình này gọi là quá trìnhphân tích

Tương tự như trên, khi quyết định áp dụng tin học chomột việc nào đó, chúng ta vẫn phải suy nghĩ tìm các phươngán thích hợp với khả năng cũng như hạn chế của chúng ta Nếu ở trên là phân tích trong cuộc sống thường ngàythì trong trường hợp này là phân tích trong việc áp dụng tinhọc Tất nhiên mức độ phức tạp, phương pháp vận dụng,

kĩ thuật tiến hành có khác nhau nhiều Chúng ta có thể địnhnghĩa quá trình phân tích một áp dụng tin học như sau:

Phân tích một áp dụng tin học là nghiên cứu gồm :nghiên cứu mà giới hạn của nó đã được xác định, lựa chọnmột lời giải, xác định và phát triển lời giải đó dựa trên cơ sởcác xử lý trên máy tính điện tử

Để thấy được sự cần thiết của việc phân tích trướckhi áp dụng tin học, chúng ta có thể tham khảo các số liệucó liên quan đến phần mềm mà Công ty IBM đã thống kêđược trong giai đoạn từ 1970 - 1980

Phân tích những sai sót ở mặt sau :

- Ý niệm / quan niệm : 45%

- Các sai sót ở mức hai : 20%

- Các sai sót không xếp loại : 3%

Phân tích về chi phí :

Phân tích phân bổ hoạt động :

- Phát hiện và sửa sai sót : 50%

Số liệu trên cho chúng ta thấy sai sót lớn nhất trong tất cảcác loại sai sót mắc phải có nguồn gốc lúc ý niệm/quanniệm hệ thống Chi phí chiếm tỷ trọng lớn nhất là chi phíbảo trì Lượng công việc chiếm tỷ lệ lớn nhất là việc pháthiện và sửa sai Tình trạng này đều bắt nguồn từ cácthiếu sót trong phân tích, nói cách khác chẳng những cầnphân tích các áp dụng tin học mà còn phải nghiên cứu tìm cho

ra các phương pháp phân tích hữu hiệu nhằm khắc phục tìnhhình trên

2 Yêu cầu đối với một phương pháp phân tích và thiết kế :

Những phương pháp phân tích hiện đại mong muốn vàhướng tới giải quyết toàn bộ hay từng phần các thiếu sót ởcác phương pháp phân tích cổ điển Tất nhiên các phươngpháp phân tích hiện đại không giải quyết như nhau toàn bộtiến trình phân tích ý niệm hoá một áp dụng, chúng cũngkhông dùng cùng một tên để chỉ cùng một khái niệm, cũngkhông soi rọi tất cả các công cụ tin học dưới cùng một gócđộ Song cũng có thể khẳng định một điều là chúng cùngtheo các mục tiêu và cũng chịu ảnh hưởng của các địnhhướng sau :

- Có một tiếp cận toàn cục bằng cách xét mỗi phần tử,mỗi dữ liệu, mỗi chức năng là bộ phận hay thành phầncủa một tổng thể toàn vẹn và sự hiểu biết tổng thể toànvẹn này là sự cần thiết cho việc phát triển tốt của mỗibộ phận hay thành phần của nó

- Xét toàn bộ tổ chức, phòng ban xí nghiệp, vị trí làmviệc là một phần tử có cấu trúc, một hệ thống cónhững dòng vào, dòng ra, các quy tắc hoạt động và quản lý,điều khiển hệ thống thông tin của mình

- Có một tiếp cận phân tích và ý niệm đi xuống hướng vàoviệc nhận thức và ra các quyết định ban đầu một cáchtổng quát, sau đến những đặc thù

- Nhận dạng những mức trừu tượng và bất biến của hệthống được nghiên cứu phụ thuộc vào khoảng thời gian củavòng đời vai trò lớn hay nhỏ của việc lựa chọn các kỹ thuậtvà các tổ chức có liên quan

- Nhận dạng những thành phần, dữ liệu, xử lý, bộ xử lýcủa hệ thống mà không có sự “thiên vị” nào đối với chúng

- Vận dụng những công cụ thủ công tự động hoá trợ giúpcho việc phân tích và ý niệm hoá dùng để ghi nhớ và tạo cácphần tử cho việc thông tin bên trong một nhóm nghiên cứu

- Nhận dạng những điểm đối thoại và thoả thuận với ngườisử dụng, những điểm này dùng để đánh dấu sự chuyểntiếp giai đoạn trong quá trình phân tích

3 Nguyên tắc tạo bộ mã :

Bộ mã đóng vai trò có tính quyết định đến tốc độ xửlý của máy, kết quả khai thác dữ liệu Dữ liệu trong lĩnhvực này phát sinh hàng ngày rất đa dạng và yêu cầu phongphú Người ta tổ chức dữ kiện dưới dạng tệp tin cơ sở dữ

liệu và dùng các phương pháp tuần tự hay ngẫu nhiên đểtruy xuất dữ liệu.

Mã là vùng thông tin đặc biệt có mặt trong tất cả cácmẫu tin của hồ sơ dữ liệu, chiều dài có thể khác nhau tùytheo từng hồ sơ, nhưng nhất thiết phải gồm những thông tinphản ánh tất cả các yêu cầu thực tế trên hồ sơ này Mã cótính duy nhất đối với từng loại thông tin, nghĩa là hai mẫu tinchứa thông tin của hai vật thể khác nhau, bắt buộc phải khácnhau Mỗi vị trí (ký tự) trên vùng mã được quy định cố địnhtheo một tính chất nào đó của vật thể Tập hợp các vùngmã này của toàn bộ tập tin gọi là mã

Có nhiều phương pháp mã hoá :

- Mã số liên tiếp : căn cứ vào tập hợp đối tượng để gán

cho một đối tượng nào đó một giá trị khởi đầu, tiếp tụcnhư vậy cho các đối tượng khác theo chiều hướng tăng(giảm) cho đến đối tượng cuối cùng

* Ưu điểm: dễ thực hiện

* Nhược điểm: không thuận lợi trong việc điều chỉnh tăng

hay giảm một vài đối tượng

- Mã số phân cấp: căn cứ vào tập hợp đối tượng, chia

thành từng nhóm đối tượng, gán cho mỗi nhóm đối tượngmột giá trị trong từng nhóm Trong từng nhóm đối tượngchia thành những nhóm chi tiết hơn và gán cho những chi tiếtnày một giá trị tương tự như vậy cho đến phân nhóm chitiết cuối cùng

* Ưu điểm: dễ lập, dễ dàng trong việc tập hợp phân tích

số liệu

* Nhược điểm: khó nhớ.

- Mã gợi nhớ : căn cứ vào đặc điểm chủng loại, quy cách,

kích cỡ của các đối tượng nghiên cứu để gán cho các đốitượng, các giá trị mang tính gợi nhớ

* Ưu điểm: dễ lập, dễ sử dụng.

* Nhược điểm: chiều dài bộ nhớ còn hơi dài (so với phương

pháp khác)

- Mã hỗn hợp: là sự kết hợp của các loại mã trên Bộ mã

sẽ cung cấp những thông tin chứa trong nó cho vùng khoá đểkhai thác dữ liệu theo một quy tắc nhất định

Như vậy vùng mã bao gồm nhiều vị trí phản ảnh bao nhiêutính chất là dựa vào kết quả của quá trình phân tích Nếuphân tích kỹ lưỡng, có cách nhìn tổng quát quy mô của loạidữ liệu dự đoán hầu hết tất cả các tình huống, các yêucầu có thể xảy ra thì vùng khoá có thể dài và mỗi yêu cầu

thường có thể đáp ứng dễ dàng Cần chú ý chiều daì củavùng khoá , phải đảm bảo tính duy nhất và đồng bộ về cấutrúc cho toàn bộ hệ thống chương trình, phải đủ dài khôngnên dư, nếu dài quá thì việc xử lý dữ liệu sẽ chậm lại.

4 Tổng quan về cơ sở dữ liệu :

4.1 Khái niệm về hệ cơ sở dữ liệu :

Cơ sở dữ liệu (Database) : là dữ liệu được tổ chức

lưu trữ theo một quy tắc nhất định

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database mangement system) : là phần chương trình để có thể xử lý thay đổi dữ

liệu

4.2 Kiến trúc một hệ cơ sở dữ liệu :

Một cơ sở dữ liệu được phân thành các mức nhau nhưsau :

Cơ sở dữ liệu vật lý (mức vật lý) là các tệp dữ liệutheo một cấu trúc nào đó được lưu trên các thiết bị nhớ thứcấp (như đĩa từ, băng từ )

Cơ sở dữ liệu mức khái niệm là một sự biểu diễntrừu tượng của cơ sở dữ liệu mức vật lý hay cơ sở dữ liệumức vật lý là sự cài đặt cụ thể của cơ sở dữ liệu mứckhái niệm

Các khung nhìn là cách nhìn, là quan niệm của từngngười sử dụng đối với cơ sở dữ liệu mức khái niệm

Sự khác nhau giữa khung nhìn và mức khái niệm thựcchất là không lớn

4.3 Lược đồ khái niệm và mô hình dữ liệu :

Lược đồ khái niệm là sự biểu diễn thế giới thựcbằng một loại ngôn ngữ phù hợp

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu cung cấp ngôn ngữ định nghĩadữ liệu để xác định lược đồ khái niệm Đây là một ngônngữ bậc cao, có khả năng mô tả lược đồ khái niệm bằngcách biểu diễn của mô hình dữ liệu

Hiện nay có rất nhiều mô hình dữ liệu nhưng có 3 loại

mô hình cơ bản đang được sử dụng là :

- Mô hình phân cấp (Hierachical Model) : mô hình dữ liệu là một

cây, trong đó các nút biểu diễn các tập thực thể, giữa cácnút con và nút cha được liên hệ theo các mối quan hệ xácđịnh

- Mô hình lưới (Net work model) : mô hình được biểu diễn là

một đồ thị có hướng

- Mô hình quan hệ (Relational model) : mô hình này dựa trên cơ

sở khái niệm lý thuyết tập hợp của các quan hệ

K.nhìn 2

USER

CSDL mức khái niệm (logic)

CSDL mức vật lý

4.4 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu cho bài toán hạch toán và quản lý vật tư bằng máy tính :

Dữ liệu cùng với quy tắc hạch toán, quy tắc quản lý,quy tắc tổ chức, quy tắc kỹ thuật thu được sau quá trìnhtiến hành khảo sát thực tế cần được hệ thống, sắp xếptạo thành hồ sơ trong đó liệt kê đầy đủ các công việc, tổnghợp lên danh sách các dữ liệu dưới dạng bảng dữ liệu sơcấp để chuẩn bị lập từ điển dữ liệu Tuy nhiên trong bướcnày cần chú ý phân biệt thông tin mà vật mang “chuyên chở”với dữ liệu mà hồ sơ chứa đựng, thông tin được thể hiệnqua các giá trị của dữ liệu

Đối với mỗi dữ liệu thu thập được chúng ta cần mô tả và xác định các nhân tố :

- Tên dữ liệu : chọn tên phù hợp với ngôn ngữ thường dùng

với thực tế khảo sát, sau đó gán cho nó một cái tên tượngtrưng

- Định nghĩa : trong mức độ mà tên dữ liệu làm cho người

khác hiểu, định nghĩa sẽ giúp phân tích sâu hơn bản chất dữkiện Theo quy tắc cần có định nghĩa rộng, nghĩa là phải códanh sách các giá trị mà dữ liệu có thể nhận

- Cấu trúc : qua cấu trúc dữ liệu sẽ xác định được chính xác

trong các loại nào sau đây : chữ, số, logic Đồng thời cầnxác định rõ số ký tự cần thiết

- Kiểu : thông qua cấu trúc dữ liệu kiểu dữ liệu sẽ được

xác định

- Định lượng : qua định lượng người ta sẽ ước tính số các

giá trị khác nhau mà dữ liệu có thể nhận được

Danh sách dữ liệu “thô” thu được trong quá trình khảo sátthực tế cần lọc những dữ liệu đồng nghĩa (dùng tên khácnhau để chỉ cùng một loại dữ liệu, một sự kiện) và đanghĩa (dùng cùng một tên để chỉ các đối tượng, sự kiệnkhác nhau), được dùng để tạo thành bộ từ điển dữ liệu

* Từ điển dữ liệu : là một danh sách các dữ liệu

được sử dụng trong hệ thông tin, với một số đặc trưng tên,kiểu, lĩnh vực sử dụng, các quy tắc tác động

Sau khi xác định các thành tố quá trình lưu chuyển dữliệu, xác định các thực thể, kho dữ liệu và dòng dữ liệulưu chuyển, sử dụng sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) để mô tả cácdòng thông tin của hệ thống đang xét

Tiếp tục quá trình phân tích và xử lý dữ liệu, nghiêncứu các phụ thuộc hàm, xây dựng mô hình vật lý dữ liệu

(là sự cài dặt chọn công cụ phần mềm phù hợp cụ thểthiết kế cơ sơ dữ liệu thông qua các tệp tin ).

5 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access :

Đã từ lâu việc lập chương trình phục vụ cho công táchạch toán và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh rất khókhăn, phức tạp chỉ dành cho những nhà lập trình chuyênnghiệp, đầy đủ kinh nghiệm Hiện nay với hệ quản trị cơ sởdữ liệu Microsoft Access mọi vấn đề đã thay đổi, M.A chophép chúng ta thiết kế chương trình chạy trên môi trườngWindows được hưởng mọi ưu điểm của Windows, ngoài ra M.Asẽ cho chúng ta các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tựđộng sản sinh chương trình giải quyết hàng loạt vấn đề thenchốt trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu hoànhảo, nhanh chóng có được một phần mềm hoàn chỉnh vớigiao diện thuận tiện có khá nhiều bài toán trong quản lý, kếtoán, thống kê

Nói đến hệ quản trị cơ sở dữ liệu chúng ta không thểkhông nói đến Dbase, Paradox, Fox for Dos, Fox for Win đã từngvang bóng một thời Qua nhiều năm phát triển và hoàn thiệnDbase, Paradox không còn được sử dụng, còn Fox for Win bâygiờ đã có Visual Fox có nhiều tính năng vượt trội hơn và vớiAccess cũng vậy, từ Microsoft Access 2.0 Microsoft Access 7.0và đến nay phiên bản mới nhất của Access là Microsoft Access

2000 Access đơn giản, dễ sử dụng và gắn liền với khái niệmxử lý dữ kiện nhanh, trực quan nghĩa là khi viết chươngtrình ta nhìn thấy ngay kết quả qua từng bước và giao diệnthân thiện với người sử dụng hơn các ngôn ngữ khác Ngoàiđơn giản dễ sử dụng, Access cho phép trình bày giao diện đồhọa thiết kế đẹp mắt bằng công cụ Wzards của nó cựcmạnh và vấn tin query là ưu thế mạnh nhất của Access

Một cách tổng quát cơ sở dữ liệu của Access gồm

6 đối tượng sau :

+ Table : là thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu, dùng ghi

nhận các số liệu cơ sở, các nghiệp vụ phát sinh, các biếnđộng tiếp theo của thông tin muốn hạch toán và quản lý.Một Table (bảng số liệu) được tổ chức trên nhiều record vàtrên mỗi record có nhiều field

+ Query : là công cụ để truy vấn thông tin và thực hiện các

thao tác trên số liệu

+ Form : dùng vào mục đích nhập liệu.

+ Report : Báo cáo kết quả đầu ra của quá trình khai thác số

liệu, dùng để in ấn

+ Macro : tập hợp các lệnh nhằm tự động hoá những thao

tác thường làm

+ Module : dạng tự động hoá cao cấp hơn Macro, đó là

những hàm riêng của người dùng được “lập trình” bằng ngônngữ Access Basic

PHẦN II

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ ĐÀ NẴNG.

A ĐẶC ĐIỂM,TÌNH HÌNH CHUNG VỀ NHÀ MÁY CƠ KHÍ ÔTÔ ĐÀ NẴNG :

I QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA NHÀ MÁY :

Nhà máy cơ khí ôtô Đà nẵng thành lập từ khi miền Namhoàn toàn giải phóng 30/04/1975, với tên gọi ban đầu là : “xưởng sửa chữa ôtô Đà nẵng “ Trước ngày đất nước thốngnhất, nó là xưởng quân cụ của Mỹ nguỵ, chuyên sửa chữanhỏ các phương tiện và vũ khí chiến tranh; là một xưởnglụp xụp, chỉ có một ít máy móc cũ kĩ, mặt bằng ẩm thấp;

Cơ sở đóng tại 128-Ông Ích Khiêm - Thành phố Đà nẵng.

Vào tháng 05/1975 xưởng sửa chữa Ôtô Đà nẵng mới cóquyết định thành lập chính thức của Tỉnh Quảng Nam ĐàNẵng (hiện nay là Thành phố Đà Nẵng) Đến năm 1976,xưởng được phát triển thành xí nghiệp Do chính sách đầu

tư hợp lý của Nhà nước về máy móc thiết bị, cơ sở vậtchất kĩ thuật, làm cho qui mô sản xuất và tính chất sảnphẩm Nhà máy phát triển ngày càng cao Từ yêu cầu thựctế, ngày 17/10/1992 theo Quyết định số 1972/QD - UB của Uỷban nhân dân Tỉnh đổi tên thành “ Nhà máy Cơ khí Ôtô Đà Nẵng

“ trực thuộc Sở Giao thông vận tải (nay là Sở Giao thông CôngChính Thành phố Đà Nẵng), và kể từ đó, chức năng nhiệmvụ của Nhà máy không ngừng được nâng lên Nhà máy cóquan hệ rộng khắp với các khách hàng trong nước, đặc biệtcác khu vực miền Trung và Tây Nguyên Đối với các đối tácnước ngoài Nhà máy cũng tạo được uy tín tốt Sản phẩmcủa Nhà máy sản xuất ra không ngừng tăng lên về số lượngvà chất lượng

Trải qua 20 năm xây dựng và trưởng thành, Nhà máy đãtừng bước củng cố và phát triển về mọi mặt, đến nay đãtạo được một cơ sở vật chất, kĩ thuật dù chưa hiện đạinhưng tương đối đầy đủ Với diện tích Nhà máy 20.100 m2 ,tổng số lao động hiện có là 298 người ( trong đó có 90 ngườilàm văn phòng) Những năm qua, đặc biệt là năm 2000 trong cơchế thị trường Nhà máy đã không ngừng tổ chức lại sảnxuất, trang bị dây chuyền sửa chữa bảo dưỡng, hệ thốngsơn sấy Ôtô Nhật, đầu tư dây chuyền sản xuất Inox, mở ramột loạt sản phẩm mới với chất lượng cao Làm cho sảnxuất kinh doanh của Nhà máy được giữ vững và ổn định, đờisống cán bộ công nhân viên ngày càng được nâng lên, vớimức thu nhập bình quân 1triệu đồng/tháng doanh thu cả năm30.818.142 nghìn đồng Vào năm đầu của thế kỉ mới, Nhà máy

với mục tiêu nâng cao sản lượng, tăng doanh thu, phấn đấuđạt được mức thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viênlà 1,2 triệu đồng/tháng.

BẢNG CÁC CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH NĂM 2001

tính hoạchkế

- Các khoản nộp ngân sách.

- Giá trị sản xuất Công nghiệp

- Giá trị sản lượng hàng hoá.

- Thu nhập bình quân.

SẢN PHẨM SẢN XUẤT CHỦ

YẾU :

1.Đại tu ô tô quy tiêu chuẩn

2.Đóng mới xe du lịch 7 chỗ ngồi.

3.Đóng mới xe chở khách 30 - 50 chỗ

8.Giá trị sản xuất các mặt hàng

Inox phục vụ y tế và

gia dụng.

9.Gia công cơ khí, sửa chữa nhỏ và

các mặt hàng tự

sản xuất phục vụ Nhà máy.

10.Sản xuất và tiêu thụ ống sả xe

gắn máy.

1.0001.0001.000Đồng

ChiếcChiếcChiếcChiếcChiếcTấnTấn1.0001.000Chiếc

1.200.00010.000.00

045.000.00

01.200.000

150503015305002504.000.0003.000.00060.000

II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC SẢN XUẤT VÀ QUẢN LÝ NHÀ MÁY :

1 Nhiệm vụ và chức năng, năng lực sản xuất hiện có :

Nhà máy cơ khí Ô tô Đà nẵng là một đơn vị kinh tế thuộcthành phần kinh tế Quốc doanh chuyên :

- Đóng mới các loại ô tô du lịch, xe khách, cứu thương

- Đại tu, tân trang các loại xe ô tô.

- Sản xuất sản phẩm ống xả bằng kim loại.

- Sản xuất đóng mới các loại phương tiện giao thông vận tải.

- Bán sỉ và lẻ các loại ô tô và phụ tùng ô tô.

- Sản xuất các loại dụng cụ, thiết bị phục vụ y tế và dân dụng bằng Inox.

- Sản xuất tấm lợp mạ màu.

Nhà máy có tư cách pháp nhân và hạch toán độc lập, lànơi người lao động thực hiên quyền làm chủ của mình trongviệc quản lý Nhà máy Thực hiện và kiểm tra việc thựchiện các chủ trương, chính sách kinh tế xã hội của Đảng vàNhà nước

2 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh :

Căn cứ vào chức năng và đặc thù của ngành sản xuất,Nhà máy đã tổ chức cơ cấu sản xuất bao gồm các tổ, xínghiệp, phân xưởng có chức năng nhiệm vụ khác nhau nhưngcó mối quan hệ chặt chẽ với nhau trong một hệ thống nhất

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC SẢN XUẤTCỦA NHÀ MÁY :



Chức năng của các bộ phận :

- Phân xưởng thân xe : là bộ phận chủ yếu của Nhà máy

được hạch toán trực tiếp Phân xưởng có nhiệm vụ tháorời chuyển đến các bộ phận khác lắp ráp lại hoàn chỉnh.Trong công việc đóng mới xe, phân xưởng làm khung xe, lắpđặt Chassis và trang trí nội thất

- Phân xưởng phụ tùng : là bộ phận mới thành lập, được

hạch toán trực tiếp, chuyên sản xuất ống xả, điện hoá mạống xả và sản phẩm Inox

- Xí nghiệp sửa chữa bảo dưỡng : luôn sửa chữa, phục hồi

chức năng của các loại xe, máy nổ, sửa chữa chi tiết bộphận của xe, tân trang sơn mới, kiểm tra thông số an toàn,thông số kĩ thuật của máy móc thiết bị, kéo dài thời gianhoạt động và duy trì công suất, mômen trung bình của xe.Ngoài ra còn sửa chữa thường xuyên, sửa chữa lớn tài sảncố định của Nhà máy

NHÀ MÁY

Phân

xưởng

thân xe

Phân xưởng sản xuất phụ tùng

Xí nghiệp sửa

Chữa bảo dưỡng

Xí nghiệp

n hoá

Tô

ø ma û

- Tổ máy gầm 1

- Tổ máy gầm 1

- Tổ máy gầm 1

- Tổ máy gầm 1

- Tổ điện, điệm mộc, sơn sấy

Văn phòn

g xí nghiê ûp

Tổ nguô

üi doã mài gò hàn

đúc

Tổ Ino x

Tô ø tô n

Văn phòn g

- Xí nghiệp cơ khí : Chuyên sản xuất các loại sản phẩm cơ khí

theo yêu cầu của khách như : giường bệnh nhân, tủ Inox, giátreo bình dịch, xe đẩy, gia công sản phẩm cơ khí bên ngoài,phục hồi phụ tùng của máy từ phân xưởng thân xe, xínghiệp sửa chữa bảo dưỡng chuyển qua

3 Đặc điểm quy trình công nghệ :

Ứng với mỗi nhóm sản phẩm chính của Nhà máy, cómột qui trình công nghệ sản xuất chính riêng Và cơ cấu tổchức sản xuất là từ qui trình sản xuất sản phẩm qui định

 QUI TRÌNH ĐÓNG MỚI CÁC LOẠI XE :

Khung sườn

Nhận xe vào xưởng

Gia công điệnGia công

mộc

* Đặc điểm quy trình công nghệ đóng mới xe các loại tại Nhà máy :

Qui trình đóng mới các loại xe có nghĩa là nhận xe cũhoặc mua xe cũ (xe đời cũ) tháo rời ra, riêng phần Chassis vàphần nào cũ quá thì bán phế liệu; phần còn lại tu sửa tântrang kết hợp với tôn sắt làm thùng xe, khung sườn và phụtùng mua mới làm thành xe mới hợp thời trang

- Tiến trình công việc : Các công việc được tiến hành vừatuần tự vừa song song Các công việc sản xuất ở phânxưởng được làm cho một sản phẩm trong cùng một thờigian

Việc đóng mới đòi hỏi lao động có trình độ kỹ thuật, taynghề cao, có trình độ chuyên môn và kinh nghiệm Nhưng tínhchuyên môn hoá hạn chế, do Nhà máy chủ yếu là lao độngthủ công

QUY TRÌNH SỬA CHỮA Ô TÔ CÁC LOẠI :

Kiểm tra,

sửa chữa

Gia công, cơ khí

Phục hồi, sửa chữa

Dùng lại

Lắp ráp toàn bộChạy thử

Sơn, lắp, đệm, đènNghiệm thu

Giao hàng

Lắp ráp cụm

Loại bỏ

Sửa chữa (nếu có)

* Đặc điểm của sửa chữa quy trình ô tô các loại :

Tổ chức sản xuất đơn chiếc do kết cấu sản phẩmphức tạp, mức độ hư hỏng khác nhau Đối tượng sản xuấtđược sửa chữa đồng loạt tại các nơi làm việc

Trình độ tay nghề của công nhân phải cao mới đáp ứngđược yêu cầu sửa chữa máy móc hiện đại

4 Tổ chức bộ máy quản lý của Nhà máy :

4.1 Cơ cấu bộ máy quản lý :

Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, quytrình công nghệ sản xuất mà hình thành nên cơ cấu tổ chứcquản lý ở Nhà máy Bao gồm các bộ phận, các phòng banđược bố trí hợp lý, không chồng chéo, có mối quan hệ phụthuộc lẫn nhau Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý theo môhình trực tuyến chức năng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ (Trang bên)

4.2 Chức năng của các bộ phận :

+ Giám đốc nhà máy : là người đứng đầu trong hệ thốngchỉ đạo trực tuyến, chịu trách nhiệm hoàn toàn về mọimặt hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy

+ Phó giám đốc nhà máy : là người giúp việc đắc lực chogiám đốc, được giám đốc uỷ quyền trực tiếp điều hànhcác mảng công việc đã được phân công trách nhiệm trong Bangiám đốc nhà máy Các phó giám đốc có trách nhiệm tổchức triển khai thực hiện các quyết định của giám đốc đếntừng bộ phận mình phụ trách

+ Giám đốc xí nghiệp thành phần và quản đốc phân xưởng

: Chịu trách nhiệm về mọi mặt hoạt động sản xuất kinhdoanh theo kế hoạch hằng năm, có toàn quyền chỉ huy vàđiều hành hoạt động sản xuất kinh doanh ở Xí nghiệp, Phânxưởng mình phụ trách, có trách nhiệm báo cáo tình hình tiến

đô sản xuấtü Thực hiện các quyết định về sản xuất màban giám đốc nhà máy giao theo đúng qui định hàng tháng,quý

+ Phòng kế hoạch tiếp thị : Chuẩn bị kế hoạch; lập kếhoạch sản xuất kinh doanh và tiếp thị khai thác việc làm; tiêuthụ sản phẩm; tổ chức thực hiện kế hoạch; kiểm tra đônđốc thực hiện kế hoạch

+ Phòng tổ chức hành chính : có nhiệm vụ tuyển dụng vàbố trí lao động; quản lý và kiểm tra lao động; quản lý Hànhchính văn thư, y tế, vệ sinh công nghiệp, lo cho đời sống tậpthể và các hoạt động khác; bảo vệ quyền lợi và thực

hiện nghĩa vụ quân sự, khen thưởng thi đua và kỷ luật, xâydựng cơ bản.

+ Phòng vật tư điều độ : Quản lý, theo dõi tình hình cungcấp tất cả các loại vật tư cho các bộ phận để kịp thời vớitiến độ sản xuất

+ Phòng tài vụ : do Giám đốc nhà máy trực tiếp chỉ đạo,tổ chức hạch toán, thống kê toàn bộ tài sản nhà máy, thammưu cho giám đốc quản lý tài chính, quản lý chi phí nghiêncứu, giải quyết các nguồn vốn phục vụ sản xuất, thựchiện tốt việc lập báo cáo tài chính theo qui định Nhà nước

+ Phòng kỹ thuật : chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giámđốc nhà máy có chức năng chỉ đạo, thiết kế hướng dẫn, kỹthuật

+ Ban KCS : cũng do Giám đốc nhà máy trực tiếp chỉ đạo, cóchức năng giám sát, giám định chất lượng sản phẩm và chịutrách nhiệm về chất lượng các loại sản phẩm của nhàmáy

+ Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu : chuyên kinh doanh xuấtnhập khẩu các phương tiện giao thông vận tải, phụ tùng vật

tư, máy móc thiết bị, các sản phẩm gia công cơ khí, ống xả

xe gắn máy, kinh doanh tấm lợp mạ màu và các sản phẩmInox

+ Ban nghiên cứu thị trường : định hướng sản phẩm mới vàcác đề án sản xuất kinh doanh; có chức năng nghiên cứu thịtrường; định hướng sản phẩm, xây dựng các đề án sảnxuất kinh doanh

III ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ Ô TÔ ĐÀ NẴNG :

1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán :

Để phù hợp với qui mô sản xuất và loại hình tổ chứccông tác kế toán tập trung và làm thủ công, bộ máy kế toáncủa nhà máy được tổ chức theo hình thức trực tuyến, mọinhân viên kế toán đều hoạt động dưới sự điều hành củakế toán trưởng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI NHÀ MÁY

n mặ

t

Kế toá

n tiề

n gởi ngâ

n hàng

Kế toá

n tổ

ng hợp

Kế toán TSCĐ thống

kê phân xưởn

g thân xe

Kế toá

n côn

g nợ tạ

m ứng

Kế toán thố

ng kê

xí nghiê

ûp SCBD

KẾ TOÁN TRƯỞNG

Kế toán thố

ng kê

xí nghiê

ûp cơ khí

Th

ủ quỹ

 Luận văn tốt nghiệp 

tiề

n gởi ngâ

n hàng

thống

kê phân xưởn

g thân xe

côn

g nợ tạ

m ứng

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

: Quan hệ trực tuyến : Quan hệ chứcnăng

CHI NHÁNH

TAM KỲ

GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY

PHÓ GIÁM ĐỐC

Phò

ng kỹ thuật

Ban KCS

Phò

ng KDXNK

Ban NCTTSP

Phòn

g HC

TC-Phòn

g vật

tư điều độ

XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA BẢO DƯỠNG

PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT PHỤ TÙNG

XÍ NGHIỆP

CƠ ĐIỆN

PHÂN XƯỞNG THÂN XE

 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong bộ máy kế toán :

+ Kế toán trưởng : là người chịu trách nhiệm về côngtác kế toán chung toàn nhà máy Chỉ đạo, hướng dẫn nghiệpvụ hạch toán trong đơn vị, kiểm tra các Báo cáo kế toán,tham mưu cho giám đốc về mặt tài chính của nhà máy

+ Kế toán tổng hợp : có nhiệm vụ theo dõi tổng hợpsố liệu từ các phần hành kế toán khác, tính lương cho Bộphận văn phòng, cùng với kế toán tiền mặt tính giá thànhsản phẩm xe buýt, xe DAMEFE, ống xả (do khối lượng của kếtoán tổng hợp quá nhiều, nhất là vào những ngày cuốitháng, cuối quí cộng với sang năm 2001 đối tượng tập hợpchi phí và tính giá thành là từng sản phẩm một, nên kế toántổng hợp phân công cho mỗi phần hành kế toán theo dõi tậphợp chi phí và tính giá thành cho từng sản phẩm)

+ Kế toán vật tư : theo dõi tình hình nhập xuất vật tưcả về số lượng lẫn giá trị và tính giá thành sản phẩm tôn

+ Kế toán tiền mặt : theo dõi, quản lý tình hình tiềnmặt tại nhà máy và các khoản phải thu, phải trả khác

+ Kế toán tiền gởi ngân hàng : theo dõi các khoản vốnbằng tiền, vốn vay và thanh toán ở các Ngân hàng

+ Kế toán TSCĐ, thống kê phân xưởng thân xe và thanh

toán nội bộ : theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ, tính khấu hao

TSCĐ, kiểm kê đánh giá tài sản; tổng hợp, phân loại chứngtừ, lập các bảng kê tính giá thành sản phẩm tôn, theo dõichấm công, làm lương cho cán bộ công nhân viên phân xưởng;theo dõi quản lý tình hình thanh toán giữa nhà máy với các xínghiệp hạch toán độc lập

+ Kế toán công nợ và tạm ứng : theo dõi các khoảnphải thu, phải trả với khách hàng, nhà cung ứng, các khoảntạm ứng cho công nhân viên đi công tác, mua hàng, hổ trợ giúpđỡ kế toán tổng hợp trong việc tổng hợp số liệu và tínhgiá thành sản phẩm Inox ống

+ Kế toán thống kê xí nghiệp : có nhiệm vụ hạch toánban đầu các nhiệm vụ phát sinh tại xí nghiệp Tổng hợpphân loại chứng từ, lập các bảng kê về doanh thu, công nợ,theo dõi chấm công, làm lương cho cán bộ công nhân viên xínghiệp định kỳ gởi về phòng kế toán

+ Thủ quỹ : theo dõi, quản lý thực hiện việc thu chi quỹtại nhà máy

2 Hình thức kế toán áp dụng tại nhà máy :

Hiện nay, nhà máy đang áp dụng hình thức chứng từghi sổ để tập hợp và phản ánh số liệu phát sinh Với hìnhthức này Nhà máy có bộ chứng từ khá đầy đủ và sau mỗiquý tập hợp, phân bổ, in ra các sổ kế toán chi tiết các tàikhoản, sổ định khoản, sổ quỹ, sổ cái, bảng kê chứng từ theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh nhạy, chính xác choquản lý.

Hằng ngày, kế toán từng phần hành căn cứ vào cácchứng từ gốc, tiến hành kiểm tra, phân loại và ghi sổ kếtoán chi tiết đồng thời phản ánh vào các chứng từ ghi sổtương ứng Đối với những nghiệp vụ phát sinh nhiều vàthường xuyên thì ghi vào Bảng kê chứng từ gốc định kỳ 3hoặc 4 ngày và cuối tháng trên cơ sở số liệu tổng hợp từcác Bảng kê kế toán lần lượt lên Chứng từ ghi sổ

TRÌNH TỰ GHI SỔ TẠI NHÀ MÁY :

: Ghi cuối tháng : Đối chiếu

Hàng tháng tập hợp các chứng từ ghi sổ (kèm theo cảchứng từ gốc) từ các phần hành kế toán khác chuyển qua,kế toán tổng hợp tiến hành ghi vào Sổ định khoản, đốichiếu, kiểm tra số liệu và chuyển cho kế toán trưởng kiểmtra lại Sau đó, trên cơ sở Sổ định khoản Kế toán tổng hợpghi vào các sổ Cái liên quan

Bảng tổng hợp chi tiết

CHỨNG TỪ GỐC

Sổ

quỹ

Bảng kê chứng từ

gốc

Sổ, thẻ chi tiết

Sổ định khoản

Chứng từ ghi

sổ

Sổ cái

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Cuối quý căn cứ vào sổ Cái, Bảng tổng hợp chi tiết Kế toán tổng hợp tiến hành lập bảng cân đối tài khoản vàbáo cáo tài chính, trình lên cho các cấp quản lý hiện hành.

B TÌNH HÌNH HẠCH TOÁN VÀ QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI NHÀ MÁY CƠ KHÍ ÔTÔ ĐÀ NẴNG :

I ĐẶC ĐIỂM VÀ TÌNH HÌNH SỬ DỤNG VẬT TƯ TẠI NHÀ MÁY :

Do đặc điểm sản phẩm của ngành cơ khí là đa dạng, ítchịu ảnh hưởng của điều kiện tự nhiên, mức độ phức tạpcủa qui trình công nghệ mà phụ thuộc vào mức độ phứctạp của sản phẩm Ở Nhà máy sản phẩm thường được sảnxuất theo đơn đặt hàng, mỗi sản phẩm gắn với một chu kỳkhác nhau Có sản phẩm chu kỳ sản xuất chỉ có vài ngày, vàituần như : sửa chữa nhỏ, gia công cho bên ngoài , nhưng cóloại sản phẩm chu kỳ sản xuất kéo dài 2,3 tháng như đóngmới vỏ xe, sửa chữa lớn, sản xuất hàng loạt các sản phẩmcủa ngành y tế Nhìn chung, chu kỳ sản xuất không ổn định,tùy thuộc vào đặc điểm của sản phẩm và yêu cầu củakhách hàng Hiện nay toàn bộ sản phẩm của Nhà máy đượcphân thành :

- Sản phẩm do Nhà máy trực tiếp ký hợp đồng sản xuất.

- Sản phẩm của xí nghiệp nhận ngoài (Xí nghiệp cơ khí và Xí nghiệp SCBD).

Cộng với đặc điểm tổ chức sản xuất theo xí nghiệp, phânxưởng, tổ sản xuất Cho nên tình hình sử dụng vật tư tạinhà máy khó mà kiểm soát chính xác về số lượng từngloại vật liệu đã sử dụng là bao nhiêu Chỉ có những sảnphẩm sản xuất theo hợp đồng thì mới theo dõi được sốlượng từng loại vật liệu

Với đặc điểm sản phẩm như vậy, Nhà máy cần rấtnhiều loại vật liệu khác nhau Nhà máy đã mua sắm và dựtrữ những loại vật liệu mà thường xuyên sử dụng Vậtliệu ở Nhà máy có nhiều loại khác nhau về công dụng, tínhchất, kỹ thuật Do vậy, để quản lý chặt chẽ vật liệu theotừng loại, đúng công dụng, đúng mục đích, Nhà máy đã phânloại vật liệu để thuận tiện cho việc quản lý khi nhập xuấtcũng như đáp ứng cho tiến độ sản xuất được diễn ra đềuđặn và liên tục

Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và chức năng trongquá trình sản xuất, vật tư của Nhà máy được chia thành :

- Nguyên vật liệu chính : gồm sắt, thép, kẽm, nhôm, Inox

tấm, linh kiện ô tô, phụ tùng thay thế cho xe

- Vật liệu phụ : sơn, mạ, giấy nhám các loại, dầu đánh

bóng, que hàn

- Nhiên liệu : xăng, dầu lửa, dầu Diesel, than đá

- Inox cuộn

- Tôn

- Công cụ, dụng cụ : máy mài, máy cưa, máy khoan, máy

mạ

II HẠCH TOÁN VẬT TƯ Ở NHÀ MÁY :

Hiện nay, Nhà máy cơ khí Ô tô Đà Nẵng đang sử dụngphương pháp KKTX để theo dõi và phản ánh tình hình hiện có,biến động tăng giảm hàng tồn kho nói chung và vật liệu nóiriêng một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phảnánh từng loại Phương pháp này có độ chính xác cao và cungcấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời, cập nhật.Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào, kế toáncũng có thể xác định được lượng nhập, xuất và tồn khocủa từng loại vật tư

1 Hạch toán chi tiết vật tư :

Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư ở Nhà máy làphương pháp thẻ song song, vừa phản ánh cả về giá trị, sốlượng, chất lượng của từng loại vật liệu theo từng kho vàtừng người phụ trách vật chất ở Nhà máy Các chứng từ,sổ sách để hạch toán chi tiết vật tư bao gồm : phiếu nhập,phiếu xuất kho vật tư, sổ chi tiết vật tư, hoá đơn bán hàng,hoá đơn GTGT, thẻ kho

1.1 Hạch toán chi tiết nhập vật tư :

Với nhiệm vụ, chức năng và năng lực sản xuất hiện cócủa Nhà máy là sửa chữa và đóng mới các loại xe và sảnphẩm truyền thống là chính Công việc đóng mới, sửa chữavà sản xuất sản phẩm y tế phụ thuộc vào đơn đặt hàng củakhách hàng có nhu cầu Do vậy, chỉ khi nào có phát sinh nhucầu, phòng kỹ thuật mới lập dự toán vật tư Sau đo,ï Phòngvật tư điều độ xem xét vật tư nào còn trong kho thì xuất khođể phục vụ cho sản xuất, sửa chữa; phần thiếu giao chobộ phận cung ứng mua Chính vì khi có nhu cầu sửa chữahoặc đóng mới phát sinh mới lập dự toán và căn cứ vào đóđể tiến hành mua sắm vật tư phục vụ cho sản xuất Nênnguồn nhập chủ yếu là mua ngoài, phòng vật tư chịu tráchnhiệm điều tra, thăm dò thị trường vật tư về giá cả, chất

lượng để mua Điều này đã ảnh hưởng đến việc cung ứngvật tư cho tiến độ sản xuất.

Vật tư được nhập kho theo giá thực tế ghi trên hoá đơn,không có thuế VAT, cộng với các chi phí có liên quan như chiphí vận chuyển, bốc dỡ (đối với hàng mua trong nước), vàcộng với thuế nhập khẩu (nếu là hàng nhập khẩu)

Thủ tục nhập kho được tiến hành như sau :

Vật tư khi mua về được Ban KCS kiểm tra chất lượng,số lượng, mẫu mã, quy cách có dúng theo những gì thỏathuận và hợp đồng đã ký kết không ? trước khi nhập kho.Nếu không đúng, Ban KCS lập Biên bản kiểm nghiệm vật tưthành hai bản : một bản phòng vật tư giữ, một bản giao chophòng kế toán để làm căn cứ theo dõi thanh toán Nếu thiếuvật tư, tìm nguyên nhân để xử lý Còn vật tư không đúng quycách, chất lượng thì phòng vật tư làm thủ tục để khiếunại bên bán (đối với vật tư có giá trị lớn) Ngược lại, BanKCS ký xác nhận đã kiểm nghiệm ngay trên phiếu nhập