Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Hiện nay, hầu hết các công ty trong và ngoài nước đều ứng dụng côngnghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình bằng cách sử dụng những sản phẩm phần mềm quản lý do cá

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang đóng vai trò rất quan trọngtrong đời sống kinh tế, xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới Nói đến CôngNghệ Thông Tin, chóng ta phải nói đến những thực tiễn, những tiện Ých do

nã mang lại cho đời sống con người Từ những ứng dụng hỗ trợ khoa học đếnnhững ứng dụng trong quản lý, trong đó ứng dụng quản lý ngày càng đượctriển khai mạnh mẽ Xã hội càng phát triển thì lượng thông tin càng nhiều, nóthực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng, nguồn của cải to lớn, giúp conngười nắm bắt kịp thời những diễn biến xảy ra trong các lĩnh vực của đờisống xã hội Sự phong phú và đa dạng Êy của thông tin đã đưa tới sự lựachọn, tổng hợp, lưu trữ gặp phải nhiều khó khăn và tốn nhiều thời gian, đôikhi lượng thông tin quá lớn, các công tác thủ công không kiểm soát hết sẽ làmsai lệch và mất đi độ chính xác của thông tin Việc ứng dụng công nghệ thôngtin trong hoạt động quản lý sẽ giúp con người làm việc với mức độ chính xáccao, quản lý tổ chức công việc đạt hiệu quả, cũng nh thông tin được phổ biến

và cập nhật nhanh chóng, chính xác

Hiện nay, hầu hết các công ty trong và ngoài nước đều ứng dụng côngnghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động kinh doanh của mình bằng cách

sử dụng những sản phẩm phần mềm quản lý do các công ty phần mềm bántrên thị trường hoặc thiết kế những hệ thống quản lý cho riêng mình Nếu mộtdoanh nghiệp không đẩy mạnh việc tin học hóa trong điều hành hoạt độngkinh tế theo kịp đà phát triển của tin học thì sẽ không có khả năng cạnh tranhtrong một nền kinh tế thị trường và sẽ không có khả năng cạnh tranh đối vớidoanh nghiệp nước ngoài Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội cũng khôngnằm ngoài xu thế phát triển chung đó, những yêu cầu mới của nhà quản lý,những công nghệ mới xuất hiện dẫn đến sự cần thiết phát triển hệ thống thôngtin của mình Với phần lớn lượng vốn của Công ty được đầu tư vào lĩnh vựclắp máy, bên cạnh đó là việc xây dựng các công trình công nghiệp, dân dụngnhằm phục vụ sản xuất và đời sống nhân dân thì việc quản lý vật tư thiết bị:

theo dõi nhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, xuất các báo cáo…

là công việc hết sức quan trọng

Xuất phát từ nhu cầu thực tế đó em chọn đề tài: “Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội”

làm đề tài cho luận văn tốt nghiệp Đại học

Nội dung của luận văn tốt nghiệp chia làm ba chương:

Chương I: Giới thiệu tổng quan vÒ công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Trong phần này sẽ trình bày khái quát về Tổng công ty lắp máy ViệtNam, tổng quan về công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Chương II: Cơ sở phương pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống

thông tin quản lý

Trình bày cơ sở phương pháp luận theo trình tự từ lúc khởi đầu đến khikết thúc quá trình phát triển một hệ thống thông tin: đặt yêu cầu, phân tíchthiết kế, xây dựng, cài đặt, khai thác và bảo trì hệ thống

Chương III: Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị

tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Trình bày các bước thực hiện phân tích và thiết kế chương trình: khảosát hệ thống, phân tích thiết kế, lập trình

Phụ lục

ĐÓ hoàn thành được luận văn tốt nghiệp này em xin chân thành cảm

ơn các thầy cô giáo trường Đại học Kinh tế Quốc dân, các cô chú trong công

CHƯƠNG I TỔNG QUAN VÒ CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI

1.1.GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀNỘI

1.1.1 Giới thiệu khái quát về Tổng công ty lắp máy Việt Nam

Tổng công ty lắp máy Việt Nam (tên gọi tắt: LILAMA) - trụ sở đóngtại

124 Minh Khai - Quận Hai Bà Trưng - Hà Nội là doanh nghiệp Nhà nước,thành lập năm 1960 cho nhiệm vụ khôi phục nền công nghiệp của đất nướcsau chiến tranh Trước năm 1975, LILAMA đã lắp đặt nhiều nhà máy thuỷđiện từ Thác Bà, nhiệt điện Uông Bí, Ninh Bình đến các nhà máy của khucông nghiệp Việt Trì, Thượng Đình… góp phần quan trọng trong quá trìnhxây dựng XHCN ở miền Bắc

Sau năm 1975, đất nước thống nhất, vượt lên muôn vàn khó khăn củakinh tế hậu chiến trong cơ chế quản lý quan liêu bao cấp tiếp đó là sự cạnhtranh gay gắt của nền kinh tế thị trường những năm 90, LILAMA đã lắp đặtthành công và đưa vào sử dụng hàng nghìn công trình lớn nhỏ trên mọi lĩnhvực của nền kinh tế như: thuỷ điện Hoà Bình, Trị An, xi măng Bỉm Sơn, KiênLương, các trạm biến áp truyền tải điện 500Kv Bắc- Nam…

Cuối năm 1995, chuyển sang hoạt động theo mô hình Tổng công ty,LILAMA đã có những bước đột phá ngoạn mục sang lĩnh vực chế tạo thiết bị

và kết cấu thép cho các công trình công nghiệp và đã thực hiện thành côngcác hợp đồng chế tạo thiết bị cho các nhà máy: xi măng ChinFon, Nghi Sơn,Hoàng Mai…trị giá hàng trăm triệu USD

Bằng sự lớn mạnh về mọi mặt và những đóng góp xứng đáng trongnhững năm qua, năm 2000 nhà nước đã tin tưởng giao cho LILAMA làm tổngthầu EPC thực hiện các dự án: nhiệt điện Uông Bí 300MW, nhiệt điện CàMau (chu trình hỗn hợp) 720MW, và thắng thầu gói 2 và 3 nhà máy lọc dầuDung Quất…từ khảo sát thiết kế đến chế tạo thiết bị và tổ chức quản lý xây

lắp Sự kiện này đã đưa LILAMA lên tầm cao mới, trở thành nhà thầu EPCđầu tiên của đất nước giành lại ngôi vị làm chủ của các nhà thầu nước ngoài.LILAMA đã khẳng định được khả năng này bằng việc đứng đầu các nhà thầutổng hợp quốc tế, đấu thầu và thắng thầu hợp đồng EPC dự án xây dung nhàmáy lọc dầu Dung Quất trị giá trên 230 triệu USD.

Hiện nay, với 20000 cán bộ công nhân viên của 20 công ty thành viên,

1 Viện nghiên cứu công nghệ hàn, 2 trường đào tạo công nhân kĩ thuật, vớiđội ngũ trên 2500 kĩ sư và 2000 thợ hàn có chứng chỉ quốc tế yêu nghề đangđược trang bị đầy đủ phương tiện thiết kế, chế tạo, thi công tiên tiến và ápdụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 ở Tổngcông ty, ISO 9002 tại các công ty thành viên, LILAMA sẽ thực hiện thắng lợichiến lược phát triển của mình là trở thành TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆPXÂY DÙNG

Các lĩnh vực hoạt động của công ty:

 Lắp máy

 Tư vấn thiết kế và quản lý dự án

 Chế tạo thiết bị công nghệ

 Công ty cơ giới tập trung

 Công ty tư vấn lắp máy

 Công ty xuất nhập khẩu

 Viện công nghệ hàn

 Công ty cổ phần Lilama Hà Nội

 Công ty lắp máy và thí nghiệm cơ điện

 Dự án các nhà máy xi măng

 Công ty cổ phần đầu tư và phát triển đô thị

 Công ty lắp máy và xây dựng 69-1

 Công ty lắp máy và xây dựng số 3

 Dự án điện Uông Bí mở rộng

 Công ty lắp máy và xây dựng 69-3

 Công ty lắp máy và xây dựng 69-2

 Công ty lắp máy và xây dựng số 10

 Nhà máy chế tạo thiết bị Phủ Lý

 Công ty cơ khí và lắp máy

 Trường công nghệ và kĩ thuật Lilama 1

 Văn phòng đại diện Lilama tại Đà Nẵng

 Nhà máy chế tạo thiết bị và sản xuất que hàn

 Công ty chế tạo và đóng tàu Hải Phòng

 Công ty lắp máy và xây dựng số 7

 Công ty lắp máy và xây dựng số 5

 Xí nghiệp xây dựng 7 Dung Quất

 Công ty lắp máy và xây dựng 45-3

 Đại diện Lilama tại Tây Nguyên

 Công ty lắp máy và xây dựng 45-4

 Văn phòng đại diện Lilama tại thành phố Hồ Chí Minh

 Xí nghiệp 81/1 Cần Thơ

 Trường công nghệ và kĩ thuật Lilama 2

 Văn phòng dự án điện đạm Cà Mau

 Xí nghiệp 81/3 Cần Thơ

 Công ty lắp máy và xây dựng 45-1

 Công ty lắp máy và xây dựng 18

Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một đơn vị thành viên của Tổngcông ty lắp máy Việt Nam Từ khi thành lập đến nay công ty đã đạt đượcnhiều thành quả to lớn đóng góp vào sự phát triển vững mạnh của Tổng công

109587 do Uỷ ban kế hoạch thành phố Hà Nội cấp Công ty cổ phầnLILAMA Hà Nội là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân Trụ

sở Công ty đóng tại số 52 đường Lĩnh Nam - Phường Mai Động - Quận Hai

Từ năm 1975 đến năm 1988:

Trong giai đoạn này nền kinh tế chậm phát triển, đời sống nhân dân gặpnhiều khó khăn, sản xuất kinh doanh không phát triển Hầu hết các doanhnghiệp Nhà nước làm ăn không hiệu quả Công ty cổ phần LILAMA Hà Nộicũng không nằm ngoài các doanh nghiệp đó, nhưng trong hạch toán Công tyvẫn có lãi, các chỉ tiêu kế hoạch trên giao vẫn hoàn thành và vượt mức

Từ năm 1989 đến nay:

Thực hiện đường lối đổi mới của Đảng năm 1986, chuyển đổi cơ cấukinh tế từ tập trung bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý vĩ mô củaNhà nước, thực hiện theo kế hoạch từ trên rót xuống, Công ty cổ phầnLILAMA Hà Nội trong những năm đầu đã gặp nhiều khó khăn nhưng với sự

nỗ lực của toàn thể cán bộ công nhân viên, Công ty đã khắc phục được nhữngkhó khăn, tạo uy tín trên thị trường, từng bước sản xuất kinh doanh có hiệuquả

Cho đến nay, sau 46 năm xây dựng và trưởng thành, tập thể cán bộcông nhân viên Công ty đã nhận được nhiều huân, huy chương và bằng khencủa ngành xây dựng, Đảng và Nhà nước trao tặng Công ty đã thi công hoànthành, bàn giao và đưa vào sử dụng hàng trăm công trình với chất lượng cao,như công trình Nhà máy sợi Nha trang, Nhà máy dệt 8/3, Trường Đại họcBách khoa, Lăng chủ tịch Hồ Chí Minh, Xi măng Hoàng Thạch, Xi măngNghi Sơn, Xi măng Bút Sơn, Nhiệt điện Uông Bí, Thuỷ điện Hoà Bình, Côngtrình nhà hội nghị Mỹ Đình…

1.1.2.2 Các lĩnh vực kinh doanh

Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội là một doanh nghiệp kinh doanh đangành, có nghĩa là đầu tư vào nhiều lĩnh vực khác nhau với nhiều phươngthức khác nhau bao gồm:

 Công tác xây dựng: san nền, đổ đầm móng, xây dựng, hoàn thiệncác công trình công nghiệp và dân dụng

 Công tác xây lắp: lắp đặt các thiết bị cơ điện, ống thông gió,cấp nhiệt, thiết bị lạnh, thang máy, điều hoà thông gió

 Công tác chế tạo thiết bị phi tiêu chuẩn và kết cấu thép: cáckhung nhà công nghiệp có khẩu độ lớn, cột điện, cột phát sáng, đường ốnghàn có kích thước lớn

 Công tác tư vấn về khảo sát, thiết kế, đầu tư xây dựng, quản lý các dự án

Trong các công tác trên thì xây lắp là lĩnh vực hoạt động chủ yếu củaCông ty, phần lớn lượng vốn được đầu tư vào lĩnh vực này Tiếp đến là việcxây dựng các công trình công nghiệp, dân dụng nhằm phục vụ sản xuất và đờisống nhân dân Để hỗ trợ cho hai lĩnh vực trên, việc chế tạo các thiết bị phitiêu chuẩn và kết cấu thép đã đóng góp rất nhiều

Trong năm vừa qua, Công ty đưa vào sử dụng nhà máy thép mạ kẽm,

mạ mầu tại khu công nghiệp Quang Minh với thiết bị hiện đại, dây chuyềnsản xuất tiên tiến mỗi năm sản xuất hàng vạn tấn sản phẩm cung cấp cho thịtrường trong nước và xuất khẩu ra nước ngoài Nhà máy thép mạ kẽm, mạmàu LILAMA bao gồm 2 dây chuyền Dây chuyền mạ kẽm công suất 80.000tấn/năm, công nghệ Cộng Hoà Liên Bang Đức và dây chuyền mạ màu côngsuất 50.000 tấn/năm công nghệ Italia Đây là nhà máy đầu tiên do công ty cổphần LILAMA Hà Nội đầu tư xây dựng, công trình khởi công xây dựng năm

2002 và hoàn thành cơ bản cuối năm 2004 Tháng 6 năm 2005, dây chuyền

mạ màu đã đi vào sản xuất Sau hơn 3 tháng vừa sản xuất vừa hiệu chỉnh máymóc, thiết bị, dây chuyền đã đạt công suất thiết kế Sản phẩm của nhà máy đã

có mặt trên thị trường và được thị trường chấp nhận Dây chuyền mạ kẽm đivào sản xuất sẽ trực tiếp cung cấp nguyên liệu đầu vào cho dây chuyền mạmàu để nhà máy cho ra thị trường một loại tôn mạ kẽm, mạ màu chất lượngcao, đáp ứng nhu cầu của LILAMA và thị trường Nhà máy có kế hoạch cungcấp 70.000 m2 tôn mạ kẽm, mạ màu chất lượng cao cho công trình xây dựngnhà máy nhiệt điện Uông Bí mở rộng

Những ngày đầu năm 2006, cán bộ công nhân công ty cổ phầnLILAMA Hà Nội đã tham gia chế tạo các sản phẩm cơ khí theo sự phân côngcủa Tổng công ty lắp máy, bảo đảm tiến độ giao hàng cho các công trìnhtrọng điểm Lô hàng thép trị giá 1 tỷ đồng đã được những người thợ LILAMA

Hà Nội thực hiện đạt chất lượng tốt

Ngày 9/12/2005, công ty cổ phần LILAMA Hà Nội đã xuất xưởng thiết

bị cửa van công suất 70MW cho nhà máy thuỷ điện Balnimboola của

Australia Tổng giá trị thiết bị trên là 300.000 USD Toàn bộ thiết bị trên đãđược tập đoàn GE của Hoa Kỳ kiểm tra Đây là lần đầu tiên Việt Nam sảnxuất thành công thiết bị cửa van cho nhà máy thuỷ điện.

Mặt khác, nhìn vào các lĩnh vực kinh doanh của Công ty chóng ta thấy

rõ điều bất lợi lớn cho Công ty là các đối thủ cạnh tranh khá nhiều và đa dạng,bao gồm không chỉ riêng các đơn vị xây lắp cùng trực thuộc Tổng công ty lắpmáy Việt Nam, còn có các doanh nghiệp bên ngoài cùng hoạt động trên địabàn Hà Nội và các tỉnh lân cận

1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức, điều hành của bộ máy quản lý

1.1.3.1 Chức năng nhiệm vụ

Để góp phần vào quá trình CNH - HĐH đất nước, Công ty cổ phầnLILAMA Hà Nội đã xác định rõ chức năng và nhiệm vụ của mình trong thời

kì sau này như sau:

 Xây dựng kết cấu hạ tầng, đảm bảo cơ sở vật chất vững chắclàm

bàn đạp cho đất nước tiến vào kỉ nguyên mới, kỉ nguyên của khoa học côngnghệ và thông tin hiện đại theo đúng định hướng XHCN đặt ra

 Thực hiện phân phối theo lao động Tạo công ăn việc làm vàchăm lo đến đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ công nhân viên

1.1.3.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy

Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty cổ phần LILAMA

Hình 1.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo kiểu trực tuyến có đặctrưng cơ bản là: vừa duy trì hệ thống trực tuyến giữa Giám đốc, các Phó giámđốc và các phòng ban, giữa Giám đốc và các đội trưởng, đồng thời kết hợpviệc tổ chức các bộ phận chức năng (các phòng ban)

Quyền hạn, chức năng và nhiệm vụ của các bộ phận nh sau:

Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc

§éi c¬ giíi

Nhµ m¸y c¬ khÝ chÕ t¹o thiÕt bÞ

 Ban giám đốc thay mặt Công ty chịu trách nhiệm trước cơ quanquản lý Nhà nước và Tổng công ty về mọi mặt sản xuất kinh doanh của Công

ty, trực tiếp chỉ đạo sản xuất, xây dựng bộ máy giúp việc đồng thời chỉ đạotrực tiếp và giám sát đến các phòng ban, tổ đội công trường Kết thúc năm kếhoạch, Giám đốc thực hiện phân tích, đánh giá thực hiện kế hoạch sản xuấtbáo cáo tại Đại hội công nhân viên chức

 Các phó giám đốc là người giúp việc cho Giám đốc về cácnhiệm vụ được giao

Các phòng ban: bộ máy quản lý của công ty gồm 7 phòng ban, thực hiệntheo đúng chức năng qui định

 Phòng tài chính kế toán: có nhiệm vụ vừa tổ chức hạch toán kếtoán, vừa xây dựng kế hoạch huy động vốn, theo dõi việc thanh toán với cácngân hàng và chủ đầu tư cũng như cán bộ công nhân viên Hàng tháng phòngtài chính kế toán phải cung cấp các báo cáo nghiệp vụ cho việc quản trị trongCông ty

 Phòng tổ chức: thực hiện công tác quản lý hồ sơ, tuyển dụng sắpxếp , điều động nhân lực, tính toán quĩ lương, tham mưu cho Giám đốc trongviệc qui hoạch cơ cấu cán bộ và công nhân trong Công ty

 Phòng hành chính tổng hợp: thừa lệnh Giám đốc ký tên và đóngdấu các công văn, các bản sao và các bản xác nhận khác đồng thời soạn thảo

và bảo mật các văn bản hành chính của Công ty

 Phòng kinh tế kĩ thuật: tham mưu cho Giám đốc trong việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh, xây dựng đơn giá cho từng hạng mục

 Phòng cung ứng vật tư: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật tư, chitiết việc liên hệ mua vật tư với các công ty để phục vụ các công trình

 Phòng kế hoạch đầu tư: giúp Giám đốc theo dõi thực hiện khốilượng công tác sản xuất kinh doanh qua đó xây dựng các kế hoạch ngắn hạn

và dài hạn Lập các dự án đầu tư, các dự án tiền khả thi để đầu tư phát triểnsản xuất

 Phòng KCS (Phòng kiểm tra chất lượng sản phẩm): thực hiệncông tác giám sát, kiểm tra chất lượng các sản phẩm do công ty gia công, chếtạo và các công trình thi công.

Công ty có một đội ngũ cán bộ có năng lực quản lý và một lực lượngcông nhân lành nghề có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực thi công, xây lắp,Công ty cũng không ngừng cải tiến kĩ thuật, nâng cao chất lượng các sảnphẩm sẵn sàng đáp ứng những đòi hỏi của đất nước trong tình hình mới

1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ TÌM HIỂU ĐƯỢC TRONG QUÁ TRÌNH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LILAMA HÀ NỘI

Không khó khăn gì trong việc hình dung hiệu quả khác nhau giữa mộtdoanh nghiệp áp dụng và một doanh nghiệp không áp dụng công nghệ thôngtin trong công tác quản lý Hiện nay, Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội đangtừng bước tiến hành công tác tin học hoá trong toàn công ty Việc ứng dụngcông nghệ thông t in trong công tác quản lý đã mang lại hiệu quả, một mặtgiúp cho người quản lý có thể nắm bắt được thông tin cần thiết một cáchnhanh chóng và chính xác nhất mặt khác nó cũng hỗ trợ nhiều cho nhân viêntrong công việc khi họ phải tiến hành nhiều nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi nhiềuthời gian và công sức

Trong những năm gần đây đất nước ta không ngừng phát triển trên mọimặt của đời sống Công ty cổ phần LILAMA Hà Nội cũng có những đónggóp nhất định trong tiến trình phát triển chung của đất nước Bằng sự pháttriển vững mạnh của mình, Công ty ngày càng tạo được uy tín trên thị trường.Hoạt động chính của công ty là lắp máy bên cạnh đó công ty còn xây dựngcác công trình công nghiệp, dân dụng nhằm phục vụ sản xuất và đời sống thìcông tác quản lý vật tư thiết bị đóng vai trò quan trọng trong hoạt động củaCông ty Việc nhầm lẫn trong kiểm kê hay tính giá vật tư sẽ gây hậu quảkhông nhỏ đến Công ty vậy quản lý làm sao để có những thông tin nhanh nhất

và chính xác nhất đến nhà quản lý là điều mà công ty hướng tới Có nh vậynhà quản lý mới có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi

phí và tăng khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinhdoanh.

Trong quá trình thực tập này em đã có một thời gian tìm hiểu các hoạtđộng của phòng cung ứng vật tư: phụ trách nhiệm vụ mua sắm vật tư, chi tiếtviệc liên hệ mua vật tư với các công ty để phục vụ các công trình Hiện nayphòng cung ứng vật tư đang có dự định triển khai việc đưa phần mềm vàohoạt động của phòng song do vấn đề về giá thành nên chưa áp dụng được

Từ những lý do trên em xin chọn đề tài: “ Phân tích và thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội ”

Chương trình được xây dựng sẽ hỗ trợ cho thủ kho có thể theo dõi việcnhập xuất, theo dõi chất lượng, báo cáo tồn kho, kiểm kê một cách tự động và

dễ dàng, nó cũng giúp cho ban Giám đốc có thể giám sát và theo dõi hoạtđộng xuất nhập của Công ty

CHƯƠNG II

CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ2.1.HỆ THỐNG THÔNG TIN

2.1.1 Định nghĩa và các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin (HTTT) là một tập hợp các yếu tố có liên quan vớinhau cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu, truyền đạt và phânphát thông tin để hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch,điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một cơ quan

Đầu vào (Inputs) của HTTT được lấy từ các nguồn (Sourses) và được

xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước.Kết quả xử lý sẽ được chuyển tới đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho dữliệu (Storage)

Hình 2.1 Mô hình hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được cấu thành từ bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệuvào, bộ phận xử lý, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra

Các hệ thống thông tin có thể hoàn toàn thủ công hay dựa trên máytính Ngoài máy tính điện tử, HTTT còn có con người, các phương tiện thôngtin liên lạc, các qui tắc, thủ tục, phương pháp và mô hình toán học để xử lý dữliệu, quản lý, phân phát và sử dụng thông tin Hầu hết các HTTT đều được gọi

là hệ thống thông tin quản lý bởi vì nó phục vụ công tác quản lý

Kho d÷ liÖu

Có hai loại khác nhau của hệ thống thông tin: HTTT chính thức vàHTTT không chính thức.

HTTT chính thức thường bao gồm tập hợp các qui tắc và các phươngpháp làm việc có văn bản rõ ràng Chẳng hạn nh hệ thống trả lương, hệ thốngquản lý tài khoản của nhà cung cấp và tài khoản của khách hàng , phân tíchbán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách…

Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin nh gửi và nhận thư, các cuộc nóichuyện điện thoại, các bài viết trên báo chí và tạp chí, các cuộc tranh luận, cácghi chú trên bảng thông báo là các hệ thống thông tin phi chính thức

2.1.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức

Có 2 cách phân loại hệ thống thông tin trong các tổ chức

2.1.2.1.Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS ( Transaction ProccessingSystem)

Hệ thống xử lý giao dịch xử lý dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chứcthực hiện hoặc với khách hàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặcnhững nhân viên Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các

dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Hệ thống TPS chủ yếutrợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp Các hệ thống thuộc loại này là: hệthống nhập xuất hàng hoá, lập đơn đặt hàng, theo dõi nhà cung cấp…

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management InformationSystem)

MIS là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức.MIS hỗ trợ khả năng xử lý dữ liệu trong giao dịch và lưu trữ, dùng cơ sở dữliệu hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng, nó có khả năng cungcấp cho các nhà quản lý chiến lược, sách lược và tác nghiệp, có tính linh hoạt

có thể thích ứng với những thay đổi về nhu cầu của thông tin của tổ chức, có

cơ chế bảo mật thông tin theo từng cấp có thẩm quyền sử dụng Các hệ thống

thuộc loại này là: hệ thống theo dõi nghỉ phép của nhân viên, theo dõi thu chi,theo dõi lượng hàng tồn kho…

 Hệ thống thông tin trợ giúp ra quyết định DSS (Decision SupportSystem)

DSS là những hệ thống phục vụ cho các hoạt động ra quyết định khi màMIS không thể đáp ứng được đầy đủ Hệ thống này có khả năng chọn lựagiúp một phương án, cung cấp sắp xếp các phương án theo tiêu chuẩn củangười đưa ra quyết định, cung cấp và phân tích dữ liệu, các đồ thị …một cách

tự động DSS chủ yếu hỗ trợ cho các nhà quản lý ở mức độ chiến lược và sáchlược

 Hệ chuyên gia ES (Expect System)

Hệ chuyên gia có liên quan mật thiết với lĩnh vực trí tuệ nhân tạo Trítụê nhân tạo là lĩnh vực nghiên cứu làm cho máy tính có khả năng lập luận,học tập, tự hoàn thiện nh loài người Hệ chuyên gia giúp nhà quản lý giảiquyết vấn đề và thực hiện quyết định ở mức cao hơn DSS

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA(Information System for Competitive Advantage)

ISCA được sử dụng nh một trợ giúp chiến lược, nó được thiết kế chonhững người sử dụng là những người ngoài tổ chức Hệ thống thông tin tăngcường khả năng cạnh tranh cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầuvới các lực lượng cạnh tranh

2.1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

 Ba cấp quản lý trong một tổ chức

Anthony trình bày tổ chức như một thực thể cấu thành từ ba mức

quản lý: lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát quản lý chiến thuật và điều hànhtác nghiệp

Những người chịu trách nhiệm ở mức lập kế hoạch chiến lược cónhiệm vụ xác định mục đích, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức từ đó thiết lậpcác chính sách chung và những đường lối

Những trách nhiệm ở mức kiểm soát quản lý chiến thuật có nghĩa là nơidùng các phương tiện cụ thể để thực hiện các mục tiêu chiến lược.

Người chịu trách nhiệm ở mức điều hành tác nghiệp quản lý việc sửdụng sao cho có hiệu quả và hiệu lực những phương tiện và nguồn lực để tiếnhành tốt các hoạt động của tổ chức trên cơ sở tuân thủ những ràng buộc về tàichính, thời gian, kĩ thuật

 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ

Sau ây l b ng phân lo i h th ng thông tin trong mét doanhđây là bảng phân loại hệ thống thông tin trong mét doanh à bảng phân loại hệ thống thông tin trong mét doanh ảng phân loại hệ thống thông tin trong mét doanh ại hệ thống thông tin trong mét doanh ệ thống thông tin trong mét doanh ống thông tin trong mét doanhnghi p s n xu t.ệ thống thông tin trong mét doanh ảng phân loại hệ thống thông tin trong mét doanh ất

Tài chính

chiến lược

Markettingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược Hệ thống

thông tinvăn phòng

Tài chính

chiến thuật

Markettingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Markettingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

Hình 2.2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực hoạt động và mức ra

quyết định 2.1.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Tuỳ theo từng người mô tả mà các hệ thống thông tin có thể được mô

tả khác nhau Có ba mô hình được đề cập đến để mô tả cùng một hệ thốngthông tin: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lý trong

Mô hình logic: mô hình trả lời cho câu hỏi “cái gì ?” và “để làm gì ?”:

dữ liệu mà nó thu thập được, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa cáckết quả hoặc dữ liệu lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản

sinh ra Nó không quan tâm đến phương tiện được sử dụng cũng nh địa điểm,thời điểm mà dữ liệu được xử lý Ví dụ nh mô hình của hệ thống tính lương tựđộng do nhà quản lý mô tả.

Mô hình vật lý ngoài: mô hình trả lời cho câu hỏi “cái gì ?”, “ai ?”, “ởđâu?”, “khi nào ?” Mô hình chú ý đến khía cạnh nhìn thấy được của hệthống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả, hình thức của đầu vào

và đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống…Nhân viên phòng kế toánnhìn hệ thống tính lương tự động theo mô hình này

Mô hình vật lý trong: mô hình trả lời cho câu hỏi “như thế nào?” Môhình liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống dưới cái nhìn của nhânviên kĩ thuật Nhân viên phòng công nghệ thông tin mô tả hệ thống tính lương

tự động theo mô hình vật lý này

Mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài làgóc nhìn của người sử dụng, mô hình vật lý trong là góc nhìn kĩ thuật Môhình logic là ổn định nhất, mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất

2.1.4 Tầm quan trọng của HTTT hoạt động tốt

Một hệ thống thông tin hoạt động tốt sẽ đưa doanh nghiệp đến vớinhững thắng lợi Để có một hệ thống thông tin hoạt động tốt thì phải dựa vàochất lượng thông tin của hệ thống Có 6 tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng củathông tin

hiện ở độ chính xác và xác thực Thông tin Ýt độ tin cậy sẽ gây khó khăn cho

tổ chức Chẳng hạn nh có những sai lệch tăng về lượng tồn kho hàng hoá sẽgây hậu quả trong việc ứ đọng vốn và chất lượng của hàng hoá

của thông tin thể hiện ở sự bao quát các vấn đề đáp ứng nhu cầu của nhà quản

lý Với những thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến những quyết định khôngđúng đắn Chẳng hạn giá cả và chất lượng của một chiếc máy tính cá nhân của

hai nhà cung cấp khác nhau là như nhau ta vẫn có thể bị thiệt do chưa biếtthông tin về chính sách hậu mãi của họ.

Tính thích hợp và dễ hiểu: những thông tin không thích hợp và khóhiểu cã thể dẫn đến tốn chi phí cho việc tạo ra những thông tin không dùngđược hoặc là ra những quyết định không đúng vì thiếu thông tin cần thiết

Tính được bảo vệ: thông tin là nguồn lực quan trọng của tổ chức.Thông tin không được bảo vệ sẽ gây tổn thất cho tổ chức vì vậy thông tin cầnđược bảo vệ và chỉ những người được phép mới được sử dụng thông tin

Tính kịp thời: đây cũng là một trong những thuộc tính rất quan trọngcủa thông tin Sẽ không có Ých nếu nh thông tin đó không được gửi đếnngười sử dụng vào lúc cần thiết

2.2.CƠ SỞ DỮ LIỆU

Quản lý dữ liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng trong công tác quản

lý của một tổ chức Dữ liệu được ví nh nguyên liệu thô của thông tin Nếu nhtrước kia người ta ghi chép những thông tin lên các vật liệu thủ công nh giấy,bảng… thì ngày nay, hệ cơ sở dữ liệu dựa trên máy tính điện tử là phươngtiện để quản lý dữ liệu một cách thành công Những hệ quản trị cơ sở dữ liệuđang được dùng nhiều nhất ở nước ta và trên thế giới là Microsoft Access,Microsoft Foxpro/Visual Foxpro và Oracle

2.2.1.Mét số khái niệm của cơ sở dữ liệu

Mỗi bảng (table) nh bảng danh sách cán bộ, danh sách khách hàng…

ghi chép dữ liệu về một nhóm phần tử nào đó gọi là thực thể

Thực thể (entity) là một nhóm người, đồ vật, sự kiện hay khái niệm

bất kì với các đặc điểm và tính chất cần ghi chép lại Chẳng hạn nh thực thểnhà cung cấp, thực thể nhân viên

Thuộc tính (attribute) là những đặc điểm, tính chất của mỗi thực thể.

Các thuộc tính góp phần mô tả thực thể và là dữ liệu về thực thể mà ta muốnlưu trữ Chẳng hạn nh thực thể vật tư có các thuộc tính nh mã vật tư, số lượng,đơn vị tính, đơn giá…

Dòng (row) trong mỗi bảng có các dòng Mỗi dòng còn được gọi là một bản ghi (record)

Cột (column) trong mỗi bảng có các cột Mỗi cột được gọi là một trường (field) Giao giữa dòng và cột là một ô chứa mẫu dữ liệu ghi chép về

thuộc tính cá thể trên dòng đó

Cơ sở dữ liệu (database) là một nhóm gồm hai hay nhiều bảng có liên

quan với nhau Chẳng hạn nh các bảng hàng mua, hàng hoá, nhân viên, kháchhàng… tạo thành cơ sở dữ liệu hàng hóa

Một tập hợp các cơ sở dữ liệu có liên quan với nhau được gọi là hệ cơ

sở dữ liệu (database system) hay ngân hàng dữ liệu (data bank).

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system) là một hệ

thống chương trình máy tính giúp tạo lập, duy trì và sử dụng các hệ cơ sở dữliệu

2.2.2.Những hoạt động chính của cơ sở dữ liệu

2.2.2.3 Lập các báo cáo

Báo cáo (report) là một tài liệu trình bày thông tin một cách có tổchức theo một khuôn dạng nào đó Hầu hết các dữ liệu trong mét báo cáo

được lấy ra từ một vài bảng hay từ kết quả của một vài query Lập bỏo cỏo làmột bộ phận quan trọng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu để xử lý và đưa chongười sử dụng trong một thể thức cú thể sử dụng được.

2.3 Phõn tớch thiết kế và cài đặt hệ thống thụng tin

Phõn tớch một hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu và chỉnh đốnchỳng để đưa ra được chẩn đoỏn về tỡnh hỡnh thực tế Thiết kế là nhằm xỏcđịnh cỏc bộ phận của hệ thống mới cú khả năng cải thiện tỡnh trạng hiện tại vàxõy dựng cỏc mụ hỡnh logic và mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống đú.Việcthực hiện HTTT liờn quan tới việc xõy dựng mụ hỡnh vật lý trong của hệthống và chuyển mụ hỡnh đú sang gúc độ tin học Cài đặt hệ thống là tớch hợp

nú vào hoạt động của tổ chức

Hỡnh 2.3 Cỏc giai đoạn phỏt triển của hệ thống thụng tin

2.3.1.Phương phỏp phỏt triển hệ thống thụng tin

Phỏt triển một hệ thống thụng tin bao gồm việc phõn tớch hệ thống đangtồn tại, thiết kế hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt nú Phỏt triển hệthống thụng tin nhằm mục đớch cung cấp cho cỏc thành viờn trong tổ chức cỏccụng cụ quản lý tốt nhất

Cú 4 nguyờn nhõn chớnh dẫn đến việc phỏt triển hệ thống thụng tin:Những vấn đề về quản lý, những yờu cầu mới của nhà quản lý dẫn đến sự cần

Khảo sát

Phân tích

Thiết kế

Bảo trì và phát triển

Cài đặt

Xây dựng

thiết của một dự án phát triển một hệ thống thông tin mới Các công nghệ mớixuất hiện làm cho tổ chức phải xem xét lại những thiết bị đã có trong tổ chứccủa mình Vai trò của những thách thức chính trị cũng là một nguyên nhândẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin.

Phương pháp phát triển hệ thống thông tin dựa vào ba nguyên tắc chung là:

 Nguyên tắc sử dụng các mô hình

Các mô hình được sử dụng là mô hình logic, mô hình vật lý ngoài và

mô hình vật lý trong

 Nguyên tắc chuyển từ cái chung sang cái riêng

Theo nguyên tắc này để hiểu tốt một hệ thống thì trước hết phải tìmhiểu các mặt chung sau đó mới đi đến chi tiết

 Nguyên tắc chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình logic khi phân tích

và chuyển từ mô hình logic sang mô hình vật lý khi thiết kế

2.3.2 Đánh giá yêu cầu phát triển hệ thống thông tin

Đánh giá yêu cầu là một công việc quan trọng để nhận định về cơ hội

và khả năng thực thi của dự án Công việc ở giai đoạn này thực hiện tốt sẽgiúp cho giai đoạn phân tích thiết kế được thuận lợi và đúng đắn Một sai lầmphạm phải trong giai đoạn này sẽ dẫn đến những chi phí lớn cho tổ chức Giaiđoạn này phải được tiến hành trong thời gian tương đối ngắn để tiết kiệm thờigian và chi phí (ước tính khoảng 4-5 % tổng thời gian dành cho dù án) Côngviệc này thường được giao cho những phân tích viên giàu kinh nghiệm

Các công đoạn của giai đoạn đánh giá yêu cầu

 Lập kế hoạch

Các công việc trong giai đoạn lập kế hoạch là làm quen với hệ thốngđang xét, xác định thông tin phải thu thập, nguồn thông tin và phương pháp sửdụng

 Làm rõ yêu cầu

Phân tích viên cần xác định chính xác yêu cầu của người yêu cầu Làm

sáng tỏ yêu cầu chủ yếu thực hiện thông qua những cuộc gặp gỡ, quan sátcũng nh tham vấn từ các tài liệu khác nhau có trong tổ chức để thu thập thôngtin về hệ thống và môi trường xác thực của nó Cần xác định chính xác đốitượng yêu cầu, thu thập những yếu tố cơ bản của môi trường hệ thống và xácđịnh khung cảnh nghiên cứu.

 Đánh giá khả thi

Đánh giá xem dự án có khả năng thực hiện hay không Những vấn đề chính về khả năng thực thi là: khả thi về mặt tổ chức, khả thi về mặt tài chính,khả thi về thời hạn, khả thi kĩ thuật

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

Báo cáo được trình bày để các nhà quyết định có thể yêu cầu làm rõthêm vấn đề Sau đó đưa ra quyết định tiếp tục hay loại bỏ dự án

2.3.3.Giai đoạn phân tích chi tiết

Giai đoạn phân tích chi tiết được tiến hành sau giai đoạn làm rõ yêucầu

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩnđoán về hệ thống đang tồn tại- nghĩa là xác định được những vấn đề chínhcũng nh các nguyên nhân chính của chúng, xác định được các mục tiêu cầnđạt được của hệ thống và đề xuất các giải pháp để đạt được mục tiêu

Có 4 phương pháp thu thập thông tin thường dùng là phương phápphỏng vấn, phương pháp nghiên cứu tài liệu, phương pháp sử dụng phiếu điềutra và phương pháp quan sát Để thu thập các thông tin đúng theo yêu cầu cácphân tích viên cần kết hợp các phương pháp thu thập thông tin, chó ý ưu,nhược điểm của từng phương pháp từ đó tiến hành thu thập thông tin sao chođạt hiệu quả cao nhất

Việc mã hóa dữ liệu là công việc rất cần thiết trong xây dựng hệ thốngthông tin bởi nó giúp nhận diện không nhầm lẫn các đối tượng, mô tả nhanhchóng các đối tượng và nhận diện nhóm đối tượng nhanh hơn

Một hệ thống mã gồm một tập hợp các kí tự, một bộ các kí hiệu hợp lệ,được định nghĩa trước, được sử dụng để nhận diện các đối tượng cần quantâm.

Mã liên tiếp được tạo ra bởi một qui tắc tạo dãy nhất định Rất dễ tạo

mã theo kiểu này tuy nhiên nó không gợi nhớ và không cho phép chèn thêm

mã vào giữa hai mã cũ

Mã phân cấp là mã được xây dựng từ trái qua phải các chữ số được

kéo dài về phía bên phải thể hiện sự phân cấp sâu hơn

Mã gợi nhớ mã được tạo ra căn cứ vào thuộc tính của đối tượng tạo

mã Mã gợi nhớ có tính gợi nhớ cao dễ dàng nới rộng, tuy nhiên nó Ýt thuậnlợi cho việc tổng hợp và phân tích

Mã ghép nối mã được chia làm nhiều trường, mỗi trường ứng với một

đặc tính Mã kiểu này có ưu điểm là có khả năng phân tích cao tuy vậy nó khácồng kềnh

Công cụ mô hình hoá

Các công cụ mô hình hoá thường dùng là: sơ đồ luồng thông tin, sơ đồluồng dữ liệu và từ điển hệ thống

 Sơ đồ luồng thông tin IFD (Information Flow Diagram) dùng để mô

tả hệ thống thông tin theo cách thức động, tức là mô tả sự di chuyển của dữliệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các kí pháp của sơ đồ luồng thông tin

- Xử lý

- Kho dữ liệu

Khi mà các thông tin không thể hiện trên sơ đồ nh hình dạng của cácthông tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện…thì các thông tin nàyđược mô tả trên các phích vật lý Có ba loại phích: phích luồng thông tin,phích kho dữ liệu, phích xử lý

 Sơ đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

DFD chỉ ra một cách có thứ tự các thông tin chuyển từ một chức nănghoặc tiến trình này sang một chức năng hoặc tiến trình khác Tuy nhiên nókhông xác định thứ tự thực hiện các chức năng

Ký pháp dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu.

Giao t¸c ngêi m¸y Tin häc ho¸ hoµn toµn Thñ c«ng

Tiến trình xử lý

Các mức của sơ đồ DFD

Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram) sơ đồ này thể hiện rất khái quát nộidung chính của hệ thống thông tin Trong sơ đồ ngữ cảnh có thể bỏ qua kho

dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật Sơ đồ ngữ cảnh còn gọi là sơ đồ mức 0

Phân rã sơ đồ: kĩ thuật này giúp mô tả hệ thống chi tiết hơn Từ sơ đồkhung cảnh người ta phân ra thành nhiều mức Mức cao nhất (mức 0) gồmcác tiến trình chính của hệ thống, tiếp sau mức 0 là mức 1, 2,…thể hiện cáctiến trình con của nó

Có 7 công đoạn của giai đoạn phân tích chi tiết: lập kế hoạch, nghiêncứu môi trường, ngiên cứu hệ thống, đưa ra chẩn đoán, xác định các yếu tốcủa giải pháp, đánh giá lại tính khả thi, thay đổi đề xuất của dự án, chuẩn bị

và trình bày báo cáo Các công đoạn trên được thực hiện theo thứ tự lần lượtbắt đầu từ công đoạn lập kế hoạch kết thúc là công đoạn chuẩn bị và trình bầybáo cáo Quá trình được mô tả ở đây có tính lặp

2.3.4.Thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế lôgic thực hiện sau khi báo cáo phân tích chi tiếtđược phê duyệt Sản phẩm của giai đoạn này là mô hình hệ thống mới bằngcác sơ đồ luồng dữ liệu DFD , sơ đồ cấu trúc dữ liệu DSD (Data StructureDiagram), các sơ đồ phân tích tra cứu và các phích logic của từ điển hệ thống

Phương pháp thiết kế các bộ phận của hệ thống thông tin mới theo trật

tự sau: Thiết kế cơ sở dữ liệu, thiết kế xử lý, thiết kế các dòng vào

2.3.4.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu là xác định yêu cầu thông tin của người sửdụng hệ thống thông tin mới Có hai phương pháp thiết kế cơ sở dữ liệu là:phương pháp từ các đầu ra và phương pháp mô hình hoá

Thiết kế cơ sở dữ liệu logic đi từ các thông tin đầu ra của hệ thống

Bước 1: xác định các đầu ra

 Liệt kê toàn bộ các thông tin đầu ra

 Nội dung, khối lượng, tần xuất và nơi nhận chúng

Ví dụ: các thông tin đầu ra trong quản lý vật tư thiết bị là: phiếu nhậpkho,phiếu xuất kho, phiếu xuất điều chuyển, bản yêu cầu cấp vật tư thiết bị… Bước 2: xác định các tệp cần thiết cung cấp đủ dữ liệu cho việc tạo ratừng đầu ra

 Liệt kê các phần tử thông tin trên đầu ra

Trên mỗi thông tin đầu ra bao gồm các phần tử thông tin đầu ra nh: mãnhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ…được gọi là các thuộc tính Liệt kêtoàn bộ các thuộc tính thành một danh sách, đánh dấu các thuộc tính lặp Đánh dấu các thuộc tính thứ sinh (những thuộc tính tính toán hay suy ra

từ các thuộc tính khác) Loại bỏ thuộc tính thứ sinh ra khái danh sách

Gạch chân các thuộc tính khoá cho thông tin đầu ra

 ChuÈn hoá mức 1 (1.NF) dạng chuẩn thứ nhất yêu cầu trong mỗithực thể không được chứa các thuộc tính lặp Nếu có các thuộc tính lặp thìtách các thuộc tính lặp đó ra thành các thực thể con Gán thêm cho nó mộttên, tìm cho nó một thuộc tính định danh riêng và thêm thuộc tính định danhcủa thực thể gốc

 Chuẩn hóa mức 2 (2.NF) dạng chuẩn thứ hai yêu cầu tất cả các thuộctính trong tệp thực thể phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá Điều này cónghĩa là với tệp thực thể có khoá là một thuộc tính coi nh thoả mãn dạng

chuẩn thứ hai Đối với những tệp thực thể có khoá gồm nhiều thuộc tính ghéplại trong đó có những thuộc tính là cần thiết nhưng chỉ phụ thuộc vào một bộphận của khoá thì đưa nó thành một tệp thực thể mới, với khoá là bộ phậnkhoá của tệp thực thể ban đầu mà nó phụ thuộc hàm.

 Chuẩn hoá mức 3(3.NF) dạng chuẩn thứ ba yêu cầu trong một tệpthực

thể không được phép có sự phụ thuộc bắc cầu giữa các thuộc tính Nếu thuộctính Z phụ thuộc hàm vào thuộc tính Y, Y phụ thuộc hàm vào thuộc tính X thìtách chúng thành hai danh sách chứa quan hệ Z và Y và danh sách chứa quan

hệ Y với X Xác định khoá và tên cho danh sách mới

 Mô tả các tệp Mỗi tệp thực thể sau khi chuẩn hoá mức ba sẽ là mộttệp cơ sở dữ liệu Biểu diễn các tệp theo ngôn ngữ của cơ sở dữ liệu về tệp.Tên tệp viết chữ in hoa nằm phía trên Các thuộc tính nằm trong các ô Gạchchân thuộc tính khoá

Bước 3: tích hợp các tệp để chỉ ra một cơ sở dữ liệu

Bước 4: Xác định khối lượng dữ liệu cho từng tệp và toàn bộ sơ đồ.Bước 5: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và thiết lập sơ đồ cấu trúc

dữ liệu

Thiết kế cơ sở dữ liệu bằng phương pháp mô hình hoá

Các khái niệm thường dùng:

Liên kết (Association): thể hiện mối liên hệ tồn tại giữa các thực thể

Số mức của liên kết: số lần xuất của thực thể A tương tác với mỗi lầnxuất của thực thể B và ngược lại

 Liên kết một - một: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết với chỉmột lần xuất của thực thể B và ngược lại

 Liên kết một - nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết vớimột hoặc nhiều lần xuất của thực thể B Mỗi lần xuất của thực thể B chỉ liênkết với duy nhất một lần xuất của thực thể A

 Liên kết nhiều - nhiều: mỗi lần xuất của thực thể A được liên kết vớimột hoặc nhiều lần xuất của thực thể B và mỗi lần xuất của thực thể B đượcliên kết với một hoặc nhiều lần xuất của thực thể A.

2.3.4.2 Thiết kế logic xử lý và tính khối lượng xử lý

Thiết kế logic xử lý được thực hiện qua phân tích tra cứu và phân tíchcập nhật

Phân tích tra cứu: là tìm hiểu xem bằng cách nào để có được nhữngthông tin đầu ra từ những tệp đã được thiết kế trong phần thiết kế cơ sở dữliệu Phân tích tra cứu giúp cho việc xem xét lại khâu thiết kế cơ sở dữ liệu đãhoàn tất chưa, phát triển một phần logic xử lý để tạo các thông tin đầu ra Kếtquả của việc phân tích này được thể hiện bằng sơ đồ phân tích tra cứu

Phân tích cập nhật: thông tin trong cơ sở dữ liệu phải được cập nhậtmột cách thường xuyên đảm bảo cơ sở dữ liệu phản ánh tình trạng mới nhấtcủa các đối tượng mà nó quản lý

Tính khối lượng xử lý tra cứu, cập nhật

Để tính khối lượng xử lý tra cứu, cập nhật ta tìm cách qui đổi khối lượng hoạt đông của các thao tác xử lý cơ sở đó về theo khối lượng xử lý củamột thao tác cơ sở được chọn làm đơn vị

2.3.5 Thiết kế vật lý ngoài

Thiết kế vật lý ngoài là giai đoạn rất quan trọng trong phân tích thiết kế

hệ thống thông tin Thiết kế vật lý ngoài là mô tả chi tiết phương án của giảipháp được chọn ở giai đoạn trước

Các nhiệm vụ chính của thiết kế vật lý ngoài bao gồm:

 Lập kế hoạch

 Thiết kế chi tiết các giao diện vào ra: đây là công việc quantrọng, bởi nó trực tiếp liên quan đến người sử dụng Thiết kế vào ra khôngnhững đẹp, hợp lý mà còn phải giúp người sử dụng thực hiện dễ dàng hơncông việc của họ

Thiết kế vật lý các đầu ra: có hai nhiệm vụ là lựa chọn vật mang tin vàsắp đặt các thông tin trên đầu ra Có 4 vật mang tin là giấy, màn hình, tiếngnói và vật mang tin từ tính và quang tính Mỗi vật mang tin này đều có những

ưu và nhược điểm riêng Tuỳ vào hệ thống của mình mà chọn vật mang tincho phù hợp Việc bố trí thông tin trên vật mang sao cho phải thể hiện tốt nhấtnội dung của thông tin

Thiết kế vào: thiết kế vào nhằm mục tiêu thiết kế các thủ tục nhập dữliệu có hiệu quả và giảm thiểu sai sót Thiết kế vào bao gồm: lựa chọn phươngtiện, thiết kế khuôn dạng cho thông tin nhập vào

 Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá: có 4 cáchthức thực hiện việc tương tác với hệ thống tin học hoá là: giao tác bằng tậphợp lệnh, giao tác bằng các phím trên bàn phím, giao tác qua thực đơn, giaotác dựa vào các biểu tượng

 Thiết kế các thủ tục thủ công

 Chuẩn bị và trình bày báo cáo

2.3.6 Triển khai hệ thống thông tin

Mục tiêu chính của giai đoạn này là xây dựng một hệ thống hoạt độngtốt Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn này là phần mềm Những côngđoạn chính của giai đoạn này bao gồm:

 Lập kế hoạch triển khai: lựa chọn các công cụ là nhiệm vụ quantrọng Tồn tại nhiều ngôn ngữ lập trình với ưu và nhược điểm của nó Tuỳ vàotình hình thực tế mà lựa chọn ngôn ngữ lập trình cho phù hợp

 Thiết kế vật lý trong nhằm mục đích đảm bảo độ chính xác củathông tin và làm hệ thống mềm dẻo Ýt chi phí Hai bộ phận của hệ thống là

cơ sở dữ liệu và các xử lý

Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý trong nhằm mục đích tìm cách tiếp cận tới

dữ liệu nhanh và hiệu quả Có hai phương thức quan trọng để đạt mục đíchtrên là chỉ số hoá các tệp và thêm dữ liệu hỗ trợ cho các tệp

Thiết kế vật lý trong các xử lý Để thực hiện tốt các xử lý cho phép viếttốt các chương trình sau này IBM đưa ra phương pháp IPT- HIPO (ImprovedProgramming Technologies Hierarchical Input Process Output) kĩ thuật pháttriển chương trình phân cấp theo Vào - Xử lý - Ra.

 Lập trình là quá trình chuyển đổi các đặc tả thiết kế vật lý thành phầnmềm máy tính do các lập trình viên đảm nhận

 Thử nghiệm chương trình là quá trình tìm lỗi Mục đích của nó là đảmbảo tất cả các thành phần của chương trình ứng dụng đều được thiết kế vàtriển khai đúng với yêu cầu đề ra

 Hoàn thiện hệ thống các tài liệu, đào tạo người sử dụng

2.3.7 Các phương pháp cài đặt hệ thống

Có 4 kiểu phương pháp cài đặt cơ bản

2.3.7.1.Cài cặt trực tiếp

Theo phương pháp này thì hệ thống mới được đưa vào hoạt động ngay

và dừng hoạt động của hệ thống cũ Phương pháp này tương đối mạo hiểm,tốn thời gian Tuy nhiên nó Ýt tốn kém

2.3.7.2.Cài đặt song song

Theo phương pháp này thì cả hai hệ thống cũ và mới cùng hoạt động.Phương pháp này khi đưa vào áp dụng rất an toàn song sẽ rất tốn kém vì cùnglúc phải duy trì cho cả hai hệ thống cũ và mới

2.3.7.3.Cài đặt thí điểm cục bộ

Phương pháp này kết hợp giữa hai phương pháp cài đặt trực tiếp và càiđặt song song Phương pháp này đơn giản với người sử dụng vì họ làm việcvới một hệ thống, nhưng là gánh nặng với nhà quản lý khi họ phải quản trị hai

hệ thống một lúc

2.3.7.4.Chuyển đổi theo giai đoạn

Theo phương pháp này một hay một vài modun được chuyển đổi mộtcách dần dần sau đó là mở rộng và tiến tới chuyển toàn bộ hệ thống

2.3.8 Hệ thống quản lý vật tư thiết bị

Vật tư thiết bị là tài sản của Công ty dưới hình thức hiện vật Vật tưthiết bị của Công ty có thể mua ngoài thị trường hay do Công ty tự sản xuất ra

để xuất cho các đơn vị sản xuất hoặc xuất nội bộ giữa các kho

Quản lý vật tư thiết bị là quản lý số lượng và trị giá vật tư thiết bị nhậpkho, xuất kho hàng tháng Theo dõi tình hình hàng tồn kho dưới dạng chi tiếtcũng như tổng hợp Từ những tính toán về số lượng, trị giá vật tư nhập - xuất

- tồn kho tiến hành lập các báo cáo cho nhà quản lý

Do vật tư thiết bị có giá trị biến động trong từng thời kì nên để tính giávật tư thiết bị tồn kho thì có những phương pháp tính nh sau:

 Phương pháp tính theo giá đích danh (còn gọi là phương pháp trực tiếphay phương pháp đặc điểm riêng) được áp dụng cho các doanh nghiệp có Ýtloại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được Theo phương phápnày vật tư, thiết bị được xác định theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từlúc nhập vào đến lúc xuất kho Khi xuất theo lô nào (cái nào) sẽ tính theo giáthực tế của lô (cái) đó

 Phương pháp tính theo giá đơn vị bình quân gia quyền được áp dụngcho từng loại vật tư, thiết bị tồn kho, trong đó, giá trị trung bình có thể đượctính theo thời kì hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về Để tính giá gốc vật

tư, thiết bị tồn kho từng loại vật tư, thiết bị xuất kho sử dụng công thức sau:

Giá thực tế từng loại vật tư xuất kho = Số lượng từng loại * giá đơn vị bình quân

Khi vận dụng phương pháp giá đơn vị bình quân gia quyền, có thể chọn mộttrong ba cách tính sau:

 Tính theo giá đơn vị bình quân (bq) cả kỳ dự trữ Cách này tuyđơn giản dễ làm nhưng độ chính xác không cao

Giá đơn vị bq cả kỳ dự trữ = Giá thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ/ Lượng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

 Tính theo giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước

Giá đơn vị bq cuối kỳ trước = Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kì (hoặc cuối kỳ trước) / Lượng thực tế tồn kho đầu kỳ (hoặc cuối kỳ trước)

 Tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Cách tính nàyvừa chính xác, vừa cập nhật tuy nhiên lại tốn nhiều công sức, tính toán nhiềulần.

Giá đơn vị bq sau mỗi lần nhập =Giá thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập / Lượng thực tế từng loại tồn kho sau mỗi lần nhập

 Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO): cơ sở của phương phápnày là giá thực tế của vật tư, thiết bị và giá mua thực tế của vật tư, thiết bịnhập kho trước sẽ được dùng để tính giá thực tế của vật tư, thiết bị xuất trước

và do vậy giá của vật tư, thiết bị tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của vật tư,thiết bị nhập kho sau cùng Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá

cả ổn định hoặc có xu hướng giảm

 Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): áp dụng dựa trên giả định làvật tư, thiết bị được mua hoặc sản xuất sau thì được xuất trước và vật tư, thiết

bị tồn kho còn lại cuối kỳ là vật tư, thiết bị được mua hoặc sản xuất trước đó.Phương pháp này thích hợp trong trường hợp lạm phát

Trong bài luận văn tốt nghiệp này chương trình sẽ tính giá vật tư thiếtbị

theo phương pháp giá đích danh

Bằng cách sử dụng máy tính điện tử với sự hỗ trợ của phần mềm cácnhân viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng và theomét qui trình nhất định mà không đòi hỏi nhân viên có kiến thức nhiều vềmáy vi tính Các chứng từ ghi nhận, phát sinh kinh tế hàng ngày được cậpnhật một cách đều đặn vào cơ sở dữ liệu hợp nhất và từ cơ sở dữ liệu này cácbáo cáo phục vụ công tác quản trị và công tác tài chính được xuất theo yêucầu

2.4.Giới thiệu công cô lập trình.

Mirosoft Access là một trong những hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sửdụng nhiều nhất ở nước ta Trên thế giới, so với các hệ quản trị cơ sở dữ liệukhác nh Microsoft Foxpro/ Visual foxpro, Oracle nó giành được phần chia lớn

nhất trên thị trường Access là một trong những bộ chương trình quan trọngnhất thuộc tổ hợp chương trình Microsoft Office Professional do hãng phầnmềm Microsoft Cooperation sản xuất Phiên bản đầu tiên ra đời năm 1989 từ

đó đến nay Access không ngừng cải tiến và có nhiều phiên bản ra đời

Mirosoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu có nhiều công cụ giúptổng hợp, truy xuất thông tin mét cách thuận tiện và nhanh chóng, có một thưviện các hàm phong phó và đa dạng

Access cung cấp hai phương pháp truyền thống để bảo mật là đặt mậtkhẩu để mở cơ sở dữ liệu và bảo mật ở mức người dùng Ngoài hai phươngpháp này Access còn cho phép tách rời những đoạn chương trình Visual Basic(mà người khác có thể sửa đổi) ra khỏi cơ sở dữ liệu của mình đồng thời ngăncản sự thay đổi thiết kế của các form, report và module bằng cách cất cơ sở

dữ liệu thành một tệp MDE

VBA (Visual Basic Aplication) là ngôn ngữ lập trình được sử dụng đểtạo ra các hàm, các thủ tục để xử lý các đối tượng do Access tạo ra VisualBasic giúp giải quyết các phần việc mà Access không làm được, xử lý cácứng dụng và làm hoàn chỉnh hơn các ứng dụng Visual Basic có ưu điểm:

- Làm cho cơ sở dữ liệu dễ bảo trì hơn: nếu di chuyển hay copy métform hay report từ cơ sở dữ liệu này sang cơ sở dữ liệu khác thì các thủ tụcgắn vào form hay report sẽ di chuyển theo

- Tạo hàm theo ý mình: Access có rất nhiều hàm (built in function), khidùng Visual Basic có thể tạo các hàm theo ý mình để tính ra một giá trị theocác những công thức hay qui trình phức tạp

- Báo lỗi hay xử lý theo ý mình: Visual Basic giúp người dùng pháthiện lỗi, hiện ra những thông báo dễ hiểu (bằng tiếng Việt) đôi khi tự độngsửa lỗi

- Tạo và điều khiển các đối tượng: Visual Basic cho phép có thể điềukhiển tất cả các đối tượng trong cơ sở dữ liệu và bản thân cơ sở dữ liệu nữa

- Xử lý từng bản ghi: có thể dùng Visual Basic để xử lý từng bản ghitrong một tập hợp nào đó.

- Tiến hành các hành động ở mức hệ thống: Visual Basic cho phépkiểm tra xem một tệp có tồn tại trên hệ thống hay không, có thể giao lưu vớicác ứng dụng khác nh Excel thông qua Automation (một cách giao tiếp vớicác đối tượng của một ứng dụng từ những ứng dụng khác) hay Dynamic DataExchange (DDE - mét giao thức để trao đổi dữ liệu giữa ứng dụng dựa trênWindows) và có thể dùng các hàm trong Dynamic - Link Libraries (DLLs -thư viện liên kết động: tập hợp các chương trình con có thể được gọi từ cácthủ tục Visual Basic rồi được nạp và kết nối với ứng dụng khi thực hiện)

- Visual Basic hỗ trợ lập trình hướng đối tượng (Object - OrientedPrograming) giúp dễ dàng cho việc bảo trì hệ thống và giảm chi phí pháttriển

Chương III Phân tích thiết kế chương trình quản lý vật tư thiết bị tại công

ty cổ phần LILAMA Hà Nội

3.1 Khảo sát hệ thống

3.1.1 Mục tiêu xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư thiết bị

Mét trong những nhiệm vụ chính của Công ty là kinh doanh có lãi.Quản lý vật tư thiết bị hiệu quả sẽ là một yếu tố góp phần làm tăng doanh thucho Công ty Với lượng vốn lớn mà Công ty bá ra cho việc mua sắm vật tưthiết bị thì những nghiệp vụ nh xuất vật tư thiết bị đúng thời điểm khi đội sảnxuất có yêu cầu, lượng tồn kho không vượt quá mức cho phép, có những báocáo về số lượng cũng như trị giá vật tư chính xác và kịp thời… là mục tiêucần đạt được Từ trước đến nay phương pháp thủ công đã mang lại không Ýtnhững sai sót, bất tiện trong công việc chẳng hạn nh việc tính toán sai giá trịhàng nhập kho hay nhầm lẫn trong kiểm kê vật tư thiết bị, tốn nhiều thời giantrong tra cứu và lập báo cáo thống kê… sẽ mang lại những tổn thất cho Công

ty Vì vậy xây dùng chương trình quản lý vật tư thiết bị sao cho phù hợp vớiđặc trưng của Công ty là cần thiết nhằm phần nào khắc phục những sai sót vàđáp ứng những nhu cầu ngày càng cao của công việc

Hệ thống phải đáp ứng được: quản lý số liệu nhập, xuất, tồn của từng vật

tư, thiết bị đầu vào cho các phòng ban chức năng, các đội sản xuất Quản lýcác mã mặt hàng, nhà cung cấp, đội sản xuất… Báo cáo tổng hợp, báo cáo chitiết số liệu từng loại mặt hàng, số liệu chi tiết của từng đội sản xuất, của từngkho

Đối với người khai thác hệ thống: khả năng truy nhập dữ liệu nhanhchóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khảnăng phát hiện lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, thống nhất về phươngpháp làm việc tạo cho người sử dụng thao tác dể dàng

3.1.2 Mô tả bài toán

Bài toán mô tả qui trình nhập, xuất vật tư thiết bị tại công ty cổ phầnLILAMA Hà Nội

- Khi đơn vị sản xuất có yêu cầu vật tư thiết bị, đơn vị sản xuất tiếnhành lập phiếu yêu cầu - Bảng yêu cầu cấp vật tư thiết bị

- Bảng yêu cầu vật tư thiết bị của đơn vị sản xuất được gửi tới Giámđốc, nếu được duyệt phòng cung ứng vật tư sẽ chịu trách nhiệm tìm hiểuthông tin về vật tư thiết bị đó: giá cả, chất lượng, thời gian giao hàng…sau đólập báo cáo

- Báo cáo được trình lên Giám đốc, nếu được duyệt, phòng tài vụ cấptạm ứng và tiến hành mua vật tư

- Vật tư mua được bộ phận kiểm tra và nhân viên phòng cung ứngkiểm tra chất lượng và số lượng Nếu không đảm bảo chất lượng thì liên hệbảo hành với nhà cung cấp Nếu không đủ số lượng thì yêu cầu cấp thêm

- Cuối mỗi ngày thủ kho sẽ vào sổ và vào thẻ kho số lượng vật tưnhập, xuất trong ngày và tính toán lượng tồn kho của từng vật tư thiết bị

- Mỗi vật tư thiết bị sẽ tương ứng với một thẻ kho

- Dựa vào hạn mức vật tư thiết bị do đơn vị sản xuất đưa lên đã đượcGiám đốc duyệt, phòng vật tư sẽ cấp dần vật tư thiết bị theo tiến độ thi côngcủa đơn vị cho đến hết hạn mức

- Nếu hết hạn mức mà công việc chưa xong đơn vị sản xuất tiến hànhlàm bổ xung dự trù

- Đối với vật tư thiết bị thừa, dùng không hết tiến hành nhập trở lạikho

- Có ba hình thức thanh toán đối với vật tư thiết bị mua là chuyểnkhoản, tiền mặt và trả chậm

- Giá vật tư thiết bị được tính theo giá đích danh

- Vào số dư đầu năm vào 0 giờ ngày mùng 1 tháng 1

Hỡnh 3.1 Sơ đồ mụ tả hệ thống quản lý vật tư thiết bị hiện tại

3.1.3 Yờu cầu của chương trỡnh

Chương trỡnh quản lý vật tư thiết bị tại cụng ty cổ phần LILAMA

Hà Nội gồm cỏc chức năng chớnh sau

 Quản lý danh mục:

- Cập nhật thụng tin mới về vật tư, thiết bị, nhõn viờn, nhà cung cấp, kho,đơn vị sản xuất vào cỏc tệp danh mục

- Xem cỏc thụng tin liờn quan theo mó số Vớ dụ cho phộp xem thụng tin

về qui cỏch, đơn giỏ vật tư, thiết bị…theo mó vật tư, thiết bị

- Hiệu chỉnh thụng tin khi cú yờu cầu

- Xoỏ thụng tin khụng cần dựng Vớ dụ nh khi một nhõn viờn thụi việcchức năng xoỏ sẽ xoỏ thụng tin liờn quan đến nhõn viờn đú ra khỏi tệp danhmục nhõn viờn

 Quản lý xuất - nhập:

Bảng yêu cầu

vật t , thiết bị Bảng yêu cầu vật t , thiết bị đã duyệt. Hoá đơn gtgt

hàng đã duyệt

Thẻ khoGiấy dự trù cấp

vật t

Giấy dự trù cấp

vật t đ ợc duyệt

Báo cáo tổng hợp

Để tiện cho việc quản lý vật tư, thiết bị xuất nhập, cuối mỗi ngày thủ kho

sẽ thống kê từng loại vật tư về: lượng nhập, lượng xuất, lượng tồn Dựa vàothẻ kho người điều hành sẽ biết được thông tin cần thiết

- Nhập số liệu cho phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, chi tiết phiếu xuấtkho, chi tiết phiếu nhập kho

- Hiệu chỉnh số liệu nếu có yêu cầu

- Tính lượng xuất kho, nhập kho, tồn kho vật tư: đây là chức năng quan

trọng để tính toán số lượng và trị giá vật tư

TONCK = TONDK - XUATTK + NHAPTKTONCK: vật tư, thiết bị tồn kho tháng (kỳ)

TONDK: vật tư, thiết bị tồn kho tháng (kỳ) trước

XUATTK: vật tư, thiết bị xuất trong tháng (kỳ)

NHAPTK: vật tư, thiết bị nhập trong tháng (kỳ)

 Xuất các báo cáo:

- In các chứng từ nh: phiếu xuất, phiếu nhập…

- Xuất báo cáo vật tư, thiết bị theo tháng

- Xuất các báo cáo tổng hợp, chi tiết từng loại vật tư, số liệu chi tiếtcho từng đội sản xuất

3.1.4 Kết quả xác định yêu cầu cung cấp cho giai đoạn tiếp theo

Nh©n viªn

M¸y tÝnh

B¸o c¸o tæng hîp xuÊt theo th¸ng

B¸o c¸o tæng hîp xuÊt - nhËp

- tån theo th¸ng

Hình 3.2 Kết quả xác định yêu cầu

3.1.5 Đánh giá khả thi

 Đánh giá khả thi về mặt tổ chức :

- Chương trình đáp ứng tính chính xác của công việc

- Tèn Ýt thời gian và chi phí đào tạo sử dụng

- Người sử dụng sẵn sàng tham gia vào việc sử dụng

 Đánh giá khả thi về mặt kĩ thuật:

Hiện tại phòng cung ứng vật tư đang sử dụng máy tính PC Pentium IV, có cài đặt Hệ Điều Hành Windown XP tạo điều kiện dễ dàng choviệc cài đặt chương trình mới

- Đánh giá khả thi về mặt tài chính:

- Chi phí cho việc khai thác dữ liệu không tốn kém

Khó khăn: khó khăn về mặt thời gian do chỉ có 4 tháng cho việc hoànthành công việc, hạn chế về mặt kiến thức

3.2 Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư, thiết bị tại công ty cổ phần LILAMA Hà Nội

Sau giai đoạn khảo sát, tiến hành phân tích thiết kế theo các bước sau:

- Dựa vào mô tả chương trình vẽ sơ đồ luồng thông tin cho hệ thống

- Dựa trên sơ đồ chức năng kinh doanh (BFD) tạo menu hệ thống

- Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD)