Phát triển kỹ năng quản trị

Sự khác nhau về nhận thức ở mỗi người được thấy rõ ở những gía trị ưu tiên củamỗi người và ở những biểu hiện về sự Thành thục giá trị, về Phong cách học, về nhữngĐịnh hướng có thể thay đ

Phát triển kỹ năng quản trị

Biên tập bởi:

nguyenthiloan

Phát triển kỹ năng quản trị

Biên tập bởi:

nguyenthiloan

Các tác giả:

nguyenthiloanQuốc Tuấn Nguyễn

Phiên bản trực tuyến:

http://voer.edu.vn/c/ffec356d

MỤC LỤC

1 Tự nhận thức

2 Quản trị Stress

3 Giải quyết vấn đề sáng tạo

4 Hướng dẫn, tư vấn và truyền thông hỗ trợ

5 Quyền lực và ảnh hưởng

6 Tạo động lực làm việc

7 Làm việc nhóm

Tham gia đóng góp

Tự nhận thức

Tóm tắt

Ngày nay, các tập đoàn lớn của Mỹ đã khám phá ra sức mạnh to lớn trong việc pháttriển kỹ năng tự nhận thức của các nhà quản trị trong tổ chức Mỗi năm, hàng triệu nhàđiều hành hoàn tất việc thiết kế những công cụ để nâng cao những Kỹ năng tự nhận thứctrong tổ chức của mình, những tập đoàn tiêu tiêu biểu áp dụng những công cụ này nhưApple, AT&T, CitiCorp, Exxon, General Electric, HoneyWell, 3M và kể cả quân đội

Mỹ Sự khác nhau về nhận thức ở mỗi người được thấy rõ ở những gía trị ưu tiên củamỗi người và ở những biểu hiện về sự Thành thục giá trị, về Phong cách học, về nhữngĐịnh hướng có thể thay đổi và về Khuynh hướng giao tiếp của họ với những người khác,nắm rõ được những sự khác nhau này sẽ giúp cho nhiều công ty có thể giải quyết mộtcách tốt hơn những vấn đề trong tổ chức mình như: xung đột giữa các cá nhân với nhau,

sự không hiệu quả trong việc truyền đạt thông tin, sự đánh mất lòng tin lẫn nhau và thậmchí là những sự hiểu lầm lẫn nhau Sau khi yêu cầu 100 nhà quản trị hàng đầu trên thếgiới trải qua một cuộc kiểm tra và khoá đào tạo về Kỹ năng nhận thức, thì giám đốcchủ tịch của công ty Bảo Mật Mạng Máy Tính thuộc Tập đoàn Hiltton Hotels & BudgetRent-a-Car đã phát biểu rằng:

“Thực sự là chúng tôi đã gặp phải một số vấn đề liên quan đến sự nhận thức Tôi nhận

ra rằng tôi đã gặp một sự quá tải trong việc nhận được những thông tin từ những người khác và nhờ khoá đào tạo này đã giúp chúng tôi rất nhiều trong việc thấu hiểu những người khác và từ đó nó cũng đã tạo cho chúng tôi một sự thuận lợi trong việc làm ra những quyết định hiệu quả Và từ đó, chúng tôi nghĩ rằng chúng tôi sẽ không thể vượt qua những cuộc khủng hoảng của tổ chức nếu như chúng tôi không trải qua khoá học

về sự nhận thức này”

Những khóa học về nhận thức như thế này không chỉ giúp các nhà quản trị có thể “đánhthức” những khả năng về sự nhìn nhận và thấu hiểu của họ đối với mọi người xungquanh, mà nó còn giúp họ rất nhiều trong việc hiểu rõ được nguồn gốc của những sựkhác nhau ở những người khác nhau Trong những hoạt động đời sống cũng như côngviệc, hầu hết tất cả mọi người đều phải đối mặt với những cá nhân có sự khác nhau vớichúng ta về tính cách, sự nhìn nhận về giá trị và có những định hướng…Lực lượng laođộng ngày càng đông hơn về số lượng và gồm nhiều thành phần khác nhau, thay đổimột cách khôn lường Tham gia các khoá đào tạo về sự nhận thức là một hướng đi đúng,

và bài thảo luận được thực hiện trong chương này được xem như là một công cụ giátrị trong việc giúp mọi người nâng cao hơn nữa sự thông cảm, thấu hiểu và thích nghivới tính đa dạng mà họ là những người phải đối mặt với nó trong công việc cũng nhưtrong trường học Tự nhận thức được xem là một chìa khoá để hình thành những kiến

kiện tiên quyết để đưa đến những sự thành công trong hoạt động quản trị Mặc dù nó làrất cần thiết để học những kỹ năng giao tiếp và sự tương tác giữa các thành viên trongnhóm Sự thành công trong việc phát triển những kỹ năng trong những lĩnh vực cốt yếu

sẽ chỉ xuất hiện đối với những cá nhân làm việc trong những tổ chức lấy sự nhận thứclàm nền tảng cho những hoạt động của tổ chức đó Sau đây là sự minh hoạ khá thú vị

về những hành vi có tính trái ngược nhau: Chúng ta có thể biết những người khác thôngqua sự hiểu biết về chính chúng ta rồi áp đặt lên họ, nhưng chúng lại chỉ có thể biết vềchính chúng ta thông qua việc hiểu biết những người khác Nhờ có được những thôngtin về những ngưòi khác, thông qua những sự biểu hiện bên ngoài mà chúng ta thấy ở

họ, chúng ta tích lũy chúng và hình thành nên những kinh nghiệm trong khi tương tácvới họ, và như thế chúng ta có thể có được khả năng quản lý và khả năng giao tiếp mộtcách thành công, hiệu quả với họ Nếu chúng ta không có sự nhận thức, thì chắc chắnchúng ta sẽ không thể có được những nền tảng cơ bản để thấu hiểu về những ngườikhác Việc tự thừa nhận sẽ dẫn đến việc thừa nhận và thấu hiểu những người khác NhưHairris (1981) đã nói rằng:

“Tất cả mọi thứ đều có một điểm bắt đầu, kế cả đó là những hành động tạo sự khó chịu trong những buổi tiếp xúc ban đầu, vì ở trong tiềm thức mỗi chúng ta đều có tồn tại một sự ngăn cách nào đó Và những điều chúng ta biết về chính chúng ta bao giờ nó cũng đến từ bên ngoài và nó được kiểm nghiệm lại thông qua những loại kinh nghiệm

mà chúng ta có được, và những đièu mà chúng ta biết về những người khác bao giờ nó cũng chỉ đến từ việc suy luận kết hợp với sự cảm nhận chủ quan của chính chúng ta”.

3 Hiểu rõ và chấp nhận sự khác biệt giữa các cá nhân

4 Các yếu tố cốt lõi của tự nhận thức

1 Giá trị

2 Phong cách học

3 Thái độ đối với sự thay đổi

4 Định hướng giao tiếp giữa các cá nhân

5 Tóm tắt chương

6 Hướng dẫn hành vi

Tham khảo chi tiếtở đây

Quản trị Stress

Tóm tắt

Chúng ta đã bắt đầu chương này bằng các tóm lược theo mô hình tương đối đơn giản:

4 loại stress - thời gian, đối đầu, hoàn cảnh, và lường trước - gây ra các phản ứng cánhân về sinh học, tâm lý học và xã hội của cá nhân Những phản ứng này bịkìm hảmbởi khả năng hồi phục mà cá nhân phát triển theo thời gian để đối phó với stress Mộtcách tốt nhất để hạn chế stress là nhằm hạn chế quản lý thời gian, uỷ quyền, thiết kếlại công việc, sắp xếp thứ tự ưu tiên, và hoạch định.Chiến lược quản lý stress hữu hiệunhất là tăng cường khả năng tự hồi phục Stress có thể gây ra các tác động phá hoại.Hậu quả của chúng có thể là mất khả năng tập trung, lo lắng, suy nhược đến rối loạntiêu hoá, kháng thể kém đối với bệnh tật, và bệnh tim Đối với các tổ chức, hậu quả củachúng là sự vắng mặt, tinh thần công nhân thấp đến tai nạn và tỷ lệ thuyên chuyển cao(Sailer, Schlacter, và Edwards 1982; Selye, 1976) Đáng tiếc, các diễn đàn khoa học chỉtập trung vào hậu quả của stress Rất ít đề cập đến làm thế nào để đối phó hiệu quả vớistress thậm chí chỉ ra cách phòng ngừa Chúng ta thảo luận bằng mô hình để hiểu stress

và học cách đối phó với chúng Mô hình này xác định các loại stress gặp phải chủ yếubởi người quản lý, các hành động cơ bản đối với stress, và một số nguyên nhân mà ai

đó trải qua nhiều hành động tiêu cực (tiết lộ công việc) hơn những người khác Phần saucùng sẽ trình bày một số quy tắc chung để quản lý và thích nghi với stress, cùng với một

số ví dụ cụ thể và các hướng dẫn thuộc về hành vi

Mô hình stress đưa ra trong hình 2.1 bao gồm 3 thành phần cơ bản Thứ nhất, cảm nhậnstress đến từ loại stress nào đó Chúng có thể được xem là tác nhân gây ra các phản ứng

cá nhân về sinh lý và tâm lý cá nhân Mặc dù ở mức độ stress vừa phải hướng đến việctăng kết quả thực hiện và sự thoả mãn Mức stress cao trong thời kỳ dài có thể đến bệnh

lý (lo âu, bệnh tim, suy nhược thần kinh)

Bốn loại chính của stress - thời gian, lường trước, tình trạng, đối phó Mỗi loại tạo rakết quả tiêu cực Tuy nhiên các cá nhân sẽ khác nhau về mức độ các loại stress này, và

có thể dẫn đến kết quả bệnh lý hay tâm thần Những gì mà Eliot và Breo (1984) gọi là

“hot reactors” có nghĩa là họ chịu đựng những phản ứng tiêu cực rất cao từ stress, một

số người khác thì có khả năng phục hồi tốt hơn Điều kiện thể lực, các đặc tính nhâncách, các cơ chế hỗ trợ xã hội trong việc giảm nhẹ stress Khả năng đối phó với stressđược xem như khả năng phục hồi Về tác động, phục hồi hoạt động như là tiêm chủng

để chống lại các ảnh hưởng stress Điều này giúp giải thích tại sao các vận động viênthực hiện tốt hơn trong các trận “thi đấu lớn” trong khi những người khác thì thực hiệntồi tệ

Một số nhà quản lý trông có vẻ như những nhà chiến lược tài ba khi trong tình thế lâmnguy, trong khi những người khác ẩn mình dưới các áp lực.

Các cá nhân cũng muốn sử dụng các phương pháp khác nhau để đối phó với stress Một

số phương pháp, như là rút lui, tham chiến, chán nản có khuynh hướng phản tác dụng.Các phương pháp khác cải thiện điều kiện sức khoẻ và cảm xúc, thiết lập một hệ thống

hỗ trợ xã hội, và thư giãn, cho phép các nhà quản lý khai thác lợi ích tích cực từ stress,như là kiểm tra các kỹ năng giải quyết vấn đề, giao tiếp Trong việc quản lý stress, sửdụng cách tiếp cận phân tầng cụ thể được xem là hiệu nghiệm nhất Thứ nhất, cách

hiệu quả nhất để quản lý stress là hạn chế và tối thiểu hoá về stress với các chiến lược

chủ động Những điều này tạo ra một môi trường mới cho các cá nhân không có stress

(Weick, 1979) Một cách tiếp cận thứ hai cho các cá nhân tăng cường khả năng của họ

để khống chế stress, đó là tăng khả năng hồi phục Cách này được gọi là cách tiếp cận

tiên phong và được thiết kế với hành động chủ động nhằm chống lại các tác động tiêu

cực của stress Thứ ba, việc phát triển các kỹ thuật ngắn hạn để đối phó với stress là cần thiết khi yêu cầu các phản hồi trực tiếp Chúng là cách tiếp cận bị động mà mọi người

có thể áp dụng ngay tại chổ như là một phương thuốc để giảm tạm thời tác động củastress

Nội dung

1 Tăng cường hiệu quả cá nhân thông qua quản lý Stress

2 Quản lý Stress

3 Hạn chế Stress

1 Hạn chế stress thời gian thông qua quản lý thời gian

2 Các nguyên tắc quản lý thời gian

3 Các quy tắc của nhà quản lý

4 Hạn chế stress đối đầu và hoàn cảnh thông qua ủy thác khéo léo

5 Các hạn chế của ủy thác

6 Quyết định khi nào ủy thác

7 ủy thác công việc thích hợp

8 Hạn chế stress hoàn cảnh thông qua việc thiết kế công việc

9 Hạn chế stress lường trước thông qua việc phân loại ưu tiên và hoạchđịnh

4 Xây dựng sự phục hồi để kiểm soát Stress

7 Phục hồi mang tính xã hội

5 Các kỹ thuật làm giảm stress tạm thời

Tham khảo chi tiếtở đây.

Giải quyết vấn đề sáng tạo

Nếu không có vấn đề trong tổ chức sẽ không cần đến nhà quản trị

Chương này sẽ cung cấp các hướng dẫn và kĩ thuật để cải tiện kĩ năng giải quyết vấn đề

trò quan trọng, đặc biệt trong việc cải thiện mức chất lượng và lợi thế cạnh tranh

Xác định vấn đề là bước đầu tiên Nó liên quan đến việc chuẩn đoán tình thế mà vấn đềxuất hiện chứ

không phải chuẩn đoán triệu chứng của nó Ví dụ, mục đích bạn phải giải quyết vấn đềmột nhân viên làm việc

không đúng thời gian Làm việc chậm có thể là vấn đề, hay là một triệu chứng ẩn phíasau như sức khoẻ kém,

không được đào tạo, hệ thống phần thưởng không kích thích họ Do đó, việc xác địnhvấn đề yêu cầu nghiên

cứu nhiều thông tin Càng nhiều thông tin vấn đề càng được xác định chính xác NhưCharles Kettering đã nói:

“không phải những thứ bạn không biết là gây rắc rối cho bạn mà có thể những thứ bạnbiết chắc chắn lại gây rắc

rối cho bạn”

Những việc sau đây giúp cho việc xác định vấn đề tốt:

1 Các thông tin sẽ khác nhau nếu quan điểm và suy đoán khác nhau (dữ liệu khác nhau

tiêu chuẩn hay mong muốn nào đó bị sai lầm, nếu không đã không có vấn đề)

5 Xác định vấn đề là của ai (vấn đề bao giờ cũng liên quan đến một hay một vài người)

6 Xác định vấn đề không đơn giản là tìm một giải pháp trá hình (“vấn đề là cần phảigiảm bớt người”, đó

không phải là một vấn đề vì vấn đề đã được bắt đầu như một giải pháp)

Nhà quản trị thường đề nghị giải pháp trước khi xác định vấn đề và nó làm cho giảiquyết vấn đề sai.

Bước tiếp theo là tập hợp các giải pháp Đòi hỏi phải trì hoãn việc đánh giá lựa chọn giảipháp cho đến

khi hết các giải pháp Maire (1970) cho rằng chất lượng của giái pháp cuối cùng của vấn

đề phụ thuộc vào việc

xem xét sự đa dạng của các giải pháp khác nhau Do đó, đánh giá và chỉ trích phải đượctrì hoãn, không nên

thực hiện nó ngay khi giải pháp đầu tiên được đưa ra

Việc thu thập các phương án tốt là:

1 Trì hoãn việc đánh giá (mọi phương án phải được đưa ra trước khi đánh giá)

2 Các phương án phải được thu thập từ mọi người có liên quan đền vấn đề (sự tham giađông đảo của các

thành viên trong việc tập hợp phương án có thể cải tiến chất lượng giải pháp)

3 Việc tập hợp các giải pháp phải liên quan đến mục tiêu và chính sách của tổ chức

4 Các phương án được tập hợp phải xem xét cả những ảnh hưởng trong ngắn hạn và dàihạn

5 Các phương án được xây dựng từ nhiều người (một ý tưởng tồi có thể trở thành một

ý tưởng tốt nếu có

sự hiệu chỉnh, bổ sung ý kiến của người khác)

6 Các phương án chỉ để giải quyết vấn đề phải được định nghĩa (vấn đề khác cũng cóthể quan trọng,

những nên bỏ qua nếu nó không ảnh hưởng trực tiếp đến vấn đề đang xem xét)

Nội dung

1 Giải quyết vấn đề, sáng tạo và cải tiến

2 Các bước tiến trình giải quyết vấn đề thông thường

1 Xác định vấn đề

2 Tập hợp phương án

8 Các giai đoạn trong tư duy sáng tạo

9 Các phương pháp cải thiện việc xác định vấn đề

10 Tập hợp nhiều phương án

11 Những gợi ý để áp dụng kỹ thuật giải quyết vấn đề

12 Những nguyên lý quản trị để tạo sự đổi mới

13 Hướng dẫn hành vi

Tham khảo chi tiếtở đây

Hướng dẫn, tư vấn và truyền thông hỗ trợ

Tóm tắt

Trong thời đại truyền thông điện tử, phương tiện được sử dụng phổ biến nhất để gởithông điệp đến người khác là thông qua công nghệ thông tin Ngày nay, thư điện tử đãthống lĩnh các kênh truyền thông trong các tổ chức, và nó có ý nghĩa thúc đẩy dòngthông tin, chia sẻ kiến thức, thúc đẩy tính nhất quán trong truyền thông, chất lượng củaphản hồi, và tốc độ hay thời gian của chu kỳ truyền thông Tuy nhiên, các cuộc điều traquốc tế cho thấy rằng truyền thông trực tiếp vẫn là hình thức truyền thông phổ biến thứhai, và vẫn còn nhiều vấn đề chưa được giải quyết (Rosen, 1998) Một báo cáo kết luận:

“Công nghệ đi trước khả năng của con người trong việc nắm bắt và sử dụng nó, điều nàytrở thành một phần của vấn đề, không phải là một phần của giải pháp” (Công ty tư vấntruyền thông Synopsis, 1998) Những tồn tại của truyền thông điện tử bao gồm: (1) conngười bị tấn công bởi một lượng quá mức khổng lồ thông tin, lại được trình bày kém nên

họ không sẵn sàng tiếp nhận tất cả những thông tin truyền đến họ; (2) không ai có thể sửdụng đúng toàn bộ những thông tin nhanh này bởi nhiều thông tin không có ý nghĩa; và(3) việc dịch nghĩa chính xác và sử dụng thông tin vẫn phụ thuộc vào mối quan hệ giữangười nhận với người gởi Việc dịch nghĩa chính xác và phân phát thông tin hiệu quảphụ thuộc vào mối quan hệ giữa niềm tin và nội dung được chia sẻ Công nghệ khônglàm cho các thông tin trở nên hữu ích hơn trừ khi các quan hệ cá nhân tốt được đặt ra

hàng đầu Nói một cách đơn giản, quan hệ xác lập nên ý nghĩa của truyền thông.

Nhiều bài viết về truyền thông cá nhân tập trung vào độ chính xác của thông tin đượctruyền thông Người ta thường tập trung vào việc đảm bảo cho các thông điệp đượctruyền và nhận ít có khả năng bị thay đổi hay biến động so với nội dung ban đầu Kỹnăng truyền thông quan trọng nhất là truyền thông các thông điệp một cách rõ ràng,chính xác.Đặc biệt, trong ngôn ngữ, chúng ta gặp tình trạng truyền thông sai chỉ bởi vìnội dung của ngôn ngữ Cùng một từ nhưng có nhiều nghĩa và cách diễn nghĩa khácnhau phụ thuộc vào từng tình huống

Tục ngữ Trung Quốc có câu: “Người hay nói thì không biết Những người biết thì khôngnói” Cũng không khó mấy để hiểu được tại sao người Mỹ thường được xem là hỗn láo

và không chuẩn mực trong văn hóa châu Á Một vấn đề phổ biến mà các doanh nhân

Mỹ thường làm khi trở về sau chuyến công tác là thông báo rằng thương vụ đã bị phá

vỡ, họ chỉ đến để khám phá ra rằng họ không thực hiện được một cam kết nào cả Thôngthường, chuyện này xảy ra là do người Mỹ thường nghĩ rằng khi các đồng nghiệp ngườiNhật nói “hai”, từ “vâng” trong tiếng Nhật, thì điều này có nghĩa là họ đã cam kết Trongkhi đó, với người Nhật, điều này thường có nghĩa là “Vâng, tôi đang cố gắng hiểu ông,nhưng tôi không nhất thiết phải đồng ý với ông).”