Thảo luận kiểm toán bán hàng thu tiền

Tài liệu này dành cho sinh viên, giảng viên viên khối ngành tài chính ngân hàng tham khảo và học tập để có những bài học bổ ích hơn, bổ trợ cho việc tìm kiếm tài liệu, giáo án, giáo trình, bài giảng các môn học khối ngành tài chính ngân hàng

KIỂM TOÁN

UP

Nguyễn Thị Hải Yến

Kiểm soát nội bộ, trắc nghiệm chu trình bán hàng

Đặc điểm các khoản phải thu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu

Đặc điểm các khoản phải thu và thủ tục kiểm toán các khoản phải thu

Kiểm soát nội bộ, trắc nghiệm chu trình thu tiền

Kiểm soát nội bộ, trắc nghiệm chu trình thu tiền

1.1 Bản chất của chu trình bán hàng - thu tiền

• Là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền Kết thúc chu trình bán hàng thì hàng hóa sẽ được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời

• Là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó là quá trình chuyển quyền sở hữu hàng hóa qua quá trình trao đổi hàng tiền Kết thúc chu trình bán hàng thì hàng hóa sẽ được chuyển đổi thành tiền Hàng hóa là những tài sản hay dịch vụ chứa đựng giá trị và có thể bán được; tiền tệ là phương tiện thanh toán nhờ đó mọi quan hệ giao dịch thanh toán được giải quyết tức thời

 Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện lại rất đa dạng.

 Bán hàng là một quá trình có mục đích thống nhất song phương thức thực hiện lại rất đa dạng.

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính như:

 Xử lý đặt hàng của người mua

 Xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng

 Lập hóa đơn bán hàng,gửi cho KH và ghi rõ nghiệp vụ mua hàng

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá

Với một số doanh nghiệp, những biểu hiện cụ thể của mỗi chức năng và bộ phận đảm nhiệm chức năng đó có khác nhau song chung nhất, chu trình bán hàng - thu tiền đều bao gồm các chức năng chính như:

 Xử lý đặt hàng của người mua

 Xét duyệt bán chịu

 Chuyển giao hàng

 Lập hóa đơn bán hàng,gửi cho KH và ghi rõ nghiệp vụ mua hàng

 Xử lý và ghi sổ các khoản thu tiền

 Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và các khoản bớt giá

Xử lý đơn đặt hàng của người mua:

Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua( có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua- bán hàng hóa dịch vụ )

 Bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng (về số lượng, chủng loại để xác định khả năng cung ứng, cung ứng đúng hạn của mình)

 Quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng

Căn cứ vào đơn đặt hàng của người mua( có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng về mua- bán hàng hóa dịch vụ )

 Bộ phận có liên quan sẽ xét duyệt đơn đặt hàng (về số lượng, chủng loại để xác định khả năng cung ứng, cung ứng đúng hạn của mình)

 Quyết định bán qua phiếu tiêu thụ và lập hóa đơn bán hàng

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Xét duyệt bán chịu

 Sau khi quyết định bán, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau (nếu là khách

hàng mới thì cần đánh giá tình hình tài chính của khách hàng, với khách hàng cũ thì theo dõi tình hình thanh toán công nợ của các giao dịch đã thực hiện trước đó),

 Sau khi quyết định bán, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác nhau (nếu là khách

hàng mới thì cần đánh giá tình hình tài chính của khách hàng, với khách hàng cũ thì theo dõi tình hình thanh toán công nợ của các giao dịch đã thực hiện trước đó),

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Chuyển giao hàng

 Thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển( vận đơn hay

hóa đơn vận chuyển),đây cũng là điểm được chấp nhận ghi sổ bán hàng Việc xuất hàng được kiểm soát bởi thủ kho, người nhận, bộ phận bảo vệ

 Trong trường hợp có quy định phải lập hóa đơn bán hàng đồng thời với vận đơn hoặc kiêm luôn

chức năng của hóa đơn vận chuyển.

 Thủ kho xuất hàng cho bộ phận gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập chứng từ vận chuyển( vận đơn hay

hóa đơn vận chuyển),đây cũng là điểm được chấp nhận ghi sổ bán hàng Việc xuất hàng được kiểm soát bởi thủ kho, người nhận, bộ phận bảo vệ

 Trong trường hợp có quy định phải lập hóa đơn bán hàng đồng thời với vận đơn hoặc kiêm luôn

chức năng của hóa đơn vận chuyển.

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Lập hóa đơn bán hàng,gửi cho Kh và ghi nghiệp vụ mua hàng

 Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, chi phí vận

chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng ( lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền).

 Gửi cho khách hàng sau khi kiểm tra lại Cộng hóa đơn theo ngày ghi vào Nhật ký bán hàng ->

 Hóa đơn bán hàng là chứng từ ghi rõ mẫu mã, số lượng hàng hóa, giá cả hàng hóa, chi phí vận

chuyển, bảo hiểm và các yếu tố khác theo luật thuế giá trị gia tăng Hóa đơn được lập bởi bộ phận độc lập với phòng kế toán và bộ phận bán hàng ( lập thành 3 liên: liên đầu được gửi cho khách hàng, các liên sau được lưu lại ghi sổ và theo dõi thu tiền).

 Gửi cho khách hàng sau khi kiểm tra lại Cộng hóa đơn theo ngày ghi vào Nhật ký bán hàng ->

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Xử lý ghi sổ và các khoản thu tiền

 Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng

gian lận sảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó

 Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và sổ chi tiết

Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng (phổ biến) thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặc giấy báo có.

 Vấn đề được quan tâm trong chức năng này là kiểm soát được các khoản phải thu tránh tình trạng

gian lận sảy ra (thường là khả năng bị mất cắp) khi khoản phải thu được vào sổ hoặc sau đó

 Cần xem xét và đảm bảo rằng tất cả số tiền thu được đã vào nhật ký thu tiền, sổ quỹ và sổ chi tiết

Đối với trường hợp thu tiền qua ngân hàng (phổ biến) thì phải đảm bảo số tiền nhận được là của khoản phải thu, chứng từ ghi sổ là phiếu thu hoặc giấy báo có.

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Xử lý và ghi sổ hàng bán bị trả lại và khoản bớt giá

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ

Các khoản giảm trừ doanh thu xảy ra khi người mua không thỏa mãn về hàng hóa Khi đó người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, trên cơ sở đó ghi đầy đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

Thẩm định và xóa sổ khoản phải thu không thu được

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là bất khả kháng, cần xem xét xóa sổ khoản thu đó

Có thể có những trường hợp người mua không chịu thanh toán hoặc không còn khả năng thanh toán Sau khi thẩm định, nếu thấy khoản thất thu này là bất khả kháng, cần xem xét xóa sổ khoản thu đó

1.2 Chức năng của chu trình bán hàng-thu tiền

1.3 Những gian lận và sai sót thường gặp

-Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán.

- Nhận đơn đặt hàng của những hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp không

có sẵn hoặc không đủ khả năng cung cấp.

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm công ty cam kết một lịch giao

hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhậ mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng do đó làm công ty chịu rủi ro tín dụng quá mức.

- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng.

- Chuyển hàng không đúng địa điểm ,không đúng khách hàng.

- Không ghi nhậ số tiền khách hàng đã thanh toán.

- Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một số hóa đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.

-Nhận đơn đặt hàng của khách hàng không có khả năng thanh toán.

- Nhận đơn đặt hàng của những hàng hóa dịch vụ doanh nghiệp không

có sẵn hoặc không đủ khả năng cung cấp.

- Đội ngũ nhân viên bán hàng có thể làm công ty cam kết một lịch giao

hàng mà doanh nghiệp không thể đáp ứng.

- Đơn đặt hàng có thể được chấp nhậ mà có những điều khoản hoặc điều kiện không chính xác hoặc từ khách hàng không được phê duyệt.

- Nhân viên bán hàng có thể cấp quá nhiều hạn mức bán chịu cho khách hàng để đẩy mạnh doanh số bán hàng do đó làm công ty chịu rủi ro tín dụng quá mức.

- Nhân viên không có thẩm quyền đi gửi hàng, xuất hàng.

- Chuyển hàng không đúng địa điểm ,không đúng khách hàng.

- Không ghi nhậ số tiền khách hàng đã thanh toán.

- Nhân viên lập hóa đơn có thể quên lập một số hóa đơn cho hàng hóa đã giao, lập sai hóa đơn hoặc lập một hóa đơn thành hai lần hoặc lập hóa đơn khống trong khi thực tế không giao hàng.

Bảng:Mục tiêu đặc thù kiểm toán nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền

Các khoản phải thu ở khách hàng là có thật Hiệu lực Hàng bán vận chuyển đến khách hàng là có thật

Mọi khoản phải thu ở khách hàng đều phải được ghi sổ Trọn vẹn Mọi nghiệp vụ bán hàng đều được ghi sổ

Các khoản phải thu có người sở hữu Quyền và nghĩa vụ Hàng hóa đã bán thuộc sở hữu của đơn vị

Các khoản phải thu được đánh giá đúng Định giá Hàng đã vận chuyển và có hóa đơn ghi giá bán được thỏa thuận

Các khoản phải thu được phân loại đúng Phân loại Các nghiệp vụ bán hàng được phân loại thích hợp

Các khoản phải thu được tính toán đúng Chinh xác cơ học Các nghiệp vụ ghi vào sổ tổng hợp, chi tiết thích hợp và khớp đúng

các số cộng

II- Các mục tiêu kiểm toán nghiệp vụ

Những thay đổi về thể thức, thời gian, thủ tục, thanh toán tiền

hàng đều được cho phép đúng đắn

Cho phép Các nghiệp vụ bán hàng kể cả bán chịu, vận chuyển được cho phép

đúng đắn

Thủ tục kiểm soát nội bộ

 8 bước chu trình bán hàng thu tiền

 8 bước chu trình bán hàng thu tiền

1 Xử lý đơn đặt hàng của người mua

Chu trình bán hàng- thu tiền bắt đầu từ việc nhận đơn đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, fax, thư điện tử, phiếu yêu cầu mua hàng, điện thoại, về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này, phòng kinh doanh sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu

và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng

Chu trình bán hàng- thu tiền bắt đầu từ việc nhận đơn đặt hàng của người mua Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, fax, thư điện tử, phiếu yêu cầu mua hàng, điện thoại, về mặt pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Trên cơ sở pháp lý này, phòng kinh doanh sẽ xem xét khả năng đáp ứng nhu cầu

và thông báo giá, chính sách bán hàng cho khách hàng

Các thủ tục kiểm sóat nên bao gồm việc yêu cầu thủ tục đánh số trước các đơn đặt hàng, chữ ký hợp pháp của người bán hàng và khách hàng, sự phê chuẩn về chế độ bán hàng, mô tả một phần nghiệp vụ bán, giá bán, các điều khỏan giao hàng đã đặt trước và địa điểm lập hóa đơn hợp pháp trước khi chuyển hàng

Các thủ tục kiểm sóat nên bao gồm việc yêu cầu thủ tục đánh số trước các đơn đặt hàng, chữ ký hợp pháp của người bán hàng và khách hàng, sự phê chuẩn về chế độ bán hàng, mô tả một phần nghiệp vụ bán, giá bán, các điều khỏan giao hàng đã đặt trước và địa điểm lập hóa đơn hợp pháp trước khi chuyển hàng

2.1

Kiểm toán dự trữ hàng tồn kho

Nếu hàng tồn kho không sẵn sàng, bộ phận kinh doanh sẽ gửi yêu cầu hàng tới bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng Khi hàng tồn kho đã sẵn sàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập một thông

báo( lệnh xuất-picking ticket) gửi tới kho hàng để chuẩn bị hàng xuất, một thông báo gửi đến cho kế tóan để lập hóa đơn, và thông báo tới khách hàng về việc đã nhận được đơn hàng

Nếu hàng tồn kho không sẵn sàng, bộ phận kinh doanh sẽ gửi yêu cầu hàng tới bộ phận sản xuất hoặc bộ phận mua hàng Khi hàng tồn kho đã sẵn sàng, bộ phận kinh doanh sẽ lập một thông

báo( lệnh xuất-picking ticket) gửi tới kho hàng để chuẩn bị hàng xuất, một thông báo gửi đến cho kế tóan để lập hóa đơn, và thông báo tới khách hàng về việc đã nhận được đơn hàng

2 2.1

Xét duyệt bán chịu

Quá trình phê chuẩn bán chịu thường bao gồm việc đánh giá về các đơn đặt hàng và thông tin nợ của khách hàng thông qua hệ thống máy tính Các file dữ liệu thường được truy cập để xác định đơn hàng bán chịu cho khách hàng trước đây có vượt quá thời gian nợ tối đa được phê chuẩn lúc trước không Nếu điều này xảy ra, đơn đặt hàng bán chịu bị từ chối hoặc cũng có thể được xem xét lại bởi bộ phận tín dụng

Quá trình phê chuẩn bán chịu thường bao gồm việc đánh giá về các đơn đặt hàng và thông tin nợ của khách hàng thông qua hệ thống máy tính Các file dữ liệu thường được truy cập để xác định đơn hàng bán chịu cho khách hàng trước đây có vượt quá thời gian nợ tối đa được phê chuẩn lúc trước không Nếu điều này xảy ra, đơn đặt hàng bán chịu bị từ chối hoặc cũng có thể được xem xét lại bởi bộ phận tín dụng

Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm đánh giá khả năng thanh tóan của khách hàng, nếu đơn hàng là lớn, quyết định bán trả chậm vượt quá phạm vi thẩm quyền của trưởng phòng kinh doanh thì phải trình cấp cao hơn trực tiếp duyệt( giám đốc bán hàng, tổng giám đốc, ).

Phòng kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm đánh giá khả năng thanh tóan của khách hàng, nếu đơn hàng là lớn, quyết định bán trả chậm vượt quá phạm vi thẩm quyền của trưởng phòng kinh doanh thì phải trình cấp cao hơn trực tiếp duyệt( giám đốc bán hàng, tổng giám đốc, ).

3 2.1

Xét duyệt bán chịu

Phòng kinh doanh cũng đồng thời chịu trách nhiệm chính trong việc lập danh sách khách hàng

thường giao dịch và cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh tóan và uy tín trong thanh tóan của khách hàng

Phòng kinh doanh cũng đồng thời chịu trách nhiệm chính trong việc lập danh sách khách hàng

thường giao dịch và cập nhật các thông tin về tình hình tài chính, khả năng thanh tóan và uy tín trong thanh tóan của khách hàng

Đối với những khách hàng mới thì yêu cầu khách hàng thế chấp tài sản hoặc ký gửi.

3 2.1

Chuyển giao hàng và kiểm tra việc chuyển giao hàng 4

2.1

 Các thủ tục kiểm soát cơ bản:

 Bộ phận kinh doanh phải thông báo cho khách hàng thời gian giao hàng và số lượng hàng để khách hàng chuẩn bị.

 Căn cứ vào lệnh xuất hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng Lệnh xuất hàng phải được lập thành 2 liên.

 Phòng kế tóan chỉ xuất hóa đơn khi có đủ các chứng từ hợp lệ như lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng, phiếu cân,

 Hóa đơn giá trị gia tăng phải được mua theo mẫu của bộ tài chính phát hành và được đánh số thứ tự liên tục

 Các thủ tục kiểm soát cơ bản:

 Bộ phận kinh doanh phải thông báo cho khách hàng thời gian giao hàng và số lượng hàng để khách hàng chuẩn bị.

 Căn cứ vào lệnh xuất hàng đã được phê chuẩn, thủ kho xuất hàng cho khách hàng Lệnh xuất hàng phải được lập thành 2 liên.

 Phòng kế tóan chỉ xuất hóa đơn khi có đủ các chứng từ hợp lệ như lệnh xuất hàng, đơn đặt hàng, phiếu cân,

 Hóa đơn giá trị gia tăng phải được mua theo mẫu của bộ tài chính phát hành và được đánh số thứ tự liên tục

Lập và kiểm tra hóa đơn 5

2.1

 Các hóa đơn thường được chuẩn bị khi kế tóan đã có những thông báo về việc hàng hóa đã được chuyển giao cho bên mua

 Hóa đơn có thể là tài liệu in trên giấy hoặc hóa đơn điện tử

 Hóa đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngay trong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra

 Hóa đơn phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị và được lập thành 3 liên.

 Các hóa đơn thường được chuẩn bị khi kế tóan đã có những thông báo về việc hàng hóa đã được chuyển giao cho bên mua

 Hóa đơn có thể là tài liệu in trên giấy hoặc hóa đơn điện tử

 Hóa đơn đã phát hành được lên bảng kê để ghi nhận doanh thu ngay trong tháng và số liệu ghi nhận doanh thu của mỗi tháng được đối chiếu với bảng kê khai thuế giá trị gia tăng đầu ra

 Hóa đơn phải có chữ ký của người bán hàng, người mua hàng, thủ trưởng đơn vị và được lập thành 3 liên.

Lập và kiểm tra hóa đơn 5

Theo dõi thanh toán 6

2.1

Liệt kê các khỏan nợ phải thu theo từng nhóm để lập chương trình và phân công đòi nợ, thông thường công việc này thường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu Ngòai ra, để giảm thiểu sai phạm, doanh nghiệp có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế tóan chi tiết công nợ và kế tóan tổng hợp Tuy nhiên cần lưu ý rằng, gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau.

Ngòai ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo cho khách hàng Điều này một mặt sẽ giúp đơn vị

nhanh chóng thu hồi các khỏan phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch nếu có giữa số liệu của hai bên

Liệt kê các khỏan nợ phải thu theo từng nhóm để lập chương trình và phân công đòi nợ, thông thường công việc này thường được giao cho bộ phận phụ trách bán chịu Ngòai ra, để giảm thiểu sai phạm, doanh nghiệp có thể phân công cho hai nhân viên khác nhau phụ trách về kế tóan chi tiết công nợ và kế tóan tổng hợp Tuy nhiên cần lưu ý rằng, gian lận vẫn có thể xảy ra nếu họ thông đồng với nhau.

Ngòai ra, nên thường xuyên thực hiện thủ tục gửi thông báo cho khách hàng Điều này một mặt sẽ giúp đơn vị

nhanh chóng thu hồi các khỏan phải thu, mặt khác còn giúp đơn vị xác minh và điều chỉnh kịp thời những chênh lệch nếu có giữa số liệu của hai bên

Xét duyệt hàng bán bị trả lại và giảm giá 7

2.1

người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, trên cơ sở đó ghi đầy

đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ Công việc này do kế toán thực hiện.

người bán có thể nhận lại hàng hoặc bớt giá Trường hợp này phải lập bảng ghi nhớ hoặc có thư báo có hoặc hóa đơn chứng minh cho việc ghi giảm các khoản phải thu, trên cơ sở đó ghi đầy

đủ và kịp thời vào nhật ký hàng bị trả lại và các khoản bớt giá đồng thời ghi vào sổ phụ Công việc này do kế toán thực hiện.

Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được 8

2.1

Khi không còn hi vọng thu hồi được các khỏan nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khỏan phải thu khách hàng Căn cứ vào đó, bộ phận kế tóan sẽ ghi chép vào sổ sách.

Khi không còn hi vọng thu hồi được các khỏan nợ phải thu khách hàng, nhà quản lý có trách nhiệm xem xét để cho phép hoặc đề nghị cấp thẩm quyền cho phép được xóa sổ các khỏan phải thu khách hàng Căn cứ vào đó, bộ phận kế tóan sẽ ghi chép vào sổ sách.

Xóa sổ các khoản nợ không thu hồi được 8

2.1

 Trình tự theo dõi công nợ như sau:

 Kết thúc giai đoạn giao hàng, kế tóan bán hàng theo dõi công nợ phải thu khách hàng qua sổ chi tiết công nợ, sổ tổng hợp công nợ

sổ tổng hợp công nợ được lập trên cơ sở sổ chi tiết công nợ nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi việc thu hồi nợ của công ty

 Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài khoản 131

 Tại phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng cũng mở sổ theo dõi công nợ Hàng tháng, nhân viên kinh doanh và kế tóan phải tiến hành đối chiếu công nợ phải thu khách hàng với nhau

 Trường hợp khách hàng có thắc mắc về công nợ của mình hay trong trường hợp doanh nghiệp lập báo cáo cuối năm hay giữa niên

độ, cần thiết phải thực hiện đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng để phát hiện sai sót và kịp thời sửa chữa

 Trình tự theo dõi công nợ như sau:

 Kết thúc giai đoạn giao hàng, kế tóan bán hàng theo dõi công nợ phải thu khách hàng qua sổ chi tiết công nợ, sổ tổng hợp công nợ

sổ tổng hợp công nợ được lập trên cơ sở sổ chi tiết công nợ nhằm tổng hợp công nợ phải thu khách hàng để theo dõi việc thu hồi nợ của công ty

 Cuối quý, số dư cuối kỳ trên sổ tổng hợp công nợ phải khớp với sổ tổng hợp tài khoản 131

 Tại phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng cũng mở sổ theo dõi công nợ Hàng tháng, nhân viên kinh doanh và kế tóan phải tiến hành đối chiếu công nợ phải thu khách hàng với nhau

 Trường hợp khách hàng có thắc mắc về công nợ của mình hay trong trường hợp doanh nghiệp lập báo cáo cuối năm hay giữa niên

độ, cần thiết phải thực hiện đối chiếu công nợ giữa doanh nghiệp và khách hàng để phát hiện sai sót và kịp thời sửa chữa

2.2 Đánh giá rủi ro và các gian lận có thể xảy ra ảnh hưởng tới các mục tiêu kiểm toán.

 Không ghi nhận doanh thu đối với hàng đã chuyển giao (Mục tiêu đầy đủ)

 Chuyển giao sản phẩm trước khi khách hàng yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao (Quyền và nghĩa vụ)

 Ghi sai về giá bán hay số lượng hàng.(Chính xác cơ học)

 Đối với những doanh nghiệp phải xác định doanh thu từng phần, khả năng phân bổ sai là rất cao, mức độ hòan thành

cũng có thể bị gian lận để ghi tăng doanh thu vào cuối năm (Mục tiêu định giá)

 Một số doanh nghiệp cố gắng thổi phồng doanh thu ở kỳ hiện tại bằng việc chuyển giao nhiều hàng hơn so với đơn đặt

hàng và thời điểm giáp danh cuối năm hoặc có thể ghi nhận nghiệp vụ bán hàng năm sau vào sổ sách của năm nay (Hiệu

 Không ghi nhận doanh thu đối với hàng đã chuyển giao (Mục tiêu đầy đủ)

 Chuyển giao sản phẩm trước khi khách hàng yêu cầu hoặc đồng ý chuyển giao (Quyền và nghĩa vụ)

 Ghi sai về giá bán hay số lượng hàng.(Chính xác cơ học)

 Đối với những doanh nghiệp phải xác định doanh thu từng phần, khả năng phân bổ sai là rất cao, mức độ hòan thành

cũng có thể bị gian lận để ghi tăng doanh thu vào cuối năm (Mục tiêu định giá)

 Một số doanh nghiệp cố gắng thổi phồng doanh thu ở kỳ hiện tại bằng việc chuyển giao nhiều hàng hơn so với đơn đặt

hàng và thời điểm giáp danh cuối năm hoặc có thể ghi nhận nghiệp vụ bán hàng năm sau vào sổ sách của năm nay (Hiệu

2.2 Đánh giá rủi ro và các gian lận có thể xảy ra ảnh hưởng tới các mục tiêu kiểm toán.

 Rủi ro về khả năng nhân viên xét duyệt bán chịu móc nối với khách hàng, duyệt bán chịu cho những khách hàng không

đủ điều kiện được bán chịu, dẫn đến thất thoát tiền của công ty khi khách hàng không có khả năng trả nợ (Sự cho phép)

 Rủi ro về việc nhân viên xét duyệt chiết khấu móc nối với bên mua, cho bên mua một mức chiết khấu cao hơn quy định

để đựợc hưởng hoa hồng từ bên mua (Sự cho phép)

 Rủi ro từ việc bộ phận chuyển giao hàng thay thế hàng của doanh nghiệp bằng những hàng hóa kém chất lượng hoặc lấy

trộm hàng, gây mất uy tín của doanh nghiệp (Hiệu lực)

 Rủi ro về việc ghi nhận nhầm hàng ký gửi vào doanh thu bán hàng (Hiệu lực, đầy đủ, phân loại)

 Rủi ro về khả năng nhân viên xét duyệt bán chịu móc nối với khách hàng, duyệt bán chịu cho những khách hàng không

đủ điều kiện được bán chịu, dẫn đến thất thoát tiền của công ty khi khách hàng không có khả năng trả nợ (Sự cho phép)

 Rủi ro về việc nhân viên xét duyệt chiết khấu móc nối với bên mua, cho bên mua một mức chiết khấu cao hơn quy định

để đựợc hưởng hoa hồng từ bên mua (Sự cho phép)

 Rủi ro từ việc bộ phận chuyển giao hàng thay thế hàng của doanh nghiệp bằng những hàng hóa kém chất lượng hoặc lấy

trộm hàng, gây mất uy tín của doanh nghiệp (Hiệu lực)

 Rủi ro về việc ghi nhận nhầm hàng ký gửi vào doanh thu bán hàng (Hiệu lực, đầy đủ, phân loại)

2.3

2.3 1 Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

Để tìm hiểu hệ thống kiểm sóat nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền, kiểm tóan viên sẽ dùng các

kỹ thuật kiểm tóan để kiểm tra xem trên thực tế, hệ thống kiểm sóat nội bộ của đơn vị có vận hành đúng như miêu tả hay không và xem xét tính hiệu lực của chúng.

Để tìm hiểu hệ thống kiểm sóat nội bộ với chu trình bán hàng- thu tiền, kiểm tóan viên sẽ dùng các

kỹ thuật kiểm tóan để kiểm tra xem trên thực tế, hệ thống kiểm sóat nội bộ của đơn vị có vận hành đúng như miêu tả hay không và xem xét tính hiệu lực của chúng.

2.3 1 Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

 Kỹ thuật mà kiểm tóan viên có thể sử dụng bao gồm:

 Kiểm tra thủ công: chọn một mẫu các nghiệp vụ đã ghi sổ và xác định xem gía ghi sổ có phù hợp với giá đã được phê chuẩn tương ứng

 Kiểm tra bằng máy tính đối với hệ thống kiểm sóat điện tử: kiểm tra hoạt động kiểm sóat bằng máy tính từ những thử nghiệm kiểm sóat chung hoặc những kỹ thuật kiểm toán hiện tại Trong tình huống này, kiểm tóan viên có thể kiểm tra

để xác định các hoạt động kiểm sóat đối với việc truy cập các files chứa đựng thông tin về giá

 Giám sát hệ thống kiểm sóat: kiểm tóan viên tiến hành xem xét các báo cáo về mục tiêu lãi gộp và báo cáo kết quả thực hiện, xác minh nếu có chênh lệch và xác định xem ban quản trị sẽ làm gì sau khi phát hiện ra các vấn đề

 Kỹ thuật mà kiểm tóan viên có thể sử dụng bao gồm:

 Kiểm tra thủ công: chọn một mẫu các nghiệp vụ đã ghi sổ và xác định xem gía ghi sổ có phù hợp với giá đã được phê chuẩn tương ứng

 Kiểm tra bằng máy tính đối với hệ thống kiểm sóat điện tử: kiểm tra hoạt động kiểm sóat bằng máy tính từ những thử nghiệm kiểm sóat chung hoặc những kỹ thuật kiểm toán hiện tại Trong tình huống này, kiểm tóan viên có thể kiểm tra

để xác định các hoạt động kiểm sóat đối với việc truy cập các files chứa đựng thông tin về giá

 Giám sát hệ thống kiểm sóat: kiểm tóan viên tiến hành xem xét các báo cáo về mục tiêu lãi gộp và báo cáo kết quả thực hiện, xác minh nếu có chênh lệch và xác định xem ban quản trị sẽ làm gì sau khi phát hiện ra các vấn đề

2.3 1 Nghiên cứu và đánh giá kiểm soát nội bộ

 Kỹ thuật mà kiểm tóan viên có thể sử dụng bao gồm:

 Kiểm tra thủ công: chọn một mẫu các nghiệp vụ đã ghi sổ và xác định xem gía ghi sổ có phù hợp với giá đã được phê

chuẩn tương ứng

 Kiểm tra bằng máy tính đối với hệ thống kiểm sóat điện tử: kiểm tra hoạt động kiểm sóat bằng máy tính từ những thử

nghiệm kiểm sóat chung hoặc những kỹ thuật kiểm toán hiện tại Trong tình huống này, kiểm tóan viên có thể kiểm tra

để xác định các hoạt động kiểm sóat đối với việc truy cập các files chứa đựng thông tin về giá

 Giám sát hệ thống kiểm sóat: kiểm tóan viên tiến hành xem xét các báo cáo về mục tiêu lãi gộp và báo cáo kết quả thực hiện, xác minh nếu có chênh lệch và xác định xem ban quản trị sẽ làm gì sau khi phát hiện ra các vấn đề

 Kỹ thuật mà kiểm tóan viên có thể sử dụng bao gồm:

 Kiểm tra thủ công: chọn một mẫu các nghiệp vụ đã ghi sổ và xác định xem gía ghi sổ có phù hợp với giá đã được phê

chuẩn tương ứng

 Kiểm tra bằng máy tính đối với hệ thống kiểm sóat điện tử: kiểm tra hoạt động kiểm sóat bằng máy tính từ những thử

nghiệm kiểm sóat chung hoặc những kỹ thuật kiểm toán hiện tại Trong tình huống này, kiểm tóan viên có thể kiểm tra

để xác định các hoạt động kiểm sóat đối với việc truy cập các files chứa đựng thông tin về giá

 Giám sát hệ thống kiểm sóat: kiểm tóan viên tiến hành xem xét các báo cáo về mục tiêu lãi gộp và báo cáo kết quả thực hiện, xác minh nếu có chênh lệch và xác định xem ban quản trị sẽ làm gì sau khi phát hiện ra các vấn đề

3.Các hóa đơn bán hàng có được đánh số liên tục trước khi sử dụng hay

không?

4 Có quy định bắt buộc kiểm tra để đảm bảo rằng mọi hàng hóa gửi đi

đều đã được lập hóa đơn hay không?

5 Có bảng giá được duyệt để làm cơ sở tính tiền trên hóa đơn hay không?

6 Hóa đơn có được kiểm tra độc lập trước khi gửi đi hay không?

7 Hàng tháng có gửi một bản sao kê công nợ cho khách hàng hay không?

8 Việc nhận hàng bị trả lại có sự phê duyệt của người có thẩm quyền hay

không?

9 Đơn vị có thực hiện việc đối chiếu giữa tài khỏan chi tiết về các khách

hàng với tài khỏan nợ phải thu khách hàng trên sổ cái và việc đối chiếu

này thực hiện khi nào?

3.1 Trắc nghiệm độ vững chãi với từng mục tiêu kiểm toán

3.1 1 Số hàng bán đã được định giá đúng

 Các trắc nghiệm độ tin cậy có thể thực hiện:

 Chọn một mẫu các nghiệp vụ bán hàng và đối chiếu ngược với trình tự kế toán Kiểm tra sự khớp đúng

doanh thu với chứng từ vận chuyển hàng.

 Kiểm tra để xem xét tổng doanh thu bán hàng là phù hợp với số tìên ghi trên hóa đơn nhận được và

gửi vào ngân hàng.

 Chọn mẫu các hóa đơn bán hàng và đối chiếu giá của hàng bán với danh sách giá, xem giá bán có

được lấy từ danh sách giá đã được phê chuẩn hay là hình thành do khai khống.

 Các trắc nghiệm độ tin cậy có thể thực hiện:

 Chọn một mẫu các nghiệp vụ bán hàng và đối chiếu ngược với trình tự kế toán Kiểm tra sự khớp đúng

doanh thu với chứng từ vận chuyển hàng.

 Kiểm tra để xem xét tổng doanh thu bán hàng là phù hợp với số tìên ghi trên hóa đơn nhận được và

gửi vào ngân hàng.

 Chọn mẫu các hóa đơn bán hàng và đối chiếu giá của hàng bán với danh sách giá, xem giá bán có

được lấy từ danh sách giá đã được phê chuẩn hay là hình thành do khai khống.

3.1 2 Các khoản bán hàng đã ghi sổ là có hiệu lực

 Lấy mẫu các nghiệp vụ bán hàng được ghi và kiểm tra ngược theo trình tự kế tóan Thực hiện lại quá trình chấp nhận nợ

để xem xét xem hệ thống tín dụng và các điều kiện bán hàng phải thực hiện trước khi chuyển hàng có được tôn trọng hay không

 Chọn dãy liên tục hóa đơn bán hàng; đối chiếu các khỏan bán hàng đã ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét các chứng từ

về bán hàng

 Chọn mẫu các hóa đơn phát hành trong kỳ, đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký, nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn được lập trên cơ sở

 Lấy mẫu các nghiệp vụ bán hàng được ghi và kiểm tra ngược theo trình tự kế tóan Thực hiện lại quá trình chấp nhận nợ

để xem xét xem hệ thống tín dụng và các điều kiện bán hàng phải thực hiện trước khi chuyển hàng có được tôn trọng hay không

 Chọn dãy liên tục hóa đơn bán hàng; đối chiếu các khỏan bán hàng đã ghi sổ với từng hóa đơn và xem xét các chứng từ

về bán hàng

 Chọn mẫu các hóa đơn phát hành trong kỳ, đối chiếu với đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, chứng từ chuyển hàng về chủng loại, quy cách, số lượng, giá cả, ngày gửi hàng, chữ ký, nhằm thu thập bằng chứng rằng hóa đơn được lập trên cơ sở

3.1 3 Các nghiệp vụ được ghi sổ kịp thời

ghi vào trong hệ thống và không được chuyển giao, chưa phát hành Để kiểm tra xem máy tính

có ghi lại các nghiệp vụ theo các đơn đặt hàng và thông tin về hàng vận chuyển hay không.

khách hàng.

ghi vào trong hệ thống và không được chuyển giao, chưa phát hành Để kiểm tra xem máy tính

có ghi lại các nghiệp vụ theo các đơn đặt hàng và thông tin về hàng vận chuyển hay không.

khách hàng.

3.1 4 Mọi nghiệp vụ bán hàng đều đã được ghi sổ

 Chọn dãy liên tục các hóa đơn vận chuyển, hay hóa đơn bán hàng và xem xét việc ghi

nhận các hóa đơn đó vào sổ kế tóan có được thực hiện hay không.

 Chọn dãy liên tục các hóa đơn vận chuyển, hay hóa đơn bán hàng và xem xét việc ghi

nhận các hóa đơn đó vào sổ kế tóan có được thực hiện hay không.

3.1 5 Quyền và nghĩa vụ

 Xem xét những hợp đồng bán hàng thông thường và các hóa đơn xem hóa đơn và hợp đồng có chỉ rõ những điều khỏan về nghĩa vụ của các bên hay không

 Xem xét quá trình ghi nhận doanh thu Chọn mẫu doanh thu bán hàng và sử dụng hóa đơn vận chuyển đối chiếu ngược lại theo trình

tự kế tóan.Xem hệ thống kiểm sóat có đảm bảo rằng chỉ khi nào có bằng chứng chắc chắn về chuyển giao quyền sở hữu thì doanh thu mới được ghi nhận hay không

 Lấy mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra việc phê chuẩn của quản lý cấp cao Kiểm tra nghiệp vụ có số tiền lớn và phức tạp có được xét duyệt theo đúng thẩm quyền hay không

 Kiểm tra hợp đồng bán hàng xét xem cáo nhà quản lý cấp cao có ký duyệt các nghiệp vụ bán hàng phức tạp, các nghiệp vụ bán hàng lớn hay không

 Kiểm tra các chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem hoạt động xét duyệt có tuân thủ các thủ tục hay không

 Xem xét những hợp đồng bán hàng thông thường và các hóa đơn xem hóa đơn và hợp đồng có chỉ rõ những điều khỏan về nghĩa vụ của các bên hay không

 Xem xét quá trình ghi nhận doanh thu Chọn mẫu doanh thu bán hàng và sử dụng hóa đơn vận chuyển đối chiếu ngược lại theo trình

tự kế tóan.Xem hệ thống kiểm sóat có đảm bảo rằng chỉ khi nào có bằng chứng chắc chắn về chuyển giao quyền sở hữu thì doanh thu mới được ghi nhận hay không

 Lấy mẫu các nghiệp vụ để kiểm tra việc phê chuẩn của quản lý cấp cao Kiểm tra nghiệp vụ có số tiền lớn và phức tạp có được xét duyệt theo đúng thẩm quyền hay không

 Kiểm tra hợp đồng bán hàng xét xem cáo nhà quản lý cấp cao có ký duyệt các nghiệp vụ bán hàng phức tạp, các nghiệp vụ bán hàng lớn hay không

 Kiểm tra các chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem hoạt động xét duyệt có tuân thủ các thủ tục hay không