bai giang tin hoc (chuan)

* Thanh Standard - Mở một văn bản mới - Mở tài liệu đã có trên đĩa - Cất giữ văn bản đang soạn vào đĩa - In toàn bộ tài liệu ra máy in - Xem văn bản trước khi in - Kiểm tra chính

PHÒNG THỰC HÀNH KINH DOANH

  

-BÀI GIẢNG MÔN TIN HỌC CĂN BẢN

(Tài liệu lưu hành nội bộ)

Biên soạn: Vũ Văn Huy Hiệu đính: Ths Trần Công Nghiệp

Thái Nguyên 04 - 2007

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

CHƯƠNG I - NHẬP MÔN TIN HỌC CĂN BẢN 5

1.1 Các khái niệm cơ bản về tin học – Công nghệ thông tin 5

1.2 Phân loại máy tính 5

1.2.1 Phân loại theo nguyên lý tính toán 5

1.2.2 Phân loại theo thế hệ máy tính 5

1.2.3 Phân loại theo độ lớn xử lý 6

1.3 Các lĩnh vực của máy tính 6

1.3.1 Phần cứng 6

1.3.2 Phần mềm 9

1.4 Đơn vị lưu trữ thông tin 9

1.5 Các hệ thống đếm trong tin học 10

CHƯƠNG II - MICROSOFT WORD 12

2.1 Giới thiệu 12

2.1.1 Cách khởi động và thoát khỏi Word 12

2.1.2 Màn hình làm việc của Word 14

2.1.3 Tạo văn bản mới 17

2.1.4 Lưu văn bản lên đĩa 17

2.1.5 Lưu các thay đổi trên một file đã tồn tại 17

2.1.6 Lưu file với tên khác 18

2.1.7 Lưu file vào đĩa mềm 18

2.1.8 Mở một tập tin văn bản đã tồn tại trên đĩa 18

2.2 Các thao tác soạn thảo cơ bản 18

2.2.1 Nhập văn bản 18

2.2.2 Thao tác với khối văn bản 24

2.2.3 Định dạng đoạn văn bản 25

2.2.4 Thiết lập Bullets and Numbering 28

2.2.5 Chia văn bản thành nhiều cột dạng báo chí 30

2.2.6 Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap) 31

2.2.7 Tìm kiếm và thay thế 31

2.2.8 Chức năng Autocorrect và Autotext 32

2.2.9 Chèn ký tự đặc biệt (Symbol) 34

2.2.10 Soạn thảo công thức toán học 35

2.2.11 Thiết đặt vị trí điểm dừng Tabs 36

2.3 Các thao tác soạn thảo nâng cao 37

2.3.1 Bảng biểu trong văn bản 37

2.3.2 Sắp xếp dữ liệu trong bảng 45

2.3.3 Sử dụng công cụ đồ hoạ trong Word 46

2.3.4 Tạo chữ nghệ thuật 49

2.3.5 Chèn ảnh vào văn bản 51

2.3.6 Chèn tiêu đề đầu và tiêu đề cuối cho trang văn bản 52

2.3.7 Chèn số trang văn bản 53

2.3.8 In ấn văn bản 53

2.3.9 Rút mục lục tự động 55

2.3.10 Siêu liên kết trong văn bản (Hyperlink) 56

2.3.11 Trộn văn bản (Mail Merge) 57

2.3.12 Một số thủ thuật trong Word 60

CHƯƠNG III - MICROSOFT WINDOWS 63

3.1 Giới thiệu 63

3.2 Khởi động và thoát khỏi Windows 63

3.2.1 Khởi động 63

3.2.2 Thoát khỏi Windows (Tắt máy) 64

3.3 Windows Explorer 65

3.3.1 Thư mục (Folder | Directory) 66

3.3.2 Tập tin (File) 67

3.3.3 Đổi tên tập tin (File), thư mục (Folder) 67

3.3.4 Sao chép (copy) Folder 67

3.3.5 Di chuyển (Move) Folder 68

3.3.6 Xoá (Delete) Folder 68

3.3.7 Phục hồi Folder đã bị xoá 68

3.3.8 Tìm kiếm 69

3.3.9 Tạo Shortcut 70

3.4 Quản lý đĩa 70

3.4.1 Định dạng (Format) đĩa mềm 70

3.4.2 Quản lý các Partition(ổ logic) 71

3.5 Control panel 71

3.5.1 Thay đổi cách biểu diễn ngày, giờ, số, tiền tệ 72

3.5.2 Thay đổi ngày giờ hệ thống 72

3.5.3 Quản lý Font chữ 73

3.6 Desktop và Start Menu 74

3.6.1 Desktop 74

3.6.2 Start menu 75

3.7 Cài đặt và gỡ bỏ một chương trình ứng dụng 76

3.7.1 Cài đặt chương trình 76

3.7.2 Gỡ bỏ chương trình ứng dụng 77

CHƯƠNG IV - MICROSOFT EXCEL 80

4.1 Giới thiệu 80

4.1.1 Khởi động và thoát khỏi Excel 80

4.1.2 Một số khái niệm cơ bản 82

4.1.3 Màn hình làm việc của Excel 83

4.1.4 Làm việc với Worksheet 85

4.1.5 Nhập và sửa dữ liệu 87

4.1.6 Sao chép dữ liệu cho dãy các ô liên tục 87

4.1.7 Tách bảng tính 88

4.1.8 Ẩn hiện bảng tính 88

4.1.9 Tạo bảng tính mới 89

4.1.10 Lưu file bảng tính lên đĩa 89

4.1.11 Lưu các thay đổi trên một file đã tồn tại 89

4.1.12 Lưu file với tên khác 90

4.1.13 Lưu file vào đĩa mềm 90

4.1.14 Mở một tập tin đã tồn tại trên đĩa 90

4.2 Làm việc với bảng tính Excel 90

4.2.1 Xử lý ô, cột, dòng 90

4.2.2 Các dạng dữ liệu trong Excel 95

4.2.3 Các phép toán trong Excel 97

4.3 Sử dụng hàm trong Excel 97

4.3.1 Khái niệm hàm và cách dùng 97

4.3.2 Cách dùng một số hàm toán học 98

4.3.3 Cách dùng một số hàm xử lý ký tự 102

4.3.4 Cách dùng một số hàm hàm về thời gian 103

4.3.5 Cách dùng một số hàm logic 104

4.3.6 Cách dùng một số hàm cơ sở dữ liệu 104

4.3.7 Cách dùng một số hàm tìm kiếm 106

4.4 Cơ sở dữ liệu trong Excel 107

4.4.1 Khái niệm cơ sở dữ liệu 107

4.4.2 Thao tác với cơ sở dữ liệu 107

4.4.3 Đồ thị trong Excel 111

4.5 In ấn bảng tính 113

CHƯƠNG V - MỘT SỐ ỨNG DỤNG 116

5.1 Khai thác Internet 116

5.1.1 Lịch sử Internet 116

5.1.2 Tên miền Internet 116

5.1.3 Nhà cung cấp dịch vụ Internet 117

5.1.4 Khai thác thông tin từ Internet 117

5.2 Virut máy tính 127

5.2.1 Khái niệm và nguyên lý lây lan của virut máy tính 127

5.2.2 Lịch sử Virus máy tính 128

5.2.3 Phân loại Virus 131

5.2.4 Cách phòng chống virus 132

CHƯƠNG VI MICROSOFT POWERPOINT 2003 137

6.1 Giới thiệu về PowerPoint 137

6.1.1 Giới thiệu 137

6.1.2 Những khả năng của PowerPoint 137

6.2 Khởi động và thoát khỏi PowerPoint 137

6.2.1 Khởi động PowerPoint 137

6.2.2 Thoát khỏi PowerPoint 138

6.2.3 Lưu bài trình bày 138

6.3 Các thanh công cụ của PowerPoint 140

6.3.1 Thanh trình đơn Menu 140

6.3.2 Thanh công cụ chuẩn (Standard) 141

6.3.3 Thanh công cụ định dạng 141

6.3.4 Các chế độ hiển thị 141

6.4 Tạo nền cho bài trình chiếu 142

6.4.1 Dùng mẫu nền có sẵn (Template) 142

6.4.2 Thay đổi cách phối màu (Color Schemes) 143

6.4.3 Sử dụng một màu nền 144

6.4.4 Áp dụng hiệu ứng Gradient cho màu nền 145

6.5 Quản lý các Slide 146

6.5.1 Slide Master 146

6.5.2 Thêm một Slide 147

6.5.3 Xoá một Slide 147

6.5.4 Sao chép Slide 147

6.5.5 Di chuyển Slide 148

6.5.6 Ẩn Slide 148

6.6 Nội dung của một Slide 148

6.6.1 Chèn Text Box 148

6.6.2 Chèn hình ảnh 149

6.6.3 Chèn âm thanh, phim ảnh 149

6.6.4 Chèn bảng biểu 150

6.6.5 Chèn Action button 150

6.6.6 Chèn chữ nghệ thuật 151

6.6.7 Liên kết (Hyperlink) trong PowerPoint 152

6.6.8 Một số lời khuyên khi thiết kế bản trình chiếu 153

6.7 Tăng cường tính hấp dẫn bằng các hiệu ứng Animation 153

6.7.1 Hiệu ứng cho nội dung 153

6.7.2 Hiệu ứng cho Slide 154

6.7.3 Hiệu ứng chuyển cảnh cho Slide 154

6.8 Trình chiếu 155

6.8.1 Thiết đặt kiểu trình chiếu 155

6.8.2 Tạo kiểu trình chiếu tuỳ ý (Custom Show) 156

6.8.3 Thao tác trình chiếu 157

6.8.4 Một số thao tác khi trình chiếu 157

6.9 In ấn bài trình chiếu 158

6.9.1 Định dạng trang in 158

6.9.2 In ấn 158

TÀI LIỆU THAM KHẢO 160

CHƯƠNG I - NHẬP MÔN TIN HỌC CĂN BẢN

1.1 Các khái niệm cơ bản về tin học – Công nghệ thông tin.

Tin học là một ngành khoa học công nghệ nghiên cứu các phương pháp, các quá trình

xử lý thông tin một cách tự động dựa trên các phương tiện kỹ thuật mà chủ yếu là máy vi tính

Công nghệ thông tin: Bao gồm tổng hợp các lĩnh vực khoa học, công nghệ chứa đựng

nội dung xử lý thông tin bằng phương tiện điện tử, từ việc thu thập, lưu trữ, tìm kiếm, chế biến, truyền thông cho đến việc xử lý thông tin

1.2 Phân loại máy tính.

Máy tính là thuật ngữ dùng để chỉ mọi phương tiện kỹ thuật để xử lý số liệu như: bàn

tính, máy tính quay tay,…, máy tính điện tử

Máy tính điện tử: Là máy tính trong đó sử dụng các phương tiện điện tử mà quá trình

hoạt động của nó dựa vào hoạt động của các thiết bị điện tử Máy tính có chức năng xử lý thông tin tự động bằng chương trình với độ chính xác và tốc độ rất cao

1.2.1 Phân loại theo nguyên lý tính toán

Nguyên lý số (Digital): Sử dụng các trạng thái rời rạc của một đại lượng vật lý biến

thiên gián đoạn để biểu diễn số liệu Máy tính được thiết kế theo nguyên lý này gọi là máy tính điện tử số (máy tính số)

Nguyên lý tương tự (Analog): Sử dụng một đại lượng vật lý biến thiên liên tục biểu

diễn số liệu Máy tính thiết kế theo nguyên lý này gọi là máy tính tương tự

1.2.2 Phân loại theo thế hệ máy tính

Do nhu cầu cần tăng độ chính xác và giảm thời gian tính toán, con người đã quan tâm chế tạo các công cụ tính toán từ xưa: bàn tính tay của người Trung Quốc, máy cộng cơ học

của nhà toán học Pháp Blaise Pascal (1623-1662), máy tính cơ học có thể cộng, trừ, nhân, chia của nhà toán học Đức Gottfriend Wilhelmvon Leibniz (1646 – 1716), máy sai phân để

tính các đa thức toán học…

Tuy nhiên, máy tính điện tử thực sự bắt đầu hình thành vào thập niên 1950 và đến nay

đã trải qua 5 thế hệ Được phân loại theo sự tiến bộ về công nghệ điện tử và vi điện tử cũng như các cải tiến về nguyên lý, tính năng và loại hình của nó

Thế hệ 1 (1950 – 1958): Máy tính sử dụng bóng đèn điện tử chân không, mạch riêng

rẽ, vào số liệu bằng phiếu đục lỗ, điều khiển bàng tay Máy có kích thước rất lớn, tiêu thụ năng lượng nhiều, tốc độ tính chậm khoảng 300 – 3000 phép tính/s Loại máy tính điển hình thế hệ 1 như EDVAC (Mỹ) hay BESM (Liên Xô cũ)…

Thế hệ 2 (1958 – 1964): Máy tính dùng bộ xử lý bằng đèn bán dẫn, mạch in Máy tính

đã có chương trình dịch như Cobol, Fortran và hệ điều hành đơn giản Kích thước máy còn lớn, tốc độ tính toán khoảng 10000 – 100000 phép tính/s Điển hình như loại IBM-1070 (Mỹ) hay MINSK (Liên Xô cũ)…

Thế hệ 3 (1965 – 1974): Máy tính được gắn các bộ vi xử lý bằng vi mạch điện tử cỡ

nhỏ có thể có được tốc độ tính toán khoảng 100000 – 1 triệu phép tính/s Máy đã có các hệ điều hành đa chương trình, nhiều người dùng đồng thời hoặc theo kiểu phân chia thời gian Kết quả từ máy tính có thể in ra trực tiếp từ máy in Điển hình như loại IBM-360 (Mỹ) hay

EC (Liên Xô cũ)…

Thế hệ 4 (1974 – 1990): Máy tính đã bắt đầu có các vi mạch đa xử lý có tốc độ tính

hàng chục triệu đến hàng tỷ phép tính/s Giai đoạn này hình thành 2 loại máy tính chính: Máy tính cá nhân để bàn (Personal Computer – PC) hoặc máy tính xách tay (Laptop hoặc Notebook computer) và các loại máy tính chuyên nghiệp thực hiện đa chương trình, đa xử lý… hình thành các hệ thống mạng máy tính (Computer Networks), và các ứng dụng phong phú đa phương tiện

Thế hệ 5 (1990 – nay): Bắt đầu các nghiên cứu tạo ra các máy tính mô phỏng các hoạt

động của bộ não và hành vi con người, có trí khôn nhân tạo với khả năng suy diễn phát triển các tình huống nhận được và hệ quản lý kiến thức cơ bản để giải quyết các bài toán đa dạng

1.2.3 Phân loại theo độ lớn xử lý

Main frame Computer (máy tính hạng lớn): Có nhiều bộ vi xử lý mạnh, có khả năng

xử lý một lượng thông tin khổng lồ với tốc độ và độ chính xác cao

Mini Computer (máy tính hạng trung): Có nhiều bộ vi xử lý nhưng không phải loại mạnh Micro Computer (máy vi tính): Chỉ có 1 bộ vi xử lý, gọn nhẹ, dễ điều hành, tiêu thụ

ít điện năng, dễ ràng bảo trì, bảo dưỡng, giao tiếp Người – Máy thuận tiện (gọi tắt là PC - Personal Computer) Thông qua các hệ thống mạng, các máy tính loại này có thể trở thành 1 phần của máy tính lớn

1.3 Các lĩnh vực của máy tính

1.3.1 Phần cứng

Gồm những đối tượng vật lý hữu hình như vi mạch, bản mạch in, dây cáp nối, bộ nhớ, màn hình, bàn phím, chuột, máy in… Phần cứng thực hiện các chức năng xử lý thông tin cơ bản ở mức thấp nhất (dạng tín hiệu nhị phân 0 | 1)

Một số bộ phận chính bên trong máy vi tính

a) CPU (Central Processing Unit)

CPU là bộ xử lý trung tâm làm nhiệm vụ lưu trữ, xử lý và điều khiển các hoạt động bên trong máy tính CPU bao gồm 2 thành phần chính là ALU (Arithmetic Logical Unit – đơn

vị xử lý số học) và CU (Control Unit - bộ điều khiển)

c) ROM (Read Only Memory)

ROM là bộ nhớ chỉ đọc ROM chứa các chương trình hệ thống, chương trình điều

khiển việc nhập xuất cơ sở (ROM-BIOS: ROM-Basic Input/Output System) Bộ nhớ ROM là

bộ nhớ không bị mất dữ liệu khi không có nguồn nuôi (mất điện) Thực chất, ROM không hẳn

là phần cứng, mà nó bao gồm phần mềm nhúng trong phần cứng hay còn gọi là phần sụn

d) RAM (Random Access Memory)

RAM là bộ nhớ truy cập ngẫu nhiên RAM là nơi chứa các chỉ lệnh chương trình và

dữ liệu nhằm phục vụ cho CPU truy cập trực tiếp vào để xử lý dữ liệu Tốc độ trao đổi thông tin giữa RAM và CPU thông qua BUS dữ liệu là cực lớn RAM không lưu được dữ liệu khi không có nguồn nuôi (mất điện)

e) HDD (Hardisk Driver)

HDD là ổ đĩa cứng HDD là nơi chứa toàn bộ dữ liệu của máy tính bao gồm cả hệ điều hành, các chương trình ứng dụng và các dữ liệu khác Dung lượng của ổ cứng là rất lớn và thường được tính bằng GB (vd: 30GB, 40GB, 80GB…)

f) FDD (Floppy Disk Driver)

FDD là ổ đĩa mềm FDD là một thiết bị dùng để ghi đĩa mềm, đĩa mềm thông dụng hiện nay là 1.4Mb

g) CD-ROM (Compack Disk-Read Only Memory)

Là thiết bị nhớ ngoài dùng công nghệ lưu trữ quang học Dung lượng của đĩa CD là khá lớn, có thể lưu trữ được khoảng 650 – 700 MB dữ liệu

h) VGA Card (Video Graphic Array)

VGA card là card đồ hoạ dùng để hỗ trợ cho việc hiển thị hình ảnh với độ phân giải cao và sắc nét

Monitor (Screen - thiết bị xuất chuẩn): dùng để hiển thị thông tin cho người sử dụng xem Thông tin có thể hiện ra màn hình bằng phương pháp ánh xạ bộ nhớ (memory mapping), với cách này màn hình chỉ việc đọc liên tục bộ nhớ và hiển thị (display)

Phần mềm hệ thống: Khi được đưa vào bộ nhớ chính, nó sẽ chỉ đạo các hoạt động

của máy tính ví dụ như hệ điều hành MS-DOS, Windows, Linux…

Phần mềm ứng dụng: Là các chương trình được thiết kế để giải quyết một công việc

hay một bài toán cụ thể nào đó Ví dụ: Word Excel, Paint,…

1.4 Đơn vị lưu trữ thông tin

Đơn vị bé nhất dùng để lưu trữ thông tin là bit (Binary Digit) Lượng thông tin chứa

trong một bit là vừa đủ để nhận biết một trong hai trạng thái có xác suất xuất hiện như nhau Trong máy tính, tuỳ theo công cụ mà các số đưa vào có thể là các hệ đếm với cơ số khác nhau, tuy nhiên mọi cơ số khác nhau đều được chuyển thành cơ số 2 Tại mỗi thời điểm trong một bit chỉ có thể lưu trữ hoặc là chữ số 0 hoặc là chữ số 1

Trong tin học thường dùng các đơn vị đo là bội số của bit như sau

Tên gọi Ký hiệu Giá trị

Kilobyte KB 1024 bytes = 210 B

Megabyte MB 1024KB = 210 KBGigabyte GB 1024MB = 210MB

1.5 Các hệ thống đếm trong tin học.

a) Hệ thập phân: (Hệ 10, Decimal System)

- Dùng mười ký hiệu số: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9 để biểu diễn con số, để đếm và tính toán

- Mọi số thuộc hệ thập phân đều có thể biến đổi thành tổng các số luỹ thừa cơ số 10

- Đây là loại hệ dùng hàng ngày để viết, biểu diễn và tính toán trong khoa học kỹ thuật,

có đầy đủ trên bàn phím máy tính rất thuận tiện cho người sử dụng

b) Hệ nhị phân: (Hệ 2, Binary System)

- Dùng hai ký hiệu số: 0, 1 để biểu diễn con số, đếm và tính toán

- Mọi số thuộc hệ nhị phân đều có thể phân tích thành tổng các số luỹ thừa cơ số 2

- Máy tính chỉ thực hiện được các phép toán dưới dạng mã nhị phân vì cấu trúc của hệ nhị phân đơn giản rất dễ tạo ra các mạch cộng, mạch logic

c) Hệ thập lục: (Hệ 16, Hecxa Decimal System)

- Dùng 16 ký hiệu: 0,1, ,9, A, B, C, D, E, F để biểu diễn, đếm và tính toán

- Mọi số thuộc hệ thập lục phân bao giờ cũng phân tích được thành tổng của các số luỹ thừa cơ số 16

Bảng ký hiệu tương đương giữa các hệ.

CHƯƠNG II - MICROSOFT WORD

2.1 Giới thiệu

Microsoft Word (sau đây gọi là Word) là một trong các chương trình xử lý

văn bản phổ biến nhất hiện nay chạy trên nền Windows Sản phẩm này được tích hợp trong bộ phần mềm Microsoft Office, được ra đời và phát triển từ cuối năm 1980 cho

đến nay qua các phiên bản từ MS Word 4.0, 6.0, Word 97, Word 2000, Word XP,

Word 2002, Word 2003 và hiện nay là Word 2007 Đối với Việt Nam hiện nay thì

phiên bản phổ biến nhất vẫn là Word 2003 nằm trong gói phần mềm Microsoft

Office 2003

Trong gói phần mềm Microsoft Office 2003 gồm có các phần mềm:

1 Microsoft Word: Dùng để soạn thảo văn bản.

2 Microsoft Excel: Dùng để xử lý bảng tính.

3 Microsoft Access: Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu.

4 Microsoft PowerPoint: Dùng để trình chiếu

5 Microsoft Outlook: Dùng để gửi và nhận thư điện tử.

6 Microsoft FrontPage: Dùng để thiết kế Web

Các đặc trưng nổi bật nhất của phần mềm soạn thảo văn bản Word là:

 Có thể tuỳ biến font chữ, cỡ chữ và kiểu chữ theo ý muốn

 Word cho phép chỉnh sửa văn bản một cách nhanh chóng và chuyên nghiệp

 Hỗ trợ khá mạnh cho việc chèn các hình ảnh đồ hoạ vào văn bản giúp cho văn bản thêm sinh động

 Cung cấp các công cụ rất hữu dụng cho việc soạn thảo các công thức toán học, hay hoá học…

 Khá linh hoạt trong việc xuất ra các định dạng khác nhau như XML, web page, RTF…

 …

Để soạn thảo được tiếng Việt có dấu trong Word, chúng ta cần phải sử dụng bộ

gõ, thông dụng nhất hiện nay là bộ gõ Vietkey và Unikey.

2.1.1 Cách khởi động và thoát khỏi Word.

a) Khởi động Word

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm

việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà người dùng có thể chọn một trong các cách sau:

Cách 1: Bao gồm các bước:

B1: Vào Menu Start của Windows

B2: Vào Programs

B3: Microsoft Office 2003

B4: Bấm chọn Microsoft Office Word 2003

Sau đây sẽ trình bày theo dạng:

Menu Start | Programs | Microsoft Office 2003 | Microsoft Office Word 2003

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word trên màn hình nền Desktop

Sau khi Word khởi động xong, chương trình sẽ xuất hiện một màn hình làm việc riêng với một văn bản trống và sẵn sàng cho người sử dụng soạn thảo

Word cho phép mở nhiều văn bản cùng một lúc, mỗi văn bản được hiển thị trên một cửa sổ riêng biệt

Cũng giống như các ứng dụng chạy trên Windows, Word cũng có các nút chức năng

để cho phép điều chỉnh độ rộng cửa sổ hiển thị

° Khi tối thiểu hóa các tài liệu bằng nút Minimize , các tài liệu sẽ được thu

gọn trên thanh taskbar.

° Hiển thị cửa sổ làm việc ở dạng trung bình bằng nút Restore\ Maximize

° Đóng cửa sổ làm việc của Word bằng nút Close

b) Thoát khỏi Word.

Sau khi đã hoàn thành công việc hoặc không muốn làm việc với Word nữa, để thoát khỏi Word, thực hiện một trong các cách sau:

Cách 1: Bấm vào nút Close ở góc trên bên phải của cửa sổ Word

Cách 2: Vào Menu File | Exit.

Cách 3: Dùng tổ hợp phím tắt Alt + F4 (Nhấn phím Alt và gõ phím F4).

Cách 4: Dùng tổ hợp phím Ctrl + W

Cách 5: Kích phải chuột lên vị trí chương trình Word nằm trên thanh tác vụ (taskbar)

và chọn Close.

Cách 6: Nháy kép chuột lên biểu tượng Word ở góc trên bên trái của thanh tiêu đề.

2.1.2 Màn hình làm việc của Word

Màn hình làm việc của Word sau khi quá trình khởi động hoàn tất sẽ bao gồm các

° File: Các chức năng liên quan đến file văn bản

° Edit: Các chức năng chỉnh sửa văn bản

° View: Các chức năng về hiển thị

° Insert: Các chức năng chèn các đối tượng như chèn hình ảnh, ký tự đặc biệt.

Các thanh công cụ

Thanh thước kẻ

Thanh trượtThanh công cụ vẽ

° Format: Các chức năng về định dạng văn bản

° Tools: Các chức năng về công cụ cấu hình cho ứng dụng Word.

° window: Các chức năng về cửa sổ như sắp xếp và chuyển đổi giữa các cửa sổ

° Help: Các chức năng trợ giúp.

c) Các thanh công cụ.

Thanh công cụ chuẩn cung cấp các nút lệnh giúp cho việc truy nhập nhanh chóng vào

các chức năng soạn thảo thường dùng Các thanh công cụ chuẩn thường dùng là: Standard,

Formatting, Drawing, Tables and Borders.

*) Thanh Standard

- Mở một văn bản mới

- Mở tài liệu đã có trên đĩa

- Cất giữ văn bản đang soạn vào đĩa

- In toàn bộ tài liệu ra máy in

- Xem văn bản trước khi in

- Kiểm tra chính tả đối với văn bản tiếng Anh

- Cắt bỏ khối văn bản đang đánh dấu và lưu nội dung đó vào Clipboard

- Sao chép khối văn bản đang đánh dấu vào Clipboard

- Dán văn bản vừa copy hoặc cut vào vị trí con trỏ tại văn bản

- Chổi định dạng ký tự

- Xoá bỏ một động tác soạn thảo hoặc định dạng trước đó

- Nhắc lại một động tác soạn thảo hoặc định dạng trước đó

- Chèn bảng biểu vào văn bản tại vị trí con trỏ

- Chèn bảng tính EXCEL vào văn bản tại vị trí con trỏ

- Định dạng văn bản dưới dạng cột báo chí.

- Khởi động chương trình vẽ Microsoft Draw

- Tắt bật hiển thị Tab hoặc Space

- Thay đổi tỉ lệ hiển thị

- Tắt bật in đậm - Bold

- Tắt bật in nghiêng - Italic

- Tắt bật in có gạch chân - Underline

- Căn lề văn bản theo lề trái

- Căn lề văn bản theo giữa

- Căn lề văn bản theo lề phải

- Căn lề văn bản theo 2 lề phải, trái

- Đánh số thứ tự tự động cho các đoạn văn bản

- Đặt dấu trước mỗi đoạn văn bản

- Di chuyển sang trái 1 Tab khối văn bản đã chọn

- Di chuyển sang phải 1 Tab khối văn bản đã chọn

- Tạo viền cho văn bản

d) Thanh thước kẻ (Ruler)

Thước dùng để định dạng thụt lề của các đoạn văn bản, đặt lại lề của trang giấy, cũng

như thiết lập các điểm dịch (tab) một cách đơn giản và trực quan Thước được chia theo đơn

vị cm

e) Thanh trượt (Scroll bar)

Bao gồm 2 thanh là thanh trượt ngang và thanh trượt dọc, các thanh này dùng để hiển thị các vùng khác nhau của văn bản đang soạn thảo

f) Cách lấy các thanh công cụ trong Word

Trên màn hình giao diện của Word thường để thường trực một số thanh công cụ hay sử dụng đến, còn các thanh công cụ khác không dùng đến hoặc rất ít khi dùng đến thì không cho hiển thị ra màn hình, khi nào cần dùng đến thì mới lấy ra, cách lấy các thanh công cụ như sau:

Vào menu View | Toolbars, chọn các thanh công cụ muốn sử dụng (các thanh công

cụ thường hay dùng là: Standard, Formatting, Drawing, Table and Border).

2.1.3 Tạo văn bản mới

Thông thường sau khi khởi động Word, một màn hình trắng xuất hiện Đó cũng là tài liệu mới mà Word tự động tạo ra Để tạo một tài liệu mới, sử dụng một trong các cách sau:

C1: Vào Menu File chọn New.

C2: Nhấn nút New trên thanh công cụ Standard.

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + N

2.1.4 Lưu văn bản lên đĩa

Mỗi tài liệu phải được lưu lên đĩa với một tệp tin có phần mở rộng là .DOC Thông

thường thì các tệp văn bản của bạn sẽ được Word đề nghị cất vào thư mục C:\My Documents

trên đĩa cứng Tuy nhiên, người dùng có thể thay đổi vị trí cất giữ tuỳ theo ý muốn

Đề lưu một văn bản lên đĩa, thực hiện một trong các cách sau:

C1: Vào Menu File | Save as

C2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

Hộp thoại Save as xuất hiện, thực hiện các thao tác sau:

 Chọn nơi cần lưu ở ô Save in

 Đặt tên cho văn bản cần lưu ở ô File name

 Bấm nút Save để lưu.

2.1.5 Lưu các thay đổi trên một file đã tồn tại

Một file đã tồn tại trên đĩa là một file đã có tên và vị trí lưu xác định, vì vậy với các lần lưu sau, chỉ cần phải lưu các thay đổi về nội dung soạn thảo mà không cần đặt lại tên và xác định vị trí lưu nữa

Để lưu các thay đổi, dùng một trong các cách sau:

C1: Vào Menu File | Save.

C2: Nhấn nút Save trên thanh công cụ Standard;

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + S

2.1.6 Lưu file với tên khác

Vào Menu File | Save as hộp thoại Save as xuất hiện, nhập tên file mới vào ô File name

Lưu ý: Trong bước này, người sử dụng cũng có thể chọn lại vị trí lưu file văn bản.

2.1.7 Lưu file vào đĩa mềm

B1:Đưa đĩa mềm vào ổ đĩa A:\

B2: Vào menu File | Save As, hộp thoại Save as xuất hiện

Tại mục Save in chọn ổ đĩa A:\ (Floppy A)

Gõ tên file ở mục file name

B3: Chọn nút Save để lưu.

2.1.8 Mở một tập tin văn bản đã tồn tại trên đĩa.

Sau khi lưu văn bản Word, người dùng có thể mở lại để xem nội dung của nó hay thực hiện những thay đổi trên đó Để mở một tài liệu Word đã có trên đĩa, chọn một trong các cách sau:

C1: Vào Menu File | Open

C2: Nhấp chuột vào biểu tượng Open trên thanh Standard

C3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + O

Hộp thoại Open hiện ra, thực hiện các bước sau để mở một văn bản đã có trên đĩa

 Chọn nơi chứa văn bản cần mở trong ô Look in

 Chọn văn bản cần mở trong khung hiển thị

 Nhấn nút Open hoặc nháy kép chuột vào văn bản cần mở để mở.

2.2 Các thao tác soạn thảo cơ bản

2.2.1 Nhập văn bản

a) Thiết lập khổ giấy

Thiết lập khổ giấy là công việc quan trọng đầu tiên cho việc soạn thảo văn bản Tuỳ theo mục đích sử dụng mà người dùng có thể thiết đặt các kiểu khổ giấy khác nhau Để thiết lập khổ giấy, thực hiện các bước như sau:

Vào menu File | Page Setup

Hộp thoại Page Setup hiện ra, các thông số cần quan tâm như sau:

 Chọn Tab Paper để thiết đặt khổ giấy: Trong mục Paper size, chọn khổ giấy làm việc trong hộp chọn bên dưới Khổ giấy thường hay sử dụng là khổ giấy A4 (210 x 297 mm).

 Page Size: đây là một danh sách các cỡ giấy chuẩn để lựa chọn.

 Width: Chiều rộng trang giấy

 Height: Chiều cao trang giấy

 Chọn Tab Margins để thiết đặt lề cho văn bản.

 Top: Lề trên

 Bottom: Lề dưới

 Left: Lề trái

 Right: Lề phải

 Gutter: Khoảng cách lề cho việc đóng tập tài liệu

 Portrait: Hướng giấy theo chiều dọc

 Landscape: Hướng giấy theo chiều ngang

Thông thường các thông số được đặt như sau

Top = 2 cm; Bottom = 2 cm

Left = 3 cm; Right = 2 cm

b) Lựa chọn phông chữ

Ở Việt Nam hiện nay có sự không thống nhất về bảng mã tiếng Việt như bộ mã

TCVN3, VNI-, VIETWARE,…tuỳ thuộc vào từng vùng và khu vực địa lý khác

nhau mà người ta sử dụng các bảng mã tiếng Việt và bộ gõ tiếng Việt khác nhau Điều này gây khó khăn cho việc trao đổi thông tin giữa các người sử dụng ở các

vùng Vì vậy, chính phủ đã ra khuyến cáo khuyên mọi người nên sử dụng thống nhất

một loại bảng mã chung, đó là bộ mã Unicode.

Ưu điểm của bộ mã này là có thể hiển thị được văn bản tiếng Việt ở bất kỳ đâu trên bất kỳ một nước nào, và trên mọi loại máy tính có sử dụng hệ điều hành Windows mà không phải cài đặt thêm font

Các font Unicode thường được sử dụng là: Times New Roman, Arial,

sử dụng cùng một lúc nhiều loại font chữ khác nhau

Để lựa chọn font chữ, dùng một trong các cách sau:

C1: Vào menu Format | Font

C2: Chọn font chữ trực tiếp trên thanh trình đơn Formatting

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl +D

C4: Kích phải chuột lên vùng soạn thảo rồi chọn Font.

Hộp thoại Font hiện ra

Font:Chọn kiểu font chữ muốn sử dụng

Font Style: Chọn kiểu chữ bình thường, in nghiêng, in đậm, vừa nghiêng vừa

 Sử dụng bộ gõ Vietkey

Để soạn thảo được tiếng Việt thì trạng thái bộ gõ phải được đặt ở dạng hoặc

Để gõ tiếng Anh thì bộ gõ được đặt ở dạng biểu tượng

*) Cách sử dụng Vietkey với bộ mã Unicode:

Với các loại font Unicode như: Times New Roman, Arial, Verdana, Tahoma cần thiết lập bộ gõ ở dạng Unicode

Lưu ý: Để gõ chữ IN HOA với loại font này có 2 cách

C1: Bật đèn Caps Lock trên bàn phím

C2: Vừa giữ phím Shift vừa gõ.

*)Cách sử dụng Vietkey với bộ mã TCVN3:

Với các loại font dạng TCVN3 (các font có dạng .Vn) như: .VnTime,

.VnTimeH, VnArial cần thiết lập bộ gõ ở dạng Bảng mã TCVN3.

Lưu ý: Để gõ chữ IN HOA với loại font này có 2 cách

C1: Chọn các loại font có chữ “H” ở cuối như VnTimeH

C2: Vừa giữ phím Shift vừa gõ.

 Cách sử dụng bộ gõ Unikey.

Tương tự như cách sử dụng bộ gõ Vietkey

VD: Đại học kinh tế & quản trị kinh doanh = DDaij hocj kinh tees & quanr trij kinh doanh

 :Nếu gõ z, từ tiếng Việt có dấu sẽ bị bỏ dấu Nếu đang gõ tiếng Việt muốn gõ tiếng Anh thì lặp lại các chữ cái dùng để gõ dấu tiếng Việt.

d) Thao tác với bàn phím

 Trong Word tồn tại 2 chế độ gõ:

 Chế độ chèn: Insert (ký tự gõ vào sẽ đẩy ký tự sau con trỏ sang phải)

 Chế độ đè: Over (ký tự gõ vào sẽ xoá ký tự sau con trỏ)

 Chuyển đổi giữa 2 chế độ gõ bằng cách:

C1: Nhấn phím Insert trên bàn phím

C2: Nháy kép chuột lên chữ OVR trên thanh trạng thái.

Các thao tác khác.

- Sử dụng phím Shift để gõ chữ in hoa và một số dấu;

- Sử dụng phím Caps Lock để thay đổi kiểu gõ chữ in hoa và chữ thường;

Bảng các phím di chuyển và phím chức năng khác

Di chuyển Phím

Lên một trang màn hình Page Up

Xuống một trang màn hình Page Down

Để dùng các phím số bên phải Num Lock

Để chụp ảnh màn hình Print Screen

Di chuyển chuột dùng phím số Scroll Lock

Xuống một trang mới Ctrl + Enter

Xoá một ký tự bên trái con trỏ Back Space ¬

Xoá một ký tự bên phải con trỏ Delete

 Lưu ý về quy tắc gõ dấu câu (dấu phẩy, dấu chấm câu…):

Dấu câu phải được đặt liền kề với ký tự cuối cùng của vế câu hoặc của câu rồi mới đến

dấu cách (khoảng trắng – Space bar).

VD:

Cách gõ Trạng thái

Hôm qua, trời mưa Hôm nay, đường khá bẩn ĐúngHôm qua ,trời mưa Hôm nay ,đường khá bẩn SaiHôm qua , trời mưa Hôm nay , đường khá bẩn Sai

2.2.2 Thao tác với khối văn bản

a) Thao tác đánh dấu khối, đoạn văn bản

Để đánh dấu (bôi đen) khối, đoạn văn bản, sử dụng một trong các cách sau:

 C1: Bấm chuột tại đầu khối, giữ và kéo chuột đến cuối khối

 C2: Bấm chuột tại đầu khối, giữ phím Shift và bấm chuột tại cuối khối.

 C3: Bấm chuột tại đầu khối giữ phím Shift và bấm phím mũi tên di chuyển về

hướng cuối khối (←↑↓→)

b) Thao tác sao chép (copy) khối, đoạn văn bản

Thao tác sao chép khối văn bản bao gồm 3 bước là: lựa chọn khối văn bản cần sao chép, ra lệnh copy, dán vào vị trí cần sao chép

B1: Đánh dấu (bôi đen) khối văn bản cần sao chép

B2: Copy khối văn bản đã đánh dấu bằng một trong các cách:

C1: Vào menu Edit | Copy.

C2: Nhấn vào biểu tượng copy trên thanh Standard.

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C

C4: Kích phải chuột lên khối văn bản vừa đánh dấu chọn Copy.

C5: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + Insert

B3: Đưa cọn trỏ chuột đến vị trí cần dán khối văn bản đó và thực hiện một trong các cách:

C1: Vào menu Edit | Paste.

C2: Nhấn vào biểu tượng Paste trên thanh Standard.

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V

C4: Kích phải chuột vào vị trí cấn dán và chọn Paste.

C5: Nhấn tổ hợp phím Shift + Insert

c) Thao tác di chuyển khối, đoạn văn bản.

Thao tác di chuyển khối, đoạn văn bản bao gồm 3 bước: Lựa chọn khối văn bản cần di chuyển, cắt khối văn bản vừa đánh dấu, dán vào vị trí đích cần chuyển đến

B1: Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển

B2: Cắt khối văn bản vừa đánh dấu bằng một trong các cách:

C1: Vào menu Edit | Cut.

C2: Nhấn vào biểu tượng Cut trên thanh Standard.

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

B3: Di chuyển trỏ chuột đến vị trí đích cần chuyển khối văn bản đến và chọn:

C1: Vào menu Edit | Paste

C2: Nhấn vào biểu tượng Paste trên thanh Standard.

B1: Đánh dấu khối văn bản cần di chuyển

B2: Nhấp trái chuột và kéo rồi thả vào vị trí đích cần chuyển tới.

d) Thao tác xoá khối văn bản

Thao tác xoá khối văn bản gồm 2 thao tác chính: Lựa chọn khối văn bản cần xoá, xoá.B1: Lựa chọn khối văn bản cần xoá

B2: Xoá khối văn bản vừa đánh dấu bằng một trong các cách:

C1: Vào menu Edit | Cut.

C2: Bấm vào biểu tượng Cut trên thanh Standard.

C3: Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X.

C4: Nhấn phím Delete trên bàn phím.

e) Thao tác khôi phục nội dung đã xoá.

Trong suốt quá trình thực hiện, Word luôn lưu lại những thay đổi trong khi soạn thảo

để giúp bạn dễ dàng khôi phục lại nội dung văn bản trước đó trong trường hợp thực hiện nhầm hoặc chưa thực sự đúng theo ý muốn Khi thực hiện nhầm một thao tác hoặc do vô tình

mà người dùng xoá mất một nội dung nào đó, họ dễ dàng khôi phục lại nội dung đó bằng cách

sử dụng Undo (khôi phục) và Redo (tái khôi phục)

C1: Vào menu Edit | Undo

C2: Bấm vào biểu tượng Undo trên thanh công cụ chuẩn Standard

C3: Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + Z hoặc Alt +  (back space)

2.2.3 Định dạng đoạn văn bản

a) Thay đổi phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

Để thay đổi font chữ cỡ chữ và kiểu chữ, có 2 cách là định dạng nhanh và định dạng đầy đủ

 Định dạng nhanh

Để định dạng nhanh phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ, sử dụng các chức năng định dạng

nằm trên thanh công cụ định dạng (Formatting), bao gồm 2 bước.

B1: Bôi đen khối văn bản cần định dạng phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

B2: Lựa chọn các chức năng phù hợp:

 Chọn font chữ muốn thay đổi trong danh sách font

 Chọn lại cỡ chữ trong ô size

 Chọn kiểu chữ trên các biểu tượng

 Chữ nghiêng

 Chữ có gạch chân

Lưu ý: Có thể kết hợp cả 2 hoặc 3 kiểu chữ cho cùng một định dạng như: in đậm và in

nghiêng, in nghiêng và gạch chân, cả in đậm in nghiêng và gạch chân.

Định dạng đầy đủ

Định dạng đầy đủ bao gồm 2 bước:

B1: Lựa chọn khối văn bản cần định dạng

B2: Chọn một trong các cách:

 C1: Vào menu Format | Font

 C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + D

 C3: Kích phải chuột lên khối văn bản vừa bôi đen chọn Font

Hộp thoại font hiện ra

Font:Chọn kiểu font chữ muốn sử dụng

Font Style: Chọn kiểu chữ bình thường, in nghiêng, in đậm, vừa nghiêng vừa

Strikethrough: Gạch giữa chữ một đường Double Strikethrough: Gạch giữa chữ 2 đường SupperScript: Kiểu chữ chỉ số trên (x2)

SubScript: Kiểu chữ chỉ số dưới (Al2O3)

Shadow: Hiệu ứng bóng đổ.

Outline: Tạo đường viền bên ngoài.

Emboss: Hiệu ứng kim loại.

Engrave: Hiệu ứng khắc chìm.

Small Caps: Chữ thường All Caps: Chữ hoa Hidden: Ẩn chữ.

b) Căn chỉnh đoạn văn bản

Mỗi dấu xuống dòng (Enter) sẽ tạo thành một đoạn văn bản Khi căn chỉnh

đoạn văn bản, không cần phải lựa chọn toàn bộ văn bản trong đoạn đó, mà chỉ cần đặt con trỏ trong đoạn văn bản cần căn chỉnh rồi tiến hành các bước căn chỉnh Có 2 kiểu căn chỉnh đoạn văn bản là căn chỉnh nhanh và căn chỉnh đầy đủ

 Căn chỉnh nhanh đoạn văn bản

Để căn chỉnh nhanh đoạn văn bản, dùng các nút chức năng nằm trên thanh công cụ định dạng Formatting

 Căn lề văn bản theo lề trái (Ctrl + L)

 Căn giữa văn bản (Ctrl + C)

 Căn lề văn bản theo lề phải (Ctrl + R)

 Căn đều 2 bên lề phải và lề trái (Ctrl + J)

 Căn chỉnh đầy đủ đoạn văn bản

Vào menu Format | Paragraph hộp thoại Paragraph xuất hiện.

Căn lề cho đoạn văn bản trong mục Alignment

 Justified: Căn đều 2 bên lề phải và lề trái

 Left: Căn lề văn bản theo lề trái

 Right:Căn lề văn bản theo lề phải

 Centered: Căn giữa văn bản

* Indentation: Thiết lập khoảng cách từ mép đoạn văn bản so với lề trang giấy.

 Left: Khoảng cách từ lề trái đoạn đến lề trái của trang giấy.

 Right: Khoảng cách từ lề phải của đoạn đến lề phải của trang.

* Trong mục Special

 First line: Thiết lập độ thụt của dòng đầu tiên so với cả đoạn vào mục By

 Hanging: Thiết lập độ thụt dòng từ dòng thứ 2 trở đi trong đoạn so với dòng đầu tiên một khoảng cách được gõ vào mục By.

 None: Huỷ bỏ chế độ thụt đầu dòng trên đoạn

* Mục Spacing cho phép thiết lập độ giãn cách dòng

 Before: Khoảng cách giữa dòng đầu tiên của đoạn với dòng cuối cùng của

đoạn văn bản trên nó

 After: Khoảng cách giữa dòng cuối cùng của đoạn với dòng đầu tiên của

đoạn văn bản sau nó

 Line Spacing: Chọn độ giãn dòng Các thông số thiết lập trong mục At

c) Căn chỉnh đoạn văn bản dùng thước (Ruler)

Trên thước Ruler có các Indent để căn chỉnh độ thụt đầu dòng, dùng chuột để căn

chỉnh theo ý muốn:

 Left Indent: Thụt cả đoạn (đã bôi đen) vào so với biên trái

 Right Indent: Thụt cả đoạn (đã bôi đen) vào so với biên phải

 First Line Indent: Chỉ thụt dòng đầu tiên của đoạn còn các dòng sau giữ nguyên

 Hanging Indent : Giữ nguyên dòng đầu, thụt các dòng còn lại của đoạn

 Lưu ý: Để căn chỉnh đoạn văn bản với thước thì trước tiên, phải bôi đen cả

đoạn văn bản muốn căn chỉnh rồi mới tiến hành dịch chuyển các Indent trên thước.

2.2.4 Thiết lập Bullets and Numbering

Công dụng: Dùng để đánh số thứ tự, chữ hoặc ký hiệu đầu của các đoạn văn bản Các bước tiến hành như sau:

B1: Đánh dấu (bôi đen) các đoạn văn bản muốn đánh số thứ tự hoặc ký hiệu đầu đoạn.B2: Dùng một trong 2 cách sau:

C1: Vào menu Format | Bullets and Numbering C2: Kích phải chuột lên phần văn bản vừa bôi đen, chọn Bullets and

Numbering.

Hộp thoại Bullets and Numbering hiện ra, trên hộp thoại này có 4 tab:

• Bulleted: Đánh ký hiệu lặp lại như nhau ở mỗi đầu đoạn văn bản.

• Numbered: Đánh số thứ tự, chữ hoặc số la Mã ở đầu mỗi đoạn theo thứ tự tăng dần.

• Outline Numbered: Đánh số thứ tự cho đoạn văn bản có cấu trúc nhiều cấp (tối đa là

9 cấp), mục này cho phép dùng số, chữ, hoặc ký hiệu

• List Styles: Là những định dạng đã được tạo sẵn.

* Cũng có thể tự chọn một ký hiệu (Symbol) bất kỳ làm bullet cho đoạn văn bản, các

bước tiến hành như sau:

B1: Đánh dấu đoạn văn bản muốn đánh bullet.

B2: Vào Format | Bullets and Numbering rồi chọn thẻ Bulleted.

B3: Bấm chọn một dạng bullet bất kỳ rồi chọn vào nút Customize, hộp thoại

Customize Bulleted List hiện ra, chọn các ký tự muốn sử dụng trong mục Bullet character.

 Character: Chèn các ký tự khác không có mặt trong danh sách hiển thị hiện thời.

 Picture: Chọn một hình ảnh nào đó làm Bullet.

Lưu ý:

 Để thụt lùi vào một cấp, bôi đen các đoạn rồi nhấn phím tab trên bàn phím.

 Để tiến ra một cấp, bôi đen các đoạn rồi nhấn tổ hợp phím Shift + tab.

2.2.5 Chia văn bản thành nhiều cột dạng báo chí

Word cung cấp tính năng Columns giúp người dùng dễ dàng chia từng đoạn

văn bản hoặc toàn bộ văn bản của mình thành nhiều cột (giống như định dạng trên các trang báo hay tạp chí) Mỗi đoạn văn bản có thể được chia thành các cột có độ rộng khác nhau

a) Chia cột văn bản

Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) vùng văn bản cần chia làm nhiều cột

Bước 2: Vào menu Format | Columns Hộp thoại Columns xuất hiện:

Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa như sau:

° One: 1 cột

° Two: 2 cột

° Three: 3 cột

° left: Chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng 1/2 cột bên phải.

° Right: Chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng 2 lần cột bên phải.

° Number of Columns: Số cột cần tạo ra.

° Line between: Tạo đường kẻ phân cách giữa các cột

° Width and Spacing: Chiều rộng và khoảng cách giữa các cột.

° Equal columns width: Độ rộng của các cột và khoảng cách giữa các cột đều bằng

nhau Muốn thay đổi độ rộng mỗi cột hoặc khoảng cách giữa các cột khác nhau, hãy bỏ chọn mục này Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp

° Apply to: Cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột.

♥ Selected Text: Chỉ chia cột cho văn bản đã được chọn (bôi đen).

♥ Whole Document: Toàn bộ các trang văn bản sẽ được chia cột.

 Ngoài ra: Cũng có thể chia văn bản hay đoạn văn bản đã đánh dấu thành các cột một

cách nhanh chóng bằng cách bấm vào biểu tượng Columns trên thanh Standard.

b Sửa lại định dạng

B1: Đặt điểm trỏ vào một vị trí bất kỳ trên vùng văn bản đã chia cột

B2: Vào menu Format | Columns, hộp thoại Columns xuất hiện cho phép chỉnh sửa các

thông số về các cột đã chia

2.2.6 Tạo chữ cái lớn đầu dòng (Drop Cap)

Công dụng là tạo chữ cái lớn đầu đoạn văn bản, mỗi lần chỉ áp dụng cho một đoạn văn bản Các bước thực hiện bao gồm:

B1: Đặt con trỏ chuột vào đoạn văn bản muốn tạo chữ cái lớn đầu đoạn

B2: Vào menu Format | Drop Cap, hộp thoại Drop Cap hiện ra, có các tuỳ chọn:

° None: Không thiết đặt Drop Cap

° Dropped: Ký tự đầu tiên thành chữ lớn còn các ký tự khác trong đoạn văn bản bao

quanh nó

° In margin: Ký tự đầu tiên thành chữ cái lớn còn các ký tự khác canh lề bên trái nó.

° Font: Chọn lại font chữ cho chữ cái lớn đầu đoạn.

° Lines to drop: Số dòng mà chữ cái lớn sẽ chiếm.

° Distance from text: Khoảng cách từ chữ cái lớn đến đoạn văn bản.

2.2.7 Tìm kiếm và thay thế

Để tìm kiếm một từ hay một cụm từ trong văn bản, sử dụng tính năng Find &

Replace, đồng thời giúp thay thế một từ hoặc một cụm từ bởi một từ hoặc một cụm từ khác a) Tìm kiếm

Để thực hiện việc tìm kiếm, các bước thực hiện:

B1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm Nếu không lựa chọn vùng văn bản, Word sẽ thực

hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu

B2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách:

° C1: Vào menu Edit | Find

° C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

B3: Chọn tab Find.

B4: Gõ từ hoặc cụm từ bạn muốn tìm vào mục Find what

B5: Nhấn Find Next để tìm kiếm.

Nếu tick vào ô Highlight all items found in thì kết quả tìm kiếm thấy sẽ được đánh dấu.

b) Tìm kiếm và thay thế văn bản

Tính năng thay thế giúp tìm ra những cụm từ cần thay thế và thay bằng một cụm từ khác một cách rất nhanh chóng và chính xác Các bước làm như sau:

B1: Chọn vùng văn bản muốn tìm kiếm Nếu không lựa chọn một vùng văn bản, Word sẽ

thực hiện tìm kiếm trên toàn bộ tài liệu

B2: Khởi động tính năng tìm kiếm văn bản bằng cách:

° C1: Vào menu Edit | Find

° C2: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + F

Hộp thoại Find and Replace xuất hiện:

B3: Chọn tab Replace

° Gõ cụm từ cần tìm kiếm vào mục find what:

° Gõ cụm từ sẽ thay thế ở mục Replace with:

B4: Nhấn nút Find next để tìm đến vị trí văn bản chứa cụm từ cần tìm Khi tìm thấy:

° Replace: Thay thế cụm từ tìm được bởi cụm từ đã chỉ định ở mục Replace with

° Replace All: Word sẽ tự động thay thế toàn bộ các cụm từ tìm được như chỉ định.

2.2.8 Chức năng Autocorrect và Autotext

a) Autocorrect

Chức năng này giúp tốc độ soạn thảo nhanh hơn nhờ những từ viết tắt và tránh được các lỗi chính tả không cần thiết bởi khả năng tự động sửa lỗi chính tả

* Thêm một từ viết tắt:

B1: Vào menu Tools | AutoCorrect Options, hộp thoại AutoCorect hiện ra

B2: Trong mục Replace text as you type

Replace: Từ viết tắt hay từ sẽ bị thay thế.

With: Cụm từ đầy đủ hay cụm từ kết quả muốn hiển thị.

B3: Nhấn Add để thêm, hoặc Cancel để huỷ việc thực hiện.

* Một số tuỳ chọn khác

° Correct TWo INitial CApitals: Sửa lỗi viết hoa liên tiếp hai chữ cái

° Capitalize first letter of sentences: Viết chữ in hoa đầu câu.

° Capitalize first letter of table cells: Viết chữ in hoa đầu mỗi câu trong bảng.

° Capitalize names of days: Viết chữ in hoa tên của ngày trong tuần.

° Correct accidental usage of cAPSLOCK key: Sửa lỗi khi dùng phím Capslock.

* Xoá một từ viết tắt.

Tương tự như thêm một từ viết tắt, để xoá một từ viết tắt, gõ từ viết tắt đó vào trong ô

Replace rồi chọn nút Delete.

B2: Lựa chọn (bôi đen) toàn bộ cụm từ đó

B3: Vào menu Insert | AutoText | AutoText, hộp thoại AutoCorrect hiện ra.

Gõ nhóm từ viết tắt vào ô Enter AutoText Entries here

Insert Symbol của Word sẽ cung cấp đầy đủ các ký tự đặc biệt này.

B1: Vào menu Insert | Symbol, hộp thoại Symbol hiện ra.

B2: Chọn các biểu tượng trong danh sách các biểu tượng phía dưới, nếu chưa thấy, có thể thay đổi danh mục các biểu tượng trong mục font

B3: Sau khi đã chọn một biểu tượng, nhấp chuột vào nút Insert để chấp nhận chèn biểu tượng

2.2.10 Soạn thảo công thức toán học

Để soạn thảo công thức toán học, Word cung cấp một bộ công cụ chuyên dụng dùng

để soạn thảo có tên là Microsoft Equation 3.0 Cách soạn thảo một công thức toán học

được tiến hành như sau:

B1: Chọn một vị trí trên tài liệu, nơi sẽ chèn công thức toán học vào.

B2: Vào menu Insert | Object hộp thoại Object xuất hiện.

B3: Tìm trong danh sách Object type dòng chữ Microsoft Equation 3.0 và nhấn OK, hộp

thoại Equation hiện ra.

B4: Bấm chọn các biểu tượng công thức toán học cần thiết và soạn thảo bình thường.

Ngoài ra: Có thể lấy bộ công cụ Equation ra bằng cách sau:

B1: Vào menu Tools | Customize, hộp thoại Customize hiện ra

B2: Chọn tab Commands.

B3: Chọn Insert trong mục Categories, tìm chọn Equation Editor trong mục Commands và

kéo lên trên thanh menu chính làm biểu tượng trên thanh menu chính.

Bấm chọn vào biểu tượng Equation Editor trên thanh trình đơn menu khi muốn soạn thảo công thực toán học hay chèn các biểu tượng đặc biệt (Symbol).

2.2.11 Thiết đặt vị trí điểm dừng Tabs

Công dụng là định vị các điểm dừng khi nhấn phím Tab trên bàn phím, thường được

sử dụng khi cần tạo một danh sách mà trong đó nội dung cần thẳng hàng theo từng cột

Có các loại Tab như sau:

° Left tab: Tab trái

° Right tab: Tab phải

° Center Tab: Tab giữa

° Decimal tab: Tab thập phân

a) Cách thiết lập tab

B1: Vào menu Format | Tabs, hộp thoại Tabs hiện ra.

B2: Chọn kiểu tab trong mục Alignment.

B3: Thay đổi độ lớn (bước nhảy) của tab trong mục Tab stop position:

b) Cách thay đổi Leader (chấm dẫn đường theo sau Tab)

B1: Xác định kiểu bước nhảy tab trong mục Leader.

B2: Thiết lập thông số tab trong mục Tab stop position.

2.3 Các thao tác soạn thảo nâng cao

2.3.1 Bảng biểu trong văn bản

Bảng biểu trong văn bản được tạo bởi một số dòng (rows) và một số cột (columns), các dòng và các cột này tạo thành các ô (cells) Trong các ô có thể chứa các kiểu dữ liệu dạng

B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí muốn chèn bảng

B2: Bấm chuột vào biểu tượng Insert Table trên thanh công cụ chuẩn (Standard) và kéo,

xác định số hàng và số cột theo ý muốn rồi nhả phím trái chuột (Chỉ số đầu là chỉ số hàng, chỉ số sau là chỉ số cột)

C2: Chèn bảng một cách đầy đủ.

B1: Vào menu Table | Insert | Table,

hộp thoại Insert table hiện ra

B2: Thiết lập thông số cho bảng:

 Number of columns: Số cột của bảng

 Number of rows: Số hàng của bảng.

 Fixed column width: Cố định chiều rộng của cột

 AutoFit to contents: Tự động điều chỉnh kích thước cho vừa vặn với nội dung.

 AutoFit to Window: Tự động điều chỉnh độ rộng các cột trong bảng sao cho

bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang văn bản

B3: Bấm vào nút OK để chấp nhận chèn bảng

Lưu ý: Trong quá trình soạn thảo, đôi lúc kích thước của bảng vượt ra ngoài khổ giấy

như trường hợp dưới:

Để chỉnh sửa lại kích thước cho bảng trong trường hợp này, cách làm như sau:

B1: Đặt con trỏ chuột vào một vị trí bất kỳ trong bảng.

B2: Vào menu Table | AutoFit | AutoFit to Window

b) Chỉnh sửa cấu trúc của bảng.

* Thêm cột cho bảng.

Để thêm cột cho bảng, cách làm như sau:

B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí liền kề với cột muốn thêm (bên trái hoặc bên phải cột muốn thêm)

B2: Vào menu Table | Insert, có 2 lựa chọn:

Column to the left: Thêm 1 cột bên trái vị trí con trỏ

Column to the right: Thêm 1 cột bên phải vị trí con trỏ.

* Thêm dòng cho bảng

Bao gồm 2 bước chính

B1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí liền kề với dòng muốn thêm (phía trên hoặc phía dưới dòng muốn thêm)

B2: Vào menu Table | Insert, có 2 lựa chọn:

Rows Above: Thêm 1 dòng vào phía trên vị trí con trỏ

Rows Below: Thêm 1 dòng vào phía dưới vị trí con trỏ.

Ngoài ra: Để thêm một dòng mới vào vị trí cuối cùng của bảng, đặt con trỏ vào vị trí ô

(cell) cuối cùng của bảng rồi nhấn phím Tab trên bàn phím, 1 dòng mới sẽ được tạo ra.

* Xoá cột cho bảng.

Để xoá cột của bảng, cách làm như sau:

B1: Lựa chọn (bôi đen) các cột cần xoá