sử dụng Open Office

I/- Open Office Writer:1/ Tạo Heading: - Heading đã có sẵn trong danh sách các Style trên Format Toolbar: - Định đặt dòng nào làm Heading thì trước hoặc sau khi gõ xong, để con trỏchuột

NAấM HOẽC: 2010-2011

Đề tài: MỘT SỐ KINH NGHIỆM GIÚP SỬ DỤNG DỄ DÀNG PHẦN MỀM TỰ DO MÃ NGUỒN MỞ OPEN OFFICE -  -

Trong xó hội hiện nay, tin học ngày càng phỏt triển mạnh mẽ trong hầu hếtmọi lĩnh vực Tuy nhiờn ứng dụng cụng nghệ thụng tin vào dạy học là một việclàm rất cần thiết cho việc đổi mới phương phỏp dạy học hiện nay cho cỏc trườngTHCS và THPT, bờn cạnh đú việc ỏp dụng cụng nghệ thụng tin vào cỏc trườngTHCS là một đều hết sức khú khăn vỡ hầu hết cỏc trường THCS ở vựng sõu, vựng

xa cũn thiếu thốn quỏ nhiều về cơ sở vật chất, phũng ốc thỡ hạn chế khụng đủ điềukiện để đỏp ứng cỏc yờu cầu về cụng nghệ thụng tin hiện nay, cho nờn việc ỏpdụng cụng nghệ thụng tin vào giảng dạy ở cỏc trường vựng sõu, vựng xa vẫn cũnhạn chế Thế kỷ XXI - thế kỷ của sự phát triển mạnh mẽ khoa học và công nghệ.Yêu cầu mới của sự nghiệp công nghiệp hoá - hiện đại hoá đất nớc và trên con đ-ờng tiến lên CNXH đòi hỏi các nhà trờng phải đào tạo nên những con ngời lao

động mới: thông minh, sáng tạo Để đạt đợc mục tiêu đó, hiện nay việc đổi mớichơng trình và phơng pháp dạy học ở các trờng phổ thông đã và đang đợc quantâm rất lớn

Ngày 1-3-2010, Bộ GD&ĐT đó ban hành Thụng tư 08/2010/TT-BGD&ĐT

Trang 2

ứng dụng văn phòng hoạt động được với tất cả các hệ điều hành phổ biến và khai thác các chức năng và tài liệu thông qua các thành phần mở dựa trên các thư viện nguồn API và dạng hồ sơ XML

OpenOffice.org hay gọi tắt là OpenOffice là bộ trình ứng dụng văn phòng miễn phí, mã nguồn mở được xây dựng trên phiên bản StarOffice mã nguồn mở của Sun Microsystems OpenOffice có thể chạy trên các hệ điều hành Windows (đòi hỏi phải có Java Runtime Environment), Solaris và Linux Phiên bản mới nhất của OpenOffice cho phép đọc/ghi các định dạng file của MS Office khá hoànhảo OpenOffice gồm các ứng dụng soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử, trình chiếu, xử lý đồ họa véc-tơ và soạn thảo trang mạng với tất cả những mệnh lệnh tương đương với các chương trình ứng dụng văn phòng khác và có thể thay thế được các phần mềm thương mại này Các thành phần cơ bản của OpenOffice:

* Writer (trình soạn thảo văn bản có tính năng tương tự như Microsoft Word)

* Calc (trình bảng tính tương tự như Microsoft Excel)

* Draw (trình đồ họa cơ bản, tương tự Microsoft Visio)

* Impress (trình soạn thảo trình diễn, tương tự PowerPoint)

* Base (trình quản trị cơ sở dữ liệu, tương tự Microsoft Access)

* Math (trình viết công thức toán, tương tự Microsoft Equation Editor)

* Bộ văn phòng StarOffice Cơ Bản

Chính vì điều này, nên tôi thực hiện đề tài “Một số kinh nghiệm giúp sử dụng dễ dàng phần mềm tự do mã nguồn mở Open Office” nhằm giúp các thầy

cô dễ dàng sử dụng một số tính năng trong Open Office

- Khi sử dụng Open Office có nhiều thuận lợi hơn so với sử dụng các phầnmềm Office khác:

+ OpenOffice được phân phối hoàn toàn miễn phí Tất cả các bản cập nhật mới của OpenOffice cũng hoàn toàn miễn phí

+ OpenOffice là phần mềm mã nguồn mở Điều đó có nghĩa là rất nhiều

người trên thế giới đang liên tục phát triển nó ngày một tốt hơn Các phiên bảnmới xuất hiện khi một số lượng các cải tiến quan trọng được hoàn thành, trongkhi bộ phận tiếp thị của Microsoft là người cuối cùng quyết định việc cung cấpcác bản nâng cấp tới người dùng

+ OpenOffice chạy trên cả hai hệ điều hành Windows và Linux Chỉ cần tải

Trang 4

+ OpenOffice sử dụng định dạng OpenDocument, đĩ là định dạng đang

ngày càng phổ biến Dung lượng file của nĩ nhỏ hơn so với Microsoft Office Hỗtrợ các định dạng dựa trên nền tảng xml, điều đĩ cũng cĩ nghĩa là nĩ tồn tại rấtnhiều trong kỷ nguyên Internet hiện nay

+ OpenOffice hết sức đơn giản và thân thiện, thêm vào đĩ là một giao diện

menu hết sức tiện lợi cho người sử dụng Bạn khơng cần chờ lâu để mở một tài

liệu đa ngơn ngữ hoặc tập tin kích thước lớn OpenOffice cũng tiêu thụ ít tài

nguyên máy tính, đĩ là lý do tại sao tất cả các ứng dụng chạy nhanh hơn và hiệuquả hơn

+ OpenOffice Writer, cĩ tất cả các tính năng đặc trưng của trình xử lý chữ

và ký tự mạnh mẽ, đĩ là đơn giản và dễ hiểu Nĩ sẽ khơng chiếm nhiều thời giankhi bắt đầu làm việc với nĩ và tất cả các chức năng cần thiết đều cĩ sẵn Nĩ thậmchí cịn tốt hơn Microsoft Word về mặt đồ họa, đĩ là sự liện lợi và khả năng cĩ

thể đốn trước (predictable): nĩ khơng cĩ cái bảng canvasses bất tiện và gây khĩ

chịu như Microsoft Office, nĩ cĩ thể giúp người dùng tránh được thao tác bất hợp

lý, tránh đi lan man

+ Ứng dụng Calc của OpenOffice tính tốn nhanh hơn, đơn giản hơn, yêu

cầu về bộ nhớ và dung lượng đĩa cũng ít hơn Ứng dụng Excels với đầy đủ cácchức năng tính tốn, nĩ thực sự linh hoạt và nổi bật trong việc tinh chỉnh các biểu

đồ Calc cũng là một trong số các tính năng rất hữu ích và thuận tiện cho việc lọc

dữ liệu, nĩ là một sự lựa chọn tốt cho những ai cần cĩ một cơng cụ tin cậy choviệc xử lý bảng tính

+ OpenOffice tập hợp tất cả mọi thứ được cho là hay nhất của Microsoft,

nhưng nĩ cũng gạt bỏ tất cả những điều bất hợp lý mà chúng ta phải mất một thờigian dài sử dụng để nhận ra Mặc dù mang nhiều tính cổ điển, giao diện của

OpenOffice được sánh ngang với Microsoft Office, và trong một số khía cạnh, nĩ

vẫn nhỉnh hơn trong việc sử dụng

2/ Khó khăn.

Tuy nhiên, việc thĩi quen sử dụng các phần mềm thương mại đã chép lậu

và bất hợp pháp là lý do tại sao đại đa số người ở Việt Nam cĩ thĩi quen dùngphần mềm Word để soạn thảo văn bản, Excel để tính bảng và Powerpoint để làm

các trình bày Vì thế, việc chuyển đổi phần mềm, từ Microsoft Office sang Open Office, khơng hề đơn giản và trước mắt cịn phụ thuộc nhiều vào ý thức của từng

cá nhân và tập thể

I/- Open Office Writer:

1/ Tạo Heading:

- Heading đã có sẵn trong danh sách các Style trên Format Toolbar:

- Định đặt dòng nào làm Heading thì trước hoặc sau khi gõ xong, để con trỏchuột ở dòng đó (không cần bôi đen cả dòng) rồi nhấn vào mũi tên trỏ xuống ở ô Style hình trên (bên trái ô Font), chọn Heading trong danh sách xổ xuống

- Heading có sẵn không đánh số ở đầu như trong ví dụ trên Muốn đánh số

tự động, nhấn vào menu Tools > Outline Numbering, màn hình sau xuất hiện:

Trang 6

- Để định dạng Heading theo ý muốn, nhấn vào menu Format > Styles and Formatting Trong màn hình tiếp, nhấn phím phải chuột vào Heading muốn định dạng lại Màn hình sau xuất hiện:

Trong màn hình trên có thể thay đổi rất nhiều thứ theo ý muốn

2/ Nâng cấp, hạ cấp, di chuyển Heading:

- Khi con trỏ ở trong vùng một heading nào đó, toolbar sau xuất hiện:

- Nhóm bốn nút có mũi tên chỉ sang trái, phải dùng để nâng hoặc hạ cấp heading (ví dụ: từ heading 1 xuống heading 2) Nếu một heading định nâng/hạ cấp có các heading cấp thấp hơn ở bên dưới thì dùng nút có hai mũi tên Khi đó,

ví dụ heading 1 xuống thành heading 2 và các heading 2, 3 bên dưới nó sẽ xuống thành heading 3,4

- Nhóm bốn nút có mũi tên chỉ lên, xuống cho phép di chuyển một heading

và tất cả phần văn bản bên dưới nó đến vị trí khác Chỉ cần nhấn chuột vào

heading (không cần bôi đen) rồi nhấn nút thích hợp

3/- Đọc, di chuyển trong văn bản theo heading:

- Khi văn bản đã có heading, nhấn vào menu View > Navigator, cửa sổ

sau xuất hiện:

- Nhấn chuột vào mép trên cửa sổ, rê nó xuống dưới ô Style đến khi thấy xuất hiện một vạch đen thẳng đứng thì nhả chuột ra Cửa sổ Navigator sẽ có vị trí mới ở bên trái màn hình Nhấn vào các dấu + bên trái Heading sẽ thấy như sau:

Muốn di chuyển đến tiêu đề nào thì nhấn chuột vào nó ở cột bên trái Bật tắt cửa

4/- Tạo mục lục tự động.

- Khi đã thiết lập các tiêu đề bằng Heading như trên thì có thể tạo mục lục

tự động Để con trỏ chuột vào vị trí định tạo mục lục rồi nhấn menu Insert

>Index and Tables > Index and Tables Màn hình sau xuất hiện:

Trang 8

- Trong màn hình trên:

+ Title: gõ vào từ “Mục lục” thay cho “Table of Contents”

+ Type: chọn Table of Contents như hình trên

+ Protected … được đánh dấu chọn sẵn để không cho thay đổi mục lục bằng tay

+ Evaluate up to level: mặc định mục lục được lập chi tiết đến heading 10 (nếucó)

+ Outline: đã chọn sẵn, quy định mục lục sẽ lập dựa vào heading

+ Tab Styles: định dạng cho mục lục Mỗi cấp mục lục (level) ứng với một style là Contents 1, 2, 3,… Muốn thay đổi Style nào nhấn vào đó rồi nhấn nút Edit ở bên dưới

Sau khi nhấn OK, mục lục sẽ xuất hiện như thế này:

Mục lục

I- Tiêu đề (Heading) ………1

I.1-Tạo Heading: ……….1

I.2-Nâng cấp, hạ cấp, di chuyển Heading……… 3

I.3-Đọc, di chuyển trong văn bản theo heading: 3

II-Tạo mục lục tự động ……… 4

III-Bản mẫu (Template) ………5

IV- Bổ xung tính năng (Extensions) ……… 8

- Sau khi đã tạo mục lục, nếu thay đổi các heading (sửa nội dung, chuyểnchỗ, xóa hoặc thêm heading, …) mục lục sẽ tự động cập nhật các thay đổi đó khi đóng rồi mở lại file văn bản Cũng có thể cập nhật mục lục bằng cách nhấn

phím phải chuột vào vùng mục lục rồi chọn Update Index/Table.

5/- Bản mẫu (Template):

Để soạn một văn bản:

- Nhanh

- Thống nhất như nhau cho cùng một loại văn bản nên dùng các template

Ví dụ tạo một template thông dụng như sau:Trong màn hình Writer, mở một văn bản mới chưa có tên Nhấn vào

menuFormat > Page, rồi chuyển đến tab Page trong màn hình sau:

• Format: chọn khổ giấy là A4

- Nhấn tiếp vào menu Tools > Outline Numbering rồi quy định kiểu đánh số

các heading như đã nói ở phần trên

quy định tỷ lệ phóng to văn bản trên màn hình

- Nhấn vào menu File > Printer Settings để thiết lập các thông số in ấn.

- Nhấn chuột vào phần Footer ở cuối trang Chèn vào đó các mã sau:

+ Gõ từ “Page” (hoặc Trang) rồi nhấn menu Insert > Fields > Page

Number để chèn số thứ tự của trang Gõ tiếp từ “of” (hoặc “của” hay “/”) rồi

nhấn Insert > Fields > Page Count để chèn tổng số trang của văn bản.

+ Chuyển con trỏ sang bên trái cụm từ trên, nhấn Insert > Fields > Other Trong màn hình xuất hiện, ở cột Type chọn File name, cột Format chọn

Path/File name để chèn tên file kèm đường dẫn.

+ Cuối cùng nhấn vào menu File > Save as Trong màn hình xuất hiện, đặt

tên file, ví dụ “Bản mẫu văn bản”, mục File type chọn “ODF Text Document

template (.ott)” rồi lưu file Bản mẫu văn bản.ott vào một thư mục nào đó.

Nhấn vào menu File > Template > Organize, màn hình sau xuất hiện:

Trang 10

- Nhấn chuột vào My Templates ở cột bên trái, nhấn tiếp vào nút

Commands > Import Templates rồi tìm mở file “Bản mẫu văn bản.ott” vừa tạo.

Tên file sẽ xuất hiện ở cột trái như hình trên

- Nhấn chuột vào tên file “Bản mẫu văn bản.ott” ở cột trái, nhấn tiếp vào

nútCommands > Set as Default Template để quy định bản mẫu đó là mặc định

cho các văn bản mới sau này

Template đã nhập được lưu vào /home/<username>/.ooo3/user/template.

Đóng Writer lại rồi mở ra, văn bản mới Untitled 1 (chưa có tên) sẽ mặc nhiên có tất cả những settings đã thiết lập ở trên cho template, không phải làm lại cho các lần sau

Ví dụ: sau khi đã lưu file, phần Footer sẽ có dạng như sau:

Writer có rất nhiều template cho đủ loại văn bản, tải tự do từ Internet về dùng và sửa theo ý muốn

6/ Thao tác bôi đen (highlight) – chọn vùng văn bản để xử lý:

- Bấm giữ phím Ctrl trong khi bạn click chuột vào bất kỳ một vị trí nào trong câu, chương trình sẽ tự động bôi đen toàn bộ câu văn

- Nếu muốn bạn có thể dễ dàng chọn cả đoạn văn bằng cách tương tự (giữ phím Ctrl) và bấm chuột trái 3 lần liên tiếp

- Bạn chỉ muốn chọn một từ - di chuyển con trỏ chuột tới từ cần chọn và bấm 2 lần liên tiếp

- Ctrl + A : chọn (bôi đen - highlight) toàn bộ văn bản

7/ Trở lại vị trí con trỏ hiện hành:

Bạn đang soạn thảo văn bản thì có việc phải ra ngoài, bạn không muốn sau khi mình quay lại sẽ phải mất công dò tìm qua hàng chục trang tài liệu chỉ để biết

vị trí mình đang sửa hiện ở chỗ nào, bạn cứ việc tắt chương trình và đi thực hiện công việc của mình Sau khi bạn quay lại để tiếp tục công việc bấm tổ hợp phím Shift + F5 con trỏ sẽ trở về đúng vị trí mà bạn đã đang thực hiện từ trước đó

8/ Thao tác với các đoạn văn:

Thông thường nếu bạn muốn chỉnh sửa vị trí cho một đoạn văn lên trên hay xuống dưới trong một đoạn văn khác của tài liệu, bạn sẽ thực hiện lệnh cut vàpaste nhưng sao phải làm thế trong khi bạn chỉ cần chọn toàn bộ vùng văn bản muốn di chuyển bấm giữ tổ hợp phím Shift + Alt và sử dụng phím mũi tên ↑ (↓)

để di chuyển đoạn văn tới vị trí mong muốn

9/ Di chuyển vị trí của đoạn văn:

Các tổ hợp phím Ctrl + E, Ctrl + L hay Ctrl + R sẽ tương ứng với các thao tác di chuyển đoạn văn ( hay câu, chữ) vào giữa, sang trái, sang phải một cách chính xác

10/ Copy và in lại định dạng:

Nếu như bạn không muốn mất công thực hiện hay điều chỉnh lại định dạng cho các đoạn văn bản mới, bạn chỉ muốn áp dụng đúng các kiểu định dạng của đoạn văn bản cũ cho đoạn văn bản mới - đơn giản bạn chỉ cần bôi đen vùng văn bản muốn lấy định dạng bấm tổ hợp phím Ctrl+Shift+C để copy định dạng mong muốn, sau đó bấm Ctrl+Shift+V để áp dụng định dạng đó cho vùng văn bảnđược bôi đen mà bạn muốn, tất cả từ màu sắc, phông chữ, cho tới cách viết chữ…đều sẽ được thực hiện trên đoạn văn bản mới

11/ Tạo một đường kẻ ngang:

Để tạo một đường kẻ ngang phân cách các đoạn văn bạn chỉ cần gõ liên tiếp ba ký tự _ (bấm Shift - ) và bấm Enter

12/ Lưu đồng thời nhiều tài liệu một lúc:

Bạn mở rất nhiều văn bản Word để chỉnh sửa và sau đó muốn lưu chúng lại để tắt đi cùng một lúc, rất đơn giản bạn bấm giữ phím Shift trong khi di

chuyển con trỏ tới để kéo thực đơn File (File menu) của chương trình bạn sẽ thấy

có dòng chữ Save All hiện ra trên File menu Lúc này bạn chỉ cần bấm chuột vào

đó để lưu, sau đó chọn Close All (để đóng tất cả một lúc)

13/ Cân chỉnh khoảng cách cho một đoạn văn:

Bạn muốn canh khoảng cách giữa các dòng cho đoạn văn hay vùng văn bản muốn xử lý – tổ hợp phím Ctrl + 1 (khoảng cách 1 phím space), Ctrl + 2

(khoảng cách 2 phím space), Ctrl+5(khoảng cách 1.5 phím space) sẽ giúp bạn thực hiện công việc

14/ Ngoài ra còn một số các tổ hợp phím tắt phổ biến khác:

- Ctrl + Z hay Ctrl + Y : cho phép undo hay redo các lựa chọn trong khi xử lý

- Ctrl + M hay Ctrl + T : cho phép lùi vùng lựa chọn theo định dạng với khoảng

Trang 12

- Sheet đang làm việc hoặc Sheet đang được chọn gọi là Sheet hiện hành Muốn chọn Sheet nào ta nhắp vào Sheet đó trên Sheet Tab Trên các Sheet khi ta nhắp phải chuột vào Sheet tab nào đó thì sẽ có một số tính năng sau:

+ Insert Sheet: Chèn Sheet(s) vào vị trí Sheet hiện hành

+ Delelte Sheet: Xóa Sheet(s) hiện hành

+ Rename Sheet: Đổi tên Sheet hiện hành

+ Move/Copy Sheet: Di chuyển hoặc sao chép Sheet

+ Select All Sheet: Chọn tất cả các Sheet

+ Cut: Cắt Sheet hiện hành

+ Copy: Sao chép Sheet hiện hành

+ Paste: Dán Sheet đã chọn

2/ Các loại địa chỉ:

a) Địa chỉ tương đối (Relative Address): <Cột><Hàng>

- Địa chỉ tham chiếu tương đối gọi tắt là địa chỉ tương đối có trong công thức sẽ thay đổi theo vị trí ô khi chúng ta thực hiện sao chép công thức từ 1 ô đến các ô khác

Ví dụ: Công thức chúng ta nhập trong ô C1 là =(A1+B1)/2 Khi sao chép công thức này đến ô C2 thì nó tự động thay đổi địa chỉ để trở thành công thức là

=(A2+B2)/2.Khi sao chép công thức này đến ô C3 thì nó tự động thay đổi địa chỉ

để trở thành công thức là =(A3+B3)/2