Tài liệu sử dụng open office.org Calc

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cáchsau: - Vào menu File\Save; hoặc - Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ.. Để mở một bảng tính đã có

GIỚI THIỆU

  

OpenOffice.org là bộ phần mềm ứng dụng văn phòng nguồn mở được phát triển bởi Sun Microsystems và cộng đồng nguồn mở, có các tính năng tương tự như Microsoft Office OpenOffice.org có thể chạy trên nhiều hệ điều hành, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có cả phiên bản tiếng Việt), thường xuyên được cập nhật và nâng cấp.

Phiên bản OpenOffice.org 3.x.x kế thừa toàn bộ những tính năng ưu việt của những phiên bản trước, đồng thời cải tiến giao diện và biểu tượng đẹp hơn, trực quan

và sinh động hơn, ngoài ra còn thêm nhiều tính năng mới như: hỗ trợ Web 2.0, hỗ trợ định dạng của Microsoft Office 2007, bổ sung màn hình Welcome to OpenOffice.org

Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm Trình diễn hội thảo OpenOffice.org Impress.Trong tài liệu này, chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn sử dụng phần mềm Bảng tính điện tử OpenOffice.org Calc OpenOffice.org Calc có tính năng tương tự về mặt giao diện và cách sử dụng như Microsoft Office Excel, dễ học và dễ sử dụng OpenOffice.org Calc ngày càng được ưa chuộng và sử dụng rộng rãi bởi tính hiệu quả cao trong công việc.

Lần đầu làm quen với OpenOffice.org Calc, cách học nhanh nhất là đọc hết tài liệu, sau đó tiến hành thực hành ngay trên máy tính khi kết thúc mỗi chương, nếu có vấn đề khúc mắc bạn tra cứu lại tài liệu để hiểu rõ ràng hơn Đối với người dùng đã có kinh nghiệm sử dụng phần mềm Microsoft Office Excel, tài liệu này có giá trị để tra cứu trong quá trình sử dụng.

Nội dung tài liệu bao gồm:

♦ Chương 01: Làm quen với Calc

♦ Chương 02: Các thao tác với trang tính

♦ Chương 03: Xử lý dữ liệu trong bảng tính

♦ Chương 04: Hàm trong Calc

♦ Chương 05: Đồ thị

♦ Chương 06: Quản trị dữ liệu

♦ Chương 07: Trình bày trang và in

♦ Phụ lục: Những khác nhau cơ bản giữa Calc và Excel

CHƯƠNG 01: LÀM QUEN VỚI CALC

  

1 Cách khởi động Calc

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Calc Tuỳ vào mụcđích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cáchsau đây để khởi động:

- Cách 1: Nhấn nút Start\Programs\OpenOffice.org 3.x.x\ OpenOffice.org Calc.

OpenOffice.org Tại màn hình này, nhấn chuột vào biểu tượng Spreadsheet.

- Cách 3: Bấm đúp chuột lên biểu tượng của Calc nếu như nhìn thấy nó

bất kỳ ở chỗ nào trên màn hình Desktop,…

- Cách 4: Nếu muốn mở nhanh một bảng tính gần đây nhất trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start\Documents, chọn tên bảng tính (Calc) cần

mở Khi đó Calc sẽ khởi động và mở ngay bảng tính vừa chỉ định

2 Màn hình làm việc của Calc

Sau khi khởi động, màn hình làm việc của Calc có dạng như sau:

- Thanh tiêu đề (Title Bar): Nằm trên cùng của màn hình hiển thị tên của

bảng tính hiện thời Nếu bảng tính mới được tạo thì tên của nó sẽ là Untitled X,với X là một con số

- Thanh trình đơn (Menu Bar): Chứa các lệnh để gọi tới các chức

năng của Calc trong khi làm việc Bạn phải dùng chuột để mở các mục chọnnày, đôi khi cũng có thể sử dụng tổ hợp phím tắt để gọi nhanh tới các mục chọn

- Thanh công cụ chuẩn và thanh công cụ định dạng (Standard Toolbar, Formatting Toolbar): Cung cấp các biểu tượng chức năng, giúp việc

thực hiện các lệnh cơ bản, quản lý và xử lý trang tính nhanh hơn

- Thanh công thức (Formular Bar): Bên trái của thanh công thức là

một ô nhập liệu nhỏ gọi là ô Tên, bao gồm một chữ cái và một số, ví dụ: D7.Đây là chữ cái tên cột và số dòng của ô hiện thời Bên phải của ô Tên là cácbiểu tượng chức năng của hàm Nội dung của ô hiện thời (dữ liệu, công thứchoặc hàm) được hiển thị trong ô còn lại của thanh công thức Bạn có thể sửanội dung của ô hiện thời tại đây, hoặc sửa tại chính ô hiện thời đó

- Thanh thẻ tên trang tính (Sheet Bar): Hiển thị tên của các trang

tính

- Thanh trạng thái (Status Bar): Nằm cuối cửa sổ, hiển thị vị trí trang

tính hiện thời trên tổng số trang tính, độ thu phóng của trang tính, trạng tháiphím Insert,…

- Cột (Column): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều dọc được

đánh thứ tự bằng chữ cái (từ trái sang phải bắt đầu từ A, B, C, , đến AMH,AMI, AMJ, tổng số có 1024 cột) Ngoài cùng bên trái là nút chọn (đánh dấukhối) toàn bộ trang tính

- Hàng (Row): Là tập hợp các ô trong trang tính theo chiều ngang

được đánh thứ tự bằng số từ 1 đến 65536

- Ô (Cell): Là giao của một cột và một hàng Địa chỉ của ô được xác

định bằng cột trước, hàng sau, ví dụ C4, A23

- Ô hiện thời (Active Cell): Là ô có khung viền chung quanh với một

chấm vuông nhỏ ở góc dưới (Mốc điền) hay còn gọi là Con trỏ ô (sau này gọi làcon trỏ) Tọa độ của ô này được hiển thị trên thanh công thức

3 Tạo một bảng tính mới

Làm việc với Calc là làm việc trên các bảng tính Bạn có thể mở mộtbảng tính mới cho dù tại thời điểm đó đang sử dụng một chương trình kháctrong bộ OpenOffice.org, ví dụ, mở bảng tính từ chương trình

Writer hoặc Draw Bạn có thể chọn một trong các cách sau:

- Vào menu File\New\Spreadsheet;

4 Lưu bảng tính lên đĩa

Thư mục mặc định để lưu các bảng tính là thư mục My Documents trên

đĩa cứng Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi lại thông số này khi làm việc vớiCalc

Để lưu bảng tính đang làm việc lên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cáchsau:

- Vào menu File\Save;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ Biểu tượng này

sẽ có màu xanh đen và không chọn được nếu như tệp đã được lưu và không cóbất cứ sự thay đổi nào mới;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+S.

Nếu trước đó bảng tính chưa được lưu, khi đó với bất cứ cách nào nêu

trên sẽ mở ra hộp hội thoại Save As Trong hộp hội thoại này bạn có thể đặt tên

cho bảng tính và xác định vị trí lưu bảng tính

- Chọn vị trí lưu bảng tính mới

- Đặt tên bảng tính tại ô File name.

- Chọn phần mở rộng của tệp tại ô Save as type Mặc định phần mở rộng là ODF Spreadsheet (.ods), tuy nhiên bạn có thể chọn lưu tệp dưới

dạng xls, xml,…

- Nhấn nút <<Save>> để kết thúc việc lưu bảng tính lên đĩa.

Nếu bảng tính đã được lưu trước đó, thao tác lưu sẽ ghi đè lên bảng tính

đã tồn tại mà không mở hộp hội thoại Save As Nếu bạn muốn lưu bảng tính với tên khác, khi đó vào menu File\Save As.

Bạn nên thực hiện thao tác lưu thường xuyên trong khi soạn tài liệu để tránh mất dữ liệu khi gặp các sự cố như mất điện, máy tính hỏng…

5 Mở bảng tính đã tồn tại trên đĩa

Calc cho phép bạn không chỉ mở được những bảng tính được tạo ra bằngchương trình này, mà còn mở được cả những bảng tính được tạo ra bằng chươngtrình MS Excel (tệp xls, thậm chí là xlsx)

Để mở một bảng tính đã có trên đĩa, bạn có thể chọn một trong các cáchsau:

- Vào menu File\Open;

hoặc

- Nhấn chuột vào biểu tượng Open trên thanh công cụ;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+O Hộp hội thoại Open sẽ xuất hiện:

Tìm đến thư mục chứa bảng tính cần mở trên đĩa, chọn tệp tài liệu Nhấn

nút <<Open>> trên hộp hội thoại, tệp tài liệu được chọn sẽ mở ra trên màn hình

Calc

Bạn có thể mở một bảng tính đã làm việc trước đó trong menu File\Recent

Documents Tại đây hiển thị danh sách 10 tệp đã được mở bởi bất cứ chương

trình nào trong bộ OpenOffice.org.

6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Calc

Khi không muốn làm việc với Calc nữa, thực hiện theo một trong cáccách sau:

- Vào menu File\Exit;

hoặc

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+Q.

CHƯƠNG 02: CÁC THAO TÁC VỚI TRANG TÍNH

  

1 Thêm và xoá các trang tính

Theo mặc định, mỗi một bảng tính mới chứa ba trang tính trống Nếukhông cần tất cả ba trang tính, bạn có thể dễ dàng xoá bỏ những trang tínhkhông cần thiết Nếu muốn có thêm trang tính, bạn có thể chèn các trang tínhtuỳ theo nhu cầu Cách thực hiện như sau:

- Thêm trang tính:

+ Vào menu Insert\Sheet, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Insert Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Chọn vị trí xuất hiện của trang tính mới tại phần Position:

o Before current sheet: Xuất hiện trước trang tính hiện thời.

o After current sheet: Xuất hiện sau trang tính hiện thời.

+ Chọn số lượng trang tính cần thêm mới tại ô No of sheets

+ Đặt tên cho trang tính mới tại ô Name

+ Nhấn nút <<OK>> để thêm trang tính mới.

- Xoá trang tính:

+ Chọn trang tính cần xoá

+ Vào menu Edit\Sheet\Delete, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ tên trang tính và chọn Delete Sheet.

+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

2 Đổi tên trang tính

Ngầm định các trang tính được đặt tên lần lượt là Sheet1, Sheet2 vàSheet3 Tuy nhiên bạn có thể đổi tên các trang để dễ nhận biết nội dung củatừng trang tính Cách thực hiện như sau:

- Vào menu Format\Sheet\Rename, hoặc nhấn chuột phải lên thanh thẻ

tên trang tính, chọn Rename Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

- Nhập tên mới cho trang tính tại ô Name.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận tên mới của trang tính.

3 Sao chép/Di chuyển một trang tính

Bạn có thể sao chép một trang tính để tạo ra trang tính mới, đồng thời cóthể thay đổi vị trí của các trang tính để tiện lợi cho việc quản lý Cách thực hiệnnhư sau:

- Trên thanh thẻ tên trang tính, nhấn chuột phải vào tên trang tính cần sao

chép hoặc di chuyển, chọn Move/Copy Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

- Tích chọn ô Copy nếu bạn muốn sao chép trang tính.

- Chọn vị trí mới cho trang tính tại phần Insert before (Trang tính sẽ

được di chuyển ra trước trang tính được chọn trong danh sách này, hoặc sẽ được

di chuyển xuống cuối cùng của bảng tính nếu bạn chọn move to end position)

- Nhấn nút <<OK>> để sao chép hoặc di chuyển trang tính.

Bạn có thể sao chép hoặc di chuyển nhanh trang tính bằng cách sau:

+ Di chuyển: Nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

+ Sao chép: Giữ phím Ctrl, nhấn giữ chuột trái vào tên trang tính và

di tên trang tính ra vị trí mới rồi thả chuột.

4 Ẩn và hiện lại một trang tính

Bạn có thể ẩn một trang tính và cho hiện lại trang tính đó khi cần Cáchthực hiện như sau:

- Ẩn một trang tính:

+ Chọn trang tính cần ẩn

+ Vào menu Format\Sheet\Hide, trang tính được chọn sẽ biến mất và

chuyển trang tính ngay sau đó thành trang hiện thời

- Hiện lại trang tính:

+ Vào menu Format\Sheet\Show, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Chọn trang tính cần hiện trong danh sách

+ Nhấn nút <<OK>> để hiện lại trang tính đó.

5 Bảo vệ trang tính

Để bảo vệ trang tính khỏi sự thay đổi dữ liệu do người khác gây nên, bạn

có thể thực hiện như sau:

- Chọn trang tính cần bảo vệ

- Vào menu Tools\Protect Document\Sheet, xuất hiện hộp hội thoại:

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô Password.

- Nhập lại mật khẩu bảo vệ vào ô Confirm để xác nhận.

- Nhập mật khẩu bảo vệ vào ô trống.

+ Vào menu File\Save As.

+ Trên hộp hội thoại Save As hiện ra, tích chọn ô Save with password.+ Nhấn nút <<Save>>, xuất hiện cảnh báo, chọn <<Yes>>

+ Trên hộp hội thoại Enter Password hiện ra, nhập mật khẩu bảo vệ bảngtính vào ô Password và Confirm (giống hệt nhau)

+ Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận mật khẩu.

Sau khi thực hiện thao tác trên, mỗi khi mở bảng tính, hộp hội thoại

Password sẽ xuất hiện yêu cầu bạn nhập vào mật khẩu bảo vệ Nếu nhập đúng

Calc mới mở bảng tính đó.

6 Chọn nhiều trang tính

- Liền kề: Nhấn chuột vào thẻ tên đầu, giữ phím Shift trong khi nhấn

chuột vào thẻ tên cuối

- Cách nhau: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào các thẻ tên cần

chọn

- Để bỏ chọn một trang tính: Giữ phím Ctrl trong khi nhấn chuột vào thẻ

tên của trang tính cần bỏ chọn

CHƯƠNG 03: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH

- Bắt đầu bởi các chữ cái a đến z hoặc A đến Z

- Những dữ liệu dạng chuỗi như số nhà, số điện thoại, mã số khi nhập vàophải bắt đầu bằng dấu nháy đơn (') và không có giá trị tính toán

- Theo mặc định, dữ liệu dạng chuỗi được căn sang trái ô

- Bắt đầu bởi dấu bằng (=) Sau khi nhấn phím Enter công thức nhập vào

chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả được thể hiện trong ô

Nếu thấy Có thể là do:

#### Cột quá hẹp

#DIV/0! Chia cho 0, sai về kiểu của toán hạng

#NAME? Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên khônggắn với một ô hay vùng nào cả)

#N/A Tham chiếu đến ô rỗng hoặc không có trong danh sách

1.4 Dạng ngày (Date), giờ (Time)

- Trong cách trình bày dưới đây: DD là 2 con số chỉ ngày MM là 2 con sốchỉ tháng YY là 2 con số chỉ năm

Nhập theo dạng MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tùy thuộc vào việc đặt cácthông số quốc tế của Windows, ví dụ nếu đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõvào 27/03/07, trường hợp dùng kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 03/27/07 Khinhập sai dạng thức, Calc tự động chuyển sang dạng chuỗi (căn sang trái ô) và

ta không thể dùng kiểu dữ liệu này để tính toán

2 Các toán tử trong công thức

2.1 Toán tử số

Phép toán Ví dụ

2.2 Toán tử chuỗi

& Nối chuỗi

Ví dụ: “Tin”&“Học” Kết quả thu được là: TinHọc

- Đưa con trỏ về ô cần thiết

- Nhập dữ liệu theo loại dạng thức

- Để kết thúc việc nhập dữ liệu, làm theo một trong các cách sau:

+ Nhấn phím Enter, con trỏ ô sẽ xuống ô dưới.

+ Nhấn một phím mũi tên để đưa con trỏ sang ô cần thiết, ví dụ nhấnphím → sẽ đưa con trỏ sang ô bên phải

+ Trỏ chuột vào ô cần tới, nhấn chuột trái

3.2 Dữ liệu trong các ô tuân theo quy luật

•Chuỗi số với bước nhảy là 1:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để đánh sốthứ tự cho một số ô bắt đầu từ 1, ta gõ 1

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng màu đen, kéo và thả

•Chuỗi số với bước nhảy bất kỳ:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào số bắt đầu, ví dụ để cóchuỗi số chẵn ta gõ 2 vào một ô nào đó

- Về ô dưới (hoặc ô bên phải) của miền, gõ vào số tiếp theo, ví dụ ta gõ số4

- Đánh dấu khối 2 ô này, trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấucộng, kéo và thả chuột tại ô cuối của miền

•Chuỗi ngày tháng năm tăng:

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền, gõ vào ngày tháng năm bắt đầu

- Trỏ chuột vào mốc điền cho xuất hiện dấu cộng, kéo và thả chuột tại ôcuối của miền

- Theo mặc định, chuỗi ngày tháng năm sẽ tăng theo ngày với bướcnhảy là 1 Bạn có thể sửa mặc định này bằng cách:

+ Chọn chuỗi ngày tháng năm vừa tạo

+ Vào menu Edit\Fill\Series, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Trong phần Time unit chọn:

o Day: để tăng theo ngày, ví dụ: 16/05/2008, 17/05/2008, 18/05/2008,

…

o Weekday: để tăng theo ngày trong tuần, ví dụ: 16/05/2008, 19/05/2008, 20/05/2008,… (vì ngày 17/05/2008 và 18/05/2008 là các ngàycuối tuần nên không được tính)

o Month: để tăng theo tháng, ví dụ: 16/05/2008, 16/06/2008, 16/07/2008,

…

o Year: để tăng theo năm, ví dụ: 16/05/2008, 16/05/2009, 16/05/2010,

…

+ Chọn bước nhảy tại ô Increment.

+ Nhấn nút <<OK>>.

•Điền một danh sách tự tạo:

- Nếu danh sách này chưa có thì ta phải tạo bằng cách vào menu

- Nhập một giá trị có trong danh sách tự tạo vào ô đầu

- Điền tự động tới ô cuối miền như phần trên

3.3 Dữ liệu kiểu công thức

- Phải bắt đầu bởi dấu =

- Khi cần lấy số liệu ở ô nào, nháy chuột vào ô đó hoặc gõ địa chỉ ô đó vàocông thức

Ví dụ: Tính lương và tỷ lệ theo công thức:

Lương = Số ngày công * Lương ngày

Tỷ lệ = Lương / Tổng cộng Lương

- Tính lương cho nhân viên đầu tiên:

- Tính tổng lương và ghi vào ô E8:

+ Đưa con trỏ về ô E8

+ Nhấn chuột vào biểu tượng Sum ∑ trên thanh công thức, hoặc gõ vào

đó 6 ô (E9), tức là sử dụng địa chỉ tương đối Để báo cho Calc lấy lần lượtcác số từ E2 đến E7 chia cho số cố định ở ô E8 (ô này là địa chỉ tuyệt đối), talàm như sau:

o Đưa con trỏ ô về ô F2, nháy đúp chuột, sau đó đưa con trỏ bàn phím

về ngay trước ký hiệu E8, nhấn tổ hợp phím Shift+F4, dấu $ được điền vào

trước và giữa ký hiệu đó

o Nhấn phím Enter rồi sao chép công thức này cho tới ô F7.

+ Đánh dấu khối các ô từ F2 đến F7, chọn biểu tượng % trên thanh

định dạng, Calc đổi ra dạng phần trăm và điền dấu % cho các số Sau khitính toán ta có:

- Nhập công thức mảng (array formula):

+ Bước 1: Về ô đầu tiên cần thiết cần nhập công thức mảng

+ Bước 2: Khác với công thức tương đối (trong ví dụ trên là =C2*D2), ởđây phải lập toàn bộ dãy ô là: =C2:C7*D2:D7

+ Bước 3: Khi kết thúc phải nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter.

Calc sẽ tự sinh kết quả ở các ô tương ứng

- Sửa một công thức mảng:

+ Calc không cung cấp chức năng sửa một công thức mảng

Sửa, xóa dữ liệu

•Sửa: Làm theo một trong hai cách sau:

- Cách 1: Nháy đúp chuột tại ô (hoặc nhấn phím F2), nội dung của ôxuất hiện tại ô đó và tại thanh công thức, đưa con trỏ về chỗ cần thiết và sửa Ta

nên nhấn chuột tại thanh công thức và sửa tại đó, sửa xong nhấn phím Enter để ghi lại, ngược lại nhấn phím Esc để hủy bỏ mọi sửa đổi.

- Cách 2: Nhập dữ liệu mới cho ô đó, sau đó nhấn phím Enter.

•Chọn một ô

Để chọn một ô, bạn nhấn chuột vào ô đó Khi một ô được chọn, mộtđường viền đậm màu đen bao quanh nó và ô đó trở thành ô hiện thời

•Chọn nhiều ô liền nhau

Một dải các ô liền nhau có thể được chọn bằng cách sử dụng bàn phímhoặc chuột

- Để chọn một dải các ô bằng cách kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Nhấn và giữ chuột trái

+ Di chuyển chuột

+ Khi đã chọn được tập hợp các ô mong muốn thì thả chuột

- Để chọn một dải các ô không phải kéo chuột:

+ Nhấn chuột vào ô đầu tiên của dải cần chọn

+ Giữ phím Shift.

+ Nhấn chuột vào ô cuối cùng của dải cần chọn

- Để chọn một dải các ô không sử dụng chuột:

+ Chọn ô là một trong các góc của dải đó

+ Giữ phím Shift.

+ Sử dụng các phím mũi tên để chọn phần còn lại của dải

•Chọn nhiều ô không liền nhau

- Chọn một ô hoặc một dải các ô bằng các phương pháp nêu trên

- Di chuyển chuột tới điểm bắt đầu của dải ô tiếp theo

- Giữ phím Ctrl và nhấn chuột để chọn dải tiếp theo.

- Lặp lại các bước trên nếu cần

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

Giữ phím Shift.

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột cuối cùng trong nhóm.

+ Để chọn nhiều hàng hoặc cột không liên tiếp:

Nhấn chuột vào hàng hoặc cột đầu tiên trong nhóm

Giữ phím Ctrl.

Nhấn chuột vào từng hàng hoặc cột cần chọn

- Chọn toàn bộ trang tính: Nhấn chuột vào ô chữ nhật bên phía trên bên tráicủa trang tính

Có thể sử dụng bàn phím để chọn toàn bộ trang tính bằng cách nhấn tổ

hợp phím Ctrl+A.

5.2 Di chuyển giữa các ô

Trong một bảng tính bao giờ cũng có một ô chữ nhật có viền đen, nó chỉ

ra vị trí của ô hiện thời

- Sử dụng phím Tab và phím Enter:

+ Nhấn phím Enter hoặc tổ hợp phím Shift+Enter để di chuyển lần

lượt lên hoặc xuống

+ Nhấn phím Tab hoặc tổ hợp phím Shift+Tab để di chuyển lần lượt

sang phải hoặc trái

- Sử dụng các phím mũi tên: Nhấn các phím mũi tên trên bàn phím để dichuyển theo hướng mũi tên

- Sử dụng phím Home, End, Page Up và Page Down:

+ Nhấn phím Home để chuyển về đầu hàng.

+ Nhấn phím End để chuyển tới cột xa nhất bên phải có chứa dữ

liệu

+ Nhấn phím Page Down để chuyển xuống một trang màn hình.

+ Nhấn phím Page Up để chuyển lên một trang màn hình.

+ Nhấn tổ hợp phím Ctrl hoặc Alt và phím Home, End, Page Up, Page Down, hoặc các phím mũi tên để di chuyển theo nhiều cách khác nhau.

Bảng sau mô tả tất cả phím tắt dùng để di chuyển trong bảng tính

Ctrl+ Tới cột cuối cùng chứa dữ liệu trong hàng

đó hoặc tới cột AMJCtrl+ Tới cột đầu tiên chứa dữ liệu trong hàng

đó hoặc tới cột ACtrl+ Tới hàng đầu tiên chứa dữ liệu trong cột

đó hoặc tới dòng 1Ctrl+ Tới hàng cuối cùng chứa dữ liệu trong cột

đó hoặc tới dòng 65536

Ctrl+End Tới ô góc dưới bên phải của vùng chứa dữ

liệuAlt+Page Down Dịch một màn hình sang bên phải (nếu có

thể)Alt+Page Up Dịch một màn hình sang bên trái (nếu có

thể)Ctrl+Page Down Dịch một trang tính sang bên phải (trong

danh sách trang tính)Ctrl+Page Up Dịch một trang tính sang bên trái (trong

danh sách trang tính)

Shift+Tab Sang ô bên trái

Với chức năng cắt và dán, dữ liệu được chuyển từ ô này sang ô khác (từmiền nguồn tới miền đích) Trong trường hợp bạn không muốn di chuyển dữ

liệu mà cần nhân bản dữ liệu đó, chức năng sao chép sẽ thực hiện điều đó.

•Di chuyển dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần di chuyển

-Vào menu Edit\Cut, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Cut trên thanh

công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+X.

- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

•Sao chép dữ liệu:

- Chọn miền nguồn chứa dữ liệu cần sao chép

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đưa con trỏ ô tới ô trên cùng bên trái của miền đích

- Vào menu Edit\Paste, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Paste

trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+V.

+ Vào menu Format\Column\Width, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Nhập độ rộng mới cho các cột tại ô Width.

+ Nhấn nút <<OK>>.

- Hàng:

+ Chọn các hàng cần điều chỉnh kích thước.

+ Vào menu Format\Row\Height, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Nhập chiều cao mới cho các hàng tại ô Height.

+ Nhấn nút <<OK>>.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của hàng và cột bằng cách đặt con trỏ ô

tại ô cần điều chỉnh kích thước, sau đó nhấn phím Alt+mũi tên theo chiều

muốn mở rộng hoặc thu nhỏ.

Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ của các cột trong bảng tính cho vừa với trang in một cách dễ dàng ở chế độ Xem trước khi in Cách thực hiện như sau:

- Vào menu File\Page Preview.

- Nhấn nút <<Margins>> trên thanh công cụ, xuất hiện các biểu tượng

hình cái kẹp màu đen trên trang giấy như hình sau:

- Để điều chỉnh kích cỡ của cột nào, kéo biểu tượng cái kẹp phía trên bên phải của cột đó.

+ C h ọ n Shift cells down để đẩy các ô được chọn xuống dưới, hoặc chọn Shift cells right để đẩy các ô được chọn sang phải.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Chèn hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự của hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần chèn, cầnthêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu

+ Vào menu Insert\Rows, Calc sẽ chèn thêm các hàng trống và đẩy các

hàng được chọn xuống dưới

- Chèn cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần chèn, cần thêmbao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu

+ Vào menu Insert\Columns, Calc sẽ chèn thêm các cột trống và

đẩy các cột được chọn sang phải

Bạn cũng có thể chèn thêm hàng hoặc cột bằng cách vào menu Insert\

Cells, sau đó trên hộp hội thoại Insert Cells chọn Entire row hoặc Entire column.

6.3 Xóa ô, hàng và cột

- Xóa ô:

+ Chọn các ô cần xóa

+ Vào menu Edit\Delete Cells, xuất hiện hộp hội thoại:

+ Chọn Shift cells up để đẩy các ô sau ô cần xoá lên trên, hoặc chọn Shift cells left để đẩy các ô sau ô cần xoá xuống dưới.

+ Nhấn nút <<OK>> để thực hiện lệnh.

- Xóa hàng:

+ Chọn khối là số thứ tự các hàng (các số 1, 2, ) tại vị trí cần xóa, cầnxóa bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu.

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

- Xóa cột:

+ Chọn khối là tên các cột (các chữ A, B, ) tại vị trí cần xóa, cần xóabao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu

+ Vào menu Edit\Delete Cells.

Bạn có thể xoá riêng nội dung của ô, hàng hoặc cột thay vì xoá cả ô, hàng hoặc cột đó bằng cách:

+ Chọn ô, hàng hoặc cột cần xoá.

+ Nhấn phím Delete, sau đó nhấn phím Enter.

6.4 Chuyển hàng thành cột và ngược lại

Giả sử cần chuyển dữ liệu đang được xếp thành cột trong các ô A2:A6thành hàng tại các ô C3:G3, ta làm như sau:

- Chọn các ô muốn đổi chỗ hay còn gọi là miền nguồn (A2:A6)

- Vào menu Edit\Copy, hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Copy trên thanh công cụ, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+C.

- Đưa con trỏ về ô đầu tiên của miền đích (C3)

- Vào menu Edit\Paste Special, xuất hiện hộp hội thoại:

- Trong mục Options đánh dấu chọn Transpose.

- Nhấn nút <<OK>> để kết thúc.

Miền nguồn và miền đích không được phép giao nhau (không được có ô chung).

6.5 Ẩn/hiện hàng, cột

Trong những tình huống có nhiều hàng và cột trong trang tính, bạn có thể

ẩn các hàng và cột để chúng không hiển thị trên màn hình hoặc trên các bản intrang tính Khi muốn xem lại các hàng và cột đó, bạn có thể cho chúng hiện trởlại Cách thực hiện như sau:

- Ẩn các hàng, cột:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) cần ẩn đi

+ Vào menu Format\Rows\Hide (hoặc Format\Columns\Hide).

- Hiện lại các hàng, cột đã ẩn:

+ Chọn các hàng (hoặc cột) liền kề với chúng Ví dụ: Cần cho các hàng

4, 5, 6 hiện trở lại, ta chọn các hàng ở ngay trên và ngay dưới chúng là hàng

3 và hàng 7 Cần cho các cột C, D, E hiện trở lại, ta chọn các cột đứng ngaytrước và ngay sau chúng là cột B và cột F

+ Vào menu Format\Rows\Show (hoặc Format\Columns\Show).

6.6 Cố định và bỏ cố định các hàng, cột

Ở các trang tính lớn, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở phần dưới thìkhông còn thấy tiêu đề cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫngiữa cột nọ và cột kia Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ởbên phải thì không còn thấy các cột ngoài cùng bên trái nên rất dễ bị nhầm lầnhàng nọ với hàng kia

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể cố định các hàng và cột để chúng hiểnthị trên màn hình ngay cả khi cuốn xuống và cuộn ngang trang tính Cách thựchiện như sau:

- Cố định hàng:

+ Chọn hàng ngay dưới những hàng cần cố định

+ Vào menu Window\Freeze.

- Cố định cột:

+ Chọn cột ngay bên phải những cột cần cố định

+ Vào menu Window\Freeze.

bỏ dấu tích trước chức năng này.

- Chọn màu nền tại ô Background Color.

- Chọn màu chữ tại ô Font Color.

•Dùng menu:

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng

- Vào menu Format\Cells, chọn thẻ Font.

- Chọn một kiểu chữ trong khung Font.

- Trong khung Typeface, chọn Italic để in nghiêng, chọn Bold để in đậm, chọn Bold Italic để in vừa nghiêng vừa đậm, chọn Regular để ký tự trở

lại bình thường

- Chọn một cỡ chữ trong khung Size.

- Nhấn nút <<OK>>.

•Dùng bàn phím:

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+B để (hoặc bỏ) in đậm.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+I để (hoặc bỏ) in nghiêng.

- Nhấn tổ hợp phím Ctrl+U để (hoặc bỏ) gạch chân.

7.2 Định dạng số

- Chọn miền dữ liệu cần định dạng, sau đó chọn các biểu tượng tươngứng trên thanh định dạng

0.15 Nhân với 100 và điền dấu 15.60%

- Chọn vùng dữ liệu cần canh biên

•Dùng biểu tượng (chỉ căn được theo chiều ngang):

Ví dụ: Để có tiêu đề như dưới đây ta làm như sau:

- Tại ô A1 gõ: Công ty Cổ phần MISA

- Chọn miền A1:B1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô

- Tại ô A2 gõ: Phòng Tư vấn Nghiệp vụ

- Chọn miền A2:B2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô

- Tại ô C1 gõ: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam

- Chọn miền C1:G1, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô vàbiểu tượng để căn giữa

- Tại ô C2 gõ: Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

- Chọn miền C2:G2, sau đó nhấn chuột vào biểu tượng để gộp ô vàbiểu tượng để căn giữa

•Dùng menu (căn được cả theo chiều ngang và chiều dọc):

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Alignment.

- Các thông số dóng hàng của dữ liệu trong ô bao gồm:

+ Horizontal: Định dạng dữ liệu theo chiều ngang.

+ Vertical: Định dạng dữ liệu theo chiều dọc.

+ Text orientation: Xoay dữ liệu theo độ nhập vào tại ô Degrees.

7.4 Kẻ khung

- Chọn miền dữ liệu cần kẻ khung

- Nhấn chuột vào biểu tượng Border trên thanh công cụ và chọn

đường kẻ khung cần thiết

hoặc

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Borders.

- Chọn kiểu đường kẻ trong ô Style, màu của đường kẻ trong ô Color.

- Nhấn chọn kiểu khung tại phần Line arrangement, kiểu khung được chọn sẽ hiển thị mẫu tại ô User-defined.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu khung vừa chọn.

7.5 Tô màu nền

- Chọn miền dữ liệu cần tô màu nền

- Nhấn chuột vào biểu tượng Background Color trên thanh công cụ

và chọn màu nền cần thiết

hoặc

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Background.

- Chọn kiểu bảng trong danh sách tại cột trái, hình minh hoạ sẽ hiển thịtại ô giữa của hộp hội thoại.

- Nhấn nút <<OK>> để chấp nhận kiểu bảng vừa chọn.

8 Đặt tên cho ô hoặc miền

Đặt tên cho ô hoặc miền nhằm mục đích sau:

- Tên dễ đọc, dễ nhớ

- Khi đã gán tên có thể tham chiếu tới ô hoặc miền bằng tên

- Việc di chuyển về một ô hoặc miền đã được đặt tên trở nên nhanhchóng và thuận tiện

Tên phải bắt đầu bởi chữ cái hoặc dấu _ (nối dưới), \ (sổ chéo ngược), có

độ dài nhiều nhất là 255 ký tự và không được chứa dấu cách Để dễ đọc, cácchữ cái đầu mỗi từ trong tên nên viết hoa, ví dụ HoTen hay nối các từ bằngdấu _ (nối dưới), ví dụ Ho_Ten Không nên gõ tiếng Việt có dấu trong tên

8.1 Đặt tên cho ô hoặc miền bằng tay

Sau khi chọn ô hoặc miền cần đặt tên, thực hiện một trong hai cách sau:

•Cách 1:

- Nhấn chọn địa chỉ ô hoặc miền tại hộp tên trên thanh công thức

- Nhấn phím Delete để xoá địa chỉ đó đi.

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền đã chọn

- Nhấn phím Enter.

•Cách 2:

- Vào menu Insert\Names\Define, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+F3,

xuất hiện hộp hội thoại:

- Nhập tên muốn đặt cho ô hoặc miền trong khung Name.

- Nhấn nút <<Add>> để chấp nhận tên vừa đặt.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

Nếu muốn lấy tên của ô hoặc miền này để đặt cho ô hoặc miền khác, trước hết phải xoá tên nó đi.

8.2 Đặt tên theo tiêu đề của cột hay hàng (tự động)

- Chọn ô hay miền cần đặt tên gồm cả các tiêu đề cột hoặc hàng

- Vào menu Insert\Names\Create, xuất hiện hộp hội thoại:

- Tích chọn cách tạo tên mong muốn:

+ Top Row: Lấy ô ở hàng đầu của khối đã chọn làm tên.

+ Bottom Row: Lấy ô ở hàng cuối của khối đã chọn làm tên.

+ Left Column: Lấy ô ở cột bên trái của khối đã chọn làm tên.

+ Right Column: Lấy ô ở cột bên phải của khối đã chọn làm tên.

- Nhấn nút <<OK>>.

8.3 Dán tên vào công thức

Khi nhập hay sửa công thức, thay vì dùng địa chỉ của ô hoặc miền đã đượcđặt tên, bạn có thể dùng tên của chính ô hoặc miền đó Cách thực hiện như sau:

- Vào menu Insert\Names\Insert.

- Chọn tên cần thiết trong danh sách

- Nhấn nút <<OK>>.

8.4 Về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên

Bạn có thể đưa con trỏ về nhanh một ô hoặc miền đã được đặt tên bằngcách sau:

- Nhấn chuột vào mũi tên bên phải của hộp tên trên thanh công thức

- Chọn tên ô hoặc miền trong danh sách sổ xuống

Bạn có thể gõ tên của ô hoặc miền vào hộp tên để chọn nhanh ô hoặc miền đó.

8.5 Xóa tên ô hoặc miền

- Vào menu Insert\Names\Define.

- Chọn tên ô hoặc miền cần xoá trong danh sách

- Nhấn nút <<Delete>>.

- Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn <<Yes>>.

- Nhấn nút <<OK>> để đóng hộp hội thoại.

9 Ghi chú cho ô

Bạn có thể thêm ghi chú cho từng ô để giải thích bảng tính của mình mộtcách rõ ràng hơn Ví dụ: Tại sao lại dùng hàm này? Tại sao lại đặt địa chỉ kia làtuyệt đối? …

•Tạo ghi chú

- Chọn ô cần tạo ghi chú

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất

hiện ô ghi chú màu vàng

- Nhập ghi chú vào ô

- Nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú, khi đó một chấm vuông màu đỏ ở góc trênbên phải của ô chỉ ra rằng ô đó đã được ghi chú

•Xem ghi chú

- Khi cần xem ghi chú của ô nào, di chuột vào ô đó, một khung với nộidung ghi chú sẽ xuất hiện Để tắt khung này, di chuột ra khỏi ô đó

Bạn có thể hiển thị ghi chú ngay trên trang tính bằng cách: Chọn ô có

ghi chú cần hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note Để bỏ hiển thị, nhấn chuột phải chọn Show Note một lần nữa.

•Sửa ghi chú

- Chọn ô có ghi chú cần sửa

- Vào menu Insert\Note hoặc nhấn chuột phải chọn Insert Note, xuất

hiện ô ghi chú cho phép sửa

- Sau khi sửa ghi chú, nhấn chuột ra khỏi ô ghi chú đó

•Xoá ghi chú

- Chọn ô có ghi chú cần xoá

- Nhấn chuột phải chọn Delete Note.

10 Bảo vệ ô hoặc miền

Trong một số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng của người khác, vídụ: không cho họ sửa đổi một số ô này hay xem công thức ở một số ô khác, hãy

sử dụng tính năng bảo vệ và che dấu ô Cách thực hiện như sau:

- Chọn ô hoặc miền cần bảo vệ

- Vào menu Format\Cells.

- Trên hộp hội thoại Format Cells, chọn thẻ Cell Protection.

- Tích chọn:

Hide all: Để che dấu không cho xem tất cả

Hide formula: Để che dấu không cho xem công thức

Hide when printing: Để che dấu không cho xem khi in ra.

- Sau đó cần phải thiết lập bảo vệ trang tính thì thiết lập trên mới có tácdụng

11 Theo dõi sự thay đổi của dữ liệu

Calc cho phép bạn theo dõi sự thay đổi của dữ liệu bằng cách ghi lại sựthay đổi đó để bạn có thể biết được bảng tính của mình thay đổi cái gì và thayđổi khi nào

•Ghi lại sự thay đổi

- Để ghi lại những thay đổi được gây ra đối với dữ liệu, vào menu

Edit\Changes\Record Sau thao tác này, mỗi khi dữ liệu trong ô bất kỳ bị thay

đổi, Calc sẽ tự động ghi lại thay đổi đó và thông báo cho bạn biết bằng cáchhiện viền đỏ xung quanh ô, đồng thời khi bạn di chuột vào ô, khung màu vàng

sẽ hiện lên thông báo về thời gian và hành động thay đổi Ví dụ như sau:

- Bạn có thể chọn không hiển thị những thay đổi này bằng cách:

+ Vào menu Edit\Changes\Show, xuất hiện hộp hội thoại Show Changes.

+ Bỏ chọn tại ô Show changes in spreadsheet.

+ Nhấn nút <<OK>>.

- Để chấm dứt việc theo dõi thay đổi, vào menu Edit\Changes\Record một lần nữa Khi cảnh báo hiện ra, nhấn nút <<Yes>> để chấm dứt việc theo dõi

sự thay đổi của dữ liệu

•Chấp nhận/Loại bỏ sự thay đổi

- Vào menu Edit\Changes\Accept or Reject, xuất hiện hộp hội thoại:

- Khi bạn chọn một thay đổi trong hộp hội thoại Accept or Reject Changes thì ô chứa thay đổi đó sẽ được chọn trên trang tính của bạn.

- Nhấn nút <<Accept>> nếu bạn chấp nhận thay đổi đã chọn.

- Nhấn nút <<Reject>> nếu bạn không muốn thực hiện theo thay đổi

đã chọn (loại bỏ thay đổi)

- Nhấn nút <<Accept All>> nếu bạn chấp nhận tất cả thay đổi trong

bảng tính

- Nhấn nút <<Reject All>> nếu bạn không muốn thực hiện theo tất cả

thay đổi trong bảng tính

CHƯƠNG 04: HÀM TRONG CALC



Hàm (Function) được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiệncác tính toán chuyên biệt Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc mộtthông báo lỗi Calc có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm

1 Quy tắc chung

- Các hàm có dạng tổng quát: Tên Hàm(Các tham biến)

Ví dụ: Hàm Cho kết quả TODAY() ngày hiện thời trong hệ thống củamáy tính (hàm không cần tham biến) LEN(“MISA”) độ dài của chuỗi là 4(hàm 1 tham biến) AVERAGE(A1;B5;C6) trung bình cộng các số trong các

ô A1, B5, C6 (hàm nhiều tham biến)

- Tên hàm có thể viết thường hay viết hoa, hoặc vừa viết thường vừa hoađều được

- Các tham biến có thể có hoặc không nhưng phải đặt trong hai dấungoặc ( ) và cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;) Trong một hàm có thể chứa nhiềunhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự

- Trong hàm không được có dấu cách

- Công thức phải luôn bắt đầu bằng dấu bằng (=) Bạn cũng có thểnhấn phím cộng (+) trên bàn phím để bắt đầu một công thức Ví dụ:

Nhập +50-8 rồi nhấn phím Enter, kết quả cho ra là 42 và ô hiện thời sẽ

2 Xây dựng công thức

Bạn có thể nhập công thức vào trang tính bằng cách sử dụng bàn phím

hoặc sử dụng hộp hội thoại Function Wizard