Truong PTDTNT Bac giang

SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH1- Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu 2- Thao tác chọn dòng, cột 3- Thao tác sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu 4- Các thao tác thêm, bớt, độ rộng với dòng, cột 5- Tha

BẢNG TÍNH ĐIỆN TỬ

MS-EXCEL

Bài 1: Làm quen với MS-Excel 2000.

Bài 2: Soạn thảo nội dung bảng tính.

Bài 3: Thao tác định dạng.

Bài 4: Công thức và hàm.

Bài 5: Biểu đồ và đồ thị.

1.1 Khởi động Excel

C1: Nhấn chuột vào nút Start  Programs  Microsoft Excel

C2: Nhấn chuột vào nút trên thanh Microsoft Office

C3: Nhấn đúp chuột vào biểu tượng trên màn hình Desktop

 Giao diện của Excel

các thanh công cụ

Thanh Trượt ngang, trượt dọc

T ên cột, tên hàng

Tên các bảng tính

Địa chỉ

của ô

hiện hành

 Bảng tính của MS-Excel

- Tệp bảng tính (Workbook): Bao gồm nhiều bảng tính

+ Có phần mở rộng ngầm định là XLS+ Một tệp bảng tính theo ngầm định có 3 bảng tính:

Là Sheet1, Sheet2, Sheet3

- Bảng tính (Sheet): Bảng tính bao gồm các hàng (Row)

và các cột (Column)

Một bảng tính có 256 cột được đánh số theo bảng chữ cái từ A, B, C,…, AA, AB, AC, …, IU, IV.Và có 65536 dòng được đánh số theo số thứ tự từ: 1, 2, 3, …,65536

1.3 Ghi lưu bảng tính vào ổ đĩa.

C1: File > Save (hoặc Save as)

C2: Nhắp chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ

Nhập tên tệp cần lưu

Chọn thư mục

sẽ chứa tệp cần

lưu

Nháy nút Save để lưu

1.4 Ghi lưu bảng tính theo kiểu tệp tin khác.

- File Save as

Chọn kiểu tệp tin muốn ghi

1.6 Đóng bảng tính và thoát khỏi Excel

a Đóng bảng tính:

File > Close

b Thoát khỏi Excel

C1: File > ExitC2: Nháy chuột vào nút điều khiển đóng cửa sổ

1.5- Mở một hoặc nhiều bảng tính

- File > Open (Ctrl+O)

SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH

1- Nhập và hiệu chỉnh dữ liệu

2- Thao tác chọn dòng, cột

3- Thao tác sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu

4- Các thao tác thêm, bớt, độ rộng với dòng, cột 5- Thao tác với các trang bảng tính

6- Sử dụng tiện ích sắp xếp và lọc dữ liệu

Ví dụ: -1234; 45.67

b Hiệu chỉnh dữ liệu

- Nháy chuột vào ô cần hiệu chỉnh > Ấn F2 để hiệu chỉnh

- Kết thúc bằng ấn Enter

 Nhập dữ liệu kiểu ngày tháng:

Nhập ngày tháng kiểu Anh: Tháng-ngày-nămPhân cách giữa ngày tháng năm là dấu “-” hoặc dấu “/”

Ví dụ: 04/25/2005 hoặc 12-15-2005

 Nhập dữ liệu kiểu văn bản:

Dữ liệu kiểu văn bản bao gồm các ký tự A-Z, các ký tự đặc biệt Nếu trong công thức muốn sử dụng dữ liệu kiểu văn bản ta phải đặt trong dấu nháy kép VD: “Lên lớp”

2.3 Điền số thứ tự tự động

B1: Gõ giá trị bắt đầu vào ô đầu tiên

B2: Nhấn và giữ phím Ctrl

B3: Đưa trỏ chuột vào góc phải dưới của ô vừa gõ STT

B4: Khi con trỏ chuột có hình dấu cộng màu đen thì nhấn

và kéo chuột để tạo STT

2.4 Các thao tác sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu

a Sao chép, di chuyển:

B1: Chọn vùng dữ liệu cần sao chép, di chuyển

Cut: Di chuyểnB3: Đặt con trỏ tại vị trí cần dán kết quảB4: Edit > Paste

b Xoá dữ liệu

B1: Chọn vùng dữ liệu cần xoáB2: Ấn phím Delete để xoá

b Thay đổi độ rộng của cột, hàng

B1: Đưa con trỏ chuột đến đường biên bên phải

thay đổi độ rộng

B2: Khi con trỏ chuột có dạng hoặc thì nhấn và giữ nút chuột trái rồi rê theo chiều mũi tên

2.6 Các thao tác với bảng tính

b Đổi tên bảng tính

- Nháy chuột phải vào tên bảng tính cần đổi tên

- Rename > Gõ tên > Enter

2.7 Sắp xếp và lọc dữ liệu

a Sắp xếp dữ liệu

B1: Chọn vùng dữ liệu cần sắp xếpB2: Chọn Data  Sort

+ Sort By: Chọn cột cần sắp xếp+ Ascending: Sắp xếp tăng dần+ Descening: Sắp xếp giảm dầnB3: Chọn OK

b Lọc dữ liệu

- Nháy chuột vào vùng bảng tính cần đặt lọc

- Data > Filter > AutoFilter

- Nháy chuột vào mũi tên ở cột dữ liệu để chọn điều kiện lọc:

+ All: lấy tất cả+ Top 10 : Lấy 10 dòng đầu tiên+ Custom: Lọc theo điều kiện chúng ta đặt

3.1 Định dạng dữ liệu dạng số

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Format  Cells  Chọn thẻ Number

- Chọn mục Number trong khung Category

+ Decimal: Gõ số chữ số thập phân+ Use 1000 Separator(,):Sử dụng dấu phảy làm dấu phân cách hàng nghìn+ Negative numbers: Chọn cách hiển thị số âm

 Chọn OK

3.2 Định dạng dữ liệu dạng ngày tháng

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

- Chọn mục Custom trong khung Category

Type: Chọn kiểu hoặc gõ trực tiếp vào ô Type

- Chọn OK

3.4 Căn chỉnh văn bản

- Chọn vùng dữ liệu cần định dạng

theo chiều ngang (có thể sử dụng 4 biểu tượng căn chỉnhtrên thanh công cụ)

trong ô theo chiều dọc

+ Wrap text: Nếu chọn, khi dữ liệu vượt quá chiều rộngcủa cột sẽ tự động xuống dòng

 OK

3.5 Gộp/ bỏ gộp ô và tô viền cho bảng

a Gộp/bỏ gộp ô

- Chọn các ô cần gộp, bỏ gộp

- Đánh dấu (hoặc bỏ) ở mục Merge cells

 OK

- Có thể sử dụng nút trên thanh công cụ để nối ô

b Tô viền cho bảng:

- Bôi đen vùng bảng cần tô viền

- Format  Cells  Chọn thẻ Border

+ None : Không tô viền + Outline : Tô viên xung quanh + Inside : Tô các đường dọc,

ngang bên trong bảng + Border : Tô từng đường viền

riêng lẻ + Style : Chọn kiểu đường viền + Color : Màu đường viền

CÔNG THỨC VÀ HÀM

1- Tạo công thức cơ bản

2- Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối 3- Thao tác với các hàm

4.1 Tạo công thức cơ bản

a.Tạo công thức số học cơ bản

Các địa chỉ ô kết hợp với nhau bởi các toán tử tạo thành công thức

b Nhận diện các thông báo lỗi

##### : Lỗi do độ rộng cột không đủ

#VALUE : Lỗi do sử dụng dữ liệu hoặc toán tử trong

công thức sai.

#DIV/0! : Lỗi do chia một số cho 0

#NAME? : Lỗi do sử dụng tên sai trong công thức

#N/A : Lỗi do không có dữ liệu để tính toán

#NUM! : Lỗi do sử dụng dữ liệu không đúng kiểu số

4.2 Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối

a Địa chỉ tương đối

Là địa chỉ có dạng: Cột trước dòng sau

Ví dụ: A4, D2, AB4 Khi sử dụng địa chỉ này trong công thức, nếu ta thực hiện sao chép công thức thì địa chỉ này sẽ thay đổi theo vị trí ô

b Địa chỉ tuyệt đối

Là địa chỉ có dạng: $Tên cột $Tên dòng

Ví dụ: $A$4, $D$2, $AB$4 Khi sử dụng địa chỉ này trong công thức, nếu ta thực hiện sao chép công thức thì địa chỉ này không bị thay đổi

c Địa chỉ hỗn hợp

Là địa chỉ có một thành phần là tuyệt đối, phần còn lại là tương đối

Ví dụ: $A4, D$2, $AB4 Khi sử dụng địa chỉ này trong công thức, nếu ta thực hiện sao chép công thức thì thành phần tuyệt đối

không thay đổi, còn thành phần tương đối sẽ thay đổi theo

vị trí ô

d Địa chỉ vùng

Là địa chỉ được tạo bởi địa chỉ ô trên cùng bên trái

và ô dưới cùng bên phải của vùng thông qua dấu hai chấm

Ví dụ: A4:A8, $D$2:$E$6, $A1: C$1

e Sao chép công thức

- Chọn ô chứa công thức cần sao chép

- Đưa con trỏ chuột đến góc dưới bên phải của ô, khi đó con trỏ chuột có dạng hình dấu cộng màu đen

- Kéo di chuột theo dòng (hoặc cột) đi qua vùng ô cần sao chép

Ví dụ: = Sum(A3,D3:F3)

4.3 Thao tác với các hàm

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm MAX(), MIN(): Tìm giá trị lớn nhất, nhỏ nhất

- Dạng thức:

= Max (Đối số 1, đối số 2, )

= Min (Đối số 1, đối số 2, )

- Ví dụ:

= Max (B4:F4)

= Max (5,7,5,6)  Kết quả: 7

= Min (C2, F6:F9)

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm AND(), OR(): Hàm Logic “và”, “hoặc”

- Dạng thức:

= And (Điều kiện 1, điều kiện 2 )  trả về giá đúng

khi tất cả các điều kiện đều đúng Và ngược lại.

= Or (Điều kiện 1, điều kiện 2 )  trả về giá đúng

khi 1 trong các điều kiện là đúng Và ngược lại.

- Ví dụ:

= AND (7>4,6>5,3<1)  Kết quả: Sai

= Or (7>4,6>5,3<1)  Kết quả: Đúng

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm IF(): Hàm so sánh

- Dạng thức:

= IF(Điều kiện, gt1, gt2)  trả về Giá trị gt1

khi điều kiện đúng, trả về giá trị gt2 khi điều kiện sai.

- gt1,gt2 có thể là giá trị cụ thể, một biểu thức hoặc một hàm

- Ví dụ: = IF (C2>5,” Đỗ”,”Trượt”)

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Sử dụng các hàm làm điều kiện cho hàm IF():

 Sử dụng các hàm IF() lồng nhau:

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm VLOOKUP(), HLOOKUP : Hàm tìm kiếm

- Dạng thức:

= VLOOKUP (GT tìm, Vùng TK, Cột TC, Ct) Trong đó:

+ GT tìm : là ô, biểu thức chứa giá trị cần tìm kiếm + Vùng TK : Là vùng tìm kiếm, địa chỉ vùng là tuyệt đối + Cột TC : Là số thứ tự của cột ở vùng tìm kiếm mà ta

cần lấy kết quả tìm kiếm.

+ CT : Là cách tìm kiếm: Có thể là 0 hoặc 1

 Là 1: Cột trái của vùng tìm kiếm phải sắp xếp

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Ví dụ: = VLOOKUP(left(G6,1),$B$17:$D$19, 2 , 1 )*F6

4.3.2 Các hàm thường dùng

 Hàm SUMIF(): Tính tổng theo điều kiện

-Dạng thức:

= SumIf(Vùng đối chiếu, Điều kiện, Vùng TT)

- Ví dụ:

BIỂU ĐỒ VÀ ĐỒ THỊ

1- T ạo biểu đồ, đồ thị

2- Chỉnh sửa biểu đồ, đồ thị

5.1 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị

B1: Chọn kiểu biểu đồ:

- Bôi đen vùng bảng tính cần tạo biểu đồ

Chọn kiểu biểu đồ

Chọn kiểu cụ thể

5.1 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị

B2: Xác định miền dữ liệu để vẽ biểu đồ:

Địa chỉ vùng DL

Kiểu phân tích DL

Chọn Next > B3

5.1 Các bước tạo biểu đồ, đồ thị

B3: Thêm các tiêu đề cho biểu đồ:

- Chọn thẻ Titles

Bi ểu đồ cần tạo

Gõ tên

biểu đồ

B ảng chú thích

Gõ tên

tr ục X

Gõ tên

tr ục Y

5.2 Chỉnh sửa biểu đồ, đồ thị

- Nháy chuột phải vào biểu đồ

- Chọn Chart Options > Chọn thẻ Titles

- Chỉnh sửa các tiêu đề > OK

- Nháy chuột phải vào biểu đồ

- Chọn Chart Type > Chọn dạng biểu đồ

- Chọn OK

- Nháy chuột vào biểu đồ

- Kéo thả chuột tại các mốc định vị trên đường biên của biểu đồ

HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH

VÀ IN ẤN

1- Định dạng trang in 2- In ấn văn bản

6.1 Định dạng trang in

a Thay đổi lề trang in:

- File > Page Setup

- Chọn thẻ Margins

+ Top, Bottom: Trên, dưới+ Left, Right: Trái, phải+ Header, Footer: Tiêu đề đầu trang, cuối trang

> OK

6.1 Định dạng trang in

b Thay đổi khổ giấy, hướng in:

- File > Page Setup

- Chọn thẻ Page

+ Portrait: In dọc+ Landscape: In ngang+ Paper size: Chọn khổ giấy > OK

6.1 Định dạng trang in

c Thêm tiêu đề trang in :

- File > Page Setup

- Chọn thẻ Header / Footer

Chọn kiểu tiêu đề có sẵn

6.2 In ấn văn bản

a Xem tài liệu trước khi in:

- File > Print Preview

- Nháy chuột vào nút Close để về soạn thảo

Ch ọn in một số

trang liền nhau

Nh ấn OK

để in

Kết thúc Modul 4

Xin cảm ơn!