tổng quan về quản trị sản xuất

Điều hành là vấn đề rất cần thiết cho hệ thống sản xuất, nó sẽgiúp cho doanh nghiệp đạt được: sản xuất ra những hàng hoá chấtlượng tốt và cung ứng các dịch vụ hoàn hảo hoặc cả hai vấn đề

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

SẢN XUẤT

I KHÁI NIỆM VỀ QUẢN TRỊ SẢN XUẤT

Có rất nhiều người cho rằng khi nói đến sản xuất là luôn gắnliền với những hình ảnh của nhà máy, xí nghiệp, máy móc thiết bị vàdây chuyền sản xuất, tuy nhiên, điều đáng quan tâm hơn cả là lĩnhvực điều hành sản xuất Trong qua khứ, vấn đề này chỉ được thựchiện riêng biệt trong lĩnh vực sản xuất Trong những năm gần đây,phạm vi của việc tổ chức điều hành sản xuất được mở rộng Hiện nayquản trị sản xuất và kỹ thuật sản xuất đã được ứng dụng một cáchlinh hoạt trong một phạm vi rộng và cả những lĩnh vực bên ngoài sảnxuất (chẳng hạn như trong lĩnh vực dịch vụ) cũng được thực hiện tốtnhư trong lĩnh vực sản xuất Các hoạt động dịch vụ đó bao gồm: lĩnhvực chăm sóc sức khoẻ, dịch vụ ăn uống, giải trí, nhà hàng, quản lýkhách sạn, hoạt động bán lẻ, giáo dục, vận chuyển và hành chínhcông Do phạm vi rộng lớn cho nên tất cả các lĩnh vực vừa được nêutrên có tên gọi chung là điều hành Và hệ thống điều hành này cónhững hoạt động thích hợp phù hợp với những sự thay đổi một cáchngẫu nhiên của hoạt động thực tế, người sản xuất đã sử dụng nhữngkhái niệm này và kỹ thuật đưa vào ứng dụng

Điều hành là vấn đề rất cần thiết cho hệ thống sản xuất, nó sẽgiúp cho doanh nghiệp đạt được: sản xuất ra những hàng hoá chấtlượng tốt và cung ứng các dịch vụ hoàn hảo hoặc cả hai vấn đề trên.Một ví dụ điển hình cho hệ thống điều hành sản xuất: chúng ta dễdàng nhận thấy khi đi du lịch trên những chiếc tàu sang trọng, đầy đủtiện nghi, hầu hết mọi hoạt động đều được điều hành của thuyền

trưởng và đội ngũ thủy thủ đoàn trong suốt chuyến du hành và hệthống điều hành đã chuẩn bị tất cả mọi thứ sẵn sàng nhằm tránh bấtcứ sai phạm nào có thể xảy ra Tất cả mọi hoạt động đều thực hiệntrên con tàu: chuẩn bị các dịch vụ ăn uống, cung cấp các dịch vụ y tếthông qua bộ phận giám sát và đội ngũ thực tập viên của thuỷ thủđoàn Giám sát viên trông lo việc bếp núc và các hoạt động của hànhkhách, bộ phận sửa chữa, bảo trì, bảo quản, sửa chữa con tàu trongsuốt chuyến đi cũng như chuẩn bị sẵn những dụng cụ và thiết bị tốtnhất Đồ ăn và thức uống phải luôn sẵn có để phục vụ, bữa ăn phảiđược chuẩn bị chu đáo và thái độ phục vụ tận tình chu đáo tạo chohành khách ăn ngon miệng Khu vực ăn uống luôn luôn sạch sẽ bóngloáng, bộ phận chăm sóc sức khoẻ phải luôn sẵn sàng và đầy đủ đểchuẩn bị cấp cứu, chữa bệnh trong trường hợp hành khách bị bệnhhoặc rơi vào tình trạng nguy kịch Bộ phận động cơ, hướng dẫn côngsuất máy, những bộ phận công tác và các thuỷ thủ đoàn đều rất quantrọng Hành khách được quyền xuống cabin, thực hiện các hoạt độngvui chơi, thi đấu Khi thuyền cập bến theo lịch đã định, tất cả cáchoạt động khác yêu cầu phải được sắp xếp để làm vừa ý khách hàngvà dĩ nhiên đó là những hoạt động khác với những hoạt động đã đượctổ chức trên tàu trong suốt quá trình đi Những điều trên cho chúng tacó sự nhìn nhận về hoạt động điều hành quản lý được phối hợp hàihoà giữa môi trường và phạm vi thực hiện.

Bây giờ bắt đầu bàn về vấn đề quản trị tại các nhà máy Mọiquyết định của doanh nghiệp đều được xem xét đến nguồn tàinguyên, nguyên vật liệu yêu cầu số lượng là bao nhiêu, khi nào cầncó và quyết định phải sản xuất sản phẩm gì, sản xuất bao nhiêu, khinào sản xuất, những công việc phải được xây dựng, xác định, côngnhân sản xuất được thuê hay được đào tạo, xác định chất lượng hànghoá và thực hiện xác định số lượng hàng tồn kho và hàng bán,

nguyên vật liệu, và lượng hàng hoá được bảo quản, xem xét đếnnhững vấn đề khó khăn của công nhân, đưa ra những chính sáchkhuyến khích để khích lệ tinh thần hăng say làm việc của họ, vấn đềđình trệ sản xuất và máy móc thiết bị ngừng hoạt động không đượcphép ảnh hưởng đến số lượng sản phẩm sản xuất Những máy mócthiết bị hiện đại và phương pháp sản xuất phải phù hợp với nhữngloại máy móc thiết bị và cách thức sản xuất hiện có và sản phẩmđược sản xuất theo định kỳ, sản xuất từng phần đúng như kế hoạchđã đề ra và chú ý đến đặc trưng mới của sản phẩm và chiến lượccạnh tranh với đối thủ Hơn thế nữa trong một vài trường hợp phảitìm kiếm những ưu điểm, thuận lợi mới, kế hoạch xây dựng máy mócmới, xây dựng và bố trí văn phòng và thiết bị dụng cụ.

Mặc dù những vấn đề nêu trên là vấn đề bên ngoài nhưng cáchquản lý của chuyến tàu du lịch và quản lý sản xuất để công việcđược thực hiện một cách thuận lợi hoàn toàn khác nhau Trên thực tếhai vấn đề trên đều giải quyết những yếu tố như: tạo nên sự thuậnlợi, lực lượng lao động, hàng tồn kho, lịch làm việc và chất lượng bảohiểm Hai ví dụ nêu trên thể hiện sự thay đổi linh hoạt của các yếu tốtrên, cả hai doanh nghiệp trên đều thực hiện các hoạt động để hạnchế những sai sót xảy ra trong hai lĩnh vực quản lý sản xuất và điềuhành quản lý Công ty du lịch thực hiện các hoạt động dịch vụ, nhàmáy thực hiện việc sản xuất sản phẩm

Có 3 chức năng quan trọng nhất trong tổ chức kinh doanh: sảnxuất, tài chính và marketing Ba chức năng trên tồn tại một cách độclập hoặc là có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau để đạt đến mụctiêu đã đề ra và các mục tiêu của tổ chức Những vấn đề trên phụthuộc lẫn nhau và mỗi vấn đề đều góp phần quan trọng đến thànhcông hoặc kết quả đạt được

Thường thường sự thành công của một tổ chức không chỉ phụthuộc vào sự hoàn hảo của từng bộ phận mà còn phụ thuộc vào sựkết hợp hoàn hảo giữa các vấn đề với nhau Ví dụ như trong sản xuất,công việc sản xuất và marketing có mối liên quan với nhau, nhàquản trị marketing có thể góp ý cho nhà quản trị sản xuất nên sảnxuất loại sản phẩm gì để có thể gia tăng số lượng hàng hoá bán ranhằm tăng lợi nhuận, nhà quản trị marketing cũng có thể loại bỏnhững mặt hàng không được người tiêu dùng ưa chuộng Trongtrường hợp tình hình tài chính bị cạn kiệt và công việc sản xuất bịđình trệ, thì việc mở rộng thị trường hay mua sắm máy móc thiết bịmới khó mà thực hiện được.

Ngoài 3 vấn đề chính vừa nêu trên thì còn rất nhiều vấn đề liênquan đến lĩnh vực tổ chức điều hành, chẳng hạn như nhân sự, tiền gửingân hàng và kỹ thuật Rõ ràng những vấn đề nêu trên và tầm quantrọng của từng vấn đề phụ thuộc vào loại hình công ty kinh doanh.Chẳng hạn như những công ty không hoạt động sản xuất thì không cóphòng kỹ thuật như các công ty sản xuất

1 Quản trị sản xuất

Quản trị sản xuất là viết tắt của quản trị sản xuất và điều hành(POM - Production and Operations Management ) bao gồm nhữngvấn đề có liên quan đến tất cả các hoạt động có ảnh hưởng trực tiếpđến lĩnh vực sản xuất ra hàng hoá và cung ứng dịch vụ Chức năngcủa điều hành sản xuất không chỉ là sản xuất và nhóm người điềuhành sản xuất để sản xuất ra số lượng sản phẩm đã xác định mà cònliên quan đến các vấn đề khác như chăm sóc sức khoẻ, vận chuyển,thức ăn nhanh, hàng bán lẻ… là các hoạt động dịch vụ chính phục vụcho sản xuất

Quản trị sản xuất là tổng hợp các hoạt động nhằm kết hợpnhững yếu tố đầu vào để cho ra những sản phẩm đầu ra một cáchhiệu quả nhất, nó là một trong ba hoạt động chính của tổ chức kinhdoanh Cụ thể ở hình 1.1 sau đây:

ﾧ

Hình 1.1: Mối quan hệ của 3 hoạt động chính trong

tổ chức kinh doanh

Quy trình quản trị sản xuất và điều hành được thể hiện theo sơ đồ saunay :

Thông tin phản hồi

Bắt đầu từ đầu ra đến đầu vào

Yếu tố đầu vào

Thông

tin

phản

hồi

Sơ đồ 1.1 : Quy trình quản trị sản xuất và điều hành

Bảng sau đây sẽ cung cấp một vài loại hình tổ chức quản trị sảnxuất và điều hành hiện có:

Bảng 1.1 : Các loại hình tổ chức quản trị sản xuất và điều hành

Khoa học tự nhiên / y

khoa

Nông nghiệp, địa chất, xây dựng, sản xuất, năng lượng…

Lưu kho / vận chuyển Cửa hàng, xe tải, dịch vụ mail, taxi, xe

buýt, khách sạn, hàng khôngGiao dịch Bán lẻ, bán sỉ, ngân hàng, thuê , mướn,

mượn sách

Giải trí Phim ảnh, radio và tivi, dịch vụ game,

hoà nhạc, đĩa nhạc

Thông tin Báo, tin đài và báo, điện thoại, truyền

hình vệ tinhChức năng điều hành là một vấn đề quan trọng nhất của quảnlý tổ chức kinh doanh Tổ chức là thực hiện các nhiệm vụ sản xuấthay dịch vụ Các yếu tố đầu vào bao gồm: lao động, máy móc thiết bị

nguyên nhiên vật liệu, vốn , quản lý ( nhân lực ,vật lực, tài lực, trí

lực ) được sử dụng để sản xuất ra sản phẩm hay tạo ra dịch vụ được

thực hiện qua một hay nhiều quá trình sản xuất (ví dụ: dự trữ, vậnchuyển, cắt gọt…) từ đó tạo ra giá trị gia tăng Tất cả những sản phẩmđược sản xuất ra thành đầu ra và nhận lại sự phản hồi từ phía thịtrường Sau khi so sánh với những quy định được nêu ra, công ty sẽkiểm tra độ chính xác của các hoạt động đó như thế nào? Sơ đồ 1.1cho chúng ta thấy rõ quá trình biến đổi đó Bảng 1.2 cho ví dụ cácyếu tố đầu vào và đầu ra trong quá trình sản xuất

Bảng 1.2 : Các yếu tố đầu vào - yếu tố đầu ra

YẾU TỐ

ĐẦU VÀO

QUÁ TRÌNH SẢN XUẤT

YẾU TỐ ĐẦU RA

- Con người

- Khoa học tự nhiên

- Tài năng, trí óc

- Nguyên vật liệu

- Năng lượng

- Nước

- Hoá chất

Qui trìnhMáy cắt, máy khoanDự trữ

Vận chuyển / chuyên chởKhai thác

Trồng trọtGiảng dạy

Hàng hoáNhà cửa

Ô tôSách giáo khoaVải vóc

Máy đánh chữMáy móc thiết bị

- Kim loại

- Gỗ xẻ

- Sợi thuỷ tinh

Các yếu tố khác

Máy vi tínhMáy đánh chữ

Xe tải

Xe buýtĐiều kiện khácNhà máyTrường họcBệnh việnDịch vụ, garagesVăn phòngCửa hàng bán lẻCửa hàng kho bãi

Ti viThức ănNăng lượngĐồ dùngDịch vụSức khoẻGiải tríDịch vụ sửa xeDịch vụ rửa xeVận chuyểnPhân phốiGửi quà tặngNgân hàngGiáo dục

2 Quản trị tài chính

Hoạt động tài chính bao gồm các hoạt động liên quan đến

việc đảm bảo nguồn tài chính, tiền tệ đầy đủ trong nền kinh tế thịtrường và tổ chức phân phối nguồn tài chính đó Tổ chức tài chính vànhân sự có mối quan hệ với nhau nhằm mục đích trao đổi những hoạtđộng thông tin và chuyên môn như:

- Nguồn vốn: phải được chuẩn bị sẵn trong từng giai đoạn để có

thể đáp ứng yêu cầu về kế hoạch tài chính Nguồn vốn đôi khi phảiđược điều chỉnh và thực hiện các hoạt động điều chỉnh, kiểm tra

- Phân tích tình hình kinh tế và kế hoạch đầu tư: xác định kế

hoạch đầu tư tốt nhất trong những kế hoạch đầu tư và các yêu cầuthay đổi các yếu tố đầu vào từ hai vấn đề tổ chức và cán bộ định giátài chính

- Các nguồn dự phòng: quản lý nguồn tài chính dự phòng là rất

cần thiết và số lượng cũng như thời gian của nguồn dự phòng giữ vaitrò rất quan trọng khi nguồn tài chính bắt đầu cạn kiệt Các kế hoạchlên phải được tính toán kỹ càng để tránh phải tình trạng gặp vấn đềvề nguồn tiền mặt Nên nhớ rằng hầu hết các khoản lợi nhuận củacông ty là nguồn thu chính của quỹ tiền mặt thông qua các khoản lợi

thu được từ việc bán các sản phẩm hay cung ứng các dịch vụ

3 Quản trị marketing

Vấn đề quan trọng nhất của hoạt động marketing là tổ chứcbán hàng hoá hay cung cấp dịch vụ, ngoài ra các hoạt động chính củamarketing bao gồm quảng cáo và chiêu thị, từ đó cung cấp nhữngthông tin về thị trường và xu hướng phát triển của thị trường, lên kếhoạch bán hàng và dự báo Vai trò của marketing là xác định nhu cầuvà mong muốn của người tiêu dùng Từ nguồn thông tin liên quanđến sản phẩm và dịch vụ cung cấp cho chúng ta những ý tưởng cảitiến những sản phẩm và dịch vụ tốt hơn Những thông tin quan trọngcó được từ marketing cung cấp cho bộ phận quản lý là vấn đề sảnxuất và dịch vụ một cách nhanh nhất để cho người tiêu dùng có thểthoả mãn nhu cầu hiện nay và khoảng thời gian công ty ra sản phẩmthay thế

Vì thế hoạt động marketing và hoạt động tổ chức điều hành cóảnh hưởng đến sản phẩm và quá trình thiết kế, dự báo, đánh giá kếtquả đạt được quyết định chất lượng và số lượng, ngoài ra giúp công

ty đánh giá được điểm mạnh và yếu của công ty

4 Các hoạt động khác

Trong số các hoạt động khác thì hoạt động hỗ trợ có ảnhhưởng đến 3 vấn đề nêu trên, một trong các vấn đề đó là tiền gửingân hàng và hàng hoá Ngoài ra, còn phụ thuộc vào bản chất của tổchức như là: nhân sự, thiết kế sản phẩm và sự phát triển, nhà máynăng lượng và chính sách bảo quản

1)

2)

Quản trị sản xuất và Điều hành

Nhà máy năng lượng

Chính sách bảo quản

Quan hệ đối ngoại Hàng

hoá

Tiền gửi

Hình 1.2 : Ảnh hưởng của tổ chức đến hoạt động hỗ trợ

5 Kế toán

Bộ phận kế toán có nhiệm vụ chuẩn bị các báo cáo tài chính

bao gồm báo cáo thu nhập và bảng cân đối tài khoản Từ đó liệt kêcác khoản chi phí liên quan đến vấn đề nhân sự, nguyên vật liệu vàcác khoản chi phí phân bổ chung và nêu các vấn đề như phế phẩm,thời gian lãng phí và lượng hàng tồn trong báo cáo tài chính Điềunày giúp cho doanh nghiệp đánh giá và phân tích khoản phải thu,phải trả và chi phí bảo hiểm và lượng thuế phải nộp trong công ty

6 Quản trị vật tư

Bộ phận vật tư có nhiệm vụ xác định lượng nguyên vật liệuvà thiết bị cần mua từ nhà cung ứng Khi hoạt động kết thúc thì bộphận quản lý cần phải đảm bảo số lượng và thời gian cung ứng hàng

7 Nhân sự

Phòng nhân sự có trách nhiệm thực hiện các công việc liênquan đến tuyển dụng và huấn luyện lao động Xây dựng mối quan hệcon người trong công ty thông qua việc: ký hợp đồng lao động, trảlương và thực hiện các chính sách tiền lương, lên kế hoạch đào tạonhân sự và đóng các bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế

8 Quan hệ đối ngoại

Bộ phận này chịu trách nhiệm xây dựng và cung cấp cácthông tin ra bên ngoài để tạo hình ảnh đẹp thì công ty thực hiện cáchợp đồng tài trợ cho một nhóm người hoạt động, tài trợ tiền cho cácsự kiện văn hoá, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động ngoàitrời của công chúng hay tài trợ cho các hoạt động khác như:marathon, các cuộc đua xe… công ty tài trợ thông qua việc tạo mọiđiều kiện thuận lợi cho các hoạt động cung cấp các dịch vụ chung,phương tiện truyền thông Trên áo của những người trong ban tổ chứccó hình ảnh sản phẩm của công ty, các dịch vụ của họ được in trên áohay trên các băng rôn, tiêu đề của các tổ chức mà công ty tài trợ Từcác hoạt động này công ty có thể kiếm được rất nhiều khoản lợinhuận Một trong những hình thức mà rất nhiều công ty tham gia đólà hội chợ Qua đó họ có thể kiếm được lợi nhuận từ việc giới thiệuchỗ làm việc tốt (cung ứng lao động), thay đổi các khu vực đã đượcxác định để cho công ty hoạt động tốt hơn, thay đổi các kế hoạchkhuyếch trương công ty và tạo nên một thái độ làm việc nghiêm túccủa nhân viên.

9 Kỹ thuật

Phòng kỹ thuật thường quan tâm đến kết quả công việc, tiêuchuẩn chất lượng, cách thức làm việc và bảo quản cơ sở vật chất, bộphận này thường thấy trong các công ty, xí nghiệp có chức năng sảnxuất và cung ứng hàng hoá, dịch vụ

10 Bảo trì

Bộ phận này chịu trách nhiệm cung cấp và sửa chữa thiêt bịcủa công ty, nhà máy và tất cả các bộ phận kiểm tra nhiệt độ sảnxuất và điều kiện làm việc, xây dựng hệ thống chất thải, chăm sóckhuôn viên công ty và đảm bảo an ninh trong khu vực nhà máy vàcông ty

Và còn rất nhiều yếu tố khác có ảnh hưởng đến sẽ được trìnhbày chi tiết ở các chương sau Sản xuất và điều hành sản xuất là vấnđề vô cùng quan trọng, nó được thể hiện rõ trong 2 lĩnh vực tổ chứcvà xã hội Việc tiêu thụ hàng hoá càng nhiều càng tốt và cung ứngdịch vụ là 2 vấn đề của xã hội Sản xuất và tổ chức điều hành sảnxuất chịu trách nhiệm sản xuất sản phẩm hay tạo ra dịch vụ và nhiệmvụ chủ yếu của tổ chức là cung cấp các dịch vụ hay sản xuất ra hànghoá, do đó sản xuất là vấn đề quan trọng nhất của tổ chức

II HỆ THỐNG TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH SẢN XUẤT

Chúng ta đã biết hệ thống tổ chức điều hành sản xuất chịutrách nhiệm sản xuất sản phẩm và dịch vụ Quá trình này bao gồmviệc tiếp nhận nguồn nguyên vật liệu và biến đổi chúng từ đầu vàothành đầu ra, quá trình biến đổi đó có thể sử dụng một hay nhiều quátrình biến đổi, quá trình này bao gồm: kế hoạch sản xuất, sự hợp tácvà kiểm soát, đó là những yếu tố hỗ trợ cho quá trình thực hiện Bêncạnh đó còn có các yếu tố khác như: công nhân, máy móc thiết bị,điều kiện làm việc, kế hoạch cung ứng các nguồn và phương pháplàm việc Phương pháp làm việc bao gồm việc thiết kế sản phẩm haydịch vụ Đây là vấn đề sống còn của công ty nên bất cứ tổ chức nàocũng phải thực hiện và lên kế hoạch một cách chi tiết, kết hợp hoạtđộng chung với marketing Như nội dung lúc đầu giới thiệu,marketing trong lĩnh vực người tiêu dùng có thể là nguồn cung cấpnhững thông tin quý giá để công ty có thể cải tiến và đưa ra các mẫusản phẩm mới hay các dịch vụ tốt hơn các sản phẩm hoặc dịch vụhiện nay công ty đang cung ứng Tổ chức nhân sự cũng có thể đưa racác ý tưởng mới có liên quan đến khía cạnh điều hành sản xuất, ýtưởng đó được đưa ra trong các cuộc họp thảo luận để cải tiến sảnphẩm tốt hơn hiện giờ, nắm các thông tin như số lượng sản phẩm và