Bài giảng: Xác định và phân tích yêu cầu doc

Nội dung khảo sátCác chính sách, hướng dẫn mô tả hoạt động quản lý, thị trường và môi trường hệ thống Các phương tiện, tài nguyên có thể sử dụng phần cứng, phần mềm, trang thiết bị,… Tr



Bài giảng: Xác định và phân tích yêu cầu

Chương 2 Xác định và phân tích

yêu cầu

Nội dung

Mục đích khảo sát hiện trạng

Nội dung khảo sát

Các bước khảo sát thu thập thông tin

Các phương pháp thu thập thông tin

Các bước thực hiện sau khảo sát

Nêu ra được các điểm hạn chế, bất cập của hệ

thống cần phải thay đổi

Đưa ra được những vấn đề của hệ thống cần phải được nghiên cứu thay đổi

3 5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

Nội dung khảo sát

Các mục tiêu hoạt động của đơn vị, chiến lược, công việc thực hiện để đạt mục tiêu

Thông tin về nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài

(định nghĩa, nội dung, dung lượng, kích thước)

Các hồ sơ, sổ sách, tập tin

Biểu mẫu, báo cáo, quy tắc, quy định, công thức

Các quy tắc, quy định ràng buộc lên dữ liệu

Các sự kiện tác động lên dữ liệu khi nó xảy ra

Nội dung khảo sát

Tìm hiểu về xử lý: khi nào, như thế nào và bởi ai các dữ liệu

đó được tạo ra, di chuyển, biến đổi và được lưu trữ Các

thuộc tính

Phương pháp: cách thức thực hiện

Tần suất: số lần thực hiện trong một đơn vị thời gian

Khối lượng: độ lớn thông tin thực hiện

Độ phức tạp

Độ chính xác của kết quả thực hiện

Thứ tự và các phụ thuộc khác giữa các hoạt động truy xuất dữ liệu khác nhau

5 5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

Nội dung khảo sát

Các chính sách, hướng dẫn mô tả hoạt động quản

lý, thị trường và môi trường hệ thống

Các phương tiện, tài nguyên có thể sử dụng (phần cứng, phần mềm, trang thiết bị,…)

Trình độ chuyên môn sử dụng vi tính của các đối tượng xử lý thông tin

Các đánh giá, phàn nàn về hệ thống hiện tại; các

đề xuất giải quyết

Các bước khảo sát thu thập thông tin

Bước 1: Thu thập thông tin bằng các phương pháp khác nhau

Bước 2: Củng cố, bổ sung và hoàn thiện kết quả

khảo sát

Bước 3: Tổng hợp kết quả khảo sát

Bước 4: Hợp thức hoá kết quả khảo sát

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

7

Các phương pháp thu thập thông tin

Các phương pháp truyền thống

Phỏng vấn

Quan sát tại chỗ

Điều tra bằng bảng hỏi

Nghiên cứu các tài liệu, thủ tục

Các phương pháp hiện đại

Phương pháp thiết kế ứng dụng liên kết

Phương pháp làm mẫu

Phỏng vấn

Là phương pháp quan trọng để thu thập thông tin về

các yêu cầu

Phỏng vấn để phát hiện thông tin về

Các ý kiến của người được phỏng vấn

Các cảm nghĩ của người được phỏng vấn

Tình trạng hiện tại của hệ thống

Các mục tiêu về tổ chức và nhân sự

Các thủ tục không chính thức

9 5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

Liệt kê các sự kiện muốn thu thập

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

11

Phỏng vấn

Đặt câu hỏi phỏng vấn

Câu hỏi mở

● Ưu điểm

– Người được phỏng vấn dễ dàng trả lời

– Cho phép người phỏng vấn có được vốn kiến thức của người được phỏng vấn

– Cung cấp nhiều chi tiết

– Phát hiện những điều mới chưa được khai thác

– Tạo nhiều thích thú cho người được phỏng vấn

– Cho phép tự nhiên hơn

– Tạo cách nói dễ dàng hơn cho người phỏng vấn

– Có ích cho người phỏng vấn không được chuẩn bị trước

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

13

Phỏng vấn

Đặt câu hỏi phỏng vấn

Câu hỏi đóng

● Khuyết điểm

– Buồn chán cho người được phỏng vấn

– Khó có được nhiều thông tin chi tiết vì người được phỏng vấn phải trả lời theo các chỉ định của người phỏng vấn

– Không tạo mối quan hệ giữa người phỏng vấn và người được phỏng vấn

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

17

Phỏng vấn

Chuẩn bị cuộc phỏng vấn

Xác định ngày giờ cụ thể

Thông báo nhắc nhở

Gửi thư báo cho những người quản lý

Gửi trước danh sách các câu hỏi chủ yếu cho người được phỏng vấn

PHẢI CÓ KẾ HOẠCH TIẾN HÀNH PHỎNG VẤN

Click icon to add table

Kế hoạch phỏng vấn

Địa chỉ: (cơ quan, phòng, điện thoại) Thời gian hẹn:

Thời điểm bắt đầu:

Thời điểm kết thúc:

Đối tượng:

- Đối tượng được hỏi là ai?

- Cần thu thập dữ liệu gì?

- Cần thỏa thuận điều gì?

Các yêu cầu đòi hỏi:

Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người được hỏi

Xin phép được ghi âm

Chủ đề 1: câu hỏi và trả lời

Chủ đề 2: câu hỏi và trả lời

cầu

Đặt các câu hỏi theo thứ tự, ngắn gọn

Cho người được phỏng vấn có đủ thời gian để trả lời câu hỏi

Lắng nghe cẩn thận

Tổng kết các điểm chính

Chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn kế tiếp

Kết thúc cuộc phỏng vấn đúng thời gian

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

20

Xét xem cuộc phỏng vấn có thành công không

Nếu không, tìm hiểu nguyên nhân

Xem xét các giải pháp khác

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

21

Điều tra bằng bảng hỏi

Nhằm thu thập dữ liệu có tính đại chúng rộng rãi như các nội dung

Những khó khăn mà tổ chức đang gặp phải

Các nguyên nhân có thể có của các khó khăn đó

Những yếu tố có tính quyết định đến sự hoạt động

Điều tra bằng bảng hỏi

Có ích khi

Nhiều người tham gia vào dự án

Cần thực hiện việc thăm dò

Các loại câu hỏi

Điều tra bằng bảng hỏi

Điều tra bằng bảng hỏi

Thực hiện

Các câu hỏi theo thứ tự hợp lý

Phân nhóm các câu hỏi liên quan luận lý với nhau thành phân đoạn có chú thích

Đặt các câu hỏi quan trọng ở đầu bảng câu hỏi

Không nên đặt quá nhiều câu hỏi vào cùng một trang

Chừa khoảng trống vừa đủ để viết câu trả lời

Liệt kê đầy đủ các tùy chọn có thể có

Có thể không cần ghi đầy đủ thông tin của người trả lờiGửi bản câu hỏi cho những người am tường

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

25

Quan sát

Con người không phải luôn nhớ hết và kể đủ mọi điều

họ biết và nghĩ, đặc biệt những sự kiện ít xảy ra hay những sự kiện đã xảy ra lâu trong quá khứ

Thường có sự khác biệt giữa nhận thức và thực tế,

mô tả lại mang tính chủ quan, có thể bị bỏ qua nhiều chi tiết

Quan sát để bổ sung và chính xác hóa các thông tin

Quan sát có hai cách: quan sát trực tiếp và quan sát

qua phương tiện

Quan sát

Về tâm lý, việc quan sát trực tiếp dễ làm ảnh huởng đến

hoạt động bình thường của một người

Quan sát từ xa, qua phương tiện sẽ chủ động hơn, đặc biệt

có thể sử dụng các phương tiện ghi lại để xem nhiều lần khi cần thiết

Thông tin quan sát được là thông tin có tính bộ phận, bề

ngoài, bị hạn chế về thời gian và phạm vi nhỏ hẹp Hơn

nữa, việc quan sát thường tốn thời gian, không thể chủ

động.

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

27

Nghiên cứu tài liệu

Xem tài liệu của hệ thống hiện tại

Xem các sổ tay về chính sách

Xem các biểu mẫu trống, biểu mẫu đã điền

Xem các bản báo cáo

Xem tài liệu về phần mềm

Nghiên cứu tài liệu

Các thông tin mang lại từ nghiên cứu tài liệu

Các vấn đề tồn tại trong hệ thống (thiếu thông tin, các bước dư thừa) Các cơ hội để tiếp cận nhu cầu mới (ví dụ: phân tích được doanh

thu, thói quen khách hàng,…)

Phương hướng tổ chức có thể tác động đến các yêu cầu của HTTT

Lý do tồn tại của hệ thống hiện hành

Tìm ra tên và vị trí của những cá nhân có liên quan đến hệ thống, giúp cho việc giao tiếp liên lạc đúng mục tiêu hơn

Cấu trúc, quy tắc xử lý dữ liệu

Tìm hiểu về thiết kế hệ thống cũ

29 5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp thiết kế ứng dụng liên

kết (JAD)

Mục tiêu

Thu thập yêu cầu thông tin của hệ thống một cách liên tục, nhận ra được đâu là sự thỏa thuận, đâu là sự bất đồng, và hiểu được tại sao có bất

đồng để giải quyết

Người tham gia vào phiên làm việc của JAD

Người lãnh đạo phiên JAD: tổ chức và điều hành

JAD, giải quyết xung đột và tổng hợp ý tưởng

Những người sử dụng: hiểu rõ hệ thống cần gì

Những nhà quản lý: cung cấp định hướng của tổ

chức mới, nêu ra những tác động của hệ thống

lên tổ chức

Nhà tài trợ: tài trợ cho các phiên làm việc

Những nhà phân tích hệ thống, kỹ thuật viên và đội

ngũ phát triển hệ thống

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

31

Phương pháp thiết kế ứng dụng

liên kết (JAD)

Địa điểm

Phòng đặc biệt có các công cụ nghe, nhìn và biểu diễn thông tin (máy chiếu, biểu đồ, ký hiệu )

Diễn biến

Người lãnh đạo phiên JAD đặt vấn đề

Những người sử dụng trình bày thực trạng hệ thống hiện thời

Những người khác hỏi và thảo luận

Những nhà kỹ thuật thể hiện trên các phương tiện nghe nhìn và ghi lại trên máy cho các nhà lãnh đạo JAD có điều kiện hướng dẫn cuộc họp và đưa ra những kết luận khi cần thiết

Kết quả sau khi kết thúc JAD là một tập tài liệu chi tiết và báo cáo

về những hoạt động của hệ thống hiện thời và những vấn đề có

Phương pháp thiết kế ứng dụng

liên kết (JAD)

Khung cảnh một phòng họp bình thường cho buổi họp JAD

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

33

Phương pháp làm mẫu

Là một quá trình lặp

Nhà phân tích tham gia vào một quá trình phát triển và xây dựng lại bản mẫu của HTTT mỗi lần có thông tin phản hồi từ người sử dụng

Cho phép mau chóng chuyển những yêu cầu cơ bản thành một HTTT làm việc để người dùng xem và thực hiện thử nghiệm, đánh giá và đóng góp bổ sung

Các bước thực hiện sau khảo sát

Xử lý sơ bộ kết quả khảo sát

Xem lại và hoàn thiện tài liệu thu được, bao gồm phân loại, sắp xếp, trích rút, tổng hợp…dữ liệu, làm cho nó trở nên đầy đủ, chính xác, cân đối, gọn gàng, dễ kiểm tra và dễ theo dõi

Phát hiện những chỗ thiếu để bổ sung, những chỗ sai không logic để sửa đổi

Quá trình này thường được lặp lại nhiều lần và tiến

hành song song với các hoạt động xác định yêu cầu

5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

35

Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang 3

Tên dữ liệu: Nhà cung cấp

Dùng để chỉ những người cung cấp hàng thường xuyên, nó cho phép xác định mỗi nhà cung cấp.

Kiểu ký tự, gồm từ 30 đến 40 ký tự, một số chữ đầu hay chữ viết tắt viết hoa

Sơ cấp (dữ liệu gốc)

50 nhà cung cấp (mức tối đa) Công ty xuất nhập khẩu SUNITOMEX, viết tắt SUNITOMEX

Tên nhà cung cấp thường có tên đầy đủ và tên viết tắt Đôi khi còn có tên bằng tiếng Anh, đi theo tên còn

có những đặc trưng như: địa chỉ, điện thoại, fax, tài khoản

Bảng mô tả chi tiết tài liệu

Dự án Tiểu dự án: Lập đơn hàng Trang 5

Ngày 15/12/2005 Công việc: lập đơn hàng

Điều kiện bắt đầu (kích hoạt):

- Tồn kho dưới mức qui định

- Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp

- Có đề nghị cung ứng của khách hàng

- Đến ngày lập đơn hàng theo quy định quản lý

Thông tin đầu vào: thẻ kho, giấy đề nghị, danh sách nhà cung cấp, đơn chào hàng.

Kết quả đầu ra: một cú điện thoại đặt hàng hay một đơn đặt hàng được lập và gửi đi (có bản mẫu kèm theo)

Nơi sử dụng: Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ, lưu.

Tần suất: Tuỳ thuộc vào ngày trong tuần:

Thứ 2, 7: Không xảy ra; Thứ 3, 5: 10-15 lần; Thứ 4, 6: 0-5 lần

Thời lượng: 10 phút/đơn hàng điện thoại, 60 phút/đơn viết

Quy tắc: Những đơn hàng trên hàng triệu phải được trưởng bộ phận thông qua (quản lý)

Số lượng đặt dưới mức quy định cho trước (kỹ thuật)

Qui định một số người cụ thể lập đơn hàng (tổ chức)

Lời bình:

- Đôi khi phải đặt hàng đột suất, như có sự khan hiếm một số mặt hàng trong thời gian tới

- Mức tồn kho tối thiểu chỉ tính cho một số mặt hàng và cách ước lượng của nó còn mang tính chủ quan.

Bảng mô

tả chi tiết công việc

Các bước thực hiện sau khảo sát

Tổng hợp kết quả khảo sát

Tổng hợp theo các xử lý: để thấy được tổng thể các xử lý diễn ra trong tổ chức

Tổng hợp theo các dữ liệu: để kiểm tra sự đầy đủ và tính phù hợp, chặt chẽ của dữ liệu và mối quan hệ giữa chúng

Bảng tổng hợp công việc

yêu cầu cung ứng, thực đơn

sản xuất, báo giá, đơn hàng

lập và chuyển đi bằng điện

thoại (80%), viết (20%), sắp

các đơn hàng vào sổ đặt để

đối chiếu, theo dõi.

Quản lý kho

yêu cầu

STT Tên - Vai trò Công việc

Bảng tổng hợp hồ sơ, tài liệu

Bảng tổng hợp phần tử dữ liệu

Các bước thực hiện sau khảo sát

 Hợp thức hóa kết quả khảo sát

 Thể hiện các thông tin khảo sát cho những người

sử dụng và đại diện tổ chức chấp nhận là đúng đắn và đầy đủ

Mục tiêu là nhằm đảm bảo sự chính xác của

thông tin và dữ liệu phản ánh yêu cầu thông tin

của tổ chức và tính pháp lý của nó để sử dụng

sau này

41 5/12/2010 504001 - Xác định và phân tích

yêu cầu

Q & A