Tập huấn cán bộ Đoàn- Hội năm 2010-2011

Tập huấn cán bộ Đoàn- Hôi năm 2010-2011

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

HỌ TÊN: LỚP :

- Tháng 12/2010 -

Trang 2

ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SINH VIÊN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

- Tháng 12/2010 -

Trang 3

Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011

LỜI CẢM ƠN

Nhóm thực hiện chúng tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các cá nhân, tập thể, tác giả, nguồn sách đã đóng góp nội dung và hỗ trợ chúng tôi hoàn thành tài liệu tập huấn này

Xin chân thành cảm ơn:

- Đ/c Huỳnh Toàn – Biên soạn chính Bộ sách kỹ năng

- Đ/c Quốc Trương – Biên soạn Kỹ năng đội nhóm

- Đ/c Phan Văn Giang – Bí thư Đoàn trường ĐH Hoa Sen

- Các thành viên tham gia thực hiện

Trang 4

MỤC LỤC

1 Lời cảm ơn -

2 Mục lục -

3 Giới thiệu Đoàn Thanh Niên – Hội Sinh Viên Trường Đại học Hoa Sen - 1

4 Quy trình tổ chức đại hội - 2

5 Quy trình soạn thảo văn thư - 5

6 Kỹ năng tổ chức - 17

Kỹ năng Lãnh đạo - 17

Kỹ năng xây dựng Câu lac bộ, Đội, Nhóm - 24

7 Kỹ năng sinh hoạt tập thể - 30

Phương pháp tổ chức trò chơi - 30

Một số trò chơi - 32

Một số bài hát tập thể - 36

Mật thư - 38

Dấu đường - 54

Trang 5

Chương trình Tập huấn Cán bộ Năm 2010 – 2011 1

GIỚI THIỆU ĐOÀN THANH NIÊN – HỘI SINH VIÊN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN

1 Giới thiệu chung

Đoàn thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Hoa Sen trực thuộc Thành Đoàn Thành phố Hồ Chí Minh đã trải qua năm nhiệm kỳ Đến hết năm học 2009 – 2010, có hơn 3000 đoàn viên của trường đang học tập, sinh hoạt tại 53 chi Đoàn thuộc sự quản lý trực tiếp từ 04 Liên chi Đoàn Khoa và 01 chi Đoàn Giảng viên – Nhân viên

Hội sinh viên trường Đại học Hoa Sen trực thuộc Hội sinh viên Thành phố Hồ chí Minh Thành lập vào tháng 6/2007 đã trải qua hai nhiệm kỳ và có trên 7000 Hội viên sinh hoạt tại 3 Liên chi Hội Khoa, 1 chi Hội Khoa và 11 Câu lạc bộ - Đội – Nhóm trực thuộc

2 Các Liên chi Đoàn Khoa, chi Đoàn, các ban, Hội sinh viên thuộc sự quản lý trực tiếp từ Đoàn trường

1 Liên chi Đoàn – Hội Khoa Kinh tế thương mại

2 Liên chi Đoàn – Hội Khoa Khoa học công nghệ

3 Liên chi Đoàn Khoa Đào tạo chuyên nghiệp; chi Hội Khoa Đào tạo chuyên nghiệp

4 Liên chi Đoàn – Hội Khoa Ngôn ngữ văn hóa học

5 Chi Đoàn Giảng viên – Nhân viên

6 Các ban của Đoàn trường: Ban tổ chức xây dựng Đoàn, Ban phong trào, Ban kiểm tra, Ban tư tưởng văn hóa, Ban học tập

3 Các hoạt động nổi bật của Đoàn – Hội trường trong các năm qua:

Giáo dục tư tưởng chính trị và chăm lo đời sống Đoàn viên, sinh viên: Hội thi Olympic Mác – Lênin, Hành trình Về nguồn đến cới các bảo tàng, khu di tích lịch sử, Cuộc vận động “ Học tập

và làm theo lời Bác”, Cuộc thi tìm hiểu các nhân vật lịch sử, Hội trại truyền thống “ Sức trẻ Hoa Sen”, …

Hoạt động phong trào: cuộc thi nghiên cứu Khoa học “Egg Drop”; Hội diễn văn nghệ truyền

thống; Hội thao toàn trường; Hội thảo định hướng nghề nghiệp; tổ chức các Hội nghị học tập, nghiên cứu khoa học…

Phong trào sinh viên tình nguyện: Chương trình Hội Xuân, chương trình Cây mùa xuân, Xuân

tình nguyện, Ngày hội hiến máu nhân đạo, Ngày chủ nhật xanh, các chương trình đến với mái

ấm – nhà mở, Tiếp sức mùa thi, chiến dịch Mùa hè xanh,…

Hoạt động nghiệp vụ xây dựng Đoàn – Hội: Tổ chức các lớp cảm tình Đoàn, các lớp tập huấn

kỷ năng sinh hoạt Đoàn, tập huấn cán bộ Đoàn – Hội, …

Bồi dưỡng đoàn viên ưu tú giới thiệu cho Đảng: Hoạt động nhóm tu dưỡng, Giới thiệu Đoàn viên

ưu tú tham gia học lớp cảm tình Đảng

Trang 6

QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẠI HỘI

1 CÔNG TÁC CHUẨN BỊ

- Lập kế hoạch tổ chức đại hội trên cơ sở định hướng chỉ đạo của Đoàn cấp trên Kế hoạch cần xác định rõ: thời gian, địa điểm, các nội dung chính trong đại hội và phân công người chuẩn bị

- BCH chi đoàn dự thảo báo cáo kết quả hoạt động chi đoàn trong nhiệm kỳ qua, bản

kiểm điểm của BCH chi đoàn trong việc lãnh đạo chi đoàn nhiệm kỳ qua (Đối với các chi đoàn

mới thành lập trình bày báo cáo hoạt động của lớp trong giai đoạn lâm thời); phương hướng

hoạt động của chi đoàn trong nhiệm kỳ tới Chuẩn bị đề án nhân sự BCH mới Xây dựng các văn bản phục vụ đại hội: chương trình đại hội; kịch bản chi tiết; mẫu phiếu bầu; mẫu biên bản bầu cử; mẫu giấy mời, mẫu nghị quyết đại hội; mẫu biên bản đại hội Phân công chuẩn bị trước ít nhất 3 ý kiến tham luận về các mảng học tập; đời sống, phong trào; rèn luyện đoàn viên Chuẩn

bị các tiết mục văn nghệ xen giữa chương trình

- Đăng ký lịch tổ chức, báo cáo trình các tài liệu của đại hội tới BCH liên chi đoàn Khoa Đóng dấu của BCH đoàn trường vào các tờ phiếu bầu cử Sau khi duyệt, nếu được BCH lien chi đoàn đồng ý mới được tiến hành đại hội

- Triệu tập Đoàn viên dự đại hội, phân công đoàn viên thực hiện các khâu trong tổ chức đại hội (trang trí, chương trình chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau đại hội,…) để đại hội chi đoàn thực sự là một sinh hoạt chính trị quan trọng, thể hiện ý thức trách nhiệm của từng đoàn viên

2 CÁCH THỨC TỔ CHỨC

- Thời gian: thời điểm tổ chức đại hội phải phù hợp quy định của Đoàn trường, thuận

lợi cho đoàn viên của chi đoàn tham dự đầy đủ

- Địa điểm: tổ chức tại phòng học

- Làm đơn mượn phòng gửi phòng Hành chánh Nhớ cam kết giữ gìn trật tự, vệ sinh sạch sẽ, đền bù nếu gây mất, hỏng hóc thiết bị phòng học

- Khách mời: đại diện Đoàn cấp trên,, các chi đoàn bạn…

- Trang trí, đảm bảo các yêu cầu cơ bản: Cờ Tổ quốc, tượng Bác (hoặc ảnh Bác), cờ Đoàn (hoặc huy hiệu Đoàn) Chú ý: cờ Đoàn hoặc huy hiệu Đoàn không treo cao hơn cờ Tổ quốc; tượng hoặc ảnh Bác đặt chính giữa và không đặt cao hơn cờ Tổ quốc, cờ Đoàn

- Bàn làm việc của Đoàn chủ tịch, Thư ký Đoàn, khách mời nên có khăn phủ và hoa

- Hội trường nên trang trí một số khẩu hiệu, tranh ảnh cổ động tuyên truyền

- Nên có nước uống cho đại biểu Nếu có hoa quả, bánh kẹo thì chỉ được dùng khi đại hội kết thúc Tuyệt đối không được bày ra bàn trong khi đại hội diễn ra

Trang 7

3 QUY TRÌNH TỔ CHỨC ĐẠI HỘI

Đại hội chi đoàn tiến hành theo trình tự sau:

- Bước 1: Chào cờ - Quốc ca – Đòan ca

- Bước 2: Tuyên bố lý do, giới thiệu đại biểu

- Bước 3: Bầu Đoàn chủ tịch đại hội, Đoàn chủ tịch giới thiệu thư ký của đại hội

- Bước 4: Đoàn chủ tịch công bố chương trình đại hội

- Bước 5: Đoàn chủ tịch trình bày báo cáo của Ban chấp hành đánh giá tình hình tổ

chức và hoạt động nhiệm kỳ qua qua (Đối với các chi đoàn mới thành lập trình bày báo cáo

hoạt động của lớp trong giai đoạn lâm thời), chương trình công tác nhiệm kỳ tới và bản kiểm

điểm Ban chấp hành

- Bước 6: Đại hội thảo luận báo cáo, phương hướng, bản kiểm điểm

- Bước 7: Bầu tổ bầu cử Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử

- Bước 8: Tiến hành bầu cử, công bố kết quả, Ban chấp hành mới ra mắt

- Bước 9: Đại hội tiến hành bầu đại biểu dự Đại hội đoàn cấp trên Đoàn chủ tịch trình

bày yêu cầu, tiêu chuẩn của đại biểu đi dự đại hội đoàn cấp trên Giới thiệu nhân sự dự kiến của Ban chấp hành cũ và hướng dẫn đại hội ứng cử, đề cử vào danh sách bầu Chủ tọa đại hội trả lời, giải thích những ý kiến của đoàn viên, quyết định cho rút tên hoặc không cho rút tên khỏi danh sách bầu Đại hội biểu quyết thống nhất danh sách bầu cử

- Bước 10: Bầu tổ bầu cử Tổ bầu cử hướng dẫn thể lệ bầu cử

- Bước 11: Tiến hành bầu cử, công bố kết quả

- Bước 12: Thông qua nghị quyết của đại hội

- Bước 13: Bế mạc đại hội

Trình tự trên có thể thay đổi khi một số bước đã được thực hiện trong đại hội nội bộ (trù bị)

4 NHIỆM VỤ CHÍNH CỦA TỪNG BỘ PHẬN

Đoàn chủ tịch đại hội: điều hành đại hội theo chương trình đã được thảo luận, thống nhất;

hướng dẫn cho đoàn viên thảo luận, biểu quyết văn kiện đại hội; lãnh đạo việc bầu cử, quyết định cho rút tên hay không cho rút tên trong danh sách ứng cử; giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra đại hội,…

Đoàn chủ tịch cần phải là những đồng chí có khả năng tổ chức, điều hành, có uy tín và nắm chắc nguyên tắc điều lệ Cơ cấu Đoàn chủ tịch nên có 3 đồng chí và có cả ủy viên BCH cũ, nhân sự

dự kiến tham gia BCH mới Việc bầu Đoàn chủ tịch tiến hành bằng hình thức biểu quyết

Thư ký đại hội: ghi biên bản đại hội, tổng hợp ý kiến phát biểu và các biểu quyết trong đại hội,

giúp việc cho đoàn chủ tịch Thư ký có 2 đồng chí và được Đoàn chủ tịch giới thiệu

Trang 8

Tổ bầu cử: hướng dẫn thể lệ bầu cử, chuẩn bị phiếu bầu hợp lệ, kiểm phiếu và công bố kết quả

bầu cử, làm biên bản bầu cử Tổ bầu cử thường gồm 3 đồng chí, được đại hội bầu bằng hình thức biểu quyết Các đồng chí có tên trong Danh sách bầu cử BCH không được tham gia làm việc trong Tổ bầu cử

Ban thẩm tra tư cách đại biểu: thống kê số lượng đại biểu tham dự trong đại hội, kiểm tra tư

cách tham dự của các đại biểu (về dân tộc, tôn giáo, số lượng Đoàn viên nam – nữ, tuổi Đoàn…)

5 VIỆC BẦU CỬ TẠI ĐẠI HỘI

Nguyên tắc bầu cử trong đại hội

- Khi bầu cử hay biểu quyết phải có quá ½ số phiếu bầu (kể cả phiếu hợp lệ và không hợp lệ) hoặc quá ½ số người có mặt tán thành thì người được bầu mới trúng cử và nghị quyết mới có giá trị

- Trường hợp bầu lần thứ nhất chưa đủ số lượng đã quyết định thì phải tiếp tục bầu lần thứ hai để lựa chọn trong số còn lại của danh sách ứng cử Nếu bầu lần thứ hai vẫn chưa đủ thì việc có tiếp tục bầu nữa hay không do đại hội quyết định

- Trường hợp số người được quá ½ số phiếu bầu nhiều hơn số lượng được bầu thì chỉ lấy đủ số lượng được bầu và lấy từ người cao phiếu nhất trở xuống

- Trường hợp số cuối cùng của số lượng người định bầu có 2 người trở lên và có số phiếu bằng nhau thì phải tổ chức bầu lại trong số những người đó chọn lấy người cao phiếu nhất

Người trúng cử trong số đó cũng phải có quá nửa số phiếu bầu

Bầu ban chấp hành mới

Bầu BCH mới được tiến hành bằng hình thức bỏ phiếu kín Chi đoàn có từ 3 – 8 đoàn viên: bầu

bí thư, nếu cần thiết có thể bầu thêm 01 phó bí thư Chi đoàn có từ 9 đoàn viên trở lên: bầu 03 ủy viên BCH, trong đó có Bí thư và một Phó Bí thư

Đại hội chi đoàn bầu các ủy viên BCH Việc phân công chức danh bí thư, phó bí thư do BCH mới quyết định trong hội nghị BCH

6 THỦ TỤC ĐỀ NGHỊ ĐOÀN TRƯỜNG CHUẨN Y KẾT QUẢ ĐẠI HỘI

- Sau đại hội, chậm nhất 1 tuần BCH chi đoàn tiến hành họp phân công nhiệm vụ các

ủy viên BCH do bí thư chi đoàn cũ triệu tập

- Hồ sơ đề nghị Đoàn trường chuẩn y kết quả đại hội bao gồm: Biên bản đại hội chi đoàn; Biên bản kiểm phiếu và toàn bộ phiếu bầu BCH chi đoàn; Biên bản họp phân công BCH

và Danh sách trích ngang BCH mới; Công văn đề nghị chuẩn y BCH chi đoàn khóa mới; Trích ngang Đại biểu dự đại hội đoàn cấp trên; Báo cáo tổng kết nhiệm kỳ cũ và Phương hướng nhiệm

kỳ mới Hồ sơ trên đựng trong bì nhựa có nút và ghi rõ tên chi đoàn phía ngoài

Trang 9

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN THƢ

QUY TRÌNH SOẠN THẢO VĂN BẢN

Trang 10

• Địa danh, ngày tháng năm

• Tên loại và trích yếu

• Nội dung văn bản

• Nơi gởi, nơi nhận

• Áp dụng cho các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội

• Khổ giấy A4, trình bày theo chiều dài

Trang 11

VB gồm có 9 thành phần bắt buộc:

1 Tiêu ngữ (quốc hiệu và tiêu đề)

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

3 Số và ký hiệu văn bản

4 Đại danh và ngày tháng năm ban hành

5 a tên loại và trích yếu nội dung VB

b trích yếu nội dung công văn hành chính

6 Nội dung VB

7 Chức vụ, họ tên&chữ ký người có thẩm quyền

8 Dấu cơ quan9.Nơi nhận

TIÊU NGỮ

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

• Hàng trên viết chữ in hoa

• Hàng dưới viết chữ thường, chỉ viết hoa ở ký tự đầu

• Phía dưới có gạch ngang (phải chọn loại giấy A4)

• Size chữ: 13

• Canh giữa nếu làm hợp đồng và canh phải cho các loại VB

Trang 12

TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH

• Tên cơ quan chủ quản trực tiếp trên 1 cấp ở phía trên (Viết

bằng chữ in hoa, cũng có thể viết tắt bằng chữ in hoa:

UBND….)

• Cơ quan ban hành VB (in hoa) phía dưới

• Size chữ: 13

UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

SỞ VĂN HOÁ THÔNG TIN

SỐ VÀ KÍ HIỆU VĂN BẢN

• Đối với VB không có tên loại: Số…/năm ban hành/tên cơ quan

ban hành VB-tên đơn vị soạn thảo

Ví dụ: Số 05/ĐHHS-PĐT

• Năm ban hành chủ bắt buộc với những văn bản quy phạm

pháp luật, còn lại không bắt buộc

Với văn bản pháp quy:

Số:…/năm ban hành/tên loại VB-cơ quan BH

Ví dụ: Số 18/2004/NĐ-CP

Trang 13

ĐỊA DANH, NGÀY THÁNG

• Kiểu chữ Italic (size chữ: 12)

• Ngày nhỏ hơn 10 phải có số 0 phía trước

• Tháng nhỏ hơn 3 phải có số 0 đằng trước

‒Địa danh là nơi trú đóng của cơ quan ban hành VB

‒Ngày tháng là thời điểm vào sổ đăng ký phát hành VB

Ví dụ: Long An, ngày….tháng….năm… (canh phải)

TÊN LOẠI VÀ TRÍCH YẾU

• Tên loại: là tên gọi chính thức của VB như: quyết

định, báo cáo, tờ trình

• Trích yếu: là câu ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ

nội dung chính hoặc mục đích của VB

• Đối với loại VB có tên loại: Trích yếu đặt dưới tên loại

• Đối với công văn: Trích yếu đặt dưới số và ký hiệu VB

• Size chữ :14-15

Trang 14

CHỮ KÝ

• Thể hiện tính pháp lý của VB và trách nhiệm của người ký đối

với VB đã ký

• Hình thức ký: có các hình thức ký sau:

- Thẩm quyền ký: Thường là thủ trưởng

- Ký thay: đối với cấp Phó được uỷ quyền (KT.)

- Ký thừa lệnh: Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng 1 cấp được

uỷ nhiệm ký thừa lệnh được người dưới 1 cấp thực hiện(TL.)

- Ký thay mặt: Với các cơ quan làm việc theo chế độ tập thể(TM.)

- Ký thừa uỷ quyền (TUQ.)

CON DẤU

• Dấu chỉ được đóng lên văn bản đã có chữ ký hợp lệ

• Dấu đóng trùm 1/3 chữ ký về phía trái

• Con dấu phải đúng với tên cơ quan ban hành VB

• Con dấu thông thường là dấu tròn (do cơ quan Công an cấp và

quản lý)

• Một số cơ quan nước ngoài sử dụng dấu chữ nhật

• Dấu được đóng lên chữ ký được sử dụng đối với những văn

bản mà người ký tên có đủ thẩm quyền được đóng lên chữ ký (thông thường là cấp trưởng-phó)

• Dấu treo được đóng ở góc trái của văn bản nếu người ký tên

không có đủ thẩm quyền để đóng dấu lên chữ ký, nhằm xác nhận VB được phép phát hành

• Dấu treo cũng được đóng giáp lai để tránh việc thay đổi số

trang, các chi tiết trong VB

Trang 15

NƠI NHẬN

• Phần này đặt ở phía cuối góc trái văn bản, ghi tên cơ quan đơn

vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện VB, phối hợp thực hiện để báo cáo, để biết, để theo dõi…Ghi theo thứ tự từ cơ quan cao nhất đến thấp

• Đây cũng là cơ sở để tính số lượng bản phát hành

• Size chữ: 12

Nơi nhận:

-Như trên -UBND/TP (để báo cáo) -UBND các Phường (để phối hợp) -Lưu

ĐỊA CHỈ CƠ QUAN, TỔ CHỨC, EMAIL,

WEBSITE, SỐ ĐT, FAX…

• Đây là mục cuối cùng của VB, được ghi ở phía dưới cùng và

được phân cách bằng 1 đường gạch ngang

Trang 16

Số, ký hiệu VB

Quốc hiệu Tên cơ quan, tổ chức

Địa danh, ngày, tháng, năm

Trích yếu nội dung Tên loại, trích yếu

Nội dung

Chữ ký Dấu

Địa chỉ cơ quan, tổ chức 20-25 mm

• Nếu như có từ 2 địa chỉ gởi trở lên thì phải xuống 1 hàng so

với “Kính gởi” và có gạch đầu dòng

Trang 17

Nơi nhận: QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

Ban Chấp hành Trung ương Đảng

Ban Tư tưởng – Văn hoá Thành uỷ

Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh Đồng Nai

Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước

Hội đồng Nhân dân tỉnh Tiền Giang

Trang 18

CÔNG VĂN

Là loại VB không có tên loại và cách trình bày cũng khác so với

các loại VB có tên loại (V/v….sẽ nằm dưới số VB, còn các loại

VB khác V/v… sẽ nằm dưới tên loại VB)

• Phần mở đầu: nêu lý do, mục đích của việc ban hàng CV,

thường mở đầu bằng 1 câu có thành phần trạng ngữ chỉ mụcđích

• Phần nội dung: được diễn đạt bằng văn xuôi với mục đích

truyền tin, thông báo

• Phần kết thúc: thông thường chỉ mang tính hình thức nhưng

cũng cần thiết (lưu ý đến đối tượng nhận VB để chọn vănphong phù hợp)

• Công văn có 2 loại: có 2 loại là công văn đề nghị & công văn

phúc đáp và mỗi loại phần nội dung trình bày sẽ khác nhau

THÔNG BÁO

• Phần mở đầu: nêu mục đích, chủ thể, thẩm quyền thông báo

và đối tượng tiếp nhận thông báo

• Phần nội dung: tuỳ nội dung, có thể viết thành:

- Một đoạn văn

- Nhiều đoạn văn

- Trình bày theo đề mục

• Phần kết thúc: nhấn mạnh nội dung chính, xác định thời hạn

có hiệu lực, các biện pháp chế tài

Trang 19

• Bước viết báo cáo:

- BC sơ kết: kiểm điểm việc đã làm, chưa làm, ưu/khuyếtđiểm, nguyên nhân, những biện pháp cần có để tiếp tục thựchiên nhiệm vụ còn lại

- BC tổng kết:như BC sơ kết nhưng chi tiết hơn, cụ thể hơn, tổng hợp toàn bộ sự việc, đề ra phương hướng sắp tới

CẤU TRÖC VIẾT BÁO CÁO

• Mở đầu: nêu những điểm chính về chủ trương, nhiệm vụ được

giao, hoàn cảnh thực hiện, những thuận lợi, khó khăn

• Nội dung: nên viết theo kiểu liệt kê ý (với những minh hoạ cụ

thể bằng số liệu, dữ liệu) những việc đã làm/chưa làm, có phân tích nguyên nhân, đánh giá, nêu hướng khắc phục, phương hướng

• Kết thúc: đề nghị, kiến nghị (đối với BC quan trọng, cần dựa

vào dàn ý để dự thảo, tổ chức góp ý để điều chỉnh, sửa chữa,

bổ sung, biên tập hoàn chỉnh và trình lãnh đạo)

Trang 20

• Kết thúc: ghi thời gian, địa điểm kết thúc việc lập BB

- Nếu ghi BB được đọc thông qua những người tham gia thìphải ghi rõ

- Nếu BB được lập thành nhiều bản thì phải ghi rõ số bảnđược lập

- BB phải có chữ ký của người ghi BB, của người chủ trì, tuỳtính chất của vụ việc, phải có chữ ký của người đại diện tổchức, người làm chứng, người bị hại…

Trang 21

KỸ NĂNG TỔ CHỨC

1 KỸ NĂNG LÃNH ĐẠO

Đây là tài liệu về kĩ năng lãnh đạo mang tính tham khảo Tài liệu này được tập hợp từ những kinh nghiệm của cá nhân tôi và tham khảo thêm một số sách, đặc biệt là sách “Phát triển kĩ năng lãnh đạo” ( bộ The Sunday Times – Creating Success của First New ) “Lãnh đạo” không phải là điều gì ghê gớm, nó là một kĩ năng, tôi tin là rất cần thiết đối với người cán bộ Đoàn – Hội Mặt

khác cũng sẽ có ích cho bạn trong học tập và công việc sau này! Hãy nhớ rằng : “Kĩ năng lãnh đạo chỉ có một phần là bẩm sinh, còn lại là sự rèn luyện bản thân trong thực tế”

Nếu xét kĩ, những vấn đề xoay quanh khả năng lãnh đạo thường bao gồm 3 yếu tố : nhà lãnh đạo – các phẩm chất cá nhân và tính cách, tình huống – một phần bất biến và một phần hay thay đổi, nhóm – những người đi theo nhà lãnh đạo, những nhu cầu và giá trị của họ

1.1 Nhà lãnh đạo - Khám phá khả năng lãnh đạo của bản thân

Bạn có khả năng lãnh đạo không ? Bạn có khả năng nhưng không được công nhận cũng bằng thừa Hãy tự hỏi : “Những yếu tố nào khiến một người được những người khác chấp nhận là nhà lãnh đạo? ”

Câu trả lời là : một số đặc điểm tính cách nổi bật sẽ quyết định vai trò lãnh đạo trong mọi tình

huống, tuy nhiên chỉ 1 phần nhỏ những tính cách đó là thiên bẩm, còn lại là những kĩ năng được rèn luyện và phát triển qua thời gian Những “tố chất” đó là : nhiệt tình, chính trực, bền

chí, công bằng, sôi nổi, khiêm tốn, tự tin Trong đó chính trực là đặc điểm để phân biệt nhà lãnh đạo giỏi (vd như Hitle) và nhà lãnh đạo hướng thiện (vd như Nelson Mandela)

Sau đây là một số câu hỏi đề bạn tự đánh giá khả năng lãnh đạo, hãy suy nghĩ kĩ và đánh dấu có nếu thấy đúng với mình nhé Càng nhiều câu trả lời có, khả năng của bạn càng nhiều, nhưng cũng chưa hẳn là chính xác tuyệt đối :

Bạn đã chứng tỏ rằng mình là một

người có trách nhiệm chưa?

Bạn có năng động và luôn tham gia vào các CTXH không ?

sự nhiệt tình của mình không ?

Bạn có khả năng kiểm soát cảm xúc

và tâm trạng của mình không hay để chúng chế ngự ?

Trang 22

Bạn có được đánh giá là chính trực

không?

Bạn có đối xử không trung thực với những người giúp bạn trong 6 tháng qua không ?

Bạn có nhiệt huyết không? Bạn là người sống vừa hướng nội,

vừa hướng ngoại phải không ?

1.2 Lãnh đạo theo từng tình huống

Ngoài việc sở hữu đặc điểm tính cách nổi bật thì khả năng lãnh đạo còn phụ thuộc vào tình huống Trong một tình huống nào đó, bạn trở nên người có quyền lực lãnh đạo Có 4 loại quyền lực lãnh đạo thường thấy là :

- Quyền lực địa vị và đẳng cấp : “Người có địa vị, đẳng cấp nhất là lãnh đạo”

- Quyền lực kiến thức : “Người biết nhiều nhất là lãnh đạo”

- Quyền lực nhân cách : “Người có uy tín nhất là lãnh đạo”

- Quyền lực đạo đức : “Người có khiến người khác hi sinh cho mình nhiều nhất là lãnh đạo”

Vd như khi tàu gặp bão thì thủy thủ luôn nghe lời thuyền trưởng vì ông ta có nhiều kinh nghiệm nhất Về nguyên tắc, cả 4 loại quyền lực này quan trọng ngang nhau Tuy nhiên, tùy tình huống hãy linh hoạt sử dụng nhiều hơn 1 chút loại quyền lực cần thiết để phát huy khả năng lãnh đạo của mình

Nghĩa là, với vai trò là một cán bộ Đoàn – Hội, bạn nên dùng đúng mực “địa vị và quyền lực” (kèm trách nhiệm) mình được giao để tạo sự nể trọng Học giỏi, dùng kiến thức, và uy tín, sự tin tưởng để thuyết phục các bạn Cuối cùng dùng đạo đức, nhân cách bản thân (thể hiện qua cách đối nhân xử thế) để phát huy khả năng các bạn giúp đỡ, tham gia hoạt động cùng mình nhiều hơn

1.3 Lãnh đạo nhóm

Một cách nhìn khác để đánh giá khả năng lãnh đạo của một người là khả năng xử lý các nhu cầu

và gắn kết nhóm của người đó Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm, nhất là ở vai trò đứng đầu một chi đoàn, chi hội hay cao hơn? Tôi thì chỗ nào cũng khó

Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn sóng gió” lại nổi lên Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp Thế là cãi nhau, rồi giận hờn Không ít khi “nghỉ chơi” luôn Thế là phá sản Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập” Rồi nếu không khéo vẫn có thể bị quay ngược lại giai đoạn 2 Nếu là một thành viên, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách

Trang 23

không phải của mình, thậm chí không thấy lợi ích trước mắt của mình trong đó? Không dễ dàng

gì phải không bạn !

= > Lúc này vai trò người lãnh đạo cần cho các bạn mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm như vậy !

Cơ bản, có 2 bước như sau :

 Bước 1: Xác định mục tiêu chung - Thống nhất suy nghĩ :

Nhìn vào 1 nhóm, luôn tồn tại 3 khía cạnh : nhiệm vụ chung (xác định), nhu cầu nhóm chung, nhu cầu cá nhân 3 khía cạnh này luôn ảnh hưởng lẫn nhau và có những yếu tố giao hòa với nhau Tôi không giải thích sâu 3 yếu tố này vì bạn sẽ được học thêm ở trường Tôi muốn nhấn mạnh 3 điểm cốt yếu được rút ra dựa trên 3 khía cạnh đó :

a Con người, ngoài những nhu cầu cá nhân, không thể phủ nhận sự thật ẩn sau là họ luôn cần nhau để tồn tại và hoàn thiện nhân cách Mặt khác là để phát triển tình bạn, tình yêu,

xã hội,…Không ai có thể sống 1 mình! Tôi cần bạn và bạn cần tôi, chúng ta đểu mang lợi ích cho nhau khi hợp tác Hợp tác để đạt mục đích chung!

b Trong nhóm, công tác lãnh đạo nhất thiết phải là 1 hoạt động tập trung vào lợi ích, hoạt

động của mọi đối tượng chứ không phải vào bản thân Với công tác Đoàn –Hội ưu tiên tập trung như sau: lợi ích của sinh viên => lợi ích nhóm => lợi ích cá nhân trong nhóm

c Có những lợi ích là về lâu dài, không thể thấy trước mắt, có thể sau này khi đi làm mới cần tới Ít nhất, bạn cũng sẽ học được cách làm việc nhóm khi tham gia hoạt động

Đoàn – Hội Tôi tin các bạn không phải người thiển cận

Thống nhất được suy nghĩ này trong nhóm, bạn sẽ tạo được mối lien kết giữa các thành viên và cảm nhận về sự công bằng tăng lên

Bước 2: Xác định rõ vai trò, trách nhiệm trong nhóm :

Nhấn mạnh rằng vai trò lãnh đạo trong nhóm là cực kì quan trọng không thể thiếu Có thể

luân phiên nhưng không thể xóa sổ Vai trò đó, chính là những gì người khác mong đợi ở bạn

Dĩ nhiên, cá nhân khác nhau sẽ có mong đợi khác nhau => xung đột Chẳng hạn, lúc nào đó bạn

sẽ thấy xung đột giữa lợi ích cá nhân của mình với lợi ích sinh viên – điều mà bạn luôn đặt lên hàng đầu Vì công tác này, bạn phải hi sinh thế này, thế kia, thật khó chịu đúng không ? Các thành viên khác cũng có lúc nghĩ như vậy Vậy làm sao giải quyết ?

Trong cuộc sống, bạn không thể mong người khác có những hành động quá với vai trò của họ được giao Có vai trò lãnh đạo, dĩ nhiên cũng có vai trò của thành viên Đây chính là lúc bạn phát huy vai trò lãnh đạo, nhìn rõ được những vai trò nào có thể phân cho thành viên nào cho phù hợp

để ít mâu thuẫn với lợi ích cá nhân họ nhất Khi có vai trò cụ thể, thành viên sẽ tự biết tại sao phải làm việc đó cho mục đích chung của nhóm và cả của họ nữa Bên cạnh đó, khi mọi người hiểu được vai trò của bạn, họ sẽ dễ thông cảm cho bạn hơn

Trang 24

Đạt nhiệm vụ chung

Nhìn sơ đồ sau để xác định vai trò lãnh đạo trực quan hơn Những vai trò này là một vòng tròn khép kín có thể lặp đi lặp lại trong cả 1 nhiệm kì và mỗi vai trò đều quan trọng như nhau, không thể thiếu :

MỤC ĐÍCH - NHU CẦU CỦA NHÓM VAI TRÕ LÃNH ĐẠO

Mặt khác, trách nhiệm cũng quan trọng tương đương Nếu bạn làm việc thiếu trách nhiệm và đề cao quá mức vai trò của mình, sớm muộn cũng gây chia rẽ nội bộ nhóm Vai trò, quyền hạn, lợi ích và trách nhiệm của mỗi thành viên luôn được xác định rõ ràng, như vậy sẽ có động lực và gắn kết nhiều hơn

1.4 Các kỹ năng lãnh đạo hiệu quả trong công tác Đoàn – Hội

Một điều cần ghi nhớ là công tác lãnh đạo tồn tại ở các mức độ khác nhau :

- Lãnh đạo nhóm : nhóm khoảng 5 đến 20 người

- Lãnh đạo hoạt động : đang lãnh đạo 1 đơn vị quan trọng trong doanh nghiệp hay tổ chức gồm nhiều nhóm, trong đó các trưởng nhóm có trách nhiệm báo cáo với bạn

- Lãnh đạo chiến lược : bạn đang lãnh đạo cả một doanh nghiệp hay tổ chức với toàn

bộ trách nhiệm đối với 2 cấp lãnh đạo dưới bạn

1.5 Xác định nhiệm vụ = làm rõ + định hướng

Nhiệm vụ là từ chung chung, cần vạch rõ nhiệm vụ ấy có mục tiêu cụ thể là gì và gắn với những đặc tính sau : rõ ràng, cụ thể (detail action plan), có thời hạn (timeline – deadline), thực tế, mang tính thử thách, có thể đánh giá Khi có mục tiêu, thành viên còn có thể nhìn thấy vai trò

của họ trong kế hoạch

Một nhà lãnh đạo luôn làm công việc định hướng cho nhiệm vụ Nếu giỏi, họ có thể lôi kéo cả những nhà lãnh đạo cấp dưới cùng tham gia với mình để họ thấy trách nhiệm và quyền hạn tương lai

Để định hướng cho tập thể, cần biết trả lời câu hỏi tại sao và cái gì cho từng nhiệm vụ Như

vậy nhà lãnh đạo có thể để thành viên hiểu tại sao nên làm và hướng họ hợp tác, tự nguyện, sẵn

Trang 25

lòng làm điều đó Ngoài ra, cũng đưa thành viên đi từ trừu tượng đến cụ thể, từ cái riêng đến cái chung để có cái nhìn toàn diện nhất về nhiệm vụ

Với công tác Đoàn – Hội ở trường, có các bước sau :

a Nhiệm vụ chung cho tất cả hoạt động luôn là : vì lợi ích chung, mong muốn và nhu cầu của sinh viên (trong đó có cả bạn và BCH nữa)

b Cần nhớ: đầu nhiệm kì, bạn nên định hướng theo phương hướng dự kiến từ cấp trên đưa xuống Khi đại hội, cần thông qua, giải thích cụ thể những định hướng đó cho thành viên

Từ phương hướng và định hướng, vạch ra mục tiêu cụ thể phù hợp thực tế Nên kẻ bảng excel các mục tiêu này đê làm rõ ràng, cụ thể, có thời hạn sẽ dễ nhìn hơn Cuối nhiệm kì

có đánh giá công tác đã làm rõ ràng

1.6 Lập kế hoạch

Lập kế hoạch sẽ giúp nhóm hoàn tất nhiệm vụ thông qua những câu hỏi cái gì, tại sao, làm thế

nào, ai làm gì, khi nào, ở đâu Có một lời khuyên là bạn nên để nhóm lập kế hoạch còn mình

chỉ đưa ra những điểm giới hạn cần thiết Như vậy, các thành viên có nhiều tự do để chia sẻ quyết định ảnh hưởng đến công việc và tạo động lực làm việc cho nhóm Đây là 1 khía cạnh của

sự trao quyền Hãy để sinh viên cũng có phần đóng góp vào kế hoạch! Tuy nhiên khi để nhóm

quá tự do, sẽ đưa đến 1 kế hoạch không đúng theo ý bạn và phát sinh một số sự cố Ít nhiều bạn

cũng có 1 chút kinh nghiệm trong lĩnh vực sắp làm Do đó cần nhớ những điều cốt yếu sau :

- Đưa ra những điểm giới hạn

- Trao quyền để lập kế hoạch

- Tùy chỉnh kế hoạch linh hoạt theo thực tế

- Sáng tạo, khích lệ, cởi mở trong khi lập kế hoạch

- Lập kế hoạch dự phòng rủi ro

1.7 Hướng dẫn – truyền đạt thông tin và lắng nghe

Đây là 1 phần của kĩ năng giao tiếp, thành viên có thể nể bạn hơn khi bạn trình bày, hướng dẫn lưu loát những ý tưởng của mình hoặc của nhóm, của cấp trên 5 từ mấu chốt là : chuẩn bị tốt, rõ ràng, đơn giản, sinh động, tự nhiên Khả năng này phải luôn đi cùng khả năng lắng nghe và thấu hiểu Bạn sẽ được sinh viên đánh giá cao hơn khi biết lắng nghe và thấu hiểu Chú ý : những buổi gặp gỡ đầu tiên rất quan trọng

Trang 26

làm những việc là: chỉ đạo, điều chỉnh, khuyến khích cá nhân và những nỗ lực của nhóm đối với nhiệm vụ Những nhà lãnh đạo giỏi sẽ là người biết sử dụng tiết kiệm những nguồn lực nhưng vẫn thỏa mãn những nhu cầu nhóm, cá nhân và đạt hiệu quả cao Những chương trình, công tác giành cho sinh viên thường rất đông người cùng tham gia và vận động nhiều nguồn lực cùng lúc Cần có phương pháp kiểm soát cụ thể, có hệ thống Có thể lập nhóm kiểm soát – đánh giá

1.9 Đánh giá

Một số người thường bỏ qua đánh giá vì sợ mất lòng Đây là suy nghĩ sai lầm ! Đánh giá là công việc cần thiết không thể thiếu và cần đánh giá định kì, thường xuyên Đối với công tác Đoàn – Hội thường mang tính tự nguyện, vì cộng đồng khó thấy lợi ích trước mắt, đánh giá đúng trở nên

vô cùng quan trọng

Vai trò của việc đánh giá là :

- Xác định những giá trị đã đạt được -> xử lý thất bại và rút kinh nghiệm kịp thời, khen thưởng , khích lệ và tạo động lực cho nhóm

- Xác định tiến độ thực hiện -> thành viên biết mình cần làm gì tiếp theo, nhà lãnh đạo biết cần thúc đẩy hay không

- Định vị lại vai trò, những việc cần làm của người lãnh đạo

- Khẳng định vị trí của nhóm

Điều mà ai cũng sẽ quan tâm là sự công bằng trong đánh giá Để công bằng :

- Về cá nhân bạn cần có mối quan hệ với tất cả thành viên trong nhóm, mối quan hệ bình đẳng Cần biết lắng nghe, quan tâm, chia sẻ khó khăn của từng thành viên Ngoài ra là huấn luyện và tư vấn khi cần thiết

- Có hệ thống đánh giá quy củ, rõ ràng Có biện pháp tránh việc đánh giá trở thành thói quan liêu Ví dụ : đánh giá chéo, tự đánh giá và tập thể đánh giá, đánh giá trên hiệu suất công việc,…

1.10 Tạo động lực thúc đẩy

Động lực thúc đẩy theo tiếng La Tinh nghĩa là gây xúc động Có 2 cách tạo động lực :

- Cổ điển : Hãy kết hợp khen thưởng và phạt dựa trên mô hình nhu cầu của Maslow : sinh lý (ăn ngủ,…)– an toàn – xã hội ( được chấp nhận và yêu thương) – tôn trọng – tự thể hiện

- Hiện đại : làm theo những nguyên tắc chính sau :

 Chính bản thân bạn cũng phải có động lực Khi bạn không yêu, không tin, làm sao

có thể thuyết phục người khác ? Người ta rất dễ nhận ra nhiệt huyết và động lực của bạn

 Chọn những người có động lực thúc đẩy cao Ví dụ: những người đã hoạt động Đoàn từ trước, yêu thích hoạt động xã hội

 Đặt ra mục tiêu thực tế và mang tính thử thách

 Đánh giá, nhận xét sự tiến bộ, phát triển đúng lúc, đúng chỗ

 Đưa ra phần thưởng công bằng, công khai

 Công nhận, khích lệ kịp thời - “Không gì tốt hơn một lời khen chính xác và kịp thời !”

Trang 27

1.11 Tổ chức

Tổ chức là chức năng sắp xếp, tạo thành một tập thể gắn kết với nhau và hoạch định 1 cách có hệ thống Có 3 khía cạnh cần quan tâm khi nói đến tổ chức : các hệ thống, quản trị và quản lý thời gian

a Các hệ thống: cần hiểu rõ tầm quan trọng, giá trị và cách hoạt động của các hệ thống Từ hệ

thống nhân sự đến khen thưởng,… Nên sử dụng hệ thống như công cụ đắc lực nhưng không quá lệ thuộc Đôi khi hệ thống cũng bị trì trệ Vd cần thông báo đến sinh viên trong thời gian ngắn Phải chờ đi qua cấp lien chi rồi xuống chi hội và nhỏ hơn nữa ,… quá lâu ! Chi bằng sử dụng diễn đàn, email sinh viên và Y!M đưa đến đa số các đầu mối sinh viên và cán bộ nổi bật, đồng thời với sử dụng hệ thống Cần lưu ý ở đây là hãy tạo cho mình một hệ thống thông tin riêng hiệu quả (vd như add nhiều nick Y!M của các trưởng nhóm sinh viên trong lớp, những bạn năng động,… )

b Quản trị: đó là công việc giấy tờ và khả năng điều hành công việc hằng ngày Thường gọi

công tác này là công tác hậu cần hay có tên khác là nhà quản trị Đây là những người làm công việc “hậu phương thầm lặng” nhưng rất cần cho bạn Hãy tôn trọng và khen ngợi họ! Nếu không có hậu phương vững chắc, công việc của bạn sẽ rối tung Trừ những công việc quản trị không thể ủy quyền hay giao phó, bạn cần nhiều thời gian để mở rộng mối quan hệ

và suy nghĩ định hướng nhiều hơn

c Quản lý thời gian: Nhà lãnh đạo giỏi đồng hành với quản lí thời gian tốt Hãy học cách nói

không mà vẫn làm hài lòng người khác

1.12 Làm gương

Một nhà lãnh đạo luôn nổi bật trong tầm mắt mọi người Vì thế cần cẩn trọng lời nói, hành động

và cách cư xử của bạn Hình ảnh của bạn trong suy nghĩ người khác đều phụ thuộc vào tính cách

và sự cẩn trọng của bạn Chỉ một lần lơ là, bạn có thể làm sụp đổ hình tượng trong mắt người khác Đương nhiên rất lâu và rất nhiều cố gắng mới có thể phục hồi hoặc không

Với cán bộ Đoàn Hội chúng ta, các bạn cần nhớ :

- Nói đi đôi với làm

- Luôn luôn lắng nghe, luôn luôn thấu hiểu nhưng suy xét rồi mới hành động

- Học giỏi và mẫu mực trong nhân cách, cư xử

- Có tinh thần học tập tích cực, nhiệt tình trong giúp đỡ bạn bè, sôi nổi trong hoạt động

- Ham học hỏi

1.13 Phát triển bản thân trở thành nhà lãnh đạo

Làm cách nào để phát triển bản than trở thành nhà lãnh đạo? Tôi chỉ đơn giản chia sẻ với bạn 5

bí quyết nhỏ sau, bạn hãy tự tìm hiểu thêm nhé !

- Sẵn sàng : mong muốn, khao khát trở thành lãnh đạo Hiểu rõ vai trò, trách nhiệm và dám chấp nhận thử thách Khi bạn sẵn sang, bạn sẽ tự tin, đó là động lực giúp bạn thành công

Trang 28

- Tiên phong : Nắm bắt những gì sinh viên cần, sinh viên muốn, nắm bắt cơ hội và không ngần ngại đề xuất thực hiện với cấp trên

- Tư duy chiều sâu : lắng nghe, đánh giá, rút kinh nghiệm, cải tiến và bình tĩnh suy nghĩ

- Luôn cập nhật, đổi mới bản thân : cả hình thức và nội dung

- Luôn lạc quan, hi vọng và biết tin tưởng

2 KỸ NĂNG XÂY DỰNG CLB ĐỘI, NHÓM

2.1 Khái niệm CLB, Đội, nhóm:

CLB, đội, nhóm là nơi tập hợp các thành viên có chung sở thích, đam mê, giá trị, nền tảng và tự nguyện đến đăng ký tham gia sinh hoạt Mỗi thành trong CLB, đội, CLB, đội, nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để cùng hoạt động hiệu quả, chung tay xây dựng CLB, đội, nhóm phát triển vững mạnh

2.2 Hoạt động hiệu quả:

6 đặc điểm của CLB, đội, nhóm hoạt động hiệu quả:

1 Mỗi thành viên tự cam kết hoạt động hiệu quả

- Mỗi thành viên là 1 chủ thể trong CLB, đội, nhóm

- Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong CLB, đội, nhóm

- Chủ động đi sinh hoạt đều và tích cực hoạt động xây dựng CLB, đội, nhóm

2 Tinh thần đoàn kết và hỗ trợ đồng đội

- Luôn thể hiện tinh thần đoàn kết trong sinh hoạt, hoạt động…

- Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân, rạt bỏ đi cái “Tôi”

- Hạn chế sự xung đột trong quá trình hoạt động, nếu xảy ra thì cần giải quyết dựa trên

sự nhất trí của toàn bộ thành viên

- Hỗ trợ đồng đội là quá trình đi đến quyết định hành động thực hiện mục tiêu chung, không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của 1 cá nhân

Trang 29

- Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực gây ảnh hưởng đến sinh hoạt của CLB, đội, nhóm

4 Giao tiếp trong CLB, đội, nhóm

- Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên

- Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên trong CLB, đội, nhóm

- Mỗi thành viên cần hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau để có sự phối hợp tốt nhất trong quá trình sinh hoạt, hoạt động…

- Chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực để có được những kinh nghiệm quý báu

- Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẽ thông tin cho nhau

5 Chia sẻ vai trò và trách nhiệm

- Phương pháp tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên đưa ra quyết định và thực thi quyết định nhằm xác định vai trò và trách nhiệm của mỗi thành viên mang tính chủ động trong sinh hoạt và hoạt động

- Chia sẻ vai trò: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích…

- Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức riêng cho mỗi thành viên để mang lại hiệu quả cao nhất

- Chia sẽ trách nhiệm để mỗi thành viên thấy được niềm tự hào trong sinh hoạt và hoạt động

- Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mới như: nâng bậc đẳng cấp, danh hiệu ban huấn luyện, ban chủ nhiệm…

6 Đối với người Thủ lĩnh CLB Đội Nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy CLB Đội Nhóm

Luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng CLB Đội Nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung của CLB Đội Nhóm và cho từng cá nhân trong CLB Đội Nhóm Đối với người Thủ lĩnh CLB Đội Nhóm hoặc người trực tiếp chỉ huy CLB Đội Nhóm, luôn phải suy nghĩ ra những phương cách để xây dựng CLB Đội Nhóm làm việc sao cho đem lại kết quả tốt đẹp cho mục tiêu chung của CLB Đội Nhóm và cho từng cá nhân trong CLB Đội Nhóm Đó là:

a Làm rõ sự trông đợi: Với cương vị và uy quyền của một thủ lĩnh CLB Đội Nhóm , hãy

truyền đạt một cách rõ ràng sự trông đợi của bạn vào việc thi hành và những kết quả Làm cho những thành viên của CLB Đội Nhóm hiểu vì sao cần phải làm việc theo CLB Đội Nhóm Tạo điều kiện thuận lợi để họ thực hiện tốt nhiệm vụ chung bằng các nguồn tài nguyên về nhân lực, thời gian và chế độ Làm sao để họ lĩnh hội đầy đủ tầm quan

Trang 30

trọng cũng như ưu thế của họ trong các điều khoản về thời gian, các cuộc thảo luận và sự quan tâm của người chỉ đạo

b Bối cảnh: Để các thành viên trong CLB Đội Nhóm hiểu được vì sao họ có mặt trong

CLB Đội Nhóm Vạch rõ cho họ thấy được kế hoạch làm việc CLB Đội Nhóm sẽ giúp cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra, và tầm quan trọng của việc làm CLB Đội Nhóm để hoàn thành những mục tiêu chung Làm cho họ hiểu được đâu là việc làm thích hợp trong mọi mục tiêu, nguyên tắc, tầm nhìn và giá trị của tổ chức?

c Sự giao phó: Làm thế nào để mỗi thành viên lôi cuốn vào công việc chung của CLB Đội

Nhóm ? Làm thế nào để họ cảm thấy CLB Đội Nhóm của họ có một sứ mệnh rất quan trọng và luôn cố gắng hết năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ chung của CLB Đội Nhóm, và trông chờ vào một kết quả tốt đẹp? Làm sao để mỗi thành viên của CLB Đội Nhóm nắm bắt rõ nhiệm vụ, giá trị của họ trong tổ chức và trong sự nghiệp của cá nhân họ? Để mỗi thành viên trong CLB Đội Nhóm thấy trước được sự công nhận về những đóng góp của họ đối với tổ chức, cống hiến năng lực của họ để đem đến sự tăng trưởng

và phát triển cho CLB Đội Nhóm Để mỗi thành viên của CLB Đội Nhóm bị cuốn hút và

bị thách thức bởi những cơ hội thăng tiến

d Khả năng: Làm cho các thành viên của CLB Đội Nhóm cảm thấy họ đều thích hợp với vị

trí của họ Làm cho họ cảm thấy những hiểu biết, những kỹ năng và năng lực của họ luôn được nâng cao qua quá trình đào tạo và làm việc với CLB Đội Nhóm Nếu không, hãy làm cho các thành viên của CLB Đội Nhóm dễ dàng cần sự hỗ trợ của cấp trên Để họ cảm thấy đó là một nguồn tài nguyên, chiến lược và sự hỗ trợ cần thiết cho việc hoàn thành sứ mệnh

e Đặc quyền: Để mỗi thành viên trong CLB Đội Nhóm đảm nhận mỗi công việc riêng Tự

chịu trách nhiệm, sự sáng tạo, và thực hiện chiến lược để hoàn thành sứ mệnh của mỗi người Để họ được nắm bắt rõ và được truyền đạt bởi những mục tiêu, thấy trước được kết quả và sự đóng góp, đo lường được qui trình mà CLB Đội Nhóm đã thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ Thủ lĩnh CLB Đội Nhóm , phối hợp và ủng hộ những gì mà CLB Đội Nhóm đã sáng tạo

f Sự hợp tác: CLB Đội Nhóm là những thành viên cùng nhau làm việc một cách hiệu quả

giữa các cá nhân Làm cho họ hiểu được vai trò và trách nhiệm của mỗi cá nhân Những thành viên của CLB Đội Nhóm là những vị Thủ lĩnh và những vị quan tòa của CLB Đội Nhóm Họ có quyền giải quyết mọi vấn đề của CLB Đội Nhóm, đưa ra phương pháp cải thiện công việc, đặt mục tiêu và có chung quyền lợi Làm cho những thành viên của CLB Đội Nhóm hợp tác với nhau để hoàn thành nhiệm vụ

g Sự liên lạc: Làm sao để CLB Đội Nhóm cung cấp và được cung cấp những thông tin

quan trọng về hoạt động chuyên môn đều đặn Để họ hiểu được đầy đủ bối cảnh xung quanh và sự tồn tại của họ Làm cho những thành viên của CLB Đội Nhóm có sự liên lạc

rõ ràng và trung thực với nhau Tạo động lực cho những thành viên của CLB Đội Nhóm mang đến những ý kiến khác nhau đặt trên bàn làm việc của bạn Những sự đối lập tất yếu được nâng lên và được cộng thêm vào

Trang 31

h Sáng kiến, sáng tạo: Một tổ chức thực sự thì luôn quan tâm đến sự thay đổi Hãy để nhân

viên của bạn tự do đưa ra những ý tưởng mới, những suy nghĩ và những phương pháp độc đáo Huấn luyện, đào tạo họ những kỹ năng cần thiết Cho phép họ truy cập vào những quyển sách và phim ảnh, vào các lĩnh vực giải trí cần thiết khác để khuyến kích cho những suy nghĩ mới

i Những hệ quả: Sau cùng, hãy làm cho những thành viên của CLB Đội Nhóm cảm thấy

họ có nghĩa vụ và trách nhiệm cho sự nghiệp chung của CLB Đội Nhóm Là những phần thưởng và sự công nhận được đáp ứng khi họ thành công Sự mạo hiểm hợp lý thì được coi trọng và được khuyến khích Đồng thời cũng xem xét về chế độ thưởng cho cả CLB Đội Nhóm hay cho cá nhân nào có thành tích nổi bật, lúc đó hãy đề phòng hoặc đưa ra giải pháp nếu có sự hiềm khích và trả thù cá nhân Nên xem xét một cách mềm dẻo và công bằng

2.3 Thời điểm hình thành CLB, đội, nhóm:

- Kết quả công việc ekíp phải tác động đến CLB, đội, nhóm cả chiều ngang lẫn chiều sâu

- Những quyết định phải có chất lượng hơn và phải có nhiều hoạt động hơn so với làm việc cá nhân

- Làm việc theo ekíp giúp làm giảm nguy cơ thất bại

- Cần có sự đa dạng về trình độ và kinh nghiệm và tầng lớp của những người trong ekíp để đưa ra những quyết định tối ưu dẫn đến xác định thời điểm hình thành CLB, đội, nhóm

và phát triển

Trang 32

b) Thuận lợi của làm việc theo ekíp (Ban chủ nhiệm, ban huấn luyện)

Thuận lợi đối với cá nhân:

- Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân

- Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với những vấn đề lớn trong quá trình sinh hoạt và hoạt động

- Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người khác

- Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong CLB, đội, nhóm

- Đánh giá cao phần thưởng tinh thần khi hoàn thành công việc của CLB, đội, nhóm

- Có nhiều động lực hơn đển hoàn thành công việc

- Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân

Thuận lợi đối với cấp Ban chủ nhiệm và Ban huấn luyện

- Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc Ban chủ nhiệm & ban huấn luyện giúp tăng năng suất, hiệu quả, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ

- Công tác quản lí CLB, đội, nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì CLB, đội, nhóm thường hoạt đông theo chế độ thủ lĩnh (thành viên phục tùng thủ lĩnh, thủ lĩnh chịu trách nhiệm với tổ chức)

Thuận lợi đối với CLB, đội, nhóm

- Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và giúp CLB, đội, nhóm phát triển

- Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với phụ huynh và các thành viên trong CLB, đội, nhóm

c) Khó khăn của làm việc theo CLB, đội, nhóm

Khó khăn đối với CLB, đội, nhóm:

- CLB, đội, nhóm có cấu trúc theo thứ bậc (Ban chủ nhiệm, Ban huấn luyện, các Chòm sao và Nhóm sao) theo kiểu quản lí từ trên xuống và quản lí theo cấp bậc (Hoa hướng dương, Nơ bướm) sẽ hạn chế làm việc theo cá nhân và tự phát của các nhóm

- Mục tiêu đề ra chung chung (vd: chúng ta phải xây dựng chương trình sinh nhoạt hấp dẫn và hay hơn, thu hút được nhiều thành viên sinh hoạt) không thể truyền tất cả những thông điệp, kỹ năng cần thiết đến cho thành viên trong CLB, đội, nhóm gây khó khăn trong thực hiện

- Khó khăn trong công tác xây dựng và phát triển bởi các yếu tố khách quan như: địa điểm sinh hoạt chưa ổn định, giấy phép hoạt động, các huấn cụ, vật dụng sinh hoạt chưa đẳng cấp và còn thiếu…

Khó khăn đối với Ban chủ nhiệm & Ban huấn luyện:

- Ban chủ nhiệm & Ban huấn luyện thường gặp khó khăn trong công tác huấn luyện và đào tạo nhân sự kế thừa

Tiêu đề	Tập Huấn Cán Bộ Đoàn - Hội Năm 2010 - 2011
Người hướng dẫn	Đ/c Huỳnh Toàn – Biên Soạn Chính, Đ/c Quốc Trương – Biên Soạn Kỹ Năng Đội Nhóm, Đ/c Phan Văn Giang – Bí Thư Đoàn Trường ĐH Hoa Sen
Trường học	Trường Đại Học Hoa Sen
Thể loại	Tài Liệu Tập Huấn
Năm xuất bản	2010 - 2011
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh

Định dạng
Số trang	65
Dung lượng	1,3 MB