HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

slide bài giảng HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Trang 1

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

BÀI GIẢNG MÔN

HỆ THỐNG THÔNG TIN

QUẢN LÝ

Giảng viên: ThS Lê Thị Ngọc Diệp

Điện thoại/E-mail: 0912171969/ ngocdiepvphv@yahoo.com

Trang 2

Nội dung chính

Chương 1 Những khái niệm cơ bản

Chương 2 Phân tích HTTT

Chương 3 Thiết kế HTTT quản lý

Chương 4 Cài đặt và khai thác HTTT quản lý

Chương 5 Các HTTT quản lý chức năng

Chương 6 Các HTTT quản lý tích hợp

Trang 3

Chương 1 NHỮNG KHÁI NIỆM CƠ BẢN

- Hệ thống và tổ chức

- Thông tin và hệ thống thông tin (HTTT)

- Hệ thống thông tin quản lý

Trang 4

I HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC

1 Hệ thống:

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Ba thành phần cơ bản:

- Các yếu tố đầu vào (Inputs)

- Xử lý, chế biến (Processing)

Trang 5

1 Hệ thống

Cấu trúc của hệ thống, hệ thống thông tin:

NhËp d÷ liÖu

Xö lý d÷ liÖu

Th«ng tin ra

Trang 6

1 Hệ thống

Một số khái niệm khác liên quan đến hệ thống như:

- Môi trường mà hệ thống tồn tại (bao gồm môi trường bên ngoài

và bên trong)

- Hệ thống con của hệ thống

- Hệ thống mở, nếu có quan hệ với môi trường

Trang 7

I HỆ THỐNG VÀ TỔ CHỨC

2 Tổ chức:

Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể nhằm đạt mục đích của nó bằng hợp tác và phân công lao động

Một tổ chức bao gồm một nhóm các nguồn lực được thiết lập cho

các hoạt động vì mục đích cụ thể:

+ Nhân lực+ Vật lực

Trang 8

2 Tổ chức

Môi trường hoạt động của tổ chức:

- Môi trường bên ngoài: các cơ quan NN, cơ quan tài chính trung

gian, các nhà cung cấp, nhà thầu, các đại lý, các khách hàng trực tiếp…

- Môi trường bên trong: ban lãnh đạo, các phòng/ban, bộ phận, các

đơn vị trực thuộc… với các mối quan hệ này liên quan đến dòng

thông tin, dòng vật chất, dòng tiền tệ và dòng dịch vụ.

Trang 9

Kế toán (nhà cung cấp)

Nguyên vật liệu

Hồ sơ liên hệ nội bộ

Phiếu giao hàng đã xác nhận

Hoá đơn Các loại thư tín, hoá đơn

Trao đổi tập tin Dòng thông tin

Dòng vật chất

Trang 10

Ba mức quản lý của tổ chức, nhu cầu thụng tin theo cấp quản lý và cấu trỳc của quyết định

chiến lược chiến thuật Tác nghiệp

Đặc biệt, bao quát Thường bất quy tắc

Có tính dự báo Bên ngoài Quy mô rộng

Được thiết lập trước

Có chu kỳ

Có tính thường xuyên

Nội bộ Quy mô nhỏ

Q uy

ết đ

ịn h

Trang 11

2 Tổ chức

Ba mức quyết định của tổ chức:

- Quyết định chiến lược là những quyết định xác định mục tiêu

và những quyết định xây dựng nguồn lực cho tổ chức

- Quyết định chiến thuật là những quyết định cụ thể hoá mục

tiêu thành nhiệm vụ, những quyết định kiểm soát và khai thác tối ưu nguồn lực

- Quyết định tác nghiệp là những quyết định nhằm thực thi

nhiệm vụ

Trang 12

II THÔNG TIN VÀ

1 Thông tin và vai trò của thông tin

Thông tin phản ánh các tri thức, hiểu biết của chúng ta về một đối

Trang 13

2 Thông tin kinh tế và HTTT kinh tế

Thông tin kinh tế là thông tin vận động trong các thiết chế kinh tế,

các tổ chức và doanh nghiệp nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các chủ thể đó

Thông tin quản lý là thông tin mà có ít nhất một cán bộ quản lý

cần hoặc có ý muốn dùng vào việc ra quyết định quản lý của mình

Hệ thống thông tin kinh tế là hệ thống có nhiệm vụ thu thập, xử lý,

lưu trữ và truyền thông tin kinh tế trợ giúp các hoạt động ra quyết định trong tổ chức, doanh nghiệp

Trang 14

Các dòng thông tin xuất hiện trong tổ chức

Trang 15

3 Quy trình xử lý thông tin kinh tế

Xử lý thông tin kinh tế là sử dụng các công cụ tính toán điện tử và các phương pháp chuyên dụng để biến đổi các dòng thông tin nguyên liệu ban đầu thành các dòng thông tin kết quả.

4 công đoạn chính:

- Thu thập thông tin kinh tế

- Xử lý thông tin kinh tế

- Lưu trữ thông tin kinh tế

- Truyền đạt thông tin kinh tế

Trang 16

a/ Thu thập thông tin kinh tế

- Có vai trò quan trọng: có thu thập được đầy đủ các thông tin cần thiết cho ta những số liệu chính xác, phản ánh toàn diện các mặt hoạt động của tổ chức

- Liên kết trực tiếp với nguồn phát sinh dữ liệu (“source”) như:

khách hàng (đơn đặt hàng, tiền thanh toán hoá đơn), quầy bán hàng (số lượng giao dịch, tiền thu mỗi ngày)…

- Mục tiêu thu thập thông tin phải được đặt ra rõ ràng và cụ thể (chỉ tiêu cần thu thập, chỉ tiêu cần xử lý…)

→ nên thu thập các loại thông tin nào, khối lượng bao nhiêu, thời

Trang 17

b/ Xử lý thông tin kinh tế

- Là công đoạn trung tâm, có vai trò quyết định

- Các nhiệm vụ chính: sắp xếp thông tin, tập hợp hoặc phân chia

thông tin thành nhóm, tính toán theo các chỉ tiêu…

- Kết quả: bảng số liệu, biểu đồ, các con số… đánh giá hiện trạng

và quá trình phát triển kinh tế của tổ chức

- 2 bộ phận:

+ Kết xuất thông tin: liên kết với nơi sử dụng thông tin Các thông tin kết xuất từ hệ thống mang ý nghĩa thiết thực giúp cho người quản lý ra quyết định đúng

Trang 18

c/ Lưu trữ thông tin kinh tế:

- Kết quả của quá trình xử lý thông tin kinh tế được lưu trữ để sử dụng lâu dài

- Nơi lưu trữ thông tin:

+ dạng soft copy: dùng đĩa từ, băng từ, trống từ, đĩa CD

+ dạng hard – copy: lưu tại các tủ chứa hồ sơ, công văn…

Trang 19

d/ Truyền đạt thông tin kinh tế:

- Các kết quả xử lý thông tin được truyền đạt đến các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin

- Các đối tượng đó bao gồm:

+ ở phạm vi trong nội bộ tổ chức (để triển khai thực hiện)+ bên ngoài (thường để báo cáo cấp trên hoặc thông báo)

Trang 20

4 Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế

Lịch sử phát triển của quá trình xử lý thông tin đã phát triển qua 6 giai đoạn tương ứng với việc ứng dụng CNTT từ thấp đến cao.

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu (Initiation)

Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng (Contagion)

Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control)

Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp (Integration)

Giai đoạn V: Giai đoạn Quản trị dữ liệu (Data Administration)

Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi (Maturity)

Trang 21

4 Các giai đoạn phát triển của quá trình xử lý thông tin kinh tế

Giai đoạn I: Giai đoạn khởi đầu (Initiation)

- Máy tính được đưa vào tổ chức

- Công việc xử lý dữ liệu (XLDL) được thực hiện bởi cán bộ trông coi máy tính, cán bộ lập trình và nhân viên nhập dữ liệu

- Lao động giản đơn, đơn điệu với các quy tắc nhất định

Đây là tiền đề cho tự động hoá và những bài toán trong kế toán tài chính thường được áp dụng máy tính đầu tiên

Trang 22

Giai đoạn II: Giai đoạn lan rộng (Contagion)

- Các thao tác để XLDL đã dễ dàng hơn và dễ tiếp cận hơn,

- Yêu cầu ứng dụng của máy tính tăng nhanh

- Cán bộ XLDL tự động đánh giá các khả năng của máy tính Các nhà quản lý chấp nhận sự phát triển chung của ứng dụng CNTT trong quản lý

- Tuy nhiên, nhiều người sử dụng ngộ nhận tính năng ưu việt tuyệt

đối của hệ thống dẫn tới thời kỳ tăng trưởng không có kiểm soát

những ứng dụng trong xử lý dữ liệu tự động.

Trang 23

Giai đoạn III: Giai đoạn kiểm soát ứng dụng (Control)

- Các nhà quản lý dữ liệu tự động bắt đầu xem xét kỹ lưỡng các yêu cầu về tự động hoá XLDL và bắt đầu suy nghĩ theo nghĩa kinh doanh

- Cán bộ XLDL và người yêu cầu phải tiến hành phân tích Chi phí/ Lợi nhuận cho các ứng dụng

- Cán bộ XLDL phải học về kinh doanh còn người sử dụng phải học thêm về CNTT

Điều này có ảnh hưởng rất mạnh tới các hoạt động kinh doanh và

Trang 24

Giai đoạn IV: Giai đoạn tích hợp (Integration)

- Trong những năm 90:

+ Công nghệ phần mềm mới đã cho phép tạo ra sự tích hợp chức năng QLKD và XLDL tự động

+ Giá cả của máy tính và phần mềm giảm xuống thấp

- Người sử dụng tự làm những công việc của chính họ trên máy tính

- Bộ phận chuyên trách về XLDL tự động tập trung vào những công việc dịch vụ, cung cấp các tiện ích và trợ giúp kỹ thuật cho

Trang 25

Giai đoạn V: Giai đoạn Quản trị dữ liệu (Data Administration)

- Đây là giai đoạn hiện nay của các HTTT

- Thông tin là nguồn lực và mọi người phải được sử dụng nguồn lực ấy dễ dàng Dữ liệu phải được lưu trữ và duy trì như một tài nguyên dùng chung

- Mô hình dữ liệu phải được xây dựng độc lập với các ứng dụng

- Môi trường Client/Server đang phát triển mạnh Server lưu trữ dữ liệu còn Client tra cứu, xem xét và xin các báo cáo

Trang 26

Giai đoạn VI: Giai đoạn chín muồi (Maturity)

- Có sự đan kết hoàn toàn nguồn lực thông tin vào toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ cấp chiến lược trở xuống

- Các bộ thông tin cấp cao (Chief information officier) là thành viên của đội ngũ quản lý cao cấp, đóng góp phần chính cho các quyết định kinh doanh và khai thác CNTT cho việc dành lợi thế cạnh tranh

Trang 27

III HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

1 Khái niệm HTTT quản lý

HTTT quản lý là HTTT tin học hóa có chức năng thu thập, xử lý,

lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức.

HTTT quản lý gồm 3 khối:

- Hệ ra quyết định (những người quản lý tổ chức)

- Hệ tác nghiệp (thực hiện trên dây chuyền sản xuất)

- Hệ thông tin (liên lạc giữa hệ ra quyết định và hệ tác nghiệp)

Trang 28

1 Khái niệm HTTT quản lý

Hệ thông tin quản lý

Hệ tác nghiệp

Hệ ra quyết định

Môi tr ườ

(2)

(1)

Hệ thông tin quản lý

Trang 29

- Tài nguyên về nhân lực

- Tài nguyên về dữ liệu

Trang 31

b/ Tài nguyên về phần cứng

Tài nguyên về phần cứng của một HTTT quản lý là toàn bộ các thiết bị kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền đạt thông tin, bao gồm máy tính điện tử và mạng máy tính.

- Máy tính điện tử: là công cụ xử lý thông tin chủ yếu với các bộ

phận là: bộ nhớ (Memory), Bộ số học và logic (Arithmetic Logic Unit), Bộ điều khiển (Control Unit), Bộ vào (Input Device) và Bộ ra (Output Device)

Cấu hình chuẩn của một máy vi tính bao gồm: màn hình, bàn phím, bộ vi xử lý (Microproceser), máy in (Printer), chuột (Mouse), ổ đĩa mềm (Driver), ổ đĩa CD và ổ USB

Trang 32

b/ Tài nguyên về phần cứng

- Mạng máy tính: là tập hợp các máy tính được kết nối với nhau

bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó

Trang 33

c/ Tài nguyên về nhân lực

Tài nguyên về nhân lực là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT quản lý

Tài nguyên về nhân lực là thành phần quan trọng của HTTT quản

lý do chính họ là người thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống

Trang 34

d/ Tài nguyên về dữ liệu

Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL quản lý, các mô hình thông qua các quyết định quản lý.

CSDL (Database) là tổng thể các dữ liệu đã được thu thập, lựa

chọn và tổ chức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác

định, tạo điều kiện cho người sử dụng có thể truy cập một cách dễ

Trang 35

3 Phân loại HTTT quản lý

- Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra:

+ Hệ thống xử lý giao dịch+ Hệ thống thông tin quản lý+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định+ Hệ thống chuyên gia

+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

- Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòng…

Trang 36

Phân loại HTTTQL theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra

a/ Hệ xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems, TPS)

- Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên của nó

- Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng…

- Các công việc chính: nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào CSDL, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê

- Các đặc tính chung: liên kết chặt chẽ với các chuẩn và quy trình

Trang 37

b/ HTTT quản lý (Management Information Systems, MIS)

- Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược

- Tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu

- Nguồn thông tin: các CSDL được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức

MIS hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần

và được phép sử dụng thông tin của tổ chức

Trang 38

Mô hình cấu trúc HTTT quản lý

Hệ TPS bán hàng

Hệ TPS kho vật tư

Hệ TPS thu chi

Dữ liệu sản phẩm

Dữ liệu thu chi

Truy vấn

Trang 39

c/ Hệ thống trợ giúp ra quyết định (Decision Support Systems, DSS)

- trợ giúp các hoạt động ra quyết định - là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án

- là hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều CSDL

và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Trang 40

d/ Hệ thống chuyên gia (Expert Support Systems, ESS)

- Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một

chuyên gia về một lĩnh vực nào đó

- Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát :

+ hiệu quả và năng lực của tổ chức+ thị hiếu của khách hàng

+ các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh+ năng lực của các nhà cung cấp…

- Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định chiến lược cho

Trang 41

d/ HTTT tăng cường khả năng cạnh tranh (Information System for

Competitive Advantage, ISCA)

- Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh

- Được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác của cùng ngành

Trang 42

DSS

TPS MIS

ISCA

Trang 43

Phân loại HTTTQL theo bộ phận nghiệp vụ

Chiến lượcTài chính Chiến lượcMarketing Chiến lượcNhân lực Sản xuất và chế tạoChiến lược

HTTT Văn Phòng

Trang 44

4 Lợi ích của HTTT quản lý

- Làm giảm bớt các cấp quản lý trung gian

- Tách rời công việc với vị trí làm việc

- Tổ chức lại các luồng công việc

- Gia tăng tính linh hoạt cho tổ chức

- Cải tiến các hoạt động kinh doanh

Trang 45

CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1 Hãy cho biết sự hình thành HTTTQL trong tổ chức

2 Phân biệt sự khác nhau giữa cách hệ thống vận hành theo cơ chế đóng và cơ chế mở Nêu ví dụ phù hợp

3 Vai trò và đặc điểm của hệ thống xử lý giao dịch (TPS) đối với tổ chức là gì?

4 Vai trò và đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý (MIS) đối với tổ chức là gì?

5 Vai trò và đặc điểm của hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) đối với tổ chức là gì? Hãy cho biết các thành phần cơ bản của DSS

Tiêu đề	Hệ thống thông tin quản lý
Tác giả	Lờ Thị Ngọc Diệp
Người hướng dẫn	ThS. Lờ Thị Ngọc Diệp
Trường học	Học Viện Công Nghệ Bưu Chính Viễn Thông
Chuyên ngành	Kinh tế - Khoa QTKD1
Thể loại	Bài giảng
Năm xuất bản	2009-2010
Thành phố	Hà Nội

Định dạng
Số trang	47
Dung lượng	525,5 KB