quản trị học chương 1

tổng quan về quản trị học

1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ

1.1 Quản trị là gì?

ðịnh nghĩa 1: Quản trị là quá trình làm việc với con người nhằm ñạt ñược mục tiêu của

tổ chức trong môi trường luôn biến ñộng

Một số ñặc ñiểm của quản trị:

- Yếu tố thời gian: có ñiểm bắt ñầu và ñiểm kết thúc

- ðối tượng: con người

- Mục ñích: ñạt mục tiêu của tổ chức, ñạt hi
u qu cao trong hoạt ñộng

1.2 Hiệu quả là gì?

1.2.1 Hiệu quả và kết quả:

ðể ñịnh nghĩa hiệu quả, người ta phân biệt hiệu quả và kết quả:

- Kết quả: ñại lượng tuyệt ñối có ñược sau một thời kỳ, không có phép so sánh với chi phí bỏ ra (sản lượng, doanh thu, thu nhập, )

- Hiệu quả: ñại lượng tương ñối, so sánh giữa kết quả với chi phí bỏ ra ñể có ñược kết quả ñó

Các biện pháp làm tăng hiệu quả:

- Giữ chi phí, tăng kết quả

- Giữ kết quả, giảm chi phí

- Tăng kết quả, giảm chi phí

- Tăng chi phí (ít), tăng kết quả (nhiều)

Hai ñại lượng này có vai trò quan trọng như nhau và vì thế trong quá trình quản lý, nhà quản trị cần phải giữ cân bằng giữa kết quả và hiệu quả:

Quá nhấn mạnh vào hiệu quả, nguồn lực sử dụng tốt, nhưng có thể dẫn ñến không ñạt ñược kết quả ñặt ra

Quá nhấn mạnh vào kết quả, ñạt ñược kết quả, nhưng nguồn lực có thể bị lãng phí

1.2.1 Hiệu quả và hiệu suất

- Hiệu suất: ñại lượng ño lường việc sử dụng các nguồn lực như thế nào (tương ñương với ñịnh nghĩa hiệu quả theo quan ñiểm cũ)

Cố gắng tối thiểu hóa các nguồn lực ñầu vào nhưng vẫn ñạt ñược kết quả

- Hiệu quả: ño lường sự

hiện (so sánh giữa yếu t

Các tổ chức sẽ ñạ

hoàn thành chúng

Hiệu suất & hiệu quả ño lư

mục tiêu (thỏa mãn nhu cầ

1.3 Bản chất của hoạt ñộ

Mục tiêu của hoạt ñộng quản tr

Hoạt ñộng quản trị ñược áp d

Theo quan ñiểm này, chúng ta có th

ðịnh nghĩa 2: Quản trị là sự

tiêu của tổ chức trong những tình hu

1.4 Chức năng của hoạt ñ

ðịnh nghĩa: Tập hợp những công vi

hóa lao ñộng trong hoạt ñộng qu

ự phù hợp giữa mục tiêu với mức ñộ mà chúng

u tố ñề ra với yếu tố ñạt ñược)

ạt hiệu quả hơn nếu nhà quản trị chọn mụ

ño lường việc sử dụng các nguồn lực của tổ ch

ầu khách hàng)

ộng quả trị

n trị là mục tiêu của TỔ CHỨC (không phải c

p dụng trong những TÌNH HUỐNG nhất ñịnh

m này, chúng ta có thể ñịnh nghĩa quản trị như sau:

tác ñộng của chủ thế ñến ñối tượng nhằm ñ

ng tình huống nhất ñịnh

t ñộng quản trị

ng công việc có cùng tính chất do phân công và chuyên môn

ng quản trị t o ra

mà chúng ñược thực

ục tiêu ñúng và

ức ñể ñạt ñược

i của CÁ NHÂN)

m ñạt ñược mục

t do phân công và chuyên môn

Có nhiều cách phân chia hoạt ñ

- Henry Fayol (1916), trư

o Hoạch ñịnh

o Tổ chức

o Chỉ huy

o Phối hợp

o Kiểm tra kiểm soát

- Harold Koontz (~1960), tr

o Hoạch ñịnh

o Tổ chức

o Quản trị nhân sự

o ðiều khiển

o Kiểm tra kiểm soát

- Jamse Stoner (~1980)

cách phân chia chức nă

năng Tổ chức), và ñộ

quản trị bao gồm 4 chứ

- Hoạch ñịnh, nhữ

tiêu, cách thức phân b với những thay ñ

- Tổ chức, xác lậ

hệ thống quyền hành = phận phát huy ñư

t ñộng quản trị ra nhiều chức năng khác nhau Henry Fayol (1916), trường phái quản trị hành chính

m soát Harold Koontz (~1960), trường phái quản trị quá trình

ự

m soát Stoner (~1980): ñiều chỉnh lại cách phân chia của Harold Koontz b

c năng Quản trị nhân sự làm hai phần tĩnh (nh ộng (nhập vào chức năng ðiều khiển Từ

ức năng:

ững mục tiêu nào nên thực hiện, cách thức th

c phân bố nguồn lực => tiên liệu các tình hu

ng thay ñổi của môi trường

ập cơ cấu bộ máy quản trị, mô tả nhiệm vụ

n hành => tạo môi trường thuận lợi cho các cá nhân, b

n phát huy ñược năng lực

ng khác nhau:

a Harold Koontz bằng ĩnh (nhập vào chức

ñó, hoạt ñộng

c thực hiện mục

u các tình huống, ứng phó

ụ từng bộ phận,

i cho các cá nhân, bộ

- ðiều khiển, thực hi

viên thúc ñẩy mọ

- Kiểm tra kiểm soát, thu th

quả với mục tiêu ñiều chỉnh, bảo ñ LƯU Ý:

- Các chức năng phân bi

tác qua lại với nhau

- Thảo luận: Tầm quan tr

Từ ñây, chúng ta có thể ñịnh ngh

ðịnh nghĩa 3: Quản trị là quá trình s

các mục tiêu chung thông qua các ho

tra kiểm soát

c hiện kích thích, ñộng viên, giải quyết xung

ọi thành viên trong tổ chức

m soát, thu thập thông tin về kết quả thực hiệ

c tiêu ñề ra và tiến hành ñiều chỉnh => phát hi

o ñảm kết quả ñạt ñược phù hợp với mục tiêu

ăng phân biệt, nhưng không hoàn toàn ñộc lậ

i nhau

m quan trọng của các chức năng

nh nghĩa quản trị như sau:

là quá trình sử dụng các nguồn lực của tổ chức ñ

c tiêu chung thông qua các hoạt ñộng hoạch ñịnh, tổ chức, ñiều khi

t xung ñột => ñộng

ện, so sánh kết

nh => phát hiện sai lầm ñể

c tiêu

ập mà có tương

c ñể hoàn thành

u khiển và kiểm

2 TÍNH KHOA HỌC VÀ NGHỆ THUẬT TRONG HOẠT ðỘNG QUẢN TRỊ

Tính khoa học: Nhà quản trị không thực hiện các hoạt ñộng một các tùy tiện, mà phải dựa trên cơ sở khoa học:

Sự hiểu biết các quy luật, các lý thuyết, các nguyên tắc quản trị

Sử dụng các kỹ thuật quản trị

Tính nghệ thuật: Kỹ năng, tài năng của nhà quản trị trong việc thực hiện các hoạt ñộng quản trị:

Nghệ thuật sử dụng người

Nghệ thuật chớp thời cơ

Nghệ thuật tạo và sử dụng vốn

Nghệ thuật cạnh tranh

Nghệ thuật ra và thực hiện quyết ñịnh

Nghệ thuật khai thác tiềm năng

Nghệ thuật sử dụng các ñòn bẩy kinh tế

Nghệ thuật bán hàng

Nghệ thuật giao tiếp

NHẬN ðỊNH:

Nếu khoa học là sự hiểu biết về kiến thức thì nghệ thuật là sự tinh lọc các kiến thức ñó

Nếu khoa học quản trị là sự hiểu biết các kiến thức và quản trị thì nghệ thuật quản trị chính là kỹ năng, tài năng của nhà quản trị trong giải quyết công việc (làm sao ñể ñạt mục tiêu)

Có nhiều cách ñể ñạt ñược mục tiêu ñề ra, mỗi cách ñều có những ưu ñiểm khuyết ñiểm khác nhau:

- Sử dụng kinh nghiệm (của bản thân, của tiền nhân – tuy nhiên, nếu quá phụ thuộc vào kinh nghiệm sẽ làm thui chột khả năng sáng tạo, dẫn ñến lối mòn trong suy nghĩ)

- Sử dụng các phương pháp có sẵn

- Thủ ñoạn

- Nắm bắt thời cơ

Trước khi bắt đầu một cơng vi

thành cơng của cơng việc đĩ, ng

- Tiềm năng

- Tri thức

- Bí mật kinh doanh

- Sự quyết đốn

- Mưu kế

Như vậy, nếu cĩ hiểu biết về

doanh, trong khi đĩ, nếu làm ch

trong cơng việc vận hành doanh nghi

Khoa học quản trị là nề

Nghệ thuật quản trị tạo

phát triển hơn nữa

Khoa học quản trị và nghệ thu

trừ nhau, mà chúng bổ sung cho nhau và cĩ t

động quản trị

3 NHÀ QUẢN TRỊ

3.1 ðịnh nghĩa

Nhà quản trị là người điều hành cơng vi

những kết quả hoạt động của h

Lưu ý:

- Nhà quản trị là một thành viên trong t

cũng là nhà quản trị Nhà qu

này chịu sự quản lý của nhà qu

t cơng việc, người ta cần chứng minh cơ sở khoa h

đĩ, người ta phải dựa vào các tiêu chí sau đây:

t kinh doanh

ề khoa học quản trị, nhà quản trị sẽ đỡ thấ

u làm chủ được nghệ thuật quản trị, nhà quản trị s doanh nghiệp

ền tảng, là tiền đề, là cơ sở của nghệ thuật qu

o điều kiện để khoa học quản trị hình thành và ngày càng

thuật thuật tồn tại song song, khơng đối lập nhau, khơng lo sung cho nhau và cĩ tầm quan trọng ngang nhau trong ho

u hành cơng việc của người khác và chịu trách nhi

a họ nhằm hồn thành mục tiêu của tổ chức

t thành viên trong tổ chức, nhưng khơng phải ai trong t Nhà quản trị phải cĩ người dưới quyền, và nh

a nhà quản trị

khoa học đảm bảo sự đây:

ất bại trong kinh

sẽ đỡ lúng túng

t quản trị hình thành và ngày càng

p nhau, khơng loại

ng ngang nhau trong hoạt

u trách nhiệm về

c

i ai trong tổ chức

n, và những người

- Các mối quan hệ trong hoạt ñộng quản trị bao quát, ñan xen lẫn nhau Mỗi nhà quản trị có các quan hệ ở mức ñộ sâu rộng khác nhau Nếu quan hệ càng sâu, càng rộng, nhà quản trị càng có nhiều cơ hội ñể thành công

3.2 Phân loại nhà quản trị

Cơ sở: căn cứ vào cấp hoạt ñộng của nhà quản trị – Stephen P Robbin

Nhà quản trị cấp cao: (tổng) giám ñốc, chủ tịch HDQT, nhiệm vụ chính là xây dựng các chiến lược hoạt ñộng của tổ chức

Nhà quản lý cấp trung: trưởng phó phòng, nhiệm vụ chính là triển khai các chiến lược thành các kế hoạch ngắn và trung hạn

Nhà quản trị cấp cơ sở: tổ trưởng, ñốc công, trưởng ca, nhiệm vụ chính là triển khai các kế hoạch tác nghiệp cụ thể của tổ chức

Lưu ý rằng việc phân chia này chỉ mang tính tương ñối

BÀI TẬP 1: PHÂN TÍCH NHỮNG ðIỂM TƯƠNG ðỒNG VÀ KHÁC BIỆT GIỮA NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CAO, CẤP TRUNG, VÀ NHÀ QUẢN TRỊ CẤP CƠ SỞ

trị cấp cao

Nhà quản trị cấp trung

Nhà quản trị cấp cơ

sở

Vị trí

Nhiệm vụ

Những nội dung cần ñược

thực hiện

Quỹ thời gian dành cho việc

thực hiện các chức năng

Lưu ý: Nhà quản trị nên lập kế hoạch cụ thể cho công việc hàng ngày của mình (không nên lập kế hoạch, công việc của nhà quản trị thay ñỗi theo thời ñiểm Thông thường kế hoạch làm việc ñược lập theo tuần

Bài tp tình hung: Nhận biết ñúng về chức vụ của mình:

- Bạn có kiến thức nghiệp vụ phong phú

- Bạn có niềm ựam mê sự nghiệp, có thể hợp tác mật thiết với lãnh ựạo cấp trên, cấp dưới và các ựồng nghiệp

- Bạn có thể ra lệnh với cấp dưới, tin là sẽ lãnh ựạo mọi người làm việc ựến cùng

- Bạn có ựủ khả năng ựưa ra quyết ựịnh và thực hiện kế hoạch

- Bạn ựánh giá công bằng về công việc của cấp dưới

- đôi khi bạn tiến hành ựiều tra cẩn thận, nhưng xem nhẹ phần phán ựoán

- Bạn luôn tùy tiện quá mức với cấp dưới

- Bạn sẵn sàng tiếp nhận lời phê bình của cấp dưới

- Bạn tạo ra bầu không khắ thân mật ựể nói chuyện riêng tư với cấp dưới

- Trong nội bộ doanh nghiệp của bạn luôn có hiện tượng ựùn ựẩy trách nhiệm

3.3 Kỹ năng của nhà quản trị

Cơ sở: Robert Katz

- Kỹ năng tư duy (kỹ năng lý luận, nhận thức, khái quát vấn ựề): Khả năng hiểu ựược sự phức tạp của toàn bộ tổ chức, rất quan trọng ựối với nhà quản trị trong việc hoạch ựịnh các chiến lược, sách lược, ựề ra phương hướng mới cho doanh nghiệp Nhà quản trị cần có tầm nhìn xa, trông rộng, năng lực xét ựoán, tư duy

hệ thống

- Kỹ năng quan hệ (kỹ năng nhân sự, con người): Khả năng làm việc với con người, với người khác Việc xây dựng quan hệ với xã hội có ý nghĩa rất quan trọng ựối với nhà quản trị Nhà quản trị cần có nghệ thuật giao tiếp đối xử tốt với người khác chắnh là ựối xử tốt với chắnh bản thân mình

- Kỹ năng kỹ thuật (kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ): Khả năng sử dụng các phương pháp, các kỹ thuật cần thiết Kỹ năng này rất quan trọng trong việc chỉ ựạo cấp dưới thực hiện các hoạt ựộng trong chuyên môn nghiệp vụ Nhà quản trị phải có kiến thức về lĩnh vực mà mình ựang phụ trách

Việc so sánh tầm quan trọng của ba kỹ năng này tùy thuộc vào vị trắ của nhà lãnh ựạo trong tổ chức

Tầm quan trọng của ba kỹ năng:

- đối với nhà quản trị cấp cao: kỹ năng tư duy quan trọng hơn kỹ năng kỹ thuật

- ðối với nhà quản trị cấp cơ sở: kỹ năng kỹ thuật quan trọng hơn kỹ năng tư duy

- ðối với nhà quản lý cấp trung: kỹ năng tư duy và kỹ năng kỹ thuật quan trọng ngang nhau

- Kỹ năng quan hệ cĩ tầm quan trọng như nhau đối với cả ba cấp quản trị

ðể cĩ kỹ năng quan hệ tốt, nhà quản trị cần cĩ ba yếu tố:

- Hiểu hành vi quá khứ của đối tượng (trong thời gian qua, đối tượng hành động

ra sao?)

- Dự đốn hành vi tương lai của đối tượng (trong thời gian tới, đối tượng hành động ra sao?)

- Tác động thay đổi và điều khiển hành vi của đối tượng để đạt được mục tiêu (tùy theo quan hệ giao tiếp trên thế mạnh, yếu hay cân bằng)

Dick Carlson đưa ra quy tắc 5W + 1H:

- What: cái gì – nội dung

- Why: tại sao – mục đích

- When: khi nào – thời gian

- Where: ở đâu – địa điểm

- Who: ai – đối tượng

- H: làm thế nào – phương thức thực hiện

Nhà quản trị giỏi luơn biết được:

- Bản thân cĩ cái gì?

o Kiến thức

o Sự cố gắn

o Phẩm chất cá nhân

- Bản thân muốn cái gì?

o Tài sản

o Quyền hành

o Danh vọng

- Sử dụng tốt cái gì?

o Thời gian

o Sự cố gắng

o Nguồn tiềm năng

3.4 Vai trò của nhà quản trị

Trong hoạt ñộng hàng ngày nhà quản trị cần phải ñảm nhận những vai trò nào

ðịnh nghĩa: là những nhiệm vụ cụ thể mà một người phải thực hiện xuất phát từ vị trí:

- Bên trong tổ chức

- Bên ngoài tổ chức

10 vai trò nhà quản trị (Henry Mintzberg)

- Nhóm vai trò tương tác: thể hiện sự tác ñộng qua lại giữa người này với người khác

o Vai trò người ñại diện: nhà quản trị là người ñại diện cho tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ mang tính pháp lý: ký kết các hợp ñồng, ký kết các hóa ñơn chứng từ, …

o Vai trò lãnh ñạo: tạo ñiều kiện cho người dưới quyền thực hiện tốt các mục tiêu ñề ra: xác ñịnh mục tiêu, bố trí, giao việc, chỉ bảo, áp ñặt, …

o Vai trò liên lạc: thiết lập và duy trì những quan hệ bên trong và bên ngoài: thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, xây dựng hệ thống liên lạc giữa các bộ phận, …

- Nhóm vai trò thông tin: thể hiện việc thu thập và xử lý thông tin

o Vai trò thu thập thông tin (giám sát): thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau

o Vai trò cung cấp thông tin (truyền thông thông tin ñối nội): cung cấp thông tin cần thiết cho người dưới quyền

o Vai trò người phát ngôn (truyền ñạt thông tin ñối ngoại): trình bày các thông tin của tổ chức với bên ngoài

- Nhóm vai trò quyết ñịnh:

o Vai trò phân bổ nguồn lực (phân phối tài nguyên): phân bổ các nguồn lực có hạn của tổ chức và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực này

o Vai trò giải quyết mâu thuẫn (giữ trật từ): giải quyết xung ñột, khủng hoảng, những tình huống bất ngờ => tạo mối quan hệ hài hòa gắn bó giữa các thành viên

o Vai trò người khởi xướng (vai trò doanh nhân): thiết kế phương án hoạt ñộng, ñưa ra những quyết ñịnh có tính chiến lược

o Vai trò thương thuyết: ñàm phán, ký kết hợp ñồng với tổ chức hay

cá nhân nào ñó LƯU Ý:

1) Tầm quan trọng của các vai trò: tùy thuộc vị trí của nhà quản trị trong tổ chức 2) Các vai trò ñều thể hiện việc thực hiện các chức năng: mối quan hệ giữa chức năng với vai trò của nhà quản trị

3) Việc phân chia các vai trò chỉ mang tính tương ñối Một hành ñộng có thể có nhiều vai trò khác nhau