Bài giảng Quản trị học - Chương 4: Quyết định quản trị (2012)

Bài giảng Quản trị học - Chương 4: Quyết định quản trị (2012)

CHƯƠNG 4

QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

VI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QĐQT

I KHÁI NIỆM QĐQT

Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo cuả nhà

quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động cuả một đối tượng (tổ chức) nhằm giải

quyết những vấn đề nảy sinh và đã chín muồi, trên

cơ sở phân tích các qui luật khách quan đang vận

động, chi phối đối tượng và trên khả năng thực hiện cuả đối tượng (tổ chức)

1 Chỉ có nhà quản trị mới được đề ra QĐQT

II

II PHÂN LOẠI PHÂN LOẠI QĐQT QĐQT

• 1 Theo tính chất của vấn đề ra quyết định

 Quyết định chiến lược

 Quyết định chiến thuật

 Quyết định về kiểm tra

• 5 Theo phương thức soạn thảo

 Các quyết định được lập trình trước

 Các quyết định không lập trình

III CHỨC NĂNG VÀ YÊU CẦU CUẢ

• 2 Các yêu cầu đối với quyết định quản trị

Môi trường trường làm làm quyết quyết định định

• Biết rõ các phương án, điều kiện và hậu quả của hành động,

• Nhà quản trị thường sử dụng cách thức so sánh để chọn ra một giải pháp có lợi nhất.

Môi trường

chắc chắn

• Phần lớn các quyết định trong tình trạng không chắc chắn, vừa không biết hết các tình huống, cũng không lường hết được các hậu quả.

• Đòi hỏi sự tháo vát, chấp nhận rủi ro.

• dựa trên suy đoán, kinh nghiệm của mình.

Môi trường

không chắc

chắn

• Vấn đề cần giải quyết hay mục tiêu không rõ ràng,

• Những liện hệ mong manh và thay đổi thường xuyên

• Nhà quản trị phải chấp nhận mạo hiểm.

Môi trường

rất mơ hồ

IV QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

Tiêu chuẩn của quyết định phải đảm bảo tính định lượng, dễ hiểu, dễ đánh giá và thực tế.

Liệt kê các giải pháp có thể giải quyết vấn đề một cách thành công

Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của mỗi phương án Đánh giá so với tiêu chuẩn đã xác định.

Cần tính đến các khía cạnh đạo đức, pháp lý, kinh tế

và thực tế =>hiệu quả tối ưu.

Chuyển quyết định đến những người liên quan Làm cho mọi người cam kết thực hiện

Quản trị học

KHÓ KHĂN CỦA QUÁ TRÌNH RA QĐ

Hạn chế về kinh nghiệm, khả năng xét đoán thường dẫn đến các nhận định sai làm của nhà quản trị

Thực hiện ko tốt các bước trên sẽ làm cho giải pháp được chọn không hiệu quả

Triển khai các nội dung đến cá nhân, nhóm thực hiện không rõ ràng, gay hiểu lầm, chưa hiểu rõ nhiệm vụ

để có thái độ thực hiện đúng đắn.

Giới hạn về thời gian, kinh phí…

Có cách nào là tốt nhất

Có cách nào là tốt nhất đ để ể ra ra

quyết quyết đ định ịnh??

• Tự quyết định , không tham khảo ý kiến bất kỳ ai

• Yêu cầu biểu quyết để chọn lựa quyết định

• Tham khảo ý kiến của một số người nhưng vẫn giữ quyền quyết định

• …

• 3 Các mô hình ra quyết định

1 Quyết định cá nhân

2 Quyết định có tham vấn

3 Quyết định tập thể.

RA QUYẾT ĐỊNH

CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

Mô hình 3: Nhà quản trị trao

đổi riêng lẻ với cấp dưới có

liên quan để lắng nghe ý kiến

và đề nghị của họ, sau đó ra

quyết định

CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

Mô hình 4: Nhà quản trị trao đổi

với cấp dưới có liên quan để lắng

nghe ý kiến và đề nghị chung của

họ, sau đó ra quyết định

CÁC MÔ HÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

Mô hình 5: Nhà quản

trị bàn bạc với tập thể,

lấy ý kiến quyết định

dựa trên ý kiến đa số

Nhà quản trị trao đổi với cấp dưới có liên quan

để lấy ý kiến & đề nghị chung của họ, sau đó

ra quyết định

Mô hình 5 Nhà quản trị bàn bạc với tập thể, lấy ý kiến và

quyết định dựa trên ý kiến đa số

5 Sự chấp thuận của tập thể có thuận

lợi cho sự thành công của quyết định hay không ?

VÍ

VÍ DỤ DỤ

Anh Hoàng văn Nam là trưởng bộ phận sản xuất một công ty sản xuất sơn Thời gian gần đây sản phẩm sản xuất thường gặp sự cố về chất lượng, hàng sản xuất ra thường bị lỗi và không qua được kiểm tra QC Anh Nam và các nhân viên sản xuất phải mất nhiều thời gian điều chỉnh những lô sản phẩm bị lỗi dẫn đến tiến độ cung cấp không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Quy trình sản xuất cơ bản của nhà máy sơn là nạp nguyên liệu tự động, nạp nguyên liệu bằng tay và vận hành hệ thống khuấy.

Ban giám đốc yêu cầu anh Nam phải đưa ra các quyết định cải thiện chất lượng sản phẩm trong thời gian sớm nhất để đảm bảo tiến độ cung cấp sản phẩm cho khách hàng

1 Vấn đề này có cấp bách không? Có, ban lãnh đạo yêu cầu phải giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt

2 Anh Nam đã có đủ thông tin để giải quyết?

Chưa Hiện tượng sản phẩm lỗi đã xảy ra nhiều trong thời gian gần đây nhưng chưa xử lý được

3 Anh Nam có thể tự mình giải quyết vấn đề?

Không Quy trình sản xuất có liên quan đến

nguyên liệu, thiết bị và con người Nguyên liệu

và thiết bị thuộc phòng ban khác quản lý nên anh Nam cần sự hợp tác của các bộ phận liên quan

4 Vấn đề đã được hiểu thấu đáo chưa? Chưa Các nguyên nhân gây nên vấn đề vẫn chưa

được hoàn toàn làm rõ

5 Sự chấp thuận của tập thể có thuận lợi cho

sự thành công của quyết định hay không Có

Vì nguyên nhân gây ra sự cố có thể liên quan đến các bộ phận khác nhau nên cần sự cam kết phối hợp khắc phục của nhân viên các bộ phận

Sau khi xem xét vấn đề

- anh Nam tiến hành tham vấn với các bộ

phận liên quan để xác định nguyên nhân

- Anh Nam đã làm việc với trưởng bộ phận LAB để rà soát chất lượng nguyên liệu

- Anh Nam làm việc với trưởng phận kỹ thuật nhà máy rà soát độ chính xác của hệ thống

nạp nguyên liệu

- Anh Nam làm việc với các giám sát sản xuất

để rà soát lại kỹ năng nạp liệu bằng tay

Các giải pháp để khắc phục sự cố chất lượng như sau:

- Nâng tiêu chuẩn chất lượng đầu vào của nguyên liệu

- Khắc phục nhiễu tín hiệu của hệ thống nạp liệu tự động

-Đào tạo lại nhân viên vận hành

Số liệu sản xuất một tháng sau đó cho thấy chất lượng sản phẩm đã được cải thiện Các mẻ sản phẩm luôn đạt yêu cầu ngay sau khi sản xuất.

Thành công trong quyết định trên nhờ việc anh Nam đã vận dụng các

mô hình một cách linh hoạt và hợp lý

4

4 Các công cụ hỗ trợ việc Các công cụ hỗ trợ việc ra ra quyết quyết đ định ịnh

• Công cụ định lượng : sử dụng các phương pháp

lượng hoá và mô hình toán học.

• Công cụ định tính : dựa vào phân tích logic và suy

BẢNG MÔ TẢ VẤN ĐỀ

1 Mô tả ngắn gọn vấn đề:

2 Nó đã gây ra ảnh hưởng gì ?

3 Vấn đề xảy ra ở đâu ?

4 Lần đầu tiên nó được phát hiện ra là khi nào ?

5 Có gì đặc biệt trong vấn đề này không ?

PH PHƯƠ ƯƠNG PHÁP NG PHÁP 5 WHYs 5 WHYs

 Vấn đề: Doanh số giảm

Nhân viên bán hàng thiếu kỹ năng bán hàng hiệu quả

Thiếu sự đa dạng về chủng loại, kiểu dáng sản phẩm

Đối thủ cạnh tranh giảm giá bán, khuyến mãi đặc biệt

Thiếu chương trình quảng cáo và khuyến mãi

( Brainstorming )

• Động não là một công cụ hữu ích giúp giải quyết

vấn đề tốt hơn trên cơ sở tập trung tư duy và tham gia ý kiến để tìm kiếm ý tưởng sáng tạo

• Có 2 giai đoạn :

Giai đoạn đầu ở phạm vi rộng, chỉ nêu ý kiến ,

không phê phán , hãy sáng tạo.

Giai đoạn sau phân tích có phê phán và tập trung cao hơn

 Có thể thực hiện Brainstorming cá nhân

Chuẩn bị những vật dụng cần thiết

Chuẩn bị những vật dụng cần thiết cho cho buổi buổi

brainstorming

• Phòng họp rộng , thoáng , có khung cảnh đẹp

để kích thích tưởng tượng và sáng tạo

• Giấy , viết …để các thành viên tham dự ghi lại diễn biến suy nghĩ của mình và người khác

• Bảng viết lớn để ghi lại những ý tưởng bất

chợt

Môi trường làm việc

(bầu không khí tâm lý)

Công việc

Mối quan hệ

với nhà quản trị

Cơ hội phát triển Thu nhập

Điều kiện làm việc

Tỉ lệ nhân viên giỏi thôi việc cao

IV NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

• 1 Nâng cao trình độ của nhà quản trị

1 Kinh nghiệm

2 Khả năng xét đoán

3 Tính sáng tạo

4 Khả năng định lượng

2 Các trợ giúp khi ra quyết định

 Tạo cơ chế phản biện

 Tham vấn đa nguyên

 Chất vấn biện chứng

IV NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA QUÁ TRÌNH RA QUYẾT ĐỊNH

THỰC THI QUYẾT ĐỊNH

Lên kế hoạch thực thi

- Làm gì ?

- Khi nào và theo trình tự nào ?

- Làm trong bao lâu ?

- Ai làm và làm như thế nào ?

Lường trước các rủi ro và khó khăn

Thông báo quyết định

- Nói cho ai, khi nào, và như thế nào ?

Tổ chức thực thi QĐ

Kiểm tra việc thực thi QĐ

Đánh giá kết quả thực thi

Nếu làm lại, liệu mình có đưa ra quyết định như vậy nữa không ?

• Câu hỏi ôn tập chương

1 Phân tích tính khoa học và tính nghệ thuật thể hiện

trong quá trình ra quyết định quản trị

2 Vì sao quá trình ra QĐ phải đáp ứng các yêu cầu

đối với QĐQT? Các chức năng của QĐQT?

3 Ví dụ minh họa các bước của quá trình ra QĐQT.

4 Việc nghiên cứu các mô hình ra quyết định giúp ích

gì cho các nhà quản trị?

5 Những khó khăn thường gặp trong quá trình ra

quyết định là gì?

Bài tập tình huống thảo luận nhóm

Xe vừa đỗ trước cổng công ty, giám đốc Lê Minh Trung hối

hả vào phòng làm việc, anh dự định kiểm tra email rồi về Sau chuyến đi khảo sát thị trường miền Tây cho sản phẩm cồn khô, anh rất háo hức Thế nhưng mọi niềm vui dường như tan biến mất Trên bàn làm việc của anh có thư xin nghỉ việc và nghỉ phép 1 tuần của Quốc Hải – cậu nhân viên giỏi của công ty đã cùng anh nghiên cứu ra sản phẩm mới này.Anh đã cùng Hải dày công nghiên cứu, tìm tòi bổ xung thêm một số hoá chất giúp cồn khô tạo ra nhiều nhiệt lượng hơn

mà giá thành rẻ hơn Nếu thành công, sản phẩm của anh

không những sẽ có mặt ở khắp các nhà hàng sang trọng mà còn được dùng ở khắp các quán bình dân khác Và thế là anh

đã dốc hết vốn và thế chấp nhà, đầu tư cho sản phẩm mới này…

• Hơn ai hết anh hiểu Hải Câu ta là người hiền lành dễ dao

động Bố mẹ mất sớm nên Hải phải nuôi 3 đứa em Đó có thể

là lý do mà đối thủ dụ anh ta về với mức lương cao hơn?! Mấy ngày trước thái độ của Hải khang khác Hải ghi chép gì đó rất cẩn thận Có lần anh đã bắt gặp Hải thì thầm trên điện thoại, hẹn gặp ai đâu đó…

• Trung gọi điện thoại cho Hải ò í e … như vậy là đã rõ, cậu ta muốn tránh mặt

• Câu hỏi

• 1 Hãy hình dung những rủi ro mà giám đốc có thể gặp phải trong tình huống này?

• 2 Giám đốc Trung nên làm gì?

• 3 Để giữ Hải ở lại công ty, nên thuyết phục anh bằng cách

nào?