Xây dựng HTTT quản lí bán hàng.doc.DOC

Xây dựng HTTT quản lí bán hàng

Lời nói đầu

Mục đích cao nhất của mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng hiện nay

là tối đa hoá lợi nhuận Muốn tối đa hoá lợi nhuận chỉ có thể tăng doanh thu,giảm chi phí Có nhiều cách khác nhau để tăng doanh thu giảm chi phí nhngmột trong những giải pháp quan trọng mà doanh nghiệp hiện nay đang ápdụng đó là tin học hoá hệ thống thông tin (HTTT) Phải tuỳ theo tình hình tàichính, thời gian nguồn lực,nguồn lực mà doanh nghiệp mà doanh nghiệpxây dựng phơng án phát triển HTTT từ thủ công lên tin học hoá từng phần

đến tin học hoá toàn bộ

Giải quyết vấn đề tăng doanh thu giảm chi phí là nguyên nhân cơ bản

đồng thời còn có những nguyên nhân sau để dẫn tới phát triển một HTTT

- Những yêu cầu về quản lí dẫn đến sự cần thiết phải có một HTTT mới

- Những vấn đề về quản lí, sự thay đổi về chủ trơng chính sách, pháp luậtcũng có thể dẫn đến phát triển một HTTT

- Sự xuất hiện của các công nghệ mới cũng đòi hỏi các doanh nghiệp phảiphát triển theo để không bị lạc hậu đồng thời đảm bảo hiệu quả sản xuất kinhdoanh

- Sự thay đổi sách lợc chính trị cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến pháttriển một HTTT đơn giản chỉ vì ngời quản lí muốn mở rộng quyền lực củamình mà chỉ có HTTT mói là phơng tiện đắc lực để thực hiện mong muốn đóQua một thời gian tìm hiểu hoạt động kinh doanh của công ty TNHH ThăngLong em

đã có những hiểu biết nhất định về HTTT hiện tại của công ty và những yêu

cầu đặt ra đối với HTTT này Vì vậy em đã chọn đề tài “Xây dựng HTTT

quản lí bán hàng” cho đề án của mình.

Em xin cảm ơn tới sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ nhân viên trong công

ty đã cung cấp những tài liệu quý báu phục vụ cho đề án này

Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy giáo-tiến sĩ Trơng Văn

Tú đã đóng góp ý kiến để cho đề án của em sớm đợc hoàn thành

Hẩi Phòng Mỗi chi nhánh đều có nhiệm vụ giống nhau là tiêu thụ, phân phốisản phẩm tới ngời tiêu dùng hoặc các đơn vị có nhu cầu.

Hiện nay công ty có nhu cầu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh hơnnữa cụ thể là phải có 6 chi nhánh ở các vùng kinh tế còn lại của cả nớc

II-Cơ cấu tổ chức của công ty

- Giám đốc là ngời đứng đầu công ty chịu trách nhiệm trớc pháp luật vàquản li mọi hoạt động kinh doanh của công ty

-Phó giám đốc là ngời trợ giúp giám đốc ra các quyết định đồng thời phụtrách quản lí nguồn nhân lực, tài chính của công ty

-Công ty có bốn phòng ban: Phòng marketing, phòng tài chính kế toán,phòng tổ chức, phòng kinh doanh

Trong công ty hiện nay có 100 cán bộ công nhân viên, trong đó có 75 ngờilàm ở phòng kinh doanh, còn 25 ngời làm ở các phòng còn lại Công ty sẽtuyển thêm ngời để đáp ứng nhu cầu công ty

chơng II

HTTT quản lí bán hàng của công ty hiện nay

I-Cơ chế hoạt động của hệ thống

HTTT quản lí bán hàng có ba bộ phận chính là:bộ phận xuất hàng, bộphận nhập hàng, bộ phận lên các báo cáo.Mỗi bộ phận có nhiệm vụ riêng cụthể là:

1.Bộ phận xuất hàng

Khi khách hàng gửi các đơn đặt hàng đến thì bộ phận có nhiệm vụ kiểmtra đơn đặt hàng có hợp lệ hay không nếu có thì tiếp tục kiểm tra kho hàngxem có đảm bảo hàng cho khách hay không Nếu có đủ hàng có thể thoảthuận hợp đồng bán hàng nếu cha đủ thì báo cho khách hàng đồng thời báongay cho bộ phận nhập

hàng khi hàng về có thể hợp đồng với khách nếu khách hàng vẫn còn nhucầu Sau khi thoả thuận xong về các điều kiện giao bán hàng thì xuất hàngcho khách hàng đồng thòi phải thanh toán tiền hàng của khách hàng Cácthông tin về xuất bán hàng sẽ đợc ghi lại vào trong sổ xuất hàng

2.Bộ phận nhập hàng

Khi có thông báo thiếu hàng của bên xuất thí sẽ lập đơn đặt hàng nhà cungcấp Nếu nhà cung cấp mang hàng tới thì bộ phận có trách nhiệm kiểm traphiếu hàng mà nhà cung cấp đa cho Nếu phiếu hàng khớp với đơn đặt hàngthì chuyển sang kiểm tra hàng trên xe có đúng nh trên phiếu nhập hàng haykhông Hàng đáp ứng đầy đủ yêu cầu đề ra thì cho nhập kho hàng Sau khihàng đã nhập kho xong thì thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp Mọithông tin về hàng nhập sẽ đợc ghi lại vào sổ nhập hàng

Hệ thống hiện tại đợc thực hiện chủ yếu trên bảng tính excel, word do đó

nó còn quá đơn giản và quá thô sơ không đáp ứng đựơc nhu cầu của công tyhiện nay đặc biệt là trong tơng lai

Hầu hết mọi xử lí đều thực hiện một cách thủ công chính điều này đã làmchậm rất nhiều khâu của hệ thống trong khi đó đội ngũ cán bộ nhân viên

trong công ty có tới 8 ngời trình độ chuyên ngành tin học và 25 ngời thànhthạo tin học văn phòng.

III-Các vấn đề đặt ra đối với hệ thống

Nh đã nói ở trên hầu hết các khâu đều làm thủ công nên dữ liệu có thểkhông chính xác không đáng tin cậy chỉ riêng điều này thôi cũng đã ảnh h-ởng lớn đến các báo cáo do đó sẽ ảnh hởng tới các chiến lợc, các quyết địnhcủa ban lãnh đạo công ty Mặt khác nó còn làm chậm các khâu giải quyếtcác đơn đặt hàng của khách và phiếu nhập hàng của nhà cung cấp Từ đó đãkhông phát huy đợc hết tính năng mẫu mã, giá cả, chất lợng của nhà cungcấp nói chung và công ty nói riêng đồng thời không đáp ứng đợc yêu cầu sởthích của khách hàng,việc khách hàng tìm đến một đối tác mới là chuyện đ-

ơng nhiên

Nh vậy bộ phận đã bỏ lỡ rất nhiều cơ hội làm ăn của mình ảnh hởng trực tiếptới doanh thu và lợi nhuận của công ty đồng thời giảm khả năng cạnh tranhcủa công ty

Nhà quản lí phải theo dõi hoạt động của công ty thông qua sổ sách, chứng

từ, phần mềm excel chứ không phải là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyênbiệt nh vậy sẽ gây ra rất nhiều khó khăn trong công tác quản lí chẳng hạn nhmuốn tra cứu theo tên khách hàng cũng mất rất nhiều thời gian Việc lu trữ

về đặc điểm của từng khách hàng, nhà cung cấp cũng gặp những khó khăn Những vấn đề đặt ra ở trên đã làm đau đầu các nhà quản lí cuối cùng họ

đã đi đến quyết định xây dựng một HTTT mới với cơ chế hoạt động nh cũnhng đợc tin học hoá ở nhiều giai đoạn

Phần

DữLiệu

-Đánh giá yêu cầu

2.Các thành viên của dự án phát triển HTTT

-Ngời ra quyết định là bộ phận cao nhất có quyền kiểm soát mọi nguồnlực, tác động vào việc phát triển hệ thống Họ có quyền lựa chọn mục tiêuhay thực hiện hệ thống mới

-Những nhà quản lí trông coi quá trình phát triển và vận hành hệ thống Họ

là đại diện thấp hơn của ngời ra quyết định lao động hợp tác với phân tíchviên

-Phân tích viên và thiết kế viên phân tích thiết kế cài đặt hệ thống trong sựcộng tác với nhà ra quyết định và nhà quản lí

-Ngời sử dụng cuối tiếp xúc trực tiếp qua các giao diện vào ra của hệthống

-Ngời sử dụng - thao tác viên có vai trò nhiệm vụ gắn liền với hệ thống Họtạo ra đầu vào hoặc nhận các đầu ra từ hệ thống để rồi đa cho ngời sử dụng -Những ngời sử dụng gián tiếp chịu trách nhiệm gián tiếp về hệ thống -Các lập trình viên chịu trách nhiệm xây dựng các chi tiết của cấu trúc hệthống

-Các hớng dẫn viên hớng dẫn ngời sử dụng thao tác viên hoặc các nhóm

1.Hệ quản trị CSDL Visual FoxPro

FoxPro là một phần mềm thiên về xử lý các mảng dữ liệu trong quản lí,kinh tế,đợc thâm nhập vào Việt Nam rất sớm Foxpro đợc sử dụng rộng rãi

nh ở các cơ quan, trờng học, công ty Có thể nói FoxPro là một công cụmạnh dùng để quản trị cơ sỏ dữ liệu an toàn,đa năng đáp ứng đợc nhu cầucủa Việt Nam Nhờ có nó mà ta có thể tìm kiếm tính toán, sắp xếp một cáchnhanh chóng và tiện lợi

FoxPro đã trải qua nhiều thế hệ: FoxPro 1.02, FoxPro 2.0, FoxPro 2.5

đến nay là Visual FoxPro 8.0 và 9.0.Visual Fox đợc nâng cấp từ FoxPro vìvậy vẫn duy trì những cách thiết kế truyền thống của FoxPro Nhng điểmmạnh của Visual FoxPro lại là những phơng thức tổ chức, xử lý mới mangtính hiện đại nh Microsoft Aceess Visual FoxPro quản lí các bảng dữ liệu d-

ới dạng các tệp tin độc lập và hỗ trợ khả năng dùng chùng trên mạng Mỗimột tệp CSDL của Visual FoxPro có thể chứa đợc tối đa 255 trờng và 1 tỉ bảnghi do đó sử dụng rất thoải mái đồng thời nó cho phép dễ dàng tạo các Formcủa ứng dụng thân thiện với ngời sử dụng Vì thế có thể nói hệ quản trịCSDL Visual FoxPro có nhiều công cụ trợ giúp tổng hợp do đó đợc các nhàkinh tế hay dùng để quản lí và các trờng đại học dùng để giảng dạy

2.Ngôn ngữ lập trình Visual FoxPro

Visual FoxPro hỗ trợ khả năng lập trình tơng tự nh các ngôn ngữ lập trìnhkhác, ngoài ra nó còn có nhiều công dụng sau.

I-Yêu cầu phát triển hệ thống

Ban lãnh đạo đang muốn mở rộng quy mô hoạt động của công ty ra toàn

việc sử dụng hệ thống quốc nhng thông qua sự nghiên cứu và tìm hiểu thì

hệ thống hiện tại không đáp ứng đợc nhu cầu và những vấn đề đặt ra đã củacông ty

Căn cứ vào những thực tế trên cùng với tình hình tài chính, nhân lực, thờigian, công nghệ ban lãnh đạo công ty đã quyết định xây dựng phát triển một

dự án HTTT quản lí bán hàng Sỏ dĩ có quyết định đầu t nh vậy ngoài những

lí do trên còn là vì hoạt động chủ yếu của công ty là nhập hàng và bán hàngchiếm tói 98% lợi nhuận công ty

HTTT mới này phải đợc tự động ỏ nhiều khâu để giải quyết nhanh chóngcác công việc mà các nhân viên đang rất bận rộn hiện nay nh cập nhật,tra

cứu,kiểm tra kho hàng, lên các báo cáo Mục đích cuối cùng của naylà tăng

hiệu quả công việc để rồi làm tăng doanh thu và lợi nhuận của công ty

II-Phân tích chi tiết

1.Mục tiêu

Đây là giai đoạn có tính sống còn,Tames Mckeen đã làm rõ tính sống còncủa nó bằng nhận xét:”Những ngời có thành công nhất, nghĩa là những ngờitôn trọng nhất các ràng buộc về tài chính, thời gian và đựơc sử dụng hài lòngnhất, cũng là những ngời dành nhiều thời gian nhất cho hoạt động phân tíchchi tiết và thiết kế lô gic

Mục tiêu của giai đoạn này là đa ra các chẩn đoán về hệ thống đang tồntại và những mục tiêu cần đạt đợc, hớng tới của hệ thống nghiên cứu và đềxuất các phơng án giải pháp

2.Phơng pháp thu thập thông tin

Có nhiều phong pháp thu thập thông tin nh phỏng vấn, nghiên cứu tài liệu,phiếu điều tra, quan sát Do điều kiện thời gian và thực tế em xin trình bàyhai phơng pháp thu thập thông tin chủ yếu sau

a,Ph ơng pháp phỏng vấn

Phơng pháp này giúp cho thu thập đợc những nội dung cơ bản khái quát về

hệ thống thông qua ngời phỏng vấn đến ngời sử dụng cuối mà trong các tàiliệu không thể tìm thấy

Kết quả 85% số ngời đợc phỏng vấn đồng ý với dự án phát triển HTTT vàyêu cầu của họ là hệ thống phải đáp ứng nhanh chóng khi họ có nhu cầu tracứu, kiểm tra về đối tợng nào đó, tránh đợc những sai sót thấp nhất mà dolàm thủ công mắc phải, các dữ liệu phải đợc tổng hợp để lên các báo cáo một

Phơng pháp này cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh khác nhaucủa tổ chức nh tình hình tài chính, nhân lực hay vai trò nhiệm vụ của các cán

bộ công nhân viên trong công ty,thủ tục quy trình làm việc của họ, các loạibáo cáo,bảng biểu hệ thống hiện dùng

2 Máy in HP11 Chiếc 4500000 1 4500000

Số tiền viết bằng chữ: Cộng thành tiền:

Ngời mua: VAT:

a,Định nghĩa

Mã hiệu là một dạng biểu diễn theo quy ớc ngắn gọn về mặt thuộc tính

để mô tả hoặc biểu diễn thông tin về một đối tợng quản lí

Mã hoá là việc xây dựng tập hợp các mã hiệu để biểu diễn các thông tin

VD Mã hàng TV0001

TV 0 0 0 0 Tên nhóm mặthàn Hãng sản xuất Kích thớc Loại mànhìnhLô hàng

-Phơng pháp mã hóa gợi nhớ căn cứ vào đặc tính đối tợng để xâydựng.Chẳng hạn dùng mã của một khách hàng MBĐV0001 trong đó MB(miền Bắc), ĐV (đơn vị), 0001 (số thứ tự khách hàng theo MBĐV).

-Phơng pháp mã hoá liên tiếp nó đợc tạo ra bởi quy tắc tạo dãy nhất định

ví dụ số hoá đơn trớc là 078 thì số hoá đơn sau phải là 079

4.Các công cụ mô hình hoá

Tồn tại một số công cú tơng đối chuẩn cho việc mô hình hoá và xây dựngtài liệu cho hệ thống Đó là sơ đồ luồng thông tin, sơ đồ luồng dữ liệu và từ

điển hệ thống

a,Sơ đồ luồng thông tin

Sơ đồ luồng thông tin dùng để mô tả hệ thống thông tin theo cách thức

động tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, lu trữ trong thế giớivật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau:

Sơ đồ luồng thông tin thể hiện hoạt động quản lí bán hàng của hệ thóng mới

Thời ĐiểmKháchhàng-Nhàcungcấp NhânViên NhàQuảnLí Đơn đặt hàng

xuất

Đơn đặt hàng

1ngày Phiếu nhập hàng

L

Phiếu thanh toán

Hàng

Kiểm tra phiếu nhập Kiểm tra hàng Nhập hàng Trả tiền

Lên báo cáo

In báocáo tổng hợp

Inbáocáo chi tiết Đặt hàng

nhiệm xử lý Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mô tả đơn thuần HTTT làm gì và để làmgì

-Ký pháp cơ bản dùng cho sơ đồ luồng dữ liệu DFD

3.1lên báo lấy thông tin

3.0 lên báo cáo

2.5 thanh toán

2.4 nhập hàng

2.3 kiểm tra hàng

2.2 kiểm phiếu tra nhập

2.1 đặt hàng 2.0 nhập

sổ nhập

1.4 xuất hàng

1.3 thoả thuận bán hàng

1.2 kiểm tra kho hàng

1.1 kiểm tra

đơn hàng 1.0 xuất

quản lý bán hàng

tên tiến

trình xử

lý

Sơ đồ ngữ cảnh

tiền thu báo cáo

tổng hợp

báo cáo chi tiết

phiếu nhập hàng

đơn đặt hàng hàng trả lại nhập hàng

xuất hàng hợp đồng bán hàng

2.0 xuất

3.0 lên báo cáo

nhà quản lý

sổ xuất

đơn đặt hàng

đơn hàng trả lại hợp đồng bán hàng

xuất hàng thu tiền hàng

thông tin hàng đã xuất thông tin hàng đã nhập

báo cáo tổng hợp báo cáo chi tiết

thông tin hàng vào sổ nhập

thông tin hàng vào sổ xuất

thông tin hàng thiếu

Sơ đồ phân rã mức 1 DFD

sổ xuất

sổ nhập 1.1 kiểm

tra hàng

1.2 kiểm tra kho hàng

1.0 nhập

1.5 thanh toán 1.4 xuất

hàng

1.3 thoả

thuận bán hàng

khách hàng

đơn hàng bị từ chối không hợp lệ

đơn đặt hàng

đơn hàng đã kiểm tra

đủ hàng xuất

hợp

đồng bán hàng

thông tin hàng xuất theo thoả thuận

thông tin hàng vào sổ xuất

hoá đơn bán hàng

thông tin hàng thiếu

đơn đặt hàng

thông tin hoá

đơn ngập hàng trả tiền

sổ nhập

2.3kiểm tra hàng

nhà

cung

cấp

2.2 kiểm tra phiếu nhập

2.4 nhập hàng

nhà cung cấp

2.5 thanh toán 2.1

1.0 xuất

Sơ đồ phân rã mức 3 DFD

thông tin hàng xuất, nhập

báo cáo chi tiết

báo cáo tổng hợp

hợp

nhà quản lý

thông tin tổng hợp hàng xuất nhập

thông tin hàng đã nhập thông tin hàng đã

xuất

3.1 lấy thông tin lên báo

Lựa chọn phơng pháp và công cụ

Phân tích chi tiết bao gồm công việc chủ yếu là thu thập thông tin nhphỏng vấn , điều tra, tìm tài liệu và chỉnh đốn các thông tin, xây dựng lêncác mô hình hệ thống nghiên cứu, chuẩn bị tài liệu về các mô hình sửdụng nó để đa ra các chẩn đoán xác định các yếu tố giải pháp

Xác định thời hạn

Đối vói ngời sử dụng hệ thống hay chủ dự án thờng đòi hỏi ngay saungày khởi công là phải xong điều đó chứng tỏ rất nhiều muốn hoàn thành

dự án gần nh là ngay lập tức điều này thì không thể đáp ứng đợc Một dự

án nếu hoàn thành quá sớm khả năng không đảm bảo chất lợng là có thểngợc lại nếu kéo dài thời gian thì sẽ gây ra lãng phí về thời gian, tài chính,nhân lực Vì vậy mà thời gian hoàn thành chậm nhất và nhanh nhất khôngtrên dới 20% thời gian cho phếp đối vói dự án này cũng vậy

Để tính toán thòi hạn hoàn thành thì tất cả các khâu phải đợc tính toànmột cách tỉ mỉ, chính xác về thời gian tiến độ thực hiện, hoàn thành côngviệc và những ràng buộc kèm theo Phơng pháp xác định thời hạn đợc sửdụng trong dự án này là sơ đồ đờng găng kết quả tính toán là sau 10 tháng

kể từ ngày khởi công sẽ hoàn thành dự án và đa vào hoạt động

b.Nghiên cứu môi trờng hệ thống đang tồn tại

-Môi trờng ngoài: là công ty TNHH kinh doanh về các mặt hàng điện tử

điện lạnh Hiện nay công ty đang chiếm 10% thị phần của cả nớc, uy tín

và chất lợng phục vụ tơng đối tốt tuy nhiên với quy mô hoạt động, côngnghệ hiện nay thì công ty khó lòng mà cạnh tranh đợc với nhiều đối thủcạnh tranh ở thị trờng trong nớc