PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM

Kết quả đó được thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bán hàng tăng, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.

3.1 MỘT VÀI NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC

KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY :

3.1.1 Ưu điểm.

Với tiềm năng sẵn có, sự năng động, linh hoạt của mình cùng với sự lãnh đạo

và hỗ trợ của Tổng công ty hàng không, Cục hàng không dân dụng Việt nam, Công

ty xăng dầu hàng không đã đạt được một số thành tựu lớn trong kinh doanh Kết quả đó được thể hiện rõ qua các số liệu phản ánh tình hình kinh doanh của Công ty trong năm 2002 và quý I năm 2003: doanh thu bán hàng tăng, công ty đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nước, mức thu nhập của cán bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện

Nhìn chung, công tác kế toán- tài chính tại Công ty đã chấp hành các quy định của chế đô kế toán Nhà nước ban hành Bộ máy kế toán được tổ chức khoa học cùng với trình độ nhân viên kế toán cao và đồng đều nên đã đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các cấp quản trị và nâng cao khả năng kiểm tra xử lý thông tin Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chung cùng với sự trợ giúp đắc lực của hệ thống máy vi tính nên đã giảm được khối lượng ghi chép hàng ngày , nâng cao năng suất lao động của kế toán, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và thích hợp với việc chuyên môn hoá lao động kế toán tại Công ty Hầu hết các mẫu số có đôi chút cải tiến nhằm phù hợp với phương pháp hạch toán của Công ty, phù hợp với chương trình tạo lập của máy vi tính song nhìn chung vẫn đảm bảo rõ ràng , chính xác

3.1.2 Những tồn tại chủ yếu trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty.

Đi sâu vào công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại Công ty xăng dầu hàng không Việt Nam, bên cạnh phần lớn những ưu điểm thì em thấy còn một số nhược điểm cần khắc phục:

- Về chứng từ luân chuyển:

Hiện nay hầu hêt các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo tiêu thụ hàng hoá, báo cáo thu tiền hàng vào cuối tháng, dẫn tới công việc kế toán tại văn phòng công ty rất bận rộn vào các ngày cuối tháng, và gây ra sự chậm trễ cho công tác hạch toán tại công ty

- Về tài khoản sử dụng:

Công ty đã tuân thủ theo đúng hệ thống tài khoản kế toán mới và vận dụng hết sức linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, tuy nhiên Công ty còn sử dụng nhiều tài khoản trung gian để hạch toán (TK 13628- Thanh toán vốn hàng giao, TK 33611, TK 33612: tiền thu bán hàng ) làm tăng công việc hạch toán Bên cạnh đó để phản ánh lượng hàng đang gửi ở các kho cảng đầu nguồn công ty sử dụng TK 151- Hàng đang đi trên đường

Trong đó : TK 1511 Phản ánh giá mua hàng

TK 1512 Phản ánh chi phí mua hàng

TK 151117 Phản ánh hàng đang đi trên đường

Dùng TK 151 để phản ánh lượng hàng này là không chính xác vì hàng hoá này Công ty đã nhận từ các tầu chuyên chở và đã nhập gửi vào các kho cảng chứ không phải là đang vận chuyển trên biển

TK 5112 ở Công ty có tên là doanh thu xuất khẩu, tên tài khoản không phản ánh đúng nghiệp vụ doanh thu này Công ty nên đổi lại tên tài khoản là doanh thu hàng tạm nhập- tái xuất khẩu

- Về thanh toán công nợ:

Khách hàng của Công ty là khách hàng thường xuyên, cố định, số lần mua hàng nhiều thanh toán chậm chiếm tỷ trọng lớn Với đặc điểm khách hàng như trên dẫn tới việc khách hàng nợ nhiều, ứ đọng vốn Việc đôn đốc theo dõi công nợ của kế toán công ty hiện nay còn thực hiện chưa tốt Nếu xem xét các chỉ tiêu về các khoản phải thu từ khách hàng tại Công ty thì thông thường các khoản phải thu chiếm 1/2 doanh thu bán ra trong kỳ

Nhiều trường hợp nợ dây dưa quá hạn mà chưa có biện pháp nào đốc thúc việc thu hồi vốn

- Về phương pháp hạch toán tình hình biến động ngoại tệ:

Hiện nay Công ty đang áp dụng tỷ giá hạch toán để đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam trong kỳ hạch toán Trong tháng khi chi nhánh, xí nghiệp bán hàng thu bằng ngoại tệ thì kế toán xí nghiệp, chi nhánh ghi nhận doanh thu theo tỷ giá hạch toán Cuối tháng trên Công ty sẽ thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ trong tháng Khi nhận được thông báo về tỷ giá thực tế do Công ty chuyển xuống, kế toán chi nhánh, xí nghiệp mới quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số dư các tài khoản liên quan đến ngoại tệ Như vậy việc sử dụng tỷ giá hạch toán đã gây thêm khó khăn, phức tạp cho kế toán xí nghiệp, chi nhánh trong việc ghi nhận doanh thu bán hàng bằng ngoại tệ

Ví dụ: Vào ngày 1/2/2003 phòng tài chính- kế toán Công ty thông báo tỷ giá quy đổi ngoại tệ tháng 1/2003 là 1USD = 15.368 VNĐ Đây là tỷ giá giao dịch binnhf quân ngày 31/1/2003 của thị ttrường liên ngân hàng Tỷ giá này dùng để quy đổi doanh thu bằng ngoại ra VNĐ phát sinh trong tháng 1/2003, đánh giá lại số dư các tài khoản liên quan đến ngoại tệ thời điểm 31/1/2003 và tỷ giá hạch toán tháng2/2003

- Về xác định trị giá vốn hàng hoá:

Đặc trưng của Công ty khi kinh doanh ngành xăng dầu là các nghiệp vụ mua vào

và xuất bán diễn ra với khối lượng lớn hàng ngày Công ty áp dụng phương pháp

kê khai thường xuyên để phản ánh nghiệp vụ mua vào và xuất bán hàng hoá thì tại bất kỳ thời điểm nào trong tháng kế toán cũng có thể xác định được lượng hàng nhập, xuất, tồn của từng loại hàng xăng dầu Tuy nhiên, điều đó cũng có nghĩa rằng khối lượng công việc kế toán phải làm vô cùng lớn và đòi hỏi phải luôn được sắp xếp hợp lý mới đáp ứng được yêu cầu quản lý của hoạt động kế toán này

- Về phân bổ toàn bộ chi phí nghiệp vụ kinh doanh

Do đặc thù riêng của ngành xăng dầu và đặc thù của Công ty nên Công ty không tách chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp mà hạch toán chung và gọi

là chi phí nghiệp vụ kinh doanh Khi chi phí phát sinh đều được tính hết vào hàng tiêu thụ trong kỳ, không phân bổ chờ kết chuyển Như vậy dẫn đến việc phản ánh chi phí nghiệp vụ kinh doanh phát sinh trong kỳ là chưa chính xác, đặc biệt là chi phí sản xuất kinh doanh ( TK136 ) chiếm một tỷ lệ lớn trong chi phí bán hàng (75%) khiến cho chi phí nghiệp vụ kinh doanh không phù hợp mức doanh thu thực hiện tại kỳ báo cáo

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG

VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG.

3.2.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết

quả bán hàng trong kinh doanh nói chung và tại Công ty nói riêng.

Mục tiêu hàng đầu đối với các doanh nghiệp hiện nay là lợi nhuận Đối với các doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng là khâu vô cùng quan trọng, quyết định đến sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Vì vậy cần thiết phải hoàn thiận

kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Hoàn thiện kế toán bán hàng thì hệ thống chứng từ được hoàn thiện sẽ nâng cao được tính hợp lý, tính chính xác, tạo điều kiện tốt cho việc kiểm tra kế toán, việc luân chuyển chứng từ hợp lý tạo điều kiện cho kế toán theo dõi kịp thời tình hình nhập xuất hàng hoá Hoàn thiện kế toán bán hàng còn góp phần nâng cao công tác

tổ chức kế toán của doanh nghiệp Việc thực hiện tốt kế toán quá trình bán hàng giúp cơ quan quản lý cấp trên, lãnh đạo xí nghiệp có được những thông tin chính xác phản ánh đúng tình hình bán hàng và kết quả bán hàng , từ đó đưa ra các quyết định quản lý phù hợp Vì vậy, công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng không ngừng được hoàn thiện để ngày càng góp phần vào sự phát triển lớn mạnh của doanh nghiệp Việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán phải được dựa trên những nguyên tắc cơ bản sau:

- Nắm vững chức năng, nhiệm vụ của hạch toán kế toán nói chung và kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng nói riêng Cần phải hoàn thiện từ bộ máy kế toán đến công tác hạch toán để góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh trong môi trường luôn có những biến động mà khó có thể kiểm soát được

- Việc hoàn thiện phải xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp, mục tiêu hàng đầu của bất kỳ doanh nghiệp nào là kinh doanh phải đạt được lợi nhuận cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất Đây chính là động lực cho việc hoàn thiện kế toán và nâng cao chất lượng thông tin kế toán

- Phải căn cứ vào mô hình chung trong hạch toán, những quy định ghi chép luân chuyển chứng từ ở doanh nghiệp để hoàn thiện Đặc điểm chung là phải dựa vào luật chế độ Nhà nước ban hành

- Bảo đảm nguyên tắc phục vụ theo yêu cầu của kinh doanh, nguyên tắc này yêu cầu khi hoàn thiện công tác hạch toán phải bám sát phục vụ cho kinh doanh Các thông tin kế toán phải nhạy bén, xác thực đáp ứng yêu cầu của quản lý

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Xuất phát từ một số điểm chưa hợp lý trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty, với mong muốn ngày càng được hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để đảm bảo chức năng phản ánh, giám đốc và cung cấp

thông tin về toàn bộ hoạt động kinh doanh nói chung và trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng nói riêng, phục vụ ngày càng tốt hơn cho việc quản lý của Công ty và cho các cơ quan của Nhà nước này, em xin được đưa ra một số giải pháp cụ thể như sau:

- Về sự luân chuyển chứng từ:

Do hầu hết các chi nhánh, xí nghiệp nộp báo cáo tiêu thụ hàng và báo cáo thu tiền dồn dập vào cuối tháng nên khối lượng công việc kế toán rất nhiều, gây ra tình trạng trên sổ kế toán phản ánh doanh thu chủ yếu vào ngày cuối tháng Vì vậy, công ty cần quản lý chặt chẽ hơn nữa bằng cách quy định thời hạn nộp báo cáo tiêu thụ hàng và báo cáo thu tiền hàng, để tránh doanh số tập trung vào những ngày cuối tháng, có thể là hai lần / tháng vào ngày 15 và 25 hàng tháng

- Về tài khoản kế toán:

Việc sử dụng nhiều tài khoản trung gian sẽ làm tăng khối lượng công tác kế toán

và đôi khi không phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế Vì vậy khi phản ánh lượng hàng hoá tại các kho cảng đầu nguồn Công ty, nên sử dụng TK 156 để phản ánh đúng lượng hàng hoá mà Công ty đã nhập kho, có thể dùng tiếp tài khoản cấp II để phản ánh lượng hàng ở các kho cảng và phản ánh lượng hàng tại kho xí nghiệp

- Về phương thức phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp:

Để đảm bảo mối quan hệ phù hợp giữa chi phí nghiệp vụ kinh doanh (TK 641,642) và doanh thu trong kỳ khi mà quy mô chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp hiện tại phát sinh lớn trong kỳ, vì vậy hợp lý hơn nữa Công ty có thể

để lại một phần chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để kết chuyển tại

kỳ sau Các bút toán được ghi là:

- Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ chờ kết chuyển:

Nợ TK 142 (1422)

Có TK 641, 642

- Sang kỳ sau, kết chuyển chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho hàng hoá tiêu thụ trong kỳ:

Nợ TK 911

Có TK 142 (1422)

- Về kế toán giá vốn hàng hoá:

Công ty nên áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ để kế toán giá vốn hàng hoá, bởi phương pháp này thích hợp cho đặc điểm kinh doanh ngành xăng dầu của Công ty Áp dụng phương pháp này góp phần tinh giảm khối lượng công việc kế toán trong kỳ báo cáo và có cơ hội nâng cao hiệu suất lao động kế toán

Việc hạch toán theo phương pháp KKĐK có thể được phản ánh như sau:

- Đầu kỳ kế toán kiểm kê giá trị hàng hoá chưa tiêu thụ:

Nợ TK 6112

Có TK 156

Có TK 151

- Cuối kỳ căn cứ vào số hàng đã kiểm kê, kế toán xác định lượng hàng đã tiêu thụ và ghi bút toán phản ánh giá vốn hàng lưu chuyển:

Nợ TK 632

Có TK 6112 Đồng thời kế toán ghi nhận doanh thu và kế toán xác định giá trị hàng hoá còn

Nợ TK 642, 138, 821

Có TK 6112

Để xác định giá trị hàng hoá đã tiêu thụ, cuối kỳ kế toán thực hiện bút toán kết chuyển giá vốn hàng bán về tài khoản xác định kết quả kinh doanh:

Nợ TK 911

Có TK 632

- Về thanh toán công nợ:

Mặc dù Công ty đã quy định mức dư nợ định mức với các xí nghiệp, chi nhánh, nhưng hàng tháng hoặc định kỳ ngắn Công ty cần có biên bản đối chiếu công nợ để tránh tình trạng chiếm dụng vốn gây rủi ro về tài chính đối với Công ty Với những khách hàng nợ quá hạn và không có khả năng thanh toán, Công ty có khả năng ngưng cung cấp hàng

Đối với khách hàng gần đến hạn trả tiền, công ty nên gửi thông báo yêu cầu trả tiền trước 2 đến 3 ngày để nhắc nhở khách hàng thanh toán đúng kỳ hạn

Đối với khách hàng nợ quá hạn định kỳ 15 ngày gửi thông báo yêu cầu thanh toán

có lãi suất vay quá hạn trên số tiền trả chậm Tóm lại, để làm tốt công tác thanh toán công nợ kế toán văn phòng Công ty cần theo dõi thường xuyên , rà soát lại tất

cả các khách hàng thanh toán chậm, phân loại các khách hàng trên cơ sở hợp đồng kinh tế đã ký để có biện pháp thu hồi công nợ phù hợp với từng đối tượng mua hàng Đi đôi với việc theo dõi chặt chẽ từng đối tượng thì kế toán thường xuyên lập các báo cáo về tình hình thanh toán công nợ Về phía Công ty, nên có những chính sách khyến khích trong công việc thanh toán và quy định tỷ lệ lãi do trả quá hạn Ngoài ra, Công ty thường xuyên bán chịu hàng hoá, lấy phương thức thanh toán trả chậm là chủ yếu, tất yếu sẽ phát sinh những khoản phải thu không thể thu hồi được Điều đó có nghĩa là cần phải lập dự phòng phải thu khó đòi Theo ý kiến của em, Công ty nên có những quy định cụ thể, chi tiết hơn về phải thu khó đòi, có thể sử dụng TK 139- dự phòng phải thu khó đòi như theo quy định của chế độ kế toán hiện hành

- Về tỷ giá quy đổi ngoại tệ:

Để thuận tiện cho việc ghi nhận doanh thu bán hàng thu bằng ngoại tệ đồng thời giúp cho giảm bớt khối lượng công việc kế toán cho các chi nhánh xí nghiệp không nhữngtrong việc ghi nhận phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ xảy ra hàng ngày mà cả trong việc quy đổi doanh thu theo tỷ giá thực tế và đánh giá lại số

dư các tài khoản liên quan đên ngoại tệ vào cuối tháng, Công ty nên áp dụng tỷ giá giao dịch bình quân thị trường liên ngân hàngcủa ngày trên hoá đơn để hạch toán Việc áp dụng tỷ giá thực tế một mặt sẽ giúp cho kế toán dưới xí nghiệp và văn phòng Công ty có thể theo dõi thường xuyên doanh thu bán hàng vá các nghiệp vụ khác có liên quan đến ngoại tệ, mặt khác giảm bớt khối lượng công việc kế toán trong việc quy đổi doanh thu và đánh giá lại các tài khoản liên quan đến ngoại vào cuối tháng của kế toán dưới xí nghiệp Khi phát sinh doanh thu bán hàng ngoại tệ,

kế toán phản ánh doanh thu bán hàng theo tỷ giá thực tế:

Nợ TK 111

Có TK 511

Có TK 333 (33311)

Ngoài ra để đẩy mạnh việc tiêu thụ hàng và thực hiện tốt công tác thanh toán công ty cần có các hình thức chiết khấu thương mại, thực hiện hồi khấu và tặng quà cho những khách hàng làm tốt công tác thanh toán Bên cạnh đó cần đưa ra các giải pháp chất lượng quảng cáo tổng hợp nhiều hình thức, tránh lãng phí phục vụ cho công tác bán hàng, hoàn thành kế hoạch đặt ra

KẾT LUẬN

Với sự phát triển mạnh mẽ về các mặt kinh tế, chính trị, đất nước ta đang từng bước chuyển sang nền kinh tế thị trường có sự điều chỉnh vĩ mô của Nhà nước Sự đổi mới này đã tạo ra môi trường thuận lợi, tạo ra sự tự chủ trong kinh doanh cho các doanh nghiệp Vì vây, việc tổ chức tốt quá trình bán hàng, kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng cũng có một ý nghĩa quan trọng quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, đặc biệt là đối với doanh nghiệp thương mại, đây chính là điều kiện tiên quyết giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển Tuy nhiên, đó không phải

là vấn đề ngày một ngày hai mà đòi hỏi phải có sự nghiên cứu kỹ lưỡng cả về mặt hòan thiện chế độ cũng như khảo sát thực tế, vận dụng trong các đơn vị, cơ sở cần phải có sự tham gia, phối hợp của nhiều cấp, nhiều ngành

Là một doanh nghiệp thương mại quốc doanh, mặc dù công ty xăng dầu Hàng không Việt Nam gặp phải khó khăn nhất định kể cả trong phương hướng kinh doanh và cả trong công tác hạch toán kế toán bán hàng và xác định kết quả bán