Từ điển các năng lực chung (cơ bản)

NĂNG LỰC QUẢN LÝ PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN Định nghĩa: Khả năng xác định các kỹ năng tiêu chuẩn cho mỗi vị trí công việc, chỉ đạo việc đánh giá kỹ năng của nhân viên, định nghĩa mục tiêu đào

NĂNG LỰC CHUNG

GIAO TIẾP (NÓI)

Định nghĩa: Khả năng trao đổi thông tin một cách rõ ràng, và hiểu được thông tin qua lời nói hoặc cử chỉ từ người đối diện

Mức độ 1  Diễn đạt ý kiến chính xác, ngắn gọn và rõ ràng

 Người nghe có thể hiểu được nội dung cuộc nói chuyện một cách rõ ràng

Mức độ 2  Diễn đạt ý kiến bằng lời nói kết hợp với cử chỉ phù hợp với nội dung cuộc nói chuyện

 Kỹ năng nghe tốt (Nghe tham gia, nghe khuyến khích, nghe phản hồi)

Mức độ 3  Giao tiếp với nhân viên các bộ phận khác chính xác, rõ ràng và dễ hiểu

 Sử dụng những ví dụ cụ thể để minh hoa trong khi giao tiếp

 Kỹ năng nghe tốt (Nghe tích cực)

Mức độ 4  Trình bày hoặc thuyết trình trong cuộc họp

 Nội dung trình bày được sắp xếp hợp lý, chính xác, rõ ràng và dễ hiểu

 Đặt câu hỏi để khuyến khích người nghe phản hồi

Mức độ 5  Diễn đạt, trình bày quan điểm cá nhân cách tự tin, hiểu rõ vấn đề trình bày

 Có khả năng thuyết phục được người nghe chấp nhận và hành động theo

GIAO TIẾP (VIẾT)

Định nghĩa: Khả năng diễn đạt các vấn đề trong văn bản chính xác, rõ ràng, và hiệu quả

Mức độ 1  Viết câu không bị sai lỗi chính tả hay ngữ pháp

 Điền thông tin và số liệu vào các mẫu biểu một cách đầy đủ, hợp lý và rõ ràng

Mức độ 2  Soạn các báo cáo phù hợp với các mẫu tài liệu được thiết kế sẵn

 Có khả năng đưa ra ý kiến hoặc nhận xét đơn giản của chính mình

Mức độ 3  Soạn văn bản hợp lý với nội dung được sắp xếp mạch lạc

 Văn phong phù hợp với ngữ cảnh văn bản

Mức độ 4  Có khả năng soạn văn bản mà không có mẫu có sẵn (Công văn, giấy tờ, hợp đồng)

 Có khả năng đưa ra những đánh giá, xem xét, tranh luận vấn đề

 Văn phong phù hợp, người đối thoại hiểu được vấn đề cách dễ dàng

Mức độ 5  Có khả năng soạn thảo những tài liệu phức tạp (Hồ sơ dự án, quy định, chính sách, chiến

lược )

 Văn phong phù hợp với công văn được soạn thảo nhằm đạt được kết quả mong muốn

 Cấu trúc văn bản hợp lý

 Văn bản / hồ sơ được soạn theo phong cách thích hợp

TỔ CHỨC / HOẠCH ĐỊNH CÁ NHÂN

Định nghĩa: Khả năng tổ chức, sắp xếp các công việc cá nhân hoặc trong bộ phận với thời gian và nguồn lực cho phép nhằm đạt được mục tiêu

Mức độ 1  Có khả năng vạch ra kế hoạch làm việc ngày, tuần

 Theo dõi, thực hiện và hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn

Mức độ 2  Vạch ra kế hoạch cá nhân hàng tháng theo mục tiêu trong bộ phận dưới sự giám sát hỗ

trợ thường xuyên của cấp trên

 Nhận diện và đề xuất các nguồn lực cần thiết cho việc triển khai kế hoạch

 Theo dõi, giám sát tiến trình thực hiện kế hoạch theo lịch trình thời gian và mục tiêu đã

định

Mức độ 3  Triển khai kế hoạch cá nhân theo mục tiêu của bộ phận trong thời hạn từ 3 đến 6 tháng

 Nhận diện và đề xuất các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch

 Độc lập theo dõi, giám sát việc thực hiện kế hoạch để hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đã định

Mức độ 4  Triển khai một cách tích cực kế hoạch hàng năm của cá nhân hoặc bộ phận

 Nhận diện và đề xuất các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch

 Độc lập theo dõi, giám sát việc thực hiện kế hoạch để hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đã định

Mức độ 5  Độc lập trong triển khai kế hoạch cá nhân / bộ phận cho chiến lược lâu dài

 Nhận diện và đề xuất các nguồn lực cần thiết để hoàn thành kế hoạch

 Độc lập theo dõi, giám sát việc thực hiện kế hoạch để hoàn thành đúng thời hạn và đạt được mục tiêu đã định

 Sắp xếp và xây dựng cơ cấu tổ chức bộ phận nhằm đạt được mục tiêu chiến lược kinh doanh

 Thiết lập được ngân sách thực hiện của bộ phận / công ty

GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

Định nghĩa: Khả năng dự đoán, xác định các vấn đề đang phát sinh làm ảnh hưởng đến kết quả, đánh giá mức độ nghiêm trọng củavấn đề và đề xuất các giải pháp để xử lý hoặc ngăn ngừa chúng

Mức độ 1  Xác định được nguyên nhân và bản chất thực sự của vấn đề

 Đưa ra được giải pháp để giải quyết vấn đề

Mức độ 2  Có thể phân tích được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

 Đề xuất một vài sáng kiến / giải pháp nhằm giải quyết vấn đề

Mức độ 3  Đề xuất một vài sáng kiến / giải pháp nhằm giải quyết vấn đề, phân tích được ưu khuyết

điểm của giải pháp

 Đề xuất được giải pháp tối ưu

Mức độ 4  Ra quyết định chọn giải pháp tối ưu cho việc giải quyết vấn đề

 Thực hiện một cách cương quyết giải pháp đã chọn

 Đánh giá, tổng kết việc thử nghiệm từ kết quả cho việc cải thiện năng lực giải quyết vấn đề

Mức độ 5  Xác định những nguy cơ tiềm tàng nguồn gốc của vấn đề

 Triển khai kế hoạch ngăn ngừa cho các nguy cơ tương tự

 Tham khảo cách giải quyết vấn đề từ đồng nghiệp trong và ngoài công ty

TINH THẦN ĐỒNG ĐỘI

Định nghĩa: Khả năng hiểu được tinh thần đồng đội là gì, xác định được hiện trạng của đội, và phối hợp với các thành viên khác trong nhóm nhằm đạt mục tiêu

Mức độ 1  Tham gia một cách tích cực vào các hoạt động của đội

 Chủ động trong việc tìm kiếm sự hỗ trợ để hoàn thành công việc được giao

Mức độ 2  Khuyến khích các thành viên trong đội cùng tham gia vào các hoạt động của đội

 Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong đội để họ hoàn thành công việc của mình

Mức độ 3  Tham gia tích cực vào các hoạt động và công việc để đạt được mục tiêu của đội

 Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong đội để họ hoàn thành công việc của mình, đạt được

chỉ tiêu

 Phân công công việc cho các thành viên trong đội một cách có hiệu quả

Mức độ 4  Đóng góp vào các hoạt động và công việc trong nhóm

 Sẵn sàng hỗ trợ các thành viên trong nhóm để họ hoàn thành công việc của mình, đạt được chỉ tiêu

 Phân công công việc cho các thành viên trong nhóm một cách có hiệu quả

Mức độ 5  Có thể kết nối các thành viên từ những nhóm khác, làm việc cùng nhau để đạt được

mục tiêu chung của tổ chức

NĂNG LỰC QUẢN LÝ

PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Định nghĩa: Khả năng xác định các kỹ năng tiêu chuẩn cho mỗi vị trí công việc, chỉ đạo việc đánh giá kỹ năng của nhân viên, định nghĩa mục tiêu đào tạo và phát triển nghề nghiệp, và hợp nhất tất cả các giải pháp / kế hoạch đào tạo và phát triển

Mức độ 1  Có khả năng đánh giá các kỹ năng của nhân viện theo các tiêu chí đã đề ra, nhưng

không chỉ ra được các yêu cầu đào tạo cụ thể nhằm đáp ứng các yêu cầu công việc Mức độ 2  Có khả năng đưa ra các yêu cầu đào tạo cụ thể nhằm đáp ứng yêu cầu công việc và đề

xuất áp dụng cho nhân viên

Mức độ 3  Có khả năng xây dựng các kỹ năng tiêu chuẩn, định nghĩa mục tiêu đào tạo cho nhân

viên nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, mục tiêu phát triển từng bộ phận / công ty, và sắp xếp nội dung của chương trình đào tạo

Mức độ 4  Hợp nhất kế hoạch sau đào tạo, giám sát việc thực hiện, và đánh giá các kỹ năng mà

nhân viên đã được đào tạo, và lập kế hoạch hành động cho nhân viên

Mức độ 5  Có khả năng đánh giá năng lực phát triển nghề nghiệp của nhân viên, giúp nhân viên

nhận ra được mục tiêu phát triển; hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển nghề nghiệp theo mục tiêu và điều kiện của bộ phận / công ty

XỬ LÝ KỶ LUẬT

Định nghĩa: Khả năng chọn, áp dụng các quy định và biện pháp xử lý kỷ luật thích hợp nhằm xử lý kỷ luật nhân viên theo quy định của công ty, và thực hiện việc xử lý kỷ luật một cách công minh, thuyết phục Mức độ 1  Có khả năng thực hiện các biện pháp kỷ luật ở mức độ cảnh cáo miệng (nhắc nhở), đạt

được sự đồng tình của nhân viên để họ không tiếp tục mắc phải sai phạm và cảnh báo sẽ có biện pháp kỷ luật cao hơn đối với bất kỳ việc sai phạm nào tiếp theo

Mức độ 2  Có khả năng thực hiện các biện pháp xử lý kỷ luật ở mức độ cảnh cáo bằng văn bản đối

với nhân viên, đạt được sự đồng tình của nhân viên để họ không tiếp tục mắc phải sai phạm và cảnh báo sẽ có biện pháp kỷ luật cao hơn đối với bất kỳ việc sai phạm nào tiếp theo

Mức độ 3  Có khả năng thực hiện các biện pháp xử lý kỷ luật ở mức độ cảnh cáo lần cuối cùng

hoặc thuyên chuyển công tác với mức lương thấp hơn đối với nhân viên, đạt được sự đồng tình của nhân viên để họ không tiếp tục mắc phải sai phạm và cảnh báo sẽ có biện pháp kỷ luật cao hơn đối với bất kỳ việc sai phạm nào tiếp theo

Mức độ 4  Có khả năng thục hiện các biện pháp kỷ luật ở mức độ sa thải đối với nhân viên theo

luật định và theo quy định của công ty

Mức độ 5  Có khả năng thực hiện tất cả các biện pháp xử lý kỷ luật, nhận ra được lý do, những

thiếu sót trong việc quản lý dẫn đến vi phạm kỷ luật, và đề xuất các giải pháp, quy chế, và các chính sách nhằm ngăn ngừa các sai phạm tái diễn

RA QUYẾT ĐỊNH

Định nghĩa: Khả năng xác định các mục tiêu và tiêu chuẩn cho việc ra quyết định, quyết định nhu cầu, hợp nhất các công cụ để phân tích dữ liệu, xác định giải pháp, ra quyết định, và chuyển đến người thực hiện Mức độ 1  Có khả năng đưa ra giải pháp và hội ý với cấp trên nhằm chọn lựa giải pháp thích hợp Mức độ 2  Xem xét vấn đề ở mọi khía cạnh, chọn lựa giải pháp thích hợp, và hội ý với cấp trên

trong việc chọn lựa giải pháp trước khi ra quyết định

Mức độ 3  Có khả năng phân tích giải pháp sao cho phù hợp với tiêu chí, chọn lựa giải pháp tối ưu

nhất, và ra quyết định thích hợp

Mức độ 4  Có khả năng ra quyết định thích hợp; tuy nhiên chưa đạt được sự cam kết cao từ người

thực hiện hoặc cá nhân có ảnh hưởng đến việc ra quyết định nhưng chưa đạt được Mức độ 5  Có khả năng ra quyết định phù hợp và đạt được mức độ cam kết cao đối với việc thực

hiện quyết định

UỶ THÁC CÔNG VIỆC

Định nghĩa: Khả năng định nghĩa các chức năng và nhiệm vụ yêu cầu của bộ phận, phân bổ nhiệm vụ / trách nhiệm cho mỗi vị trí công việc, định rõ chỉ tiêu và tiêu chuẩn kết quả công việc, và phân công, chỉ định công việc thích hợp theo khả năng của nhân viên

Mức độ 1  Chỉ định công việc cho thuộc cấp cụ thể và chi tiết theo quy tắc đã định hoặc các hướng

dẫn công việc

Mức độ 2  Phân bổ công việc cho thuộc cấp trong trường hợp chưa có quy trình hoặc hướng dẫn

công việc; Làm rõ chi tiết các công việc trước khi chỉ định

Mức độ 3  Phân bổ kế hoạch hoặc nhiệm vụ được chỉ định cho thuộc cấp, xác định trách nhiệm và

định nghĩa rõ ràng tiêu chuẩn kết quả công việc

Mức độ 4  Phân bổ công việc cho thuộc cấp phù hợp với mục tiêu của bộ phận, lên kế hoạch hành

động chi tiết trước khi chỉ định công việc

Mức độ 5  Phân bổ công việc cho thuộc cấp phù hợp với mục tiêu và định hướng chung của công

ty, thiết lập mục tiêu của bộ phận, kế hoạch hành động, KPI cho việc đánh giá kết quả công việc và chỉ định các mục tiêu cho thuộc cấp

TỔ CHỨC HỘI HỌP

Định nghĩa: Chuẩn bị cuộc họp, dẫn dắt người tham dự tập trung vào mục tiêu cuộc họp, xử lý mọi tình huống có thể ảnh hưởng đến cuộc họp, thống nhất các giải pháp và ra quyết định mà đạt được cam kết thực hiện cao từ các thành viên tham dự

Mức độ 1  Có khả năng chủ trì cuộc họp phổ biến thông tin, họp định kỳ hoặc họp để giải quyết

những vấn đề còn tồn đọng của bộ phận

Mức độ 2  Có khả năng chủ trì cuộc họp phổ biến thông tin, họp định kỳ hoặc họp để giải quyết

những vấn đề còn tồn đọng của bộ phận, thống nhất trong việc kết hợp các hành động với người tham dự thuộc phòng ban khác

Mức độ 3  Có khả năng chủ trì cuộc họp giải quyết vấn đề, lên kế hoạch, hoặc thưc hiện dự án với

người tham dự thuộc bộ phận hoặc chuyên môn khác

Mức độ 4  Có khả năng chủ trì cuộc họp giải quyết các vấn đề quan trọng, kế hoạch công ty / bộ

phận hoặc thực hiện dự án lớn với người tham dự thuộc ban giám đốc, trưởng bộ phận hoặc các chuyên gia

Mức độ 5  Có khả năng chủ trì cuộc họp ở mức độ cấp cao với các thành viên tham dự bên ngoài

NĂNG LỰC PHÒNG HÀNH CHÁNH

TUYỂN DỤNG

Định nghĩa: Lựa chọn và ra quyết định tuyển dụng nhân sự cho tổ chức, đảm bảo đúng người đúng việc Mức độ 1  Có khả năng sàng lọc hồ sơ ứng viên dựa vào yêu cầu tuyển dụng của các phòng ban,

bộ phận gởi lên, theo kế hoạch tuyển dụng có sẵn

 Xác định và sử dụng tốt các nguồn có thể cung cấp nguồn ứng viên Mức độ 2  Có khả năng phỏng vấn ứng viên theo cấu trúc

 Phân loại và đề xuất được các ứng viên phù hợp với công việc theo đúng thời gian công

ty quy định

 Thành công trong việc tuyển dụng các vị trí lao động phổ thông Mức độ 3  Có khả năng phỏng vấn ứng viên không theo cấu trúc định sẵn

 Phân loại và đề xuất được các ứng viên phù hợp với công việc theo đúng thời gian công

ty quy định

 Thành công trong việc tuyển dụng các vị trí nhân viên / chuyên viên / thợ có tay nghề cao

Mức độ 4  Gây được thiện cảm với ứng viên, tạo cho ứng viên có tâm trạng thoải mái nhờ đó có

thể khai thác tối đa thông tin liên quan đến công việc từ ứng viên

 Có khả năng đưa ra quyết định tuyển dụng chính xác, đúng thời điểm để chọn được ứng viên phù hợp nhất cho công ty

Mức độ 5  Xây dựng được chính sách, quy trình tuyển dụng cho công ty

 Xây dựng được kế hoạch tuyển dụng cho công ty nhằm chủ động trong công tác tuyển dụng

 Đưa ra các giải pháp nhằm giúp công ty thu hút được ứng viên, và luôn có nguồn ứng viên dồi dào để thay thế / lấp vào những vị trí khi có sự thiếu hụt

ĐÀO TẠO PHÁT TRIỂN NHÂN VIÊN

Định nghĩa: Thực hiện việc đào tạo cho nhân viên giúp nhân viên bổ sung các thiếu hụt trong kỹ năng, kiến thức, định hướng cho nhân viên về thái độ đúng đắn cần phải có trong công việc, qua đó nhân viên có thể đạt được mục tiêu công việc của họ cách tốt nhất, công ty đạt được mục tiêu đã đề ra

Mức độ 1  Có khả năng liên lạc với các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo theo chỉ định của cấp trên

 Phối hợp tổ chức các khóa đào tạo cho nhân viên Mức độ 2  Có khả năng chủ động liên lạc và đề xuất chọn nhà cung cấp dịch vụ đào tạo

 Giải thích được nguyên nhân vì sao lại chọn nhà cung cấp dịch vụ đào tạo đó Mức độ 3  Có khả năng đưa ra nhiều lựa chọn về nhà cung cấp dịch vụ đào tạo cho các chương

trình đào tạo của công ty

 Phân tích ưu nhược điểm của từng nhà cung cấp dịch vụ đào tạo và đề xuất được nhà cung cấp dịch vụ đào tạo tốt nhất, phù hợp nhất cho công ty

Mức độ 4  Có khả năng xây dựng chính sách, quy trình đào tạo cho công ty

 Có khả năng xây dựng được kế hoạch đào tạo cho từng bộ phận, phòng ban trong công ty

 Đưa ra nhiều phương pháp cách thức đào tạo nhân viên nhằm tiết kiệm chi phí cho công

ty nhưng vẫn đạt được mục tiêu đào tạo Mức độ 5  Có khả năng xây dựng và vận dụng thành thạo các phương pháp đánh giá hiệu quả đào

 Xây dựng thành công lộ trình phát triển nghề nghiệp cho nhân viên (hoặc nhân viên chủ chốt) trong công ty

 Đề xuất các giải pháp khả thi, theo sát hướng dẫn, hỗ trợ nhằm giúp nhân viên đạt được mục tiêu nghề nghiệp Định kỳ chủ động xem xét tiến độ thực hiện để có các chỉnh sửa kịp thời