văn hóa ứng xử công sở

3- tèM hiểu về người sẽ gặp- Nếu biết trước sẽ phải gặp ai và tầm quan trọng của buổi giao tiếp, bạn sẽ "mở được tỷ số trước" nếu bạn dành thời gian tỡm hiểu trước về người sẽ gặp... 8-

- Trong cuộc đời của mỗi người, quãng đời đi làm việc ở công sở là quan trọng nhất

- Từ ngày đầu đến công sở cho đến lúc nghỉ hưu là hơn 30 năm Đú là những năm tháng sức lực tràn trề, tài năng nở rộ, uy tín được khẳng

2- kỹ NĂNG giao tiếp

a) Thái độ:

"Thái độ làm nên con người"

* Francis Bacon nói rằng: Cử chỉ đẹp là sự phiên dịch đức hạnh ra một thứ ngôn ngữ bỡnh dân, dễ hiểu.

b) Y phục:

Y phục phải tạo ra sự tin tưởng ở người giao tiếp

Người đời có câu: Quen sợ dạ, lạ sợ áo quần

Y phục của công chức hợp thời trang (dù nam hay nữ) được người giao tiếp đánh giá cao nhất

3- tèM hiểu về người sẽ gặp

- Nếu biết trước sẽ phải gặp ai và tầm quan trọng của buổi giao tiếp, bạn sẽ "mở được tỷ số trước" nếu bạn dành thời gian tỡm hiểu trước về người sẽ gặp

- Nếu bạn biết rõ đối tượng, bạn đã có thể thắng 50%

4- phải Chào hỏi ở công sở như thế nào ?

- Khi gặp nhau thỡ nam chào nữ trước, cấp dưới chào cấp trên, trẻ chào già trước, người mới đến chào người đã đến trư

ớc, người từ ngoài vào chào người ở trong phòng

- Gặp nhau ở hành lang cũng cần hỏi nhau, thay vỡ cúi mặt hoặc nhỡn đi chỗ khác

- Khi thủ trưởng bước vào phòng, bạn cần đứng dậy để chào hoặc xoay hẳn người lại, nhỡn thủ trưởng để chào

- Lời chào là cách khẳng định rằng đến thời khắc đó tôi vẫn quý anh, và anh vẫn quý tôi

5- bắt tay như thế nào ?

- Bắt tay nhau là một cử chỉ chào nhau thân thiện

- Nếu thủ trưởng không chỡa tay thỡ bạn chỉ nên chào rõ ràng

và hơi cúi đầu kính cẩn chứ đừng cố bắt tay thủ trưởng

- Kể cả người cùng giới, bạn cũng đừng nên giơ tay đối phư

ơng quá lâu, hoặc giật tay lâu và mạnh thái quá

- Mùa đông giá lạnh khi bắt tay phải tháo găng, phụ nữ có thể không cần tháo găng khi bắt tay nam giới

- Tay đang ướt, đang bẩn có thể xin lỗi không bắt tay

- Không chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mỡnh,

nhất là đối với khách phụ nữ

- Phụ nữ có chỡa tay ra, nam giới mới bắt tay (trừ khi nam giới là thủ trưởng)

6- tự giới thiệu về MèNH như thế nào ?

- Trong giao tiếp, không ít trường hợp bạn buộc phải tự giới

danh thiếp của mỡnh

- Nếu bạn là trưởng đoàn, bạn nên giới thiệu những người

cần giới thiệu vài ba yếu nhân

- Nếu bạn không phải là trưởng đoàn thỡ bạn nên giới thiệu

trưởng đoàn trước

7- nhớ tên người đối thoại

- Trong các cuộc nói chuyện, nhớ tên và gọi chính xác tên

họ là bạn đã gây được cảm tỡnh của người đối thoại Gây đư

ợc cảm tỡnh là bạn đã cầm chắc một phần thành công

- Khi gặp nhau lần đầu, cán bộ công chức thường đưa danh thiếp Nhận danh thiếp bạn nên cảm ơn và trao lại danh thiếp của mỡnh

- Sau khi đã trân trọng nhận và đọc, bạn có thể trịnh trọng

để danh thiếp của khách vào túi áo ngực hoặc cặp vào sổ công tác để trước mặt

8- Ngày đầu đến công sở phải ứng xử như thế nào ?

- Nếu phải nói thỡ bạn nên nói nhiều, hỏi nhiều về "các anh", "các chị" mà đừng nói nhiều về cái tôi Bạn sẽ thất bại nếu ngay từ những ngày đầu bạn đến công sở đã nói quá nhiều về mỡnh

- Nếu bạn là thủ trưởng, những ngày đầu đến nhận việc khi bạn yêu cầu, bạn sẽ nhận được sự phục tùng, còn khi bạn ra lệnh, bạn sẽ nhận được ít hơn

a) Có quà ra mắt:

- Ngày đầu đến công sở bạn đừng đi tay không

- Bạn nên chỉ đưa đến một gói quà chung và chủ động mở

ra trước mắt mọi người

- Bạn nên có lời mời mọi người dùng quà và không nên kéo dài việc này quà quá dài, gây khó chịu cho đồng nghiệp

b) Rửa chén, pha trà là lời chào của nhân viên mới:

- Nếu ấn tượng không tốt, bạn sẽ phải mất ít nhất 2 năm mới có thể trở lại vị thế ban đầu

c) Nên nói ít về mỡnh trong những ngày đầu đến công sở

- Giữa nói và không nói là ranh giới mỏng manh Tuy nhiên, khó mà không thích một người thông thái nhưng lại

ít nói

d) Nếu phải nói thỡ nói thế nào ?

- Câu nói cửa miệng của bạn là "Cảm ơn chị (hoặc anh) đã cho em biết điều đó" hoặc "may mà anh (hoặc chị) cho em biết điều đó

8- Ngày đầu đến công sở phải ứng xử như thế nào ?

9- H y làm việc hết ã MèNH

Bạn hãy biến công việc thành niềm hân hoan và sự say mê

Trỡnh tự thực hiện một công việcNhận việc Thực hiện việc Hoàn tất việc

- Sau khi làm xong bạn hãy xin thủ trưởng một vài lời nhận xét

về công việc đã làm Đú là cách đòi một lời khen.

10- làm Gè để có được quan hệ tốt với thủ trưởng

- Một trong những mối quan hệ quan trọng ở công sở là

- Bạn thúc đẩy cỗ xe công việc của thủ trưởng tiến lên là bạn đã cùng tiến lên với thủ trưởng

- ủng hộ thủ trưởng là bạn đang bơi xuôi dòng nước và đi xuôi chiều gió

- Bạn phải làm việc hết mỡnh Việc dù nhỏ bạn cũng phải hoàn thành tốt đẹp như là công việc cuối cùng của đời bạn

Mối quan hệ với thủ trưởng

• Tôn trọng thủ trưởng

• Phục tùng các quyết định của thủ trưởng

• Bảo vệ uy tín cho thủ trưởng

11- làm Gè để có được quan hệ tốt với đồng nghiệp

-Xin kể một câu chuyện ngụ ngôn: con kiến, con chim bồ câu và người đi săn.

- Mối quan hệ của bạn với thủ trưởng không được làm phư

ơng hại tới các đồng nghiệp của mỡnh

Quan hệ với đồng nghiệp

• Hiểu biết lẫn nhau

• Đoàn kết, tương trợ và hợp tác

• Quan hệ với đồng nghiệp phải chân thành,

trung thực.

12- làm Gè để có được quan hệ tốt với cấp dưới

- Là thủ trưởng, bạn phải biết khen, chê đúng lúc

- Là thủ trưởng bạn phải thưởng phạt công minh, kịp thời

- Bạn chỉ có thể thăng tiến nếu bạn được cả thủ trưởng và

đồng nghiệp ủng hộ

13- đúng giờ

Không có điều gỡ làm cho thủ trưởng bực dọc hơn là thấy

bạn đi làm trễ giờ

14- Giới thiệu đại biểu

và nghệ thuật nói chuyện trước đám đông

- Phải giới thiệu khách trước, chủ sau, cấp trên trước, cấp dưới sau, người đương chức trước, người đã nghỉ hưu sau

(nếu cùng chức vụ)

- Đại diện cho một cơ quan không nên có hai bài phát biểu Nếu có, thể nhân vật ít quan trọng nói phần mở đầu, giới thiệu, còn yếu nhân phải nói sau, kết luận vấn đề

- Thật không hay nếu thủ trưởng đã kết luận lại còn có cán

bộ cấp dưới nói thêm

- Bạn đừng cố coi mỡnh là người thông thái để nói dài hoặc

cố tranh cãi giành lẽ phải về mỡnh

14- Giới thiệu đại biểu và nghệ thuật nói chuyện trước đám đông

a) Tự tin:

- Có người không dám bước vẫn sợ chân gẫy, nhưng sợ chân gẫy mà không dám bước thỡ có khác nào chân đã gẫy.

14- Giới thiệu đại biểu và nghệ thuật nói chuyện trước đám đông

c) Chuẩn bị bài nói:

- Tập phát âm thật tốt

- Khoảng cách giữa miệng bạn và micrô xa hơn 20cm

- Đừng để đứt hơi giữa câu, hai tay bạn nên bám chặt vào hai bên bục giảng

- Bí quyết của các nhà hùng biện khi nói chuyện là chỉ nhỡn thẳng vào một thính giả

- Đỉnh cao của nghệ thuật nói chuyện là hỏi các câu hỏi thông minh.

15- Thủ trưởng chào, THĂM hỏi nhân viên

a) Thủ trưởng chào nhân viên:

- Không ít thủ trưởng nghĩ sai lầm rằng nhân viên phục tùng

họ chỉ vỡ mong muốn được quyền (thăng chức), tiền (tăng lư

ơng)

- Cảm giác được thủ trưởng trân trọng còn quý hơn tiền bạc

b) Th ă m hỏi cấp dưới:

- Đối với cấp dưới, lời thăm hỏi của cấp trên có tác dụng như một lời khen

16- Khen như thế nào ?

- Mỗi người chúng ta có một kho báu vô tận Đó là lời

- Bạn có thể khen thủ trưởng cấp trên vỡ thủ trưởng đúng,

vỡ một quyết sách tài Được như vậy, thủ trưởng cũng cảm thấy hài lòng vỡ phát hiện ra một người bạn tri kỷ

17- Thủ trưởng là NỮ

Bạn đừng bao giờ tỏ ra nghi ngờ khả năng của thủ trưởng

nữ

18- hài hước

- Thượng đế đã công bằng khi ban thưởng cho các dân tộc

- Người không biết hài hước khó tỡm ra cách làm đối phư

ơng thoát khỏi tỡnh thế bất lợi

- Ngay trong bài phát biểu nghiêm chỉnh nhất cũng có chỗ cho sự hài hước

19- tiếp thu phê BèNH

- Tạo hoá cho con người lớp da mỏng khó được bảo vệ và một tinh thần dễ tổn thương

- Nhận xét có tính phê phán mang tính tàn khốc và huỷ diệt như vũ khí, vỡ vậy nó phải được đưa vào cẩn thận như bác sỹ dùng dao mổ

- Nếu lời phê bỡnh trung thực và có ý tốt thỡ bạn nên chấp nhận Nếu là lời phê bình hiểm độc thỡ bạn nên phản bác, dẹp nó sang một bên Bạn hãy phản bác một cách bỡnh tĩnh

để sự việc đừng tiến triển theo hướng xấu hơn

- Giới thiệu đại biểu

+ Phải giới thiệu đúng và đủ

+ Không được nhầm họ, tên người, tên cơ quan và chức vụ

21- Chuẩn bị một cuộc họp

+ Chỉ giới thiệu họ, tên, chức vụ một vài yếu nhân, còn những người khác quy thành nhóm Cuối cùng là đông đảo các đại biểu (đối tượng chính) dự họp.

Vỗ tay khi nào?

-Sau khi giới thiệu một đại biểu

-Sau khi giới thiệu một nhóm đại biểu

-Sau khi giới thiệu đối tượng chính dự họp

21- Chuẩn bị một cuộc họp

ứng xử của người chủ toạ

- Chúng ta đã từng thấy có người chủ toạ thì cuộc họp diễn ra trật tự, dân chủ và kết luận rõ ràng Người khác chủ toạ thì kết quả ngược lại Tài năng chủ toạ một cuộc họp chính là tài

năng quản lý

- Người chủ toạ phải có trái tim nhiệt huyết và cái đầu lạnh lùng

- Trái tim nhiệt huyết để quyết tâm thông qua nghị quyết theo ý mình

- Cái đầu lạnh lùng để không bị cuốn theo không khí căng thẳng của cuộc họp

+ Không nổi nóng, luôn bình tĩnh, làm chủ tình thế.

+ Không cãi nhau tay đôi với người khác trong cuộc họp.

+ Đôi lúc hãy chen vào sự hài hước hợp ngữ cảnh

+ Hãy cố giữ nụ cười trên môi kể cả trong lúc tưởng chừng

không chịu nổi

+ Giải lao là một cách hạ nhiệt

+ Trong lúc giải lao người chủ toạ phải làm việc rất nhiều (gặp

địch thủ để tháo ngòi nổ, gặp người dĩ hoà vi quý để kích nổ,

để đưa họ vào cuộc, ) …

+ Giải lao một lần chưa được thì giải lao tiếp lần hai, …

+ ăn nhẹ, uống đồ giải khát, hít thở khí trời cũng là cách hạ

nhiệt

21- Chuẩn bị một cuộc họp

Phát biểu thế nào trong cuộc họp?

- CBCC phải biết tranh luận, phải biết thuyết phục, phải biết tự bảo vệ mỡnh trước cuộc họp

- Một bài phát biểu thường có ba phần

+ Kính thưa: ngắn gọn, trang trọng Chỉ nên thưa riêng một vài yếu nhân, còn lại gộp thành nhóm lớn

+ Mở đầu: nêu lý do và tư cách phát biểu.

+ Nếu phải bảo vệ mỡnh có thể dùng cách phản ứng trực diện, cũng có thể dùng cách trong các thế võ

b) Người biết làm ra tiền

- Tiền bạc nảy nở sinh sôi như hạt giống nếu được mọi ngư

ời chung quanh giúp đỡ

- Đừng coi mỡnh là thiên tài có thể kiếm tiền ở bất cứ đâu

- B¹n chØ nªn ®Çu t­ vµo nhµ cöa, vËt dông kh«ng qu¸ 50%

22- TiÒn b¹c

23- nghe điện thoại nơi công sở thế nào?

- Nhấc máy, bạn phải nói "A lô" Tiếp theo là nói tên cơ quan

- Nếu thấy việc cần cho mình, cho cơ quan mỡnh thỡ phải xin số điện thoại liên hệ ngược trở lại Nếu đang là cuối giờ làm việc thỡ nên xin số điện thoại di động hoặc số điện thoại gia đỡnh

- Ghi chép lời nhắn chuyển cho thủ trưởng hoặc đồng nghiệp đi vắng phải rõ ràng: ai gọi, gọi về việc gỡ, liên hệ lại theo kênh thông tin nào

24- Gọi điện thoại tại công sở

- Nếu cả phòng dùng chung một điện thoại thỡ việc ôm

điện thoại nói những chuyện tầm phào sẽ gây khó chịu cho mọi người xung quanh Đồng thời bạn đã làm tắc kênh thông tin đến của thủ trưởng và đồng nghiệp

- Khi bạn nói chuyện điện thoại tại công sở bạn phải thể hiện là người trung thực

Trước khi vào các cuộc họp, mít tinh, bạn nên tắt máy di

động

Chuẩn bị cuộc gọi điện thoại

- Trước khi nhấc máy gọi đi bạn nên viết sẵn ra mấy ý

- Chỉ nên gọi số máy cố định của người khác trong giờ làm việc

- Không nên gọi điện thoại vào buổi trưa Không được gọi tới gia đỡnh vào sáng sớm, trưa hoặc sau 22 giờ trừ trường hợp đặc biệt với lý do bất khả kháng

Gọi nhầm số

- Không nên nặng lời khi có người nhầm máy, nếu bạn lỡ gọi nhầm máy khác thỡ phải từ tốn xin lỗi họ

Chuyển ống nghe cho người khác

Nếu có người nhờ chuyển ống nghe cho người khác bạn

trả lời không?

24- Gọi điện thoại tại công sở

25- Đi ô tô, tàu, máy bay

* Nếu đi công tác với thủ trưởng bằng xe ôtô du lịch 4 chỗ ngồi thỡ vị trí ngồi trên xe như sau:

- Thủ trưởng cấp cao nhất ngồi bên phải, hàng sau

- Cán bộ cấp phòng ngồi bên trái, hàng sau

-Nhân viên ngồi bên phải, hàng trước

* Bằng xe com măng ca:

- Thủ trưởng cấp cao nhất ngồi bên phải, hàng trước

- Cán bộ cấp phòng ngồi bên phải, hàng sau

- Nhân viên ngồi bên trái, hàng sau

* Bạn không được hút thuốc trên xe.

* Nếu bạn bị say xe thì phải chuẩn bị sẵn mươi chiếc túi nilông tối màu, một chai nước và một chiếc khăn tay ướt hoặc giấy lau miệng

* Bạn không được xả rác ra xe hoặc vứt rác qua cửa sổ của xe

* Nếu bạn đi tàu hoả thì nên dành cho thủ trưởng hoặc bạn nữ ở tầng dưới

* Nếu bạn đi máy bay, nên chủ động chào người ngồi bên cạnh Nói chung, người đi máy bay không thích nói chuyện và không thích nghe tiếng nói chuyện của người khác

25- Đi ô tô, tàu, máy bay

26- đi công tác cùng thủ trưởng

* Đ ó vừa là cơ may vừa là thách thức

- Là cơ may nếu bạn thể hiện được mặt mạnh của mỡnh Là thách thức bởi vỡ nếu bạn ứng xử kém thỡ coi như bạn tự

đánh trượt mỡnh trong kỳ thi thăng tiến

- Trước hết bạn phải hiểu rõ mục đích chuyến công tác, nơi

26- đi công tác cùng thủ trưởng

4

1 3

2

1

2 4

3

1

7 3 2

1

6 5

- Mọi chi phí trên đường vỡ việc công, bạn tự trang trải sau khi xin ý kiến của thủ trưởng.

- Bạn chủ động xuống xe trỡnh giấy giới thiệu Bạn sắp xếp nơi ăn, nghỉ của thủ trưởng xong mới xếp chỗ ăn, nghỉ của mỡnh

- Bạn nhanh chóng tỡm hiểu các dịch vụ nơi ở để báo cáo với thủ trưởng Trước khi rời phòng thủ trưởng bạn phải thông báo với thủ trưởng giờ làm việc, giờ ăn

- Bạn hãy thể hiện sự kính trọng với thủ trưởng của mỡnh trư

ớc cơ quan nơi đến

- Đi công tác về, bạn phải hoàn tất sớm nhất hồ sơ công việc

và thanh toán Bạn chỉ nên nói những gỡ cần thiết liên quan tới công việc

26- đi công tác cùng thủ trưởng

27- đón, tiếp khách ở công sở

- Bất kể ở cương vị công tác nào, cán bộ, công chức cũng phải tỏ ra trọng khách, mến khách

- Bạn phải chú ý và chào hỏi ngay từ phút đầu tiên khi khách xuất hiện

- Nếu là khách quan trọng, người lãnh đạo cao nhất ở cơ quan cũng phải ra cửa đón, nếu được báo trước

- Khách từ xa đến, nên chỉ cho khách nơi rửa chân tay

- Bố trí nơi ăn, ở cho khách và hẹn chính xác thời gian và

địa điểm sẽ làm việc với khách

- Khéo léo nhắc nhở để khách biết bạn sắp có cuộc hẹn, cuộc họp hoặc phải đi ra khỏi cơ quan vỡ công việc …

- Nếu đang tiếp khách lại có khách mới thỡ bạn mời khách chờ bạn làm xong việc Khi khách chờ làm việc tiếp với bạn, bạn nên đưa cho khách đọc một vài tờ báo hay cuốn sách.

- Nếu bạn đang tiếp một người trong cơ quan mà có khách

từ ngoài cơ quan xin gặp ít phút, bạn xin lỗi đồng nghiệp cùng cơ quan, tiếp khách đường xa trước, tuy nhiên phải hẹn rõ với đồng nghiệp cùng cơ quan khi nào gặp lại

- Việc làm "vui lòng khách đến, vừa lòng khách đi" không những chỉ thể hiện khả năng giao tiếp của bạn, mà đồng nghiệp và cấp trên cũng đánh giá cao năng lực hợp tác trong công việc của bạn

27- đón, tiếp khách ở công sở

28- cán bộ công chức với bỮa Ăn công việc

- Nếu thủ trưởng giao cho bạn gọi thức ăn theo thực đơn thỡ bạn phải biết gọi cái gỡ và thứ tự thế nào

- Hỏi các vị khách dùng gỡ và nhớ những đồ ăn, thức uống thủ trưởng mỡnh quen dùng và không thích dùng hoặc không dùng được.

- Bạn phải bắt đầu bằng món khai vị, đồ uống và thức nhắm Nếu bữa tiệc trùng với bữa trưa, bữa tối bạn nên gọi các món

mà sau khi ăn xong thủ trưởng hoặc khách không phải về nhà

ăn thêm nữa

- Nên gọi luôn trái cây tráng miệng và trà hay cà phê

- bạn nên chế ngự mỡnh, kể cả khi đói bụng muốn ăn thật nhiều, nếu có lau đồ ăn thỡ đừng quên lau cho các vị khách lân cận trước, cho mỡnh sau