Bai giang Word-Phan1

Ghi văn bản: Ctrl + S  Chú ý: Nên đặt chế độ ghi tự động ta làm như sau:  Tools \ Options… trong hộp thoại chọn bảng Save đánh dấu chọn Save AutoRecover info every sau đó nhập số phú

SỬ DỤNG MICROSOFT WORD

 Bài 1: Làm quen với Word

 Bài 2: Định dạng văn bản

 Bài 3: Xử lý bảng biểu (table)

 Bài 4: Trang trí văn bản

 Bài 5: Các chức năng khác

 Bài 6 : Định dạng trang và in ấn

Bài 1: Làm quen với Word

1 Khởi động, Thoát khỏi Word

2 Cho hiển thị các thanh công cụ và sắp xếp

 Standard và thanh Formating

 Các thanh công cụ khác khi cần làm việc thì đưa lên

3 Chế độ hiển thị (View)

 Thông thường nội dung ta có thể để ở dạng:

 Normal

 Print Layout View (hiển thị giống như trang văn bản ta sẽ in)

 Trong dạng này ta nên để chế độ bao xung quanh để biết khoảng cách

từ nội dung đến mép giấy (để thay đổi ta làm như sau: Tools \ Options… trong hộp thoại Option chọn bảng View, trong bảng View đánh dấu chọn mục Text boundaries)

Bài 1: Làm quen với Word

4 Tạo mới: Ctrl + N

5 Mở văn bản có sẵn: Ctrl + O

6 Ghi văn bản: Ctrl + S

 Chú ý: Nên đặt chế độ ghi tự động ta làm như sau:

 Tools \ Options… trong hộp thoại chọn bảng Save đánh

dấu chọn Save AutoRecover info every sau đó nhập số phút

vào hộp thoại

7 Khởi động và thiết đặt bộ gõ tiếng việt:

 Chọn kiểu gõ

 Chọn bảng mã

Bài 1: Làm quen với Word

8 Nhập văn bản tiếng việt

 Đối với kiểu gõ “Unicode” Font để gõ tiếng việt là các loại Font:

Times New Roman, Arial… (Tất cả những Font không có dấu chấm

đứng trước trừ các Font bắt đầu bằng VNI).

 Để gõ chữ hoa cho các “từ” ta có thể nhấn SHIFT hoặc Caps Lock và gõ

bình thường.

 Đối với kiểu gõ “TCVN30” Font để gõ tiếng việt là các loại Font:

Đứng trước là Vn.

 Để gõ chữ hoa cho các “từ” ta gõ bình thường sau đó chọn các Font bắt

đầu là Vn nhưng kết thúc là H (.Vn…H) hoặc là chọn Font trước sau đó

 Sau khi nhập xong nội dung văn bản thì thực hiện căn chỉnh văn bản.

 Muốn căn chỉnh với phần nào của văn bản, hãy nhớ là phải chọn phần đó trước rồi mới sử dụng các công cụ để căn chỉnh văn bản

Một số chú ý khi gõ văn bản

 Chọn một font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường

 Nhập văn bản đủ nội dung, đúng chính tả và không trình bày

 Để bảo đảm yêu cầu là phải gõ đúng và nhanh cần phải:

 Không thay đổi font chữ, kiểu chữ kích thước font chữ.

 Không để thừa khoảng trắng (Space Bar), cần phân biệt rõ các Paragraph (chỉ gõ phím Enter khi cần thiết).

 Để gõ số nên dùng nhóm phím số bên phải của

bàn phím (với điều kiện Num Lock phải được bật

- đèn Num Lock sáng).

 Check spelling as you type

 Check grammar as you type

Một số chú ý khi gõ văn bản

 Khi gõ chữ “i” mà cách ra thì trở thành “I” ta thay đổi như sau:

 Tools \ AutoCorrect…trong hộp thoại AutoCorrect nhập ch ữ

“i” vào trong khung Replace khi đó sẽ xuất hiện nội dung phía dưới chọn dòng đó và nhấn nút Delete để xoá đi

 Khi nh ập n ội dung mà ta gõ dấu cho từ nào đó mà có dấu cách của từ đó ta thực hiện như sau:

 Tools \ Options…trong hộp thoại Options chọn bảng Edit và bỏ chọn:

 Typing replace selection

 Use smart cut and paste

Bài 1: Làm quen với Word

9 Di chuyển dấu chèn trong văn bản

 Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển

 Ctrl + Home : Về đầu văn bản.

 Ctrl + End : Về cuối văn bản

Bài 1: Làm quen với Word

10 Chọn khối văn bản

 Dùng chuột click & drag trên khối muốn chọn

 Dùng bàn phím, nhấn và giữ phím Shift sau đó sử dụng các phím mũi tên để mở rộng khối chọn

Bài 1: Làm quen với Word

11 Sao chép, cắt, dán, xoá văn bản

1 Trình bày font chữ

 Chèn kí tự đặc biệt (Insert\Symbol)

 Định dạng font chữ:

 Dùng biểu tượng trên Toolbar

 Dùng lệnh trong Menu (Format \ Font)

2 Định dạng Paragraph (đoạn văn bản)

 Sử dụng các biểu tượng lệnh trên Toolbar, trên thước đo

 Sử dụng Menu (Format \ Paragraph)

3 Định dạng khung, màu nền

A Định dạng khung

 Từ trình đơn Format\Border and Shading

 Trong hộp thoại Border and Shading chọn lớp Page Border.

B Định dạng màu nền

 Từ trình đơn Format\Border and Shading

 Trong hộp thoại Border and Shading chọn lớp Shading.

4 Định dạng cột văn bản

 Để thay đổi bề rộng cột có thể hiệu chỉnh trực tiếp trên thước đo

5 Đinh dạng Tab Stop

 Mỗi khi gõ phím Tab, điểm chèn sẽ đưa đến vị trí mới Vị trí mới này còn gọi là điểm dừng của Tab (Tab stop) Khoảng cách mặc định Tab

là 0.5 inch

 Để thiết lập và trình bày khoảng Tab có thể thực hiện:

 Chọn đoạn hay dòng cần xác định vị trí Tab

 Mở trình đơn Format\Tabs Màn hình hiển thị hộp thoại Tabs gồm có:

• Tab stop position: Xác định giá trị dừng của điểm Tab mới

• Alignment (kiểu trình bày):

 Left: Điểm Tab nằm bên trái các kí tự kế tiếp.

 Center: Điểm Tab nằm giữa các kí tự kế tiếp.

 Right: Điểm Tab nằm bên phải các kí tự kế tiếp.

 Decimal: Điểm Tab thiết lập sao cho dấu chấm thập phân nằm đúng ngay vị trí Tab.

5 Đinh dạng Tab Stop

• Leader: Dạng thể hiện khi gõ Tab:

 1 (None): Không có.

 2 : Đường kẻ chấm.

 3 -: Đường kể đứt đoạn.

 4 _ : Đường kẻ liền nét.

• Sau đó Click vào hộp:

• Click OK để chấp nhận.

 Ngoài ra có thể định dạng vị trí cho Tab trên thước đo (Ruler) bằng cách Click chọn kiểu trình bày Tab tại góc trái của thước đo.

 Thay đổi vị trí của Tab Click chuột tại vị trí bất kỳ trên thước đo.

 Khi xóa định dạng Tab: Chọn Tab cần xoá, Click & drag (kéo xuống hoặc lên) tại vị trí Tab đó.

6 Định dạng Bullets and Numbering

 Để xác định đoạn văn bản có các ký hiệu đầu đoạn bằng ký

số hay ký tự, dùng định dạng Bullets & Numbering, ta thực hiện:

ký hiệu cần thay đổi trong hộp thoại Customize hoặc Click Bullets… trong hộp thoại Customize Bulleted List để chọn các loại ký hiệu khác.

6 Định dạng Bullets and Numbering

 Lớp Numbered: Trình bày dạng ký số hay mẫu tự Alphabet vào đàu mỗi đoạn

văn bản Chọn None để huỷ bỏ định dạng.

như: “1.)”; “A.\”.

Number style.

Click vào biểu tượng để định dạng số hay biểu tượng để định dạng hoa thị (Bulltes)

7 Định dạng Drop Cap

 Việc qui định kí tự đầu tiên một đoạn nằm trên nhiều dòng hay tạo chữ hoa thụt cấp gọi là định dạng Drop Cap Để thực hiện định dạng Drop Cap:

 Font: Định dạng kiểu chữ cho kí tự Drop Cap.

 Lines to drop: Xác định chiều cao kí tự Drop Cap.

 Distance from text: Khoảng cách giữa văn bản và kí tự Drop Cap.

 Click OK để hoàn tất thao tác định dạng

8 Tạo khuôn dạng

 Để các đoạn văn bản có chung tính chất như Font chữ, kích cỡ tính chất này gọi là định dạng (style) Để thực hiện định khuôn dạng.

 Tạo mới khuôn dạng:

 Điều chỉnh các qui định cho một đoạn văn bản (Paragraph) nào đó.

 Đặt tên khuôn dạng

 Bằng cách Click khung Style trên thanh công cụ

 Sau đó nhập tên cho khuôn dạng (Style)

9 Sử dụng khuôn dạng

 Việc định dạng cho các đoạn văn bản (Paragraph) theo cấu trúc của đoạn (đã định dạng trước đó) gọi là dùng khuôn dạng

 Để thực hiện việc dùng khuôn dạng:

 Chọn đoạn văn bản cần dùng khuôn dạng.

 Chọn tên khuôn dạng trực tiếp trên thanh công cụ bằng cách Click trong khung Style, chọn tên khuôn dạng cần dùng hoặc nhập tên khuôn dạng cần dùng.

10 Sửa khuôn dạng

 Để thay đổi các định dạng khác cho khuôn dạng:

 Font: Định dạng lại font chữ cho đoạn

 Paragraph: Định dạng đoạn

 Tabs : Định dạng Tab

 Border : Định dạng khung cho đoạn văn

 Language : Xác định ngôn ngữ dùng trong Style

 Frame : Định nghĩa kiểu Frame có trong Style

 Numbering : Định dạng kiểu Bullets hay Numbering

11 Ứng dụng khuôn dạng

A Hiển thị các đề mục trong Document Map

 View và chọn Document Map

B Tạo mục lục tự động

 Bước 1: Chọn hộp hội thoại Index and Tables theo đường dẫn Insert |

Index and Tables

 Bước 2: Chọn thẻ Table of Contents Hộp hội thoại Table of Contents

xuất hiện như hình vẽ

 Bước 3: Hộp văn bản dưới nhãn Print Preview hiển thị các loại Style và

các mức độ tương ứng sẽ được đưa vào mục lục khi in Hộp văn bản dưới nhãn Web Preview hiển thị các loại Style và mức độ tương ứng khi xuất ra trang siêu văn bản

 Bước 4: Trong hộp hội thoại này có một số thành phần để thiết lập cách

hiển thị mục lục

 Bước 5: Kích nút OK để tạo mục lục, Cancel để thoát khỏi chức này